LE TRAITEMENT DE TEXTE

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1 LE TRAITEMENT DE TEXTE A partir de la version 5 de spaiectacle, le traitement de texte est totalement intégré à l application. Au-delà de la simplification quant à la manipulation de ce module, c est également une nouvelle fonctionnalité qui est offerte. spaiectacle permet à présent de stocker des modèles ainsi que l ensemble des courriers édités, de les visualiser dans une liste spécifique et d en gérer le traitement (édition faite, réponse reçue, etc ). 1 Courriers/modèles et type Une nouvelle liste a été créée : il s agit de la liste des courriers. Cette liste est accessible à partir du menu Contrats - Liste des courriers ou par l icône dans la barre d outils. La liste contient deux sortes de fiches : les courriers et les modèles. Les courriers et les modèles sont eux-mêmes de plusieurs types : salarié, contrat, paie, divers (et société pour les versions multisociétés). 1.1 Les modèles Le modèle est un document qui n est pas nominatif, il est utilisé à partir d une liste pour le mailing ou il est utilisé en création de courrier pour servir de base de travail. page 1

2 1.2 Les courriers spaiectacle version 5 A la différence de la version 4 de spaiectacle, il est possible dorénavant d enregistrer chaque courrier édité par spaiectacle 5. Ces courriers sont alors enregistrés dans une «fiche courrier», visualisables et réimprimables ensuite à souhait. Le courrier est un document «nominatif» rattaché spécifiquement à un salarié, à un contrat, ou à une paie (cf 2). 1.3 Le type Lorsqu on insère dans un courrier/modèle une information provenant de spaiectacle, on définit une relation dynamique entre ce courrier/modèle et une des tables de spaiectacle. Le «type» va permettre de définir quelle est la relation dynamique qui va s établir. On peut rattacher un courrier ou un modèle à 3 tables différentes : - la table des salariés, on parle alors de Courrier ou Modèle salarié, - la table des contrats, on parle alors de Courrier ou Modèle contrat, - la table des paies, on parle alors de Courrier ou Modèle paie. Pour les versions multisociétés, on peut également rattacher un courrier ou un modèle à la table des sociétés, on parle alors de Courrier/ ou Modèle société. Enfin, il est possible de ne rattacher le courrier à aucune table spécifique, on parle alors de Courrier ou Modèle divers. Une autre conséquence du type défini est de déterminer à partir de quelle liste on va imprimer le courrier. Par exemple, si on souhaite imprimer les contrats «papier» à partir de la liste des contrats, il faudra affecter le type Contrat au modèle de contrat créé. Le type d un courrier ou d un modèle n est pas modifiable une fois validé. Il est toutefois possible de le faire suite à un ajout par duplication : exemple, un modèle de type contrat pourra être dupliqué pour en créer un de type paie (cf 3.2). 2 La création de courriers Il existe différentes manières de créer des courriers, selon par exemple que l on souhaite faire des courriers «en masse» d après un modèle déjà enregistré ou selon que l on souhaite faire un courrier personnalisé à un salarié. spaiectacle version 5 est livré avec une quinzaine de modèles de courriers que vous pouvez personnaliser selon vos besoins, pour cela reportez-vous à l annexe jointe en fin de document. Si vous souhaitez utiliser les modèles de courriers que vous utilisiez préalablement à la version 5, reportez-vous au 3.4. page 2

3 2.1 Le mailing Le mailing est une fonctionnalité qui permet d imprimer le même courrier depuis plusieurs fiches. En option, il est également possible d enregistrer simultanément des fiches courriers dans spaiectacle. Si l option n est pas choisie alors il n est conservé aucune trace de l impression des courriers. A partir de la liste des Salariés, des Contrats ou des Paies, sélectionner les fiches pour lesquelles on souhaite éditer un courrier et cliquer sur l icône spaiectacle version 5. Sélectionner Imprimer un mailing. - Modèle à utiliser : sélectionner le modèle à partir duquel le courrier va être construit - Bouton Références : le sélectionner pour faire apparaître les références utilisées dans le modèle (pour plus d informations sur les références, se reporter à l annexe jointe) Si l option «Enregistrement simultané du courrier créé...» n est pas cochée, la validation de cette fenêtre lance l édition des «n» courriers pour les «n» fiches sélectionnées. Il n y a alors aucun courrier gardé en mémoire. Pour créer les courriers liés aux éditions faites, cocher «Enregistrement simultané du courrier créé dans le fichier de données». Deux choix d enregistrements sont alors possibles : - enregistrement uniquement de la référence du modèle utilisé : une fiche courrier est créée reprenant pour informations le nom du courrier et sa date ainsi que la référence du modèle à partir duquel le courrier a été fait. En revanche, si des valeurs avaient été modifiées par rapport au modèle initial, elles ne seront pas enregistrées. - enregistrement complet du courrier personnalisé : une fiche courrier est créée reprenant la totalité des informations, y compris les éventuelles modifications apportées au modèle (il s agit d une copie conforme du courrier tel qu il a été imprimé). Attention : le choix de l enregistrement complet a un impact sur la quantité de données enregistrées et a donc pour conséquence d augmenter la taille des fichiers de données. Le choix de l enregistrement «simple» est amplement suffisant si aucune personnalisation par rapport au modèle n est apportée au courrier. En revanche si le modèle est amené à évoluer, il sera conseillé de créer un autre modèle (et d inactiver l ancien). Ces enregistrements se concrétisent sous la forme d une création de courrier dans la liste des courriers. Ils sont visualisables à différents endroits : dans la liste des Courriers, dans la fiche Contrat pour les courriers de type contrat et paie, dans la fiche Salarié pour les courriers de type salarié, contrat et paie. page 3

4 2.2 Le courrier sur liste Le principe est le même que pour la paie sur liste : le courrier sur liste permet de créer des courriers à partir des fiches sélectionnées dans une liste. Ces courriers peuvent être identiques ou différents d une fiche à l autre. A partir de la liste des Salariés, des Contrats ou des Paies, sélectionner les fiches pour lesquelles on souhaite créer un courrier et cliquer sur l icône spaiectacle version 5. Sélectionner Courrier sur liste. - Modèle à utiliser : sélectionner le modèle à partir duquel le courrier va être construit - Enregistrement : choisir le type (simple ou complet comme défini dans le 2.1) - Bouton Tester : le sélectionner pour faire apparaître le résultat des références utilisées dans le modèle Remarque : Le choix d enregistrement uniquement de la référence utilisée n est possible que si aucune modification n a été apportée au courrier suite au chargement du modèle à utiliser. Suite à la création de ces courriers, il ne reste plus qu à sélectionner l icône de l imprimante courriers et à choisir Impression des courriers. dans la liste des 2.3 Le courrier multiple Le principe est le même que pour la paie multiple : le courrier multiple permet de créer le même courrier à une sélection de fiches. A partir de la liste des Salariés, des Contrats ou des Paies, sélectionner les fiches pour lesquelles on souhaite créer un courrier et cliquer sur l icône. Sélectionner Courrier multiple. La création du premier courrier est identique à ce qui a été vu précédemment. Suite à la validation de la fenêtre d ajout de courrier, le même courrier est créé pour toutes les fiches sélectionnées. Suite à la création de ces courriers, il ne reste plus qu à sélectionner l icône de l imprimante courriers et à choisir Impression des courriers. dans la liste des page 4

5 2.4 Les autres possibilités Il est enfin possible de créer des courriers par les autres moyens suivants : - depuis la Liste de tous les courriers et modèles, cliquer sur l icône et choisir Ajouter un courrier. Il conviendra alors d en définir le type, le salarié et éventuellement le contrat ou la paie auquel il est rattaché ; - depuis la fiche salarié (onglet Salarié) ou la fiche contrat (onglet Paies), cliquer sur l icône. 3 La liste des courriers et modèles 3.1 Ajouter un courrier - Créer un modèle Le bouton d ajout permet : - d ajouter un courrier : il conviendra alors de lui affecter un type et une fiche associée (cf 2.4) ; - de créer un modèle : qui sera ensuite utilisé comme base aux courriers créés (cf annexe jointe). 3.2 Dupliquer Il est possible, via ce bouton, de dupliquer un ou plusieurs courriers ou modèles. Alors que le type d un courrier ou d un modèle n est pas modifiable une fois validé, il devient possible de le faire suite à un ajout par duplication : exemple, un modèle de type contrat pourra être dupliqué pour en créer un de type paie. 3.3 Listes prédéfinies Il est possible d afficher des listes prédéfinies par spaiectacle : - les courriers du mois : il s agit des courriers/modèles enregistrés avec une date sur le mois ; - les courriers du mois dernier : il s agit des courriers/modèles enregistrés avec une date sur le mois dernier ; - les courriers de l année : il s agit des courriers/modèles enregistrés avec une date sur l année ; - les AR en attente : il s agit des courriers pour lesquels un accusé réception est en attente (cf 4.1). 3.4 Importer des courriers/des modèles - Exporter L import de courriers ou de modèles permet d importer tous les documents de type «4DWrite» (fichiers avec extension 4W7). L import de modèle se fait sous la forme d un modèle de type divers. Il conviendra ensuite de lui affecter le bon type. L import de courrier permet de reconstituer un éventuel historique de courriers pour un salarié (reconstitué à partir de fichiers sauvegardés depuis la version 4 de spaiectacle). L export de courriers permet de partager ses courriers entre différents fichiers de paies. Le fichier exporté est un fichier au format 4W7 (extension du traitement de texte), lisible uniquement par l application spaiectacle (en le réimportant dans le nouveau fichier de données). page 5

6 3.5 Mise à jour des courriers et modèles La mise à jour permet de modifier 4 valeurs : - Date : mise à jour de la date du courrier ou du modèle ; - Modèle : permet de le rendre inactif ou non inactif ; - Accusé réception : permet d en gérer l état (reçu, en attente, aucun) - Ce courrier est un contrat : permet d activer cette fonctionnalité (cf 4.1). 3.6 Impression des courriers Cette fonctionnalité permet d imprimer directement les courriers sélectionnés. 4 Les options liées aux modèles et aux courriers 4.1 Les options liées aux modèles -> modèle inactif Il est possible d inactiver des modèles de courriers afin de ne plus les utiliser, sans pour autant les supprimer. Ces modèles n apparaîtront alors plus dans le menu déroulant «modèle à utiliser». Un modèle inactif est identifié par une puce grise dans la liste des modèles. -> bouton «Tester» Il est possible de tester le modèle à partir d un salarié test afin de valider le choix des commandes par exemple. Pour cela, renseigner un salarié et/ou un contrat ou une paie (selon le type de modèle) sur la ligne Test et cliquer sur le bouton «Tester» pour passer des commandes au résultat. page 6

7 -> Accusé réception (en attente) Les courriers qui seront créés à partir de ce modèle seront des courriers avec l option «Accusé réception : en attente». L utilisateur pourra ensuite modifier le statut pour aboutir à un accusé de réception «reçu». Pour rappel, l information est donnée dans la liste des courriers (colonne AR : «AR» signifie «en attente» et «x» signifie «reçu») et une liste prédéfinie des courriers en attente d accusé réception est disponible. -> Ce courrier est un contrat Les courriers qui seront créés à partir de ce modèle seront des courriers qui correspondent à une édition papier du contrat de travail. Cette information est ensuite reportée dans la colonne «Ct» de la liste des courriers et de la liste des contrats. Elle permet donc de vérifier que les contrats ont bien été édités. Astuce : en cochant les 2 boîtes à cocher, on pourra gérer le cas : «mon salarié m a-t-il retourné son contrat signé?» 4.2 Les options liées aux courriers -> Garder les commandes actives Elle correspond à une option «enregistrer comme brouillon» : tant que l on est susceptible de revenir sur ce courrier, il est recommandé de garder les commandes actives. Pour garder ensuite une copie exacte du courrier qui a été donné au salarié, il faut décocher cette option. -> Enregistrer le modèle créé Cette option permet de créer un modèle à partir d un courrier. Il est également possible de choisir «Modifier le modèle utilisé» afin d enregistrer les modifications apportées au modèle depuis le courrier directement dans le modèle. page 7

8 - ANNEXE - La création ou modification d un courrier ou d un modèle Voici des indications pour créer un modèle ou un courrier à partir d une «page blanche». Menu Contrats - Liste des courriers - Ajouter La fenêtre d ajout de courrier ou de modèle se décompose en deux parties. La partie supérieure (partie A) est une nouveauté de la version 5 : le détail des différentes options a été décrit dans les pages précédentes. La partie inférieure (partie B) est semblable à ce qui existait déjà dans la version 4 de spaiectacle : on a en quelque sorte un logiciel d éditeur de texte dans le logiciel, qui comporte son propre menu et sa propre barre d outils. Partie A Partie B page 8

9 Pour plus de détails sur le fonctionnement standard de l éditeur de texte, nous vous invitons à vous reporter aux paragraphes et du manuel de référence de la version 4 (descriptif des menus et de la barre d outils, saisie de texte, mise en forme de documents, règle, tabulations, typographie, styles de paragraphes, etc ). Le principal intérêt du module de traitement de texte intégré à spaiectacle est qu il permet de créer des courriers qui appellent des informations en provenance de spaiectacle sans avoir besoin de les ressaisir. Ces informations se récupèrent par l insertion de champs ou de commandes. Exemple : en créant un modèle qui intègre le champ [Personnes]Nom, spaiectacle va éditer un courrier qui reprendra le nom de chaque salarié pour lequel ce courrier a été demandé. 1 Quelle différence entre un champ et une commande? Les champs et les commandes permettent d accéder aux données saisies dans les différentes tables du logiciel. Les champs sont les données directement accessibles à partir des différentes tables mises à disposition. Les tables sont les «fondations» de la structure du logiciel. Liste des tables disponibles Les commandes sont, quant à elles, des expressions créées par GHS : - pour faire référence à un champ de manière spécifique. Exemple : une commande NIR a été créée pour un besoin spécifique; à la différence du champ [Personnes]NIR, la commande NIR renvoie un numéro de sécurité sociale formaté. Champ -> [Personnes]NIR : Commande -> NIR : pour faire référence de manière simple à des données qui ne sont pas directement des champs accessibles par la liste des tables. Ce sont en quelque sorte des formules qui extraient des informations complexes de la base de données. Exemple : la commande RubriquePaieMontant(«CI») permet de récupérer le montant des rubriques de paies saisies avec le code rubrique «CI». 2 Comment insérer un champ ou une commande? On peut insérer un champ ou une commande à n importe quel endroit du texte par l utilisation du menu Insertion - Expression 4D ou clic droit de la souris et Insérer une expression 4D page 9

10 Le dialogue suivant apparaît : Pour insérer un champ : Sélectionner la table qui contient les champs qui vous intéressent Cliquer sur le signe «+» (un petit triangle sur macintosh) situé à gauche du libellé pour développer le contenu de la table : ici la table des Personnes. Sélectionner le champ souhaité et valider par OK. La formule référence apparaît dans une zone grisée. Le texte s inscrit entre guillemets, et se lit ainsi : «[nom de la table] Nom du champ inséré». Pour vérifier le résultat, cliquer sur le bouton Tester. Pour insérer une commande : Sélectionner l onglet Expression Cliquer sur le bouton Modifier Une fenêtre d éditeur de formules apparaît. Deux zones principales nous intéressent : Commandes par thèmes : la liste des commandes créées par GHS (en caractères non gras), triées par ordre alphabétique une zone de saisie de formule page 10

11 Saisir l expression souhaitée dans la zone de saisie de formule ou la sélectionner via les commandes par thèmes en double-cliquant. La compléter par des éventuels paramètres (cf le paragraphe suivant). Valider par OK. La formule est reprise dans l onglet Expression de la fenêtre Insérer une Expression 4D. Valider par OK Nota Bene : vous pouvez également ajouter un format au moment de la validation de l insertion du champ ou de la commande. Exemple : le résultat du montant des rubriques de paie de cachets isolés sera présenté en euros avec un séparateur de milliers et 2 décimales. 3 Qu est-ce qu un paramètre? Un paramètre est lié à une commande. Il peut être obligatoire ou optionnel selon les commandes. Dans le cas où il est obligatoire, il sert à définir l objet sur lequel la commande doit pointer. Exemple : la commande RubriquePaieMontant ne peut fonctionner que si on signifie de quelle rubrique de paie on souhaite obtenir le montant, il faut donc renseigner un paramètre qui est le code de la rubrique : RubriquePaieMontant(«CI») Dans le cas où il est facultatif, le paramètre sert à ajouter des options à la commande. Exemple : la commande NumeroObjet renvoie le numéro d objet saisi dans la fiche. On peut lui ajouter un paramètre qui permettra de récupérer les autres données de la fiche : «1» renvoie la valeur du critère 1, «2» renvoie la valeur du critère 2, «3» renvoie la date d obtention, etc : NumeroObjet(3). Les paramètres peuvent être multiples pour une même commande. Exemple : la commande CumulCotisSalCaisse(«Urssaf»;2010) permet de récupérer le cumul des cotisations salariales de 2010 de la caisse Urssaf. Remarques de syntaxe : - si un paramètre est nécessaire et n est pas passé, la méthode renvoie une chaine vide ou la valeur 0 selon les cas. Idem si une valeur demandée n est pas trouvée (nom de retenue, de caisse ou d analytique, n de ligne ) ; - les différents paramètres doivent être séparés par des points virgules ; - si on veut saisir un paramètre texte, il faut le saisir entre guillemets (Ex : «Nuit étoilée») ; - si on veut saisir un paramètre date, il faut le saisir entre points d exclamation» (Ex :!21/07/11!). L ensemble des champs et des commandes disponibles dans la version 5 de spaiectacle sont documentés dans un courrier modèle présent dans votre fichier de données : «GHS-DocumentationCommandes». page 11

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