WHITE PAPER QUELLE EST LA VALEUR JURIDIQUE DE LA COPIE

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1 WHITE PAPER QUELLE EST LA VALEUR JURIDIQUE DE LA COPIE NUMERISEE D UN DOCUMENT PAPIER? Isabelle Renard Docteur ingénieur Avocat associée du Cabinet RACINE Jean Louis Pascon Consultant Vice Président de FEDISA 1 / 22

2 RESUME Ce White Paper traite de la valeur juridique des copies numériques de documents papiers et, incidemment, de la possibilité de détruire les documents papiers après qu ils aient été scannés. Ses analyses et ses conclusions s appliquent, par analogie, à une migration informatique des documents qui sont déjà sous forme électronique, depuis un format obsolète vers un nouveau format. Il prend comme point de départ une étude assez complète qui a été réalisé aux Etats Unis, où la question se pose avec acuité compte tenu de la logique judiciaire du «discovery», qui amène les parties à produire des quantités considérables de documents notamment sous forme numérique, lors des litiges. Le Rapport Cohasset, établi dans un contexte exclusivement US, aboutit à la conclusion que les copies numériques de documents papier scannés ont une valeur juridique, peuvent être produits en justice à titre de preuve, et qu il est possible de détruire les documents papiers originaux après numérisation sous réserve de la mise en œuvre rigoureuse d une politique interne de gestion/destruction des documents. Cette conclusion ne se fonde pas sur une disposition générale qui conférerait d office une valeur juridique aux copies numériques de documents scannés, mais sur un certain nombre de dispositions particulières et de décisions de jurisprudence. En tout état de cause, pour être admise à titre de preuve dans le cadre d une instance judiciaire aux US, la copie numérique doit avoir été produite par des processus dont la qualité peut être démontrée, et conformément à un certain nombre de bonnes pratiques. Nous démontrerons que la situation en France est assez similaire. Pour prouver la valeur juridique de la copie numérique, il faudra démontrer que les bonnes pratiques ont été mises en œuvre lors de l opération de migration, puis de conservation du document numérique dans son nouveau format. Nous considérons toutefois qu il est difficile d affirmer, en l absence de disposition légale ou réglementaire spécifique, que l original papier peut être systématiquement détruit, ce qui est un choix qui ne peut être effectué qu au cas par cas, en fonction du contexte et aux termes d une analyse de risque spécifique. 2 / 22

3 SOMMAIRE Article 1. L approche US : le White Paper de Cohasset Associates Les copies numériques ont une valeur juridique La recevabilité en preuve des copies numériques La position des tribunaux quant à la recevabilité du document numérique en preuve L apport de la Sedona Conference La reconnaissance des copies numériques au niveau des états Aspects techniques et conceptuels relatifs aux copies numériques des documents papiers La destruction du document papier original après la création de son image numérique est acceptable Bonnes pratiques Article 2. L approche juridique française Différentes situations... Erreur! Signet non défini. 2.2 SITUATION 1 : L original est en réalité un document électronique, imprimé pour obtenir l «original» papier SITUATION 2 : L original est un document électronique, mais après impression il est signé par une personne physique pour constituer un véritable original papier La nature du litige L analyse juridique La valeur probante de l écrit numérique L admission d une copie à titre de preuve / 22

4 2.8 Analyse de la SITUATION Analyse de la SITUATION Dans quelle mesure peut-on détruire le document papier et ne conserver que la copie numérique? Article 3. Les bonnes pratiques en matière de migration Connaître les documents à numériser Connaître la volumétrie à traiter Définir l'usage des documents numérisés Numériser à la bonne résolution Choisir la bonne couleur Des formats d'images et des méthodes de compression adaptés Des post-traitements maitrisés Un usage périodiques de mires de contrôle Une indexation efficace et vérifiée Des outils de pilotage de la numérisation qui pilotent vraiment Une journalisation complète Une sécurité de bon niveau Etablir des procédures Une maintenance réelle et contrôlée Des formations conformes aux besoins des personnels Les audits pour s'assurer que tout est correct Conclusion / 22

5 INTRODUCTION Du fait de l accroissement des contraintes réglementaires et de la judiciarisation croissante des relations, les entreprises doivent conserver de plus en plus de documents, pendant des durées parfois très longues. L accroissement de ces archives papier pose de nombreux problèmes : le coût, la difficulté d accès et de consultation, le risque de perte accidentelle. La solution consistant à numériser les documents papiers aux fins de permettre aux utilisateurs d y avoir accès au travers d un système de classement de type GED est donc de plus en plus couramment utilisée. L étape ultime consiste à détruire l original papier pour ne conserver que la copie numérique de celle-ci, ce qui soulève un certain nombre de questions au sein des organisations qui souhaitent recourir à cette méthode. Les questions sont les mêmes lorsqu il s agit d opérer des migrations massives depuis d anciens formats informatiques devenus illisibles vers de nouveaux formats. Dans un premier temps, nous donnerons un aperçu des réponses apportées à ces questions, aux Etats Unis, par le cabinet Cohasset Associates, dans un «White Paper» élaboré en 2008 (le «Rapport Cohasset»). Nous décrirons ensuite la situation juridique en France, et terminerons par une revue des bonnes pratiques en la matière à ce jour. 5 / 22

6 Article 1. L approche US : le White Paper de Cohasset Associates Le rapport rappelle tout d abord qu aux US, 99% des tribunaux gèrent et conservent les pièces et écritures des dossiers judiciaires sous forme électronique dans un système appelé CM/ECF (Case management/electronic Case Files), et que ces fichiers électroniques n ont jamais fait l objet d une contestation quant à leur intégrité ou leur valeur juridique. Le périmètre du Rapport Cohasset se limite aux règles fédérales et à la jurisprudence des États Unis d Amérique. Il comprend les commentaires et le point de vue sur la question d un magistrat honoraire, le juge Ronald J. Hedges. 1.1 Les copies numériques ont une valeur juridique Il n existe pas aux US, comme en France, de loi qui reconnaisse de façon générale la valeur juridique de l écrit numérique et sa valeur probante (articles 1316 et du Code civil). Le Rapport Cohasset cite donc, à titre d exemple, différentes situations dans lesquelles une valeur juridique est conférée aux documents numériques : - E-SIgn (The Federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) donne aux signatures électroniques et aux contrats commerciaux inter-états la même valeur juridique que leur équivalent papier. - UETA (The Uniform Electronic Transactions Act) a pour objectif de valider l utilisation de signatures et de documents électroniques dans les transactions en ligne. Ces deux lois posent un certain nombre de conditions pour conférer aux documents électroniques natifs la même valeur juridique que le document papier. Le Rapport Cohasset indique que ces conditions pourraient utilement être respectées, de façon générale, pour la gestion de tout type de document numérique, comprenant les copies. - Les agences fédérales admettent de plus en plus couramment les documents électroniques, de façon formelle (lois, règlement) ou informelle (jurisprudence, «pocket regulations») - Les documents électroniques sont expressément admis comme étant des «écrits» («writings») pouvant être produits en preuve, au titre des FRE (Federal Rules of Evidence). 6 / 22

7 - Le traitement des documents électroniques (que ce soit des originaux électroniques ou des copies électroniques de documents papiers) fait l objet de dispositions spécifiques du FRCP (Federal Rules of Civil Procedures) pour ce qui concerne leur gestion et leur production pendant la phase de discovery. Il est intéressant de les rappeler ici car les dispositions liées au discovery judiciaire américain, modifiées en 2006 par un certain nombre d amendements visant spécifiquement la documentation sous forme électronique, expliquent dans une large mesure la raison pour laquelle les entreprises US accordent beaucoup plus d importance à la gestion de leurs documents numériques que les entreprises françaises : o Obligation de révéler les catégories et la localisation des documents électroniques o Pouvoir accéder aux documents électroniques sans charge ou coût excessif En conclusion de cette partie, le juge Hedges confirme la place croissante faite aux documents numériques (originaux ou copies de papier) dans l appareil judiciaire fédéral américain. Pour autant, il rappelle que le document électronique doit, pour être admissible, être géré dans le cadre d un processus qui respecte les préconisations des textes applicables. Nous soulignons cette position, qui rejoint totalement la situation que l on peut observer en France : il n y a pas de recevabilité «in abstracto» d un document numérique, que ce soit un ou tout autre document. La valeur juridique du document dépend du point de savoir si les conditions édictées par l article du code civil pour qu il ait une valeur probante identique au papier (origine, intégrité) ont été respectées et peuvent être démontrées. 1.2 La recevabilité en preuve des copies numériques Cette section rappelle un certain nombre de caractéristiques qui doivent être respectées pour qu un document soit admis en preuve dans un cadre judiciaire. Notamment l authenticité : cette caractéristique peut être apportée par les déclarations d une personne et, s agissant d un document numérique, les métadonnées peuvent, d après le Rapport Cohasset, constituer une indication d authenticité du document. Au-delà du rappel de l admissibilité des documents en preuve, tel que résultant des règles applicables aux US, le Rapport Cohasset rappelle que l organisation ou l entreprise doit mettre en œuvre les moyens permettant de rendre ses documents numériques les plus crédibles possibles aux fins de pouvoir les produire en preuve. 1.3 La position des tribunaux quant à la recevabilité du document numérique en preuve Le Rapport Cohasset mentionne la diversité des exigences posées par les tribunaux pour accueillir en preuve un document numérique. Certains tribunaux se sont montrés particulièrement indulgents, alors 7 / 22

8 que d autres ont exigé des garanties fortes. Le Rapport Cohasset conseille en tout état de cause aux entreprises d être en mesure de démontrer : - Leur conformité aux «bonnes pratiques» («best practices») dans la gestion de leurs documents électroniques - Leur engagement à améliorer de façon constante leurs processus de «record management» pour la gestion du cycle de vie de leurs documents. Les aspects que nous avons soulignés ci-dessus sont tout à fait cohérents avec les recommandations qui peuvent être faites en France : - Le rôle des «bonnes pratiques» qui, lorsqu elles s assimilent à un état de l art, permettent de démontrer la diligence des professionnels. - La notion de cycle de vie, propre à tout document numérique qui, contrairement au document papier, n est pas un «objet» statique. La Rapport Cohasset cite la décision United States vs. Russo 1, qui a posé un certain nombre de principes relatifs à son système d information permettant à une entreprise de démontrer l admissibilité en preuve de ses documents numériques. Nous soulignons le mot «démontrer», là aussi totalement cohérent avec l approche française : dès lors que la valeur probante d un document numérique est mise en doute, son admissibilité passe par une démonstration de la fiabilité du processus mis en œuvre. La Rapport Cohasset cite également des décisions qui, a contrario, rejettent des documents numériques dans des cas où l entreprise qui les produisait a été incapable de faire une démonstration crédible de leur «authenticité». Dans la décision Lorraine 2, les critères qui ont permis de déterminer la fiabilité du processus informatique sont ceux dits du «test Imwinkelried». Le Rapport Cohasset considère qu à ces critères doivent être ajoutés les trois exigences suivantes pour ce qui concerne la gestion de ses documents numériques (que ce soit des originaux ou des copies de papier) : - L entreprise a mis en place des procédures et des politiques supportant ses activités - L entreprise a mis en place un contrôle qualité du respect de ces procédures - Ce contrôle qualité est régulièrement audité et les actions correctrices sont mises en place Le Rapport Cohasset, rebondissant sur un vieil adage des avocats contentieux américains «When the facts are weak, attack the process that manages the facts», fait remarquer que la démonstration du manque de fiabilité du système d information d une entreprise pourrait, par contagion, amener à F. 2d 1228 (6th Cir.1973) Lorraine v. Markel Ins. Co., 241 F.R.D. 534 (D. Md. 2007) 8 / 22

9 considérer que l ensemble de documents numériques produits par cette entreprise dans le cadre d un litige n est pas fiable, ce qui pourrait avoir des conséquences importantes par contagion. Le Rapport Cohasset observe en effet que, s agissant de copies numériques d originaux papier qui ont été détruits après numérisation, ce constat de non fiabilité mettrait l entreprise dans l impossibilité de produire quoi que ce soit à l appui de ses prétentions. 1.4 L apport de la Sedona Conference Suite à la décision Lorraine, l organisation Sedona Conference, «think tank» respecté de la profession juridique aux US, a publié un commentaire 3 sur l admissibilité du document numérique en preuve. Ce rapport ne traite pas spécifiquement de la copie numérique du document papier mais il aborde, de façon générale, tous les types de documents numériques. Dans ce commentaire, la Sedona Conference considère que les entreprises devraient faire tendre leur organisation de gestion des documents numériques vers des standards de «bonnes pratiques» («best practice») incluant : - L identification de l origine du document numérique - La preuve du versement et de la conservation du document dans un système sécurisé avec une «chaîne de contrôle» - La démonstration de ce que le document numérique n a pu être falsifié ou manipulé - La sécurisation du réseau du système de conservation On notera que ces exigences rejoignent celles des bonnes pratiques d ores et déjà identifiées en France, sur la base d un certain nombre de normes. 1.5 La reconnaissance des copies numériques au niveau des états Les sections précédentes traitaient surtout de la situation au niveau fédéral. D après le Rapport Cohasset, en dépit des différences qui existent entre les différents états américains au niveau des règles de preuve, il existe néanmoins un large consensus des tribunaux d état pour l admission en preuve des copies numériques de documents papier. Ce consensus provient de la transposition par les états de deux législations uniformes édictées au niveau fédéral : - Les URE (Uniform Rules of Evidence) - L UPA (Uniform Photographic Copies of Business and Public Records as Evidence). Aux termes de cette dernière réglementation, une copie est admissible en preuve dès lors qu elle a été élaborée par un processus qui reproduit avec exactitude («accurately») l original. 3 The Sedona Conference Commentary on ESI evidence and Admissibility (March 2008) 9 / 22

10 On retrouve ici une notion semblable à celle de l article 1348 du Code Civil : «[les règles de preuve] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable». 1.6 Aspects techniques et conceptuels relatifs aux copies numériques des documents papiers Le rapport Cohasset indique que le numériseur convertit le fichier image résultant de l opération de scan dans l un des trois formats les plus généralement répandus suivants : TIFF, PDF ou JPEG. Il est rappelé que l intérêt du format PDF est de produire des documents non altérables (du moins facilement), et que le format PDF/A, dont les spécifications sont ouvertes (ISO ) est recommandé pour la conservation sur le long terme de documents numériques. Par ailleurs, le Rapport Cohasset pointe le bouleversement fondamental dans le concept de conservation de leurs documents apporté par le passage au numérique : on est en effet passé d une situation centralisée et contrôlée très directement par l homme (archives papier localisées physiquement dans un endroit donné) vers une situation où la localisation des documents est beaucoup plus diverse (plates formes accessibles par le réseau), voire complètement éparpillée sans véritable contrôle (le Rapport ne le mentionne pas mais nous pensons au cas extrême du «cloud»). Le Rapport indique que cette révolution conceptuelle ouvre des possibilités beaucoup plus puissantes de gestion et de classement de l information, mais nécessite aussi le maintien d une expertise spécifique au sein de chaque entreprise aux fins de contrôler ces nouveaux processus. Le Juge Hedges rappelle qu en tout état de cause, les mêmes principes directeurs doivent être respectés dans la gestion du document papier et du document numérique : authenticité et accessibilité. Il rappelle qu en particulier dans les phases de discovery, il est indispensable d avoir à faire dans l entreprise avec du personnel compétent en matière de «record management», qui connaît l organisation du système d information, les formats des données, leur destination, la façon dont est organisée leur traçabilité et la façon d y accéder. 1.7 La destruction du document papier original après la création de son image numérique est acceptable Le Rapport Cohasset indique que certaines décisions de justice ont considéré que la destruction du document papier après numérisation pouvait être était une pratique normale de record management. Par ailleurs, l UPA (Uniform Photographic Copies of Business and Public Records as Evidence), déjà mentionné ci-dessus en 1.5, autorise expressément la destruction de l original papier dès lors que la conservation de celui ci n est pas imposé par la loi. 10 / 22

11 L IRS (Internal Revenue Service) autorise également expressément la destruction des originaux, papier ou numériques, dans certains cas. En revanche, en cas de litige ou de risque de litige, tous les originaux en rapport avec le litige né ou potentiel doivent impérativement être conservés et leur processus de destruction stoppé. Le juge Hedges rappelle qu aux États Unis, le fait de détruire de l information dans une telle situation peut impliquer de lourdes sanctions civiles ou pénales. Aux fins de s en protéger, les entreprises doivent mettre en place des politiques de gestion de l information et les appliquer de façon rigoureuse. 1.8 Bonnes pratiques Le Rapport Cohasset mentionne un certain nombre de références et de «bonnes pratiques» de gestion des documents numériques et, notamment, des copies numériques numérisées de documents papier. Ces références sont importantes, même si certaines sont spécifiques à l environnement US, car en l absence de disposition légale ou réglementaire sur le sujet, la conformité à ces pratiques est un indice important qui permet, en cas de contestation, de considérer que la copie électronique est fidèle. - La préparation du document : AIIM/ANSI TR Une préparation adéquate du document à numériser permet d identifier correctement les documents et de s assurer de la qualité du document source. - Le scan : IRS Revenue Procedure La procédure préconisée par l IRS donne des indications très intéressantes sur le processus de scan, qui peuvent trouver application de façon beaucoup plus générale. Notamment : o Vérification que le processus de numérisation capture l ensemble de l information de façon à ce qu elle puisse être ensuite restituée au travers d une impression ou d un écran o Fiabilité du processus de numérisation (ie scan de l ensemble des documents avec les paramètres définis) o Mise en œuvre de contrôles pour assurer l intégrité, l exactitude et la fidélité des images numérisées. - L indexation : IRS Revenue Procedure / 22

12 Les préconisations de l IRS mentionnent non seulement la nécessité d indexer correctement les documents scannés, mais également de mettre en œuvre des contrôles pour protéger le système d indexation contre la création de faux index ou la destruction d index non autorisés. - Assurance qualité Le contrôle d assurance qualité est effectué a posteriori sur un échantillon d images numérisées. - Accessibilité Les copies numérisées doivent être accessibles, et doivent être pouvoir représentées sous un format lisible par l homme. - Intégrité des documents ISO (Information and Documentation Records Management ) / ISO (Open Archival Information System Reference Model) La garantie d intégrité de l image produite est une exigence fondamentale de tout système de gestion de documents numériques. Voir les définitions de l «intégrité» dans les normes susvisées, qui se rapport essentiellement à la garantie de ne pouvoir accéder, modifier ou détruire le document de façon non autorisée. 12 / 22

13 Article 2. L approche juridique française De la même façon qu aux États-Unis, il n existe pas en France de disposition de portée générale qui permettrait de conférer une valeur juridique à la copie numérique issue d'une numérisation d un document papier, à l exception toutefois des dispositions spécifiques au monde notarial, qui confèrent une valeur juridique aux documents numérisés sous contrôle du notaire, sans toutefois autoriser la destruction de l original papier Différentes situations Il faut différencier deux grandes familles de situations, dont les enjeux sont différents : 2.2 SITUATION 1 : L original est en réalité un document électronique, imprimé pour obtenir l «original» papier Ce cas est de loin le plus fréquent, puisque l ensemble de la documentation produite par l entreprise est générée par son système d information. Dans cette situation, l «original» papier est une simple impression du document électronique natif. Il est parfois conservé par l entreprise sous forme papier, ce qui ne présente a priori aucun intérêt en termes de gestion documentaire, et il peut être envoyé à un destinataire, qui, pour sa part, n en disposera que sous forme papier. C est encore fréquemment le cas des factures, des bulletins de paie, des commandes, et de nombreux documents commerciaux et administratifs. Soulignons que dans le cas particulier de la facture papier (par opposition à la facture nativement électronique, qui est encadrée par une réglementation spéciale), l administration fiscale exigeait autrefois que l entreprise émettrice en conserve un exemplaire papier. Ce n est plus le cas depuis le Bulletin Officiel n 4 du 11 janvier 2007, qui autorise expressément les entreprises émettrices à conserver leur exemplaire sous forme électronique, sous réserve d en garantir l authenticité, l intégrité et la pérennité. Cette situation de coexistence d un «original numérique» donnant naissance à un document papier considéré comme un «original papier» par son détenteur correspond à une phase transitoire. Elle disparaîtra, à plus ou moins court terme, au profit de situations dans lesquelles le document sera 4 Articles 31 et 37 Décret n du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, tel que modifié par le Décret n du 10 août / 22

14 reconnu comme un original électronique, sera transmis par voie électronique, ou mis à disposition sur une plate forme, l impression papier n étant alors qu une simple copie. 2.3 SITUATION 2 : L original est un document électronique, mais après impression il est signé par une personne physique pour constituer un véritable original papier Dans un tel cas, on est véritablement en présence d un original papier. S il s agit d un contrat, il sera établi en plusieurs exemplaires et chaque partie en conservera un. S il s agit d un courrier, seul le destinataire sera en possession de l original, l émetteur en conservant une copie. 2.4 La nature du litige Que ce soit dans la situation 1 ou 2, le litige proviendra d un conflit entre la version papier et la version électronique, le détenteur de la version papier contestant l origine ou le contenu du document dont l auteur produira une copie électronique. Ce litige pourra être l objet principal de la cause, si celle-ci repose exclusivement sur l existence ou le contenu du document en question, ou pourra naître de façon adjacente à la procédure si l une des parties conteste l authenticité d une pièce produite par l autre à l appui de ses prétentions. Dans ce second cas, soit la pièce sera purement écartée des débats, soit il faudra procéder à la démonstration de son authenticité, ou de son caractère non authentique, selon les règles de charge de la preuve applicables en l espèce. 2.5 L analyse juridique 2.6 La valeur probante de l écrit numérique S agissant d un écrit numérique, le fil rouge du raisonnement juridique est celui posé par l article du Code Civil : «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité». Pour attester de la valeur probante du document numérique contesté il faut démontrer, au travers d une expertise technique du cycle de vie du document numérique à compter de sa création, que son origine est bien celle qu elle prétend être et que son intégrité est garantie à tout moment. Cette démonstration s appuiera sur une documentation du processus supportant le document numérique, qui peut être plus ou moins complexe selon les options choisies, et sur la crédibilité de ce processus au regard notamment de sa conformité aux bonnes pratiques et à l état de l art en matière de gestion de document numérique. 14 / 22

15 2.7 L admission d une copie à titre de preuve L article 1348 du Code Civil admet la valeur probatoire d une copie dès lors que celle-ci est une reproduction fidèle et durable de l original. La Cour de Cassation en a rappelé le principe dans un arrêt très argumenté du 4 décembre , où une partie tentait de démontrer l existence d un courrier en en produisait une copie informatique qui n était pas la reproduction exacte du présumé courrier. Par la suite, dans des espèces semblables, la Cour de Cassation a toutefois admis que ce principe pouvait être aménagé si, même en l absence d une copie fidèle, de nombreux autres indices pouvaient laisser à penser que le courrier existait et que son destinataire l avait bien reçu. 6 En tout état de cause, il est important de respecter les préconisations de l article 1348 du Code Civil si une entreprise souhaite être dans la meilleure position possible en cas de conflit entre le document numérique qu elle a conservé et le présumé original papier qu on lui oppose : si cette copie n est pas fidèle (par exemple mauvais papier à en tête, ou pas d image du document final signé), elle aura beaucoup plus de mal à faire valoir que son document numérique est plus authentique que le papier conservé par l autre partie. 2.8 Analyse de la SITUATION 1 Dans cette situation, le prétendu original papier est en réalité une impression du document original numérique, qui a été réalisée à un moment donné de l existence du document. Si le cycle de vie du document est géré de façon rigoureuse comme indiqué ci-dessus, et que la traçabilité du processus permet de garder une trace de l opération d impression et de sa date, la démonstration de l authenticité du document numérique par rapport au document papier ne doit pas poser de difficulté particulière, du moins dans une entreprise qui a mis en œuvre une véritable gestion de ses flux de documents. 2.9 Analyse de la SITUATION 2 Dans cette situation, on ne peut sécuriser le cycle de vie du document qu au moment de sa numérisation et après sa sortie du numériseur. La vraie question dans cette situation est de savoir comment on peut sécuriser au maximum la rupture de support entre le document papier et sa copie numérique, et la seule façon de le faire est la mise en 5 Cass. Civ. 2, 04 déc. 2008, sur Pourvoi n , CPAM-Continent 6 Cass. Civ.2, 1er juillet 2010, sur Pourvoi n Y , CPAM-Carrefour ; Cass. Civ 2, 17 mars 2011, n ,604, CPAM - Carrefour 15 / 22

16 œuvre d un certain nombre de pratiques. Certaines sont mentionnées dans le Rapport Cohasset (section 1.8), et la section 3 de ce document est consacré à leur description Dans quelle mesure peut-on détruire le document papier et ne conserver que la copie numérique? Dans la SITUATION 1 la question ne se pose pas vraiment puisque le document papier, on l a vu, est en réalité une simple impression d un document électronique natif. Si le document électronique natif est conservé dans de bonnes conditions, la destruction du papier ne présente pas d enjeu juridique, pour autant qu il n existe pas une loi ou un règlement obligeant à la conservation du document en question sous forme papier. Dans la SITUATION 2, la réponse dépend de l analyse de risque, mais également du contexte. Il y a en effet toujours un risque, puisque l opération de numérisation introduit une incertitude sur l exactitude de la copie par rapport à l original, qui peut être réduite, mais jamais supprimée. Mais ce risque ne s apprécie pas de la même façon face à un faible nombre d originaux papiers associés à un fort enjeu (auquel cas autant ne pas détruire), ou face à un nombre très important de documents qui doivent être convertis ou migrés dans un nouveau format de façon industrielle. Dans ce second cas, en général, la destruction n est pas une option : les documents originaux seront détruits, soit parce que les archives papiers sont devenues ingérables, soit parce qu ils sont dans un format électronique qui va devenir illisible à court terme. Dans cette situation, la meilleure solution consiste selon nous véritablement à «créer un état de l art» au travers d une documentation argumentée et d un audit régulier du processus, qui dépendra du contexte et de l organisation considérée, et qui posera des principes de fond pour l opération envisagée de façon à rendre sa remise en cause extrêmement peu probable. 16 / 22

17 Article 3. Les bonnes pratiques en matière de migration Transformer un document papier en un document numérique impose de mettre en œuvre des outils et des processus techniques adaptés. Nous en présentons ici les principaux éléments. 3.1 Connaître les documents à numériser Le premier élément à bien maitriser concerne la connaissance des fonds à numériser. En effet, il convient de déterminer précisément tous les types de documents qui seront à traiter. Il est nécessaire de tout savoir sur les documents : les formats (A0, A4, A6, B1, B2 ), les couleurs, les types d'impression, les conditionnements (boites archives, en classeurs, documents agrafés, etc.) les grammages, les couleurs (monochrome, bitonal, etc.), l'état des documents (poussière, taches, plis ). 3.2 Connaître la volumétrie à traiter Le deuxième élément consiste à appréhender dans le détail la volumétrie. C'est un élément crucial pour définir les caractéristiques d'un système de numérisation. Une centaine de pages par mois à numériser n'est pas comparable à plusieurs dizaines de milliers pages chaque jour, cela est une évidence. Tous les moyens à mettre en œuvre seront dépendants du nombre de documents à traiter. Mais attention aux raisonnements simplistes : multiplier la quantité de documents numérisés chaque jour par 5 ou 10 ne conduit pas toujours à juste multiplier les équipements et les équipes par cinq ou dix. Des effets de seuils apparaissent souvent et nécessitent de repenser une chaine de numérisation lorsqu'il y a des changements importants de volumétrie. 3.3 Définir l'usage des documents numérisés Il faut analyser les usages des documents une fois qu'ils seront numérisés. Conserver des bordereaux de livraison ne nécessite pas la même qualité d'image numérisée que le stockage de logos pour une application de gestion de marques et de brevets. La numérisation doit être adaptée aux besoins. Vouloir trop bien numériser est souvent un coût inutile voire un risque (par exemple en créant des procédures qualité impossibles à respecter). Une validation de la qualité des images numérises numérisées par rapport aux exigences des utilisateurs doit être effectuée préalablement au démarrage de la chaine de numérisation. 3.4 Numériser à la bonne résolution 17 / 22

18 La résolution de la numérisation, c'est à dire le nombre de points d'analyse du document original par mm ou par pouce, est fondamentale. Trop faible, l'image numérique sera inutilisable, trop importante, l'image sera trop volumineuse. De plus, une forte résolution de numérisation conduit à des temps de numérisation qui sont généralement plus long. Il faut noter que résolution et couleur sont en partie liés. En effet, il est souvent possible de diminuer la résolution d'analyse si celle-ci se fait en couleur. Inversement, si les images sont en N&B, il faut augmenter la résolution. 3.5 Choisir la bonne couleur Le choix de numériser en Noir & Blanc, en niveaux de gris ou en couleur dépend principalement de deux facteurs : le type de document en entrée et l'usage des documents numérisés en sortie. Souvent la couleur est inutile mais parfois elle est obligatoire. Des tests seront toujours le moyen de choisir la méthode de numérisation en ce domaine. 3.6 Des formats d'images et des méthodes de compression adaptés Le choix d'une méthode de compression est essentiel. Idéalement, il ne faudrait pas compresser les documents numérisés afin de pouvoir préserver toute leur qualité. Mais il est souvent impossible de stocker les documents sans compression, du fait de l'espace disque gigantesque nécessaire à leur stockage. A titre d'exemple, une page A4 numérisée en couleur en 200 dpi (200 points par pouce) représente, sans compression, environ 11,5 Mo. La même image comprimée en suivant la méthode JPEG (Joint Photographic Experts Group) ne représente plus qu'un seul Mo. Si le document est numérisé en N&B et comprimé par une méthode du type Fax Groupe 4, le document n'occupe plus qu'une cinquantaine de Ko. Ainsi, suivant le choix de la méthode de compression, un même document peut occuper un espace disque variant de 1 à 20 ou 30. Malgré la baisse constante des prix des supports de stockage (disques magnétiques, mémoires flash, DVD, Blu-ray, etc.), la compression est en général nécessaire pour rester dans des coûts de stockages économiquement viables. Dans tous les cas, il est impératif de réaliser des tests préalablement à toute utilisation d'une méthode de compression car toutes les méthodes dites non réversibles (comme JPEG ou JPEG 2000) conduisent à des pertes d'information, voire des modifications de l'image après décompression. Il faut donc s'assurer que la méthode de compression est compatible avec les besoins des utilisateurs. De façon générale, le résultat est souvent un compromis entre qualité de l'image et gain d'espace disque. 3.7 Des post-traitements maitrisés 18 / 22

19 Il convient de bien valider les effets des post-traitements sur les images (redressement des pages, suppression de points isolés, suppression des pages blanches, etc.) et de s'assurer que ces actions resteront cohérentes dans le temps. 3.8 Un usage périodiques de mires de contrôle Les mires de contrôle (comme par exemple la mire définie dans la norme ISO 12653:2000 Imagerie électronique -- Cible d'essai pour le scanning en noir et blanc des documents de bureau) sont des outils indispensables pour l'exploitation d'une plate-forme de numérisation. Ces mires peuvent utilisées à différents fins : - Tout d'abord, elles permettent le choix d'un scanner en vérifiant les capacités réelles d'un tel outil ; - Ensuite, elles permettent, au jour le jour, la vérification du bon fonctionnement des numériseurs ; - Enfin, si elles sont numérisées périodiquement, par exemple à des moments spécifiques de la production (démarrage de la chaine, après une opération de maintenance, etc.), elles servent de traces objectives du fonctionnement des numériseurs. 3.9 Une indexation efficace et vérifiée Bien indexer les documents est capital. Si l'indexation est mal réalisée, il sera impossible de retrouver un document dans le futur. Surtout, les éléments qui disent «qui» il est, indispensables dans toute procédure juridique, seront absents, impliquant qu'il a perdu une partie ou la totalité de sa capacité probante. Pour indexer, il existe plusieurs moyens, plus moins automatisés, depuis la saisie directe par un opérateur jusqu à des logiciels de reconnaissance de documents, en passant par l'usage de codes à barres. D'une façon schématique, plus la saisie des index est manuelle, plus le contrôle est long. Inversement, plus la saisie est automatisée, plus le travail préparatoire de mise en œuvre de la chaine de production est complexe. Pour une saisie manuelle, l'idéale est de faire saisir deux fois les mêmes données par deux personnes différentes et de les comparer. En cas de désaccord, entre les 2 premières saisies, une troisième personne est appelée à trancher. La méthode est couteuse, mais la justesse des index est très grande. De plus, le contrôle s'effectuant en permanence, il n'y a que très peu de possibilités pour que, même en cas d'erreurs, beaucoup de documents aient des index erronés. Pour les saisies automatiques, la fiabilité de l'indexation dépend de la qualité des outils et de leur mise au point. Toute lacune dans la conception du système pourra entraîner des erreurs en série. A l'inverse des saisies manuelles, une approche automatisée de l'indexation peut conduire, en cas de dysfonctionnement, à des nombres élevés de documents mal indexés ou mal identifiés. En clair, même des indexations automatiques doivent prévoir des contrôles réalisés par des humains. 19 / 22

20 3.10 Des outils de pilotage de la numérisation qui pilotent vraiment Les logiciels de pilotage de la numérisation de la chaine de numérisation sont fondamentaux. Au delà du simple contrôle des numériseurs, ces outils doivent permettre : - De connaître les équipements et les logiciels en fonctionnement ; - De définir des lots de documents à numériser si nécessaire ; - De permettre des transformations (par exemple regrouper X pages numérisées dans un seul document) ; - De connaître en permanence l'état de la production (nombre de pages traitées, nombre de fichiers produits, etc.) ; - De faciliter les reprises en cas d'incidents ; - De tracer le fonctionnent global du système Une journalisation complète Une bonne traçabilité du système doit être mise en œuvre. Pour ce faire, la chaîne de numérisation doit posséder des moyens pour enregistrer tous les évènements de son fonctionnement : documents traités, fichiers produits, incidents, etc. Ces journaux : - Ne doivent pas être accessibles aux opérateurs ; - Doivent être protégés, notamment pour préserver leur intégrité ; - Doivent pouvoir être exploités facilement par les auditeurs Une sécurité de bon niveau Même le coffre-fort le plus solide et le plus sophistiqué du monde ne sert à rien s'il est posé au milieu de la place de la Concorde à Paris avec un post-it collé sur sa porte qui indique quelle est la combinaison pour l'ouvrir. Pour ce qui est de l'informatique, c'est un peu la même chose. Des éléments périphériques au système de numérisation non sécurisées peuvent mettre en cause tout le processus de numérisation et donc l'intégrité des informations stockés. Il faut que le système de numérisation soit intégré dans un environnement suffisamment fiable pour que l'on ne puisse pas remettre en cause ce qu'il a enregistré. Pour cela, il faut : - Évaluer les risques ; - Définir les mesures qui permettent de supprimer ou de réduire ces risques Etablir des procédures Démontrer qu'un document a bien été numérisé reviendra souvent à démontrer qu'il l'aura été suivant des procédures adéquates. 20 / 22

21 Pour une plate-forme de numérisation, on doit disposer de procédures directement liés : - A la réception des documents ; - A la préparation de ceux-ci ; - A leur numérisation ; - A leur indexation ; - Aux contrôles des processus ; - A la destruction des documents ou leur restitution à leur propriétaire (avec ou sans reconditionnement). Il doit y avoir aussi des procédures liés aux matériels et aux logiciels (calibrage du numériseur à l'aide de mires de contrôle, sauvegardes, configuration, maintenance, etc.) Une maintenance réelle et contrôlée La maintenance, qu'elle soit préventive ou curative, est déterminante pour tout système informatique. Un système de dématérialisation ne fait pas exception à la règle. Par exemple, un numériseur peut voir ses performances se dégrader dans le temps : son capteur peut avoir une baisse d'efficacité ou encore la lampe qui illumine les documents à numériser peut perdre de sa puissance en vieillissant. De ce fait la numérisation sera de moins bonne qualité et, éventuellement, des documents pourront devenir illisibles. Il faut donc une maintenance efficace et contrôlée par des outils de suivi Des formations conformes aux besoins des personnels La mise en œuvre efficace des procédures nécessite que le personnel possède une très bonne connaissance de celles-ci. Cette bonne connaissance ne peut être obtenue que par des formations adaptées. Bien évidement, il faut à la fois des formations initiales, par exemple lors de l'embauche ou lors de la mise en œuvre d'un nouveau matériel mais aussi des formations au fil de l'eau, pour tenir compte de l'évolution de la vie du système : prise en compte de nouveaux documents, évolution de règles juridiques portant sur les documents à traiter, etc. La formation continue est aussi un moyen d'éviter que les équipes d'exploitation ne sombrent dans la routine Les audits pour s'assurer que tout est correct Pour savoir si le système fonctionne conformément aux exigences qui lui ont été imposées et si les procédures sont respectées, il est nécessaire de réaliser périodiquement des audits de celui-ci. Ces audits doivent être de deux types pour être efficaces. 21 / 22

22 - D'une part, il convient de mettre en œuvre un audit continu des opérations. Cela peut se faire principalement par le recours à des moyens de journalisation et d'enregistrement de toutes les actions réalisées dans le système, aussi bien celles suites à des interventions des opérateurs (quelle personne a fait quoi à quel moment?) que celles produites en automatique par le système par lui-même (par exemple l'utilisation d'une fonction de nettoyage des images numériques des documents). Un examen périodique de ces journaux doit être effectué afin de détecter le plus rapidement possible toute erreur survenue durant le fonctionnent du système. Ce type d'audit est avant un moyen de suivi des opérations aux quotidiens. - D'autre part, il est nécessaire de prévoir des audits par un expert externe aux équipes qui exploitent au quotidien le système. Cet audit externe a pour objectif : o De s'assurer que le document existe bien et est bien conforme aux équipements et aux procédures ; o De vérifier que les procédures sont effectivement appliquées ; o De contrôler qu'il existe bien des manuels et des formations adaptés. L'audit externe permet aussi d'identifier les dérives progressives du fonctionnement du système Conclusion L ensemble de ces recommandations constitue en état de l art, en l état actuel, qui doit bien entendu être adapté aux documents considérés et aux enjeux qui y sont attachés. Les moyens mis en œuvre devront être proportionnés aux risques associés à une remise en cause de la valeur des documents numérisés../. 22 / 22