AGENCE WALLONNE A L'EXPORTATION ET AUX INVESTISSEMENTS ETRANGERS DIRECTION DES INCITANTS FINANCIERS

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1 PORTAGE NOTICE DE PRESENTATION Chef de Service: Marie-Christine THIRY, Directeur ff. Agent traitant : Stéphane ROMANS, Premier Attaché : 02/ :

2 Vous êtes une PME wallonne et vous désirez ouvrir un bureau de représentation en dehors de l'union européenne tout en bénéficiant des installations d'une entreprise wallonne déjà présente dans le pays? Dans le cadre de l'incitant "Portage", l'awex souhaite encourager les entreprises wallonnes à s'implanter en dehors de l'union Européenne à moindre coût en bénéficiant d'installations mises à leur disposition par des entreprises wallonnes partenaires déjà présentes et reconnues sur place. Qu'entend-on par Portage? Pour l'entreprise demanderesse, il s'agit d'installer une structure commerciale au sien d'installations mises à sa disposition par une entreprise wallonne partenaire déjà présente à l'étranger. En d'autres mots, cela signifie que cette dernière sous-loue ses installations et une partie de son personnel pour une période déterminée à l'entreprise wallonne désireuse de s'implanter dans le pays. Quels sont les critères d'éligibilité? Tout opérateur économique et toute entreprise productrice de biens ou prestataire de services disposant d'un siège d exploitation en Région wallonne, peuvent bénéficier de cette aide. On entend par bien, tout produit résultant d une activité de fabrication, de transformation ou de conditionnement exercée en Région wallonne par un opérateur économique ou une entreprise wallonne en dégageant une valeur ajoutée significative ainsi que toute prestation de services répondant aux mêmes critères. Si le demandeur dispose de plusieurs sièges d exploitation dans plus d une Région belge, seul celui situé en Région wallonne et les activités qui y ont lieu, sont pris en considération. Il est tenu compte du siège d exploitation principal pour l octroi du subside. Quels sont les critères de définition de la PME? La Petite et Moyenne Entreprise (PME) au sens européen du terme répond aux 2 critères cumulés suivants (Recommandation CE n 2003/361/CE du 6 mai 2003 parue au J.O. L124 du 20/05/2003) : a) elle occupe moins de 250 personnes; b) soit son chiffre d affaires annuel n excède pas 50 millions EUR, soit le total du bilan annuel n excède pas 43 millions EUR. Le calcul de l'effectif et des montants financiers s'effectue selon des seuils précis qui déterminent que l'entreprise est autonome, partenaire ou liée (par rapport à d'éventuelles maison mère, filiale(s), société(s) sœur(s) et investisseurs publics ou en capital à risque)1. Si un des critères précités n'est pas respecté, il s'agit alors d'une Grande Entreprise. 1 Pour la définition complète des critères, il est conseillé de se reporter à l article 3 de la Recommandation du 6 mai 2003, consultable à l adresse internet suivante :

3 Les services de l'awex se tiennent à votre disposition pour vous éclairer dans l'interprétation de cette recommandation et vous aider à vous définir par rapport à ces critères. Quel est le pourcentage d'intervention de l'awex? L'AWEX prend à sa charge 70 % maximum des frais réels de fonctionnement du bureau de représentation pendant une année. Une intervention de l'awex pour une seconde année est possible sur base d'une demande motivée justifiant l'intérêt de prolonger le bureau de représentation une seconde année. Quels sont les frais admissibles? Sont admis les frais relatifs au fonctionnement du bureau suivants : 1. les frais de mise à disposition du personnel ou de locaux de l implantation, avec un maximum de 90 EUR par heure ; 2. les frais d utilisation du téléphone, du fax ou de l de l implantation ; 3. les frais de location de voiture pour les déplacements interurbains, avec un maximum de 125 EUR par jour. En quoi consiste l'intervention de l'awex? L'intervention financière consiste en un subside versé sur le propre compte bancaire de l entreprise. Un acompte de maximum 50 % de l'intervention totale de l'awex peut être liquidé de la même manière à la demande expresse de la PME wallonne sur base du contrat de portage passé entre les deux partenaires et de la déclaration de créance qui lui est fournie en annexe de sa convention d'octroi de subside. Quand la demande doit-elle être introduite? L'AWEX souhaite accompagner les PME wallonnes dans leur projet de création de bureau de représentation. Dès lors, les demandes de subsides doivent être introduites le plus tôt possible avant le démarrage effectif de leur bureau. L'AWEX n'intervient que pour la prise en charge des frais exposés après l'introduction de la demande. Une fois que l'entreprise a introduit sa demande auprès de l'awex, elle est autorisée à poursuivre ses démarches en vue de l'ouverture de son bureau sans attendre la décision ultime du Ministre. Cependant, cette décision d'aller de l'avant n'engage ni l'administration, ni le Ministre. En cas de refus final, l'entreprise devra supporter seule les dépenses engagées

4 Quelles sont les modalités à remplir? L entreprise demanderesse doit introduire un dossier auprès de l'awex comprenant : 1. le formulaire électronique2 d'introduction de demande à remplir sur le site web de l'awex ; 2. les trois derniers bilans des entreprises qui n'ont pas l'obligation de déposer ceux-ci à la Centrale des Bilans ; 3. la présentation du partenaire wallon implanté à l'étranger ; 4. la présentation du projet (programme d'actions y compris) et une argumentation à l appui de la demande (retombées pour la Wallonie) ; 5. le budget détaillant le montant de l intervention financière sollicitée selon les frais admis par l AWEX ; 6. tout document attestant des barèmes en vigueur dans le pays visé en matière de rémunérations, frais de bureaux et de location de véhicule ; 7. tout document jugé utile à l'appui de la demande. Les demandes sont introduites gratuitement sans l'obligation de passer par un intermédiaire agréé par l'awex. Une fois le dossier complet, un Comité d'experts statue sur la demande avant de soumettre une proposition d'intervention au Ministre compétent qui fixe dans un arrêté le cadre légal de l'aide octroyée. C'est l'awex qui transmet l'arrêté portant le seing ministériel (accord du Ministre) aux entreprises wallonnes et leur indique les modalités de liquidation de l'aide. Comment obtenir la liquidation de l'awex? Pour ce faire, la PME devra faire parvenir au siège central de l'awex à Bruxelles au maximum tous les trimestres : 1. une déclaration de créance portant la référence AWEX du dossier (en original) établie sur papier à entête de l entreprise, signée par un représentant habilité de l'entreprise et envoyée exclusivement par courrier postal (modèle disponible sur le site de l AWEX) ; 2. les factures relatives et pièces justificatives (contrat de location, contrat de travail, de passeport, tickets d'avion, ) relatives au fonctionnement du bureau (copies conformes) rassemblées par type de frais admis, numérotées et accompagnées d'un tableau récapitulatif ; 3. les extraits de compte, seules preuves de paiement des factures (copies conformes), identifiant clairement le donneur d ordre ; 4. le rapport d'activités détaillé du bureau de représentation. 2 Chemin d accès au formulaire électronique à partir de la page d accueil du site : Tous nos services/la liste complète de nos aides à l exportation/ouvrir un bureau à l'étranger

5 Les postes du budget sont calculés sur base des seules pièces justificatives reçues (frais réels) lors du décompte en vue du versement du subside. Tout versement de subside est régi par les dispositions du Règlement de la Commission européenne n 1998/2006 du 15 décembre 2006 (publié au JO n L379 du 28 décembre 2006) communément appelé «Règlement de minimis». En application de ces dispositions, le montant maximum des aides qui pourrait être accordées à chaque bénéficiaire ne peut dépasser EUR sur une période de trois exercices fiscaux correspondant à celui en cours et aux deux précédents. Les autres programmes incitatifs de l Agence wallonne à l'exportation et aux Investissements étrangers régis par le Règlement de minimis et cumulables au sein de cette enveloppe sont : - l incitant "Formation d'utilisateurs non-résidents" ; - l incitant "Bureau collectif de Représentation" ; - l incitant "Foires subsidiées" ; - l incitant "Invitations d'acheteurs potentiels à des Foires et Salons en Belgique" ; - l incitant "Assistance-Prospection-Etudes de Marché" ; - l'incitant "Partenariat économique international" ; - l incitant "Cartes de Visite d'entreprises". Où introduire sa demande? L AWEX a mis en ligne sur son site internet un formulaire électronique3 d une nouvelle génération grâce auquel les demandes peuvent lui être transmises facilement et instantanément. Cette formule permet non seulement d imprimer le formulaire complété pour en garder une trace mais également de recevoir, quelques secondes après sa validation et son envoi, un accusé de réception électronique qui garantit que la demande est bien parvenue à l AWEX. Attention : si ce dernier ne parvient pas rapidement, il y a lieu dans un premier temps de vérifier votre relevé d'envoi de formulaire et, en cas de non réception, de prendre contact avec l'awex (Stéphane Romans : 02/ ), le poids excédentaire du fichier attaché peut faire échouer la transmission du formulaire électronique. 3 Chemin d accès au formulaire électronique à partir de la page d accueil du site : Tous nos services/la liste complète de nos aides à l exportation/ouvrir un bureau à l'étranger

6 Qui contacter pour plus d'informations? AWEX BRUXELLES Chef de service : Marie-Christine THIRY, Directeur ff. Agent traitant : Stéphane ROMANS, Premier Attaché : 02/ : AWEX BRABANT WALLON Madame Régine PANGAERT : Rue du Bosquet NIVELLES 067/ : 0478/ : 067/ AWEX CHARLEROI Monsieur Eric DE CLERCQ : Rue Auguste Piccard GOSSELIES 071/ : 0499/ : 071/ AWEX LIBRAMONT Madame Sarah HAUTFENNE : Grand' Rue LIBRAMONT 061/ : 0499/ : 061/ AWEX LIEGE Madame Marielle GERMIS : Rue du Vertbois 13 A 4000 LIEGE 04/ : 0478/ : 04/ AWEX MONS Monsieur Charles DELHAYE : Rue du Chapitre MONS 065/ : 0492/ : 065/ AWEX NAMUR Madame Sarah HAUTFENNE : s. Avenue Sergent Vrithoff, NAMUR 081/ : 0499/ : 081/

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