Les instructions relatives aux demandes de Subventions Ontario Guide étape par étape

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1 Les instructions relatives aux demandes de Subventions Ontario Guide étape par étape Ces étapes vous aideront à soumettre votre demande à Subventions Ontario, à joindre les documents exigés dans le cadre du programme, à consulter les paiements et à télécharger des documents sur le site Web de Subventions Ontario. Révisé le 28 Août 2017

2 TABLE DES MATIÈRES Principales sources de financement 3 Créer un ID ONe-key et un compte Subventions Ontario 4 Récupérer votre ID ONe-key et votre mot de passe 4 Ouvrir une session dans Subventions Ontario 5 Faire une demande de subvention à l aide du Système de subventions de l Ontario 6 Processus de demande de subvention Étape 1 : Voir l information sur le programme 7 Processus de demande de subvention Étape 2 : Remplir le formulaire de demande 8 Remplir les sections du formulaire de demande 9 Valider la demande de subvention 10 Téléverser votre demande remplie dans Subventions Ontario 11 Trouver le rapport pour l équité salariale, le cas échéant 13 Trouver le Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations, le cas échéant 14 Joindre les rapports et les documents exigés 15 Soumettre la trousse de demande remplie et obtenir la confirmation de Subventions Ontario 17 Consulter les paiements dans Subventions Ontario 18 Ouvrir et consulter des pièces jointes dans Subventions Ontario 19 Modifier mes renseignements bancaires 20 Remarque : Pour permettre au personnel de se concentrer uniquement sur l examen des demandes de subvention de type ES-FBP-SSBPN, nous ne répondrons pas aux appels et aux courriels dont l objet est de vérifier le statut d une demande. Vous recevrez un courriel SEULEMENT si votre demande est incomplète. 2 P a g e

3 Le site Web de Subventions Ontario fournit la liste des programmes de financement offerts, les directives pour soumettre une demande et d autres renseignements connexes. Pour les consulter, cliquez sur les éléments correspondants dans le menu du côté gauche de l écran. La fiche-conseils «S agit-il de Subventions Ontario ou de GO Secure?» vous aidera à distinguer les deux systèmes et à connaître les différents rôles des employés du Ministère. Elle sert aussi à consigner votre identifiant (ID) ONe-key et vos mots de passe. Principales sources de financement Pour toute question sur les demandes de subventions ES-FBP-SSBPN de Subventions Ontario : Personnes-ressources du Service des bibliothèques d Ontario-Sud (SBOS) : Peggy Malcolm Nancy Cooper Consultante, SBOS Conseillère Premières Nations pmalcolm@sols.org ncooper@sols.org ou ou , poste 5194 Personnes-ressources du Service des bibliothèques de l Ontario-Nord (SBON) : André Lépine Rashed Ahmad Conseiller en perfectionnement des Conseiller en perfectionnement des compétences compétences Premières Nations alepine@olsn.ca rahmad@olsn.ca ou , ou , poste 210 poste 227 Pour obtenir un soutien technique de Subventions Ontario : Toronto : Sans frais : Courriel : grantsontariocs@ontario.ca Personnes-ressources du Ministère : Mima Casola Conseillère en programmes culturels Tél. : Courriel : mima.casola@ontario.ca Shannon Khan Agente des programmes Tél. : Courriel : shannon.khan@ontario.ca 3 P a g e

4 Créer un ID ONe-key et un compte Subventions Ontario Pour soumettre une demande de subvention de type ES-FBP-SSBPN, vous DEVEZ créer un ID ONe-key et un compte Subventions Ontario. Il s agit d un processus en deux étapes. Si vous n avez pas d ID ONe-key, vous pouvez le créer en cliquant sur Inscrivez-vous dès maintenant! (voir l encadré rouge dans l image ci-dessous). Une fois que vous avez créé un ID ONe-key, vous devez créer un compte Subventions Ontario. Vous trouverez des renseignements sur ces étapes dans le Manuel de l utilisateur Comment créer un nouvel enregistrement. IMPORTANT Ne divulguez PAS votre ID ONe-key à d autres membres de votre organisation. Nous recommandons fortement que chaque membre de l organisation ait son propre ID ONe-key. Chacun est responsable de ses activités sur Subventions Ontario : le fait d avoir des comptes individuels permet d éviter la confusion. Récupérer votre ID ONe-key et votre mot de passe Si vous avez perdu votre ID ONe-key ou votre mot de passe, vous pouvez les récupérer en cliquant sur le lien Vous ne pouvez pas accéder à votre compte? (voir l encadré bleu dans l image ci-dessous), ou en appelant Service Ontario au (région du grand Toronto) ou au IMPORTANT On présume que vous êtes inscrit au SCEPT. Dans le cas contraire, consultez le Manuel de l utilisateur Comment créer un nouvel enregistrement. Vous ne pourrez pas accéder au Système des subventions de l Ontario si vous n êtes pas inscrit au SCEPT. 4 P a g e

5 Ouvrir une session dans Subventions Ontario L ouverture d une session dans le Système des subventions de l Ontario est un processus à plusieurs étapes : 1. Ouvrez une session dans Subventions Ontario en saisissant votre ID ONe-key et votre mot de passe ici : Une fois la session ouverte (voir l encadré rouge dans l image ci-contre), vous aurez accès à Subventions Ontario. 2. La page Mes services s affiche. Cliquez sur Dossier Paiements de transfert. IMPORTANT Si vous ne voyez pas ce lien, c est que vous n êtes pas inscrit. Veuillez alors communiquer avec le Service à la clientèle de Subventions Ontario. 3. Le menu principal du SCEPT s affiche. Cliquez sur Grants Ontario (Subventions Ontario). La fenêtre Grants Ontario s affiche. 4. Cliquez sur le nom de votre organisme sous l en-tête Organisation(s) enregistrées auprès de Accès Subventions Ontario. Votre page d accueil de Subventions Ontario s affiche. 5 P a g e

6 Faire une demande de subvention à l aide du Système de subventions de l Ontario Nouvelle demande : Dans la page d accueil de Subventions Ontario, cliquez sur Faire une demande de subvention (voir l encadré rouge). Ébauche de demande : Si vous avez déjà commencé à remplir une nouvelle demande de subvention de type ES-FBP-SSBPN, vous la trouverez dans la section «Demandes récentes de mon organisation» (voir l encadré bleu). Pour ouvrir une demande, vous pouvez cliquer sur son numéro. Sous le statut de la demande, il sera indiqué «Demande». Les demandes peuvent se trouver dans les sections «Subventions ciblées par mon organisme» (p. ex. demande de subventions de type ES-FBP-SSBPN) ou «Subventions ouvertes» (p. ex. Fêtons l Ontario). Pour ouvrir une demande de subventions de type ES-FBP-SSBPN, cochez la case à droite, puis cliquez sur le bouton Nouvelle demande, sous «Subventions ciblées par mon organisme» (voir l encadré rouge). Si la demande n est pas affichée comme le montre l image ci-contre, appelez le soutien technique de Subventions Ontario aux numéros indiqués à la page 3. Remarque : Cliquez sur le bouton «Nouvelle demande» sous «Subventions ouvertes» seulement pour ouvrir les demandes qui se trouvent dans cette section. 6 P a g e

7 Processus de demande de subvention Étape 1 : Voir l information sur le programme Pour remplir et soumettre votre demande de subvention, vous DEVEZ suivre le processus en quatre étapes présenté du côté gauche de l image ci-dessous, dans la section «Étapes». Vous devez notamment lire les lignes directrices des subventions et le Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations, qui se trouvent dans la section «Documentation sur le programme» (voir l encadré rouge). IMPORTANT Téléchargez ces documents, enregistrez-les sur votre ordinateur, puis cliquez sur le bouton «Suivant» (voir l encadré bleu). 7 P a g e

8 Processus de demande de subvention Étape 2 : Remplir le formulaire de demande Cliquez sur Télécharger le formulaire de demande (voir l encadré rouge). Pour télécharger, afficher et remplir le formulaire de demande, vous devrez utiliser le logiciel Adobe. Il est aussi recommandé d utiliser Internet Explorer pour le télécharger. 8 P a g e

9 Remplir les sections du formulaire de demande Lorsque vous téléchargez le formulaire de demande, vous devez l enregistrer sur votre ordinateur en cliquant sur File (Fichier), puis sur Save as (Enregistrer sous) dans Adobe, et en sélectionnant un endroit sur votre ordinateur où vous pourrez le retrouver facilement. IL NE FAUT PAS CHANGER LE NOM DU FICHIER OU LE TYPE DE FICHIER. Lisez les onglets suivants et remplissez-les, le cas échéant : 1. Lisez l onglet Directives. 2. Lisez les onglets A et B, qui sont en lecture seule. Pour modifier les renseignements, vous devrez communiquer avec le soutien technique de Subventions Ontario aux coordonnées indiquées à la page Lisez les onglets C, E et F, et mettez-les à jour, au besoin. 4. Lisez l onglet Y, qui comprend les conditions juridiques liées au financement. 5. Faites défiler le texte de l onglet Z et cliquez sur le bouton Signez le document. Si votre organisation compte plus d un signataire autorisé, assurez-vous de cliquer sur tous les boutons «Signez le document». 9 P a g e

10 Valider la demande de subvention Une fois les champs obligatoires de la demande remplis, cliquez sur le bouton gris Valider, dans le haut de la page (voir l encadré rouge). Un message vous indiquera si vous avez bien rempli tous les champs obligatoires. Lorsque le message «Formulaire de demande validée avec succès.» s affiche, cliquez sur OK, puis enregistrez le document sur votre ordinateur et fermez l application. IMPORTANT : Vous devez TÉLÉVERSER la demande remplie et enregistrée sur votre ordinateur dans le Système des subventions de l Ontario à l aide du bouton de téléversement des demandes (VOIR LA PAGE SUIVANTE). N ajoutez PAS votre formulaire rempli comme PIÈCE JOINTE à votre demande dans Subventions Ontario, car le personnel du Ministère n y aura pas accès. La fonction de Subventions Ontario servant à joindre des documents ne doit servir qu à ajouter votre rapport pour l équité salariale, votre Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations, votre contrat de service de bibliothèque, votre vérification, etc. Les étapes à suivre pour joindre des documents dans Subventions Ontario sont expliquées aux pages 15 et P a g e

11 Téléverser votre demande remplie dans Subventions Ontario Ouvrez une session sur Subventions Ontario à l aide de votre ID ONe-key et de votre mot de passe. Pour trouver votre demande : 1. cliquez sur Faire une demande de subvention (voir l encadré rouge) dans la liste de raccourcis de navigation, cherchez la demande de subvention et cliquez sur le numéro de demande; ou 2. cliquez sur le numéro de demande (voir l encadré rouge) dans la section Demandes récentes de mon organisation (voir l encadré bleu). N.B. Dans l onglet «Demandes», vous trouverez toutes les demandes que vous avez enregistrées; la section «Demandes récentes de mon organisation» comprend seulement les demandes sur lesquelles vous avez travaillé récemment. 11 P a g e

12 Téléverser votre demande remplie dans Subventions Ontario Pour téléverser le formulaire de demande rempli et enregistré sur votre ordinateur, cliquez sur le lien 2. Remplir le formulaire de demande, puis sur le bouton Télécharger le formulaire de demande (voir les encadrés rouges). Cliquez sur l icône à côté du champ «Nom de fichier» (voir l encadré rouge) pour ouvrir une liste de sélection. Sélectionnez la demande remplie que vous avez enregistrée sur votre ordinateur. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton Télécharger (voir l encadré rouge). Une fois votre demande téléversée dans Subventions Ontario, le système vous mènera automatiquement à l étape 3, «Joindre les documents justificatifs». Les étapes à suivre pour joindre des documents dans Subventions Ontario sont expliquées aux pages 13 à P a g e

13 Trouver le rapport pour l équité salariale, le cas échéant Cette section concerne les clients tenus de soumettre un rapport sur les subventions pour l équité salariale. Si ce n est pas votre cas, passez à la section suivante. Ensuite, vous passerez à l étape «3. Joindre les documents justificatifs.» (en vert dans la section «Étapes»). Vous trouverez votre rapport pour l équité salariale dans la section «Pièces jointes fournies par l organisation». Si le rapport de votre bibliothèque n y est pas, communiquez avec le soutien technique de Subventions Ontario au numéro indiqué à la page 3. Cliquez sur le rapport pour l équité salariale de votre bibliothèque, enregistrez-le sur votre ordinateur, remplissez-le et téléversez-le dans la section «Pièces jointes à la demande» (voir l encadré rouge ci-dessous) en cliquant sur le bouton Ajouter. Joignez le rapport rempli ici. Votre rapport pour l équité salariale se trouve ici. 13 P a g e

14 Trouver le Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations, le cas échéant Cette section concerne les clients tenus de soumettre un Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations. Si ce n est pas votre cas, passez à la section suivante. Il y a deux façons de trouver le modèle de Rapport de subvention salariale aux bibliothèques publiques des Premières Nations (SSBPN) : Page Web des subventions de type ES-FBP- SSBPN Le modèle de Rapport de SSBPN se trouve sur la page Web des subventions de type ES-FBP- SSBPN, dans la section «Lignes directrices du programme et modèle de demande» (voir l image à droite). Cliquez sur le lien «Subventions pour l équité salariale et subventions salariales aux bibliothèques des Premières Nations», puis enregistrez sur votre ordinateur une copie du modèle que vous pourrez remplir et joindre à votre demande de subvention de type ES-FBP- SSBPN. Demande de Subventions Ontario Étape 1 Le modèle de Rapport de SSBPN se trouve aussi à l étape 1. Voir l information sur le programme, une fois que vous aurez ouvert la demande de subvention de type ES-FBP-SSBPN lors d une session sur Subventions Ontario (voir l image à droite). Cliquez sur le lien (voir l encadré rouge), puis enregistrez sur votre ordinateur une copie que vous pourrez remplir et joindre à votre demande de subvention de type ES-FBP-SSBPN. 14 P a g e

15 Joindre les rapports et les documents exigés Pour joindre les rapports et les documents exigés p. ex. Rapport de SSBPN, vérification ou contrat de service de bibliothèque, cliquez sur l étape 3. Joindre les documents justificatifs, dans le menu de gauche. Dans la section «Pièces jointes à la demande», cliquez sur le bouton Ajouter (voir l encadré rouge). Sélectionnez les rapports remplis (p. ex. Rapport de SSBPN, contrat de service de bibliothèque ou vérification) que vous avez enregistrés sur votre ordinateur, puis cliquez sur Open («Ouvrir»; voir l encadré rouge). 15 P a g e

16 Le fichier se trouvera dans la section «Pièces jointes à la demande». Cliquez sur l icône dans la colonne «Type de pièce jointe» pour ouvrir une liste de sélection. Sélectionnez le Type de pièce jointe qui décrit le mieux chaque document que vous avez ajouté (voir l image ci-dessous). Sélectionnez le type de pièce jointe qui décrit le mieux le document ajouté, puis cliquez sur le bouton «OK». Vous devez choisir une description comprise dans la liste de types de documents exigés. Les exigences liées aux demandes sont énoncées dans les Directives relatives aux demandes de subventions pour ES-FBP-SSBPN et décrites dans votre courriel de lancement. Une fois tous les rapports et documents exigés ajoutés, cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la dernière étape. 16 P a g e

17 Soumettre la trousse de demande remplie et obtenir la confirmation de Subventions Ontario Pour soumettre votre demande de subvention remplie dans Subventions Ontario, cliquez sur le bouton Soumettre. Vous verrez alors un écran confirmant que la demande a bien été soumise (voir l image cidessous). Vous recevrez aussi un courriel de confirmation de Subventions Ontario. Le personnel du Ministère pourra alors ouvrir et examiner votre demande remplie dans Subventions Ontario. Même après la soumission, vous pourrez encore consulter votre demande et ajouter des pièces jointes en ouvrant une session sur Subventions Ontario à l aide de votre ID ONe-key et de votre mot de passe. Vous pourriez avoir à le faire si le personnel du Ministère demande des renseignements supplémentaires. 17 P a g e

18 Consulter les paiements dans Subventions Ontario Vous pourrez voir les paiements versés par le Ministère en ouvrant une session dans Subventions Ontario et en cliquant sur le lien «Paiements» dans la section «Raccourcis de navigation». Tous les versements de subventions de votre organisation y seront indiqués. Si les paiements ne sont pas indiqués dans Subventions Ontario après que vous avez soumis une demande, cela signifie que le personnel du Ministère procède actuellement à son examen. REMARQUE : Pour permettre au personnel de se consacrer uniquement sur l examen des demandes de subvention de type ES-FBP-SSBPN, nous ne répondrons pas aux appels et aux courriels dont l objet est de vérifier le statut d une demande. Vous recevrez un courriel SEULEMENT si votre demande est incomplète. 18 P a g e

19 Ouvrir et consulter des pièces jointes dans Subventions Ontario Tous les documents liés à vos demandes antérieures sont conservés dans Subventions Ontario. Pour trouver les demandes antérieures, cliquez sur le lien Demandes dans la section «Raccourcis de navigation», ou sur l onglet «Demandes» dans le menu supérieur (voir les encadrés rouges). La section «Demande de mon organisation» comprend la liste des demandes de votre organisation et leur état. Cherchez la demande dans cette liste pour obtenir des renseignements. Utilisez les flèches de navigation de la liste (dans la partie inférieure) pour la faire dérouler, au besoin. Pour obtenir les renseignements, cliquez sur la demande ou sur le numéro de dossier. IMPORTANT : Les demandes en cours de traitement ou fermées comprendront des renseignements sur le programme. Les ébauches de demandes n ont pas été soumises au Ministère. Vous aurez alors ouvert la demande et pourrez cliquer sur la pièce jointe voulue pour l ouvrir et l enregistrer sur votre ordinateur. 19 P a g e

20 Modifier mes renseignements bancaires Si vos renseignements bancaires ont changé, vous DEVEZ envoyer un nouveau formulaire de transfert électronique de fonds (TEF). Il n est pas nécessaire d envoyer un formulaire de TEF au Ministère chaque année. Le formulaire de TEF et le guide se trouvent sur la page Web des subventions de type ES-FBP- SSBPN, dans la section «Lignes directrices du programme et modèle de demande (voir l image cidessous). Remarque : Le formulaire original dûment signé DOIT être envoyé au Ministère par la poste à l adresse indiquée sur le document. 20 P a g e