Projet de Fin d Etudes

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1 Juin 2014 Projet de Fin d Etudes Déménagement industriel de la production dans ses nouveaux locaux ALSACE TOLERIE 13 Rue du MITTLERWEG COLMAR CEDOLIN Jeremy GM5 ISP

2 Condensé Ce projet de fin d études a pour but de planifier et réaliser le déménagement industriel de l entreprise depuis son ancien local vers son nouveau bâtiment. Ce projet fait suite à un premier projet de recherche technologique basé sur la réimplantation de la production sur le nouveau site. Ainsi, suite à la définition de l organisation de l atelier, il faut préparer le futur atelier, organiser l intervention de différents prestataires et gérer correctement le bon déroulement du déménagement. La principale contrainte de ce projet est le temps. En effet, on a seulement un mois pour finaliser le nouveau local et réaliser le transfert de la production. Le bâtiment est livré seulement le 31 mars 2014 et on souhaite pouvoir reprendre la production dans le nouveau local pour le 05 mai Cela laisse un laps de temps réduit pour pouvoir réaliser l ensemble des prestations nécessaires et nécessite une planification rigoureuse pour terminer le projet dans le temps imparti. La phase d avant-projet est très importante pour préparer le déménagement. Les devis sont lancés, les interventions sont réservées et le budget doit être géré correctement pour rester dans les prévisions. Ensuite durant la semaine prévue pour le déménagement (la semaine du 28 Avril au 04 Mai 2014), il faut organiser le travail de toutes les personnes de l entreprise, correctement gérer l arrêt des machines d un côté et leur reprise de l autre côté pour minimiser le temps d immobilisation. Cette semaine a été préparée à l aide d un planning très précis, avec l attribution de tâches pour chaque personne et une réunion quotidienne en début de journée. Finalement, après le transfert de la production, il faut gérer la remise en route des machines, l adaptation de chacun à son nouveau poste de travail et la gestion des factures des prestataires. Le résultat final du projet a été globalement positif. La production a presque totalement repris pour la date du 05 mai 2014 et peu d incidents ont été déclarés. Suite à cette réussite, l entreprise a décidé de poursuivre sa restructuration avec un management 5S et divers investissements dans le but d améliorer l ergonomie des postes de travail. For this senior-year project, we needed to organize and make a company move from its old plant to new premises. This project followed a technical research project which subject was production relocation in the new factory. Following the plant reorganization, it was necessary to continue the project. We needed to prepare the new workshop, organize the tasks of the different companies involved and manage the moving. In this project, the main constraint was time. Indeed, we had only one month to prepare the factory and transfer all equipment. The new premises were finished on 31st march 2014 and the company wanted production to start again on 5 th May 2014 in the new plant. Within this period, we needed to organize all the preparation steps and a good planning in order to respect deadlines. So the pilot part was very important to prepare the move. Cost estimates were requested, interventions were booked and the budget had to be managed and prepared. Then, during the moving week (From 28 th April to 4 th May 2014), we needed to organize the workers tasks, manage the production on one side and the equipment transfer to the other side to minimize the production immobilization. That week had to be very carefully prepared to limit delays and unforeseen events. We needed a planning with a task for each day and each person. Then, after the equipment moved, we needed to manage the restart of each machine and of production. Finally, the move has gone well, the production restarted normally and all workers were proud of the new factory. And then, after the project, the company wants to institute a 5S management in the workshop and improve the work place ergonomic. 1 P a g e

3 Remerciement Suite à ce Projet de Fin d Etudes, je souhaite remercier le directeur de la société ALSACE TOLERIE, M. OSSOLA, pour l opportunité qu il m a donné en me confiant la gestion de ce projet. Il a gardé son rôle de directeur en surveillant mon travail et l avancement du projet, ses conseils et directives m ont permis d être autonome sur la gestion du déménagement et de pouvoir pleinement mesurer le travail nécessaire pour organiser un projet de cette ampleur. Ensuite, je souhaite remercier mon professeur-tuteur, M. POLI, pour le suivi de mon Projet de Recherche Technologique dans cette entreprise et du Projet de Fin d Etudes qui a suivi. Finalement, je souhaite remercier l ensemble du personnel de l entreprise (Personnel administratif et ouvriers) pour l accueil qu ils m ont réservé et le bon déroulement de mon stage de vingt semaines dans cette société. 2 P a g e

4 TABLE DES MATIERES CONDENSE REMERCIEMENT PRESENTATION DE L ENTREPRISE LE CONTEXTE DU PROJET L ORIGINE DU PROJET LES PRINCIPALES CONTRAINTES LA PHASE D AVANT-PROJET LA MISE EN ROUTE DU PROJET Travail préliminaire La validation et le rendu 3D de l implantation RECHERCHE ET VALIDATION DES PRESTATIONS Rédaction des cahiers des charges Recherche des prestataires Demande de prix Choix de la meilleure offre GESTION DES COUTS ET DES DELAIS Gestion du budget Planification des interventions PHASE PRINCIPALE DU PROJET SUIVI DE CHANTIER Réception du nouveau site Suivi du planning et gestion des imprévus Préparatif pour la semaine de déménagement LA SEMAINE DU DEMENAGEMENT Planning précis de la semaine Le déroulement du transfert Remise en route des machines LA SUITE DU PROJET BILAN DU DEMENAGEMENT VERIFICATION DU BUDGET PROJET D AMELIORATION DE LA PRODUCTION Optimisation de l ergonomie de poste Mise en place du 5S sur les postes PERSPECTIVE SUITE AU PROJET CONCLUSION P a g e

5 Présentation de l entreprise La société ALSACE TOLERIE est une Petite Moyenne Entreprise (PME) de 25 à 30 personnes située dans la zone industrielle de COLMAR. Elle a été fondée en 2005 par un entrepreneur, M. CHEVASSU. Au départ, l entreprise comptait seulement 4 personnes spécialisées dans la construction mécanique et la tôlerie. L atelier de production était situé dans un ancien entrepôt d une société de transport au 6 rue SCHWOERER à COLMAR. Fort de sa proximité avec de gros client tel que ALSTOM et LIEBHERR, l entreprise a rapidement évolué et embauché du personnel pour arriver à un petit atelier de 20 personnes. Elle a également investi beaucoup d argent pour obtenir des moyens de production modernes et performants. Elle a commencé par investir dans une cisaille pour tôles métalliques, quatre plieuses mécaniques et divers systèmes de fabrication. Son plus gros investissement a été effectué durant l année 2009 avec l achat d une machine de découpe laser d une valeur de plusieurs centaines de milliers d euros. Cette machine a été un tournant dans la production de l entreprise puisqu elle a pu permettre à la société de diversifier son catalogue en pouvant proposer la découpe de formes quelconques dans des tôles Acier, Inox, Aluminium de 1 à 20 mm d épaisseur. Avant le rachat de la société et son changement de propriétaire, l entreprise était devenue plus importante et pouvait proposer une large gamme de service dans le domaine de la tôlerie et de la chaudronnerie. Durant l année 2010, la société a changé de propriétaire et M. OSSOLA a racheté ALSACE TOLERIE. Ce changement de directeur s est accompagné de plusieurs investissements et d une nouvelle ligne de conduite pour le futur de la production, comme en témoigne le changement de logo de la société (Voir Figure 1). Figure 1: Evolution du logo de la société 4 P a g e

6 Parmi les changements opérés, la production s est enrichie d un système de vente de tôle découpée pour particulier en commande sur internet, un réaménagement interne des machines et des postes de travail pour une optimisation en flux des produits et finalement le dernier et le plus important un nouveau local pour l usine. Ces nombreux changements sont arrivés au cours des 4 dernières années et ils ont réellement modifié l image de l entreprise par rapport à ses débuts. Cet historique de la société montre que le projet de déménagement industriel est un tournant important pour l avenir de l entreprise et permettra à cette dernière de pouvoir continuer à évoluer dans les années futures. Le contexte du projet L origine du projet Ce projet de fin d études de déménagement industriel fait suite à une volonté de la direction de l entreprise de réorganiser sa production dans le but d optimiser au maximum la productivité et les flux de production. Cette démarche de refonte de l organisation de travail a débuté en 2013 avec une première réorganisation interne de l atelier qui s est opérée dans les locaux situé au 6 rue SCHWOERER (Ancienne adresse de l entreprise). Suite à cela, ALSACE TOLERIE a saisi l opportunité de changer de local et de pouvoir devenir propriétaire de son propre bâtiment. Ainsi, le projet et les travaux de construction du nouveau site ont débuté au cours du mois d octobre 2013 avec pour but de déménager au début du mois de Mai Le début du mois d octobre 2013 a lancé le projet de changement du site en commençant par un Projet de Recherche Technologique basé sur l étude de la production et la réimplantation de l atelier dans les nouveaux locaux. Le PRT a été réalisé par un binôme de GM5 ISP (M. CEDOLIN et M. BRAUN) et s est poursuivi par le PFE de M. CEDOLIN. Le PRT a permis de faire une analyse du type de production de ALSACE TOLERIE qui se concentre principalement sur les pièces et assemblages de tôlerie de très petites et petites séries faites sur commande et sur la fabrication de châssis. Cette étude a permis d identifier 6 flux principaux de fabrication, de réaliser une implantation de l atelier dans les locaux du nouveau site et d avoir des bases solides pour le début du PFE de déménagement de l usine. 5 P a g e

7 Les principales contraintes Ce projet de déménagement était un réel challenge pour l entreprise car il incluait plusieurs contraintes ambitieuses et se devait d être le moins handicapant possible pour le bon déroulement de la production. Parmi les contraintes et challenges imposés, on trouvait : - Un délai d exécution assez restreint qui nécessite une bonne organisation et une bonne planification pour ne pas prendre de retard. Ainsi, le bâtiment livré clé en main n était disponible qu à partir du 31 Mars Suite à cela, il fallait encore réaliser plusieurs travaux pour pouvoir emménager et pouvoir reprendre la production. Et l entreprise souhaitait reprendre une activité normale pour le 05 Mai Cela laissait un délai d un mois pour réaliser plusieurs prestations telles que le réseau d air comprimé, finaliser le réseau électrique, mettre un revêtement au sol, et transférer l ensemble des machines et matériel de l atelier dans le nouveau site. Avec l avancement des préparatifs et le planning prévisionnel des interventions, le délai est apparu très juste et nécessitait de ne prendre que très peu de retard pour pouvoir tenir la date de reprise. - La volonté de l entreprise était de limiter l immobilisation des machines et de ne prendre qu une semaine d arrêt complet de la production pour faire le transfert. En se renseignant auprès d autres entreprises qui ont déjà réalisé un déménagement industriel, ce délai d une semaine était possible mais incluait une organisation efficace et une participation active de chaque personne de l entreprise. - Un budget alloué le plus faible possible. Ce critère reste toujours le critère principal d un projet et un challenge motivant à tenir. Cependant, comme ALSACE TOLERIE n est pas une entreprise très importante économiquement, cette contrainte demandait de faire une recherche active des prestations les plus rentables et de bien étudier chaque proposition reçue. L ensemble de ces contraintes ont dicté la conduite du projet et rythmé son déroulement et sa réalisation. 6 P a g e

8 La phase d avant-projet La mise en route du projet Travail préliminaire Suite au PRT réalisé, le PFE a consisté à continuer le projet de déménagement en planifiant et réalisant le transfert de la production vers le nouveau site. Comme ce type de projet prend un certain temps à être préparé, l entreprise a commencé le projet avant le début du PFE. Avant le 27 janvier, la direction avait déjà préparé un premier listing des prestations à réaliser pour le futur site et collecté quelques devis qu elle avait demandés auprès de ses contacts. Ce sont ces quelques éléments qu il fallait étudier et prendre en compte dans un premier temps pour pouvoir lancer le travail de préparation. Ensuite, comme ALSACE TOLERIE est une petite entreprise, plusieurs personnes étaient impliquées dans le projet et il fallait commencer par rassembler l ensemble des informations de chacun pour pouvoir prendre possession de tous les éléments. Ainsi, une étape de collecte d informations a été nécessaire et a permis de ne pas refaire une démarche ou recherche déjà réalisée par quelqu un. Par exemple, pour la zone de découpage laser, il fallait ajouter des racks de stockage parce que l ancien atelier ne comportait pas assez d espace de stockage. La personne responsable de cette zone avait commencé les démarches pour commander des racks supplémentaires. La recherche de cette information a permis de ne pas refaire la démarche auprès du commercial de l entreprise prestataire. Finalement la dernière étape de mise en route a été la lecture et la compréhension du contrat de construction du nouveau site signé par l entreprise. En effet, la société a fait appel à une entreprise générale du bâtiment pour construire une infrastructure clé en main. Et le contrat comportait l ensemble des éléments choisis pour le nouveau site. Une première prise de connaissance du contrat avait été faite pendant le PRT mais elle ne concernait que les éléments utiles pour la réimplantation. Plusieurs autres points devaient être connus pour continuer le projet. De plus, ces éléments ont été d une grande aide pour établir le cahier des charges de chaque prestation et négocier les contrats avec les prestataires. 7 P a g e

9 La validation et le rendu 3D de l implantation Après la solution d implantation retenue durant le PRT, l entreprise a souhaité réaliser quelques réunions avec les chefs de production pour discuter et valider définitivement l implantation de la nouvelle usine. On devait valider l implantation dans le détail car certaines personnes avaient eu des idées et des suggestions de dernière minute. Ainsi ces réunions ont permis de valider l agencement définitif mais également le rendu 3D de la future usine demandée par la société. Ce rendu a permis de se représenter la future production et l évolution des hommes et produits dans l atelier (Voir Figure 2 et Annexe 1 pour plus de détail). Figure 2: Rendu 3D de la nouvelle usine De plus, le gros changement par rapport au rendu 3D réalisé pendant le PRT est l ajout de la représentation de la partie administrative de l usine. En effet, la direction souhaitait une vue des bureaux pour pouvoir réaliser l agencement du mobilier et la gestion de l espace dans ces pièces. Cette représentation peut maintenant rentrer dans les archives de l entreprise et servira de support de communication et de réflexion pour la suite de l activité. Par exemple, une des raisons pour laquelle la société voulait ce rendu est la réalisation de documents promotionnels pour rechercher de potentiels clients. Désormais le service marketing a un support pratique pour parler de l entreprise et donner un aperçu du système de fonctionnement de l atelier. 8 P a g e

10 Recherche et validation des prestations Avant de pouvoir réaliser le déménagement de l entreprise, il fallait le préparer, le panifier et finaliser le futur atelier en engageant des sociétés spécialisées et en réalisant diverses prestations. Pour cela, il a fallu réaliser plusieurs appels d offres, étudier des devis et choisir les meilleurs prestataires. Rédaction des cahiers des charges Pour la future production, un ensemble d éléments n ont pas été compris dans le contrat de construction du site. Il était donc nécessaire d installer ces éléments pour pouvoir reprendre la production suite au déménagement. Parmi ces éléments, on compte par exemple le système de distribution d air comprimé et la mise en place du compresseur, l installation d un réseau d aspiration d air indispensable pour une production réalisant du travail de soudage, ou encore la finalisation du réseau électrique qui n était pas fonctionnelle dans un premier temps. On retrouve également d autres éléments à mettre en place mais ces trois-là ont été les prioritaires et les plus importants. Ainsi, il fallait les faire installer par des entreprises spécialisées et faire des chiffrages avant de choisir le meilleur prestataire. Et pour préparer cette demande de prix, il a fallu établir un cahier des charges à présenter au prestataire qui lui permettra de réaliser un chiffrage précis et le plus juste en fonction de la demande. La première étape pour établir ce cahier des charges est l observation. En effet, les éléments nécessaires permettent de faire fonctionner le futur atelier et bien le connaître et l observer permet de recenser tous ses besoins. Par exemple, pour le réseau d air comprimé, il faut faire le listing des machines fonctionnant avec de l air comprimé et de tous les postes nécessitant une arrivé d air comprimé. Ces éléments permettent de savoir combien de descentes sont nécessaires pour le futur atelier et de le communiquer lors de la demande de prix. Il est logique que le nombre de descentes influence la valeur de la prestation lors de l installation du réseau. La deuxième étape est la recherche d informations dans les documents techniques des machines et auprès du personnel de l entreprise. Ces données supplémentaires complètent le cahier des charges et précisent la demande pour le devis. Ainsi, toujours avec l exemple du réseau d air comprimé, les documents techniques des machines précisent les conditions d air comprimé nécessaires pour le fonctionnement de la machine (Pression, débit, humidité, etc.). Ces données sont transmises au prestataire pour qu il puisse chiffrer une installation conforme à la production. Finalement, la dernière et la plus importante étape est la rédaction de ce cahier des charges. En effet, chaque demande de devis commence par une rencontre avec le commercial, afin d établir le détail de la prestation souhaitée et sa faisabilité. Et c est durant cette visite que le cahier des charges est présenté. Ainsi, une rédaction claire 9 P a g e

11 de l attente de l entreprise permet au prestataire d avoir tous les éléments nécessaires et d établir un devis le plus rapidement possible. Ce cahier des charges apparaît ainsi comme un élément indispensable pour une demande de prix rapide et une visite du prestataire efficace. Recherche des prestataires Après avoir rédigé le cahier des charges d une prestation, il faut rechercher les entreprises spécialisées qui pourront réaliser les travaux attendus. Pour effectuer cette recherche, il y a trois moyens principaux qui possèdent chacun leurs avantages et leurs inconvénients : - Le premier moyen de recherche est la recherche faite à partir des annonces publicitaires, notamment celles sur internet. Cette méthode est très rapide pour trouver toutes les entreprises adéquates dans le secteur ou même partout dans le monde. De plus, les sites internet permettent de se renseigner sur l ensemble des prestations que la société peut nous offrir. Ensuite il suffit de trouver le moyen le plus pratique pour contacter la société ou un de ses commerciaux pour débuter la phase de demande de prix et de négociations. Par contre, l inconvénient des méthodes de ce type (Recherche générale et centralisée), c est que l on trouve rapidement mais il est plus difficile de se renseigner sur le sérieux et la qualité des prestations offertes. En effet, on peut facilement se retrouver devant un commercial ambitieux prêt à réaliser la plus grosse vente possible ou avoir affaire à des techniciens effectuant des travaux de mauvaises qualités. Il faut donc être vigilant avec cette méthode de recherche et essayer de se renseigner sur le sérieux du prestataire à l aide des forums ou chez d anciens clients de la société. - Le second moyen de recherche est l utilisation des contacts que l entreprise a déjà appelés dans le passé ou avec lesquels elle a déjà travaillé. C est une méthode beaucoup plus fiable sur la qualité de la prestation puisque on a déjà vu le prestataire en action. De plus, elle est également rapide pour engager une demande de prix car elle ne nécessite pas de chercher un moyen pour contacter l entreprise. Le dernier avantage est également la fidélité que l on acquiert auprès du prestataire. En effet, si on commande souvent auprès de la même société, elle est plus encline à pratiquer des réductions de prix ou des méthodes de paiement privilégiées. Par exemple, c est de cette façon que l on a réussi à faire baisser le prix de moitié concernant le système d approvisionnement en gaz spéciaux (Azote, Oxygène, gaz de soudage, etc.). En effet, on était prêt à changer le prestataire qui était avec ALSACE TOLERIE depuis plus de cinq ans dans ce 10 P a g e

12 service, mais après négociations et grâce à la fidélité, ils ont choisi de faire baisser le prix de la prestation dans le but de nous garder. C est donc un moyen efficace de négociation de prix. - Le dernier moyen de recherche est le «bouche à oreille». En effet, plusieurs prestataires ont été trouvés par ce moyen pour le projet. C est une méthode moins pratique pour trouver beaucoup de prestataires. Par contre elle est très efficace pour n avoir que des entreprises de qualité et pratiquant des prix intéressants. On trouve une société par «bouche à oreille» seulement si elle est sérieuse et travaille correctement. Autrement, elle fait parler d elle mais avec une mauvaise image. Ainsi, par cette méthode, on réalise de bonnes trouvailles et on arrive à avoir les prestations les plus intéressantes du marché. C est comme cela que l on a trouvé la société qui a réalisé le déménagement industriel de l usine. Elle avait réalisé le déménagement d une usine bien connue dans le secteur et les échos ont été positifs sur son compte. Comme l on dit souvent, si on travaille bien les gens sont rapidement au courant et on retrouve rapidement des clients. Ainsi, la recherche de prestataires est une étape importante dans le but d établir des devis et de choisir la meilleure offre possible. Il faut ensuite bien choisir la méthode de recherche pour éviter de tomber sur des entreprises peu sérieuses et perdre du temps avec les commerciaux. Demande de prix Après avoir réalisé les deux étapes précédentes, l étape qui suit est la plus concrète : la demande de prix auprès des entreprises prestataires. C est maintenant que l on présente les attentes aux fournisseurs et qu il nous propose sa meilleur offre. Dans le monde de l industrie, la méthode est simple et reste toujours la même. Après avoir contacté l entreprise, un commercial prend rendez-vous pour discuter de la prestation et vérifier la faisabilité du projet. Pour ce projet, généralement le commercial venait dans l ancienne usine pour discuter, constater les moyens et attentes de l entreprise et si cela était possible visiter la nouvelle usine pour vérifier les moyens possibles de réalisation. Par exemple, pour l entreprise qui a réalisé la peinture au sol, il fallait vérifier que la peinture standard qu elle utilisait accrochait bien sur la dalle en béton coulé dans le nouvel atelier. Ainsi, il y a eu plusieurs tests qui ont été faits avec différentes méthodes de préparation de sol (grenaillage, application d un vernis d accroche, sans préparation au sol, etc.). Avec ces essais, on a constaté que seule la méthode fonctionnelle était une préparation avec le vernis préliminaire et apportait le rendu souhaité pour le sol du futur site. C est seulement après minimum un rendez-vous et une rencontre avec l entreprise que le prestataire peut effectuer et proposer son offre. 11 P a g e

13 Lorsque l on n a pas l habitude de ce genre de rendez-vous, il y a quelques pièges à éviter pour ne pas devenir un «bon» client du commercial. En effet, sans dénigrer ce métier, son but est de vendre le maximum de prestations afin d établir le devis le plus élevé possible. Pour cela, ils utilisent des techniques efficaces et, si on n est pas attentif, on peut se laisser prendre au jeu. Par exemple, le commercial va faire son travail en présentant toutes les offres que proposent l entreprise et peut parler des prestations qui ne nous concernent pas directement. Il faut donc faire le tri entre ce qui peut être intéressant et ce qui ne l est pas. Il faut ensuite être clair avec eux pour qu ils ne rajoutent pas d extra dans la proposition de prix. Ensuite, un autre piège est de parler des devis déjà fais auprès de concurrents. En effet, un commercial essayera toujours de savoir si on a déjà réalisé des démarches auprès d autres sociétés et surtout essayer de connaître le prix de leur prestation. Cette méthode leur permettra de pouvoir s aligner ou de proposer un prix concurrentiel. Le moyen le plus judicieux de tirer parti de cette méthode est de savoir exactement ce qu on doit communiquer et ce qu on doit garder secret. En étant astucieux, on peut arriver à avoir un prix le plus juste et le plus avantageux possible. La phase de négociation est une phase délicate qu il est difficile de maîtriser lorsque l on débute dans l exercice, surtout qu elle est rarement enseignée durant les études. C est seulement la pratique qui permet de progresser dans cet exercice. Ainsi les premiers rendez-vous étaient réalisés à deux, avec le directeur et moi-même. Cela a permis de se familiariser et d obtenir des conseils pour les demandes de prix suivantes. Au bout d un certain nombre de rendez-vous, l exercice devient récurrent et les pièges deviennent évidents à éviter. Choix de la meilleure offre Une fois les demandes de prix faites, il faut choisir le devis le plus intéressant pour chaque prestation. Ce choix est très important parce qu il va déterminer la qualité de la prestation et aura un impact sur le budget global du projet. Ainsi, pour choisir le meilleur prestataire, il faut : - Réaliser plusieurs demandes de prix pour chaque prestation auprès de plusieurs entreprises. Ce panel permet de déterminer le prix du marché pour la prestation et d éviter l entreprise qui pratique des prix trop chers. De plus, en général, quand les entreprises savent qu elles sont mises en concurrence, elles s appliquent à réaliser le devis le plus juste et le plus précis possible. Par exemple, pour l installation du réseau d air comprimé sur le site, on a utilisé cette technique pour éviter de choisir une entreprise qui ne pratiquait pas un prix concurrentiel. En effet, lorsque l on a fait nos recherches et notre demande de prix, une entreprise nous a proposé un devis à hauteur de euros pour la prestation demandée. Cela nous semblait trop, du coup on a continué nos recherches et on a réussi à trouver une autre entreprise qui nous faisait la même prestation pour seulement 8700 euros. Ainsi, on a 12 P a g e

14 réussi à faire baisser le prix de presque moitié. Et une fois que la première entreprise a entendu parler du devis moins cher, elle a décidé de faire baisser son prix au même niveau. C est ainsi que l entreprise est passée d un devis à euros à un devis à 8700 euros. Cette pratique est peu commerciale et elle n a donc pas été retenue. Par cet exemple, on voit que la mise en concurrence des prestataires permet de trouver des offres au plus justes et de faire baisser le budget dépense d un projet. - Faire attention aux détails du devis et de la prestation que l on choisit. En effet, sans s en rendre compte, deux devis peuvent sembler identiques au niveau de la prestation mais on peut avoir des différences sur le type de matériaux par exemple, sur le délai d exécution de l offre, du temps d attente pour la livraison, etc. Ce sont souvent des détails cachés dans un devis mais qui sont importants quand on recherche une prestation de qualité et très précise. Ainsi, un temps de lecture et de réflexion sur chaque devis permet de faire le meilleur choix. - Ne pas seulement tenir compte du prix de la prestation mais aussi de la qualité de l installation de l entreprise. En effet, même si le budget est très important dans un projet, cela ne sert à rien de choisir une prestation bon marché si elle n est pas durable ou pas correctement adaptée aux demandes du projet. Ainsi, si on peut se renseigner sur le sérieux d une société auprès de ses anciens clients, on peut se faire une bonne idée de la qualité de la prestation que l on va recevoir. Et il faut en tenir compte dans le choix que l on va faire. Par exemple, c est pour cette raison que l on a fait appel à la société constructrice de notre machine laser pour effectuer son transfert. Cette machine a nécessité son démontage dans l ancien local, son transport et son remontage dans les nouveaux locaux. Plusieurs entreprises proposaient de le faire mais elles nous faisaient perdre la garantie que l on avait sur la machine. Seul le constructeur nous permettait de la conserver. Ainsi, malgré un prix plus élevé, elle a été choisie face à ses concurrents pour assurer la qualité de la prestation et garder la garantie. Finalement, en suivant ces quelques conseils et en prenant le temps de bien réfléchir, le choix des prestataires est fait correctement et permet de construire le meilleur projet possible. Gestion des coûts et des délais Comme dans tous les projets industriels, il y a une part de gestion des dépenses et un planning à réaliser. Pour chacune de ces deux parties, il est indispensable de le faire sérieusement pour que le projet se déroule dans les meilleures conditions. 13 P a g e

15 Gestion du budget Durant toute la phase préparatoire du projet, il y avait un document Excel qui tenait à jour l ensemble des demandes de prix et actualisait le budget du déménagement. Premièrement, ce fichier permettait à la direction de suivre l avancement du projet au niveau des devis et permettait de recenser synthétiquement le budget à allouer au déménagement. Ensuite, ce fichier servait également de support pour le service comptable pour l établissement du budget prévisionnel. Le service pouvait suivre le montant des dépenses et le choix des prestataires. Et il permettait de leur fournir un support de vérification des factures à payer après le déménagement. On peut voir une image de ce tableau ci-dessous (Voir figure 3). (L annexe 2 donne le tableau complet). Figure 3: Tableau de gestion du budget Le tableau est organisé de la manière suivante : Pour chaque prestation nécessaire (Déménagement, Air comprimé, Electricité, etc.), on recense toutes les entreprises auprès desquelles on a fait une demande de prix. Ensuite, une fois que l on a reçu la demande de prix, on note le montant dans le tableau. Une case «commentaire» permettait d écrire un petit détail de la prestation. Cela différencie les devis qui n ont pas exactement les mêmes prestations. Et finalement, une colonne «commande» notifie l entreprise qui a été choisie et auprès de la laquelle on a passé commande. C est donc au travers de ce tableau que la direction suivait le projet et contrôlait l avancement du travail. De plus, elle avait également une idée du montant à allouer 14 P a g e

16 pour le projet. Cela était indispensable pour la négociation du financement auprès des banques. En effet, une des dates limites du projet était la première semaine du mois de Mars. C est au cours de cette semaine que la direction a négocié un prêt pour pouvoir réaliser le projet. Pour cette date, il ne fallait pas avoir le montant exact mais l ordre de grandeur du budget pour pouvoir faire la demande auprès de la banque. L entreprise a ainsi obtenu un prêt de euros pour pouvoir déménager dans sa nouvelle entreprise. Et cela est devenu la limite à ne pas dépasser pour l ensemble des prestations. Au final, le détail du tableau confirme que ce montant a été respecté pour le budget du projet. Planification des interventions En plus de la gestion de l argent, la gestion du temps est également importante dans un projet. Pour gérer correctement les délais, il est important de réaliser un planning du déroulement des interventions. Pour créer ce planning, de nombreux logiciels en libre-service existent. Pour ce projet, c est le logiciel gratuit WORKBENCH qui a été utilisé. Il permet de créer automatiquement un diagramme Gantt ainsi que le diagramme Pert du projet. Pour cela, il faut renseigner les dates prévues pour les prestations, indiquer l ordre que doivent suivre les interventions. Par exemple, il faut d abord peindre le sol de l atelier avant de poser une machine dessus. Ensuite le logiciel implémente automatiquement les diagrammes et crée le planning à suivre pour le déménagement. Les figures ci-dessous donne l aperçu que l on a avec le logiciel pour le planning du déménagement (Voir Figure 4 et figure 5). Figure 4: Diagramme de Gantt non détaillé du projet 15 P a g e

17 Figure 5: Diagramme PERT du projet La précision des figures ci-dessus n est pas très grande mais avec le logiciel, le suivi du planning devient très pratique et les étapes sont clairement définies. On retrouve les deux diagrammes en Annexe 3. Le diagramme de Gantt est l outil pratique pour créer un calendrier des interventions et suivre correctement la bonne tenue des délais. Il indique la date de début de chaque intervention et fournit le temps du chantier. Cependant, ce diagramme n est pas très pratique pour gérer les retards et les imprévus dans le déroulement du projet. On n arrive pas à visualiser clairement la répercussion d un retard sur le reste des interventions. Pour cette raison, on utilise un deuxième diagramme qui est le PERT. Il donne l ordre à suivre, quel chantier doit être fait avant quel autre, etc. Avec ce système, on voit l impact d un retard dans le projet et on peut mieux le gérer. Ainsi, il est pratique d utiliser ces deux types de diagrammes pour suivre un projet, chacun ayant ses avantages. Phase principale du projet A partir du 31 Mars 2014, l infrastructure du site a été réceptionnée et le planning des interventions a débuté. C est à partir de ce moment-là que le suivi de chantier, la gestion des entreprises prestataires et les premiers imprévus ont commencé. 16 P a g e

18 Suivi de chantier CEDOLIN Jeremy Une grosse partie du PFE et du projet consistait à faire le suivi du chantier et le suivi des prestations. Les devis et le planning servaient de support pour suivre correctement l avancement des travaux et gérer les retards pris. Réception du nouveau site La première étape du suivi de chantier consistait à réceptionner un bâtiment en ordre et incluant les prestations demandées. Ainsi, en compagnie du maître d œuvre et du contrat de construction, la visite du lundi 31 Mars 2014 a été très importante pour le bon démarrage des travaux. Chaque pièce, chaque zone du bâtiment, chaque installation ont été contrôlées pour s assurer de la conformité du bien reçu. Lors de cette visite, le maître d œuvre a fait part des retards du chantier et le manque de certaines prestations du contrat. On a alors réalisé une liste des éléments manquants, à finaliser ou à refaire dans le but d avoir une trace écrite des prestations supplémentaires à contrôler durant le chantier. Dans l ensemble, le bâtiment était exploitable et il ne manquait que des éléments mineurs (Automatisation des portes sectionnelles, finition de certaines décorations, etc.). Ces éléments n empêchaient pas de commencer nos prestations mais ils rajoutaient de la coordination entre les entreprises et rajoutaient des personnes sur le chantier. De plus, les entreprises du maître d œuvre n étaient pas connues donc il fallait contrôler chaque entreprise qui arrivait, savoir pour quoi elle venait afin de s assurer qu il n y avait pas de personne étrangère au chantier sur le site. Suivi du planning et gestion des imprévus Durant tout le mois d avril, la visite du chantier était quotidienne. Elle permettait d accueillir chaque entreprise au début de leur prestation, contrôler l avancement des travaux et le respect des termes de la commande et des délais. Comme l atelier continuait à produire sur l ancien site, la direction ne pouvait pas gérer le chantier et la production en même temps. Ainsi, lors de chaque retour de visite de chantier, un bilan était fait par rapport au planning. 17 P a g e

19 La plus grosse difficulté à ce moment-là était la gestion des imprévus. En effet, comme tout chantier et projet, il y a eu beaucoup d imprévus qu il fallait régler le plus vite possible. Ainsi, le plus gros imprévu de ce projet a été la peinture des murs et du sol de l entreprise. Il était prévu au départ un délai d une semaine pour réaliser la peinture et permettre le séchage. Cependant, cela incluait de préparer le sol avec un grenaillage et de mettre de la peinture au solvant. La veille du début des travaux, la direction a changé d avis et a décidé de ne pas faire un grenaillage mais de faire une préparation de sol au vernis. Cela a multiplié par deux le délai d intervention. De plus, la peinture au solvant pour les murs a été remplacée par de la peinture à l eau qui a un pouvoir couvrant plus faible et nécessite de faire trois-quatre couches. Ces changements ont fait passer le délai d intervention de une semaine à deux semaines et demie et nécessitait de gérer la mise en peinture au sol par zone. En effet, au départ il était prévu de faire toute la surface au sol en une fois mais avec les changements, il fallait gérer la surface en zone pour que la peinture n empêche pas aux autres entreprises d évoluer dans le bâtiment (Voir figure 6) Figure 6: gestion de la peinture par zone Le deuxième gros imprévu du projet est l immobilisation de la machine laser, une machine très importante pour la production. Au départ, il était prévu de stopper cette machine à partir du 31 Mars jusqu au 05 Mai 2014, et de gérer la découpe laser auprès d un sous-traitant. Cependant, les résultats obtenus par sous-traitance n étaient pas acceptables, du coup la reprise de la machine laser est devenue une priorité pour continuer la production. Ainsi, on est passé d un délai de 4 semaines pour le déménagement de cette machine à seulement 3 semaines. Mais l inconvénient de ce gain de temps, c est que l on a recommencé à produire plus tôt mais sur deux sites différents. Cette production multi-site a rajouté de la gestion et un besoin de coordination pour produire dans de bonnes conditions. Cette décision de reprise précoce n était pas la plus judicieuse mais elle a été gérée correctement et aucun problème n a finalement été signalé. La gestion des imprévus est une phase classique lors d un projet. Généralement, elle conduit à prendre des décisions rapidement et à être réactif lorsqu ils arrivent. Pour 18 P a g e

20 ce projet, on peut remarquer les imprévus en comparant le planning initial établi avant le début des travaux, et le planning réel du chantier (Voir figure 7). On remarque les retards sur certaines prestations, les changements de dates, etc. Figure 7: Comparatif des plannings Malgré les imprévus et les retards dans les interventions, l essentiel pour le projet est de tenir le délai principal et de se fixer la date de fin. Pour ce PFE, la date butoir était le 05 Mai avec la reprise de la production, la reprise des livraisons aux clients, etc. C était la date la plus importante et elle a été tenue. Les opérateurs ont pu redémarrer leur machine ce lundi-là, et les produits ont recommencé à être fabriqués dans le nouveau site. 19 P a g e

21 Préparatif pour la semaine de déménagement Dans le planning du projet, la dernière semaine (semaine 18 du 28 Avril au 04 Mai 2014) a été consacrée au transfert concret des machines et du matériel de l atelier. Dans l organisation prévue, il était question que l entreprise spécialisée s occupe de transférer les machines lourdes et fragiles (Certaines machines font plus de 10 tonnes) et que le petit matériel soit déménagé par le personnel de l entreprise. Ainsi, avant la semaine cruciale, l ancien atelier devait être préparé pour pouvoir être transféré. Tout d abord, l atelier a été nettoyé. En effet, dans un atelier, beaucoup de matériels et de matières inutilisables ou inutiles s accumulent. Il était nécessaire de faire une grosse phase de tri pour minimiser le travail de déménagement et ne pas transporter des affaires inutiles pour la production future. Ainsi, un inventaire complet de l entreprise a été fait et le matériel non utilisé a été recyclé. Cela a réduit considérablement le nombre de transports à réaliser et à mis de l ordre. De plus, cela a permis de redémarrer la production dans un site propre et non encombré. Ensuite, une deuxième étape pour la préparation du déménagement est la palettisation et l emballement du matériel pour faciliter le transport (Voir figure 8). En effet, il est plus simple d empaqueter les affaires et de les charger sur camion à l aide de moyens de manutention, plutôt que de charger à la main. Ainsi, un ensemble de palettes a été réalisé afin de faciliter le transport. De plus, pour éviter la phase de tri indispensable sur le nouveau site, l emballage des affaires a été soigneusement préparé. Les affaires étaient mises ensembles selon leur usage et chaque emballage comportait une indication sur le contenu du paquet. Cela permettait de poser précisément chaque palette dans le nouvel atelier à l endroit adéquat, et de ne pas déballer des affaires justes pour savoir ce qu il y a dans le paquet. Ainsi cette phase de préparation a pris plus de temps à être réalisée soigneusement, mais cela a eu comme répercussion de réduire considérablement le temps de rangement durant la semaine de transfert du matériel. Le délai était restreint, il fallait donc trouver des solutions pour accélérer le travail. Figure 8: Préparation du matériel pour le transport 20 P a g e

22 L étape suivante de préparation était la communication sur la nouvelle implantation de l atelier. En effet, pour que chaque personne et chaque opérateur sache où il travaillera dans le nouveau site, un plan de l implantation a été distribué à chacun pour que tout le monde arrive à situer la future usine et à s orienter dans le futur atelier. Comme cela, personne n était perdu et chacun connaissait la place qu il devait organiser durant la semaine. Finalement, la dernière étape de préparation pour le déménagement était le marquage au sol de l implantation avec du scotch (Voir figure 9). La préparation préalable de l emplacement de chaque machine a permis de ne pas perdre de temps lors de la manœuvre des équipements. De plus, comme il y avait une gestion de deux sites en même temps, il se pouvait que personne de compétant ne se trouve sur le nouveau site pour indiquer la place de chaque matériel. Ainsi le marquage au sol et l affichage du plan d implantation a permis de connaître l emplacement de chaque machine. Figure 9: Définition des emplacements au sol à l'aide de scotch La semaine du déménagement Après avoir passé une dizaine de semaines à préparer le déménagement industriel de l entreprise, la semaine cruciale a été le moment le plus important du projet. C est durant cette semaine que l on sait si le travail fournit précédemment a été suffisant, si la planification et l organisation ont été correctement pensées et si la gestion du stress, du travail et des hommes va être parfaitement réalisée. 21 P a g e

23 Planning précis de la semaine La première étape de cette semaine a été la réalisation d un planning précis, au jour le jour, et attribuant les tâches à accomplir pour chaque membre du personnel de l entreprise (Voir figure 9 ou Annexe 4 pour plus de détail). Figure 10: Planning précis de la semaine de déménagement A l aide de ce planning, chaque personne savait ce qu elle devait faire dans la journée et à quel site elle devait se trouver. En effet, comme on évoluait sur deux sites différents, il n était pas toujours évident de savoir où chaque personne se situait. Avec ce document fourni à chacun, les opérateurs et personnels administratifs savaient la tâche qu ils devaient réaliser et pouvaient prendre des initiatives lorsqu elles avaient terminé leur travail. La seconde fonction de ce planning était de planifier l arrêt de chaque machine et poste de travail. En effet, comme la direction a fait le choix de produire jusqu au dernier moment, il fallait définir précisément à quel moment chaque machine devait être arrêtée, nettoyée et préparée pour le transport. Ainsi, les chefs de production avaient la connaissance de la période d immobilisation de chaque machine et pouvaient planifier leur travail en fonction. Finalement, en complément de ce planning disponible auprès de chaque personne, une réunion générale quotidienne a été réalisée durant la semaine avant de commencer le travail. Cette réunion permettait de faire un compte rendu de la veille : Donner l état d avancement du transfert, parler des problèmes rencontrés et permettait également de parler de la journée à venir. Chaque tâche était rappelée à chacun et des conseils et directives étaient donnés. 22 P a g e

24 Figure 11: Illustration du travail des employés Le déroulement du transfert Par soucis économique, le déménagement a été organisé de la manière suivante : Une société spécialisée s est occupée de faire le transport et la manutention des machines lourdes et fragiles et les employés de l usine ont aidé à transporter tout le petit matériel et les petits postes de travail. Tout d abord, la société de transport a utilisé ses propres moyens de manutention pour réaliser le transfert des machines de plusieurs tonnes. Des chariots élévateurs, un camion grue, une remorque surbaissée, des rouleaux et des vérins hydrauliques ont permis de manœuvrer les machines, de les sortir de l atelier, de les charger sur une remorque et les transférer vers le nouveau site (Voir figure 12). Figure 12: Illustration de la manutention des machines lourdes Cette opération de manutention nécessite des connaissances spécifiques et de l expérience. Ainsi cette opération ne pouvait être réalisée par les employés de l usine. 23 P a g e

25 L équipe technique engagée était bien connue dans le secteur et a effectué du travail de qualité. Pour chaque machine de l atelier, une étude préalable a permis de trouver le moyen le plus efficace et sécuritaire pour la transporter. Certaines machines possédaient des éléments spécifiques pour le transport et ont dû être utilisés pour ne pas abîmer la machine (Tiran d ancrage, poutre de soutien, etc.) et d autres ont simplement été soulevées à l aide de sangles et correctement arrimées sur la remorque. Pour le reste du matériel et de la matière, cela a été réalisé par les ouvriers de l entreprise. Chaque opérateur était chargé de ranger son poste de travail, le palettiser et le déballer une fois qu il a été transféré. Le système de gestion de son propre poste de travail a permis de gagner du temps sur le rangement et la mise en place du matériel dans le nouvel atelier. En effet, comme chaque personne s occupait de ses propres affaires, il pouvait directement ranger son poste à sa guise et arranger son environnement de travail. Finalement, le vendredi 02 Mai, le dernier jour de la semaine de déménagement, la totalité des machines lourdes et 80 % du matériel étaient transférés. Il ne restait qu à déménager la partie administrative et le reste du matériel. Cela n a pas été la partie la plus compliquée, la logistique était facile et les affaires n étaient pas très lourdes ou volumineuse. Ce jour a permis à l entreprise de prendre son temps pour organiser la future production et organiser correctement les stocks. En effet, chaque personne ayant rangé son poste de travail, il restait à ranger le stockage et comprendre le fonctionnement du nouvel atelier avec son optimisation en flux. Figure 13:Nouvel atelier avec le matériel en attente de rangement 24 P a g e