2. MENU PETITE CAISSE ENREGISTREMENT DES DÉPENSES DÉTAIL DE LA DÉPENSE (FPPCDEP)... 3

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1 Équipe Dofin Société GRICS Février 2007

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3 1. MENU DES COMPTES À PAYER FACTURE (FPFACTUR) LISTE DES FACTURES (FPLISCAP) IMPRESSION DES PAIEMENTS EN MODE GRAPHIQUE (FPCHQGRA) MENU PETITE CAISSE ENREGISTREMENT DES DÉPENSES DÉTAIL DE LA DÉPENSE (FPPCDEP) MENU DES COMPTES À RECEVOIR ENCAISSEMENT (FPENCAIS) ÉMISSION DES REÇUS (FPRECU) LISTE DE CAISSE-RECETTE (FPLISENC) ÉMISSION DES ÉTATS DE COMPTE IMPRESSION GRAPHIQUE (FPETAGRA) MENU DES FOURNISSEURS MENU FOURNISSEUR/CLIENT (FPFOURN) FEUILLETS FISCAUX GÉNÉRATION (FPFRNT4A) FEUILLETS FISCAUX IMPRESSION GRAPHIQUE (FPFISGRA) MENU DES EXPLOITATIONS COMPTABILISATION DE LA PAIE (FPPAIE) GÉNÉRATION MASSIVE (FPCMASS) MENU DES OUTILS PARAMÈTRES (FPPARAM) JEUX D'ÉCRANS GÉNÉRAL LOGO (FPFINANC) TERMINOLOGIE ANGLOPHONE MISE À NIVEAU DOFIN MAINTENANCE OPTIONS DE RECOUVREMENT Dofin Page i

4 ÉMISSION FÉVRIER 2007 L'impression en mode graphique des feuillets fiscaux, T4A et Relevé 1, est le point majeur de cette livraison. Concernant les correctifs, voici une liste des programmes modifiés ainsi que le sujet de la modification associé à chacun d'eux. Vous trouverez dans les pages subséquentes des explications plus détaillées sur chacun de ces points. COMPTES À PAYER Liste détaillée des factures : ne pas imprimer le type de taxe «n/a». Impression graphique des paiements : nouvelle validation du fichier signature. PETITE CAISSE Enregistrement des dépenses : divers correctifs COMPTES À RECEVOIR. Encaissement : accessibilité pour la case «banque locale» par les écoles. Émission des reçus : nouvelle validation du fichier signature. Liste détaillée des caisses recettes : impression à partir d'un exercice antérieur. Émission des États de compte en graphique : encaissements sur notes de crédits. FOURNISSEURS Fournisseur/client : modifications techniques pour éviter une sortie anormale. Feuillets fiscaux : Génération et Impression en mode graphique Filtre : réaffichage de la requête suite à une sélection. EXPLOITATIONS Comptabilisation de la paie : compte imputé de fonds 2 versus la table des taxes. OUTILS Paramètres : nouvel onglet pour les feuillets fiscaux Jeux d'écrans : modifications techniques pour éviter une sortie anormale. Finalement, la version Dofin est compatible avec : - Achat ; - Infini 2.0. Dofin Page 1

5 1. MENU DES COMPTES À PAYER 1.1 FACTURE (FPFACTUR) Correction versus la fonction Gestion du budget Dans la fonction Gestion du budget, lors du transfert du budget ajusté, une sortie anormale peut être provoquée dans le cas où les comptes traités appartiennent à une catégorie regroupant quelques milliers de comptes. Cette catégorie étant constamment appelée par d'autres programmes, dont par la fonction Facture des comptes à payer, il peut arriver que les deux programmes se nuisent en essayant en même temps de mettre à jour ladite catégorie. Modification d'ordre technique, dans le programme Facture, afin d'éviter une sortie anormale de Dofin dans la fonction Gestion du budget, avec le message: Description: [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server]Your transaction (process ID # 2081) was deadlocked with another process and has been chosen as the deadlock victim. Rerun your transaction. 1.2 LISTE DES FACTURES (FPLISCAP) Liste détaillée Depuis la version Dofin , sur la liste détaillée des factures, pour les comptes dont le type de taxe est «non applicable», il est toujours indiqué «n/a», et ce, même pour les comptes de bilan cti et rti. La modification consiste à ne plus imprimer ce type de taxe. La modification est également appliquée dans les programmes suivants : - compte (historique); - historique du grand-livre général; - gestion de projets (historique); - liste des projets; - liste des paiements périodiques; - calcul d'escompte; - demande de renflouement de la petite caisse; - liste des comptes à recevoir; - fournisseur/client (historique); - historique des fournisseurs/clients; - imputation massive (liste de rejets); 1.3 IMPRESSION DES PAIEMENTS EN MODE GRAPHIQUE (FPCHQGRA) Signature Modification concernant la validation du fichier signature, afin d'éviter le message "Fichier ou répertoire invalide. Corrigez s.v.p.", dans le cas où : le mode de fonctionnement est Terminal Server; le fichier réside sur un CD. Dofin Menu des comptes à payer Page 2

6 2. MENU PETITE CAISSE 2.1 ENREGISTREMENT DES DÉPENSES DÉTAIL DE LA DÉPENSE (FPPCDEP) Annulation d'une dépense Dans le cas où la fenêtre des dépenses courantes demeure ouverte, et que l'utilisateur effectue une demande de renflouement en mise à jour, lorsqu'il revient dans la fenêtre des dépenses courantes le programme permet l'annulation de l'une de ces dépenses. Une incohérence s'ensuit donc dans les cumulatifs concernant cette petite caisse. La modification consiste à empêcher cette annulation Transaction de type «Déb» ou «PCR» Dans la situation où l'utilisateur inscrit un compte de dépense non autorisé, lors de la sauvegarde il obtient le message "Vous n'êtes pas autorisé à ce poste comptable.". Dans cette situation, Dofin ne rafraîchit pas certaines données et conséquemment le montant imputé au compte du tiroir-caisse ou de banque est erroné. Modification apportée. Exemple, l'utilisateur tente d'enregistrer une dépense de 75 $ avec un compte non autorisé. À la sauvegarde, le message d'avertissement s'affiche. En remplaçant le fournisseur et le compte, avec un montant de dépense tel que 100 $, la transaction générée par Dofin au compte du tiroir-caisse ou de banque est de 75 $ et non de 100 $, au crédit. On vient de créer une incohérence comptable Commentaire trop long Lors de l'enregistrement d'une dépense, pour chaque poste comptable il est possible d'inscrire un commentaire dépassant 40 caractères. Par contre, à l'impression du chèque, le commentaire du premier poste comptable est imprimé, mais tronqué à 40 caractères. La modification consiste à bloquer l'inscription du commentaire à 40 positions Affichage du centre de projets Pour un utilisateur ayant accès à un seul centre de projets, ce centre ne s'affiche pas par défaut lors de l'inscription d'une dépense de petite caisse. Modification apportée Affichage des comptes de dépenses Toujours dans la fenêtre Détail de la dépense, le menu déroulant des postes comptables affiche les comptes déjà utilisés dans la petite caisse. Ce menu déroulant n'intègre pas automatiquement les nouveaux comptes inscrits pour une dépense courante. L'utilisateur doit quitter cette fenêtre et y accéder à nouveau pour que ces comptes s'affichent. La modification permet un rafraîchissement immédiat de ce menu déroulant. Dofin Menu petite caisse Page 3

7 3. MENU DES COMPTES À RECEVOIR 3.1 ENCAISSEMENT (FPENCAIS) Case pour la banque locale accès non autorisé L'accès à la case à cocher «Banque locale» est dépendant de la table des banques locales. Lorsque dans cette table la permission est donnée à l'unité décentralisée d'effectuer des encaissements sur la banque du centre, alors la case à cocher de la fenêtre Encaissement est accessible à l'utilisateur de cette unité. De ce fait, l'encaissement s'effectuera soit sur la banque locale, soit sur la banque centrale, selon que la case est cochée ou non. Une modification est apportée dû au fait que, depuis la version , la table des banques locales n'était pas validée et que la case était toujours accessible. Maintenant, pour un accès non autorisé, ce champ est grisonné. ATTENTION Par mégarde, il se peut que des unités décentralisées n'ayant aucun droit d'accès à la banque du centre aient quand même effectué des encaissements sur cette banque plutôt que sur leur banque locale. Suite à l'installation de la présente version , afin de vous assurer que cette situation ne s'est pas produite, vous pouvez effectuer une recherche par le filtre des encaissements. Pour ce faire, vous accédez à la fenêtre Encaissement et vous positionnez votre curseur dans le champ «Dépôt». Par la suite, vous cliquez sur l'icône du filtre, dans la barre d'outils. À la requête déjà existante, ajoutez les trois données suivantes : - appartenance - banque, condition «non vide»; - compte, condition «=», et pour la valeur s.v.p. inscrire votre compte de banque des paramètres. Dofin Menu des comptes à recevoir Page 4

8 Si la recherche vous donne des résultats, la correction peut s'effectuer par une écriture de journal pour transférer les sommes du compte de banque général à celui de l'unité décentralisée. La même date de comptabilisation que celle de l'encaissement initial devra être utilisée en prévision de la conciliation bancaire Case pour la banque locale accès autorisé Dans la situation où il est permis, dans la table des banques locales, à l'unité décentralisée d'effectuer des encaissements sur la banque du centre, le compte de banque général est bien imputé. Le hic se trouve au niveau de l'affichage. Le centre ne peut visualiser ce dépôt, via la fenêtre de l'encaissement, en utilisant l'icône des trois petits points. Le dépôt est resté identifié à l'unité décentralisée. La modification apportée est effective pour les futurs dépôts de ce type. ATTENTION Pour les encaissements déjà effectués par ces unités de banque locale, sur le compte de banque général, la mise à niveau de la banque de données Dofin exécutera une requête sql pour associer ces encaissements au centre administratif et non plus à l'unité décentralisée Numéro de reçu Encaissement sans référence à une facture de compte à recevoir, l'utilisateur inscrit quand même un numéro de facture. Suite à une sauvegarde, les informations qui restent affichées sont le numéro de client, le numéro de dépôt, le numéro de facture et le numéro de reçu. Si l'utilisateur ne change aucune de ces informations et insère d'autres postes comptables, à la nouvelle sauvegarde il y alors toujours affichage du message comme quoi le numéro de dépôt est déjà utilisé et un deuxième message que le numéro de reçu est déjà utilisé. Dans cette situation, si l'utilisateur désire conserver toutes les mêmes informations, alors avant d'insérer de nouveaux postes comptables, il doit activer l'icône de la loupe qui se trouve à la droite du champ pour le numéro de reçu et il évite ainsi les messages. D'autre part, suite à sa première sauvegarde si l'utilisateur modifie le numéro de facture, et active la touche TAB, le programme ne blanchit pas présentement le numéro de facture et de ce fait le message concernant le numéro de reçu déjà utilisé s'affiche subséquemment. Modification apportée. Dofin Menu des comptes à recevoir Page 5

9 3.2 ÉMISSION DES REÇUS (FPRECU) Signature Modification identique à celle apportée au programme d'impression des paiements en mode graphique. Cette modification concerne la validation du fichier signature, afin d'éviter le message "Fichier ou répertoire invalide. Corrigez s.v.p.", dans le cas où : le mode de fonctionnement est Terminal Server; le fichier réside sur un CD. 3.3 LISTE DE CAISSE-RECETTE (FPLISENC) Liste détaillée Lorsque la liste détaillée est demandée à partir d'un exercice antérieur, pour un encaissement effectué dans cet exercice, la facture est imprimée en considérant le nombre de fois qu'elle fut cumulée dans les exercices subséquents, l'option CUMUL s'effectuant par le Transfert des auxiliaires. Exemple, un encaissement est effectué sur la facture ABC, dans l'exercice Par le Transfert des auxiliaires, option CUMUL, cette facture est cumulée dans et par la suite dans En demandant la liste de caisse-recette à partir de , cette facture s'imprime trois fois : l'encaissement initial ainsi que les deux cumuls. Modification apportée. À noter qu'il n'y a aucun problème lorsque la liste est demandée dans l'exercice courant, car seuls les encaissements de cet exercice sont imprimés. 3.4 ÉMISSION DES ÉTATS DE COMPTE IMPRESSION GRAPHIQUE (FPETAGRA) Notes de crédit L'impression en mode graphique des États de compte ne considère pas les encaissements sur les notes de crédits. Modification apportée. Dofin Menu des comptes à recevoir Page 6

10 4. MENU DES FOURNISSEURS 4.1 MENU Feuillets fiscaux La fonction pour la génération des feuillets fiscaux est maintenant scindée en deux. Génération Impression graphique 4.2 FOURNISSEUR/CLIENT (FPFOURN) Interrogation d'un dossier sortie anormale de Dofin Interrogation d'un dossier, modification pour éviter l'affichage d'un message, tel que "L'instruction à 0x ' emploie l'adresse mémoire '0x '. La mémoire ne peut pas être 'written'.". L'information, sur le code utilisateur (nom) et la provenance de la dernière transaction, affichée dans le chiffrier des dates (créé le, modifié le, dern. trans. le) contenait plus de caractères que la variable utilisée par le programme, d'où le débordement de mémoire. Exemple, l'affichage de "Utilisateur des services financiers (Piastre)" requiert 45 caractères et la variable n'en contenait que 41. Modification apportée Journal des changements Lorsque plusieurs personnes travaillent en même dans les factures de comptes à payer ainsi que dans les dossiers de fournisseurs/clients, le journal des changements est mis à jour à chaque sauvegarde. Une modification d'ordre technique est apportée pour éviter que ces mises à jour à répétition ne provoquent une sortie anormale de Dofin avec un message tel que : "Description : [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server]Your transaction (process ID) was deadlocked with another process and has been chosen as the deadlock victim. Rerun your transaction." Filtre des fournisseurs Depuis Dofin , il est maintenant permis d'interroger un regroupement de dossiers. Avec la venue de cette nouvelle fonctionnalité, lorsque l'utilisateur revient dans le filtre suite à l'interrogation d'un dossier, la requête précédente ne s'affiche plus. La modification consiste à réafficher à nouveau cette requête. Par contre, il va de soi que si l'utilisateur clique sur l'icône pour annuler l'application du filtre, avant de retourner dans le filtre, la requête précédente est alors effacée. Dofin Menu des fournisseurs Page 7

11 Petit rappel concernant l'interrogation d'un regroupement de dossiers. Avant la version , pour interroger plus d'un dossier, il fallait constamment revenir dans le filtre afin de sélectionner le dossier à interroger. Maintenant, cela n'est plus nécessaire. Pour les dossiers affichés dans le filtre, l utilisateur sélectionne les dossiers à interroger; utilisation de la plaquette Sélect. Tout; ou utilisation de la touche MAJ pour sélectionner des dossiers consécutifs; ou utilisation de la touche CTRL pour sélectionner des dossiers non consécutifs; clic sur le OK pour revenir à la fenêtre des fournisseurs; pour le premier dossier, il faut soit activer la touche TAB ou cliquer sur RECHERCHE, sinon sur les icônes de suivant et précédent; pour tous les autres dossiers, l utilisateur active les icônes de défilement; ne seront affichés que les dossiers sélectionnés dans le filtre (ceux qui seront noircis); pour annuler l application du filtre, il faut activer la nouvelle icône «annuler l'application du filtre». La modification permettant de conserver la requête précédente s'applique aux filtres utilisés dans les fonctions suivantes : autorisation des paiements; commande; facture; paiements; compte à recevoir; encaissement; fournisseurs locaux; transfert des auxiliaires (commandes). 4.3 FEUILLETS FISCAUX GÉNÉRATION (FPFRNT4A) Modification de la fenêtre Les informations concernant la sélection des formulaires ne font plus partie de cette production puisque ces derniers sont maintenant imprimés via la nouvelle fonction de l'impression graphique. La Génération est une étape préliminaire à l'impression des formulaires. Comme nouveauté dans cette fenêtre, vous avez maintenant à choisir le type de traitement, soit simulation ou mise à jour. Par cette dernière option, la mise à jour, le programme complète une table FIN_FOUR_FISC identifiant les dossiers et les montants à imprimer. C'est à partir de cette table que la fonction Impression graphique des feuillets fiscaux, traite les données à imprimer. S.v.p., vous référez à la section Production des feuillets fiscaux 2006 pour plus de détails. Dofin Menu des fournisseurs Page 8

12 4.4 FEUILLETS FISCAUX IMPRESSION GRAPHIQUE (FPFISGRA) Nouvelle fenêtre Nous portons à votre attention que, lors du démarrage, dans la fenêtre où s'affiche la sélection de votre imprimante, de na pas oublier de cocher la case Formulaire. S.v.p., vous référez à la section Production des feuillets fiscaux 2006 pour plus de détails sur chacun des onglets.. Dofin Menu des fournisseurs Page 9

13 5. MENU DES EXPLOITATIONS 5.1 COMPTABILISATION DE LA PAIE (FPPAIE) Frais de déplacement Dans la nouvelle table des taxes, il est maintenant possible d'indiquer des types de taxes cti et rti pour les frais de déplacement. Dans le cas où le compte imputé en provenance de la paie est de fonds 2, et que dans les paramètres de Dofin la valeur indiquée est «0» pour le champ «restriction sur la position», Dofin s'attend quand même à traiter des comptes de bilan de fonds 2. Si ces comptes sont absents des paramètres, alors c'est le compte d'attente du système qui est imputé. Pour cette situation, la modification consiste à imputer les comptes de bilan du fonds GÉNÉRATION MASSIVE (FPCMASS) Affichage du crochet dans le menu Exploitations La fenêtre Génération massive, si ouverte, ne peut être appelée une deuxième fois. Une seule occurrence est permise pour l'affichage de cette fenêtre, contrairement à d'autres telle la fenêtre Compte. Dans le cas d'une occurrence unique, si la fenêtre est affichée, alors un crochet est indiqué pour cette fonction dans le menu approprié. Lorsque l'utilisateur quitte la fonction, alors le crochet doit être enlevé. Ce n'était pas le cas pour cette fonction. Modification apportée. Dofin Menu des exploitations Page 10

14 6. MENU DES OUTILS 6.1 PARAMÈTRES (FPPARAM) Feuillets fiscaux Ajout d'un nouvel onglet, Feuillets fiscaux, que l'utilisateur devra compléter obligatoirement si, et seulement si, l'envoi magnétique est demandé lors de l'impression des formulaires. Dans le cas contraire, vous pouvez laisser ces informations en blanc. S.v.p., vous référez à la section Production des feuillets fiscaux 2006 pour plus de détails. 6.2 JEUX D'ÉCRANS Nouveau jeu sortie anormale Lors de l'insertion d'un nouveau jeu, tel que pour la Liste des projets, il peut arriver une sortie anormale de Dofin avec le message " Description : [Microsoft] [ODBC SQL Server Driver] Valeur numérique hors limite." Modification d'ordre technique apportée. Dofin Menu des outils Page 11

15 7. GÉNÉRAL 7.1 LOGO (FPFINANC) Modification afin d'afficher la version , dans le logo de Dofin, lors du démarrage de l'application. 7.2 TERMINOLOGIE ANGLOPHONE Petite caisse enregistrement des dépenses Changement du message affiché lors de la demande de modification d'un chèque annulé ou cancellé. Avant modification : "This number of payment cannot be used anymore because it already was printed, annulated or reconciled." Après modification : "This payment number cannot be used anymore because it was already printed, cancelled or reconciled." 7.3 MISE À NIVEAU DOFIN Fournisseurs locaux La correction appliquée ici s'adresse seulement aux utilisateurs qui n'ont pas encore passé à la version de Dofin. Par la mise à niveau , nous voulons rendre uniques les fournisseurs locaux en provenance de TFP et d'avant-garde. Le programme de conversion détecte les fournisseurs locaux dont la raison sociale contient un identificateur entre parenthèses, exemple : GESTION SOCIÉTÉ GRICS INC (161713). Par la suite, l'identificateur est transféré dans un champ identifié «lien externe», précédé du numéro du lien tel que Cette information peut être visualisée dans la fenêtre des fournisseurs locaux, onglet Détail. Nous obtenons ainsi un dossier unique. Lors des futures imputations en provenance de TFP et d'avant-garde, le programme de Dofin va commencer par s assurer que le dossier n existe pas, en vérifiant l'information inscrite dans le champ du lien externe, avant de procéder à une création. Mais, il se peut que certains de ces fournisseurs existent présentement en double dans Dofin. La seule différence entre eux est un espace en blanc supplémentaire dans la raison sociale. Donc, par la conversion, le premier dossier est modifié avec une clé unique, mais lorsqu'arrive le deuxième dossier, Dofin ne peut le convertir, car le dossier est maintenant existant. Dès lors, le message obtenu est : " Erreur avec D:\TEMP\V320.00\MINF_DOF.SQL [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server] Cannot insert duplicate key row in objet 'FIN_FOUR_LOCAL' with unique index 'FOUR_LOCAL_Pri' Pour cette situation, la modification consiste à ne pas traiter le deuxième dossier, il reste tel quel. Dofin Général Page 12

16 Donc, pour les usagers qui procèdent en même temps à l'installation des deux versions, Dofin et Dofin , nous vous demandons de récupérer la requête MIN_DOF.SQL et de la copier dans le même répertoire où réside le DofinDB.exe de la version , soit dans FINANCE\SQL\V Il doit remplacer celui qui est déjà existant. *** Attention *** La copie de ce fichier doit se faire après avoir installé les programmes Dofin , mais juste avant la mise à niveau de la banque de données. La récupération de cette requête est seulement à titre préventif. Si la mise à niveau de votre banque de données pour le passage à la version s'est bien déroulée, alors n'ayez aucune crainte. Vous pouvez maintenant procéder à l'installation de la version Dofin Général Page 13