Le contrat d apprentissage

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1 Le contrat d apprentissage entreprises de 11 salariés et plus ou employeurs non inscrits au répertoire des métiers Code du travail articles L à L Loi n du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale Le contrat d apprentissage a pour objet de donner à des jeunes de 15 ans au moins et 25 ans au plus une formation théorique et pratique en vue de l obtention d une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle. L employeur s engage à assurer au jeune une formation professionnelle méthodique et complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie dans un centre de formation d apprentis (CFA). Une fiche Contrat d apprentissage dans les entreprises de moins de 11 salariés ou artisanales est disponible sur > Espace clients > Fiches Solution 1 Rappels législatifs sur le contrat d apprentissage Employeurs concernés : Peut conclure un contrat d apprentissage tout employeur du secteur privé (dont les EPIC). Formalités : Avant toute embauche, l employeur doit établir un contrat d apprentissage (cerfa *05 FA 13) puis le transmettre à la chambre des métiers, à la chambre de commerce et de l industrie ou à l unité territoriale de la Direccte (ex-ddtefp). Contrat de travail : Le contrat d apprentissage est un contrat à durée déterminée (CDD) de 1 à 3 ans, ou un contrat à durée indéterminée (CDI) avec période d apprentissage (cf. loi de 2014 relative à la formation professionnelle). Rémunération : La rémunération ne peut être inférieure à un pourcentage du SMIC qui varie selon l âge de l apprenti, l année d exécution du contrat, et le niveau de formation préparé. Elle se calcule sur la base de l horaire collectif de l entreprise et du montant horaire du SMIC à la date de règlement (tableau ci-dessous). Année d exécution du contrat moins de 18 ans 18 à 21 ans plus de 21 ans 1 25% 41% 53% 2 37% 49% 61% 3 53% 65% 78% (Chiffres en vigueur au 1er janvier 2015) Exemple : Pour un apprenti de plus de 21 ans (soit 21 ans plus 1 jour, et au-delà), en 1ère année de contrat d apprentissage dans une entreprise aux 35 heures, la rémunération mensuelle minimale s établit à : Smic 35h x 53% = 772,50 (selon smic en vigueur au 1/01/2015) page 1

2 Ce minimum s entend hors dispositions conventionnelles plus favorables et pour un contrat d apprentissage enregistré auprès de la DDTEPP. Dans certains cas (titulaires d un diplôme de l enseignement technologique ou professionnel, prolongation du contrat), on doit appliquer une majoration de 15 points. - année du contrat : l année se détermine de date à date en fonction de la date de début du contrat. Lorsque la date anniversaire du contrat échoit en cours de mois, on doit appliquer les deux taux sur la paie du mois. Exemple : pour un apprenti de 18 ans ayant débuté sa 1ère année de contrat le 22 avril, la paie anniversaire se décompose ainsi : - 21/30e au taux de la 1ère année (soit 41%), - 9/30e au taux de la 2ème année (soit 49%) - âge de l apprenti : Le taux applicable change à compter du premier jour du mois suivant la date à laquelle l apprenti atteint 18 ou 21 ans. Exemple : Un apprenti de 20 ans atteint ses 21 ans le 15 août. C est à compter de la paie de septembre qu on prendra en compte le changement d âge. Les apprentis ont droit aux primes (transport, vacances, 13ème mois, carte orange...) accordées à l ensemble du personnel. Ils peuvent bénéficier d un accord d intéressement. Les modalités de rémunération des heures supplémentaires sont celles applicables au reste du personnel. Les majorations sont calculées sur la base du salaire de l apprenti. La prime de précarité CDD n est pas due à l issue d un contrat d apprentissage. Effectif : L apprenti n est pas pris en compte dans le calcul de l effectif, sauf pour l application de la tarification des risques d accidents du travail et de maladies professionnelles. Exonérations : Exonération totale des cotisations et contributions salariales d origine légale et conventionnelle. Exonération totale des cotisations patronales d assurances sociales (maladie, vieillesse) et d allocations familiales. 2 Paramétrage du contrat 2.1 Les retenues de la paie 2.2 Présentation générale 2.3 Création de la catégorie salariale 2.4 Codes DUCS 2.5 Création des retenues URSSAF spécifiques 2.6 Chômage permanent 2.7 Retraite et Prévoyance 2.8 Formation continue 2.9 Autres retenues : Urssaf et autres types retenue 2.10 Vérification du paramétrage des retenues 2.11 Vérification des Chiffres clés 3 Mise en place de la paie 3.1 Création de la rubrique de paie «Gratification» 3.2 La fiche Contrat 3.3 Paie sur période mensuelle incomplète 3.4 Exemple de bulletin de paie et DUCS Urssaf page 2

3 2.1 Les retenues de la paie Fiche solution Les taux de cotisations marqués «variable» doivent être vérifiés auprès des caisses concernées. Les taux de cotisations fournis sont ceux appliqués à la date de mise à jour du document. Par ailleurs, on traite ici uniquement des retenues d ordre légal. Pour les retenues de type conventionnel (ex. FNAS, Prévoyance...), voir la Convention collective ou l accord de branche éventuels. TYPE RETENUE Retenue Base Fraction de base Taux Salarial Taux Employeur Particularités Les retenues grisées ne s'appliquent pas à toutes les entreprises. Voir les commentaires. URSSAF Codes DUCS (1) < 20 sal.! 20 sal. 2 Contrib. Solidarité Apprenti +10 Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 0,30 701D 705D 1 Accident travail Apprenti +10 (2) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 100,00 701A 705A FNAL<20 sal. Apprenti +10 (3) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 0,10 701P FNAL Apprenti 20 sal et + (3) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 0,50 705P Transport (4) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base variable 900D 900D Forfait social sur prévoyance (5) Base particulière Contribution sur prévoyance Totalité de la base 8,00 479D 479D (1) Les codes DUCS à appliquer dans les retenues URSSAF diffèrent selon que la société est soumise ou non au paiement du "FNAL 20 sal et +" (voir plus bas). (2) Le taux AT calculé sur la paie est l'at "Cas Général" de l'entreprise, renseigné au menu Paramètres - Chiffres Clés - Onglet AT. La retenue Accident du travail doit être paramétrée à 100% en Part employeur - complément du Type retenue "Accident du Travail". (3) Le taux FNAL applicable est identique à celui du Cas Général. La retenue FNAL < 20 sal. s'applique par défaut. Le FNAL 20 sal. et + s'applique en remplacement du FNAL < 20 sal. pour les sociétés concernées. L'effectif s apprécie le 31 décembre pour l année suivante. (4) Le Versement Transport est dû si l'effectif est + 9 salariés. Les employeurs atteignant ou dépassant 9 salariés bénéficient d une dispense de versement pendant 3 ans. Le montant est ensuite réduit de 75% la quatrième année, de 50% la cinquième et de 25% la sixième. (5) Le forfait social sur prévoyance est dû si l'effectif est de 10 salariés et plus. L assiette de cotisations est constituée de la part employeur des cotisations versées à un régime de prévoyance et/ou des cotisations de mutuelles. FILLON : Les exonérations auxquelles ouvre droit le contrat d'apprentissage ne sont cumulables avec aucune autre aide de l Etat ou exonération de cotisations patronales. CHOMAGE PERMANENT Codes DUCS Chômage Apprenti +10 Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 4, A.G.S. Apprenti +10 Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 0, AUDIENS / ARRCO Spécificité AGFF Apprenti +10 Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base 1,20 AGFF Retraite Apprenti +10 (6) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base Variable ARRCO Prévoyance Apprenti +10 (7) Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base Variable Audiens prév. (retraite prév.) (6) Concernant les taux et la répartition taux salarial / taux employeur, reportez-vous aux documents que vous envoie votre caisse de retraite. Si l entreprise cotise pour la retraite complémentaire et la prévoyance à des taux excédant le taux minimum obligatoire pour la part patronale et/ou salariale, les cotisations sur la partie excédant le minimum sont dues. Elles se calculent alors sur la base forfaitaire «Apprenti». (7) Si une prévoyance s'applique aux salariés permanents de l'entreprise de même catégorie professionelle, elle s'applique aussi à l'apprenti. Les cases "Part employeur incluse dans base CSG/CRDS" et "Part employeur incluse dans base Contribution sur prévoyance" doivent être cochées dans l'onglet Particularités. AFDAS / FORMATION CONTINUE Spécificité Formation continue Base forfaitaire Apprenti Totalité de la base variable CDI-CDD Formation continue CDD (exonéré) AUTRES TYPES RETENUE Spécificité Taxe sur salaire totalité base fiscale taxe salaire totalité Totalité de la base 4,25 TS totalité Taxe sur salaire T1 base fiscale taxe salaire 1er au 2eme seuil Totalité de la base 4,25 TS 1-2 Taxe sur salaire T2 base fiscale taxe salaire 2eme au 3eme seuil Totalité de la base 9,35 TS 2-3 Taxe sur salaire T3 base fiscale taxe salaire au-delà du 3eme seuil Totalité de la base 15,75 TS >3 Taxe d'apprentissage base fiscale taxe parafiscale totalité Totalité de la base 0,68 - Effort construction Base fiscale taxe parafiscale totalité Totalité de la base 0,45 - page 3

4 2.2 Présentation générale Fiche solution Les contrats dits aidés qui prêtent à certaines exonérations de charges sociales et fiscales doivent être paramétrés de façon particulière. Ce paramétrage a pour but : - de calculer les charges sur une base spécifique quand c est le cas, - de faire apparaître les bons codes DUCS dans les déclarations URSSAF et Chômage, - de permettre un report des informations correct sur la DADS-U de fin d année. Pour cela, le salarié doit être dans une catégorie salariale spécifique. En effet, la catégorie salariale est un des critères de déclenchement des retenues dans la paie. Un ancien paramétrage «Apprenti +10» est devenu obsolète à partir de la version de spaiectacle (ou de La Paie). Le paramétrage correct est celui indiqué dans cette fiche et qu on peut vérifier en à l aide des points 2.10, 2.11 et 3.1. L ancienne catégorie salariale, si elle existe, ne devra plus être utilisée. 2.3 Création de la catégorie salariale Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Catégories salariales Si une catégorie salariale pour les Apprentis dans les sociétés de plus de 10 salariés existe déjà dans la liste, il est recommandé de modifier son nom afin de la distinguer de la nouvelle : Sélectionner la catégorie salariale dans la liste à l écran et cliquer sur «Modification». Saisir le nom «zzap+10 obsolète» (s il s agit d une catégorie obsolète) et valider avec OK. On peut commencer le paramétrage selon les instructions ci-après. Création de la catégorie salariale «Apprenti +10» Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes. Une fiche «Ajout de cat. salariale» apparaît. Saisir le nom de la nouvelle catégorie salariale : Apprenti +10 Utilisateurs multi-sociétés seulement : nommer la catégorie salariale «Apprenti +10/-20» ou «Apprenti 20+» selon le cas traité. Poursuivre le paramétrage de la catégorie salariale en fonction des indications données en photo d écran. Si les deux cas existent dans le fichier multi-sociétés, il est nécessaire de créer deux catégories salariales distinctes. Paramétrer le reste de la catégorie salariale selon la photo d écran ci-dessous. page 4

5 2.4 Codes DUCS Fiche solution Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Codes DUCS Les codes DUCS doivent être saisis dans une liste avant de pouvoir être attribués à des retenues. Les codes DUCS Urssaf spécifiques à ce contrat sont : - Codes DUCS Urssaf - cas des sociétés de plus de 10 et moins de 20 salariés soumises au FNAL <20 sal. 701A Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Accident du travail 701D Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Déplafonné 701P Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Plafonné - Codes DUCS Urssaf - cas des sociétés de 20 salariés et plus soumises au FNAL 20 salariés. 705A Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Accident du travail 705D Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Déplafonné 705P Libellé cotisation : APP 87 AVEC AT Type retenue : Urssaf Spécificité : Plafonné - Codes Chômage 423 Libellé cotisation : ASSU CHOM APPREN 87 Type retenue : Chômage Spécificité : Assurance chômage 937 Libellé cotisation : COTIS AGS CAS GENER Type retenue : Chômage Spécificité : AGS Vérifier dans la Liste de tous les codes DUCS à l écran que ces codes existent et sont correctement paramétrés. Pour ajouter un code qui n existe pas dans la liste : Cliquer sur «Ajouter». Compléter l ajout de code DUCS selon la liste ci-dessus et valider la fiche avec OK. Pour modifier un code DUCS si besoin est : Sélectionner le code à modifier avec un clic puis cliquer sur La modification effectuée, valider la fiche avec OK. «Modification». 2.5 Création des retenues URSSAF spécifiques Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Utilisateurs multi-sociétés : Si les deux cas +10/-20 salariés et +20 salariés existent dans le fichier, il sera nécessaire en raison des codes DUCS différents d avoir deux catégories salariales distinctes et de faire pour chacune le paramétrage URSSAF correspondant. Sélectionner la première retenue URSSAF dans la liste Retenues de l année avec un clic. La retenue Forfait sur prévoyance est traitée au point 2.9 «Autres retenues : Urssaf et autres types retenue». Cliquer sur l icône «Insérer une retenue». Un «Ajout de retenue» apparaît, qui doit être paramétré comme suit. Paramétrage de la retenue n 1 : - Nom retenue : Accident travail Apprenti Type retenue : URSSAF - Cas général/at : Accident du travail - Taux salarial : aucun - Taux employeur : 100% - Début d application : 01/01 - Fin d application : (ne rien mettre) - En fonction de : date de règlement - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Fraction de la base : (totalité de la base) - Code DUCS : 701A (ou 705A, cf. tableau 2.1) page 5

6 La retenue qu on vient de créer apparaît à l écran, en première ligne. - Cat. professionnelle : cocher Non Cadre, - Catégorie salariale : cocher Apprenti Cocher toutes les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD - Cat. analytique : toutes Sélectionner la retenue qui vient d être créée et cliquer sur retenue». Valider les deux messages d alerte avec OK. Modifier les éléments ci-dessous : - Nom retenue : Contrib. Solidarité Apprenti Cas général /AT : choisir Cas général - Taux patronal : 0,30% - Code DUCS : saisir 701D ou 705D (cf. note 1 du tableau 2.1) «Dupliquer» puis choisir «Duplication de Création de la retenue FNAL Apprenti pour les sociétés de moins de 20 salariés Dans la liste Retenues de l année, cliquer sur l icône «Chercher» et saisir la recherche suivante : - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat - Code DUCS : saisir 332P (ou 236D pour les sociétés de 20 salariés et plus) Valider avec le bouton OK. Une sélection de retenues apparaît à l écran. Sélectionner la première retenue FNAL et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue». Valider les deux messages avec OK puis modifier la nouvelle retenue à l écran comme suit. Les sociétés de plus de 20 salariés doivent appliquer le paramétrage de retenue décrit au point Nom retenue : FNAL < 20 sal. Apprenti Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Code DUCS : 701P - Cat. profession. : laisser Non Cadre et décocher les autres - Cat. salariale : décocher tout puis cocher Apprenti Laisser cochées les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : conserver le niveau Fnal et laisser coché le groupe Moins de 20 salariés.) page 6

7 Création de la retenue Transport Pour les sociétés assujetties au Transport (cf. point 2.1), on va procéder par duplication d une retenue existante. Dans la liste Retenues de l année, cliquer sur l icône «Chercher» et saisir la recherche suivante : (Utilisateurs multi-sociétés : sélectionner la société concernée) - Type de contrat : Permanent CDD - Cat. salariale : Cas général - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat - Code DUCS : saisir 900D Valider avec le bouton OK. Une fenêtre sélection de retenues apparaît à l écran. Sélectionner la retenue Transport courante et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue». Valider les deux messages avec OK puis modifier la nouvelle retenue à l écran comme suit : - Nom retenue : Transport Apprenti Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Cat. profession. : laisser Non Cadre et décocher les autres - Cat. salariale : décocher tout puis cocher Apprenti Laisser cochées les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : conserver le paramétrage niveau et groupe.) 2.6 Chômage permanent Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Cliquer sur «Afficher une liste prédéfinie» et choisir «Retenues de l année». Dans la barre des icônes, choisir Chômage permanent dans la liste déroulante Tous les types retenue. Création de la retenue «AGS Apprenti +10» Sélectionner la première retenue avec un clic puis cliquer sur «Insérer une retenue». Paramétrer l ajout de retenue de la façon suivante : - Nom retenue : AGS Apprenti Type retenue : Chômage permanent, Cas général /AT : laisser Cas général - Taux salarial : aucun Taux patronal : (taux en vigueur) - Début d application : début du contrat Fin d application : (ne rien mettre) - Base :«Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Cond. d application : laisser (aucune) - Code DUCS : Cat. professionnelle : Non Cadre - Cat. salariale : Apprenti Cocher les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : conserver le niveau «Toutes les sociétés» et laisser coché le groupe «Toutes sociétés».) page 7

8 Création de la retenue «Chômage Apprenti +10» Fiche solution Sélectionner la retenue qu on vient de créer, et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue». Valider les deux messages d alerte et changer les mentions suivantes : - Nom de la retenue : Chômage Apprenti Taux salarial : aucun - Taux patronal : 4% - Code DUCS : Retraite et Prévoyance Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Il s agit à présent de créer les retenues de retraite et prévoyance pour la catégorie salariale Apprenti +10. Cliquer sur «Afficher une liste prédéfinie». Choisir «Retenues de l année» et à droite de l icône choisir «Tous les types retenue». Cliquer sur «Chercher» et saisir la recherche suivante : - Type retenue : Audiens (ou ARRCO si les permanents ne cotisent pas à la caisse Audiens) - Cat. professionnelle. : Non Cadre - Type de contrat : Permanent CDD ou Permanent CDI - Cat. salariale : Cas Général - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat Valider avec le bouton «Chercher dans sélection». Une sélection de retenues apparaît à l'écran. Création de la retenue «Retraite Apprenti +10» Sélectionner la retenue de retraite non cadre permanent T1 (ou TA) dans la liste et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue». Valider les deux alertes et modifier la retenue à l écran comme suit : - Nom de la retenue : Retraite Apprenti Taux salarial : effacer le taux - Date de début : mettre la date du contrat - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Cat. professionnelle : décocher tout sauf Non Cadre. - Catégorie salariale : décocher tout puis cocher Apprenti Veiller à ce que toutes ces mentions soient cochées en Statut salarié et Statut professionnel, et décocher les autres : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : appliquer le paramétrage de niveau et de groupes correspondant à la société concernée, soit, normalement, celui présent dans la retenue qu on a choisi de dupliquer.) page 8

9 (Le taux employeur de la photo d écran est un exemple.) Création de la retenue «AGFF Apprenti +10» Cliquer sur «Afficher une liste prédéfinie» et choisir Liste des ajouts. Sélectionner la retenue de retraite créée ci-dessus et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue» dans la barre des icônes. Valider les deux alertes et modifier la retenue à l écran comme suit. - Nom de la retenue : AGFF Apprenti Taux patronal : 1,20% - Spécificité : AGFF (Utilisateurs multi-sociétés : choisir le niveau «Toutes les sociétés» et cocher le groupe «Toutes sociétés».) Création de la retenue «Prévoyance Apprenti +10» Certaines sociétés (mais pas toutes) cotisent à une prévoyance pour les non cadres permanents. Le cas échéant une retenue sur base forfaitaire apprenti doit être créée. Cliquer sur «Afficher une liste prédéfinie» et choisir «Retenues de l année». Cliquer sur «Chercher» et saisir la recherche suivante : - Type retenue : Audiens (ou Prévoyance dans le cas d une caisse prévoyance spécifique). - Cat. professionnelle. : Non Cadre - Type de contrat : Permanent CDD - Cat. salariale : Cas Général - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat Valider avec le bouton «Chercher dans sélection». Une sélection de retenues apparaît à l écran. Sélectionner la retenue de prévoyance non cadre dans la liste à l écran et cliquer sur choisir «Duplication de retenue» dans la barre des icônes. Valider les deux alertes et modifier la retenue à l écran comme suit. - Nom retenue : Prévoyance Apprenti Taux : (ne pas modifier) - Date de début : mettre la date du contrat - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Cat. professionnelle : décocher tout sauf Non Cadre. - Catégorie salariale : décocher tout puis cocher Apprenti +10 «Dupliquer» puis page 9

10 Veiller à ce que toutes les mentions suivantes soient cochées en Statut salarié et Statut professionnel : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. Décocher les autres. - Cat. analytique : toutes cochées Vérifier dans l onglet Particularités de la retenue que les cases «Part employeur incluse dans la base CSG/ CRDS» et «Part employeur incluse dans la base Contribution sur prévoyance»» sont cochées. (Utilisateurs multi-sociétés : appliquer le paramétrage de niveau et de groupes correspondant à la société concernée, soit, normalement, celui présent dans la retenue qu on a choisi de dupliquer.) Recommencer si deux retenues de prévoyance sont nécessaires (ex : CCN EAC). 2.8 Formation continue Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Cliquer sur «Chercher» dans la liste des retenues et saisir la recherche suivante : - Type retenue : sélectionner Afdas (ou Formation (hors Afdas) selon l entreprise). - Type de contrat : Permanent CDI (afin d éviter la retenue spécifique CDD qui ne s applique pas) - Cat. salariale : Cas Général - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat Valider avec le bouton OK. Choisir «Actives» dans la liste déroulante «Toutes les retenues» de la barre d icônes. Sélectionner la retenue et cliquer sur «Dupliquer» puis choisir «Duplication de retenue». Valider les deux alertes et modifier la retenue comme suit. - Nom de la retenue : saisir Apprenti +10 à la place de (nouvelle) dans le libellé - Date de début : début du contrat - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» Dans la colonne Cat. professionnelle, décocher toute la liste sauf Non Cadre. Faire un double clic sur le signe > devant la liste déroulante Catégorie salariale, afin de décocher toutes les catégories salariales. Cocher ensuite la catégorie salariale Apprenti +10. Veiller à ce que toutes les mentions suivantes soient cochées en Statut salarié et Statut professionnel, et décocher les autres au besoin : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : appliquer le paramétrage de niveau et de groupes correspondant à la société concernée, soit, normalement, celui présent dans la retenue qu on a choisi de dupliquer. 2.9 Autres retenues : URSSAF et autres types retenue On part ici du principe que les retenues servant au paramétrage existent et sont actives ; que les taux sont à jour et que le paramétrage, hormis la catégorie salariale Apprenti +10, est cohérent pour ce qui est des autres mentions. Il s agit de cocher la catégorie salariale Apprenti +10 (ou Apprenti +20) dans des retenues déjà existantes, sans changer davantage le paramétrage de celles-ci (cf. tableau 2.1). Cliquer sur «Chercher» dans la liste des retenues et saisir la recherche suivante : - Catégorie professionnelle : sélectionner Non Cadre - Catégorie salariale : sélectionner Cas Général - Retenue applicable à la date du : saisir le début du contrat Valider avec le bouton OK. Dans la liste déroulante «Tous les types retenue» de la barre des icônes, choisir «Urssaf» puis «Actives». page 10

11 Si elles apparaissent, sélectionner les retenues Forfait social (012D) et Forfait social sur prévoyance (479D) ainsi que les aides aux heures supplémentaires (004P). La sélection faite, relâcher la touche. Cliquer sur «Mise à jour des fiches sélectionnées». Un écran Mise à jour de retenues apparaît. Cocher Catégorie salariale et choisir Apprenti S applique. Valider avec OK, puis valider le message d alerte suivant. Il faut ensuite traiter la partie «Autres types retenue» du tableau 2.1 le cas échéant. Sélectionner le type retenue dans la liste déroulante à droite de Sélectionner la ou les retenues à mettre à jour. «Imprimer». Cliquer sur «Mise à jour des fiches sélectionnées». Un écran Mise à jour de retenues apparaît. Cocher Catégorie salariale et choisir Apprenti S applique Vérification du paramétrage des retenues Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues On vérifie que toutes les retenues nécessaires sont bien en place à l aide d une recherche. Cliquer sur «Chercher» dans la barre des icônes. Une fenêtre Recherche de retenues s'ouvre. - catégorie salariale : sélectionner Apprenti +10 (ou Apprenti +20). Une liste Sélection de retenues apparaît. Vérifier que les retenues nécessaires sont en place et correctement paramétrées. Remarque : Le cas échéant, se reporter au point 2.1 «Les retenues de la paie» pour compléter le pointage. page 11

12 2.11 Vérification des Chiffres clés Menu Paramètres - Chiffres clés Il faut vérifier que la ligne «Base forfaitaire apprenti - Nombre d heures» affiche bien 151,67 et non 169. Dans le cas contraire, pour mettre à jour ce chiffre clé : Déverrouiller la fiche en cliquant sur. Historique : choisir «Base forfaitaire apprenti - Nombre d heures» dans la liste déroulante. Dans le tableau, saisir «151,67» en valeur et «01/01/15» en date de début d application. 3 Mise en place de la paie 3.1 Création de la rubrique de paie «Gratification» Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques On doit créer une rubrique de paie spécifique afin de prendre en compte dans la paie les particularités de la rémunération des Apprentis +10. Le paramétrage ci-dessous reprend le cas vu au point 1, soit un apprenti de 21 ans, en 1ère année de contrat dans une entreprise aux 35h, rémunéré sur le minimum (53% d un SMIC 35h). La base forfaitaire de cotisations, elle, est équivalente à 42% d un SMIC 151,67h (quelle que soit la rémunération). Dans la Liste de toutes les rubriques, cliquer sur «Ajouter». Paramétrer la rubrique comme suit (photo d écran page suivante) : - Libellé rubrique : Gratification 53% smic - Code rubrique : Gr53 - Rubrique soumise à cotisations : (laisser coché) - Plafond : (mois) Heures : 151,67 (horaire collectif) Jours : 21,67 - Cocher la case «Données de la rubrique proratisées selon % de temps partiel» Partie Quantité: - Choisir «Valeur par défaut» dans la liste déroulante. Le chiffre 1 apparaît. Partie Montant : - Choisir «Chiffre clé» dans la liste déroulante. - Montant : (pourcentage de rémunération du salarié) de «Smic mensuel» Remarque : Si la rémunération de l apprenti est supérieure au minimum (et donc n est pas un pourcentage du SMIC), laisser «aucun». La rémunération sera renseignée dans la fiche Contrat au point suivant. page 12

13 - (ne pas cocher la case «Valeur au 1er janvier») - Cocher la case «Proratisation TP» Fiche solution Partie Imputation - Bases de salaire : Les bases de salaire créées peuvent varier. Certains utilisateurs n ont aucune base de salaire. Droits à congés : - «Année suivante» : 2,5 jours (ou selon convention collective applicable) - Droits RTT, etc. : selon convention collective ou accord d entreprise. Dans l onglet Particularités : - Cocher la case «Salaire de base Apprenti». - Taux de calcul de la base forfaitaire Apprenti : dans notre exemple, 42% (soit 53% - 11% exonération). - Renseigner éventuellement le compte comptable pour les exports d écritures de paie (donnée optionnelle). Observations sur les rubriques de paie des Apprentis Créer autant de rubriques qu on a de cas. En effet, selon l âge, l année du contrat, le diplôme, la base forfaitaire soumise à cotisations change. On ne peut donc pas utiliser la même rubrique pour deux apprentis dont les situations diffèrent. Ne pas modifier le paramétrage d une rubrique Apprenti déjà utilisée dans des paies. Lorsque par exemple la base forfaitaire soumise à cotisations change pour un apprenti donné (année suivante), on doit créer une nouvelle rubrique. Faute de quoi, le calcul des paies précédemment effectuées serait modifié en cas de recalcul. Les rubriques de paie obsolètes peuvent être inactivées. Ouvrir la rubrique avec un double clic. Cliquer sur pour la déverrouiller. Valider l alerte le cas échéant. Cocher la case Rubrique inactivée en haut, à droite. Valider avec OK et poursuivre avec d autres rubriques si nécessaire. page 13

14 3.2 La fiche Contrat Menu Contrats - Liste des contrats Fiche solution Dans la liste des contrats, cliquer sur pour créer un nouveau contrat. - Salarié : choisir le salarié ou créer sa fiche en cliquant sur le mot Salarié puis Ajouter. - Contrat : laisser Contrat vierge puis choisir le type du contrat CDD ou CDI*. - Saisir la date de début du contrat (modifier l heure le cas échéant) et la date de fin en cas de CDD. - Cat. salariale : sélectionner Apprenti +10* dans la liste déroulante *Remarque : dans le cas d un CDI, à la fin de la période d apprentissage, la fiche Contrat devra être repassée en Cas général. - Profession : saisir la profession, ou la créer au besoin en cliquant sur le mot Profession puis Ajouter. - TP : laisser 100% On va renseigner dans le tableau les éléments récurrents de la rémunération, de façon à ce qu ils apparaissent dans chaque ajout de paie pour ce salarié. Ces éléments restent modifiables dans les paies. Quantité : tabuler et saisir le code directement : Gr53 par exemple (cf. point 3.1)) Tabuler à nouveau. Si la rubrique est paramétrée avec un montant automatique, le brut s inscrit. Si la rubrique n est pas automatique, saisir le brut puis valider la ligne avec Saisir le cas échéant toute autre rubrique récurrente nécessaire (titres restaurant...) Remarque : photo d écran utilisant la valeur du SMIC au 01/01/2015 Valider la fiche avec OK. Un exemple de bulletin de paie figure en dernière page de cette fiche. La rubrique se calcule en fonction de l historique du SMIC renseigné au menu Paramètres - Chiffres clés. La valeur affichée ne sera pas actualisée ici dans le temps, mais le sera dans les paies. page 14

15 3.3 Paie sur période mensuelle incomplète Lorsque l on doit faire la paie sur une période inférieure au mois, le montant de la rémunération, tout comme la base forfaitaire de cotisations, doivent être proratisés. Cela peut se produire dans les cas suivants : entrée / sortie de personnel en cours de mois, ou changement d année de contrat et donc de rémunération en cours de mois. Exemple : l apprenti débute dans l entreprise le 5 janvier Créer la paie avec les dates correspondantes et sélectionner la ligne Gratification qui apparaît. Remplacer la quantité 1 de la gratification en saisissant 27/30. Le montant est proratisé. Valider la paie. Remarque : les heures, les jours et les congés acquis se proratisent, ainsi que la base de rémunération et la base de cotisations. Faute de cotisations salariales, le net est égal au brut. 3.4 Exemple de bulletin de paie (mois complet) - DUCS Urssaf libellé base part salariale part employeur 1 Gratification 53% smic 772,50 772,50 Salaire brut 772,50 Contrib. Solidarité Apprenti ,17 0,300 % 1,84 Accident travail Apprenti ,17 2,000 % 12,24 FNAL < 20 sal. Apprenti ,17 0,100 % 0,61 Chômage Apprenti ,17 4,000 % 24,49 AGS Apprenti ,17 0,300 % 1,84 Retraite Apprenti ,17 4,650 % 28,47 AGFF Apprenti ,17 1,200 % 7,35 Format Afdas Apprenti ,17 1,300 % 7,96 Taxe Apprentissage 612,17 0,680 % 4,16 Total des charges 0,00 88,96 Salaire net 772,50 ROC page 15

16 DUCS URSSAF (MOIS COMPLET) Fiche solution CROISIERES PRODUCTION 39 rue du faubourg Poissonnière Paris DUCS EDI - Urssaf DUCS-Urssaf-CP txt Siret : Période : Effectif sur la période : Effectif au dernier jour : du 01/02/15 au 28/02/ spaiectacle Edition de contrôle - 16/02/15 à 11:27 page 1 Destinataire URSSAF N Affiliation Emetteur CROISIERES PRODUCTION Siret Code DUCS Code et libellé de la cotisation Nb salariés Base Taux ou quantité * Montant * 701A APP 87 AVEC AT , D APP 87 AVEC AT , P APP 87 AVEC AT , D ASSU CHOM APPREN , D COTIS AGS CAS GENER ,300 2 * Ces valeurs ne sont pas dans le fichier DUCS à l'exception des taux d'a.t. et de versement transport TOTAL 41 page 16