PARTENAIRE DE LA DESTINATION MONTPELLIER VOUS AVEZ TOUT À Y GAGNER!

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1 Montpellier GUIDE DU PARTENARIAT 2015 PARTENAIRE DE LA DESTINATION MONTPELLIER VOUS AVEZ TOUT À Y GAGNER! Pour mieux vendre, valoriser, qualifier et animer votre offre touristique, devenez adhérent de l Office de Tourisme de Montpellier.

2 Ville de Montpellier ADHÉRER VOUS AVEZ TOUT À Y GAGNER Rejoignez un réseau de 650 professionnels, mobilisés pour sublimer la destination Montpellier et l expérience de séjour de vos clients. 2 Une adhésion simplifiée, un accompagnement plus réactif adapté à vos attentes Simplicité pour tous... L adhésion 2015 met l accent sur la relation que nous souhaitons développer entre les professionnels et leur Office de Tourisme. Une adhésion plus proche, plus simple, afin de vous offrir davantage de services, pour renforcer la promotion de vos établissements et de notre destination. 3 formules tout compris au choix, et des avantages qui vous profitent Trois formules ou «packs» incluant chacune l adhésion à l association Office de Tourisme, une présence sur l ensemble des outils de promotion et de communication. Et toujours, un espace extranet à votre disposition pour mettre à jour vos informations et remplir votre bulletin d adhésion. Faculté de Médecine OT Montpellier

3 L Office de Tourisme Développer la notoriété de la destination Montpellier et les retombées économiques sur le territoire Fédérer et animer les acteurs du tourisme Faire connaître et animer la destination Observer et analyser la fréquentation et les comportements touristiques pour orienter la stratégie, accompagner les porteurs de projets Structurer et qualifier l offre touristique Collecter, gérer et diffuser l ensemble de l information touristique Promouvoir la destination en France et à l étranger : site internet, centrale de réservation, éditions, presse, salons, workshops, éductours, relations publiques Vendre les produits des professionnels partenaires de l Office de Tourisme auprès du grand public et des prescripteurs de la destination Développer le tourisme d affaires par le biais du Bureau des Congrès Accueillir, informer et conseiller les visiteurs Inciter au partage d expérience grâce aux réseaux sociaux Ville de Montpellier 106 ans d existence, une expertise reconnue sur le territoire 698 professionnels partenaires 47 professionnels membres du Bureau des Congrès visiteurs par an 90 nationalités accueillies visiteurs en moyenne par jour, dans notre espace d accueil, place de la Comédie demandes traitées Montpellier dans le top 10 des villes accessibles en France 661 visites et animations organisées pour les individuels 1019 visites contractualisées pour les groupes visiteurs/an sur le site internet de l Office de Tourisme et 6 millions de pages vues Plus de visites par an sur notre site mobile et près de 1 million de pages vues fans sur facebook en janvier 2013 et près de en réservations faites sur la centrale de réservation de l Office de Tourisme en Plus de dépliants et brochures publiés et diffusés pour faire connaître la destination Près de 200 journalistes accueillis et 63 accueils presse organisés en 2013 Source : rapport d activités 2013

4 Johan Desma 4 ADHÉRER POUR GAGNER EN VISIBILITÉ Une diffusion continue de votre documentation via l accueil-conseil de l Office de Tourisme L accueil de l Office de Tourisme de Montpellier, situé place de la Comédie, évolue et devient un lieu de vie, une véritable vitrine d accueil de la destination animé par nos conseillers en séjours. Conseil, information, documentation, boutique, notre objectif est d offrir un espace de rencontre et d échanges. Si vous avez une documentation, elle pourra être mise à disposition de nos visiteurs (sous réserve de respect des formats demandés et des stocks disponibles). Ryan CHIRARA ryan.chirara@ot-montpellier.fr Votre présence sur les éditions touristiques de la destination L Office de Tourisme de Montpellier publie une gamme de dépliants et brochures, disponibles en français et langues étrangères ; une documentation mise à la disposition des visiteurs gratuitement. Votre adhésion vous permet d être référencé sur l un des supports suivants : le Plan touristique, le Guide touristique, Montpellier Destination Groupes (Catalogue des offres réservées aux clientèles Groupes, cf p. 7) ou la brochure Bureau des Congrès (Catalogue des offres réservées aux clientèles Affaires, cf p. 11). Ces documents sont diffusés par l Office de Tourisme ; mais également par de nombreux professionnels, institutionnels, sites, offices de tourisme et stations de la région ; et à l occasion de salons professionnels et bourses d échanges. Anne-Christelle BROSSARD anne-christelle.brossard@ot-montpellier.fr Un référencement rapide sur nos sites internet et mobile et constituent le portail numérique de l Office de Tourisme de Montpellier, des outils de communication essentiels, pour nos partenaires et adhérents. Le site internet de l Office de Tourisme de Montpellier est bilingue français/anglais et dispose de 9 entrées en langues étrangères : allemand, espagnol, italien, portugais, néerlandais, russe, coréen, chinois, japonais. Le site mobile de l Office de Tourisme est également bilingue, français/anglais. Lancé en juin 2010, sa fréquentation est en progression constante : + 46 % en Un signe fort et plein de promesse pour l avenir numérique de l Office de Tourisme. Autre outil essentiel, la centrale de réservation de l Office de Tourisme. De fait, les visiteurs peuvent réserver leur séjour depuis les sites internet et mobile de l Office de Tourisme. Un atout supplémentaire! Pour en savoir plus, rendez-vous p.7 Natacha DOSSO natacha.dosso@ot-montpellier.fr Afin de toucher un public toujours plus large, nous multiplions les partenariats pour dupliquer notre centrale de réservation sur des sites partenaires, (évènements, congrès...). LE SAVIEZ-VOUS?

5 Apple Régie publicitaire : un tarif préférentiel pour promouvoir vos offres sur nos écrans et sites Web L Office de Tourisme de Montpellier met à votre disposition des espaces publicitaires sur pour vous offrir encore plus de visibilité. 10 emplacements sont actuellement disponibles sur nos pages : 5 sur les pages françaises et 5 sur les pages anglaises. Les documents et contrats de réservation sont disponibles sur simple demande auprès de votre service Adhérents. NOUVEAU! Vous bénéficiez de réduction de 20 à 30 % en fonction de votre type d adhésion. Romain CADENE romain.cadene@ot-montpellier.fr Réseaux sociaux, un leitmotiv : Vivez, partagez #montpelliernow Facebook, Twitter, Instagram autant de réseaux désormais incontournables pour la promotion et l e-réputation de la destination sur internet. L Office de Tourisme de Montpellier est aujourd hui présent sur Facebook fans «like» Montpellier NOW! Près de 750 abonnés nous suivent sur Instagram et 1300 lecteurs sur le magazine virtuel Flipboard, Montpellier étant le 1 er OT en France à utiliser cette application. Vous aussi partagez vos actualités relatives à la destination. Ayez le réflexe #montpelliernow! Des actions performantes pour vendre la destination en France et à l étranger L Office de Tourisme de Montpellier assure la promotion de la destination Montpellier tout au long de l année auprès du grand public mais également auprès des prescripteurs que sont les tour-opérateurs, agents de voyages, autocaristes, agences réceptives Salons, workshops, éductours sont autant d occasion de vendre la destination et la diversité de l offre touristique de Montpellier et l ensemble de nos partenaires. Des actions menées en France comme à l étranger. Adhérer à l Office de Tourisme, c est adhérer à ce projet. C est le moyen de vous faire connaître sur les cinq continents. 34 actions commerciales ont été réalisées en 2013 : démarchages, roadshows, salons, worshops, éductours, campagne e-marketing. Plus de 1000 professionnels rencontrés ou contactés. 14 marchés européens et lointains démarchés sourires,100 % de passion au service de la destination! Marie-Dominique BELLAMY-CLAUZEL bellamy-clauzel@ot-montpellier.fr Et si la presse parlait de nous, de vous... encore plus! L Office de Tourisme de Montpellier organise plus d une cinquantaine d accueils presse par an. Et ce chiffre ne cesse d augmenter. Un accueil presse? C est la venue d un ou de plusieurs journalistes français ou étrangers à Montpellier pour découvrir la ville et sa région, dans le but de produire un ou une série d articles sur la destination. L Office de Tourisme leur apporte conseils et informations pratiques pour optimiser leur séjour, découvrir des lieux et des établissements en fonction de leur projet et centres d intérêts. Le service presse de l Office de Tourisme de Montpellier peut être amené à vous contacter pour vous demander d ouvrir les portes de votre établissement ou d apporter votre soutien dans l organisation d un accueil. C est un partenariat gagnant-gagnant. Aline COUQUET aline.couquet@ot-montpellier.fr fans sur facebook Tous nos partenaires sont référencés sur le site internet de l Office de Tourisme pour vous offrir encore plus de visibilité.

6 Anatome - Marc Ginot ADHÉRER POUR MIEUX VENDRE VOTRE OFFRE 6 Les bons plans City Card Bons plans, offres exceptionnelles, gratuités des éléments très recherchés et appréciés de nos visiteurs. Fort de ce constat, l Office de Tourisme a développé un passeport de découverte nommé «City Card». Décliné en 3 formules : 24h, 48h ou 72h, ce dispositif permet aux visiteurs de profiter de gratuités, de réductions ou d avantages tout en découvrant les sites et activités incontournables de la destination. Vous êtes un professionnel du tourisme? Vous êtes accessible en transport en commun via le réseau de la TaM (Transports de l agglomération de Montpellier)? Pourquoi ne pas devenir partenaire City Card? N hésitez pas à contacter l Office de Tourisme pour évoquer votre participation au dispositif. Marine HESS marine.hess@ot-montpellier.fr L appui constant de notre service commercial pour l accueil de groupes L Office de Tourisme est un interlocuteur privilégié pour l accueil de groupes. Offrant une gamme de produits clés en main, il travaille également «sur mesure» concevant à la demande des ½ journées, des journées, des séjours pour découvrir Montpellier et sa région. Agences de voyages, comités d entreprise, autocaristes, associations, écoles nos interlocuteurs sont multiples et les demandes variées. Cela nécessite une parfaite connaissance du territoire, de l offre et des acteurs. En adhérant à l Office de Tourisme, vous intégrez notre offre de services pour les Groupes, si votre capacité d accueil le permet. Maguelone MOYNIER groupes@ot-montpellier.fr 1019 visites spéciales Groupes organisées en 2013 pour participants. Un volume d affaires en constante progression depuis 5 ans. 62% de français, 38% d étrangers. LE SAVIEZ-VOUS?

7 L accès direct et exclusif à notre centrale de réservation Internet est devenu en quelques années un acteur commercial incontournable. L Office de Tourisme dispose d une centrale de réservation dédiée aux adhérents de l Office de Tourisme de Montpellier. Près d une centaine de partenaires nous ont fait confiance pour la commercialisation de leurs produits : hébergement, restauration, activités de loisirs et de détente, excursions ainsi que les produits «Made in» Office de Tourisme comme les visites guidées ou la City Card. Si votre produit est compatible avec la centrale de réservation, après signature du contrat et validation des engagements mutuels, vous recevez une formation à l outil pour assurer la mise en ligne de vos offres et c est parti! Votre produit est disponible à la vente sur notre site internet et notre site mobile ainsi qu à l accueil ou par téléphone, auprès de nos conseillers en séjour. Vous gérez les disponibilités, les tarifs et les conditions de vente de votre produit (en accord avec nos conditions générales de vente), le tout grâce à votre accès à l extranet CityBreak. Ouverture, fermeture des plannings, un bon plan de dernière minute? Nous vous aidons à mieux vendre vos produits. Marine HESS marine.hess@ot-montpellier.fr Montpellier Agglomération 10 bonnes raisons d adopter la centrale de réservation Une écoute active de la part de notre animatrice commerciale qui vous accompagne dans la mise en marché de vos produits. Une commission de 10% (12% pour les établissements hors agglomération), bien moins élevée que celles proposées par d autres OTA (Online Travel Agencies) telle que booking, expedia... Un paramétrage personnalisé : test de réservation, paramétrage selon les critères que vous proposez (restrictions de réservation, 2 nuits minimum, ouverture du planning uniquement le week-end...), le tout dans votre établissement. Le système est souple pour que vous l utilisiez comme un canal de vente supplémentaire, apporteur d affaires. Une visibilité accrue. Votre offre est réservable depuis nos sites internet et mobile, au comptoir, par téléphone et sur de multiples sites partenaires et évènementiels. Des conseillers en séjour dynamiques, joignables 7j/7. Ils assurent chaque jour la promotion et la vente de vos produits. Une équipe marketing et commerciale à votre service pour mettre en avant vos offres sur tous les supports de communication déployés par l OT : site internet, newsletters, réseaux sociaux, achat de mots clés dans le cadre de campagnes webmarketing... La possibilité d être intégré dans des formules packagées. Votre produit est associé à une visite de la ville, une activité... pour un séjour clés en main. Un suivi client. Notre système vous offre la possibilité de répondre à tous les avis clients qu ils soient positifs ou négatifs. Un système sécurisé. Nous enregistrons le paiement et assurons le règlement des no-shows et la gestion de ces réservations. Une comptabilité simplifiée. Chaque mois vous recevez : le récapitulatif des consommations du mois précédent et la facture de commission acquittée. Nous effectuons un virement des réservations consommées, déduction faite de la commission. 7 EN OPTION : Vous pouvez de la même manière intégrer la centrale de réservation de l Office de Tourisme sur votre site internet, ou créer un lien vers l actualité de Montpellier (l agenda par exemple).

8 OTM - Anaïs Guiraud ADHÉRER POUR QUALIFIER VOTRE OFFRE ET DÉVELOPPER VOTRE RÉSEAU 8 Des actions, les résultats L Office de Tourisme s engage à vous tenir informé régulièrement des actions menées, des résultats obtenus par le biais de newsletters mensuelles et du Journal de l Office de Tourisme. Une observation précise de la fréquentation touristique est menée en partenariat avec l INSEE, le Département de l Hérault, la Chambre de Commerce et d Industrie de Montpellier, entre autres. Ces informations chiffrées et leur analyse alimentent notre réflexion et nous permettent d adapter nos actions à la réalité des comportements touristiques. Ils nous permettent aussi d accompagner au mieux les porteurs de projets. Carole BESNIER carole.besnier@ot-montpellier.fr Un engagement réciproque en faveur de la qualité En adhérant, vous vous engagez à nos côtés dans la qualité d accueil et de service que vous réservez à vos clients. Répondre aux réclamations dans les 3 jours, accepter de diffuser les avis d internautes sur notre site internet en toute transparence, mettre en place des actions correctives ou d amélioration, contribuer à l amélioration des services produits sur le territoire L Office de Tourisme vous accompagne et vous conseille. Nous sommes à votre écoute. Sandrine CHABANON sandrine.chabanon@ot-montpellier.fr Votre Information Touristique (V.I.T.), un nouvel espace extranet à votre disposition Vous avez accès à un espace extranet dédié. Il vous permet d intervenir sur votre page internet ; saisir et gérer vos informations (textes, informations pratiques...) ; mettre à jour et enrichir vos contenus sur le site internet de l Office de Tourisme et simultanément sur l ensemble des sites partenaires (Hérault Tourisme, Sud de France, Clévacances, Gîtes de France...). Romain CADENE romain.cadene@ot-montpellier.fr Votre actualité dans notre agenda L Office de Tourisme met en place un nouveau système de traitement de vos contributions. Plus besoin de créer votre actualité via votre espace extranet. Il suffit de nous la faire parvenir par mail avec un texte de présentation de 400 caractères environ, les informations liées (tarifs, horaires, dates) ainsi que vos fichiers photos et PDF. Votre actualité est ensuite traitée par nos services. Il est important de nous faire parvenir vos contributions de 2 à 3 semaines avant l événement afin d optimiser son référencement sur nos supports. Une seule adresse : contact@ot-montpellier.fr Avec en objet : «Actualité adhérent Nom de l actualité».

9 Des temps d échanges et de rencontres dédiés En qualité d adhérent, vous êtes invités à l Assemblée Générale de l Office de Tourisme de Montpellier. Ce rendez-vous est couplé à une matinée d échanges dédiée aux professionnels. L événement, point d orgue de l année, vous offre la possibilité de faire connaître votre structure et d étoffer votre réseau. Visites, soirées privées, rencontres, éductours... sont également organisés au cours de l année, l occasion pour vous de découvrir ou re-découvrir votre territoire. NOUVEAU! Une à deux conférences «Grand Témoin» vous seront proposées en 2015 sur des thématiques liées aux enjeux du tourisme. Anatome - Cécil Mathieu 9 nc KFH - Beatriz Azorin DR

10 CHOISISSEZ VOTRE FORMULE TOUT COMPRIS LE PACK SERVICES À PARTIR DE 150 * Les services clés pour gagner en visibilité Adhésion à l association Office de Tourisme de Montpellier Dépôt de votre documentation à l accueil Parution de votre offre sur la documentation touristique de l Office de Tourisme Mise en ligne de votre offre touristique sur : 1 photo, 1 élément multimédia, 400 caractères de texte en versions française et anglaise Mise en ligne de votre offre touristique sur le site mobile Accès à l extranet Adhérent V.I.T. Invitation à l Assemblée Générale et rencontres professionnelles Invitation aux rendez-vous privilèges de l Office de Tourisme : conférences, vernissages, éductours Réception des newsletters et du Journal de l Office de Tourisme Participation possible aux relations presse et aux actions de promotion de l Office de Tourisme Mise à disposition gratuite des brochures et dépliants de l Office de Tourisme. 10 À partir de 250 pour les hôtels et résidences de tourisme Adhésion à l association Office de Tourisme de Montpellier Dépôt de votre documentation à l accueil Parution de votre offre sur la documentation touristique de l Office de Tourisme LE PACK PERFORMANCE À PARTIR DE 250 * Des services étendus pour une performance accrue Mise en ligne de votre offre touristique sur : 10 photos, 5 éléments multimédia, 800 caractères de texte maximum, lien vers le site internet de l adhérent Mise en ligne de votre offre touristique sur le site mobile Présence sur la centrale de réservation Géolocalisation de votre établissement sur le site internet et sur le site mobile Vos actualités Adhérent sur nos réseaux sociaux Intégration possible de l agenda et de la centrale de réservation de l Office de Tourisme sur votre propre site internet (widget) - sous réserve de contrainte technique. Accès à l extranet Adhérent V.I.T. Invitation à l Assemblée Générale et rencontres professionnelles Invitation aux rendez-vous privilèges de l Office de Tourisme : expositions : vernissages, éductours Réception des newsletters et du Journal de l Office de Tourisme 2 places pour une visite guidée du centre historique 2 ateliers de l Office de Tourisme au choix 20 % de réduction sur la régie publicitaire (écrans et bannières internet) proposé par l Office de Tourisme Participation possible aux relations presse et aux actions de promotion de l Office de Tourisme Mise à disposition gratuite des brochures et dépliants de l Office de Tourisme À partir de 300 pour les hôtels et résidences de tourisme * Tarif applicable à tous types d établissements à l exception des hôtels et résidences de tourisme.

11 LE BUREAU DES CONGRÈS Des produits et services dédiés à la clientèle Affaires Le tourisme d affaires représente 56% du taux d occupation de l hôtellerie montpelliéraine. C est la raison pour laquelle l Office de Tourisme de Montpellier créait en 2013 un Bureau des Congrès. Objectifs : structurer l offre, mettre en réseau les acteurs spécialisés dans l accueil de groupes et d événements professionnels, promouvoir la destination sur ces marchés spécifiques, conforter la notoriété de la ville. Aujourd hui, il nous offre l opportunité de centraliser les demandes des organisateurs d événements, séminaires, et d offrir une réponse adaptée, optimisée. LE PACK AFFAIRES À PARTIR DE 1100 Des services premiums pour une promotion nationale et internationale de votre offre Une équipe commerciale dédiée. Elle assure le traitement des demandes, les qualifie et les oriente vers des partenaires du Bureau des Congrès de Montpellier. organise des éductours entreprises ou agences en partenariat avec les adhérents du Bureau des Congrès de Montpellier. LE PACK Performance 11 participe aux salons professionnels et représente la destination Montpellier assure les visites d inspection des organisateurs d événements (séminaires, conventions et congrès) et met en contact prescripteurs et adhérents au Bureau des Congrès. prépare, soutient les candidatures de congrès et accueille les organisateurs lors de leurs repérages. organise des démarchages en France et à l international sur la cible Affaires. constitue, suit et anime le fichier prospects et clients du Bureau des Congrès. Le Bureau des Congrès de Montpellier est adhérent à ICCA (International Congress and Convention Association) et CFTAR (Club Français du Tourisme d Affaires Réceptif). GraphicObsession - Sigrid Olsson Participation au plan d actions commerciales du Bureau des Congrès Parution dans la brochure Bureau des Congrès Parution sur l espace internet dédié au tourisme d affaires Participation à une opération de promotion de votre choix (dans la limite des places disponibles) Participation possible à une seconde opération (dans la limite des places disponibles) sous réserve d une participation financière en sus 5 places pour une visite guidée du centre historique Envoi d une newsletter dédiée vers notre fichier contacts Bureau des Congrès 30 % de réduction sur la régie publicitaire (écrans et bannières internet) proposée par l Office de Tourisme

12 Président Jean-Luc COUSQUER Tél. : jean-luc.cousquer@ville-montpellier.fr Directeur général Fabrice CAVILLON Tél. : fabrice.cavillon@ot-montpellier.fr PÔLE RESSOURCES ET DÉVELOPPEMENT Responsable administrative et financière Cindy BONASTRE Tél. : cindy.bonastre@ot-montpellier.fr Assistante de direction et administrative Eloïse MOULIN Tél. : eloise.moulin@ot-montpellier.fr Assistante comptable Yolande MARAVAL Tél. : yolande.maraval@ot-montpellier.fr Responsable Qualité Sandrine CHABANON Tél. : sandrine.chabanon@ot-montpellier.fr Chargée de mission Développement Carole BESNIER Tél. : carole.besnier@ot-montpellier.fr Animateur Réseau / Adhérents Romain CADENE Tél. : romain.cadene@ot-montpellier.fr PÔLE MARKETING ET COMMERCIAL / BUREAU DES CONGRÈS Directrice Marie-Dominique BELLAMY-CLAUZEL Tél. : bellamy-clauzel@ot-montpellier.fr Assistante commerciale bureau des congrès Marie-Charlotte ORTEGA Tél. : congres@ot-montpellier.fr Chargée de promotion et commercialisation Pia PENZO Tél. : pia.penzo@ot-montpellier.fr Responsable commerciale Maguelone MOYNIER Tél. : groupes@ot-montpellier.fr Assistante commerciale Corinne TURLAN Assistant commercial Frédéric SOUAL Assistante commerciale Natalia ZHURAVLEVA PÔLE COMMUNICATION / E-TOURISME Responsable Caroline BERLAND Tél. : caroline.berland@ot-montpellier.fr Chargée de communication/presse Aline COUQUET Tél. : aline.couquet@ot-montpellier.fr Chargée de communication Anne-Christelle BROSSARD Tél. : anne-christelle.brossard@ot-montpellier.fr Responsable E-tourisme Natacha DOSSO Tél. : natacha.dosso@ot-montpellier.fr Chargée de projet E-tourisme Marie HAVARD Tél. : marie.havard@ot-montpellier.fr Animatrice commerciale centrale de réservation Marine HESS Tél. : marine.hess@ot-montpellier.fr PÔLE ACCUEIL ET INFORMATION Responsable Isabelle FERRANET Tél. : / isabelle.ferranet@ot-montpellier.fr Conseillers en séjour Anne-Charlotte BIZEAU Kumiko CASTAGNET Rafaël FERNANDEZ Elisabetta GUIZARD, Jan Guillaume HERMAND Natacha LEBOLZER Patricia ROJAS-BONNEFOI Sabrina SEMMACHE Michèle SIBONY Andrès TAPIA Assistant logistique et documentation Ryan CHIRARA Tél. : ryan.chirara@ot-montpellier.fr 11/2014 Office de Tourisme de Montpellier Crédits photos couverture : Ville de Montpellier OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER Tél. : +33 (0) contact@ot-montpellier.fr Place de la Comédie 30, allée Jean de Lattre de Tassigny Montpellier Accueil ouvert 7 jours/7 Fermé les 25 décembre et 1 er janvier Accès à l Office de Tourisme En voiture : Parking Comédie (payant) En tramway : Tramway lignes 1 et 2 Arrêt Comédie Office de Tourisme classé Catégorie 1