Création. de club. Fédération Française des Échecs. BP SAINT-QUENTIN-EN-YVELINES Tél : Fax :

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1 Création de club Fédération Française des Échecs BP SAINT-QUENTIN-EN-YVELINES Tél : Fax :

2 Sommaire I - La Fédération Française des Echecs * Son but * Les avantages des Clubs de la F.F.E. II - La création d un Club *La rédaction des Statuts de l association *L assemblée Générale Constitutive *Le Bureau *Déclarer votre association *Tenir le registre administratif *Ouverture d un compte postal ou bancaire III - Comment s affilier à la Fédération? *Les démarches *l agrément à la Direction Départementale de la Jeunes et des Sports *Montant des cotisations IV- En résumé (organigrammme) 2

3 I La fédération Française des Echecs A été le 19 mars 1921, sous le régime du 1 er juillet 1901, est agrée par le Ministère de la Jeunesse et des Sports. Elle est membre fondatrice de la Fédération Internationale des Echecs (F.I.D.E.) qui regroupe 152 pays. Elle est administrée par un Comité Directeur de 36 membres. Elle compte 26 Ligues Régionales, 84 Comités Départementaux, Près de 1000 Clubs, affiliés dont ont moins de 20ans. En France, 6 millions de personnes pratiquent le Jeu d Echecs (source B.V.A 1987) Elle a pour but : - d organiser et développer le Jeu d Echecs, - de faciliter la création de clubs affiliés, - l entraînement de l élite, - la formation, - de conseiller les clubs en matière d administration, de gestion et d animation. Les avantages pour les clubs de la F.F.E. : 1 Homologation des tournois organisés par le club et officialisation des résultats. 2 Organisation des compétitions individuelles et par équipes auxquelles peuvent participer tous les membres et équipes du club. 3 Etablissement du Classement National et de l I.N.J.E.S. calculés sur les résultats réalisés lors des compétitions officielles. 4 Formation d animateurs et d entraîneurs qui répondront aux demandes du club. 5 Entraînement de l élite du club en collaboration avec le Comité Départemental ou la Ligue. 6 Formation d arbitres issus de club. 7 conseils et appui de la Fédération, de la Ligue ou du Comité Départemental sur les aspects juridiques, fiscaux, techniques, les demandes de subvention, etc. 8 Information sous la forme de la revue fédérale «Echec et Mat», de circulaires, de brochures, etc. 9 Assurance dont les garanties sont adaptées à la pratique du Jeu d Echecs. 10 Obtention de certaines subventions. 11 Aide et conseil sur l organisation, la structuration, l animation et le développement du club. 3

4 II La création du club : un acte volontaire C est un véritable engagement né de l initiative d une ou plusieurs personnes physiques ou morales. Rejoindre la structure fédérale, c est créer l association, c est s affilier à la F.F.E. C est un véritable engagement né de l initiative d une ou plusieurs personnes physiques ou morales. Rejoindre la structure fédérale, c est créer l association, c est s affilier à la F.F.E. 1- La rédaction des statuts de l association : ils détermine la création de l association, son fonctionnement, les droits et obligations de ses membres et aussi les conditions de sa dissolution éventuelle. Les associations sont régies par loi de Attention! La rédaction des statuts est certes libre mais ceux-ci doivent être en conformité avec les statuts de la F.F.E. et les directives du Ministère de la Jeunesse et des Sports. Il est d usage de rédiger les statuts d une association selon le plan suivant : 1. Constitution, objet, siège social, durée 2. Composition 3. Ressources de l association, comptabilité 4. Administration et fonctionnement 5. Assemblée générale 6. Dissolution de l association 7. Règlement intérieur, Formalités administratives (voir statuts types annexe 1) 2- L Assemblée générale constitutive : Les membres fondateurs se réunissent au préalable pour définir exactement leurs buts et leurs objectifs et rédigent un premier projet de statuts. Ensuite, ils diffusent une convocation générale invitant toute personne intéressé par la création de l association. L ordre du jour est souvent le suivant : 1. Lecture et approbation définitive des statuts 2. Election des membres du Comité Directeur 3. Fixation des cotisations 4. Elaboration du programme d activités 5. Questions diverses Il est conseillé d inviter pour cette 1 ère A.G. des «personnes qualifiées» (représentant du Comité Départemental, de la Ligue ou de la F.F.E.) qui, par leurs compétences, Peuvent aider la création de l association. Il est essentiel que les statuts d origine soient clairs es explicites, et qu ils soient Discutés avant leur adoption. La lecture attentive de ces statuts permet souvent d éviter des accros plus tard. Il est aussi indispensable de nommer un secrétaire de séance qui aura la responsabilité De rédiger le procès-verbal de la réunion. 4

5 3 Bureau : L Assemblée générale constitutive désigne les membres du Bureau, ils sont issus du Comité Directeur. Le Bureau doit être composé d un Président, d un Secrétaire Général et d un Trésorier. Le Président est le responsable moral et juridique de l association. Il anime et dirige les activités de l association. Il peut être assisté d un ou plusieurs vice-présidents à qui il délègue certaines responsabilités. Le Secrétaire Générale est le collaborateur principal du Président. Il assure le fonctionnement quotidien du club, notamment du point de vue administratif et dirige le personnel rémunéré lorsqu il y en a. Le Trésorier propose au Comité Directeur le budget de l association qui le fait voter par l Assemblée Générale. Il assure l exécution. 4 Déclarer votre association : Pourquoi? Pour posséder la personnalité morale - être agréée par le Ministère - avoir un compte en banque - ester en justice - recevoir des dons (à l exclusion d immeubles), etc. Comment? L association ne bénéficie de la capacité juridique précisée à l article 5 de la loi de 1901 qu après avoir été déclarée et rendue publique par les soins de ses fondateurs. 1 ère étape : la déclaration (voir annexe 2) Elle doit être déposée ou adressée, par lettre recommandée, à la sous-préfecture du lieu où l association a fixé son siège social ou à la préfecture lorsque le chef-lieu de l arrondissement se confond avec celui du département ; 2 ième étape : le récépissé Il est délivré un récépissé de toute déclaration dans un délai de 5 jours. Il doit être précieusement conservé car il constitue la preuve matérielle que l association a accompli les formalités obligatoires pour obtenir la capacité juridique prévue par la loi du 1 er juillet Dans un délai d un mois, le Journal officiel publie la déclaration d existence de l association. 3 ième étape : la parution au Journal officiel Si le délai d un mois n est pas respecté, la déclaration est frappée de nullité et il faudra que l association dépose un nouveau dossier pour reprendre les formalités au point de départ. L insertion au Journal officiel reproduit uniquement un simple extrait de la déclaration d existence : 1. la date 2. le titre et l objet de l association 3. l indication de son siège social 5

6 5. Tenir le registre administratif : C est une obligation! Ce registre se présente sous la forme d un cahier spécial à pages numérotées et non détachables. Il doit être numéroté de la première à la dernière page. Il doit être paraphé sur chaque page utilisée par la personne habilitée à représenter l association, généralement le Président. Il doit contenir les statuts, l indication de la date de dépôt de la déclaration d existence, la date et le numéro du récépissé délivré par la préfecture ou la souspréfecture, la date de l insertion au Journal officiel et enfin la liste complète du premier Comité Directeur. Par la suite, toutes les modifications statutaires ou changement survenant dans la direction de l association y seront reportées dans l ordre chronologique, sans blancs ni ratures. Les dates et les numéros des récépissés relatifs aux dites modifications et changements doivent aussi y figurer. Ce registre doit pouvoir être présenté au autorités administratives ou judiciaires à tout moment au siège social de l association (art.6 et 31 du décret du 16 août 1901). Les P.V. des délibérations des A.G. ou des réunions du C.D. ne doivent pas figurer dans ce registre. Ils doivent figurer dans un autre registre prévu à cet effet. 6. Ouverture d un compte postal ou bancaire : Pour cela, il faut produire : - un exemplaire des statuts, - une copie des délibérations désignant les personnes autorisées à agir au nom de l association, - un exemplaire du J.O. attestant de la déclaration ; III Comment s affilier à la F.F.E.? 1. Les démarches : Pour contact avec sa ligne qui vous aidera à remplir votre dossier d affiliation qui comprendra : 1. l état navette de rentrée 2. copie des statuts de l association 3. Coordonnées complètes du président, secrétaire général et trésorier 4. copie de la publication au Journal officiel du récépissé de déclaration en préfécture 5. l engagement signé par le Président de l association d affilier tous ses membres. 6

7 Cas particulier Les clubs multisports ou association aux activités (Maisons des Jeunes, Maisons pour tous, Amicales laïques, etc.) Tout club multisports ou association diverse affiliés à la F.F.E. ou sollicitant son affiliation doit constituer une section d échecs répondant aux conditions suivantes : a) son règlement intérieur doit être approuvé par le Comité de direction du club multisports ou association diverse et mentionner obligatoirement que l organisme de direction d échecs est élu par l Assemblée Générale des membres actifs de la section, étant entendu que : tout joueur affilié qui paie une cotisation pour pratiquer les Echecs est considéré comme membre actif ; pour voter, il faut être de 16 ans au moins et être membre de la section depuis plus des six mois ; le quorum doit être égal au moins au quart des membres actifs de la section régulièrement convoquée au moins quinze jours à l avance, le vote par procuration est autorisé. b) le Président de la section échecs doit être mandaté par le Comité de direction de l association multisports ou d activités diverses pour : donner valablement l adhésion de l association aux statuts et règlement de la F.F.E. ; être habilité à engager la responsabilité de l association devant les autorités fédérales. Ces conditions s ajoutent aux démarches d affiliation morale. 2. L agrément à la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports : La F.F.E. est reconnue Fédération Sportive arrêté du 19 janvier Les clubs affiliés sont donc aussi agréés à condition qu ils en fassent la demande officielle, auprès de la DDJS. Aucune subvention de la D.D.J.S. n est possible sans cet agrément. 3. Montant des cotisations : La saison échiquéenne débute le 1 er septembre et se termine le 31 août de l année suivante. Pour être affilié à la F.F.E., les joueurs doivent prendre une affiliation dont le prix varie le type, la catégorie d âge et le taux fixé par votre Ligue. Pour adhérer à la F.F.E., votre club doit simplement affilier au moins 5 joueurs (licence A) en remplissant les états navette fournie sur demande par la F.F.E. et en les renvoyant à la Fédération Accompagnés du chèque correspondant au total part fédérale + part Ligue (la F.F.E. rétrocède à la Ligue concernée la part qui lui revient) et acquitter une cotisation-club, fonction du nombre de voix dont dispose le club à la fin de la saison précédente. Si vous êtes un nouveau club, vous n avez pas à régler de cotisation-club la 1 ère année d affiliation. 7

8 IV En résumé Création de l association Assemblée Générale Constitutive (adoption des statuts, élection du 1 er Comité Directeur) Dès que possible (pas de délai légal) Déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture Le cas échéant -URSSAF si salariés - services fiscaux si opérations imposables Dans les 5 jours Délivrance d un Récépissé par les Services préfectoraux Dès que possible Achat d un registre spécial par l association Dans le délai d un mois après la déclaration Vérification de la publication au Journal officiel Demande du dossier d affiliation au Secrétaire Fédéral Affiliation à la F.F.E. 8

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