événementiels & best practices

Transcription

1 événementiels & best practices ChatConference.com >>

2 La communication en amont 1/2 Bien choisir le créneau horaire (surtout si décalage horaire) en fonction: - Des habitudes de votre cible - Des Statistiques de fréquentation de votre support web - Eviter les lundis et vendredis en général 1 à 2 langues maximum Recenser les supports les plus utilisés au sein de votre entreprise pour relayer l événement s d invitation / relances J-3, J-2 (à moduler selon l importance du tchat) Visuels évocateurs de la thématique de tchat / Focus sur la thématique (En savoir plus) << 2 >>

3 La communication en amont 2/2 Photo de l invité / Bio de l invité si pertinent Affichage d un calque transparent sur la page d accueil (type post-it / à ne pas manquer) Visuel d annonce en home page : zone réservée Ton de l invitation à travailler (selon thématique et objectif du rdv) << 3 >>

4 Avant l évènement ing / invitation des participants ciblés (pls phases) Mise en ligne des fonctions avant Chat Travail et tri en concertation sur les questions à l avance Définition de la ligne éditoriale & déroulé Préparation de réponses à l avance Envoi d alertes à H-1 << 4 >>

5 Renforcer la proximité Jouer la transparence Faire réagir les internautes (pas de réponses trop complètes pour susciter l interaction) Les interpeller également / leur poser des questions Insérer quelques smileys de temps à autre Adopter un style concis, parlé (sensibiliser l invité du Chat sur ce point) Faire des phrases courtes que l on publie par occurrences pour créer un effet dynamique à l écran (pour un chat texte) Diffuser des questions d autres internautes sur le même thème (regroupement de questions similaires) pour montrer qu il y a de l activité sur le Chat << 5 >>

6 Gestion des questions en direct 1/2 Bien (re)définir le périmètre de discussion en introduction (rappel du modérateur) Rappeler les règles du Chat modéré (lecture préalable par un modérateur, et sélection non exhaustive, des questions les plus représentatives) Définir quelques questions d amorce (5 max.) de préférence parmi les questions reçues à l avance, et dont l intervenant aura pris connaissance au préalable, pour démarrer sereinement et poser le débat. Répondre à au moins 2 questions posées en direct dans les 10 premières minutes Répondre au maximum de questions en regroupant des questions similaires (3 max.) << 6 >>

7 Gestion des questions en direct 1/2 S appuyer sur les axes de discussion définis en amont, sur la base des questions posées à l avance mais ne pas trop scénariser pour laisser place au direct le plus possible. Répondre régulièrement aux questions plus délicates ou qui dérangent Si l on a pas traité toutes les questions, il est recommandé de le faire a posteriori et d annoncer sous quelle forme on va les traiter a posteriori Utiliser le diaporama Photos des coulisses du Chat (Chat texte) pour accréditer la présence réelle de l intervenant et montrer l engagement de toute l équipe à répondre aux internautes. << 7 >>

8 Après le Proposer un questionnaire de satisfaction à la clôture du Chat Proposer un compte-rendu / transcript authentique et le publier rapidement Envoyer un ing pour promouvoir la publication du transcript + formulaire de contact business pour transformation (Chat à but commercial) Proposer la vidéo du Chat (chat vidéo) / Accompagner le transcript texte de photos, documents téléchargeables, liens ou d éléments rich media (chat texte) Y insérer des liens croisés vers du contenu connexe déjà présent sur votre site ou intranet Proposer une FAQ sur la base des questions non traitées Prolonger la discussion sur un forum, un module de commentaires << 8 >>

9 Préparation à l intervention Sensibiliser l intervenant à la dimension temps réel et sur le dispositif (questions / modération / publication / réponse rapide et concise) avec la nécessité de répondre rapidement pour des échanges dynamiques (5 sec) Lui soumettre les questions à l avance pour qu il se prépare sur le fond Le délivrer des contingences de saisie (mettre à disposition un script pour taper les réponses sous la dictée de l intervenant) Minimiser le nb de personnes autour de l intervenant pour éviter les débats à chaque question (les conseillers doivent intervenir ponctuellement sur des chiffres, pour rappeler un point précis à énoncer) Lui permettre des respirations (possibilité de diffusion de paires de questions/réponses préparées à l avance) << 9 >>

10 Précautions logistiques S assurer que les pré-requis techniques et informatiques ont bien été pris en compte dans la salle de Chat (cf. fiche technique fournie par votre chef de projet) Prévoir l installation des postes suffisamment en avance pour effectuer quelques tests de routine dans l environnement du jour J Prévoir la présence d un interlocuteur réseau ou hotline interne en support en cas de problème réseau dans la salle << 10 >>

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