Absence motivée : madame Marie-Josée Santerre.

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1 PROCÈS-VERBAL de la septième (09-07) réunion du Comité exécutif du Collège de Rimouski tenue le mardi 20 octobre 2009, à 8 h, au local D-225 du Cégep de Rimouski VÉRIFICATION DES PRÉSENCES Mesdames Ghislaine Michaud et Françoise Roy (rejointe par téléphone cellulaire), messieurs François Desjardins (secrétaire), Robin Lavoie, Jean-Pierre Ouellet (rejoint par téléphone cellulaire) et Jean-Pierre Villeneuve (président). Absence motivée : madame Marie-Josée Santerre ORDRE DU JOUR.03 Procès-verbal de la 6 e (09-06) réunion du Comité exécutif.04 Émission de DEC : adoption.05 Tarification des chambres et du stationnement aux Résidences.06 Nominations aux différents comités.07 Réfection des toitures (Phase II) paiement final.08 Mandat pour l acquisition et l implantation d un progiciel de gestion de maintien des actifs des bâtiments et autorisation pour la durée du contrat et la provision de 10 %.09 Achat d une centrale de traitement de l air PCCA20 pour le programme de Technologie de la mécanique du bâtiment.10 Remplacement de l adjointe administrative au Service à l élève et à l enseignement Il est PROPOSÉ par monsieur Jean-Pierre Villeneuve, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que l ordre du jour soit adopté tel qu il a été proposé PROCÈS-VERBAL DE LA 6 e (09-06) RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF a) Adoption Il est PROPOSÉ par monsieur Robin Lavoie, APPUYÉ par madame Ghislaine Michaud et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que le procès-verbal de la 6 e (09-06) réunion soit adopté tel qu il a été présenté. b) Suites Il n y a aucune suite à donner ÉMISSION DE DEC À intervalles réguliers, et conformément à la Loi modifiée sur les collèges et au Règlement sur le régime des études collégiales, le Collège doit recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport l émission de diplômes aux élèves ayant complété un programme d études. CONSIDÉRANT les lois et règlements en vigueur; CONSIDÉRANT que toutes les pièces justificatives ont été fournies; CONSIDÉRANT la recommandation de la Direction des services éducatifs; Il est PROPOSÉ par madame Ghislaine Michaud, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et

2 2 du Sport de décerner un diplôme d études collégiales aux élèves dont le nom figure à la liste versée aux archives du Collège Tarification des chambres et du stationnement aux Résidences Les Résidences du Cégep de Rimouski révisent chaque année la tarification des chambres en location aux élèves du Collège ainsi que la tarification pour le service d hôtellerie pour un court séjour. De plus cette année, il y aura l ajout d une tarification pour la vente des vignettes de stationnement. CONSIDÉRANT l augmentation des coûts de l énergie et de l entretien; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts pour les salaires du personnel de 2 %; CONSIDÉRANT l augmentation des coûts de câblodistribution de 7 %; CONSIDÉRANT les coûts d entretien du stationnement et du taux d occupation élevé de celui-ci; CONSIDÉRANT le nombre de cases (158) et les coûts d entretien d environ $; Il est PROPOSÉ par monsieur Jean-Pierre Villeneuve, APPUYÉ par madame Ghislaine Michaud et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ a) d accepter la proposition d indexation pour l année : Chambre simple 205 $ 210 $ 215 $ Chambre double 260 $ 265 $ 270 $ Chambre communicante 268 $ 275 $ 280 $ Chambre double (2 personnes) 310 $ 310 $ 320 $ Chambre communicante (2 personnes) 380 $ 380 $ 380 $ b) d accepter l imposition d une tarification pour la vente de vignettes de stationnement au personnel et aux résidentes et résidents au coût de 75 $ pour une vignette annuelle et de 45 $ pour une vignette semestrielle afin de couvrir l ensemble des coûts d opération du stationnement. c) d accepter la proposition d indexation pour le service d hôtellerie pour un court séjour : Personne étudiante Année Année Chambre avec literie Jour Semaine Jour Semaine Simple 19 $ 70 $ 19 $ 72 $ Double 28 $* 98 $ 29 $* 100 $ Personne non étudiante Année Année Chambre avec literie Jour Semaine Jour Semaine Simple 24 $* 85 $ 25 $* 87 $ Double 31 $* 108 $ 32 $* 110 $ Personne étudiante ou non étudiante Année Année Chambre avec literie et appareils (Téléviseur 14 po., micro-ondes et réfrigérateur) Jour Semaine Jour Semaine Simple 26 $* 100 $ 27 $* 102 $ Double 36 $* 125 $ 37 $* 128 $ * Les taxes sont en sus

3 NOMINATIONS AUX DIFFÉRENTS COMITÉS Selon l'article 5.8d du Règlement de régie interne du Collège, le Comité exécutif doit procéder chaque année à la nomination des représentantes et représentants du Collège aux divers comités du Cégep, de l'institut maritime et du Centre matapédien d études collégiales. Il est PROPOSÉ par madame Ghislaine Michaud, APPUYÉ par monsieur Jean-Pierre Ouellet et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de nommer, pour l année , les personnes dont les noms apparaissent sur la liste en annexe pour siéger à différents comités, à titre de représentantes ou de représentants du Collège de Rimouski RÉFECTION DES TOITURES (PHASE II) PAIEMENT FINAL Des travaux de réfection sont nécessaires sur certains secteurs des toitures des bâtiments du Cégep de Rimouski. Après étude du degré de détérioration des surfaces touchées, il fut décidé d étaler les travaux sur plusieurs années afin d en atténuer l impact sur le budget des investissements immobiliers du Collège ainsi que sur le fonctionnement des activités d enseignement. Une première phase d intervention a été réalisée lors de l été La seconde phase des travaux, réalisée durant l été 2008, consistait principalement à la réalisation des interventions suivantes : Réfection complète de la toiture A-3 (Pavillon A); Réfection complète de la toiture B-2 (Pavillon B); Réfection complète de la toiture B-3 (Pavillon B); Réparations localisées (section «a») au niveau de la toiture D1 (Pavillon D). La firme professionnelle Les Architectes Proulx et Savard a reçu le mandat de préparer les plans et devis et d assurer le suivi de chantier du projet. Les coûts relatifs aux travaux ont été estimés à $ (toutes taxes incluses) et sont défrayés à partir du budget d immobilisation ainsi qu à partir de l enveloppe triennale de «rattrapage» (partie ), pour la réfection de bâtiments. À la suite d un appel d offres sur invitation, le contrat a été octroyé au plus bas soumissionnaire conforme, l entreprise «Les Toitures Gauthier inc. (Rimouski, Québec)» au montant total de ,49 $, toutes taxes incluses. Lors de la période des travaux, le remplacement de l isolant de pente contractuel en polyisocyanurate par un isolant de polystyrène de type 2 (Ordre de changement n o 1) a permis une économie de 3 092,78 $ (toutes taxes incluses) sur le montant de base du projet. À la suite de cet ordre de changement, le montant total révisé du contrat a été ramené à ,71 $ (toutes taxes incluses). CONSIDÉRANT que les travaux sont complétés et que toutes les anomalies ont été corrigées; CONSIDÉRANT la recommandation de la firme professionnelle responsable du suivi du projet; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement; Il est PROPOSÉ par monsieur Robin Lavoie, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d autoriser la libération du paiement final à l entrepreneur responsable des travaux de la seconde étape du projet de réfection des toitures du Cégep de Rimouski. Le paiement se traduit par l émission d un chèque de ,79 $ à l entreprise Les Toitures Gauthier inc. (Rimouski, Québec) (toutes taxes incluses).

4 4 Le solde relatif à ce projet est maintenant nul. Les paiements réalisés dans ce dossier jusqu à ce jour totalisent ,71 $, soit 100 % du coût total du projet MANDAT POUR L ACQUISITION ET L IMPLANTATION D UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTIEN DES ACTIFS DES BÂTIMENTS ET AUTORISATION POUR LA DURÉE DU CONTRAT ET LA PROVISION DE 10 % À la suite du Plan québécois des infrastructures, les représentants des Cégeps et le MELS se sont consultés afin de convenir du moyen le plus efficace pour le suivi et la prise de décisions concernant les travaux prioritaires à exécuter dans les Cégeps. Après plusieurs mois de consultation, ils ont convenu de l implantation d un logiciel de gestion de maintien des actifs par le biais d un appel d offres public, élaboré par le Centre collégial des services regroupés (CCSR). En vue de participer à l appel d offres, le CCSR devra obtenir des établissements un mandat présentant les termes d une entente pour ce regroupement d achats. Dans le prolongement de l implantation du logiciel, le MELS a prévu un montant supplémentaire qui permettra aux Cégeps d établir avec précision le portrait de leurs bâtiments par le biais d un audit technique. L ajout du volet audit technique ainsi que la durée du contrat, soit neuf (9) ans (contrat initial de sept (7) ans avec la possibilité de renouveler pour deux (2) années supplémentaires), nécessitent un addenda au mandat initial, à savoir l acquisition et l implantation d un progiciel de gestion de maintien des actifs des bâtiments des cégeps. De plus, une approbation est nécessaire, advenant un dépassement des coûts de 10 % du contrat estimé. Répartition des dépenses estimées pour le Cégep de Rimouski Montant estimé du contrat selon le mandat amendé Acquisition et implantation ,00 $ Audit technique des bâtiments ,00 $ Total assumé par MELS ,00 $ Coûts assumés par le Cégep ,60 $ Entretien et hébergement des données pour 8 ans incluant un facteur d inflation de 2 % pour les deux dernières années (les coûts pour la première année étant inclus dans le coût d acquisition, soit $/an pour l entretien et $/an pour l hébergement) Total MELS et Cégep ,60 $ Provision de 10 % ,26 $ MONTANT TOTAL ESTIMÉ (avant taxes) ,86 $ CONSIDÉRANT le plan québécois d investissement des infrastructures qui touche les établissements d enseignement; CONSIDÉRANT qu à la suite d une démarche concertée, les cégeps, la Fédération des cégeps et le Ministère de l éducation, du loisir et du sport (MELS) ont convenu que l implantation d un progiciel de gestion de maintien des actifs serait l outil qui répondrait le plus aux besoins des cégeps; CONSIDÉRANT le financement du MELS pour l ensemble des cégeps pour l implantation du progiciel incluant le support technique, la formation et l audit technique des bâtiments; CONSIDÉRANT le l intérêt du collège à se joindre à un appel d offres regroupé pour l acquisition et l implantation d un progiciel de gestion de maintien des actifs;

5 5 CONSIDÉRANT que le CCSR agira pour et au nom du Collège, de concert avec des représentants du MELS et de la Fédération des cégeps pour effectuer le processus d appel d offres public pour l acquisition du progiciel en vue de son implantation; CONSIDÉRANT qu à la suite de l adjudication du contrat, le contrat-cadre sera géré par le Centre collégial des services regroupés tandis que l implantation du projet sera gérée par la Fédération des cégeps; CONSIDÉRANT la nouvelle réglementation sur les contrats des organismes publics; CONSIDÉRANT les montants estimés de la dépense pour l implantation du progiciel; Il est PROPOSÉ par madame Ghislaine Michaud, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ a) que le comité exécutif mandate pour et en son nom le CCSR pour le processus d appel d offres; b) qu à la suite du processus d appel d offres, le Collège signe le contrat à intervenir avec l adjudicataire; c) que la durée du contrat à intervenir entre le Collège et l adjudicataire soit d une durée initiale de sept ans avec une possibilité d un renouvellement de deux ans pour un total de neuf ans; d) que le montant de la dépense pour l acquisition et l implantation du progiciel soit égal ou inférieur à ,86 $ (avant taxes), ce montant incluant une provision de 10 %; e) qu une provision de 10 % du montant estimé du contrat soit autorisée ACHAT D UNE CENTRALE DE TRAITEMENT DE L AIR PCCA20 POUR LE PROGRAMME DE TECHNOLOGIE DE LA MÉCANIQUE DU BÂTIMENT Dans la dernière phase d implantation du programme de technologie de la mécanique du bâtiment (TMB), un équipement didactique de démonstration en chauffage, ventilation climatisation et humidification de l air était recherché, afin de répondre à l apprentissage de l ensemble des systèmes de conditionnement de l air CVAC. Une première recherche en 2006 a permis de trouver un tel type d équipement, mais à des coûts dépassant les $ excluant les taxes de vente. Un seul fournisseur pouvait répondre à environ 75 % des critères de sélection du département de TMB. La somme disponible pour cet équipement étant sous cette barre, des recherches supplémentaires ont été faites pour acheter ou pour fabriquer cet équipement. Continuant les discussions avec les compagnies du matériel didactique en cause, le département de technologie de la mécanique du bâtiment recevait de la compagnie Technologies Cognisco inc., en juin 2008, une proposition d unité de centrale de traitement d air pour un coût de ,800 $ plus les taxes de vente. Une expertise révisée des équipements modifiés selon les demandes du département a permis de recevoir une soumission au montant de ,14 $, en date du 29 juillet Cependant, étant donné cette nouvelle version, il apparaissait indispensable de se procurer une station d accompagnement pour les acquisitions des données de fonctionnement du système en opération. La proposition globale se chiffrait alors à ,14 $ plus les taxes de vente FAB Rimouski en incluant la mise en route et la formation de base requise. Une révision des coûts suivant le cours du dollar canadien versus l Euro (devise utilisée par le manufacturier de l équipement) à permis de ramener la proposition

6 6 finale à ,00 $ Cet équipement répondait aux besoins du département de TMB. Le fournisseur Technologie Cognisco inc., offrant cette proposition finale, fut le seul à rencontrer les exigences au coût mentionné. Avec cet achat, le budget global reçu du MELS pour l implantation du programme de technologie de la mécanique du bâtiment est utilisé à 100 %. CONSIDÉRANT que le programme de technologie de la mécanique du bâtiment a besoin de cet équipement didactique aux fins d acquisition des éléments de ses compétences de programme; CONSIDÉRANT que depuis l an 2006 le département de TMB demande aux compagnies concevant du matériel didactique de répondre à ses besoins et que finalement nous retrouvons les critères exigés en cet équipement; CONSIDÉRANT l expertise que le département de TMB a apportée au projet afin d en diminuer les coûts et de continuer à répondre à ses besoins; CONSIDÉRANT qu une seule proposition valable répondant à notre description de besoins nous a été présentée; CONSIDÉRANT que le Collège dispose d un budget spécial, octroyé par le MELS, pour l achat d équipement nécessaire à l implantation du nouveau programme en Technique de mécanique du bâtiment; CONSIDÉRANT la résolution départementale confirmant l unanimité de l achat de cet équipement, auprès de la compagnie Technologies Cognisco inc.; Il est PROPOSÉ par madame Françoise Roy, APPUYÉ par madame Ghislaine Michaud et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d autoriser l achat d une centrale de traitement de l air PCCA20 de la compagnie Technologies Cognisco inc. pour le département de Technologie de la mécanique du bâtiment, au coût total de quatre-vingt mille cent quarante et un et vingt-cinq (80 141,25 $), taxes incluses ENGAGEMENT DE MONSIEUR DENIS ST-LAURENT AU POSTE D ADJOINT ADMINISTRATIF AU SERVICE À L ÉLÈVE ET À L ENSEIGNEMENT, POSTE DE REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET JUSQU AU 30 JUIN 2010 Un poste d adjointe administrative au Service à l élève et à l enseignement est devenu vacant à la suite de l absence de sa titulaire. Comme la titulaire ne réintègrera pas son poste avant le 30 juin 2010, un concours a été ouvert pour un remplacement à temps complet jusqu au 30 juin Le Service des ressources humaines a mis sur pied un Comité de sélection selon les règles prévues dans la Politique de dotation en ressources humaines, et la Politique locale de gestion concernant le personnel cadre et a diffusé l offre d emploi tant à l interne qu à l externe selon les moyens de diffusion habituels. Le comité de sélection a précisé les critères d éligibilité et s est doté de critères de sélection. Trente-cinq candidatures ont été reçues et, parmi les candidatures jugées admissibles, le Comité a choisi de recevoir cinq personnes en entrevue. Au terme du processus de sélection, les membres du comité de sélection font une recommandation unanime au Comité exécutif. CONSIDÉRANT l absence de la titulaire d un poste d adjointe administrative au Service à l élève et à l enseignement au moins jusqu au 30 juin 2010; CONSIDÉRANT la recommandation unanime du Comité de sélection; CONSIDÉRANT que monsieur Denis St-Laurent remplit les exigences du poste telles qu elles sont définies dans la Politique locale de gestion concernant le personnel cadre (Catégorie D-4 du Cahier de gestion, adoptée par CA , et amendée CA );

7 7 Il est PROPOSÉ par madame Françoise Roy, APPUYÉ par monsieur Robin Lavoie et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de nommer monsieur Denis St-Laurent au poste d adjoint administratif au Service à l élève et à l enseignement à compter du 19 octobre 2009 jusqu au 30 juin La séance est levée à 8 h 50. président secrétaire

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