CAHIER DES CHARGES. Appel d offres n AO n CDT-NET/2011

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1 AO n CDT- NET/2011 Entretien et nettoyage des locaux du Centre de traduction, évacuation des déchets et destruction de documents à caractère confidentiel CAHIER DES CHARGES Appel d offres n AO n CDT-NET/2011 Entretien et nettoyage des locaux du Centre de traduction des organes de l Union européenne, évacuation des déchets et destruction de documents à caractère confidentiel. c.c. page 1/41

2 TABLE DES MATIERES 1 INFORMATIONS CONCERNANT L'APPEL D'OFFRES Objet du contrat Conditions de l'appel d'offres Description du service à fournir LOT LOT EXIGENCES DU CENTRE (lot n 1) Bâtiment et surfaces à nettoyer : Mesures générales d exécution des prestations Personnel d exécution Matériel et produits de nettoyage Locaux et fournitures mis à la disposition du contractant Contraintes diverses et/ou spécifiques Contrôle des travaux et manquements constatés EXIGENCES DU CENTRE - Mesures générales d exécution - (lot n 2) Collaboration avec d autres entités : offres conjointes et sous-traitance (lots n 1 et n 2) Responsabilité et assurances + garantie de bonne fin Contrat Durée du contrat Résiliation Prix, paiement et taxe sur la valeur ajoutée Révision du prix Désignation des représentants du Centre de traduction et du soumissionnaire EVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES - CRITERES D'EXCLUSION (Articles 93 et 94 du règlement financier) Critères d exclusion EVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES - CRITERES DE SÉLECTION (lot n 1 et lot n 2) 19 5 EVALUATION DES OFFRES - CRITÈRES D'ATTRIBUTION 22 6 COMMENT SOUMISSIONNER 22 7 FORME ET CONTENU DE L OFFRE 23 8 CONTACTS Avant la date de clôture de la remise des offres Après l ouverture des offres Visite des lieux obligatoire (pour le lot 1) GENERALITES ANNEXES 25 ANNEXE I Bordereau des prix ANNEXE II - Déclaration sur l honneur ANNEXE III - Modèle lettre de garantie bancaire (lot1) 31 ANNEXE IV - Descriptif des prestations (lot1) 32 ANNEXE V - PROGRAMME DES TRAVAUX A EXECUTER(fichier xls) 33 ANNEXE VI - Contrôles relatifs aux prestations (lot1) 34 ANNEXE VII - Procédures d'intervention (lot1) 35 ANNEXE VIII - Tableaux des superficies (lot1) 36 ANNEXE IX - Projet de contrats 37 ANNEXE X - Fiche de renseignements 38 ANNEXE XI - Capacité économique et financière 39 ANNEXE XII - Fiche d'information concernant l'offre 39 ANNEXE XIII - Déclaration d'intention du sous-traitant 39 ANNEXE XVI - Liste des jours fériés c.c. page 2/41

3 1 INFORMATIONS CONCERNANT L'APPEL D'OFFRES RÉSUMÉ Service ordonnateur Objet Contrat Durée du contrat Lieu d exécution Centre de traduction des organes de l Union européenne, ci-après dénommé le Centre L'objet du marché est divisé en deux lots. Le Lot 1 consiste en la conclusion d'un contrat de services portant sur l'entretien et le nettoyage des locaux occupés par le Centre. Le lot 2 est la conclusion d'un contrat de services portant sur l évacuation des déchets et la destruction de documents à caractère confidentiel. Les contrats de services établissent les dispositions légales, financières, techniques et administratives régissant les relations entre le Centre de traduction et le contractant au cours de leur période de validité. 1 an avec possibilité maximale de trois reconductions tacites de un an Dans les locaux du Centre de traduction au bâtiment Nouvel Hémicycle (1 rue du Fort Thüngen L-1499 Luxembourg Kirchberg) 1.1 Objet du contrat L'objet du marché est divisé en deux lots. Les lots n 1 et 2 consistent respectivement en la conclusion d'un contrat de services portant, d une part, sur l'entretien et le nettoyage des locaux occupés par le Centre (lot n 1) et, d autre part, sur l évacuation des déchets et la destruction de documents à caractère confidentiel (lot n 2). Ces contrats ont pour objectif d assurer une prestation de qualité telle que définie dans le présent cahier des charges. Ils seront conclus pour une durée maximale de 4 (quatre) ans. Le contractant devra compléter le formulaire d'offres de prix figurant en Annexe I. L'offre devra être transmise en suivant scrupuleusement les instructions relatives à la procédure de soumission décrite au point 5 du présent cahier des charges. Concernant le lot 1, des prestations optionnelles, dont la nécessité apparaîtrait en cours de contrat, pourront en outre être confiées au contractant. Elles feront l'objet, avant exécution, d'une constatation contradictoire entre les deux parties et d'une offre de prix selon les prix indiqués à l'annexe I. Après accord, ces prestations feront l'objet d'un bon de commande spécifique du Centre et seront facturées séparément. Le but du présent document est de fournir les informations générales sur le bâtiment du Centre de traduction des Organes de l Union européenne (ci-après nommée «le Centre»), concerné par ce marché et les prestations attendues par le soumissionnaire. 1.2 Conditions de l'appel d'offres Dans le cadre de cet appel d'offres, les termes ci-dessous sont définis comme suit: Soumissionnaire Dans le contexte du présent appel d'offres, il faut entendre par «soumissionnaire» : personne morale ou physique pouvant exercer ce genre de prestations de services suivant la réglementation applicable. c.c. page 3/41

4 Division en lots Le marché est divisé en 2 lots : Lot 1 : prestations de services d entretien et de nettoyage des locaux occupés par le Centre. Lot 2 : prestations de services d évacuation des déchets et de destruction de documents à caractère confidentiel. Variantes obligatoires Néant. Variantes libres Néant. Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 6 mois calendrier à compter de la date ultime de remise des offres. Groupement des soumissionnaires - Association Dans le cas où les soumissionnaires souhaiteraient se présenter en Association, cette intention doit être indiquée dans un document commun. Ce document doit stipuler la forme de l'association et les indications concernant le mandataire commun et unique. Les renseignements demandés doivent être fournis par le soumissionnaire individuel et par l'ensemble des soumissionnaires formant l'association (documents consolidés). Offres partielles Le marché est divisible en 2 lots, les soumissionnaires pourront se présenter à l un ou l autre lot, ou aux deux lots. Offres incomplètes Le Centre de traduction se réserve la faculté de rejeter toute offre incomplète. Clauses contractuelles Par le fait de soumissionner, les soumissionnaires accepte les conditions du présent appel d'offres, telles qu'elles sont indiquées au présent cahier des charges et à ses annexes et elle renonce à ses propres conditions de vente. Déclaration Les soumissionnaires déclarent avoir pris connaissance des lieux et avoir pu apprécier l'étendue et la qualité des prestations demandées, ainsi que les difficultés possibles. Elles ne pourront faire prévaloir une erreur ou une inexactitude de l'étude pour mettre en cause le contrat ou demander sa modification. c.c. page 4/41

5 Obligation de conclusion La présente procédure d'appel d'offres ne constitue pas, pour le Centre de traduction, une obligation de conclure un contrat. Indemnisation pour participation à l'appel d'offres Les soumissionnaires n'ont droit à aucune indemnisation. Offre de prix L offre doit être établie en tenant compte des dispositions suivantes : - l offre doit être rédigée dans une des langues officielles de l Union européenne. Elle doit être parfaitement lisible de manière à éviter tout doute éventuel quant aux mots et aux chiffres ; - les prix offerts doivent obligatoirement être précisés au moyen du formulaire d offre de prix joint en annexe I du présent appel d offres ; - l offre doit être établie en euros (EUR) avec maximum deux positions après la virgule ; - les prix sont révisables en application de l'article I.4 du contrat à condition de respecter les modalités décrites dans cet article ; - les prix seront calculés pour couvrir toutes les dépenses supportées par le contractant dans l exécution du contrat ; - les prix offerts s entendent exempts de droits, impôts et taxes, y compris la taxe à la valeur ajoutée ; le Centre de traduction en étant exonérée suivant les articles 3 et 4 des dispositions du protocole sur les privilèges et immunités de l Union européenne. 1.3 Description du service à fournir LOT 1 Entretien et nettoyage des locaux occupés par le Centre selon le planning prévu et dans le respect des exigences LOT 2 Évacuation des déchets et la destruction de documents à caractère confidentiel. 2 EXIGENCES DU CENTRE (LOT N 1) 2.1 Bâtiment et surfaces à nettoyer : (a) Nom : Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen L-1499 Luxembourg Kirchberg (ci- après dénommé NHE). Le contrat sera donc fluctuant en fonction de l occupation des bâtiments, le contractant est tenu d en tenir compte et ne pourra en aucun cas demander une compensation quelconque en cas de déménagements et/ou changements dans le métré global. Cette clause vaut également en cas de fermeture définitive d un bâtiment. c.c. page 5/41

6 La structure architecturale des bâtiments peut être modifiée pendant la durée du contrat. Ces transformations peuvent influencer les travaux à exécuter et donner lieu à une révision du prix relatif à la surface considérée ainsi qu'à la nature des matériaux. La modification des prix se fera d'un commun accord sur base des prix et heures proposés dans le bordereau de prix. Les plans du bâtiment NHE seront remis aux soumissionnaires lors de la visite des lieux obligatoires. Bâtiment NHE : 6 niveaux - Surface totale 4004,82 m² 2.2 Mesures générales d exécution des prestations Le contractant s'engage à procéder à la surveillance et à l'entretien préventif et systématique, tels que décrits dans le présent cahier des charges, selon les règles de l'art. Le personnel du contractant ainsi que le personnel de ses sous-traitants éventuels est instruit et travaille sous la surveillance permanente et la responsabilité civile du contractant. Le contractant devra notamment prendre toute mesure apte à prévenir tout accident pouvant mettre en péril l'intégrité physique de son personnel et du personnel du Centre Plan de sécurité : Le contractant établit le plan de prévention spécifique au présent marché. Il reprendra l ensemble des mesures (sécurité, confidentialité, accès aux locaux, horaires, méthode de travail, balisage, formation spécifique) applicable au site. Le plan de prévention complet sera remis dans les 15 (quinze) jours suivant la date de début d exécution du marché et devra respecter toute la réglementation régionale, nationale et européenne dans les domaines sécurité, hygiène et environnement en vigueur au moment de l exécution des prestations Horaires des prestations : Les prestations de nettoyage auront lieu du lundi au vendredi de 17 heures à 21 heures sauf disposition contraire dûment indiquée par le Centre Congés fériés légaux et jours ouvrés : Le prix et heures de la soumission tiendront compte du fait que le nombre de jours de travail effectif est arrondi à 244 jours de prestations par année (ci-joint la liste des jours fériés pour l année 2012 cf. Annexe XIV. 2.3 Personnel d exécution Le contractant s'engage à apporter tout le soin nécessaire au choix et à l'emploi du personnel chargé d'exécuter les prestations objet du présent cahier des charges, notamment en n'employant que du personnel qualifié présentant toute garantie en matière de probité et d'hygiène. Les dispositions légales en matière de maintien du droit des travailleurs en cas de changement d'employeur du fait d'un transfert d'entreprise seront d'application dans le cadre du contrat de prestation de services (Directive 2001/23/CE du Conseil du 12 mars 2001). Les renseignements relatifs au personnel du contractant déjà en place seront communiqués sous une forme anonyme aux soumissionnaires qui en feront la demande expresse au pouvoir adjudicateur avant la remise des offres. c.c. page 6/41

7 2.3.1 Moyens humains minimaux à mettre en œuvre 1 personne d'encadrement et de contact unique pour le Centre. 1 personne de permanence, constante, capable de communiquer en français et/ou anglais, de 8h30 à 10h30 et de 13h30 à 15h30. Le planning de cette personne sera établi selon les besoins. Le contractant s'engage à affecter le nombre de techniciens de surface nécessaires et à mettre en place l'organisation de travail la plus appropriée pour obtenir une prestation de qualité selon les règles de l'art, pour l'ensemble des bâtiments concernés Personnel employé par le contractant (un) mois minimum avant la date de début d exécution du marché le contractant remettra au client une liste détaillée du personnel affecté aux travaux de nettoyage. Cette liste sera mise à jour lors de chaque rotation de personnel. Le contractant fournit les casiers judiciaires de son personnel Le personnel du contractant présent dans les locaux du Centre, y compris celui de ses éventuels sous-traitants, doit : - être à tout moment en mesure de démontrer qu'il est régulièrement mandaté par celui-ci ; - être porteur d'un titre d'accès fourni par le Centre; - compléter la fiche de présence à son arrivée et lors de son départ (dans tous les bâtiments); Le Centre se réserve le droit d exiger le retrait et/ou le remplacement immédiat d une ou plusieurs personnes affectées à l exécution du contrat sans avoir à en motiver sa décision et sans engager quelque responsabilité que ce soit Le contractant s'engage à prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire observer par son personnel, les règles de discipline et de sécurité en vigueur au Centre. Il se porte fort à l'égard du Centre du respect par les membres de son personnel, de l'interdiction d'emporter un objet quelconque appartenant au Centre et de l'interdiction de communiquer toute information dont il aurait pu avoir connaissance. Le groupe infrastructure et sécurité du Centre de traduction ou, à défaut, le service de gardiennage de l immeuble, se réserve le droit de vérifier le contenu des sacs du personnel lors de son départ Les emplois à court terme Étudiants remplaçants Le personnel exécutant ne pourra être remplacé par des personnels étudiants ou autres sous contrat à court terme que durant les périodes de congés annuels (juillet et août) sans excéder un taux journalier de 30 % de l'effectif normal. En dehors du personnel de remplacement pendant les périodes de congés, tout engagement de personnel intérimaire est interdit afin de garantir la qualité des prestations. En cas d absentéisme, maladie, congé etc. du personnel sur le terrain, il sera fait appel à du personnel formé spécialement au site. Une liste de remplaçants formés, sera mise à jour mensuellement, et fournie au Centre Formation du personnel La formation technique du personnel exécutant et encadrant constitue la base d'une garantie de bonne exécution des prestations. c.c. page 7/41

8 Le personnel de remplacement pendant les périodes de congés n'est pas concerné par cette mesure. Le Centre pourra informer l'inspection du travail du Grand-duché de Luxembourg en cas de carence manifeste du contractant dans le domaine de la sécurité de son personnel. 2.4 Matériel et produits de nettoyage Les machines utilisées doivent satisfaire aux prescriptions de sécurité applicable au Luxembourg. Elles se trouvent dans un état de fonctionnement impeccable La conception du matériel sera telle que son emploi ne cause aucun dommage au bâtiment, au mobilier, ou autres objets s y trouvant Les produits employés ne peuvent contenir des matières susceptibles de détériorer les tapis, moquettes, marches, carrelages, linoléums, métaux, etc. et ne doivent présenter aucun danger d'incendie, ni de risques de chutes pour les usagers (cire) Les détergents doivent être conformes aux exigences de l'article 2 de la Directive 73/404/CEE en terme de biodégradabilité : le niveau moyen de biodégradabilité des surfactants qu'ils contiennent doit être au minimum de 90% pour chacune des catégories suivantes de surfactant : anionique, cationique, non ionique et amphotérique. Les produits d'entretien doivent être de préférence des produits concentrés. Ils doivent être fournis dans des emballages réutilisables ou recyclables disposant d'un système de dosage avec indication des dosages appropriés et des instructions d'utilisation. En règle générale, les produits essentiellement à base d'ingrédients biodégradables sont à favoriser. Le contractant doit privilégier les produits qui ne contiennent pas d'eau de javel, d'edta (ethylènediaminetetraacetate), de formaldéhyde, de parfums à base de nitro musk et de substances classifiées cancérigènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction. Stockage des produits : le contractant remettra une fiche technique de tous les produits dangereux et/ou inflammables utilisés dans les 15 (quinze) jours après la signature du contrat et tiendra le Centre au courant des volumes présents dans l immeuble. Il respectera les lois en vigueur et les consignes internes pour le transport, le stockage, le traitement et l évacuation de tels produits. Le stockage des produits et du matériel devra être effectué dans des locaux prévus à cet effet et fermés à clé. 2.5 Locaux et fournitures mis à la disposition du contractant Le Centre mettra à disposition du contractant : - Un téléphone portable avec un numéro interne. - Des locaux pour stocker les chariots, aspirateurs et autres matériels. - Un local pour l entreposage des produits et des consommables. - La fourniture d énergie électrique, d eau chaude et froide. Les vêtements de travail et dispositifs de sécurité, ainsi que tous les ustensiles et fournitures nécessaires au nettoyage et à l'entretien sont à la charge exclusive du contractant. c.c. page 8/41

9 INSTRUCTIONS PARTICULIÈRES À RESPECTER Le contractant s engage à faire respecter par son personnel les instructions suivantes : (1) Toute zone en cours de nettoyage présentant un danger (zones humides) doit être signalisée/balisée. (2) Il est formellement interdit de fumer dans les locaux. (3) Il est formellement interdit d utiliser les téléphones des bureaux. Pour joindre la responsable du site, le personnel utilisera les téléphones installés dans les salles de réunion. (4) Les dossiers sont à laisser en lieu et place où ils se trouvent. (5) Les prises électriques arrachées ou endommagées lors du nettoyage à l aspiratrice ou autre machines seront signalées et remises en état aux frais du contractant. (6) Les projections de cire, polymère ou autres produits sur les plinthes, murs et meubles, etc. seront immédiatement enlevées. (7) Les dégâts constatés aux bâtiments, aux surfaces, aux appareils, meubles, etc., provenant de l inexpérience ou malveillance du personnel ou de la qualité du matériel et produits utilisés seront mis à charge du contractant. Le contractant sera tenu de procéder à la remise en état des dégradations constatées à ses frais. (8) Dans le cas où le personnel du contractant a ouvert les portes ou les fenêtres de bureaux, que ce soit par clé ou badge, il devra impérativement les refermer après le nettoyage. (9) Luminaires : non compris le montage et démontage, mais bien le dépoussiérage extérieur comme les toiles d araignées ou les poussières apparentes, ainsi que les lampes avec réflecteurs accessibles. (10) Téléphones, claviers et ordinateurs : dépoussiérage externe et enlèvement des traces, nettoyage complet et application d un spray désinfectant. (11) Tableaux à écrire/flipchart : comprend le dépoussiérage des pieds, dessus et goulottes des marqueurs. Comprend l effacement du tableau, sur demande uniquement. (12) Armoires/placards : le dépoussiérage intérieur n est pas compris. Seules les parties visibles des étagères (rebords) accessibles sont à prendre en considération. Prévoir un nettoyage mensuel des dessus d'armoires. (13) Bureaux ou armoires fortement encombrés : il n y a pas lieu de déplacer les objets. Seules les zones accessibles seront entretenues. (14) Salles de réunion, de conférence et de formation : le nettoyage des sols doit se faire selon l'utilisation, un contrôle visuel journalier doit permettre d'évaluer la nécessité de la prestation. Un nettoyage hebdomadaire est à prévoir. Le planning d'occupation des salles, actualisé régulièrement, sera mis à disposition dans le cahier de liaison. (15) Vitrines : nettoyage régulier des traces de doigts sur les parois extérieures. Lavage complet de la partie intérieure si nécessaire et au minimum 2 fois par an. c.c. page 9/41

10 (16) Cloisons vitrées impostes miroirs - portes vitrées à portée de main : comprend le nettoyage des traces de doigts inclus dans la prestation quotidienne et le lavage complet lorsque nécessaire et au minimum 2 fois par an. (17) Vaisselle : l enlèvement de la vaisselle dans les bureaux n est pas à la charge du contractant. Le nettoyage de la vaisselle n est pas à effectuer par le contractant, excepté pour les salles de réunion, et dans les kitchenettes. (18) Réfrigérateurs : le nettoyage intérieur et la désinfection des réfrigérateurs est compris. (19) Kitchenettes : nettoyage des fours à micro-ondes, plans de travail, évier, remise en état de la kitchenette, nettoyage des sols, vidage des poubelles, etc.. (20) Fontaines à eau : vider le récupérateur d'eau et nettoyer les éventuelles éclaboussures. (21) Tapis anti-poussières : aspiration journalière (même si un changement régulier est prévu). (22) Plantes vertes : non compris ni l arrosage ni le dépoussiérage des plantes. Par contre, il est demandé d enlever les déchets éventuels des pots et/ou feuilles mortes tombés au sol et d ôter toute tâche disgracieuse des pots. (23) Toilettes : le contractant installera, à ses frais, des affiches dans tous les sanitaires. Celles-ci indiqueront dates et heures de passage et seront paraphées après chaque opération de nettoyage. Ces affiches devront recevoir l approbation du Centre avant leur apposition. Comprend un récurage des sols et des sanitaires bimensuel. (24) Panneaux de signalisation : prévoir un nettoyage trimestriel des boîtiers des extincteurs et panneaux de signalisation. (25) Quai de déchargement: comprend le balayage hebdomadaire du quai. (26) Parkings extérieurs et abords des bâtiments : supervision hebdomadaire pour éliminer papiers, taches et autres détritus. (27) Ascenseurs et halls d ascenseurs : nettoyage journalier des traces de doigts sur les parois, dépoussiérage et balayage et/ou nettoyage humide des sols. Concernant l inox, s agissant d un revêtement difficile à entretenir, un résultat qualitatif durable attendu (absence de traces). Le contractant présentera dans son offre une méthode complète de nettoyage des inox (traitement préventif et procédure d entretien) (à annexer en pièce jointe au formulaire d offre de prix). 2.6 Contraintes diverses et/ou spécifiques Entretien des revêtements de sol en linoléum, pvc Lorsque la surface de sol est protégée par un film polymère, le contractant est tenu de maintenir l état de surface par lustrage et poli-vaporisation. Lorsqu elle est localement endommagée, prévoir des opérations de rénovation partielle localisées. Lorsqu elle est complètement abîmée ou usée, prévoir décapage et application de nouvelles couches de protection. Lorsque la surface de sol n est pas protégée par un film polymère. Sur tous les revêtements souples poreux et non protégés, prévoir un nettoyage mécanique à sec (spray méthode) destiné à ôter les traces en surface qui ne peuvent pas s éliminer par simple lavage. c.c. page 10/41

11 Un produit anti-dérapant complètera cet entretien Entretien des revêtements de sol moquette Le contractant présentera dans son offre une méthode globale de nettoyage des moquettes (à annexer en pièce jointe au formulaire d offre de prix). Ce qui veut dire, la manière dont elle entretiendra celle-ci (aspiration locale aspiration approfondie brossage détachage shampoing, etc.) Un détachage local est requis dès apparition de la tache et un shampoing si nécessaire. La méthode «bonnet ou disque textile» n est acceptée que pour un détachage local en surface mais non comme shampoing approfondi. Nota : 1. Une fréquence minimale d un shampoing annuel approfondi est demandée dans chaque local, dans les endroits de passage il faudra prévoir 2 shampoings par an. 2. Etant donné que des taches de café sont présentes régulièrement, prévoir des produits et méthodes de travail adaptées Tri et Évacuation des déchets Label de qualité SuperDrecksKëscht Le Centre s'est vue décerner par la SuperDrecksKëscht un label de qualité pour la gestion exemplaire de ses déchets depuis L'octroi de ce label récompense l'ensemble des fonctionnaires et agents de l'agence pour leur engagement réel dans la gestion écologique des déchets et leur contribution à l'amélioration de l'environnement. Un schéma de prévention et de gestion écologique des déchets a été mis au point avec un conseiller de la «SuperDrecksKëscht fir Betriber» dans le cadre d'une action commune du Ministère de l'environnement et de la Chambre des Métiers. L'agence avait déjà mis en place, depuis plusieurs années, une politique active de collecte, de recyclage et d'élimination de certains déchets spécifiques (papier, plastique, déchets ménagers, neutralisation des eaux usées d'atelier). La mise en œuvre du plan de gestion écologique des déchets est contrôlée et évaluée selon plusieurs critères, notamment la mise en œuvre de mesures de prévention et de réduction des déchets, la collecte sélective des substances résiduelles ainsi que la coopération avec des entreprises d'élimination agréées, garantes d'un recyclage qualitatif et d'une élimination écologique de ces substances résiduelles. Neuf catégories de déchets ont été définies (du verre et cannettes aux cartouches de toner des imprimantes et des photocopieuses en passant par les déchets ménager, le polystyrène, films plastiques). Différents types de conteneurs ont été mis en place, adaptés à leur différente nature. Les opérations de tri engendrent une charge de travail non négligeable dans le nettoyage quotidien de l entreprise, le tri des poubelles de bureau et le tri des containers doivent être effectué tous les jours. c.c. page 11/41

12 Récapitulatif : Conteneur Étage +1 +1b Quai extérieur Collecteur bleu 76 l (papier) Collecteur jaune 76 l (Valorlux) Collecteur gris 76 l (déchets ménagers) Collecteur vert 76 l (verre) 1 collecteur de déchets volumineux 1m 3 pour films plastiques collecteur de déchets volumineux 1m 3 pour mousse plastique collecteur de déchets volumineux 1m 3 pour films polystyrène Collecteur pour piles 30 l 1 1 Conteneur pour déchets ménagers 10 m 3 1 Conteneur pour papiers 1100 l Conteneur pour verre 240 l Contrôle des travaux et manquements constatés Le contrôle des locaux s'effectuera conformément aux dispositions de l'annexe VI. EXIGENCES DU CENTRE - MESURES GÉNÉRALES D EXÉCUTION - (LOT N 2) Préambule : c.c. page 12/41

13 Les déchets sont réputés triés à la source. Le contractant ne peut se prévaloir d une quelconque indemnité, en cas de problème lié à la nature des déchets se trouvant dans les contenants. Il en informe le Centre de traduction, qui s engage à prendre les mesures correctives. Généralités : Le Contractant s'engage à : a) Pour les bâtiments concernés, assurer les prestations relatives à l évacuation, au transport, au tri éventuel et au recyclage (valorisation, élimination) des déchets ; b) Assurer la mise en conformité des équipements qu'il met à disposition, à la suite des anomalies constatées par l'organisme agréé assurant le contrôle pour le compte du Centre de traduction, pour autant que ces anomalies lui soient imputables ; c) Fournir au Centre de traduction les certificats prouvant que les déchets sujets à recyclage particulier ont été traités selon les réglementations et normes en vigueur ; d) Prendre toutes les mesures pour éviter des dommages aux immeubles et aux installations, ne pas entraver la bonne marche des services du Centre de traduction et signaler, sans délai, toute anomalie qu'il constate pouvant porter préjudice aux personnes, aux lieux et aux biens quels qu'ils soient. e) Participer, le cas échéant, aux réunions que l agent responsable du Centre de traduction organise pour le suivi du contrat. Un compte rendu sera rédigé par le Centre de traduction et contresigné par les parties. f) Indiquer les destinations et procédés de recyclage prévus par type de déchets enlevés, dans les 30 jours suivant l entrée en vigueur du contrat, ainsi qu à chaque modification d au moins un des deux points ci-avant évoqués, pendant la période contractuelle. g) Informer le Centre de traduction de la nécessité d'améliorer et/ou d'ajouter certaines prestations non couvertes par le présent contrat. Cette information doit être accompagnée d'un devis et d éléments justificatifs, permettant une prise de décision. h) Remettre au Centre de traduction un rapport récapitulatif annuel indiquant d'une part, par bâtiment et par type de déchets, les quantités enlevées et recyclées, avec les dénominations des déchets et les codes CED2 (nomenclature européenne des déchets), et d'autre part, les suggestions d'amélioration éventuelles. Ce rapport est remis au plus tard le 15 janvier de l'année suivante. i) Pendant la durée de validité du contrat, respecter : - les règlements et dispositions légales en vigueur au Grand-duché de Luxembourg, notamment : les règlements du Ministère de l'environnement; la réglementation sur la Protection du Travail; les règlements des sociétés distributrices d'énergie et d'eau; les normes VDE relatives aux installations électriques ; - les règlements et dispositions légales européennes ainsi que les normes en vigueur relatives au recyclage des déchets. c.c. page 13/41

14 j) Fournir, à la demande du Centre de traduction, toutes les informations demandées par le Ministère de l Environnement, dans le cadre du plan de prévention et de gestion des déchets. k) Étiqueter le matériel mis à disposition (contenants). Outillage et équipements. Le Contractant doit, en tout temps, disposer de tout l'outillage normal et spécial ainsi que de tous les équipements spécifiques nécessaires à l'exécution des prestations prévues, ainsi que des équipements de travail et de sécurité réglementaires pour son personnel. I. DESCRIPTION DES PRESTATIONS EVACUATION/TRIRECYCLAGE/ELIMINATION DES DECHETS Le Contractant effectue les prestations en fonction : de la rapidité de remplissage des contenants, des besoins spécifiques au Centre de traduction. Les demandes pour les enlèvements des déchets et la destruction des documents à caractère confidentiels sont effectuées par courrier électronique ou par fax par un agent désigné du Centre. Les enlèvements des déchets se font pendant les heures d ouverture du Centre de traduction du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 14h à 16h. L agent désigné du Centre précise la nature des déchets ainsi que la quantité à enlever et fixe une date et une heure avec le contractant. Bâtiments concernés : Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thünen L-1499 Kirchberg Bâtiment T, 90 Boulevard Konrad Adenauer L-2950 Kirchberg L enlèvement du contenu des contenants pour recevoir les déchets. Le pesage, pour les déchets estimés en unité de mesure relative au poids, effectué soit : auprès d un(e) organisme/firme agréé(e), par le contractant lui-même. Le contractant fournit annuellement les certificats relatifs aux dispositifs de pesages utilisés, délivrés par le service des «Poids et Mesures». Le cas échéant, estimation du volume, pour les autres déchets non pesés, réalisée conjointement par le contractant et l agent du Centre de traduction, lors de l enlèvement des contenants. Pour le pesage et l estimation du volume, un ticket et/ou un reçu, relatif au poids ou au volume, est à annexer à la facture. Le recyclage, la valorisation ou l élimination des déchets (formalités et tous frais y relatifs inclus) : le contractant remet les certificats d élimination des déchets concernés, en annexe à la facture. c.c. page 14/41

15 II. DESCRIPTION DES PRESTATIONS SPECIFIQUES A LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS /SUPPORTS INFORMATIQUES A CARACTERE CONFIDENTIEL Pour les bâtiments suivants assurer les prestations relatives à l évacuation, au transport et à la destruction des documents confidentiels : Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thünen L-1499 Kirchberg Bâtiment T, 90 Boulevard Konrad Adenauer L-2950 Kirchberg La destruction de documents confidentiels pourra, sur demande du Centre de traduction, s effectuer en la présence d un membre du groupe «Infrastructure et Sécurité». Mettre à disposition du Centre, Chariots en aluminium de 70 et 240 litres verrouillables avec fente d'introduction ; l enlèvement des chariots ainsi que la mise en place simultanée des chariots équivalent, vide ; Fournir au Centre de traduction les certificats de destruction des documents confidentiels enlevés et détruits selon la norme en vigueur DIN Collaboration avec d autres entités : offres conjointes et sous-traitance (lots n 1 et n 2) Deux options sont envisageables pour soumettre une offre en collaboration: en qualité de partenaires ou de sous-traitants. Aux fins de la présente procédure, les offres conjointes et la sous-traitance sont autorisées. Les offres peuvent également combiner ces deux formes de collaboration. Dans tous les cas, le statut de chaque partie vis-à-vis de l offre partenaire, dans le cadre d'une offre conjointe, ou sous-traitant doit être clairement indiqué dans l offre (y compris lorsque les différentes entreprises concernées appartiennent à un même groupe, ou lorsque l une d entre elles est la société mère des autres). Un document à compléter figure à cette fin à l Annexe XII. Les conséquences de ces deux modes de collaboration sont fondamentalement différentes Offres conjointes Il y a offre conjointe lorsqu une offre est présentée par un groupe de soumissionnaires. Les partenaires qui proposent une offre conjointe sont solidairement responsables de l exécution du marché dans son ensemble à l égard du Centre de traduction. Par conséquent, toute clause prévoyant, par exemple: que chacun des partenaires de l offre conjointe sera responsable d une partie des prestations; ou que plusieurs contrats devront être signés si l offre conjointe est retenue est incompatible avec le principe de responsabilité solidaire. Le Centre de traduction ne tiendra pas compte de clauses de ce type qui pourraient figurer dans une offre conjointe et se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation pour cause de non-respect des exigences du présent cahier des charges. c.c. page 15/41

16 Si un soumissionnaire a l intention de présenter une offre avec un partenaire, il convient de l indiquer dans l offre, de même que toute autre information pertinente à cet égard. Si un soumissionnaire envisage de soumettre une offre conjointe, il doit savoir que s il devient l attributaire du marché, le Centre de traduction exigera qu il donne une forme officielle à l association proposée, préalablement à la signature du contrat. Cela peut se faire sous la forme d une entité ayant la personnalité juridique, reconnue par un État membre, d une entité sans personnalité juridique mais offrant une protection suffisante des intérêts contractuels du Centre de traduction (selon l État membre concerné, il peut par exemple s agir d un consortium ou d une association temporaire). Les membres du groupe mandateront l un d entre eux: pour signer l offre et le contrat, si le marché leur est attribué, pour recevoir et traiter les paiements au nom et pour le compte du groupe, et pour gérer et coordonner le service fourni Sous-traitance Il y a sous-traitance lorsqu un contrat a été ou va être conclu entre le Centre de traduction et un contractant et que ce dernier, pour exécuter le marché, prend des engagements juridiques avec d autres entités pour fournir une partie du service concerné. Certaines tâches prévues dans le contrat peuvent être confiées à des sous-traitants, mais le contractant principal demeure entièrement responsable de l exécution de l ensemble du contrat vis-à-vis du Centre de traduction. En conséquence: le contractant principal sera le seul interlocuteur du Centre de traduction pour traiter toute question contractuelle, même si les tâches concernées sont sous-traitées; le contractant ne peut en aucun cas se soustraire à sa responsabilité vis-à-vis du Centre de traduction en invoquant une faute commise par le sous-traitant. Si l offre prévoit le recours à la sous-traitance, elle doit comprendre: 1) un document indiquant: la proportion du contrat qu ils entendent sous-traiter les critères de sélection des documents à sous-traiter, et les conditions contractuelles applicables. 2) une déclaration d intention de chaque sous-traitant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le marché (voir l Annexe XIII). Pendant la période d exécution du contrat, le contractant devra solliciter l autorisation écrite et préalable du Centre de traduction s il souhaite remplacer un sous-traitant par un autre et/ou s il envisage de sous-traiter des tâches qu il proposait, dans l offre initiale, de réaliser lui-même. c.c. page 16/41

17 2.8.3 Évaluation des offres conjointes et des offres prévoyant une sous-traitance Les critères d exclusion et de sélection (en ce qui concerne la viabilité financière) seront évalués pour chaque partie individuellement. Les documents requis pour ces étapes de la procédure doivent donc être fournis par chacun des membres du groupe. Les critères de sélection relatifs à la capacité économique/financière pour la prestation des services exigés au titre du contrat et à la capacité technique/professionnelle seront évalués pour le groupe dans son ensemble. Le soumissionnaire ne pourra sous-traiter tout ou partie de certaines prestations, qu'avec l'accord préalable et écrit du Centre de traduction. 2.9 Responsabilité et assurances + garantie de bonne fin Pendant toute la durée du contrat et de ses éventuelles prolongations, le soumissionnaire est responsable des dommages pouvant être causés aux personnes, aux biens et aux installations du fait de ses activités ou de celles de ses éventuels sous-traitants (voir article I.10 du contrat) Aux fins de couvrir sa responsabilité civile, le soumissionnaire devra avoir souscrit, à ses frais, pour toute la durée de ses travaux une assurance type "Responsabilité Civile Exploitation" avec extension des garanties aux biens confiés ainsi qu'à leur contenu, y compris les dommages provoqués par l'eau, le feu, la fumée, dont les capitaux assurés correspondront à la valeur de reconstruction à neuf et au remplacement du contenu du ou des bâtiments où s'exécuteront les travaux. Le soumissionnaire remettra au Centre de traduction et ce endéans les 15 jours, à compter de la date d entrée en vigueur du contrat, copie de la police d'assurance responsabilité civile et la preuve de paiement de la prime y afférente, qu'il aura contracté pour couvrir à suffisance sa responsabilité telle que décrite ci-dessus ; dans le cas contraire le Centre de traduction se réserve le droit d'annuler sa commande sans que cela ne donne lieu, en aucune manière, à l'indemnisation ou dédit de sa part. Le Centre de traduction doit être informé, sans délai et par lettre recommandée, de tout sinistre survenu sur les ouvrages et équipement Garantie de bonne fin (lot 1) 2.10 Contrat Le soumissionnaire doit assurer sa responsabilité professionnelle moyennant une garantie de bonne fin pour les travaux à exécuter en ce qui concerne lot 1. Cette garantie doit couvrir la réparation de la dégradation proprement dite ainsi que le préjudice subi par le Centre de traduction (indisponibilité des locaux, pertes de rendement, frais anormaux et en général toute conséquence négative pour l'exploitation du bâtiment). Cette garantie de bonne fin doit être déposée dans les 30 jours (trente) à compter de la date d entrée en vigueur du contrat. (Voir modèle en annexe III). Le Centre de traduction fera jouer la garantie de bonne fin sur simple appel. Le montant de la garantie de bonne fin doit être équivalent à 10% de la redevance annuelle. La garantie de bonne fin sera libérée au plus tôt dans les 30 jours (trente) après la fin des prestations contractuelles. Les contrats (un contrat par lot) et leurs annexes établissent les dispositions légales, financières, techniques et administratives régissant les relations entre le Centre de traduction et les soumissionnaires au cours de sa période de validité. (Voir projets de contrats, en Annexe IX). c.c. page 17/41

18 2.11 Durée du contrat Voir projet de contrat (Annexe IX) Résiliation Voir projet de contrat (Annexe IX) Prix, paiement et taxe sur la valeur ajoutée Voir projet de contrat (Annexe IX) Révision du prix Voir projet de contrat (Annexe IX) Désignation des représentants du Centre de traduction et du soumissionnaire Voir projet de contrat (Annexe IX). 3 EVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES - CRITERES D'EXCLUSION (Articles 93 et 94 du règlement financier) (lot n 1 et lot n 2) 3.1 Critères d exclusion A) Sont exclus de la participation les soumissionnaires: Preuve suffisante qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif ou de cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; Un extrait récent 1 du casier judiciaire OU Un document récent équivalent émis par une autorité judiciaire ou administrative du pays d origine attestant que ces exigences sont satisfaites. qui ont fait l objet d un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés; Suivant la législation nationale du pays d'établissement du soumissionnaire, les documents susmentionnés concernent les personnes morales et/ou les personnes physiques (y compris, le cas échéant, dans les cas des personnes physiques, les administrateurs du soumissionnaire ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle). 1 Par «récent», on entend au sens du présent point - émis moins de 12 mois avant la date de réception des offres. c.c. page 18/41

19 qui n ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts 2 selon les dispositions légales du pays où ils sont établis; qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier; qui, suite à la procédure de passation d'un autre marché ou de la procédure d'octroi d'une subvention financés par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles. Une attestation récente émise par l autorité compétente de l État membre ou du pays concerné. Annexe II À supposer qu un tel certificat ne soit pas délivré dans le pays concerné, il pourra être remplacé par une déclaration récente 3 sous serment ou une déclaration solennelle de la personne concernée devant une autorité judiciaire ou administrative, ou devant un notaire ou un organisme professionnel agréé de l État membre ou du pays concerné. B) Sont exclus de la procédure d attribution du marché les soumissionnaires: qui se trouvent en situation de conflit d intérêts 4, qui se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur ou n'ont pas fourni tous les renseignements demandés. Le soumissionnaire, ou un membre quelconque de son personnel (le cas échéant), ne peut être fonctionnaire ou autre agent en activité au service d'une institution ou d un organe européen. Il ne peut pas non plus être ancien fonctionnaire ou autre agent de cette institution ou organe, titulaire d'une pension ou d'une indemnité mensuelle payée sur le budget d'une institution ou d un organe européen. Preuve suffisante Annexe II 4 EVALUAION DES SOUMISSIONNAIRES - CRITERES DE SÉLECTION (lot n 1 et lot n 2) A) Établissement, statut et forme juridique Preuve suffisante 2 Par «impôts», on entend tous les impôts directs et indirects (par ex. la TVA). 3 Par «récent», on entend au sens du présent point - émis moins de 12 mois avant la date de réception des offres. 4 Par ex. intérêts économiques, affinité politique ou nationale, lien familial ou tout autre lien ou intérêt partagé pertinents, références de clients dont les intérêts sont en conflit avec l objet du marché, etc. c.c. page 19/41

20 - Le soumissionnaire doit être ressortissant d un des États membres de l Union européenne ou avoir son siège ou être domicilié dans un État membre de l'union européenne ou de l'espace économique européen, ou dans un autre pays ayant conclu un accord sur les marchés publics pour la même catégorie de services avec les Communautés européennes, et en fournir la preuve conformément à sa législation nationale. Numéro de TVA, numéro d enregistrement dans un registre de la profession ou du commerce, copies des actes de fondation ou de constitution en société, photocopie de la carte d identité ou du passeport, etc. - Les soumissionnaires doivent indiquer leur statut juridique. - Les soumissionnaires doivent indiquer le nom et la qualité de la/des personne(s) qualifiée(s) pour représenter la/les partie(s) soumissionnaire(s) (en cas d offre conjointe) et habilitée(s) à signer le contrat si l offre est acceptée. Un document attestant que la personne indiquée est habilitée à représenter la partie soumissionnaire et à signer le contrat si l offre est acceptée. B) Capacité économique et financière Preuve suffisante - Les soumissionnaires doivent fournir la preuve de leur capacité économique et financière au moyen d'un ou de plusieurs des documents énoncés dans la colonne de droite. Attestation(s) appropriée(s) de banques ou preuve d assurance couvrant les risques professionnels ET/OU Présentation des bilans ou des extraits des bilans concernant les deux dernières années pour lesquelles les comptes sont clôturés, lorsque la publication du bilan est requise en vertu du droit des sociétés du pays où l opérateur économique est établi (annexe XI) ET/OU une déclaration du chiffre d affaires total et du chiffre d affaires concernant les services faisant l objet du marché au cours des trois derniers exercices pour lesquels les comptes ont été clôturés (annexe XI). RAPPEL Dans le cas de consortiums ou de groupements, les documents relatifs aux critères de sélection (section A & section B) doivent être fournis par chaque membre du groupe. c.c. page 20/41

21 C) Capacité technique Preuve suffisante - Les soumissionnaires doivent démontrer qu'elles disposent d'une infrastructure technique adéquate pour leur permettre d'effectuer le travail qui leur sera confié au titre du présent contrat en produisant : Liste des opérations similaires relatives aux prestations réalisées au cours des trois dernières années (surfaces, montants, dates, désignation et destinataires des services fournis) par le soumissionnaire et ses sous-traitants éventuels. ( compléter annexe XI) Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du soumissionnaire, l importance du personnel d encadrement pendant les trois dernières années. ( compléter annexe XI) Description des procédures et moyens techniques mis en œuvre par les soumissionnaires pour des marchés comparables. ( joindre document) Annexe XI D) Capacité professionnelle Preuve suffisante Les soumissionnaires doivent prouver qu ils disposent des compétences professionnelles requises pour effectuer les travaux qui leur seront confiés au titre du présent contrat conformément aux critères de qualité y établis. Fiche de renseignements ( compléter annexe X) Concernant leur organisation, les soumissionnaires (à l exception des personnes physiques travaillant à titre indépendant/individuel) doivent: indiquer les noms des personnes en charge de l exécution des travaux dans le cadre du présent appel d offres, en fournissant un organigramme détaillé permettant d identifier: les montants maximums couverts par la responsabilité civile et professionnelle du mandataire unique et de chaque cotraitant. ( joindre document) Preuve suffisante Annexe X Organigramme Copie de la responsabilité civile et professionnelle a) Dans le cas d offres conjointes de groupements ou consortiums de soumissionnaires ou de soustraitance, les critères d exclusion s appliqueront tant au groupe qu à chacun de ses membres, et au soumissionnaire autant qu à chacun de ses sous-traitants. En conséquence, chaque partie (y compris les sous-traitants) fournira le formulaire signé et les justificatifs y afférents. b) La «déclaration sur l honneur» (Annexe II) doit impérativement être fournie, dûment signée, par le soumissionnaire (et, le cas échéant, par chacun des membres du consortium) c.c. page 21/41

22 5 EVALUATION DES OFFRES - CRITÈRES D'ATTRIBUTION Le présent marché sera attribué par adjudication à l'offre présentant le prix le plus bas indiqué sur le Formulaire d'offre de prix (Annexe I) pour les lots 1 et 2. 6 COMMENT SOUMISSIONNER 6.1 PRÉSENTATION DE L OFFRE L offre doit être établie conformément aux dispositions de l ensemble des documents du présent appel d offres. Elle doit être précise et concise et établir clairement que le soumissionnaire est apte à satisfaire aux exigences du présent cahier des charges et à effectuer les travaux demandés dans les conditions imposées L'offre doit contenir toutes les informations requises pour que le pouvoir adjudicateur puisse l'analyser sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution définis ci-après. À noter que les soumissionnaires seront évalués sur la seule base des offres écrites soumises dans le cadre de cette procédure. Tous les documents justificatifs doivent être annexés. L offre doit être présentée en double exemplaire: un original et une copie. L'original portera clairement la mention «Original» et la copie, la mention «Copie» Les deux exemplaires de l offre doivent être placés à l intérieur de deux enveloppes fermées, insérées l une dans l autre. Sur l'enveloppe intérieure doivent figurer l'adresse de la section mentionnée dans la lettre d invitation à soumissionner ainsi que les mentions suivantes: Appel d Offres Référence n AO CDT/NET-2012 A ne pas ouvrir par le service courrier» Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes adhésives au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur. Il est fortement recommandé d utiliser du ruban adhésif dans tous les cas de figure. Si d autres emballages sont utilisés, ils sont assimilés à des enveloppes et traités comme tels. Les dispositions précitées s appliquent dès lors en tant que de besoin Les offres doivent être: (a) soit transmises par la poste sous pli recommandé et expédiées au plus tard le 13 janvier 2011 (le cachet de la poste faisant foi); (b) soit transmises par courrier privé, expédiées au plus tard le 13 janvier 2011 (le bordereau de dépôt faisant foi); (c) soit déposées par le soumissionnaire en personne ou un mandataire autorisé à la réception du Centre de traduction, au plus tard le 13 janvier 2011 à 17h30 (auquel cas un reçu, signé et daté par un agent du Centre de traduction autorisé à prendre livraison, devra être obtenu comme preuve de la soumission). La réception est ouverte du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30. Elle est fermée les samedis, dimanches et jours fériés du Centre de traduction. à l'adresse suivante: CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE Section affaires juridiques & finances «Nouvel Hémicycle», niveau -4 1, rue du Fort Thüngen L-1499 Kirchberg - Luxembourg c.c. page 22/41