AMELIORER SON ORGANISATION PERSONNELLE ET SA GESTION DU TEMPS

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1 AMELIORER SON ORGANISATION PERSONNELLE ET SA GESTION DU TEMPS 1

2 VOS OBJECTIFS ET VOS ATTENTES Qu attendez-vous de la formation? Comment saurez-vous que vous avez atteint vos objectifs? Quelles sont vos points forts dans la gestion de votre temps? Rencontrez-vous des difficultés dans la gestion de votre temps? Lesquelles? 2

3 D ABORD, FAIRE LE POINT IDENTIFIEZ VOS «BOUFFEURS DE TEMPS» PERSONNELS «Mes bouffeurs de temps» Dus à moi Dus aux autres 3

4 VOTRE MISSION (Travail en binômes) 1. Quelle est votre mission? Votre rôle? 2. Qui est votre responsable hiérarchique? 3. Quelles sont vos objectifs? 4. Quelles sont vos responsabilités? 5. Votre valeur ajoutée? 6. De quels moyens disposez-vous? 7. Qu est-ce qui est le plus important dans votre mission?hiérarchisez vos activités. POSTE SERVICE NIVEAU HIERARCHIQUE MISSION PRINCIPALE PRINCIPALES ACTIVITES 4

5 5

6 VOTRE ORGANISATION ACTUELLE Reproduisez ci-dessous l emploi du temps d une journée type Activités Temps passé 8 h 9 h 10 h 11 h 12 h 13 h 14 h 15 h 16 h 17 h 18 h 19 h Faites ce travail sur une période de temps significative pour vous : 1 jour, 1 semaine Identifiez les grands types d activités. Classez-les par types et calculez le temps consacré à chacune d elles. Qu en déduisez-vous? 6

7 L ORGANISATION On organise et on s organise pour être efficace. Qu est-ce que l efficacité? 7

8 L ORGANISATION PERSONNELLE Vous connaissez votre mission. Être efficace, c est d abord, remplir sa mission. Connaissez-vous les objectifs de votre service? Quels sont vos objectifs prioritaires? La loi de PARETO en organisation 20 % des causes produisent 80 % des effets L essentiel prend 20 % du temps Quelle est l activité essentielle à laquelle vous devez consacrer 20 % de votre temps, qui vous assurera 80 % de réussite? 8

9 LES 6 REGLES D OR POUR GAGNER DU TEMPS 1. Planifier 2. S organiser 3. Animer 4. Déléguer 5. Contrôler 6. Communiquer Faites les tests des pages suivantes. 9

10 1. PLANIFIER Dans votre vie professionnelle ou lorsque vous êtes en action, êtes-vous un bon planificateur? Répondez en mettant une croix dans la colonne de votre choix. Presque toujours Fréquemme nt Parfois Presque jamais 1. J ai la liste de mes objectifs personnels à long terme à portée de la main. Je la révise périodiquement. 2. Mes objectifs professionnels sont spécifiques, mesurables et ciblés dans le temps. 3. Mon premier travail le matin est d établir un programme et de fixer les priorités de la journée. 4. J ai une liste des choses à faire dans les prochaines semaines car je planifie tout à l avance. 5. Je comprends ce que je fais et pourquoi je le fais. 6. Ma philosophie : la précision et l économie de moyens. 7. Plus la «tempête faite rage» plus je prends du temps pour voir venir. Totalisez en affectant les coefficients VOS RESULTATS : 10

11 2. S ORGANISER Êtes-vous bien organisé? Presque toujours Fréquemme nt Parfois Presque jamais 1. Je prévois souvent une marge car les choses prennent souvent plus de temps que je ne le pense. 2. Je n ai pas besoin d emporter du travail à la maison le soir ou le week-end pour ce que j ai à faire. 3. Au bureau je ne suis pas le premier arrivé ni le dernier parti. 4. Je traite en premier les choses prioritaires. 5. Dire «non» ne me pose pas de problème. 6. Je ne m occupe d un dossier, courrier ou autre, que si je suis prêt à le traiter tout de suite. Totalisez en affectant les coefficients VOS RESULTATS : 11

12 4. FAIRE OU FAIRE FAIRE CE QUI EST IMPORTANT : ANIMER Êtes-vous un bon animateur? Presque toujours Fréquemme nt Parfois Presque jamais 1. Chaque semaine je rencontre pairs, supérieurs et subordonnés pour coordonner activités et priorités quotidiennes. Je les revois chaque matin avec les membres de mon équipe. 2. Je ne fais pas le travail des autres. Je délègue tout ce qui peut l être, en n oubliant pas de contrôler la bonne obtention des résultats. 3. Je demande régulièrement à mon équipe et à mes collègues comment nous pouvons optimiser la gestion de notre temps. 4. Les réunions que j organise commencent à l heure, se déroulent et finissent dans les temps. Elles sont peu nombreuses et, de l avis de tous, efficaces. 5. J ai un plan de développement pour chacun de mes subordonnés. Cela m aide à assigner telle ou telle action. 6. J évite de me perdre dans les détails et d être perfectionniste. Cela m évite notamment de ralentir le travail de mon équipe. 7. Chacun de mes subordonnés connaît les objectifs qui lui sont assignés et ce qu il devra faire pour les atteindre. Totalisez en affectant les coefficients

13 VOS RESULTATS : 4. FAIRE OU FAIRE FAIRE CE QUI EST IMPORTANT : DELEGUER Êtes-vous un bon délégateur? (Comptez 1 point par réponse positive). Apportez-vous régulièrement du travail à la maison? Travaillez-vous plus longtemps que vos subordonnés? Passez-vous du temps à faire pour d autres ce qu ils devraient faire eux-mêmes? Après vos absences, trouvez-vous un excès de courrier? Vous occupez-vous encore d affaires qui vous concernaient avant votre promotion? Passez-vous du temps à des détails que d autres pourraient traiter? Êtes-vous souvent interrompu(e) par des affaires en cours? Aimez-vous garder un œil sur tout? Avez-vous à vous dépêcher pour tenir les délais? Êtes-vous incapable de maîtriser vos priorités? 13

14 14

15 5. CONTROLER Êtes-vous un bon contrôleur? Presque toujours Fréquemme nt Parfois Presque jamais 1. J examine régulièrement mes vielles habitudes. 2. Une fois par semaine, je prends quelques minutes pour évaluer quantitativement et qualitativement ce que j ai fait dans la semaine. 3. Je prends régulièrement du temps pour repérer mes «bouffe temps» (réunions, téléphone ) et mettre en place des protections. 4. Durant l année, j ai analysé les différents types d écrits, (notes, courriers ) engendrés par mon travail pour les éliminer, les simplifier ou les améliorer. 5. Avant d entreprendre quelque chose, je me demande si c est prioritaire. 6. Après avoir écrit, je fais deux lectures : une pour le style et une pour les fautes. 7. Je fais souvent le rapport entre les résultats obtenus et le temps passé. Totalisez en affectant les coefficients VOS RESULTATS : 15

16 LES RESULTATS DES TESTS 1. PLANIFIER Votre score est inférieur ou égal à 7 : vous marchez à vue. Toute votre énergie est dans l action. Votre score est compris entre 8 et 14 : Votre réflexe de planificateur est rare. Si vous voulez être plus efficace, changez l aléatoire en réflexe quotidien. Votre score est compris entre 15 et 21 : Vous êtes souple. Vous savez voir venir. Vous savez prévoir. Votre score est compris entre 22 et 28 : Vous êtes un(e) sage, un planificateur professionnel. Bravo! 2. S ORGANISER Votre score est inférieur ou égal à 7 : Vous êtes mené(e) par les choses à faire. Votre score est compris entre 8 et 14 : Votre capacité à vous organiser est fluctuante. Devenez plus méthodique. Votre score est compris entre 15 et 21 : Vous êtes souple dans l action. Vos réflexes et vos habitudes sont bons. Votre hygiène de vie professionnelle est plutôt bonne. Votre score est compris entre 22 et 28 : Bravo, vous perdez le moins de temps possible. Vous êtes un champion de l organisation. 3. ANIMER Votre score est égal ou inférieur à 7 : Vous avez des réflexes de solitaire. Vous ne prenez pas en compte votre équipe. Votre score est compris entre 8 et 14 : Vous devez encore vous professionnaliser dans la manière de gérer votre équipe, acquérir de nouveaux réflexes, apprendre à ne plus travailler seul. Votre score est compris entre 15 et 21 : Vous êtes bien centré(e) sur vous et sur votre équipe, avec souplesse. Votre score est compris entre 22 et 28 : Vous êtes centré(e) sur l essentiel. Vous optimisez à tout moment l efficience de votre équipe. 4. DELEGUER Si votre score est égal à 0 vous êtes un excellent délégateur. Entre 1 et 4 vous ne déléguez pas assez. Si votre score est supérieur à 5, la délégation est un réel problème pour vous. 5. CONTROLER Votre score est inférieur ou égal à 7 : Vous n avez plus le temps ou pas le réflexe de contrôler l efficacité de votre action. Toute votre organisation est à revoir. Votre score est compris entre 8 et 14 : Vous contrôlez irrégulièrement les résultats de vos action. Vous devez revoir certains points de votre organisation. Votre score est compris entre 15 et 21 : Votre contrôle est plutôt bon. Vous devez systématiser vos habitudes pour devenir un professionnel. Votre score est compris entre 22 et 28 : Bravo. Votre organisation vous permet d avoir tout le temps nécessaire pour contrôler ce que vous faites. Vous êtes un contrôleur professionnel. 16

17 SYNTHESE ET RECAPITULATIF En sous groupes, récapitulez les actions à mettre en œuvre pour : 1. PLANIFIER 2. S ORGANISER 3. ANIMER 4. DELEGUER. EXTERNALISER. SOUS-TRAITER. 5. CONTROLER 17

18 L URGENCE ET L IMPORTANCE Qu est-ce que l urgence? Qu est-ce que l importance? Qu est-ce que la réactivité? Dans quels cas doit-on être réactif? LA SAISONNALITE Comment gérer les fluctuations de saisonnalité? 18

19 LES OUTILS POUR GAGNER DU TEMPS Quels sont les outils ou «trucs» que vous connaissez pour gagner du temps? 19

20 GAGNER DU TEMPS AU TELEPHONE Principe : Gérer les appels sortant. Négocier avec les interlocuteurs des appels entrants. 20

21 LE SCHEMA D ENTRETIEN TELEPHONIQUE (En émission) AVANT : PREPARER L ENTRETIEN 1. IDENTIFIER L INTERLOCUTEUR 2. SE PRESENTER, ANNONCER L OBJET DE L ENTRETIEN 3. S ASSURER QU ON NE DERANGE PAS 4. FORMULER LE MESSAGE 5. PRATIQUER L ECOUTE ACTIVE. REFORMULER 6. PROPOSER UN PLAN D ACTION 7. CONCLURE. SALUER. RACCROCHER 21

22 LE BAROMETRE DE LA COMMUNICATION 22

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24 CONCLUSION Reprenez «les bouffeurs de temps». Quels sont ceux qui sont dus à vous? Aux autres? Que décidez-vous? Quels sont vos axes de progrès personnels? Mes points forts Mes axes de progrès Que décidez-vous? : Délais : Moyens : Planifiez votre nouvelle organisation. Combien de temps allez-vous gagner? 24

25 EN CONCLUSION 25

26 26

27 Ou encore 27

28 28

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