GUIDE DE COMMUNICATION

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1 GUIDE DE COMMUNICATION Optimisez votre participation à EQUIP AUTO 2011 Mise à jour : 19 Août 2011 Service Commercial : + 33 (0) Service Clients : + 33 (0) Service Communication / Presse : + 33 (0) Service Technique / Logistique : + 33 (0)

2 SOMMAIRE FICHE D IDENTITÉ SALON p. 3 PLAN DU SALON p. 4 RETROPLANNING DE VOS DATES CLE p. 5 INFORMATIONS TECHNIQUES p. 6 (MONTAGE, DÉMONTAGE, GUIDE TECHNIQUE, ) VOTRE PROMOTION & COMMUNICATION SALON p Avant le salon, faites savoir que vous êtes présent p Invitez vos clients (cartes d'invitation papier et électroniques, p. 8 code invitation, badges VIP, lecteur de badges) 3. Déclarez vos nouveautés et participez aux Grands Prix p. 10 International de l Innovation Automobile 4. Communiquez avec la presse p Déclarez vos événements et démonstrations salon p Déclarez vos offres promotionnelles «spécial salon» p Inscrivez-vous au catalogue officiel du salon (papier et online) p Démarquez-vous (outils de communication & offres publicitaires) p. 12 VOS CONTACTS P. 34 2

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4 PLAN DU SALON 4

5 RETROPLANNING CHECK-LIST des actions et commandes à faire Dates Clé Actions Interlocuteurs 11 Mai Ouverture de votre «ESPACE EXPOSANT» (accès à partir du site officiel du salon : Service Clients COMEXPOSIUM Pour vous connecter à votre espace exposant, vous devez saisir (en haut, à droite de l écran) votre identifiant (adresse ) et le mot de passe qui vous a ou vous sera adressé dès la validation de votre dossier de participation : Qu'est-ce que l'espace Exposant? L'espace exposant est un espace privé qui vous permet : d'obtenir toutes les informations nécessaires à l'organisation de votre participation à EQUIP AUTO de réserver vos outils de communication (cartes d invitation, lecteurs de badges, déclaration de vos nouveautés, inscription aux Grands Prix Internationaux de l Innovation Automobile, inscription catalogue, déclaration de vos événements, outils de communication, envoi de vos communiqués de presse, ) Vos installateurs et concepteurs de stand peuvent y télécharger tous les documents utiles à l'organisation de votre stand dès la page d accueil, dans la partie accessible à tous. Ils peuvent ainsi prendre connaissance des règlements et procédures mises en place par EQUIP AUTO : Horaires exposants Notice de sécurité Règlement de décoration Règlement de sécurité 20 juillet 18 août Nouvelle date pour la clôture de dépôt de candidature aux Grands Prix Internationaux de l Innovation Automobile Depuis votre Espace Exposant 22 juillet 26 août 29 juillet 26 Août 10 septembre Date limite pour : Inscription catalogue Réserver son espace publicitaire dans le Quotidien du Salon Date limite pour : Publicité dans le catalogue + outils de communication vendus Remise des éléments techniques Date limite pour : Commander votre(s) lecteur(s) de badges Commander vos cartes d invitations supplémentaires (gratuites et/ou payantes) Déclarer vos offres promotionnelles spéciales salon Déclarer vos événements pendant le salon Commander vos badges VIP Commander vos badges EXPOSANTS Commander votre casier de presse Commander vos outils de communication extérieurs Depuis votre Espace Exposant COPROSAS J2C Depuis votre Espace Exposant Date limite pour : Commander vos outils de communication extérieurs METROPOLE 5

6 INFORMATIONS TECHNIQUES PLANNING HORAIRES EXPOSANTS Horaires de travail pendant le Montage / Démontage GUIDE TECHNIQUE COMPLET DE L EXPOSANT Téléchargez l ensemble des documents utiles à l'organisation de votre stand en prenant connaissance des règlements et procédures mises en place par EQUIP AUTO 2011, depuis votre espace exposants. 6

7 VOTRE PROMOTION & VOTRE COMMUNICATION Pour optimiser votre présence, utilisez tous les outils mis à votre disposition : 1. Avant le salon, faites savoir que VOUS ETES PRESENT! Vous pouvez dès à présent annoncer à vos publics votre participation à EQUIP AUTO 2011 en insérant les logos et bannières avec la mention «NOUS Y SERONS» sur vos outils on-line (site internet, newsletters, signatures de mails, communiqués de presse, etc.) : Logos : Bannières : (formats disponibles : 728 x 90 px, 468 x 60 px, 300 x 250 px, 180 x 150 px) Pour plus d impact, personnalisez vos bannières et logos salon, gratuitement et en quelques clics, avec votre numéro de stand dès qu il vous aura été confirmé : Exemple de personnalisation : IMPORTANT Pour l ensemble de vos bannières et logos, nous vous conseillons de les diriger vers la home du site officiel Vous pouvez également commander votre «code d invitation url personnalisé» (cf. p.9) afin de diriger vos clients vers une demande de badge gratuite, offerte par vos soins. Pour télécharger dès maintenant vos bannières, rendez-vous sur : > rubrique «EXPOSER / Outils de Communication» > ou cliquez dans la rubrique "INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" de votre «ESPACE EXPOSANT» 7

8 2. INVITEZ vos clients, prospects & VIP La carte d'invitation Une dotation de 100 cartes d'invitation gratuites comprise dans votre inscription au salon, vous est envoyée automatiquement afin de vous permettre d inviter vos clients dans les meilleures conditions (cartes en français pour les exposants en France et dans les pays francophones cartes en anglais pour les exposants des autres pays). Par ailleurs, vous pouvez commander des cartes d'invitation gratuites supplémentaires (maximum 200 cartes). Au-delà de ce total de 300 cartes gratuites, vous pouvez commander des cartes supplémentaires payantes. Pour connaître les tarifs de personnalisation de vos cartes (impression de votre logo + n de stand), contactez directement le service communication du salon au + 33 (0) ou par mail à l adresse suivante : Commandez vos cartes d invitation > avant le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MES FORMULAIRES/ Cartes d'invitation" La e-invitation (carte d'invitation électronique) Pour commander, éditer et envoyer vos e-invitations : > cliquez dans la rubrique : "MA BOUTIQUE/E-invitation" A partir d'un module très simple d'utilisation, créez vous-même vos invitations électroniques à envoyer par mail à vos clients. La lettre électronique est également disponible en anglais. construisez votre e-invitation à partir d un formulaire prévu à cet effet Insérez votre fichier excel avec adresses s La e-invitation est routée en toute confidentialité Le visiteur reçoit une e-invitation à vos couleurs qui lui apporte de l information sur votre société et lui propose un badge gratuit obtenu grâce à vous. Prestation disponible depuis votre «Espace exposant» sur internet Les 100 premières e-invitations sont gratuites.. Au-delà, le tarif est le suivant : 240 HT par pack de 500 e-invitations (soit 500 envois) 8

9 Le code d'invitation Demandez votre code d'invitation Demandez votre code d'invitation : EQUIP AUTO pour mieux tracer vos actions. > avant le 10 septembre 2011 Ce code (lien url), spécifique à votre > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», entreprise, permettra à vos clients d'obtenir un rubrique "MA BOUTIQUE / Code d'invitation. badge gratuit au salon. Vous pourrez insérer ce lien codé sur vos supports de communication on line (notamment sur vos bannières personnalisées - voir page précédente). Prix du code invitation = 125 HT pour une utilisation illimitée. Les badges VIP Déroulez le tapis rouge à vos grands comptes en leur offrant un accès VIP! EQUIP AUTO vous offre gratuitement la possibilité d'envoyer des badges VIP à vos meilleurs clients. Commandez vos badges VIP : > avant le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», cliquez sur le bouton "Commande badges Exposant / VIP" Le lecteur de badges Le lecteur de badges "scan & go" vous permet d'obtenir, sous format excel, les coordonnées et le profil des visiteurs qui vous ont rendu visite sur votre stand. Inclus dans le service : livraison du fichier excel de vos visiteurs 3 jours après la fermeture du salon. En option : livraison du fichier excel chaque jour, vers 18h30. Commandez votre lecteur de badges : > avant le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MA BOUTIQUE/Lecteur de badges". Si vous n'avez pas déjà commandé votre lecteur de badges lors de votre inscription à EQUIP AUTO, vous pouvez le faire à partir de votre Espace Exposants, sur le site internet du salon, rubrique MA BOUTIQUE/Lecteurs de badges. 9

10 3. Déclarez vos nouveautés Déclarez vos nouveautés sur le site La déclaration de vos nouveautés constitue un temps fort de votre communication. Elle vous permet de renforcer votre visibilité auprès des visiteurs et des journalistes. Vos nouveautés apparaîtront gratuitement sur le site internet et dans le dossier de presse du salon. Déclarez vos nouveauté et innovations : > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique : «Mon catalogue catalogue/mes nouveautés» Participez aux Grands Prix Internationaux de l Innovation Automobile Faites briller vos innovations, participez aux Prix Internationaux de l Innovation Automobile EQUIP AUTO catégories de concours : 1) OEM et GreenTech, 2) Rechange & Post-équipement, 3) Équipement de garage, 4) Services et aires de service. 80 journalistes internationaux membres du jury. Dépôt des candidatures : > Nouvelle date : 18 août 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique: «Mon inscription catalogue/mes nouveautés 4. Communiquez avec la Presse Publiez vos communiqués de presse sur le site internet du salon Communiquez sur vos actualités et produits en rapport avec le salon à travers une publication gratuite sur le site internet d EQUIP AUTO, rubrique PRESSE/Communiqués exposants. Envoyez dès maintenant vos communiqués de presse à Annoncez votre conférence de presse sur le site internet du salon Vous prévoyez d'organiser une conférence de presse pendant le salon? Déclarez-la dès maintenant dans le module gratuit "Événements" de notre site internet afin que les journalistes puissent en être informés et l'intégrer dans leur programme "salon". Pour annoncer vos événements presse : > au plus tard le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique 'INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" Réservez votre casier de presse Votre casier de presse vous permettra de diffuser gratuitement auprès des journalistes vos dossiers et communiqués de presse. Prévoyez des dossiers en français et en anglais. Pour réserver votre casier de presse : > au plus tard le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MES FORMULAIRES/Communiquez avec la Presse" 10

11 Le dépôt de vos dossiers au service de presse se fera le lundi 10 octobre à partir de 14h et le mardi 11 octobre matin. 5. Déclarez vos événements et démonstrations "salon" Déclarez vos événements organisés sur votre stand Vous organisez pendant le salon des ateliers, démonstrations, jeux-concours, animations sur votre stand, annoncez-les gratuitement sur le site internet du salon. Pour annoncer vos événements : > au plus tard le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique 'INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" 6. Déclarez vos offres promotionnelles «spécial salon» 5. Déclarez vos événements et démonstrations "salon" Valorisez auprès des visiteurs, vos offres promotionnelles "spécial salon". Vos offres seront publiées gratuitement sur notre site et diffusées dans un recueil distribué aux entrées du salon. Pour annoncer vos offres promotionnelles : > au plus tard le 10 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique 'INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" 7. Votre inscription au catalogue officiel du salon (papier et online) Vendu à l entrée du salon et pouvant être commandé par le visiteur lors de son préenregistrement online, le catalogue officiel d EQUIP AUTO 2011 est l outil indispensable des visiteurs pendant et après le salon. Prenez soin de bien renseigner votre fiche d inscription et de la valoriser afin de vous démarquer. Inscrivez-vous au catalogue : > au plus tard le 22 juillet 26 août 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique «Mon inscription catalogue/mes nouveautés» 11

12 8. Démarquez-vous avant et pendant le salon (régies publicitaires & outils de communication) Générez plus de trafic sur votre stand en profitant des différents outils de communication et offres de publicité mis à votre disposition. Communiquez en amont et sur le salon Publicité dans le catalogue Visibilité sur le salon (sac visiteur, panneaux directionnels, plans de visite, plans d'orientation ) Visibilité sur internet (bannières publicitaires sur le site internet et dans les newsletters du salon) Remise des éléments techniques pour la publicité dans le catalogue et vos outils de communication salon : > au plus tard le 29 juillet 26 août 2011 > auprès de la régie : >> Cf. détails des offres p. 13 à 22 Affichez-vous dans la revue "Le Quotidien du salon" Insertions publicitaires dans le "Quotidien du Salon" : 1 numéro diffusé en amont du salon (encarté dans les parutions du groupe du Journal de l'automobile), 5 numéros pendant le salon et 1 numéro-bilan diffusé après salon. Publicité dans le «Quotidien du salon» : > au plus tard le 22 juillet 26 août 2011 > auprès de la régie COPROSAS : >> Cf. détails des offres p. 23 Démarquez-vous sur le parc des expositions Affichage publicitaire à l'extérieur et à l'intérieur du Parc (ex. : Parvis) et sur les portes d'accès visiteurs. >> Cf. détails des offres p. 24 à 33 Commandez votre affichage publicitaire sur le parc : > au plus tard le 10 septembre 2011 > auprès de METROPOLE : 12

13 Tarifs et emplacements publicitaires : CATALOGUE / PLANS / OUTILS PROMOTIONNELS REGIE PUBLICITAIRE : J2C COMMUNICATION 13

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22 Nouvelle date : 26août

23 Tarifs et emplacements publicitaires dans le QUOTIDIEN DU SALON REGIE PUBLICITAIRE : COPROSAS 23

24 Tarifs & emplacements d affichages publicitaires sur PARIS NORD VILLEPINTE REGIE PUBLICITAIRE : METROPOLE 24

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34 VOS CONTACTS Une question? Nous vous apportons toutes les réponses EQUIP AUTO Président du Salon Claude CHAM COMEXPOSIUM Organisateur du salon EQUIP AUTO Directeur du salon : Mario FIEMS + 33 (0) Service Commercial : David CHAMBON, Directeur Commercial + 33 (0) Mélanie RIDEAU, Chef de Marché + 33 (0) Hélène HAMON, Responsable Commerciale + 33 (0) Sophie LACELLE, Responsable Commerciale + 33 (0) Service Clients : Daisy RAYMOND, Chargée de Clientèle + 33 (0) Service Technique et Logistique : Gilles CRESPON, Responsable Logistique + 33 (0) Service Communication / Presse : Sandra VERNIER, Directeur Communication + 33 (0) Isabelle CACHELOT, Responsable Communication + 33 (0) Suzanne ARANDA, Chargée de Communication International + 33 (0) Anne-Laure MANY, Chargée du Web-Marketing + 33 (0) REGIE CATALOGUE & OUTILS DE COMMUNICATION OFFICIELS SALON Régie publicitaire : J2C Communication + 33 (0) REGIE D AFFICHAGE SIGNALETIQUE ET PUBLICITAIRE SUR LES EXTERIEURS DU PARC Régie publicitaire : METROPOLE Contact : Gary BLUMENFELD + 33 (0) REGIE QUOTIDIEN DU SALON Régie : COPROSAS Contact : Philippe van RIJSEWIJK + 33 (0) PRESTATIONS PARC Service exposants : + 33 (0) Restauration : ELIANCE : + 33 (0) HORETO : + 33 (0) Réservation de salles : Françoise GRUSENMEYER + 33 (0)

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