Présentation du budget 2013

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1 Présentation du budget 2013 Sommaire 1 INTRODUCTION Principaux éléments influençant le budget à la hausse Principales mesures d économie Résumé 3 COMMENTAIRES PAR CENTRE DE COÛT 4 2 PRODUITS 4 3 CHARGES Direction Secrétariat général Unité Encadrement Unité Hébergement Unité Assistance Secteurs 8 4 PROJETS NON PRÉVUS AU BUDGET

2 Présentation du budget INTRODUCTION Comme lors des années précédentes, le budget 2013 EVAM s inscrit dans une logique de hausse. En effet, le nombre de demandes d asile déposées en Suisse, et par voie de conséquence, le nombre de personnes attribuées au canton de Vaud, a encore augmenté en 2012, et tous les indicateurs semblent montrer que ces chiffres resteront encore à un haut niveau en Ainsi, le nombre de demandes d asile déposé en Suisse était de 1300 environ par mois en Il atteignait 1880 en 2011, et s est établi à environ 2470 pour les premiers dix mois de Or, en cas d un nombre élevé d arrivées, les effectifs des bénéficiaires de l EVAM augmentent (arrivées plus nombreuses que départs et autres sorties). Ainsi, les effectifs des personnes assistées par l EVAM sont passés de 4'389 au 1 er janvier 2011 à 4'583 au 31 décembre 2011 pour atteindre 5'177 au 31 octobre Les prévisions pour 2013 sont les suivantes : 5318 bénéficiaires au 31 décembre 2012 et 5758 au 31 décembre Le réel 2012 dépasse les volumes budgétés. Les mécanismes d ajustement de la subvention cantonale prévus par la convention de subventionnement, conformément à la LARA, permettent à l EVAM de disposer, pour 2012, des moyens nécessaires pour mener à bien sa mission. Le budget 2013 se base sur le réel Il se situe ainsi en-deçà des pronostics. Une nouvelle fois, les mécanismes d ajustement portant sur les frais fixes spécifiques et sur les frais variables devront permettre le financement de la différence. 1.1 Principaux éléments influençant le budget à la hausse Comme indiqué ci-dessus, la hausse est principalement conditionnée par le nombre de nouvelles demandes d asile et le nombre de personnes à prendre en charge par l établissement. Toutefois, le lien entre effectifs de bénéficiaires et ressources nécessaires à l accomplissement de la mission de l EVAM n est pas linéaire. En effet, plusieurs facteurs interviennent : Les arrivées génèrent un coût plus important que des effectifs constants, en raison de l encadrement plus important en début du séjour en Suisse. Ainsi, un nombre élevé d arrivées, tel que c est le cas actuellement et probablement en 2013 augmente les charges plus que proportionnellement. Le marché immobilier extrêmement tendu et la relative hostilité de beaucoup de collectivités publiques à l égard des bénéficiaires de l EVAM rendent la mission d hébergement très difficile dans un contexte d augmentation des effectifs. L EVAM est ainsi contraint de recourir à des solutions relativement coûteuses (taille limitée des structures collectives, mesures de surveillance 2 l 9

3 accrues, frais de transports plus importants, investissements parfois pour des durées limitées, etc.). Courant 2012, l EVAM a réussi à s adapter à une forte croissance (bénéficiaires +594 [13.0%] au 31 octobre 2012, structures d hébergement collectif +4 abris [36.4%] au 31 octobre 2012, collaborateurs + 44 [13.6%] au 31 octobre 2012). Il est nécessaire aujourd hui d adapter l encadrement et les services généraux à l augmentation du volume des activités. C est une des raisons pour laquelle les frais fixes évoluent entre 2012 et Par ailleurs, l EVAM compte réaliser en 2013 plusieurs projets avec un impact sur le budget de fonctionnement dont les principaux sont : Le regroupement des activités de formation et d occupation pour les migrants sur un seul site en région lausannoise (projet déjà prévu mais non réalisable sur le site projeté en 2012). Le regroupement, sur le même site, des activités du siège administratif. La transformation du foyer de Bex en structure d accueil et socialisation afin de répondre aux besoins accrus découlant de la forte augmentation du nombre d arrivées. La création d une antenne administrative unique et spécialisée pour la délivrance de l aide d urgence. La poursuite de la mise en œuvre du schéma directeur informatique, avec l aboutissement, en 2013, de plusieurs projets d envergure. Les conséquences financières de ces projets sont détaillées ci-dessous. Finalement, le Bureau cantonal d intégration des étrangers et de prévention du racisme (BCI, SPOP) a décidé de transférer à l EVAM la gestion d une enveloppe de CHF 350'000 destinée à financer des mesures d intégration en faveur des personnes au bénéfice d une admission provisoire achetées à des tiers (cours de langue etc.). Il en résulte une augmentation équivalente et des produits et des charges dans le budget de l EVAM, sans effet sur le budget du SPOP. 1.2 Principales mesures d économie Compte tenu d un taux d occupation très important des structures d hébergement collectif, le budget se base désormais sur un taux d occupation moyen pendant toute l année de 100% (ce qui suppose que toute place disponible est occupée sans interruption aucune) au lieu d un taux moyen de 85% comme c était le cas jusqu à présent. A effectif égal, cette approche diminue le besoin en appartements (effet : moins CHF ). Le pourcentage prévisionnel du nombre de personnes nouvellement arrivées qui suivent des cours de français passe de 60% à 50%. Il est en effet constaté que le taux de suivi est en baisse, probablement lié à la composition des demandeurs d asile, mais aussi du fait de procédures d asile plus courtes dans le cadre de l application du règlement Dublin II. Il en résulte une diminution des charges, toujours à volume constants, de CHF 300'000 environ. 1.3 Résumé Malgré les différentes contraintes, le budget de l EVAM soumis au Conseil d Etat pour 2013 est de CHF 182'000 inférieur au montant figurant au budget du SPOP à cette fin. 3 l 9

4 COMMENTAIRES PAR CENTRE DE COÛT 2 PRODUITS Les produits de l EVAM sont composés majoritairement de la subvention cantonale (CHF mios). Toutefois, l EVAM réalise également d autres produits, à hauteur de CHF 11 mios environ, provenant essentiellement de revenus de personnes partiellement assistées auxquelles l EVAM fournit des prestations (hébergement, assurance maladie, voire assistance financière partielle), de personnes autonomes (hébergement, assurance maladie), ou encore de personnes au bénéfice d un permis B toujours hébergées par l établissement. Le montant de la subvention cantonale pour 2013 a été déterminé sur la base de la subvention accordée en 2012 (montant figurant dans la convention de subventionnement [CHF 89.3 mios] + ajustements estimés conformément à la convention en raison de la hausse du nombre de demandeurs d asile [27.25 mios]). A noter qu en raison de l évolution des volumes, le SPOP a finalement demandé un crédit supplémentaire de CHF 29.2 mios pour En contrepartie, le canton attend des prestations équivalentes de la part de l EVAM. Selon les constats faits durant l exercice 2012, il paraît probable que les autres produits de l EVAM diminueront. Ainsi, le budget 2013 prévoit une diminution de CHF 518'000 au total. Les variations principales sont les suivantes : Facturation de l hébergement à des personnes détentrices d un permis B : + CHF 200'000. Participations des bénéficiaires avec des revenus aux prestations d assistance : CHF - 627'000 (FV). Cette baisse semble une conséquence de la conjoncture économique moins favorable, de la concurrence des travailleurs européens sur le marché du travail, et de la part plus importante de nouveaux arrivants peu susceptibles d intégrer le marché du travail. Ventes de programmes d occupation : CHF - 129'000. Dans la mesure où l EVAM présente toujours un budget équilibré, cette baisse de produits, avec un niveau équivalent de prestations attendu, oblige l établissement de compresser les charges d un montant équivalent. 3 CHARGES 3.1 Direction Pas de remarques. 3.2 Secrétariat général Globalement, les frais fixes du Secrétariat général augmentent de CHF 1'371'000. Les mouvements principaux sont les suivants : Suite à l introduction d un nouveau logiciel de recouvrement, l entité comptabilité peut diminuer sa dotation de 0.5 ETP (- CHF 69'000). En revanche, il est prévu de renforcer : L entité Système d information de 2.0 ETP (+ CHF 240'000), dont un suppléant du responsable d entité afin de renforcer l encadrement et le conduite des projets, et un collaborateur support, en raison du nombre de sites et de collaborateurs en augmentation. 4 l 9

5 Le Soutien juridique de 0.5 ETP (+ CHF 40'000), en raison de l augmentation du nombre d oppositions (29/mois en 2010, 32/mois en 2011, 35/mois en 2012 [jusqu au 31.10]) et de recours, conséquence de l augmentation des effectifs et de la situation tendue sur le plan de l hébergement qui oblige l EVAM à rendre des décisions de transfert plus nombreuses ; en parallèle, la complexité des affaires à traiter augmente, notamment par l exigence de motiver davantage les décisions sur opposition. L entité Ressources humaines de 0.8 ETP (+ CHF 81'000) en raison de l augmentation des effectifs (évolution de 324 collaborateurs au à 368 collaborateurs au ) et des mouvements (principalement : recrutements [104 engagements entre janvier et octobre 2012]). Le secrétariat de direction de 1.0 ETP (+ CHF 103'000) en raison de l augmentation générale du volume d activité et de la création d un quatrième secteur (voir plus bas, Secteurs). Ainsi, le total des mouvements liés aux ressources humaines du Secrétariat général est de + CHF 395'000. Le poste achat d applications et la maintenance informatiques augmente de CHF 506'000 Il s agit d une part de la conséquence de l augmentation du nombre de collaborateurs (licences). D autre part, la mise en œuvre du schéma directeur informatique nécessite des développements importants sur plusieurs projets déjà en cours, ou dont la réalisation est prioritaire pour des raisons opérationnelles. Finalement, des applications récemment mises en production nécessitent une maintenance importante pendant leur première année d exploitation. L outsourcing de l exploitation informatique (hébergement des serveurs et lignes de télécommunication) augmente de CHF 104'000, essentiellement en raison du nombre accru de sites à desservir et à l augmentation du nombre de collaborateurs. Les amortissements du parc informatique et bureautique augmentent de CHF 67'000, en raison de l augmentation du nombre de collaborateurs et de sites. Les autres frais du Secrétariat général augmentent de CHF 218'000, principalement en raison de l augmentation du nombre de bénéficiaires (frais bancaires et postaux), du nombre de collaborateurs et du nombre de sites (frais de télécommunication). 3.3 Unité Encadrement Comme les deux autres unités opérationnelles, l unité Encadrement est fortement impactée par l augmentation générale des volumes d activités. L augmentation se traduit ici principalement au niveau des frais salariaux. Ainsi, le nombre de collaborateurs des trois entités évolue avec le nombre des arrivées (social, intégration et développement), le nombre des effectifs (social), et le nombre de sites (surveillance). En parallèle, le poste dédié à la sous-traitance de certaines prestations de surveillance est également en hausse, l établissement prévoyant de maintenir globalement la répartition entre surveillance par des collaborateurs internes et appel à des sociétés externes. La transformation du foyer de Bex en structure dédiée à l accueil et à la socialisation (dès le 1 er août 2013) conduit à une augmentation de l encadrement social. En contrepartie, la présence de surveillants pourra être adaptée à terme à la baisse. L affectation du foyer de Vennes (Lausanne) à l hébergement de familles conduit à une diminution des besoins de surveillance (effet budgétaire - CHF 320'000). Par ailleurs, comme dans les autres unités, le management doit être renforcé suite à l augmentation du nombre de sites et du nombre de collaborateurs. Le budget 2013 prévoit ainsi : 5 l 9

6 La création d un poste d assistant des responsables d entité qui ont à gérer des équipes de plus en plus conséquentes et doivent être déchargés de certaines tâches administratives (+ CHF 92'000). La création d un poste de chef d équipe supplémentaire à l entité Intégration et développement, afin de répondre à l augmentation du nombre d enseignants et d éducateurs (+ CHF 92'000). Finalement, le budget 2013 prévoit d intensifier les mesures visant l intégration des personnes au bénéfice d une admission provisoire - et donc appelées à rester en Suisse. Il y a lieu de rappeler ici que les mécanismes de financement fédéral dans le domaine changeront, dès avril 2013, de sorte à rendre les prises d activités lucratives par les personnes visées plus intéressantes financièrement pour les cantons. L augmentation de 1.30 postes de la dotation des équipes occupation et emploi, conjointement (+ CHF ). Le programme de formation santé (formation d aides-soignants) qui offre de bonnes perspectives aux participants d intégrer rapidement le marché de l emploi sera dédoublé (+ CHF ). 3.4 Unité Hébergement Le budget de l unité hébergement évolue principalement en raison de l augmentation du nombre de personnes à héberger, ce qui influence bien entendu les loyers et frais afférents, mais conduit également à une augmentation du nombre de collaborateurs. En ce qui concerne les ressources humaines, la dotation de l unité est appelé à évoluer de la manière suivante : Création d un poste de collaborateur administratif chargé de traiter de manière individualisée les dossiers des personnes hébergées par l EVAM mais au bénéfice d un permis B, dans le but de diminuer le nombre de cas concernés, en évitant le plus possible de créer des situations humainement difficile ou de s en décharger sur les communes concernées (+ CHF ). Par ailleurs, le budget de l unité supporte l essentiel du coût de plusieurs projets. Projet de regroupement des activités de formation et d occupation et du siège administratif de l EVAM sur un seul site : Le projet de regroupement des activités de formation et d occupation pour les migrants (centre de formation - environ 70 collaborateurs et 350 migrants quotidiennement). Ces activités occupent actuellement une surface totale de 2200m 2 environ (dont 1450m 2 dans des propriétés de l EVAM) répartie sur plusieurs sites. Compte tenu du développement des activités de formation et d occupation au cours de ces dernières années (augmentation du nombre de bénéficiaires, volonté de favoriser l intégration des personnes au bénéfice d une admission provisoire), la surface disponible est largement insuffisante. Un projet similaire pour 2012 qui n a pas pu être réalisé prévoyait des besoins de 2800m 2 environ. L estimation actualisée des besoins est de 3660m 2. La dispersion de ces activités sur plusieurs sites est génératrice d un besoin important de coordination et augmente le temps de déplacement de certains des collaborateurs. La concentration sur un seul site devra donc permettre une meilleure organisation globale de ces activités, sans qu il soit possible, au stade actuel, de chiffrer d éventuels gains d efficacité. La réalisation de ce projet nécessitera la location d une surface commerciale (espace de bureaux) dans la région lausannoise. L EVAM a aujourd hui la possibilité de signer un bail à un prix avantageux compte tenu du marché de CHF 240/m 2, i.e. CHF 878'400 pour une année pleine, travaux d aménagement en sus. L EVAM pourrait ainsi : o Libérer une surface locative de 726m 2 (CHF 144'000/an). 6 l 9

7 o Libérer un bâtiment dont il est propriétaire et le transformer en appartements (création de 14 studios et 4 2-pièces moyennant un investissement estimé à CHF 2'760'000). Cette opération permettra de renoncer à louer ces objets sur le marché qui est très tendu actuellement. Compte tenu de l amortissement et des intérêts de l investissement, cette opération permettra, à terme, une économie d environ CHF /an. o Libérer un étage (450m 2 ) dont il est propriétaire (PPE) et le louer ou le vendre. Une location de cette surface à un prix de CHF 250/m 2 rapportera une somme de CHF /an. L ensemble de cette opération conduira ainsi à un coût supplémentaire de CHF /an environ, en augmentant considérablement la surface et en permettant d optimaliser l organisation par un regroupement de ces activités. L opportunité se présente par ailleurs de regrouper sur le même site également le siège administratif de l établissement (plus de 80 collaborateurs actuellement). Compte tenu de l augmentation du volume d activités, les surfaces administratives disponibles à l avenue de Sévelin 40, à Lausanne, (1698m 2 ) sont aujourd hui trop exigües. Les besoins actuels sont estimés à 2000m 2 environ (+18%). Le prix de location actuel est de CHF 235/m 2. Le prix de location négocié pour le nouveau site, de CHF 240/m 2 (travaux en sus) est ainsi comparable. Cette opération conduira ainsi à terme, à une augmentation des charges de CHF /an (travaux en sus). Le regroupement sur un même site du siège administratif et des activités de formation et d occupation pourra générer des gains supplémentaires en termes d organisation (réduction des efforts de coordination, synergie de certaines ressources, diminution des temps de déplacement), qu il est toutefois, à ce stade, impossible d exprimer en économies. Les effets sur le budget 2013 diffèrent de ceux décrits ci-dessus. D une part, il y a lieu de tenir compte des charges uniques liées au déménagement, à l installation (cuisine professionnelle du centre de formation, sécurisation des accès, informatique), ainsi qu au payement à double des loyers pendant une certaine période. D autre part, les charges liées au nouveau site ne courront pas sur l entier de l exercice, le déménagement étant prévu en cours d année. Les effets sur le budget peuvent être détaillés de la manière suivante : o Frais de déménagement CHF 125'000. o Installation d une cuisine professionnelle : CHF 500'000 amortis sur cinq ans : CHF 100'000. o Sécurisation des accès : CHF 50'000. o Installations informatiques : CHF 80'000 amortis sur trois ans : CHF 27'000. o Différence de loyers (incluant des loyers payés à double pendant la période de transition) : CHF 575'000. Ainsi, le coût net supporté par le budget 2013 pour ce projet est de CHF Autres projets : La transformation du foyer de Bex en structure dédiée à l accueil et à la socialisation des nouveaux arrivants nécessite d effectuer des travaux d une certaine importance pour adapter les espaces administratifs. Il faut en effet créer des salles d entretien pour les assistants sociaux, réorganiser les flux des usagers, créer des guichets, revoir les installations électriques etc. En parallèles, des travaux de réfection (fenêtres, sols, etc.) doivent être entrepris. Le bâtiment appartient au SIPAL. Ce dernier - qui conduira le chantier - prend en charge ces travaux à hauteur de CHF 300'000, pour ce qui est de l entretien courant ; ces travaux seront à la charge de l EVAM à hauteur de CHF 700'000, amortis sur cinq ans (charge de CHF 140'000 au budget de fonctionnement 2013). L antenne administrative spécialisée pour la délivrance de l aide d urgence génère des frais de location et afférents de CHF 117' l 9

8 Les investissements dans les immeubles dont l EVAM est propriétaire prévus en 2013 sont les suivants : Commune Adresse Type de travaux Montant de l investissement Montant annuel d amortissement Ecublens Epenex Transformation CHF 1'400'000 CHF 28'000 Prilly Chablais 37 Rénovation CHF 2'800'000 CHF 56'000 Prilly Fontadel 6 Rénovation CHF 650'000 CHF 13'000 Lausanne Tour-Grise 26 Rénovation CHF 700'000 CHF 14'000 Yverdon Uttins 11 Rénovation CHF 2'800'000 CHF 56'000 Leysin Ste-Agnès Rénovation CHF 1'500'000 CHF 30'000 L Abbaye Les Bioux Transformation CHF 550'000 CHF 11' Unité Assistance Tout comme celui des autres unités, le budget de l unité Assistance est influencé principalement par l augmentation du nombre de bénéficiaires des prestations de l établissement. Deux autres évolutions majeures impactent ce budget. Il s agit de : l augmentation des frais de santé (primes pour l assurance maladie obligatoire, franchises et participations, frais non pris en charge par l assurance maladie obligatoire) qui conduit à une augmentation des charges de CHF 657'000, sans tenir compte de l effet découlant du nombre de bénéficiaires plus grand. L augmentation très significative de CHF 569'000 (+ 37%) des frais de soins dentaires, et des coûts du médecin dentaire conseil. A ce titre, il y a lieu d indiquer que depuis 2010, le médecin dentaire conseil (qui est appelé à valider les devis pour des traitements dépassant CHF 500) est la Policlinique médicale universitaire. L EVAM constate que le coût du traitement par cas est en nette augmentation. Ces frais sont essentiellement des frais variables. 3.6 Secteurs Suite à l augmentation du nombre de sites et à l augmentation du nombre de bénéficiaires, il est devenu nécessaire de créer un quatrième poste de responsable de secteur. Les responsables de secteur gèrent principalement les relations avec les partenaires externes locaux et régionaux (autorités communales, société civile etc.) ainsi que les sanctions à l égard des bénéficiaires. Par ailleurs, le budget de fonctionnement du sleep in et en particulier les postes y relatifs ont été transférés des unités vers les secteurs, sans impact sur le budget global de l établissement. 4 PROJETS NON PRÉVUS AU BUDGET 2013 Les projets suivants n ont pas été inclus au budget Comme indiqué ci-dessus, celui-ci a été élaboré sur la base de la situation réelle Si le volume d activité devait se situer à un niveau supérieur en comme cela semble probable aujourd hui - le financement supplémentaire obtenu par le biais de l adaptation de la subvention pour frais fixes spécifiques devrait permettre de financer entièrement ou partiellement ces projets : 8 l 9

9 Mise en place d une équipe d enquêteurs dans le but de lutter contre d éventuels abus d assistance. Ce dispositif s inspire de la pratique en matière d aide sociale (ville de Lausanne p.ex.). Dans cette perspective, il est envisagé de créer trois postes. Acquisition de deux structures d hébergement collectif supplémentaires en surface. En raison des difficultés liées au marché de l immobilier notamment, l acquisition de places d hébergement supplémentaires se fait principalement, depuis deux ans, par le biais d abris de protection civile. Ce n est toutefois qu une solution de fortune. Aussi, l EVAM prévoit la création de deux structures d hébergement collectif supplémentaires en surfaces (foyers). Lausanne, le 30 novembre 2012 Erich Dürst Directeur 9 l 9