ADDITIF AU RAPPORT DE CERTIFICATION (SUITE A VISITE DE SUIVI) CENTRE HOSPITALIER DE LAGNY MARNE LA VALLEE

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1 ADDITIF AU RAPPORT DE CERTIFICATION (SUITE A VISITE DE SUIVI) 2 ÈME PROCÉDURE CENTRE HOSPITALIER DE LAGNY MARNE LA VALLEE 31, Avenue du Général Leclerc LAGNY-SUR-MARNE CEDEX Octobre 2009

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3 PARTIE 1 PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT Dates de la visite de suivi : 7 juillet Nom de l établissement Situation géographique Statut (privé-public) Type de l établissement (CHU, CH, CHS, HL, PSPH, Ets privé à but lucratif) Nombre de lits et places (préciser la répartition des lits par activité, non par service (MCO, SSR, USLD)) Nombre de sites (de l ES et leur éloignement s il y a lieu) Activités principales (par exemple ; existence d une seule activité ou d une activité dominante) Activités spécifiques (urgences, soins ambulatoire, consultations externes spécialisées, hospitalisation sous contrainte, etc ) Secteurs faisant l objet d une reconnaissance externe de la qualité Centre Hospitalier de Lagny - Marne La vallée Ville : LAGNY sur MARNE Département : Seine et Marne Public Centre hospitalier Région : Ile de France Le nombre de lits et places concernés par la démarche se répartissent en : Médecine : 201 lits et 18 places, Chirurgie : 76 lits et 8 places, Obstétrique : 64 lits et 2 places, Psychiatrie générale et infanto juvénile : 112 lits et 104 places, Soins de Suite et de Réadaptation : 42 lits. Le centre hospitalier est monosite mais multi-pavillonnaires. Par ailleurs 17 structures de psychiatrie extra hospitalière sont situées dans un rayon d une quinzaine de kilomètres. Les activités principales sont la médecine, la chirurgie, la gynécologie obstétrique, la psychiatrie adulte et infanto juvénile. Une activité de soins de suite et de réadaptation est également présente. Un service d accueil et de traitement des urgences est sur le site avec en continuité un service de réanimation et une unité d hospitalisation de très courte durée. Le service de réanimation polyvalente a obtenu une qualification de type ISO 9001 V2000 en 2007 pour «la réalisation de prestations concernant l ensemble du domaine des soins techniques, relationnels, de l éthique, du don d organe, de l hygiène, de la gestion de secrétariat du dossier patient et l évaluation des pratiques professionnelles». 3 / 16

4 Coopération avec d autres établissement (GCS, SIH, conventions ) Origine géographique des patients (attractivité) Transformations récentes (réalisées ou projetées, ou projets de restructuration) L établissement est membre du Groupement de Coopération Sanitaire des hôpitaux Nord Seine et Marne. De nombreuses conventions de coopération sont formalisées notamment pour améliorer la prise en charge : du VIH (AVIH), de la fin de vie (réseau OMEGA), de la pathologie cancéreuse (réseau ONCOVAL), de la coordination des professionnels de santé (RESOMED), de l autisme (AUTISME NORD 77), du prélèvement d organe (réseau Est Francilien), des traumatismes de la main (réseau Prévention Main), des grossesses à risques (réseau Naître dans l Est francilien), La population de Marne La Vallée est de plus de habitants. La zone d attraction du centre hospitalier rassemble environ habitants en tenant compte des trois services d accueil des urgences situés dans un rayon de 15 à 30 minutes. Pour la médecine, 28% des séjours réalisés sont dans la zone d attractivité, pour la chirurgie 14% (a contrario 43% proviennent hors du bassin d attractivité). En gynécologie obstétrique, le centre hospitalier réalise 46% des séjours de la population cible. Le centre hospitalier va se déplacer fin 2011 sur un nouveau site, situé à sept kilomètres, avec une augmentation de ses capacités en MCO de l ordre de 35%. C est l objet de son projet stratégique / 16

5 PARTIE 2 RAPPEL DES DÉCISIONS DE LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Certification conditionnelle Au vu des éléments d appréciation non satisfaits (présents en partie ou absents) mentionnés dans le présent rapport de certification issu des résultats de l auto-évaluation et de la visite sur site, la HAS prononce une Certification conditionnelle, qui porte sur le point suivant : 31b MCO, PSY, SSR (Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées). Ce point fera l objet d une visite de suivi dans un délai de 6 mois. Par ailleurs, la HAS décide que cette visite de suivi devra également porter sur les points suivants : 32c MCO (Les événements indésirables graves spécifiques aux secteurs interventionnels font l objet d un suivi régulier, d une analyse et d actions correctives et préventives) ; 33a MCO (Une organisation permettant d assurer la qualité en radiothérapie est en place). La HAS invite l établissement à poursuivre sa démarche d amélioration de la qualité sur les points suivants : 02b (Une réflexion éthique autour de la prise en charge du patient est conduite) ; 03c (L amélioration des conditions de travail et la prévention des risques professionnels font partie des objectifs de la politique des ressources humaines) ; 11d (La gestion d une éventuelle crise est organisée) ; 18b (Une identification fiable et unique du patient est assurée) ; 24c MCO, PSY, SSR (La réflexion bénéfice-risque est prise en compte dans l élaboration du projet thérapeutique et est tracée dans le dossier du patient.) ; 24d PSY (La restriction de liberté de circulation du patient fait l objet d une information au patient et à son entourage, d une prescription médicale écrite et d une réévaluation périodique) ; 28c MCO, PSY, SSR (L information contenue dans le dossier du patient est accessible, en temps utile, aux professionnels en charge du patient) ; 30b MCO, PSY, SSR (Les règles relatives à la réalisation des examens sont établies) ; 34b PSY (Les professionnels et le public sont sensibilisés au don d organes et de tissus) ; 43b (Les délais d attente sont analysés et des actions d amélioration sont entreprises) ; 5 / 16

6 43 c (La satisfaction des correspondants externes est évaluée et prise en compte) ; 44b (Une évaluation des prestations logistiques est réalisée auprès des secteurs d activité utilisateurs) ; 44c (Une évaluation du système d information est mise en œuvre). 6 / 16

7 PARTIE 3 CONSTATS Décision : 31b MCO, PSY, SSR (Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées). Rappel du critère indexé à la décision : 31b Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées Eléments d appréciation (EA) Validation par le pharmacien des prescriptions et du traitement complet du patient. Délivrance nominative des médicaments par le personnel de la pharmacie à usage intérieur ou de la pharmacie d officine, hors cadre de l urgence. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) EN PARTIE EN PARTIE Constats La validation pharmaceutique est présente lors de la prescription de chimiothérapie anti cancéreuse ainsi que lors de la rétrocession des médicaments au public. Un site pilote, le service de pneumologie (26 lits), a été choisi pour mettre en place la validation pharmaceutique à partir d un logiciel de prescription médicale. Le démarrage a été effectif le 15 juin Après un temps d appropriation, le déploiement sur l ensemble des services de l établissement doit se dérouler jusqu à octobre La délivrance nominative des médicaments est organisée pour certains médicaments onéreux, les antibiotiques, les médicaments dérivés du sang et les médicaments hors livret thérapeutique. Pour les autres médicaments la délivrance est globale. Une étude organisationnelle et fonctionnelle a été menée pour envisager une automatisation de la dispensation nominative lors de l ouverture de l Hôpital nouveau de Jossigny en Prise en charge concernée : MCO Cotation du critère C Dynamique Le plan de déploiement de la prescription informatisée, permettant une validation pharmaceutique, prévoit des échéances précises pour les différents services de MCO. Il a effectivement débuté, comme prévu, par le service de pneumologie le 15 juin 2009 et doit se poursuivre jusqu en octobre / 16

8 Préparation des médicaments non prêts à l emploi, sous responsabilité d un pharmacien, dans le respect des Bonnes Pratiques de Fabrication (médicaments radio pharmaceutiques, anticancéreux, préparations pédiatriques, etc.). Conditionnement unitaire des médicaments le nécessitant, comportant leur dénomination jusqu au moment de l administration. Sécurisation du transport des médicaments. Recueil et analyse des événements indésirables. EN PARTIE Les bonnes pratiques de préparation des médicaments sont respectées pour les médicaments anti cancéreux et pour les médicaments pédiatriques seuls concernés par l établissement. Les bonnes pratiques d administration des médicaments ont été rappelées à l ensemble des professionnels. Des documents sont affichés sur les armoires à pharmacie des services. Une étude conduite par la pharmacie montre que 80% des médicaments sont identifiables dans les piluliers préparés dans les services. Les ½ et ¼ de dose sont préparés au moment de l administration. Aucun demicomprimé non-utilisé n est conservé dans les armoires à pharmacie, il est systématiquement éliminé selon une procédure précise. Le transport des médicaments est sécurisé. Une fiche liaison service/pharmacie est en place. Le système généraliste de l établissement sert de support au recueil des événements indésirables du circuit du médicament. Le bilan annuel 2008 fait état de cinq fiches. Celles-ci sont analysées et les actions mises en place. 8 / 16

9 CONSTATS Rappel du critère indexé à la décision : 31b Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées Eléments d appréciation (EA) Validation par le pharmacien des prescriptions et du traitement complet du patient. Délivrance nominative des médicaments par le personnel de la pharmacie à usage intérieur ou de la pharmacie d officine, hors cadre de l urgence. Préparation des médicaments non prêts à l emploi, sous responsabilité d un pharmacien, dans le respect des Bonnes Pratiques de Fabrication (médicaments radio pharmaceutiques, anticancéreux, préparations pédiatriques, etc.). Conditionnement unitaire des médicaments le nécessitant, comportant leur dénomination jusqu au moment de l administration. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) NON EN PARTIE NA EN PARTIE Constats La validation pharmaceutique n est pas effectuée sur le traitement complet du malade. La délivrance nominative des médicaments est organisée pour certains médicaments onéreux, les antibiotiques, les médicaments dérivés du sang et les médicaments hors livret thérapeutique. Pour les autres médicaments la délivrance est globale. Une étude organisationnelle et fonctionnelle a été menée pour envisager une automatisation de la dispensation nominative lors de l ouverture de l Hôpital nouveau de Jossigny en Les services de SSR n utilisent pas des médicaments non prêts à l emploi. Les bonnes pratiques d administration des médicaments ont été rappelées à l ensemble des professionnels. Des documents sont affichés sur les armoires à pharmacie des services. Une étude conduite par la pharmacie montre que 80% des médicaments sont identifiables dans les piluliers préparés dans les services. Les ½ et ¼ de dose sont préparés au moment de l administration. Aucun demicomprimé non-utilisé n est conservé dans les armoires à pharmacie, il est systématiquement éliminé selon une procédure précise. 9 / 16 Prise en charge concernée : SSR Cotation du critère C Dynamique Le plan de déploiement de la prescription informatisée est fixé à octobre 2009 pour les services de SSR.

10 Sécurisation du transport des médicaments. Recueil et analyse des événements indésirables. Le transport des médicaments est sécurisé. Une fiche liaison service/pharmacie est en place. Le système généraliste de l établissement sert de support au recueil des événements indésirables du circuit du médicament. Le bilan annuel 2008 fait état de cinq fiches. Celles-ci sont analysées et les actions mises en place. 10 / 16

11 CONSTATS Rappel du critère indexé à la décision : 31b Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées. Eléments d appréciation (EA) Validation par le pharmacien des prescriptions et du traitement complet du patient. Délivrance nominative des médicaments par le personnel de la pharmacie à usage intérieur ou de la pharmacie d officine, hors cadre de l urgence. Préparation des médicaments non prêts à l emploi, sous responsabilité d un pharmacien, dans le respect des Bonnes Pratiques de Fabrication (médicaments radio pharmaceutiques, anticancéreux, préparations pédiatriques, etc.). Conditionnement unitaire des médicaments le nécessitant, comportant leur dénomination jusqu au moment de l administration. Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) NON EN PARTIE NA EN PARTIE Constats La validation pharmaceutique n est pas effectuée sur le traitement complet du malade. La délivrance nominative des médicaments est organisée pour certains médicaments onéreux, les antibiotiques, les médicaments dérivés du sang et les médicaments hors livret thérapeutique. Pour les autres médicaments la délivrance est globale. Une étude organisationnelle et fonctionnelle a été menée pour envisager une automatisation de la dispensation nominative lors de l ouverture de l Hôpital nouveau de Jossigny en Les services de psychiatrie n utilisent pas des médicaments non prêts à l emploi. Les bonnes pratiques d administration des médicaments ont été rappelées à l ensemble des professionnels. Des documents sont affichés sur les armoires à pharmacie des services. Une étude conduite par la pharmacie montre que 80% des médicaments sont identifiables dans les piluliers préparés dans les services. Les ½ et ¼ de dose sont préparés au moment de l administration. Aucun demicomprimé non-utilisé n est conservé dans les armoires à pharmacie, il est systématiquement éliminé selon une procédure précise. Prise en charge concernée : PSY Cotation du critère C Dynamique Le plan de déploiement de la prescription informatisée est prévu pour 2011pour les services de psychiatrie. 11 / 16

12 Sécurisation du transport des médicaments. Recueil et analyse des événements indésirables. Le transport des médicaments est sécurisé. Une fiche liaison service/pharmacie est en place. Le système généraliste de l établissement sert de support au recueil des événements indésirables du circuit du médicament. Le bilan annuel 2008 fait état de cinq fiches. Celles-ci sont analysées et les actions mises en place. 12 / 16

13 CONSTATS Décision : 32c MCO (Les événements indésirables graves spécifiques aux secteurs interventionnels font l objet d un suivi régulier, d une analyse et d actions correctives et préventives). Rappel du critère indexé à la décision : 32c Les événements indésirables graves spécifiques aux secteurs interventionnels font l objet d un suivi régulier, d une analyse et d actions correctives et préventives Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées. Réponses Eléments d appréciation (EA) aux EA Constats (Présent :, EN PARTIE, NON) Organisation de l identification des événements indésirables graves en secteur interventionnel (concernant les patients, les professionnels, les locaux, les fonctions de soutien et/ou le matériel, etc.). Mise en place d un dispositif de signalement. Analyse des événements indésirables graves. Mise en œuvre d actions correctives et préventives. L organisation de l identification des événements indésirables graves s effectue dans le cadre de la coordination de la maîtrise des risques et des vigilances (CoMRiV) dont s est l une des missions inscrites dans son règlement intérieur. Le déploiement des évaluations des pratiques professionnelles avec les revues de morbimortalité participent à l identification des évènements indésirables graves. Le dispositif de signalement repose sur un logiciel ou des formulaires papier de déclaration des événements indésirables. Ceux-ci sont à disposition de l ensemble des professionnels des secteurs interventionnels. L analyse des événements indésirables graves est prévue dans le cadre du règlement intérieur de la coordination de la maîtrise des risques et des vigilances. Celui-ci prévoit une cellule restreinte à cet effet qui se réunit mensuellement ou sur demande du directeur ou du président de la CME. Parallèlement, des réunions informelles de morbi-mortalité sont organisées dans les secteurs interventionnels avec traçabilité dans le dossier patient. Les experts visiteurs ont pu constater la formalisation et la mise en œuvre d actions correctives suite à l analyse d événements indésirables graves. Prise en charge concernée : MCO Cotation du critère A Dynamique 13 / 16

14 CONSTATS Décision : 33a MCO (Une organisation permettant d assurer la qualité en radiothérapie est en place). Rappel du critère indexé à la décision : 33a Une organisation permettant d assurer la qualité en radiothérapie est en place. Eléments d appréciation (EA) Certification externe ou démarche d assurance qualité incluant notamment : - la prise en compte des référentiels (nationaux et internationaux) ; - l organisation de la prise en charge du patient (de sa première consultation à son suivi après traitement) ; - le management de la qualité ; - la prévention des risques liés aux soins ; - la formation régulière du personnel concerné ; la gestion des ressources matérielles et leur adéquation aux besoins Prise en compte des avis et recommandations des services d inspection (maintenance, sécurité d utilisation, radiovigilance et radioprotection, etc.). Réponses aux EA (Présent :, EN PARTIE, NON) Constats Le management de la qualité est en place. Il prend en compte les différents référentiels opposables. L établissement a bénéficié d un accompagnement de la MEAH d octobre 2008 à juin L organisation de la prise en charge des patients est protocolisée. L identification et le suivi des points critiques sont formalisés (check-list, dosimétrie in vivo, double calcul de l unité moniteur ) La formation et le suivi des personnels sont assurés et tracés. Une cellule de retour d expérience (CREX) est opérationnelle depuis décembre Ses réunions sont mensuelles comme en témoignent les comptes rendus. Les actions d amélioration proposées font l objet d un suivi. Les recommandations de l ASN sont prises en compte. Un plan d organisation de la radio protection est présent. Le comité de radio protection a des réunions bi mensuelles. Les formations des personnels sont assurées. La dosimétrie opérationnelle est en place. Les contrôles réglementaires sont effectués. Prise en charge concernée : MCO Cotation du critère A Dynamique 14 / 16

15 Interfaces organisées avec les autres secteurs d activité clinique. Pour assurer l interface avec les services cliniques, les radiothérapeutes participent aux réunions trimestrielles du Comité de Coordination en Cancérologie, aux RCP de sénologie, aux RCP polyvalentes hebdomadaires ainsi qu à des RCP externes avec les établissements voisins. 15 / 16

16 PARTIE 4 DÉCISIONS DE LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Certification Au vu des éléments mentionnés dans le présent additif au rapport de certification issus des résultats de l auto-évaluation et de la visite de suivi sur site, la HAS prononce la certification. La HAS invite l établissement à poursuivre sa démarche d amélioration de la qualité sur les points suivants : 02b (Une réflexion éthique autour de la prise en charge du patient est conduite) ; 03c (L amélioration des conditions de travail et la prévention des risques professionnels font partie des objectifs de la politique des ressources humaines) ; 11d (La gestion d une éventuelle crise est organisée) ; 18b (Une identification fiable et unique du patient est assurée) ; 24c MCO, PSY, SSR (La réflexion bénéfice-risque est prise en compte dans l élaboration du projet thérapeutique et est tracée dans le dossier du patient.) ; 24d PSY (La restriction de liberté de circulation du patient fait l objet d une information au patient et à son entourage, d une prescription médicale écrite et d une réévaluation périodique) ; 28c MCO, PSY, SSR (L information contenue dans le dossier du patient est accessible, en temps utile, aux professionnels en charge du patient) ; 30b MCO, PSY, SSR (Les règles relatives à la réalisation des examens sont établies) ; 31 b MCO, PSY, SSR (Les conditions de dispensation des médicaments sont maîtrisées) ; 34b PSY (Les professionnels et le public sont sensibilisés au don d organes et de tissus) ; 43b (Les délais d attente sont analysés et des actions d amélioration sont entreprises) ; 43 c (La satisfaction des correspondants externes est évaluée et prise en compte) ; 44b (Une évaluation des prestations logistiques est réalisée auprès des secteurs d activité utilisateurs) ; 44c (Une évaluation du système d information est mise en œuvre). 16 / 16

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