BUREAU CANADIEN DES CONDITIONS D ADMISSION EN GENIE Guide modèle à l intention des ordres constituants L AUTHENTICATION DES DOCUMENTS D INGÉNIERIE

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1 BUREAU CANADIEN DES CONDITIONS D ADMISSION EN GENIE Guide modèle à l intention des ordres constituants L AUTHENTICATION DES DOCUMENTS D INGÉNIERIE Février 2009

2 Table des matières REMERCIEMENTS... III AVANT-PROPOS... III 1 PRÉAMBULE APERÇU Objet et portée Définitions CONCEPTS ET PRINCIPES DE L AUTHENTIFICATION Principes directeurs Objet du sceau Sceau traditionnel de l ingénieur Version électronique du sceau et de la signature de l ingénieur Signature numérique Compétence des membres constituants AUTHENTIFICATION DES DOCUMENTS D INGÉNIERIE Authentification de documents reliés à une seule discipline Authentification de documents reliés à de multiples disciplines Authentification d autres types de documents AUTRES POLITIQUES RECOMMANDÉES Modification de documents d ingénierie Politiques et procédures de conservation des documents Transmission de documents d ingénierie Entreposage et contrôle des documents d ingénierie Questions relatives à la conservation et au droit d auteur Retrait du sceau Annulation de la signature numérique...12 Février 2009 ii

3 REMERCIEMENTS Ce guide modèle reflète les pratiques actuelles et exemplaires des 12 membres constituants d Ingénieurs Canada qui réglementent l exercice de la profession d ingénieur au Canada. Bon nombre des membres constituants ont publié leurs propres guides sur la question et l un d entre eux, l Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ), s est doté d un système de gestion des signatures numériques. Ingénieurs Canada tient à remercier tous les membres constituants qui ont contribué à l élaboration de ce guide en lui faisant part de leurs pratiques exemplaires et en examinant le contenu de ce document. AVANT-PROPOS Dans les guides modèles nationaux, l on emploie le mot devrait pour indiquer que, parmi plusieurs possibilités, l une est particulièrement recommandée, sans que ne soient nécessairement mentionnées ou exclues les autres possibilités; ou qu une ligne de conduite est recommandée mais pas forcément exigée; ou encore (dans la forme négative), qu une certaine ligne de conduite est déconseillée sans toutefois être interdite (devrait signifie il est recommandé que). Le mot peut est employé pour indiquer qu une ligne de conduite est permise dans les limites du guide (peut signifie est autorisé à). Nous conseillons aux membres constituants qui souhaitent adopter, en tout ou en partie, une version de ce guide modèle d envisager de remplacer le mot devrait par le mot doit pour indiquer qu une exigence doit être respectée (doit signifie est tenu de), et ce, afin d en assurer la mise en application efficace dans leur zone de compétence. Février 2009 iii

4 1 PRÉAMBULE Au Canada, la réglementation de l exercice de la profession d ingénieur relève des ordres d ingénieurs des provinces et territoires. Ces ordres ont été établis en vertu d une loi sur les ingénieurs promulguée par leur assemblée législative provinciale ou territoriale et possèdent le pouvoir exclusif de délivrer des permis aux ingénieurs exerçant dans leur zone de compétence respective. Ingénieurs Canada est l organisme national qui regroupe ces ordres, ses membres constituants, et qui assure une fonction de coordination en favorisant leur reconnaissance mutuelle et en encourageant la plus grande uniformité possible dans l exécution des fonctions d attribution de permis. Ingénieurs Canada publie des guides modèles sur divers sujets afin d appuyer l élaboration de lignes directrices communes parmi ses membres constituants. Ces guides, qui sont l expression de principes généraux fondés sur un vaste consensus, reconnaissent et favorisent toutefois l autonomie de chaque membre constituant dans l administration de sa loi sur les ingénieurs. Les guides modèles d Ingénieurs Canada énoncent les principes d un aspect de l exercice et fournissent des conseils généraux sur les responsabilités professionnelles et déontologiques devant être prises en compte. Les guides modèles recommandent en outre des applications techniques, des politiques, des pratiques, ainsi que des exceptions, que les membres constituants peuvent adopter, en tout ou en partie, dans l élaboration de leurs propres guides sur le sujet. Le présent guide modèle d Ingénieurs Canada a été préparé conformément aux principes énoncés ci-dessus afin d aider les membres constituants à s acquitter de leurs responsabilités de protection du public grâce à des programmes qui encouragent les ingénieurs à parfaire leurs compétences après l obtention de leur permis. Il reflète les pratiques exemplaires en matière de réglementation et d utilisation de versions du sceau et de la signature numérique de l ingénieur qui peuvent être transmis par voie électronique avec des documents d ingénierie. Le Bureau canadien des conditions d admission en génie a préparé ce guide modèle avec la collaboration des membres constituants d Ingénieurs Canada. 2 APERÇU La plupart des membres constituants d Ingénieurs Canada ont publié des lignes directrices précises sur l authentification des documents d ingénierie au moyen du sceau d ingénieur. Cependant, la technologie moderne et les exigences du marché ont évolué à un point tel que la transmission électronique des documents d ingénierie est devenue une pratique de plus en plus répandue. Par conséquent, il incombe à la profession d ingénieur d assurer l intégrité du travail de l ingénieur dans le contexte de cette nouvelle pratique. 2.1 Objet et portée Ce guide modèle s adresse aux membres constituants d Ingénieurs Canada qui réglementent l exercice de la profession d ingénieur au Canada. Il a pour objet d expliquer les politiques et les pratiques actuelles et recommandées pour l authentification des documents d ingénierie qui exige l utilisation du sceau d ingénieur traditionnel sous la forme d une estampille matérielle ou électronique, ou sous la forme de la signature numérique de l ingénieur. Les politiques et les procédures relatives à l authentification des documents d ingénierie par l utilisation traditionnelle du sceau ou de l estampille d ingénieur reflètent les pratiques exemplaires des membres Février

5 constituants. Ces politiques et ces procédures sont présentées sous forme de guides sur l exercice de la profession. Ce guide modèle explique le rôle des membres constituants dans la réglementation et l utilisation de ces technologies pour l authentification des documents d ingénierie. La plupart des membres constituants ont adopté des politiques et des procédures détaillées conformes à leur loi sur les ingénieurs. 2.2 Définitions «Authentification» : pour les besoins de ce document, l authentification désigne le processus consistant à vérifier qu un document signé et portant le sceau d un ingénieur n a pas été modifié ni falsifié et qu il représente le contenu d origine de l ingénieur ayant apposé sa signature. «Authentification d un document d ingénierie» : certification d un document d ingénierie reconnaissant son authenticité, l identité de l auteur et les qualifications de l auteur à titre d ingénieur et reconnaissant que le document a été préparé par un membre en règle de l ordre compétent conformément aux lois, aux règlements et aux pratiques d ingénierie applicables de cet ordre. «Ingénieur coordonnateur (ou intégrateur)» : ingénieur qui est responsable de l intégration de l expertise et du travail d autres ingénieurs et qui assume la responsabilité globale et complète des travaux, y compris l authentification des documents d ingénierie. Peut aussi être appelé «ingénieur responsable». «Ingénieur collaborateur» : ingénieur qui possède une expertise technique spécialisée et qui assume la responsabilité technique ou administrative d une partie des travaux d ingénierie, responsabilité sur laquelle peut compter l ingénieur coordonnateur. «Données» : représentation d informations ou de concepts, sous quelque forme que ce soit. «Signature numérique» : information, sous forme numérique, qu un ingénieur, tel qu autorisé par son ordre, a créé ou adopté, et qui consiste en un assemblage de lettres, de caractères, de chiffres ou d autres symboles en format numérique qui sont intégrés, joints ou associés à un document électronique et qui constituent l équivalent d une signature sur papier. Au Québec, l on emploie plutôt le terme «signature technologique» (voir la définition). «Supervision directe» : responsabilité du contrôle et de l exécution du travail d ingénierie d un subordonné. «Document» : ensemble d information unique et cohérent, enregistré sur un support quelconque sous forme de mots, de symboles, de sons ou d images, ou de tout autre système de symboles. Selon le support utilisé, l information est définie et structurée au moyen de caractéristiques tangibles ou logiques, et peut être rendue à l aide de tout type d écriture. «Intégrité du document» : terme indiquant que l information contenue dans un document n a pas été modifiée depuis que le document a été authentifié, et qu elle a été conservée dans son intégralité sur un support qui en assure la stabilité et la durabilité requises, tout au long des différentes phases de son cycle de vie, y compris l authentification, la consultation, l examen, la vérification, la fragmentation, la reproduction, le transfert, la transmission, le stockage, Février

6 l archivage, la destruction, la récupération, la reconstitution ou la manipulation, conformément aux lois et règlements provinciaux et territoriaux applicables. «Document électronique» : données qui sont enregistrées ou stockées sur un support quelconque dans ou par un système informatique ou un dispositif semblable, et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un système informatique ou un dispositif semblable. Le terme englobe l affichage, la sortie imprimée ou tout autre mode de sortie de ces données. Le terme employé au Québec est «document technologique». «Ingénieur» : pour les besoins du présent guide, signifie un ingénieur qui est inscrit à titre de membre en règle de l Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) ou un professional engineer qui est inscrit à titre de membre en règle de tout ordre provincial ou territorial d ingénieurs autre que l OIQ. «Document d ingénierie» : document de toute sorte enregistré sur un support quelconque qui exprime le travail d ingénierie réalisé par un ingénieur. Les exemples comprennent, notamment, les dessins préparés en tant qu instructions graphiques fondées sur des décisions d ingénierie, les notes de conception incluant les calculs, les rapports préalables sur la santé et la sécurité, les rapports basés sur le jugement professionnel de l ingénieur, les normes et spécifications techniques, les procédures techniques, les lignes directrices techniques et les formulaires devant être soumis aux autorités réglementaires. «Logiciel d ingénierie» : tout logiciel commercial ou développé par un praticien, créé et utilisé pour fournir à l ingénieur l information sur laquelle il s appuiera pour exercer son jugement professionnel, ou pour produire des documents sur lesquelles l ingénieur sera tenu d apposer son sceau. «Signature manuscrite» : nom ou marque personnelle que l ingénieur appose sur un document sous forme manuscrite et qu il utilise habituellement pour exprimer son consentement ou reconnaître sa responsabilité à l égard du document ou pour authentifier le document. «Impression» : reproduction exacte (d un sceau, d une signature, d une estampille) apposée sur un document, quel que soit le support utilisé. «Original» : document qui émane directement de l auteur et qui constitue la seule source authentique de copies ou de reproductions. Dans le cas des documents technologiques, l intégrité de l original doit être assurée, et l original doit pouvoir être relié à une personne, que le document soit publié/diffusé ou non. Il s agit de la copie maîtresse du document qui est utilisée pour créer des copies supplémentaires à des fins de distribution ou pour d autres utilisations. «Plan» : document d ingénierie contenant des informations intelligibles sous forme graphique, au moyen d une combinaison de lignes et de caractères (lettres, chiffres, signes et symboles). «Conservation» : stockage de documents authentifiés de manière à pouvoir les récupérer ultérieurement, sur demande, sans qu ils aient été modifiés. «Apposition du sceau» : apposition, tel qu autorisé par l organisme d attribution de permis, de la signature de l ingénieur, de son titre, de son numéro de membre et de la date, OU du sceau ou de l estampille de l ingénieur, y compris la date dans tous les cas, conformément aux exigences de la loi provinciale ou territoriale sur les ingénieurs et des règlements qui s y Février

7 appliquent. Il peut s agir d un sceau et d une signature physiques dans le cas des documents papier ou d un sceau ou d une signature numériques dans le cas des documents électroniques. «Document signé et portant le sceau de l ingénieur» : document qui est signé et qui porte une impression du sceau d ingénieur attestant de l intégralité et de l exactitude du document. «Signature» : nom ou marque personnelle qu un ingénieur appose sur un document et qu il utilise habituellement pour exprimer son consentement et engager sa responsabilité à l égard du document, ou pour l authentifier. Lorsqu elle est apposée sur un document, la signature de l ingénieur constitue une signature, conformément aux lois et réglementations locales. «Logiciel» : ensemble des informations, commandes, instructions, programmes ou procédures nécessaires à l utilisation et à l exploitation d un système informatique, d un de ses éléments ou de tout autre dispositif de traitement de données numériques. Le logiciel est indépendant du support sur lequel il est enregistré. «Sceau» ou «estampille» : ces termes équivalents désignent la marque officielle que l ingénieur inscrit en tant que membre en règle de l ordre responsable est autorisé à utiliser et qu il peut reproduire par tout moyen permettant de produire une impression, y compris des procédures basées sur les technologies de l information. «Document technologique» : document utilisant des supports basés sur les technologies de l information, qu il s agisse de technologie électronique, magnétique, optique, sans fil ou d une combinaison de ces technologies. «Signature technologique» : toute méthode établissant un lien entre un document technologique et l ingénieur, et garantissant l identité du signataire et l intégrité et la nonrépudiation du document. La signature technologique peut contribuer, au besoin, au maintien de la confidentialité d un document. «Transfert» : processus qui consiste à faire passer un document traditionnel ou technologique d un support à un autre, tout en assurant que le document enregistré sur le nouveau support offre la même intégrité que le document initial, ce qui permet ensuite de détruire le document initial. À des fins juridiques, il devrait exister une preuve quelconque du transfert afin d établir un lien de continuité entre l avant et l après transfert. «Transmission» : envoi d un document d une personne à une autre à l aide des technologies de l information, à moins que ce processus ne soit interdit par la loi ou par un règlement. 3 CONCEPTS ET PRINCIPES DE L AUTHENTIFICATION 3.1 Principes directeurs L apposition, sur les documents d ingénierie, d une estampille ou d un sceau, d une signature et d une date est une exigence de toutes les lois et réglementations provinciales et territoriales s appliquant à la profession d ingénieur. Un «document d ingénierie» est un ensemble d informations enregistrées sur un support, qui peut être un support traditionnel, comme le papier ou le film, ou un support basé sur les technologies de l information (magnétique, numérique, optique ou électronique, ou une combinaison de ces technologies). Un «document d ingénierie technologique» est un document qui utilise les technologies de l information, comme un fichier informatique. Février

8 Les principes qui régissent l authentification des documents d ingénierie traditionnels et technologiques sont indépendants des méthodes employées pour la production des documents. Conformément aux politiques adoptées par tous les membres constituants, l ingénieur doit apposer son sceau sur les originaux de tous les documents qu il a préparés en tout ou en partie, et ce, en apposant sa signature, son titre professionnel et la date sur les plans et les spécifications et sur les autres documents d ingénierie qui doivent, de par la loi, porter un sceau. La méthode d apposition du sceau et d authentification dépend de la nature des documents. devrait être le dernier acte professionnel exécuté pour attester du contenu technique des documents, malgré le fait que des modifications puissent y être apportées ultérieurement. Le sceau d ingénieur constitue la marque distinctive de l ingénieur. Il certifie que son titulaire est membre de l ordre qui le lui a remis et qu il est autorisé à exercer la profession d ingénieur dans la zone de compétence où le sceau a été délivré. L utilisation du sceau est régie par la loi provinciale ou territoriale pertinente. Traditionnellement, les plans, les spécifications et les autres documents d ingénierie étaient préparés sous forme écrite ou graphique sur support papier ou film. Le sceau d ingénieur, délivré par l ordre compétent, était apposé manuellement sur ce support, par encrage ou embossage. L avènement des technologies informatiques, plus précisément des systèmes de bureautique, des logiciels de conception assistée par ordinateur (CAO) et des réseaux électroniques, a donné lieu à de nouvelles méthodes de création, d authentification, d utilisation, de transmission et d entreposage des documents d ingénierie. Il est maintenant possible de créer, de transmettre et de stocker des documents sur des supports basés sur les technologies de l information, comme les fichiers informatiques. Cette évolution suscite des questions concernant l utilisation traditionnelle du sceau et de la signature de l ingénieur. Dans certaines situations, ces «documents technologiques» sont reconnus par la loi. Il est possible d obtenir, à partir de fichiers informatiques, des reproductions qui sont parfaitement identiques à l original. Si de tels fichiers ne sont pas adéquatement protégés, il peut être difficile, voire impossible, de détecter les transmissions ou les modifications non autorisées. Lorsqu un document d ingénierie est utilisé, sans protection adéquate, sous forme de document technologique, la notion d intégrité du document original, qui est essentielle en ingénierie, est remise en question, car la préservation de l intégrité du document ne peut être garantie. Pour des raisons évidentes de sécurité juridique et professionnelle, l intégrité des documents d ingénierie authentifiés peut être essentielle. En règle générale, l intégrité des documents sur support papier ou film reproductible est adéquate. Il est relativement difficile de faire des changements ou des modifications sans laisser de trace sur les originaux ou les copies de tels documents, et les erreurs de manipulation sont peu susceptibles de porter préjudice à leur contenu et, par suite, à leur intégrité. Février

9 3.2 Objet du sceau Les ingénieurs sont tenus d utiliser leur sceau, tel que l exige explicitement la loi provinciale ou territoriale pertinente. Pour le public, le sceau constitue la marque distinctive de l ingénieur, et identifie le travail réalisé par un ingénieur ou sous sa supervision directe. Le sceau garantit au destinataire du document que le travail respecte les normes de professionnalisme attendues des ingénieurs expérimentés qui assument la responsabilité personnelle de leurs jugements et décisions. Le sceau est important, car il constitue un engagement manifeste à l égard des normes de la profession et indique au public qu un ingénieur particulier a assumé la responsabilité professionnelle du document sur lequel le sceau est apposé. Le sceau devrait être considéré comme une «marque de fiabilité», une indication que l on peut compter sur le fait que les opinions, jugements ou conceptions contenus dans les documents estampillés ont été fournis par un ingénieur tenu de respecter des normes élevées de connaissances, de compétences et de comportement éthique. Le sceau témoigne de l engagement de la profession à l égard des normes de prudence et d excellence. En apposant son sceau, l ingénieur engage sa responsabilité et répond de la qualité du travail présenté dans un document. L ingénieur déclare ainsi que l on peut, avec un grand degré de confiance, se fier au contenu du document estampillé pour la réalisation d un projet. Étant donné que le résultat d un projet dépend de facteurs qui échappent à la volonté de l ingénieur, l ingénieur ne peut pas garantir le succès d un projet. Le sceau d ingénieur n est donc pas et ne devrait donc pas être considéré comme une marque de certification ou une garantie d exactitude. Il importe de rappeler aux ingénieurs qu ils demeurent professionnellement responsables des travaux auxquels ils participent, mais qu ils choisissent de ne pas estampiller. L utilisation du sceau ne devrait pas être assujettie à une spécification contenue dans une clause contractuelle ou dans des modalités de travail. 3.3 Sceau traditionnel de l ingénieur Le sceau traditionnellement utilisé pour authentifier un document est en fait l impression du tampon de caoutchouc délivré par le membre constituant à chaque titulaire de permis d exercice. L ingénieur doit toujours conserver le plein contrôle de son sceau et de toute reproduction de son sceau, afin que personne ne puisse l utiliser sans son autorisation expresse. Une telle autorisation ne devrait être accordée que si l ingénieur supervise directement le travail. Chaque fois que le sceau est apposé, son impression devrait être signée et datée. La signature manuscrite de l ingénieur est une marque d authentification qui vient compléter le sceau. Dans les zones de compétence où ces deux marques d authentification sont requises, le sceau et la signature de l ingénieur doivent apparaître ensemble. La signature devrait être apposée sur les documents d ingénierie à un emplacement distinct du sceau, mais adjacent à celui-ci. 3.4 Version électronique du sceau et de la signature de l ingénieur Plusieurs membres constituants autorisent maintenant l ingénieur détenteur du sceau original à le reproduire par tout moyen permettant de produire une impression, y compris des procédures faisant appel aux technologies de l information. Certains membres constituants exigent que Février

10 l impression corresponde en tous points au sceau original, afin d en préserver les caractéristiques, sauf celle de la taille. La taille de l impression doit être suffisamment grande pour que les éléments du sceau soient lisibles. De même, la signature de l ingénieur peut être reproduite électroniquement, dans un format qui en assure la lisibilité. L ingénieur devrait contrôler l accès à la version électronique de son sceau et de sa signature, afin d en empêcher toute utilisation non autorisée. 3.5 Signature numérique La signature et le sceau traditionnels se distinguent du mécanisme de sécurité appelé «signature numérique», qui est un ensemble de données alphanumériques chiffrées que les gens joignent, en tant qu identificateur électronique personnel, à un document pour s associer de façon permanente à ce document. Il ne s agit pas de la reproduction électronique d une signature manuscrite obtenue par scannage ou réalisée au moyen d un stylo électronique. La signature numérique est conçue pour avoir la même validité juridique et le même effet distinctif qu une signature manuscrite. Pour cette raison, la signature numérique doit être : unique à la personne qui l utilise; vérifiable; sous le contrôle unique de la personne qui l utilise; jointe ou associée aux données de manière à authentifier sa propre adjonction aux données particulières qui l utilisent et l intégrité des données transmises. Le type particulier de signature numérique devrait permettre de vérifier que : l ingénieur est autorisé à exercer; le document provient de l ingénieur dont le sceau et la signature apparaissent dans le document (identification); l information contenue dans le document n a pas été modifiée depuis la signature du document (intégrité). 3.6 Compétence des membres constituants Le membre constituant est le propriétaire exclusif du sceau original de l ingénieur. Il en contrôle la délivrance et les règles d utilisation. Personne d autre (y compris les clients, les employeurs ou d autres organismes de réglementation) ne devrait pouvoir établir de conditions régissant l utilisation du sceau. Le même principe de propriété devrait s appliquer aux signatures numériques lorsqu elles sont offertes et autorisées par un membre constituant. La conception et l utilisation du sceau sont régies par le membre constituant compétent. Les ingénieurs détenant plusieurs permis les autorisant à exercer dans plusieurs zones de compétence doivent obtenir un sceau de chacun des ordres d ingénieurs auprès desquels ils sont inscrits, et l utiliser sur leurs documents conformément aux règles de chaque zone de compétence. En cas de révocation du permis d exercice, l ingénieur doit normalement remettre son sceau à l organisme de réglementation compétent ou s engager par écrit à ne pas utiliser son sceau ou à s abstenir d employer toute procédure permettant d en générer l impression. À la demande écrite de son ordre, l ingénieur devrait être tenu de rendre le sceau original et de désactiver toute procédure lui permettant d en générer une impression. Février

11 4 AUTHENTIFICATION DES DOCUMENTS D INGÉNIERIE 4.1 Authentification de documents reliés à une seule discipline L ingénieur qui est directement responsable de la conception dans une discipline particulière ou un domaine d expertise particulier et qui assume la responsabilité globale des documents devrait authentifier ces documents. Les documents d ingénierie sont habituellement préparés par au moins un ingénieur, puis soumis à un ingénieur superviseur ou responsable de l approbation qui vérifie le respect du concept ou des normes de l entreprise. Les documents traitant de travaux reliés à une seule discipline et élaborés par un seul ingénieur (ou par d autres ingénieurs travaillant sous sa supervision directe) devraient porter le sceau de cet ingénieur et être authentifiés par lui. Les documents couvrant des travaux reliés à une seule discipline mais élaborés par plusieurs ingénieurs devraient porter le sceau de l ingénieur coordonnateur ou intégrateur qui est responsable du travail de l équipe et être authentifiés par lui. Dans les cas où un document d ingénierie relié à une seule discipline est authentifié par plusieurs ingénieurs, chaque ingénieur devrait apposer son sceau et indiquer quelle partie précise du document relève de sa responsabilité. Les ingénieurs devraient être encouragés à apposer leur sceau sur tous leurs documents d ingénierie et à les authentifier, sans égard à la présence d un ingénieur coordonnateur ou intégrateur. 4.2 Authentification de documents reliés à de multiples disciplines Dans le cas d un projet faisant intervenir plusieurs disciplines du génie, tous les documents reliés à une discipline particulière devraient porter la signature et le sceau de l ingénieur responsable de l ensemble des travaux dans cette discipline. L ingénieur coordonnateur ou intégrateur (s il y en a un) devrait aussi apposer sa signature et son sceau pour indiquer que le travail des diverses disciplines a été coordonné. Si une seule signature et un seul sceau sont utilisés, ce devraient être ceux de l ingénieur responsable de l ensemble du travail, généralement l ingénieur coordonnateur. Chaque ingénieur qui appose sa signature et son sceau devrait préciser son niveau de responsabilité, c.-à-d. indiquer la discipline dont il est responsable. Dans le cas de projets multidisciplinaires faisant appel à des équipes d ingénieurs, tous les ingénieurs devraient être encouragés à apposer leur sceau sur la partie du travail dont ils sont responsables et à l authentifier, qu il y ait ou non un ingénieur responsable de la coordination ou de l intégration. 4.3 Authentification d autres types de documents Les manuels préparés pour fournir des conseils techniques ou en matière de sécurité du public devraient porter un sceau et être authentifiés suivant les mêmes principes et procédures que ceux qui s appliquent aux documents d ingénierie. Les documents préliminaires incomplets ne devraient pas être authentifiés. L ingénieur ne devrait apposer sa signature et son sceau qu à un document complet pour les fins visées. Par exemple, un dessin soumis en vue de l obtention d un permis pourrait être incomplet à des fins Février

12 de construction, mais il doit être complet aux fins de l obtention du permis; il ne devrait pas être signé et estampillé à moins d être complet à cette fin précise. 5 AUTRES POLITIQUES RECOMMANDÉES 5.1 Modification de documents d ingénierie Tous les documents portant le sceau de l ingénieur sont considérés comme des documents définitifs. Cependant, de tels documents doivent parfois être modifiés en cours de projet ou en tant qu éléments d un nouveau projet. Pour éviter que les ingénieurs n assument, à leur insu, la responsabilité de travaux qu ils n ont pas réalisés, il est important que les documents, une fois estampillés, ne soient pas modifiés sans être soumis à un processus approprié de documentation des révisions. La modification d un document d ingénierie constitue un acte professionnel qui devrait être identifié comme tel et strictement réservé aux ingénieurs. Les auteurs des modifications sont professionnellement responsables du segment du travail visé directement ou indirectement par leurs modifications, tout particulièrement si ces modifications ont une incidence sur le concept original. L auteur des modifications devrait s assurer que la totalité ou les parties du travail visées par ses modifications sont conformes aux normes d ingénierie généralement acceptées et respectent les dispositions du code de déontologie de la zone de compétence pertinente, en particulier en ce qui concerne l impact de son travail sur la vie et la sécurité d autres personnes. L auteur des modifications devrait apposer son sceau sur les documents d ingénierie qu il a modifiés et les authentifier, et indiquer la raison et la nature exactes de toutes les modifications apportées. Lorsqu il est nécessaire, dans le cadre d un projet en cours d exécution, de modifier des documents portant la signature et le sceau d un autre ingénieur, la procédure suivante doit être respectée : la signature et le sceau originaux doivent être conservés; l ingénieur responsable des modifications doit ajouter sa signature et son sceau; l ingénieur doit indiquer clairement les modifications et le nom de la personne responsable. Lorsqu il est nécessaire, dans le cadre d un nouveau projet, de modifier des documents (en particulier des dessins) réalisés pour un projet déjà achevé et portant la signature et le sceau d un autre ingénieur, la procédure suivante est recommandée : les documents servant de base aux nouveaux travaux devraient être clairement identifiés, au moyen d une note, d une méthode de dessin (p. ex. : des traits plus légers ou ombrés) ou d une méthode d identification, comme ayant été réalisés précédemment par d autres personnes; l ingénieur qui modifie les documents doit apposer sa signature et son sceau, identifier clairement les modifications et indiquer qui en est responsable. Les auteurs devraient authentifier les modifications, y compris tous les éléments du document original visés par la modification, et clairement définir et documenter la responsabilité professionnelle de l auteur initial et de l auteur des modifications. Février

13 La procédure employée pour modifier un document d ingénierie devrait convenir au support d information du document. Chaque fois que cela est possible, il devrait s agir de la même procédure que celle qui a été utilisée pour le document original. Les mêmes principes et procédures d authentification devraient s appliquer à la modification, à l évaluation ou à la révision des documents d ingénierie. Dans le cas d une évaluation technique, le rapport d évaluation, ainsi que les avis ou conseils documentés, devraient aussi être authentifiés selon les mêmes politiques et procédures. 5.2 Politiques et procédures de conservation des documents Les documents devraient être conservés pendant toute la période de responsabilité des travaux. Les limitations de responsabilité varient selon les provinces et les territoires, et devraient être explicitement mentionnées dans tout guide d exercice. Une fois qu un document d ingénierie a été authentifié, il devrait être conservé de manière à préserver l intégrité du document et du sceau, sans égard au support d information employé (format papier ou électronique). 5.3 Transmission de documents d ingénierie Lors de la transmission électronique d un document d ingénierie, l on doit prendre des mesures pour protéger le droit d auteur et assurer l intégrité du document et des marques d authentification (sceaux et signatures). Le document devrait contenir une signature numérique unique à l utilisateur, relevant du contrôle de l ingénieur et pouvant être vérifiée. Il est recommandé d adopter des politiques autorisant la transmission de documents d ingénierie technologiques, à la condition qu une procédure de signature technologique soit utilisée pour garantir l intégrité des documents transmis et reçus, ainsi que l authenticité des marques d authentification, qu il s agisse de sceaux ou de signatures manuscrites apposés sur les documents transmis et reçus. S il n est pas possible d utiliser une telle procédure, il est recommandé de supprimer les sceaux ou les signatures, et de l indiquer en ajoutant un avis. Ainsi, un document d ingénierie technologique qui n est pas authentifié peut être transmis sans signature technologique ou mesure de sécurité particulière, mais il ne devrait pas contenir de marque d authentification. Le nom de l auteur devrait toujours être indiqué sur tout document d ingénierie non authentifié envoyé à un tiers. Un tel document devrait inclure un avis indiquant que le document est transmis à des fins d information ou de coordination uniquement, et qu il n est pas la copie ou la version officielle. 5.4 Entreposage et contrôle des documents d ingénierie Une fois qu un document d ingénierie a été authentifié, l on devrait l entreposer de manière à préserver et à garantir son intégrité. Un document d ingénierie technologique ne devrait pas contenir d impressions du sceau ou la signature de l ingénieur si le mode d entreposage utilisé ne permet pas de garantir l intégrité du document. L original d un document d ingénierie doit être facilement repérable à l aide d un système de gestion des documents ou d un autre moyen permettant de documenter son emplacement. Les ingénieurs qui apposent leur sceau sur des documents devraient s assurer que leur organisation applique un processus de gestion des documents qui élimine toute possibilité : Février

14 de modification d un document authentifié à l insu de son auteur; de suppression, de duplication et d utilisation non autorisées du sceau; d utilisation non autorisée des documents. Pour assurer cette protection, le processus de gestion des documents devrait incorporer les caractéristiques non exclusives suivantes : des procédures qui garantissent que tous les documents d ingénierie ont été préparés par un ingénieur ou sous la supervision et le contrôle directs d un ingénieur; des procédures qui assurent que la conception, les rapports ou d autres produits du travail d ingénierie sont conformes à tous les règlements, les codes, les normes, les pratiques et les guides pertinents; une procédure d apposition du sceau qui garantisse que tous les documents d ingénierie portent la signature et le sceau de l ingénieur responsable des travaux, avant que les documents ne soient diffusés au public; des procédures qui assurent l intégrité des données en interdisant les modifications non autorisées ou non documentées; des procédures qui font en sorte que les copies non autorisées de documents définitifs soient identifiées comme telles et qui préviennent l apposition du sceau d ingénieur; des procédures qui assurent que toutes les notes et tous les dessins d ingénierie préliminaires sont détruits à la conclusion de la phase de conception d un projet; des procédures de conservation des dossiers exigeant que les dossiers à conserver soient sélectionnés par l ingénieur qui les a authentifiés en apposant son sceau; des procédures permettant de valider les dossiers avant leur entreposage; l établissement de périodes de conservation des documents; la protection des dossiers contre la perte ou la destruction accidentelle. Étant donné qu il est facile de modifier et de copier des documents électroniques sans laisser de trace évidente, les organisations d ingénieurs doivent adopter des processus bien documentés pour protéger l authenticité et l intégrité des documents portant des signatures et des sceaux électroniques. Les ingénieurs responsables de l authentification des documents d ingénierie technologiques devraient s assurer que leur organisation adopte une méthode de création, d archivage et de distribution des documents électroniques qui permettra : de contrôler et de protéger la reproduction électronique du sceau et de la signature; d assurer l intégrité des documents, c.-à-d. de faire en sorte que les documents, une fois signés, ne soient pas modifiés sans être assujettis à un processus de révision; de vérifier l identité de l ingénieur qui est l auteur d un document. 5.5 Questions relatives à la conservation et au droit d auteur En l absence d une entente, l auteur d un document d ingénierie détient le droit d auteur et les droits de propriété intellectuelle du document, à moins que l ingénieur ne travaille pour une entreprise qui a été chargée, par contrat, de fournir les services en question, auquel cas, c est l employeur qui est titulaire des droits. Si, pour quelque raison que ce soit, l original d un document authentifié est demandé à un ingénieur, il est recommandé d adopter la politique suivante : que l ingénieur transmette une copie authentifiée et reproductible du document et conserve l original. Le demandeur ne doit Février

15 pas utiliser le document à des fins autres que celles qui sont énoncées dans sa demande. Les documents d ingénierie devraient être conservés jusqu à l expiration de la période de responsabilité professionnelle ou plus longtemps, si les circonstances l exigent. 5.6 Retrait du sceau Les politiques régissant le retrait du sceau et, s il y a lieu, de la signature numérique, par le membre constituant devraient s appliquer dans les circonstances suivantes : le retrait temporaire d un ingénieur de l exercice de la profession pendant plus d une année; la démission d un ingénieur de l ordre dont il est membre pour quelque raison que ce soit; la suspension ou l annulation de l adhésion à l ordre, du permis d exercice ou du certificat délivré par l ordre dont l ingénieur est membre. 5.7 Annulation de la signature numérique L annulation de la signature numérique d un ingénieur devrait être régie par les mêmes politiques et dans les mêmes circonstances que celles qui s appliquent au retrait du sceau d ingénieur. Février