RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA CORPORATION

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1 ÉQUIPE DE NATATION DE COWANSVILLE RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA CORPORATION Adopté en septembre 1995 Révisé septembre 2012

2 Dans ce document, l'utilisation du masculin désigne aussi le féminin et n'a que le seul but d'alléger le texte. SECTION 1:GÉNÉRALITÉS 1. Dans les règlements qui suivent, les termes organisme et la corporation désignent:"équipe de natation de Cowansville". 2. Le siège et l adresse civique de l organisme est situé au Centre culturel et aquatique, 431 rue Bachand à Cowansville. L adresse postale est 220 Place Municipale, Cowansville, J2K 1T4. 3. Buts : a) Initier des enfants de tout âge à la natation et développer chez eux une aisance dans l eau ; b) Regrouper des enfants et des adultes désireux d acquérir des notions reliées aux styles de nage ; c) Développer des nageurs susceptibles de s intéresser à la compétition et ainsi représenter l équipe dans des rencontres régionales, provinciales et nationales ; d) Développer des programmes adaptés aux différents besoins des participants tels le programme sports-études, l école de natation et le programme maîtresnageurs; e) Former et développer des instructeurs qualifiés pouvant entraîner les participants. 4. L équipe de natation de Cowansville regroupe des participants âgés de 4 à 19 ans dans le programme régulier et des personnes âgées de 17 ans et plus dans le programme maîtres-nageurs. 5. Les règlements généraux sont établis par le conseil d'administration mais doivent être entérinés par l'assemblée générale. 6. Membres actifs Est membre actif, toute personne inscrite dans un programme de l'équipe de Natation de Cowansville et dont la cotisation annuelle a été payée. 2

3 7. Membres électeurs Est membre électeur le père et/ou la mère et/ou le tuteur d'un membre actif âgé de moins de dix-huit (18) ans ou tout membre actif âgé de plus de dix-huit (18) ans. 8. Cotisation La cotisation annuelle est établie à chaque année par le conseil d'administration et figure comme coût d'inscription pour l exercice financier subséquent. SECTION 2:L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 9. Assemblée générale annuelle L'assemblée générale des membres a lieu dans les quarante-cinq (45) jours suivant la fin de l'exercice financier annuel. L'exercice financier expire le 31 août de chaque année. Le conseil d'administration fixe la date, l'heure et le lieu de l'assemblée. Un avis de convocation est envoyé par courrier à tous les membres lors de l envoi des informations pour les inscriptions au mois d août. Un rappel, sur papier, est également distribué lors de la session d inscription. 10. Assemblée générale extraordinaire Le conseil d'administration ou 20% des membres électeurs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générale extraordinaire, au lieu, date et heure qu'ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée, en donnant un délai de cinq (5) jours aux membres pour la tenue de cette réunion. Le conseil d'administration procède par résolution, tandis que le groupe des membres doit produire une réquisition écrite et signée par les membres désirant cette assemblée. L'avis de convocation doit énoncer le ou les buts de l'assemblée. 11. Quorum L'assemblée générale est constituée de tous les membres électeurs, qui ont acquitté leur cotisation. Le quorum est composé des membres présents. 12. Vote Un membre électeur ne peut exercer plus d un droit de vote. Les décisions sont prises au 2/3 des voies. 3

4 13. Ordre du jour (assemblée générale) Pour toute assemblée générale annuelle, l'ordre du jour doit contenir au moins les points suivants: 1. Mot de bienvenue du président. 2. Présences et vérification du quorum 3. Lecture et adoption de l'ordre du jour 4. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale 5. Rapports annuels : Lecture et adoption - Président - Trésorier - Responsable des officiels - Entraîneur 6. Règlements généraux: modifications ou amendements (optionnel) 7. Ratification des actions des administrateurs 8. Postes vacants : énumération 9. Élections a) nomination d'un président et secrétaire d'élections b) mise en candidature et élection 10. Affaires nouvelles 11. Levée de l'assemblée 14. Règlements généraux et amendements a) Les membres de la corporation peuvent en tout temps apporter des amendements aux règlements généraux dans le cadre d une assemblée générale annuelle ou extraordinaire. b) Le conseil d'administration, par résolution, peut amender les règlements généraux. Ces amendements sont en vigueur jusqu'à la prochaine assemblée générale où ils devront être ratifiés par les membres présents. SECTION 3:LE CONSEIL D'ADMINISTRATION 15. Nombre d'administrateurs Le conseil d'administration est composé de huit (8) membres élus lors de l'assemblée générale annuelle. De plus, l'entraîneur-chef siège à ce conseil mais n'a pas le droit de vote. 4

5 16. Éligibilité Tout membre électeur en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d administration. Un membre actif ne peut être représenté au conseil d administration que par un (1) membre électeur. 17. Durée du mandat La durée du mandat est de deux (2) ans. Pour la première année d'entrée en vigueur, soit à partir du 5 octobre 1993, quatre (4) de ces mandats dureront un (1) an. Ainsi seulement quatre postes par année seront renouvelables. Un membre ne peut cumuler plus de deux mandats consécutifs sauf s'il fait l'objet d'une demande spéciale de l'assemblée. 18. Vacance S'il y avait une vacance au conseil d'administration, en cours d'année, les autres membres du conseil d'administration peuvent nommer un autre administrateur parmi les membres actifs pour combler cette vacance. 19. Devoirs des administrateurs Le conseil d'administration est élu pour prendre les décisions finales concernant la gestion de l'équipe et est responsable de son administration. Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres des officiers ; Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'organisme en conformité avec les règlements généraux. Adopte ou modifie les nouveaux règlements généraux ou de régie interne ; Il prend les décisions concernant l'engagement des employés, les achats et les dépenses, les sources de financements, les contrats et les obligations de l'équipe. Un budget annuel doit être autorisé par l'assemblée générale ; Il détermine les conditions d'admission des membres ; Il voit à ce que les règlements généraux soient appliqués et les résolutions exécutées. 20. Réunion du conseil d'administration Le conseil d'administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation. Généralement, elles ont lieu la troisième semaine de chaque mois. 5

6 C'est le secrétaire qui doit convoquer les membres. Chaque jour d'assemblée est fixée par le conseil d'administration ou au besoin sur demande de quatre (4) membres de ce même conseil. L'avis de convocation peut se faire deux (2) jours avant la réunion par lettre, mémo, téléphone ou communication verbale. 21. Quorum Il y a quorum si 50% plus un des membres du conseil d'administration sont présents. 22. Présences Des membres électeurs, mais non membres du conseil d'administration, peuvent assister comme observateurs aux assemblées régulières. Ils ont droit de parole au point varia, mais n'ont aucun droit de vote. 23. Vote Toutes les décisions au conseil d'administration doivent faire l'objet d'une proposition et sont formelles à la majorité des voix. En cas d'égalité, le président peut se prévaloir de son vote prépondérant. SECTION 4:LES DIRIGEANTS 24. Le président Il préside les assemblées du club ; Représente le club en qualité de délégué autorisé ; Convoque des réunions spéciales, au besoin ; Est un administrateur ayant le pouvoir de signer les documents et effets bancaires ; Est membre d'office de tous les comités ; S'assure de la bonne marche du conseil d'administration. 25. Le vice-président Remplit les fonctions du président et possède la même autorité, en son absence ; Peut agir à titre de signataire sur les chèques de l organisation, en l absence du président ; Peut agir comme représentant du club, au besoin. 6

7 26. Secrétaire Prépare l'ordre du jour de toutes les assemblées ; Rédige tous les procès-verbaux ; Procède aux avis de convocation des assemblées ; Il a la garde des procès-verbaux de l'année ; Il agit comme signataire pour le courrier, au besoin ; Voit à archiver tous les documents pertinents et, sur demande, fournir un de ces documents à un membre du conseil d administration pour fin de consultation. 27. Trésorier Voit à compléter adéquatement les états financiers annuels. Prépare un rapport mensuel incluant les revenus, les dépenses et l'état de nos actifs à la banque. Voit à effectuer les transactions bancaires. Est un des administrateurs ayant pouvoir de signer. Est responsable du service de paie et de l'émission de tout chèque. 28. Les comités Différents comités peuvent être constitués afin de déléguer certaines tâches spécifiques à d'autres membres. Le choix de ces comités est assujetti à la décision du conseil d'administration. Généralement, ces comités sont: Représentant à l association de natation Centre-du-Québec-Estrie-Richelieu- Yamaska (3) Responsable des officiels Responsable des commanditaires Représentant des maîtres-nageurs Responsable des communications Directeur des compétitions Un membre peut participer à plus d'un comité, si nécessaire. SECTION 5:LES FINANCES 29. Tous les chèques émis par l organisation doivent être signés par le président et le trésorier. Toutefois, en l absence du président, le vice-président pourra agir 7

8 comme signataire s il a été désigné par le conseil d administration auprès de l institution financière. 30. Affaires bancaires C'est le conseil d'administration qui détermine l'institution financière avec qui nous traitons. Actuellement, c'est la Banque de Montréal, Cowansville 31. Exercice financier L'exercice financier débute le 1er septembre et se termine le 31 août l'année suivante. 32. Rapport annuel Les rapports annuels doivent être présentés et adoptés par l'assemblée générale et déposés au siège social en fin d'année et/ou de mandat. SECTION 6:DISPOSITIONS GÉNÉRALES La présente convention de règlements généraux annule toute convention antérieure. Elle deviendra effective le 13 septembre Des amendements aux règlements généraux ont été apportés et adoptés par l assemblée générale en septembre

9 RÈGLEMENTS RÉGIE INTERNE Ces règlements d'équipes ont pour but de déterminer certains tarifs relatifs aux compétitions, certaines règles de fonctionnement et certaines règles d'éthique pour les membres. Ces règlements sont définis par le conseil d administration sans avoir à être approuvé par l assemblée générale. - Politique de commandites, 20 septembre, Politique de frais d inscriptions aux championnats canadien, 21 juin, Politique de remboursement, 20 septembre, Code d éthique du nageur, juin Une montant maximum de $ peut être placé en dépôt à terme par le trésorier, printemps, Politique d inscription aux compétitions,