Programme Québec, collectivité accueillante. Appel de projets

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1 Programme Québec, collectivité accueillante Appel de projets Date limite de dépôt : 9 mars 2018

2 Avant-propos Le programme de soutien financier Québec, collectivité accueillante est issu du partenariat renouvelé entre la Ville de Québec et le ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion. Il s'inscrit dans le Plan d'action découlant de l'entente financière convenue entre la Ville de Québec et le Ministère. Il a pour but de faire de Québec une collectivité encore plus accueillante en soutenant les projets et initiatives des organismes sans but lucratif du territoire. 1. Orientations du programme Québec, collectivité accueillante Pour la Ville de Québec, l'approche collectivité accueillante s'inscrit dans une volonté commune de créer des environnements favorables et des conditions propices au vivreensemble ainsi qu à l intégration et la participation citoyenne des personnes immigrantes. Plus spécifiquement, cette approche prend forme sur son territoire par : - la réduction ou l'élimination des obstacles pouvant interférer dans l'intégration, la participation citoyenne et la rétention des personnes immigrantes; - le développement et le maintien d un sentiment d'appartenance à la collectivité d'accueil; - le développement et le maintien d interactions positives entre les personnes immigrantes et la collectivité d accueil. 2. Objectifs généraux et spécifiques Le programme Québec, collectivité accueillante contribue à faire de Québec une ville attrayante, dynamique et sécuritaire en soutenant des projets. Plus spécifiquement, les projets soutenus doivent permettre : - d améliorer les compétences interculturelles des organismes offrant des services communautaires, de loisir et de sport; - d appuyer les initiatives de médiation interculturelle favorisant des interactions positives; - de contribuer à la création d'environnements favorables et au développement d'un sentiment d'appartenance à la Ville chez les personnes immigrantes et des minorités ethnoculturelles; - de faciliter la création de réseaux sociaux et professionnels chez les personnes immigrantes et des minorités ethnoculturelles; - d identifier et d éliminer les obstacles à la participation sociale et à l'accès aux services pour les personnes immigrantes et des minorités ethnoculturelles ; - de mettre en valeur la diversité culturelle et l'apport de l'immigration et des minorités ethnoculturelles; - de soutenir l'intégration et la rétention des personnes immigrantes et des minorités ethnoculturelles dans leurs différents milieux de vie. 2

3 3. Admissibilité de l organisme et du projet Pour être admissible, l organisme doit répondre aux critères suivants : - avoir un statut d organisme sans but lucratif; - être légalement constitué et inscrit au répertoire des entreprises depuis au moins deux ans; - être l initiateur et le porteur principal de l activité ou du projet proposé; - fournir des services et être actif et opérationnel à l année. Sont considérés non admissibles, les organismes qui : - n ont pas respecté les obligations ou les engagements des organismes financés dans le cadre du même programme au cours des années précédentes (se référer aux points 7 et 8 du présent Programme pour plus de détails); Pour être admissible, le projet déposé doit répondre aux critères suivants : - rejoindre minimalement l'un des objectifs spécifiques mentionnés au point 2 du présent programme; - être réalisé à l'intérieur des limites de la ville de Québec; - débuter au plus tôt en avril 2018 et se terminer au plus tard en mars 2019 (12 mois maximum); - prévoir une évaluation de l atteinte des objectifs et préciser les moyens qui seront utilisés (satisfaction de la clientèle, impacts sur la clientèle, atteinte des objectifs du projet, etc.). Sont considérés non admissibles, les projets qui : - s'inscrivent dans les activités courantes et continues de l'organisme; - constituent un dédoublement de services déjà existants; - débutent avant l'octroi de la subvention par la Ville de Québec; - ont déjà été financés dans le cadre du même programme; - bénéficient de soutien financier d autres unités administratives de la Ville induisant un dépassement des balises admissibles (75% du coût du projet); - correspondent à une activité déjà prévue dans le cadre du plan d action municipal en immigration (ex. formation); - visent principalement l acquisition de matériel et d équipements; - visent la promotion et la réalisation de fêtes nationales; - visent la mise en place, la poursuite ou le fonctionnement de comités, tables de concertation ou réseaux. Un seul projet peut être déposé par organisme. De plus, si une demande est déposée avec plusieurs volets distincts, la Ville se réserve le droit de n en financer qu un seul. 4. Dépenses admissibles Les dépenses admissibles sont celles qui sont directement liées à la réalisation du projet. Elles comprennent : 3

4 - les coûts de main-d œuvre (avantages sociaux compris); - les coûts liés à l évaluation; - le temps et les coûts liés à la participation au processus collectif d évaluation (maximum de 10 % du total des dépenses admissibles se référer au point 8 du présent Programme pour plus de détails); - le temps consacré par des bénévoles à la réalisation du projet. Un taux horaire correspondant aux politiques de l'organisme devra être indiqué dans le budget de réalisation du projet; - les contributions en service, sur dépôt de pièces justificatives démontrant leur valeur réelle; - les coûts d'achat de matériel; - les frais de promotion et de communication; - les frais de déplacement; - toute autre dépense indispensable à l atteinte des objectifs du projet; - les frais d'administration (jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus). Inversement, les dépenses suivantes ne sont pas admissibles : - les dépenses liées au fonctionnement ou aux activités régulières de l'organisme; - les dépenses liées aux immobilisations ou aux services de la dette de l organisme; - les dépenses liées aux études, recherches et publications, sauf si elles sont indispensables à l atteinte des objectifs du projet; - les dépenses liées à la commandite d événements. 5. Critères d'évaluation Les demandes seront évaluées en fonction des critères suivants : - la pertinence du projet au regard de sa cohérence avec la mission principale et l expertise de l'organisme; - les interactions entre les personnes immigrantes et la communauté d accueil; - l implication des personnes immigrantes dans le projet; - la prise en compte des besoins des personnes immigrantes; - les impacts sur les personnes immigrantes et sur la communauté d accueil; - l effet multiplicateur et la pérennité du projet; - l évaluation du projet; - les contributions des partenaires; - la capacité organisationnelle et financière de l organisme; - le réalisme du montage financier. De plus, les demandes seront évaluées en fonction des disponibilités financières du Programme. 6. Nature de l'aide financière L'aide financière sera versée sous forme d une subvention d'un montant maximal de $. L'aide accordée par la Ville ne peut équivaloir à plus de 75 % du coût total du projet. La Ville de Québec se réserve le droit d'ajuster à la baisse le montant demandé. Le respect des critères ne garantit pas l'obtention d'un financement. La subvention est versée en totalité après l'approbation par le comité exécutif de la Ville pour les subventions de $ et moins. 4

5 Pour les subventions de plus de $, le soutien sera fait en deux (2) versements, un premier de 90 % après l'approbation par le comité exécutif de la Ville et un second de 10 % à l acceptation de la reddition de comptes par la Ville. 7. Obligations des organismes financés L organisme qui se verra financer un projet dans le cadre du programme Québec, collectivité accueillante s'engage à respecter les obligations suivantes : - respecter le Protocole de communication publique présenté à l Annexe A du présent appel de projet; - autoriser les représentants de la Ville et du ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion à assister aux initiatives, aux projets ou aux interventions réalisés dans le cadre du programme Québec, collectivité accueillante; - utiliser et affecter les montants reçus exclusivement aux fins de la réalisation des actions et projets acceptés; - utiliser la contribution financière uniquement pour assumer les dépenses approuvées et admissibles telles que définies dans le descriptif du programme Québec, collectivité accueillante; - conserver, aux fins de vérification, les comptes ou factures accompagnés de toutes les pièces justificatives relatives au projet pendant une période de sept (7) ans; - participer, à la demande des représentants de la Ville, à l évaluation du projet ou activité réalisés; - s'engager à rembourser toute somme non utilisée dans le cadre du projet ou à des fins autres que celles prévues au projet ou à l activité. De plus, l organisme financé s engage à rendre compte du projet réalisé. Il a l obligation de compléter, au plus tard le 31 mai 2019, les documents suivants : - le formulaire de reddition de comptes; - le formulaire du bilan financier. Les documents seront fournis électroniquement par la Ville de Québec suite à l acceptation du projet. 8. Engagement des organismes financés L organisme qui se verra financer un projet dans le cadre du programme Québec, collectivité accueillante s'engage à participer au processus collectif d évaluation des projets réalisés. Ce processus de coconstruction implique la participation à un maximum de 3 rencontres collectives (environ une dizaine d heures au total) réalisées entre les organismes financés et la Ville. Il a pour objectifs le partage des connaissances, de compétences et d expertise entre les intervenants de même que l identification de pratiques porteuses. Le temps et les coûts associés à la participation à ce processus peuvent être intégrés au budget prévisionnel du projet. Ils ne peuvent toutefois dépasser 10 % du budget total du projet. 5

6 9. Dépôt d une demande Tous les documents relatifs au programme Québec, collectivité accueillante sont disponibles sur le site web de la Ville de Québec à l adresse : Pour être admissible, la demande doit être complète et accompagnée des documents suivants : - le formulaire de demande de subvention dûment rempli et signé; - le formulaire de budget prévisionnel; - une résolution du conseil d administration appuyant la demande dûment signée par un membre du conseil d administration et autorisant la ou le responsable du projet à signer les documents afférents (modèle de résolution disponible Annexe 2); Des lettres d appui des partenaires au projet peuvent aussi être jointes à la demande. La demande de subvention doit être transmise par courriel, au plus tard le 9 mars 2018, à l'adresse suivante : genevieve.duhaime@ville.quebec.qc.ca. 10. Informations Pour toutes questions, vous pouvez communiquer avec M me Geneviève Duhaime, responsable du Programme, au (418) , poste 5319, ou par courriel à genevieve.duhaime@ville.quebec.qc.ca. 6

7 Annexe A Protocole de communication publique Ce protocole de communication assure l'application des normes édictées en matière de communication pour les projets, services ou activités découlant de l entente intervenue entre la Ville de Québec et le ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion. 1. Principes directeurs 1.1. La visibilité accordée doit refléter, de façon équitable, l importance de la contribution par rapport à celle des autres partenaires du projet, s il y a lieu Lors de la production de documents, quel qu en soit le support, les organismes subventionnés doivent y apposer la signature officielle de la Ville de Québec ainsi que celle du ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion Avant toute sortie publique au sujet d'un nouveau projet ou d'une nouvelle activité découlant de l'entente, l'organisme qui réalise le projet ou l'activité doit discuter avec la Ville de Québec et le ministère de l'immigration, de la Diversité et de l'inclusion afin de déterminer les moyens de communication les plus appropriés. La portée et l étendue des actions entreprises varieront en fonction de l importance des sommes investies et de la nature des projets subventionnés. 2. Signature 2.1 Tous les outils de communication relatifs à l entente portant sur l immigration (affiches, catalogues, brochures, dépliants, annonces publicitaires, site Internet, matériel audiovisuel servant à la promotion de l entente, cartons d invitation et autres) doivent porter la signature officielle des deux organisations. 7

8 2.2 Dans le cas où il ne serait pas possible d apposer la signature des deux organisations sur les outils de communications, une formulation écrite devrait permettre d identifier que le projet visé est tributaire de l entente portant sur l immigration par l un des libellés suivants : Ce projet est réalisé grâce au soutien financier du ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion et de la Ville de Québec dans le cadre de leur entente portant sur l immigration; Ce projet bénéficie du soutien financier du ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion et de la Ville de Québec dans le cadre de leur entente portant sur l immigration; Le ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion et la Ville de Québec sont partenaires d une entente portant sur l immigration; Le projet s inscrit dans l entente portant sur l immigration intervenue entre le ministère de l Immigration, de la Diversité et de l Inclusion et la Ville de Québec. 3. Signature Ville de Québec 3.1. La signature officielle de la Ville de Québec et ses normes d utilisation sont accessibles à l'adresse suivante : Disponibles en plusieurs formats, en noir ou en inversé, ces signatures doivent être utilisées telles quelles et être apposées de préférence en bas à droite des documents. 4. Signature du ministère de l Immigration, de la Diversité et de l inclusion 4.1. Placer la signature institutionnelle du ministère de l'immigration, de la Diversité et de l'inclusion, dans le respect du Programme d identification visuelle du gouvernement du Québec, et mentionner de la manière appropriée dans toute communication écrite, électronique, audiovisuelle ou publique qu une contribution financière est accordée par le Ministère La signature officielle du ministère de l'immigration, de la Diversité et de l'inclusion et ses normes d utilisation sont accessibles à l adresse suivante : Faire approuver par la direction des communications du ministère de l'immigration, de la Diversité et de l'inclusion l'utilisation faite de la signature institutionnelle du Ministère sur les outils conçus, et ce, avant leur réalisation finale. 8

9 5. Publicité et pavoisement Les publicités (imprimées et électroniques) de même que les différents outils de pavoisement faisant la promotion de projets financés par l entente portant sur l immigration doivent porter la signature visuelle des deux organisations, comme précisé en 2 du présent protocole. 6. Documents imprimés et électroniques Tous les documents imprimés ou électroniques produits dans le cadre de l entente portant sur l immigration doivent porter la signature visuelle des deux organisations, comme précisé en 2 du présent protocole. 7. Annonce publique et événement de presse Dans le cas où une activité publique serait organisée dans le cadre de l entente, l'organisme qui réalise le projet ou l'activité doit convenir au préalable de la formule à privilégier avec la Ville de Québec et le ministère de l'immigration, de la Diversité et de l'inclusion. L organisme s engage à inviter une représentante ou un représentant de la Ville et du Ministère à toutes les activités publiques relatives à l entente et aux projets qui en découlent, à mentionner la contribution de la Ville et celle du Ministère et à inviter la représentante ou le représentant à prononcer une allocution. L invitation doit être transmise idéalement 10 jours à l avance. Afin de permettre aux deux parties d approuver le contenu des annonces, les modalités seront fixées au préalable idéalement 15 jours avant la tenue de l'événement. 8. Mécanisme de suivi et reddition de comptes Lors de sa reddition de comptes, l organisme subventionné devra faire état des actions de communication réalisées dans le cadre de ce soutien financier. 9

10 Annexe 2 Programme Québec, collectivité accueillante Résolution Extrait du procès-verbal de la séance du conseil d administration de : (nom de l organisme) tenue le (date) à (lieu) Sur la proposition de appuyée par il est résolu que le conseil d administration atteste : que l organisme dépose une demande dans le cadre du Programme Québec, collectivité accueillante; que l estimation des coûts du projet s élève à $ qu il autorise (Inscrire le montant du budget prévisionnel) (Nom du signataire désigné par l organisme) à être signataire de toute documentation requise dans le cadre du Programme Québec, collectivité accueillante. Adoptée à l unanimité Nom Date (Signature) (Fonction) Nom Date (Signature) (Fonction) 10