Recherche de compétitivité : peut-on encore se passer de la dématérialisation sous toutes ses formes?

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1 Recherche de compétitivité : peut-on encore se passer de la dématérialisation sous toutes ses formes? Laurent Prével, Président Gérard Weisz, Vice-Président

2 Pourquoi dématérialiser? Rationalisation des coûts : réduction des coûts d envoi (papier, affranchissement ) gains de productivité (suppression des activités manuelles liées à la manipulation des documents, partage de l information, rationalisation des procédures, etc.) ROI inférieur à 6 mois.dans certains cas Destruction de l original papier Accroissement de la traçabilité des documents Externalisation de certaines tâches administratives

3 Les principes de base VALEUR PROBATOIRE ARCHIVAGE COMMUNICATION DEMATERIALISATION PROCEDURES Tâches Documents 3

4 Fonctions de l écrit Fonction justificative dans le cadre de contrôles externes ou internes Fonction probatoire

5 Périmètre de la dématérialisation Les flux documentaires externes internes Les tâches dans les organisations

6 Flux externes Périmètre de la dématérialisation Documents clients (factures, commandes, contrats ) Flux externes ENTREPRISE Flux internes ( s, bulletins de paie ) Documents fournisseurs (factures, commandes, contrats ) Flux externes Relations avec les administrations

7 Périmètre de la dématérialisation Les flux documentaires externes Relations avec les clients et les fournisseurs» bons de commande» factures» contrats» échange d informations relatives aux produits et services Relations avec les administrations» Télé-déclarations» Passation de marchés publics

8 Les flux externes relations avec les administrations Télé-déclarations obligatoires : Déclaration et paiement de la TVA par voie électronique pour les entreprises en fonction du CA Déclaration sociale auprès des Urssaf, depuis le 01/07/2007, pour les entreprises redevables de cotisations, contributions et taxes pour un montant > Télé-déclarations facultatives : Déclaration de revenu Télé-Carte Grise Déclaration Urssaf Déclaration unique d embauche

9 Les flux internes Entre employés dans l exercice de leur activité professionnelle :» s» notes Entre les différents services :» courriers» mémos» Documentation Dans la gestion du personnel :» fiches de paie» planning» demande de congés ou de formation» vote électronique» notes de frais La vie d entreprise :» informations du CE» convocations aux assemblées générales» statuts» règlement intérieur

10 Destruction de l original papier? Contraintes liées à la fonction probatoire du document La nature de l écrit conditionne les règles de preuve Fait juridique : la preuve est libre (ex : décès, naissance, faits générateurs de responsabilité, évènements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs, majorité, changement de domicile) Acte juridique (ex : contrat) : Les règles de preuve diffèrent en matière civile et en matière commerciale Matière civile : principe de la preuve littérale (montant > 1500 euros) avec exceptions Règles spécifiques pour les actes authentiques Matière commerciale : la preuve est libre (art. L Code com.)

11 Destruction l original papier? Contraintes liées à la fonction probatoire du document le régime de la copie Article 1348 alinéa 2 du Code civil : Un document peut valoir preuve lorsqu une partie ou le dépositaire n a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Notion de durabilité : Est réputée durable toute reproduction indélébile de l original qui entraîne une modification irréversible du support. Absence de définition légale de la notion de fidélité. Les juges disposent d'un pouvoir souverain d'appréciation du caractère fidèle et durable de la copie par rapport au document original.

12 Destruction de l original papier? Contraintes liées à la fonction probatoire du document Exigence d un écrit ad probationem pour les actes civils d un montant > 1500 Exigence d un écrit ad validitatem pour certains actes : Contrat d assurance-vie (L al. 2 Code des assurances) Contrat à la consommation :» Crédit immobilier souscrit par un consommateur (L Code de la consommation)» Crédit mobilier (L et suivants Code de la consommation)» Démarchage (L Code de la consommation)» Cautionnement d un prêt consenti par une personne physique (art.1326 et 2292 C.civ)» Contrat de bail (article 3 loi 6 juillet 1989) Contrat de travail à durée déterminée (L Code du travail)

13 NFZ SAE MoReq ISO Système d archivage électronique Politique et pratiques d archivage Procédures métiers Procédures d archivage Capture Gestion Conservation Stockage Exploitation

14 Caractéristiques du système d archivage pré-requis Versement des documents : recouvre l ensemble des opérations qui permet le transfert d un document de sa création à sa conservation ( vérifier la pérennité des données, tiers archiveur habilité, ). Enregistrement des documents : référencement des données permet la vérification des éléments de traçabilité et stabilité du contenu. Gestion des documents conservés : contrôles de lisibilité des documents, des opérations de migration (de support et de format) Restitution et communication des documents conservés (pour des besoins de production de preuve ou contrôle).

15 Caractéristiques du système d archivage pré-requis Assurer l intégrité des données lisibilité du document stabilité du contenu informationnel traçabilité des opérations sur le document Sécurité et pérennité des données Faciliter l accès à l information Etablir des règles de classement cohérentes avec le système d'information Répondre aux exigences légales de conservation et de communication

16 Conclusion Tout projet de dématérialisation nécessite : une approche globale et cohérente, tant technique, organisationnelle que juridique. une évaluation de risques objectifs identifiant à chaque étape un degré d incertitude légale ou technique. des mesures proportionnées au risque à limiter ou à supprimer. une évaluation bénéfice -coût pour envisager une réduction du risque à un niveau acceptable pour toutes les parties concernées.

17 Qui est l Aproged? Association professionnelle créée en 1993 Une centaine d adhérents représentant les professionnels de la valorisation des contenus numériques (indexation, linguistique, moteurs de recherche, sémantique, dématérialisation, gestion de contenu et de document, archivage, capture, éditique, workflow ). Au cœur de la réflexion sur la gestion et l optimisation des contenus et des documents numériques Rôle déterminant en matière d information et d études, de formation et de normalisation.

18 L Aproged et l Apeca Partenaires FAN Club, Collectif numérique, Projets et actions : 2012 : Facture électronique Etats généraux 2013 : Tour de France Etats Généraux / Congrès FAN

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