PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES

Transcription

1 PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES PROCÉDURE Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain 1. DÉFINITIONS 1.1. Famille Définition d un enfant à charge L enfant né du mariage du salarié d un mariage précédent, celui qu il a reconnu en vertu du droit civil, celui qu il a légalement adopté, celui pour lequel il verse une pension alimentaire officielle, à la signature du Contrat. Est aussi visé, l enfant né d une union précédente de l époux, partenaire actuel du salarié à condition que l enfant réside habituellement avec le salarié à la signature du Contrat. L enfant est pris en considération jusqu à l âge révolu de 18 ans s il n est pas marié. Il est tenu compte des enfants de plus de 18 ans, non mariés, s ils n ont pas dépassé l âge de 25 ans révolus et qu ils poursuivent leurs études à temps plein, sont en période d apprentissage non rémunéré ou ne sont pas aptes physiquement ou mentalement à exercer une profession, et ce sur présentation des pièces justificatives. En outre, s il ne réside pas avec l enfant, il faut que le salarié apporte la preuve qu il contribue de manière régulière à la charge financière que représentent l entretien et l éducation de celui-ci. LuxDev prend en considération les enfants nés ou légalement adoptés en mission, à condition qu une copie de l acte de naissance (respectivement les documents légaux correspondants) soit fournie ou que l enfant ait été valablement déclaré à l Ambassade de l État d origine du salarié, respectivement aux autorités compétentes à l étranger de l État d origine du salarié Définition de l époux Il s agit de épouse liée par les liens du mariage. LuxDev ne reconnaît qu une seule épouse. LuxDev ne pourra prendre en considération une autre épouse ou un nouveau partenaire qu après présentation de l acte de divorce officiel, respectivement d un autre acte officiel équivalent Définition du partenaire Il s agit de la personne cohabitant avec le salarié et qui peut présenter une attestation officielle confirmant le domicile conjoint avec ce dernier depuis une durée de 6 mois au moins. Pour tous les cas de changement de situation familiale en cours de mission, le salarié doit faire une demande par écrit au Département Ressources Humaines pour bénéficier de la prise en charge par LuxDev. La prise en charge ne pourra prendre effet que lorsque le salarié aura reçu une confirmation officielle de LuxDev Lieu de résidence principale Il est entendu par lieu de résidence principale, l adresse de la résidence habituelle du salarié à la signature du Contrat. Ces coordonnées seront considérées comme faisant partie intégrante du Contrat et serviront de référence à la mise à disposition par l Agence de certaines prestations prévues au Contrat Per Diems Allocation journalière de subsistance fixée pays par pays par LuxDev. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 1/8

2 2. SALAIRES Le salaire assorti, s il y a lieu, d un ajustement de poste est versé sur un compte bancaire au Luxembourg. Les conditions de prélèvement de l impôt seront celles de la législation en vigueur, au moment du départ sur le Terrain. 3. CONGÉS La durée de base du congé est de 30 jours ouvrables par an soit 42 jours calendriers. Sont considérés comme jours ouvrables, les lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi. La ou les périodes de congé seront déterminées d un commun accord entre les parties concernées. Les jours fériés appliqués, seront ceux du lieu de détachement. 4. VOYAGES Les voyages sont organisés sur la base de billets «classe Économique» pour le transport aérien et/ou du train 1 ère classe. En principe, les billets d avion sont mis à la disposition du salarié par LuxDev À l entrée en fonction Un billet classe Économique est mis à disposition du salarié en début de Contrat pour se rendre du lieu des foyers au lieu d affectation. Un billet pour le même trajet sera mis à disposition pour chaque membre de la famille En fin de Contrat de détachement Un billet sera mis à disposition du salarié pour son Retour du lieu d affectation au lieu des foyers. Un billet pour le même trajet sera mis à disposition pour chaque membre de la famille Changement de lieu d affectation En cas de signature d un nouveau Contrat résultant en un changement de lieu d affectation, le coût du voyage Aller simple du lieu de l ancienne affectation au lieu de la nouvelle affectation, pour le salarié et les membres de sa famille, sera remboursé au salarié sur présentation des pièces justificatives (facture et cartes d embarquement) Lors des congés annuels LuxDev remboursera au salarié, pour chaque période de 12 mois intégralement prestés, le coût d un billet Aller/Retour du lieu d affectation au lieu des foyers par le trajet le plus direct et/ou le moins onéreux pour le salarié et les membres de sa famille, et du lieu des foyers au lieu d affectation par le trajet le plus direct et/ou le moins onéreux pour les dépendants. Le coût des billets est remboursé à coût réel. Avec l accord du Département Ressources Humaines, le salarié pourra prendre son billet avant la fin des 12 mois d affectation. 5. CONSULTATIONS AU SIÈGE DE LUXDEV Lors de ses déplacements au Siège de LuxDev, pendant la durée de son séjour, un Per Diem sera versé au salarié. Le Per Diem est celui appliqué par la Commission européenne. Si le salarié dispose d une solution alternative au logement à l hôtel (famille, amis, etc.), il reçoit que 50 % du Per Diem prévu. Seuls les jours de présence au Siège nécessitant une nuitée sur place, seront considérés comme jours de travail donnant droit à un Per Diem. Les titres de transport nécessaires à l'accomplissement des déplacements effectués dans le cadre des missions ordonnées par LuxDev sont pris en charge par LuxDev. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 2/8

3 6. DÉMÉNAGEMENTS 6.1. Forfait déménagement à l Aller et au Retour Afin de contribuer aux dépenses occasionnées par le déménagement et/ou l achat d équipements lors de l arrivée au lieu d affectation, ainsi qu aux dépenses lors du rapatriement au lieu des foyers, LuxDev versera au salarié, un forfait d installation lors de l arrivée au lieu d affectation, et un forfait de rapatriement lors du Retour au lieu des foyers en fin d affectation. Les montants de ces forfaits sont les suivants : pour un déplacement international : EUR à l Aller et au Retour ; pour un déplacement régional : EUR à l Aller et au Retour. Dans les deux cas, ces forfaits seront majorés comme suit : augmentation de 20 % pour le conjoint et 20 % par enfant (plafonné à deux enfants). En cas de rupture unilatérale du Contrat par le salarié, le forfait «Retour» n est pas dû. Lors d un changement d affectation sans Retour au lieu des foyers, LuxDev se réserve le droit de déterminer quel sera le montant du forfait à appliquer pour le déménagement entre le lieu de l ancienne affectation et le lieu de la nouvelle affectation compte tenu des distances et des difficultés d un tel déménagement. Le cas échéant, LuxDev pourra demander au salarié la production d un devis des coûts estimés du déménagement pour déterminer le forfait dû. Si le salarié est déjà présent dans le pays d'affectation à la date de du Contrat, le forfait déménagement Aller ne sera pas dû. Si le salarié reste dans le pays d'affectation après la fin du Contrat, le forfait déménagement Retour ne sera pas dû. 7. SCOLARITÉ DES ENFANTS Pour la durée du Contrat de travail et pour tout semestre entamé durant le Contrat mais se terminant après celui-ci, LuxDev intervient dans le paiement des frais de scolarité de(s) enfant(s) du salarié dès l âge (effectivement atteint) de 3 ans, et ce pour l enseignement maternel, primaire et secondaire. Le remboursement, à frais réels, des coûts de scolarité se fera sur présentation des pièces justificatives par le salarié (facture de l école et preuve de paiement). localisation de l enseignement pris en considération : les frais de scolarité sont uniquement payés pour des enfants scolarisés dans le pays du lieu d affectation du salarié. Si l enseignement n est pas disponible dans le pays du lieu d affectation, le salarié doit soumettre une demande alternative, pour un pays limitrophe, dûment motivée et LuxDev décidera de la prise en charge éventuelle des frais au cas par cas ; enfants scolarisés pris en considération : pour le calcul des frais de scolarité, il faut entendre par «enfant scolarisé» tout enfant à charge du salarié qui suit intégralement le programme d études maternelles, primaires ou secondaires. Ces différents degrés d enseignement peuvent aussi être suivis par correspondance, pour autant qu il s agisse d un enseignement officiel ; frais pris en considération : sont pris en considération les frais récurrents de scolarité et les frais de première inscription ou d inscription familiale, s il y a lieu. Sont exclus les frais suivants : ouvrages scolaires (sauf dans le cas de cours par correspondance), assurances, internats, déplacements, repas, uniformes, une demande de remboursement des frais de scolarité sera introduite avec, en annexe, la ou les factures ainsi que les preuves de paiement. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 3/8

4 8. LOGEMENT Durant le détachement, LuxDev prend à sa charge, aux conditions et modalités décrites ci-après, le loyer d un logement. L octroi de l indemnité de logement est exclusivement soumis aux conditions suivantes : bail : le locataire de la maison ou de l appartement est le salarié, qui est responsable de la location. LuxDev ne sera en aucune manière responsable de la location de l immeuble d habitation du Salarié, la durée du bail ne peut excéder la durée de son détachement. Le bail inclura obligatoirement la clause diplomatique, c est-à-dire la résiliation, de plein droit, du Contrat de location pour cause professionnelle ou politique, qui est étrangère à sa responsabilité et sa volonté, et idéalement ce sans indemnité ni préavis. Une copie du Contrat de bail sera envoyée au Département Ressources humaines de LuxDev ; garantie locative : au cas où une garantie locative serait demandée, celle-ci est à charge du salarié ; loyers de référence : pour chaque pays, un loyer de référence moyen est établi par Eurocost, pour le RR, il correspond au loyer moyen d une grande maison individuelle pour un Cadre supérieur expatrié dans des quartiers résidentiels d expatriés, pour les autres expatriés, il correspond au loyer moyen d une petite maison individuelle pour un Cadre supérieur expatrié dans les quartiers résidentiels d expatriés, sur base de pièces justificatives, LuxDev prend en charge le prix réel du loyer payé avec un maximum de 100 % par rapport au loyer moyen calculé par Eurocost pour le lieu d affectation, le loyer de référence est augmenté de 5 % par enfant à charge vivant auprès du salarié, avec un plafond de deux enfants, la liste des loyers de référence pour l année en cours se trouve en Annexe 1 des présentes Conditions d Expatriation, cette liste est mise à jour périodiquement par LuxDev. Si suite à cette révision, le montant de référence subit une diminution, la contribution de LuxDev ne sera pas modifiée, en cas d augmentation du loyer par le bailleur, LuxDev ne supportera pas cette augmentation au-delà de ce nouveau plafond, en aucun cas l allocation logement ne peut indemniser l achat d un bien immobilier par le salarié ; paiement de l allocation logement : l allocation logement est payée mensuellement en même temps que le salaire, le montant de référence est libellé dans la devise couramment utilisée dans le pays d affectation. Par souci de simplification, le taux du mois de janvier de l année concernée est appliqué pour le calcul du montant de l indemnité annuelle en EUR. Si au cours de l année une variation trop conséquente en défaveur du salarié devrait être constatée, une révision de ce taux pourra être envisagée à la demande du salarié, à la demande du salarié, le Département Ressources Humaines peut exceptionnellement accorder un paiement d avance trimestrielle s il correspond à une dépense effective du salarié conformément aux termes du Contrat de bail ; charges, assurances et autres frais : les frais d enregistrement du bail et autres frais administratifs (par exemple : frais d agence immobilière, ouverture des compteurs d eau, gaz, téléphone, etc.) ainsi que les charges courantes de la maison d habitation, telles que l eau, l électricité, le chauffage et le gaz, sont à charge du salarié, au cas où les charges courantes seraient incluses dans le loyer, le salarié devra fournir à LuxDev un décompte distinguant le détail de ces charges du loyer effectif. Le salarié prendra à sa charge les assurances nécessaires pour son habitation (par ex. incendie) ainsi que sur les biens qu elle contient. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 4/8

5 9. INDEMNITÉ D INSTALLATION Une indemnité forfaitaire d'installation provisoire est payée au salarié, lors de son arrivée dans le pays d affectation. Cette somme forfaitaire couvre tous les frais nécessaires lié à cette arrivée et au caractère provisoire du logement. À titre d exemples, ces frais concernent également les dépenses de téléphone, de blanchisserie, de taxi, etc. L indemnité forfaitaire équivaut à 10 jours de Per Diem au taux LuxDev en vigueur au lieu d affectation. Si le caractère provisoire de l installation devait se prolonger au delà de cette période, une extension peut être exceptionnellement accordée par le Département Ressources humaines, sans pouvoir dépasser 30 jours au total. Le salarié disposant déjà d un logement dans le pays d intervention au démarrage du Contrat ne peut pas bénéficier de cette indemnité. 10. ASSURANCES Pendant la durée du détachement, LuxDev souscrira à ses frais une assurance complémentaire maladie/décès/rapatriement au profit du salarié et de sa famille. 11. FRAIS ET MOYENS POUR LES DÉPLACEMENTS LOCAUX Afin d être en mesure d exécuter ses tâches, des moyens de déplacements adéquats seront mis à la disposition du salarié sur le lieu d affectation. Il se conformera aux Procédures LuxDev en vigueur. ANNEXES Annexe 1 : Allocation logement Annexe 2 : Gestion des Frais d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 5/8

6 ANNEXE 1 Allocation logement Plafonds Eurocost applicables au RR Autres expatriés Pays RR & conjoint Supplément par enfant (max 2) Expatrié & conjoint Supplément par enfant (max 2) Burkina Faso EUR 97 EUR EUR 70 EUR Cap-Vert EUR 78 EUR EUR 54 EUR El Salvador USD 84 USD Kosovo EUR 95 EUR EUR 56 EUR Laos USD 74 USD Mali EUR 120 EUR EUR 100 EUR Mongolie USD 88 USD Myanmar USD 137 USD Nicaragua USD 131 USD USD 86 USD Niger EUR 61 EUR EUR 56 EUR Sénégal EUR 135 EUR EUR 79 EUR Vietnam USD 170 USD USD 105 USD Pour chaque enfant : plus 5 % Plafonné à deux enfants maximum Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 6/8

7 ANNEXE 2 Gestion des Frais d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain Cette Procédure vise à préciser les modalités pratiques de financement des Conditions d Expatriation octroyées aux salariés détachés sur le Terrain et telles que définies dans la Procédure «Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain». 1. Objectif harmoniser la gestion administrative et financière inhérente aux salariés détachés sur le Terrain, et ce, afin de garantir un suivi optimal de leurs conditions d expatriation ; avoir un état des lieux précis du suivi de son Contrat et des déboursements effectués pour chaque salarié ; permettre une prévision budgétaire affinée des Contrats pour les années à venir. 2. Comment? Les paiements et le suivi des frais d expatriation seront dorénavant gérés uniquement par le Département Ressources Humaines (Siège). Cette Procédure s applique à toutes les dépenses liées aux conditions d expatriation dont bénéficient les salariés détachés, à savoir : voyages (début et fin d affectation, changement d affectation, congés annuels) ; forfait déménagement (Aller et Retour) ; indemnités d installation ; frais de scolarité. Cette Procédure ne s applique pas au paiement des salaires, gratifications, demi 13 e mois, loyers, qui continuent à être traités directement par le Département Ressources Humaines (Siège) et payés sur le compte bancaire du salarié. Les versements mentionnés ci-dessus ainsi que l assurance complémentaire qui concernent les salariés mis à disposition dans les Projets, continuent à être refacturés, trimestriellement, au(x) Projet(s) concerné(s). 3. Qui? La gestion financière des frais liés à l expatriation du salarié sera gérée de deux façons différentes selon que le salarié travaille : au Bureau régional (soit en tant que Représentant régional (RR), soit en tant que Chargé de Programme), et donc sous le budget du ROF ; en tant que personnel mis à disposition dans un (ou des) Projet(s), et donc sous le budget du (ou des) Projet(s). 4. Modus Operandi salarié détaché au sein du Bureau régional (soit en tant que RR, soit en tant que Chargé de Programme) : la facture relative au voyage vers le lieu d affectation est payée directement par le Siège à l agence de voyage, et est ensuite refacturée et prise en charge par le budget ROF, le paiement des forfaits déménagements (Aller et Retour) ainsi que des indemnités d installation sont également payés directement par le Siège, sur base d un Mémo écrit par les RH. Ces paiements sont ensuite refacturés et pris en charge par le budget ROF, les voyages «vacances annuelles», les frais de scolarité ainsi que les voyages Retour vers le lieu des foyers sont payés directement par le Bureau régional sous le budget du ROF. Il est demandé aux Bureaux régionaux de fournir au Département Ressources humaines une copie scannée de la preuve de paiement ainsi que des pièces justificatives après chaque déboursement, Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 7/8

8 le «BON A PAYER» est apposé par le RR sur la facture pour les dépenses liées à son propre Contrat. Il incombe aussi au RR de mettre son «BON A PAYER» sur les factures liées aux frais d expatriation du Chargé du Programme. Dans les deux cas, le RR veillera au respect du seuil de signature autorisé, LuxDev se réserve le droit de réclamer au salarié le remboursement des frais d expatriation payés indûment, en cas de fin anticipée de la mission du salarié ; personnel mis à disposition dans un (ou des) Projet(s) : tous les paiements liés aux frais d expatriation du personnel mis à disposition dans un (ou des) Projet(s), sont pris en charge par le Siège comme suit : sur base d un Mémo écrit par les RH, les paiements suivants sont faits directement par le Siège via fiches de paiement (sous le budget du (ou des) Projet(s)) : le voyage vers le lieu d affectation (paiement de la facture auprès de l agence de voyage) ainsi que les forfaits déménagement Aller et Retour et les indemnités d installation ; les voyages «vacances annuelles», les voyages Retour vers le lieu des foyers ainsi que les frais de scolarités sont : soit remboursés directement par le Siège au salarié, via fiches de paiement (sous le budget du (ou des) Projet(s)), et sur réception des pièces justificatives et preuves de paiement. Le montant payé au salarié équivaut au montant de la facture, converti en EUR (suivant le taux InforEuro en vigueur), émise par l organisme concerné, soit payés directement par le Siège, via fiches de paiement (sous le budget du (ou des) Projet(s)), auprès de l organisme concerné et sur réception de la facture. Le montant payé équivaut au montant de la facture, dans la devise libellée sur la facture ; dans ces deux cas, le «BON A PAYER» sera apposé par le Département Ressources Humaines ; LuxDev se réserve le droit de réclamer au salarié le remboursement des frais d expatriation payés indûment, en cas de fin anticipée de la mission du salarié. Le Département Ressources Humaines fait un suivi de toutes les dépenses liées au Contrat du salarié. Le salarié peut à tout moment contacter le Département Ressources humaines pour connaître les détails de sa situation. Procédure - Conditions d Expatriation des Salariés détachés sur le Terrain - RHU_36_fr.pdf Page 8/8