CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

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1 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

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3 Préambule Dispositions générales Définitions Objet Champ d application Acceptation du Contrat de conventionnement et convention de preuve Prise d effet et durée du Contrat de conventionnement Futurs appels à propositions Nouvel appel à propositions Cas particuliers des opticiens ayant ouvert leur point de vente après le 23/10/ Carence d opticiens durant la vie du Réseau Kalivia 9 2. Les engagements de l Opticien partenaire Obligations principales Offre malin Vente de produits hors Référentiel Kalivia Dispense d avance de frais Communication d éléments d informations aux Bénéficiaires Les engagements de Kalivia Étendue de l offre de produits optiques Accès des Opticiens partenaires au Référentiel tarifaire calculé Information des Bénéficiaires du Réseau d opticiens Kalivia Nature des informations Moyens utilisés Information des Opticiens partenaires Services dédiés aux Opticiens partenaires Équipe d animation Espace dédié : portail d accès Kalivia Commission technique Suivi de l activité des Opticiens partenaires Organisation du suivi Suite donnée aux contrôles Dispositions diverses Confidentialité Conciliation préalable Résiliation Dénonciation anticipée Résiliation pour manquement Résiliation dans le cadre des procédures de contrôles définies à l article «Suivi de l activité des Opticiens partenaires» Résiliation de plein droit Résiliation en cas d évolution légale réglementaire Conséquence de la résiliation Modification du Contrat de conventionnement et évolution du Réseau d opticiens Kalivia Assurance Non-cessibilité Clause de propriété Absence d exclusivité Loi Informatique et Libertés Annexes aux Conditions générales Liste des Organismes membres ayant accès aux services du Réseau d opticiens Kalivia 19 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

4 4 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

5 La société Kalivia constitue un Réseau d opticiens destiné aux bénéficiaires de ses Organismes membres, dont la liste figure en Annexe 1 des présentes Conditions générales de conventionnement. (ci-après dénommées «Conditions générales»). Cette liste est susceptible d évoluer pendant l exécution du Contrat de conventionnement. Les Opticiens partenaires s engagent à offrir aux Bénéficiaires des Organismes membres de Kalivia, des prestations conformes à la Charte Qualité du Réseau d opticiens Kalivia, aux présentes Conditions générales de conventionnement en ligne, et aux Conditions particulières de conventionnement, reflet de leur déclaratif. Hors des produits entrant dans le champ de leurs engagements contractuels, les opticiens s efforcent de pratiquer leurs meilleurs tarifs dans l intérêt des Bénéficiaires du Réseau d opticiens Kalivia. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

6 1. Dispositions générales 1.1 Définitions Kalivia Réseau d opticiens Kalivia (ci-après dénommé «Réseau» ou «Réseau Kalivia»). Opticien candidat Opticien partenaire Bénéficiaire Organismes membres de Kalivia Société à l initiative du présent appel à propositions visant à constituer un Réseau d opticiens. Réseau d Opticiens partenaires retenus par Kalivia à la suite de l appel à propositions et ayant chacun conclu un Contrat de Conventionnement Opticien qui se connecte au site Extranet de Kalivia et qui soumet sa proposition au titre d un magasin d optique. En cas de pluralité de points de vente, l Opticien candidat doit soumettre un Dossier de proposition par point de vente. Opticien dont la candidature a été retenue par Kalivia à l issue de l appel à propositions, sur la base des éléments déclarés dans son Dossier de proposition et transcrits dans les Conditions Particulières de conventionnement. En cas de pluralité de points de vente, l Opticien partenaire doit conclure un Contrat de conventionnement par point de vente. L Opticien partenaire accepte le Contrat de conventionnement en ligne sur l Extranet à l occasion de la soumission du Dossier de proposition par l Opticien partenaire. Personne physique bénéficiant d une couverture complémentaire santé assurée par un des Organismes d assurance complémentaire santé membres de Kalivia. Les organismes membres de Kalivia, sont les Organismes d assurance complémentaire santé, c est-à-dire les mutuelles et unions de mutuelles, les institutions de prévoyance et les entreprises d assurance, pouvant bénéficier des conditions du réseau Kalivia et listés en annexe des Conditions générales de conventionnement. La liste de ces organismes est susceptible d évoluer tout au long de l exécution du Contrat de conventionnement. Contrat de conventionnement Ensemble contractuel formé par les Conditions générales de conventionnement, les Conditions Particulières de conventionnement, le Règlement d appel à propositions, et la Charte Qualité du Réseau d opticiens Kalivia. Le Contrat de conventionnement fait l objet d une acceptation en ligne sur l Extranet à l occasion de la soumission du Dossier de proposition par l Opticien partenaire. Conventionnement Conditions particulières de conventionnement Charte qualité du Réseau Relation contractuelle liant Kalivia et l Opticien partenaire après la sélection de ce dernier dans le cadre de l appel à propositions. Document contractuel récapitulatif définitif de soumission de la proposition de l Opticien comprenant les données administratives, la déclaration des éléments portant sur les critères qualité et la déclaration tarifaire de l Opticien partenaire. Les Conditions Particulières de conventionnement sont prises en application des Conditions générales de conventionnement, et font l objet d une acceptation en ligne sur le site Extranet à l occasion de la soumission du Dossier de proposition par l Opticien partenaire. Document contractuel définissant les engagements qualité que l Opticien partenaire s engage à respecter dans ses relations avec les Bénéficiaires du Réseau d opticiens Kalivia. Cette charte fait l objet d une acceptation en ligne sur le site Extranet de Kalivia dédié au Réseau d opticiens Kalivia à l occasion de la soumission du Dossier de proposition. 6 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

7 Dossier de proposition Déclaration tarifaire Référentiel tarifaire cible Référentiel tarifaire calculé Ensemble des informations et des documents à renseigner par l Opticien candidat pour permettre l évaluation de sa proposition via l Extranet suivant la procédure en ligne décrite au Règlement de l Appel à propositions. Ensemble des tarifs déclarés par l Opticien candidat dans son Dossier de proposition. Ils concernent tous les verres et lentilles de contact (à l exception des Verres rares, hors Recommandations techniques, ou à Options) des 2 fournisseurs désignés par l Opticien candidat pour les besoins de l évaluation de sa proposition parmi la liste des fournisseurs référencés par Kalivia. Une fois sa proposition retenue, l Opticien candidat, devenu Opticien partenaire, s engage à proposer aux Bénéficiaires du Réseau Kalivia des tarifs inférieurs ou égaux aux tarifs qu il a déclarés pour les verres et les lentilles des fournisseurs désignés, ou au Référentiel tarifaire calculé pour les verres et les lentilles des autres fournisseurs. Ensemble des tarifs cibles sur lequel sera basée l évaluation des déclarations tarifaires de l Opticien candidat. Ce Référentiel tarifaire cible a été constitué à partir d une modélisation des prix de vente constatés sur le marché et tient compte des conditions préférentielles octroyées pour les marques de distributeurs (MDD) et pour les verres spécifiques, ainsi que des remises fournisseurs habituellement constatées, indépendantes des volumes. Tarifs maximums du Réseau Kalivia que l Opticien partenaire s engage à respecter lorsqu il vend des verres ou des lentilles de contact en provenance de fournisseurs autres que ceux figurant dans sa déclaration tarifaire. Ils correspondent, pour chaque référence de chaque catalogue, à la moyenne déclarés par les Opticiens partenaires pour ces mêmes fournisseurs. Dans l hypothèse où aucune déclaration n aurait été faite pour un fournisseur, les tarifs maximums qui seront alors intégrés au présent référentiel tarifaire seront ceux du Référentiel tarifaire cible du fournisseur. Le Référentiel tarifaire calculé est complété des tarifs maximums : - des Verres rares ; - des nouvelles références intégrées par Kalivia pendant la vie du réseau et qui font partie intégrante de ce référentiel ; - des verres hors Recommandations techniques, ou à Options. Site Extranet ou Extranet Site internet sécurisé sur lequel : les Opticiens candidats soumettent leur proposition les Opticiens partenaires accèdent à leur espace personnel pendant toute la vie du Réseau KALIVIA. Verres rares Nouvelles références Annexe Verres bifocaux, trifocaux, verres pour aphaques, etc. non soumis à déclaration de l Opticien candidat. La liste de ces Verres rares et les tarifs maximums du Réseau Kalivia sont précisés en annexe du Règlement d'appel à propositions. Références des verres et des lentilles apparues dans les catalogues des fournisseurs de verres et de lentilles postérieurement au lancement de l appel à proposition. Les tarifs maximums de ces nouvelles références sont fixés par Kalivia et intégrés dans le Référentiel tarifaire calculé. Document ayant valeur contractuelle du seul fait de l acceptation des présentes Conditions générales par l Opticien partenaire ; en conséquence, l Opticien partenaire reconnaît qu il accepte irrévocablement et inconditionnellement les Annexes des présentes Conditions générales. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

8 1.2 Objet Les Conditions générales ont pour objet de défi nir les engagements réciproques de Kalivia et de l Opticien partenaire au titre du seul magasin d optique identifi é au sein des Conditions Particulières. L Opticien partenaire reconnaît à ce titre qu un Contrat de conventionnement doit être conclu pour chaque point de vente, y compris lorsque plusieurs magasins d optique sont exploités par la même structure juridique. En cas de pluralité des magasins d optique, les différents Contrats de conventionnement conclus par l Opticien partenaire pour chaque magasin d optique sont indépendants les uns des autres. 1.3 Champ d application Le Contrat de conventionnement régit le dispositif de Conventionnement liant Kalivia et l Opticien partenaire au bénéfi ce de l ensemble des Bénéfi ciaires. La liste des Organismes membres ayant accès aux services du Réseau d opticiens Kalivia est disponible en annexe des présentes Conditions générales (Annexe 1 : Liste des Organismes membres). L Opticien partenaire reconnaît et accepte qu au cours de l exécution du Contrat de Conventionnement, la liste des Organismes membres ayant accès aux services du Réseau d opticiens Kalivia est susceptible d être modifi ée. 1.4 Acceptation du Contrat de conventionnement et convention de preuve Lors de la soumission de son Dossier de propositions, l Opticien partenaire a accepté l ensemble des termes du Contrat de conventionnement : le Règlement d appel à propositions ; la Charte qualité du Réseau ; Les présentes Conditions générales de conventionnement ; Les Conditions Particulières de conventionnement. L acceptation des documents contractuels intervient sans qu une signature manuscrite de chaque document contractuel ne soit nécessaire, le consentement de l Opticien partenaire étant exprimé par le fait de cocher les cases se rapportant à chaque document contractuel, conformément à la procédure décrite au Règlement d appel à propositions. Le Contrat de conventionnement entre et reste en vigueur pendant toute la durée défi nie aux présentes Conditions générales, sous réserve des modifi cations portées à la connaissance de l Opticien partenaire dans les conditions visées au sein des Conditions générales. L opticien reconnaît être informé que, conformément aux dispositions des articles et suivants du Code Civil, la contractualisation de son conventionnement repose sur des documents contractuels totalement dématérialisés, ce qu il déclare expressément accepter. L opticien reconnait et accepte que Kalivia ne lui adresse aucun document contractuel papier. Tout Opticien partenaire reconnaît à ce titre que l activation de ses identifi ants et le cochage des cases d acceptation des documents contractuels identifi és au présent Règlement au sein de l Extranet. constituent la preuve irréfragable de son identifi cation et sa signature électronique au sens des dispositions des articles et suivants du Code Civil. À ce titre, tout Opticien partenaire reconnaît que les registres informatisés, administrés dans les systèmes informatiques de Kalivia et de ses prestataires, qui seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité, sont considérés comme les preuves de communications et d échanges, et en particulier de son acceptation du Contrat de conventionnement. Ainsi toute opération électronique réalisée via l Extranet, et en particulier l acceptation de tous les documents contractuels par l Opticien partenaire, fait irrévocablement foi dans ses relations avec Kalivia. 8 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

9 En conséquence, sauf erreur grave et manifeste de Kalivia, prouvée par l Opticien partenaire, celui-ci ne pourra pas contester la recevabilité, la validité ou la force probante des informations sous format ou support électronique, issues des systèmes informatiques de Kalivia, sur le fondement de quelque disposition légale que ce soit et qui spécifi erait que certains documents doivent être écrits ou signés pour constituer une preuve. Ainsi, les données issues des systèmes informatiques de Kalivia constituent des preuves et, si elles sont produites comme moyens de preuve par Kalivia dans toute procédure contentieuse ou autre, seront recevables, valables et opposables de la même manière, dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par écrit. 1.5 Prise d effet et durée du Contrat de conventionnement Le Contrat de conventionnement prend effet le 2 janvier Il est conclu pour une durée déterminée et prend fi n le 31/01/2016. À compter de son entrée en vigueur, le Contrat de Conventionnement se substituera à tout accord (écrit ou de fait) conclu antérieurement, directement ou non, entre les Organismes d assurance maladie complémentaire listés en annexe (Annexe 1 : Liste des Organismes membres) et l Opticien partenaire et relatif exclusivement à des engagements tarifaires ou de qualité. En conséquence, l Opticien partenaire accepte que l entrée en vigueur du Contrat de conventionnement opère la résiliation automatique et de plein droit desdits accords entre les organismes susvisés et l Opticien partenaire, conclus intuitu personæ ou via une structure de représentation. Les conventions de tiers payant conclues avec les organismes d assurance maladie complémentaires ou leurs opérateurs de tiers payant ne sont pas concernées par cette résiliation et restent en vigueur. 1.6 Futurs appels à propositions Nouvel Appel à propositions L Opticien partenaire reconnait être informé que dans les trois mois précédent le terme du Contrat de conventionnement, un nouvel appel à propositions pourra être lancé auprès de tous les opticiens de France. Le cas échéant, le fait qu un Opticien partenaire ait conclu un Contrat de Conventionnement avec Kalivia ne lui confère aucun droit acquis au bénéfi ce de son conventionnement à l occasion d un nouvel appel à propositions auquel il souhaiterait participer. Les conditions de ce nouvel appel à propositions pourront être différentes de celles de l appel à propositions ayant conduit au Contrat de conventionnement conclu entre Kalivia et chaque Opticien partenaire, en particulier en fonction de l évolution de la législation et des enseignements du réseau Cas particuliers des opticiens ayant ouvert leur point de vente après le 23/10/2012 Les opticiens ayant créé un nouveau point de vente, c est-à-dire s étant vu attribuer un Finess postérieurement à la date de lancement de l appel à propositions ont la possibilité de postuler au réseau Kalivia après la fermeture de l appel à propositions. Cette extension est ouverte en outre aux opticiens qui ont créé leur point de vente après le 31/07/2012, date de constitution du fi chier d opticiens pour la mise en œuvre de l appel à propositions, dans le cas où ils n auraient pas été contactés. Cette possibilité est ouverte annuellement sur une période déterminée par Kalivia. Les opticiens concernés s adresseront directement à Kalivia pour en connaître les modalités Carence d opticiens durant la vie du Réseau Kalivia Une procédure exceptionnelle est prévue, par laquelle les opticiens non partenaires de Kalivia pourront être invités par Kalivia à soumettre leurs propositions avant l échéance normalement prévue pour le renouvellement national du Réseau Kalivia. Cette procédure sera déclenchée si la densité minimum d Opticiens partenaires attendue par Kalivia n est plus atteinte dans le secteur géographique où se situe leur point de vente. Dans ce cas, ils feront l objet d un appel à propositions exceptionnel restreint au secteur géographique concerné et aux opticiens non déjà partenaires du réseau. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

10 2. Les engagements de l Opticien partenaire 2.1 Obligations principales L Opticien partenaire s engage, dans les termes du Contrat de conventionnement, à : respecter les engagements qualité tels que décrits dans la Charte qualité et expressément acceptés dans le cadre du Conventionnement ; pratiquer des tarifs inférieurs ou égaux à ceux : - de sa Déclaration tarifaire pour les fournisseurs qu il a désignés pour les besoins de l évaluation de sa proposition dans le cadre de l Appel à propositions (2 pour les verres et 2 pour les lentilles) ; - du Référentiel tarifaire calculé pour les autres fournisseurs, et pour les verres hors Recommandations techniques et à Options ; - des Nouvelles références intégrées au Référentiel tarifaire calculé en cours de vie du réseau. proposer aux Bénéfi ciaires toutes les offres commerciales qu il aura mises en place dans son point de vente (équipements à prix réduit, etc.) dans les conditions défi nies à la Charte qualité du réseau Kalivia. Par ailleurs, l Opticien partenaire s engage à exercer son métier et à proposer ses prestations conformément à la réglementation applicable et en particulier aux dispositions du Code de la Santé publique et du Code de la Consommation. Kalivia remettra un macaron à l Opticien partenaire qui s engage à l apposer sur sa vitrine, et de manière visible, pour toute la durée de son Contrat de conventionnement. L Opticien partenaire s engage à faire ses meilleurs efforts pour valoriser l image du réseau et pour satisfaire toute demande que pourrait lui faire un Bénéfi ciaire du réseau conformément à ses besoins spécifi ques. Enfi n, l Opticien partenaire accepte tout mode de contrôle de ses engagements, tel que défi ni à l article «Suivi de l activité des Opticiens partenaires» des Conditions générales. 2.2 Offre malin L Opticien partenaire s engage à proposer l offre Malin, telle que décrite en annexe du Règlement d appel à propositions, à tout Bénéfi ciaire de l ACS, ainsi qu à tout adhérent qui en ferait la demande. 2.3 Vente de produits hors Référentiel Kalivia Si l opticien souhaite vendre aux Bénéfi ciaires des verres ou des lentilles ne fi gurant pas au Référentiel Kalivia, il s engage à respecter la procédure spécifi que suivante en s adressant à Kalivia par téléphone au (0,11 /min), par fax au ou par courriel via un formulaire présent sur le site Extranet : Le produit optique concerné est vendu au Bénéfi ciaire pour répondre au mieux aux besoins spécifi ques de celui-ci ; L ensemble des opérations réalisées par l opticien pour la vente de ce produit respectent intégralement la Charte qualité Kalivia ; L opticien contacte la plate-forme Kalivia afi n de lui communiquer le prix d achat du produit non référencé qu il souhaite vendre afi n de défi nir conjointement avec Kalivia et dans la mesure du possible, un tarif conforme au positionnement tarifaire du Réseau Kalivia. Kalivia rejettera toute demande non conforme à cette procédure. 10 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

11 2.4 Dispense d avance de frais L Opticien partenaire s engage à mettre en œuvre les procédures de dispense d avance de frais spécifi ques à chaque Organisme d assurance maladie complémentaire partenaire de Kalivia (Annexe 1 : liste des Organismes membres) au profi t des Bénéfi ciaires du Réseau d opticiens Kalivia. L Opticien partenaire s engage à pratiquer la dispense d avance de frais dans les conditions décrites à la Charte qualité Kalivia. L absence de mise en œuvre de la procédure de dispense d avance de frais est interdite, hors problème technique, et peut entraîner la résiliation de plein droit du Contrat de Conventionnement dans les conditions défi nies à l article «Résiliation» des Conditions générales. Si, pour des raisons justifi ées, la dispense d avance de frais ne peut être pratiquée, l Opticien partenaire reste en tout état de cause tenu de respecter ses engagements tarifaires. 2.5 Communication d éléments d informations aux Bénéficiaires Dans un souci de transparence, et pour faciliter l orientation des Bénéfi ciaires, l Opticien partenaire autorise Kalivia à restituer les informations suivantes, que les Bénéfi ciaires pourront consulter via les outils de géolocalisation de leur espace personnel, sur les sites Internet des Organismes d assurance maladie complémentaire membres de Kalivia : La certifi cation par un organisme extérieur. L Offre solaire à la vue proposée par l Opticien partenaire lors de l achat d un équipement principal par le Bénéfi ciaire. Le tarif et la description de l offre feront l objet d une saisie libre sous la responsabilité de l Opticien candidat. À ce titre, l Opticien partenaire reconnait que cet espace de saisie libre ne constitue pas un espace lui permettant de mettre en œuvre une communication promotionnelle et publicitaire, et s engage à se conformer strictement à une communication informationnelle conforme à la description ci-avant. L Opticien partenaire reconnait et accepte que Kalivia suspende ou supprime toute mention non conforme. Le nombre de montures dont le prix est inférieur ou égal à 60. Les jours et horaires d ouverture ; les dates de fermeture annuelle éventuelles. Le cas échéant : La présence d un parking à proximité du point de vente. La présence d un accès pour les personnes à mobilité réduite. La présence d un espace isolé pour la basse vision. La présence d un espace ludique enfant. Partenariat avec un orthoptiste. Par ailleurs, les membres de Kalivia pourront restituer des avis de bénéfi ciaires sur les fi ches des Opticiens partenaires. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

12 3. Les engagements de Kalivia 3.1 Étendue de l offre de produits optiques Kalivia souhaite garantir la liberté de choix des prestations pour les Opticiens partenaires, et de choix des produits optiques pour les Bénéfi ciaires du Réseau. Conformément au processus de référencement décrit dans le Règlement de l appel à propositions, Kalivia met tout en œuvre pour référencer les produits du marché au moment de l appel d offre et s engage à le faire dans les meilleurs délais pendant la vie du Réseau (intégration des Nouvelles références de fournisseurs référencés, et des produits de fournisseurs non encore référencés). Les Opticiens partenaires seront régulièrement informés, par courriel, des mises à jour du Référentiel tarifaire calculé Kalivia. 3.2 Accès des Opticiens partenaires au Référentiel tarifaire calculé Les Opticiens partenaires ont accès au Référentiel tarifaire calculé dans le cadre des demandes de prise en charge émises via l Extranet et/ou les plates-formes de tiers payant des Assureurs maladies complémentaires membres de Kalivia. Si pour des raisons objectives de nature technique et/ou liées aux modalités d exercice de leur pratique professionnelle, les Opticiens partenaires souhaitent disposer d extraits du Référentiel tarifaire calculé concernant les fournisseurs de leur choix, une demande motivée peut être adressée par mail à Kalivia, qui s engage à transmettre les extraits concernés à l Opticien partenaire dans les meilleurs délais compte tenu des contraintes techniques existantes. À ce titre, l Opticien partenaire reconnaît expressément que : le Référentiel tarifaire calculé constitue strictement un document confi dentiel au sens des dispositions de l article 4.1 des présentes Conditions générales, l Opticien partenaire a accès au Référentiel tarifaire calculé via l Extranet et/ou les portails de tiers payant des Assureurs maladies complémentaires membres de Kalivia et, le cas échéant via des extraits du Référentiel tarifaire calculé transmis par Kalivia, uniquement pour les besoins de sa participation au Réseau Kalivia et de la satisfaction à ses engagements défi nis au Contrat de conventionnement, L Opticien partenaire s interdit de rendre accessible ou de communiquer par quelque moyen que ce soit à quel que tiers que ce soit tout ou partie du Référentiel calculé, en particulier afi n de préserver les règles en matière de libre jeu de la concurrence et de libre fi xation des prix par les acteurs du marché. Kalivia se réserve la possibilité de refuser toute demande abusive de transmission d extraits du Référentiel tarifaire calculé. 3.3 Information des Bénéficiaires du Réseau d opticiens Kalivia Les Bénéfi ciaires du Réseau d opticiens Kalivia seront informés de l existence du Réseau, de façon privilégiée et ce par différents supports de communication adaptés à la nature et à la cible de l information (web, papier, ), tout en garantissant le respect du libre choix de l opticien par le Bénéfi ciaire. 12 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

13 3.3.1 Nature des informations En particulier, les Bénéficiaires seront informés : du niveau d excellence des pratiques retrouvé chez tous les Opticiens partenaires du Réseau ; de la dispense d avance de frais pour les prestations effectuées chez un Opticien partenaire ; de l existence éventuelle de garanties optiques optimisées pour les Bénéfi ciaires se rendant dans le Réseau. Les Bénéfi ciaires auront à leur disposition un service d orientation qui, à partir d une adresse donnée, les informera sur la présence des Opticiens partenaires à proximité et les renseignera éventuellement sur l accessibilité du point de vente, et/ou les services disponibles correspondant le mieux à leurs attentes. Ces informations ne seront délivrées que sur demande des Bénéfi ciaires faisant appel au service d orientation et/ou d analyse de devis, le libre choix des opticiens par les Bénéfi ciaires sera garanti Moyens utilisés Les Organismes d assurance maladie complémentaire membres de Kalivia s engagent à informer leurs Bénéfi ciaires en utilisant les supports de communication à leur disposition les mieux adaptés à la nature et à la cible de l information, et notamment : internet : publications sur les sites des Organismes d assurance maladie complémentaire, campagnes d ings auprès des Bénéfi ciaires ; campagnes télévisées et radiophoniques ; campagnes presse ; supports promotionnels au nom de Kalivia mis à disposition des Opticiens partenaires sur leur point de vente : affi ches, pancartes plaquettes, remis aux Bénéfi ciaires. Les moyens de communication utilisés par les Organismes d assurance maladie complémentaire leur sont propres. 3.4 Information des Opticiens partenaires Kalivia s engage à conserver un contact actif et régulier avec les Opticiens partenaires et à les informer régulièrement de toute nouveauté ou évolution concernant le Réseau Kalivia, et ce par tous moyens de communication adaptés. 3.5 Services dédiés aux Opticiens partenaires Équipe d animation Kalivia s engage à mettre en place une équipe d animation du Réseau d opticiens Kalivia. En cas de questions ou de diffi cultés, l Opticien partenaire est invité à contacter l équipe d animation du Réseau d opticiens Kalivia par téléphone au (0,11 /min) ou par courriel à l adresse contact@kalivia-sante.fr. En cas de contestation, la procédure de conciliation préalable prévue au paragraphe 4.2 des présentes Conditions générales sera alors appliquée Espace dédié : portail d accès Kalivia Kalivia met à la disposition de l Opticien partenaire un espace personnel sur son site Extranet, à l adresse : Après identifi cation sur l espace «Kalivia Optique» à partir de la page d accueil de l Extranet, l Opticien partenaire peut accéder à son espace personnel. Il peut y consulter les informations saisies dans son dossier au moment de l appel à propositions, modifi er son mot de passe et ses données administratives à l exception du numéro Finess, et suivre son statut dans le Réseau Kalivia. L Opticien partenaire pourra également trouver sur l Extranet un lien vers les portails de tiers payant des Organismes d assurance maladie complémentaire membres de Kalivia. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

14 3.5.3 Commission technique À l issue de la constitution du réseau d opticiens du réseau Kalivia, Kalivia s engage à constituer et mettre en place une Commission technique composée de représentants des opticiens en cohérence avec la composition du Réseau d opticiens Kalivia. La commission technique, qui se réunit régulièrement, a un rôle consultatif dans l objectif de tenir compte des bonnes pratiques du marché, de leur évolution, de leur qualité, du développement d innovations techniques, et, de manière générale, de toute question en lien avec le métier d opticien et son évolution. 3.6 Suivi de l activité des Opticiens partenaires Afi n de garantir aux Bénéfi ciaires du Réseau d opticiens Kalivia le niveau de qualité et les engagements tarifaires auxquels se sont engagés les Opticiens partenaires, un suivi de leur activité sera organisé, ce qu accepte expressément l Opticien partenaire Organisation du suivi Kalivia peut à tous moments diligenter des contrôles et audits ponctuels afi n d opérer le suivi du respect des engagements qualité et tarifaires souscrits par l Opticien partenaire en exécution du Contrat de conventionnement. Le référentiel de contrôle est constitué des engagements acceptés par l Opticien partenaire au sein du Contrat de Conventionnement, ce que reconnaît et accepte l Opticien partenaire. Ces contrôles peuvent également être déclenchés sur la base du recueil de l avis des Bénéfi ciaires. Des contrôles peuvent ainsi être ponctuellement déclenchés dans les situations suivantes : à la suite d une alerte émise lors du suivi ; à la suite de la plainte ou sur information d un Bénéfi ciaire ; de manière spontanée et aléatoire. Des visites dans le magasin pourront être organisées, de manière anonyme (client mystère) ou non, avec ou sans préavis, afi n de vérifi er notamment la qualité de la prise en charge, la délivrance de services (tels que défi nis dans le cadre de la Charte qualité), le respect des tarifs maximums des prestations, etc. L Opticien partenaire accepte que ces contrôles et audits soient réalisés par Kalivia, ou par un des Organismes membres ayant accès au Réseau d opticiens Kalivia, ou par un prestataire externe, étant précisé que tout contrôleur ou auditeur sera soumis expressément et spécifi quement au secret professionnel au titre de sa mission de contrôle et dans le respect inconditionnel des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l Informatique, aux Fichiers et aux Libertés. Par ailleurs, les Organismes membres pourront demander, à des fi ns de gestion, des éléments complémentaires à la facturation, et notamment la prescription et le bon de commande des verres Suite donnée aux contrôles Une procédure de sanction est mise en place pour répondre aux éventuels cas de contrôle mettant en évidence le non-respect des engagements contractuels de l Opticien partenaire. Le niveau de la sanction appliquée est proportionné au manquement constaté. L importance du manquement est évaluée au travers de : la gravité du manquement contractuel ; la non-conformité éventuelle à une réglementation en vigueur ; le nombre de non-conformités éventuellement déjà relevées ; le caractère accidentel, de négligence ou délibéré du manquement contractuel ou à la réglementation ; la bonne foi de l Opticien partenaire. Trois niveaux de manquement ont été définis, qui donnent chacun lieu à une sanction adaptée. Premier niveau : une négligence ou un accident sur un (des) engagement(s) contractuel(s) donne lieu à l émission d un avertissement de premier niveau à l encontre de l Opticien partenaire. 14 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

15 L avertissement consiste en un entretien téléphonique avec un membre de l équipe d animation du Réseau d opticiens Kalivia, éventuellement suivi d une visite sur place, afi n de conseiller et d accompagner l Opticien partenaire. Le cas échéant, un délai de 15 jours lui est accordé afi n de lui permettre de se mettre en conformité. Si aucun aménagement n est réalisé dans le délai imparti, ou si l Opticien partenaire ne corrige pas son manquement, il reçoit un avertissement de deuxième niveau. Deuxième niveau : une négligence ou un accident répété sur un (des) engagement(s) donne lieu à l émission d un avertissement de deuxième niveau à l encontre de l Opticien partenaire. L avertissement de deuxième niveau consiste en un courrier notifi é par lettre recommandée avec accusé de réception, suivi d un entretien téléphonique avec un membre de l équipe d animation, afi n de conseiller et d accompagner l Opticien partenaire. Le cas échéant, un délai de 8 jours lui est accordé afi n de lui permettre de se mettre en conformité. Si aucun aménagement n est réalisé dans le délai imparti, ou si l Opticien partenaire ne corrige pas son manquement, Kalivia pourra résilier le Contrat de Conventionnement conformément aux dispositions de l article «Résiliation» des Conditions générales. Troisième niveau : la violation intentionnelle d un (des) engagement(s) ou une fraude donne lieu à l exclusion de l Opticien partenaire. Dans le cas de la violation intentionnelle d un (des) engagement(s) ou dans le cas d une fraude ou encore dans le cas d un avertissement de deuxième niveau n ayant pas donné lieu à un aménagement dans les conditions précitées, Kalivia pourra résilier le Contrat de conventionnement conformément aux dispositions de l article «Résiliation» des Conditions générales. Il est précisé que la résiliation du Contrat de conventionnement n a aucun effet sur les autres Contrats de conventionnement éventuellement conclus par l Opticien partenaire concernant d autres points de vente. Dans le cas particulier où l Opticien partenaire s est abstenu volontairement ou non (cas particulier d un Bénéfi ciaire ne présentant pas sa carte de tiers payant) de pratiquer la dispense d avance de frais (tiers payant) en faveur du Bénéfi ciaire, et a fi xé un tarif applicable à l équipement optique vendu au Bénéfi ciaire d un montant supérieur à celui qu il aurait dû pratiquer en application de ses engagements défi nis au Contrat de conventionnement, Kalivia se réserve la possibilité d exiger le remboursement de la différence entre ces deux tarifs, au nom et pour le compte de l Organisme membre de Kalivia concerné, sans préjudice de sa faculté de mettre en œuvre la résiliation du Contrat de conventionnement dans les conditions de l article «Résiliation» des présentes Conditions générales. 4. Dispositions diverses 4.1 Confidentialité Toute information relative à l exécution du Contrat de conventionnement est de caractère strictement confi dentiel, et ce, sans qu il soit nécessaire pour l une ou l autre des parties signataires, de préciser le caractère confi dentiel de l information. Chaque partie s engage à respecter cette clause de confi dentialité pendant toute la durée d exécution du Contrat de conventionnement, ainsi que pendant les 10 ans suivant son expiration. Chaque partie s engage notamment : à ne pas communiquer les informations à des tiers et à s assurer de leur protection, notamment en cas d échanges dématérialisés ; à ne divulguer les informations qu aux personnels, sous-traitants et prestataires directement concernés par les activités liées au Réseau d opticiens Kalivia et dans la mesure où les informations sont nécessaires à leur activité, après les avoir avertis de la nature confi dentielle des informations. L Opticien partenaire doit affi cher son appartenance au Réseau d opticiens Kalivia conformément aux modalités défi nies aux présentes Conditions générales et aux supports qui lui seront remis et dans le respect des obligations réglementaires en vigueur. Il s engage cependant à ne divulguer à quiconque le Contrat de conventionnement, quelles que soient les circonstances. Chacune des parties s engage au respect du présent article par ses personnels, sous-traitants et prestataires. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

16 4.2 Conciliation préalable En cas de diffi culté d exécution et avant mise en œuvre de l article «Résiliation» des Conditions générales, chacune des parties s engage à désigner une personne disposant d un pouvoir de décision et de représentation. Ces personnes devront se réunir à l initiative de la partie la plus diligente dans les 8 jours à compter de la réception de la lettre de demande de réunion de conciliation afi n de tenter la résolution amiable de la diffi culté identifi ée. L ordre du jour est fi xé par la partie qui prend l initiative de la conciliation. Les décisions, pour avoir valeur contractuelle, doivent être datées et signées d une personne ayant le pouvoir d engager la partie qu elle représente. Dans le cas contraire, il sera fait application de l article «Résiliation» des Conditions générales. 4.3 Résiliation Toute résiliation du Contrat de conventionnement, mis en œuvre dans le respect des dispositions ci-après, n a aucun effet sur les autres Contrats de conventionnement éventuellement conclus par l Opticien partenaire concernant d autres points de vente Dénonciation anticipée Tout Opticien partenaire qui le souhaite peut dénoncer de manière anticipée le Contrat de conventionnement en adressant une notifi cation à Kalivia, par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de justifi er expressément des motifs de résiliation du Contrat de conventionnement et moyennant le respect d un préavis de 30 jours Résiliation pour manquement Le Contrat de conventionnement peut être résilié par une des parties signataires à tout moment, en cas de non-respect par l autre partie des engagements prévus dans le Contrat de conventionnement et ce, sous réserve de l envoi préalable d une lettre recommandée avec accusé de réception de mise en demeure identifi ant le manquement en cause, restée sans réponse pendant une période de 15 jours à compter de sa réception. La résiliation sera notifi ée par voie de lettre recommandée avec accusé de réception à l autre partie motivant la décision Résiliation dans le cadre des procédures de contrôles définies à l article «Suivi de l activité des Opticiens partenaires» Kalivia peut résilier le Contrat de conventionnement suivant les cas défi nis à l article «Suivi de l activité des Opticiens partenaires» des Conditions générales. Conformément aux cas défi nis à l article «Suivi de l activité des Opticiens partenaires» des Conditions générales, la résiliation du Contrat de conventionnement est résilié de plein droit, sans mise en demeure préalable, ni indemnité de quelque nature que ce soit. Cette résiliation est effective dans un délai d une semaine après l envoi de la notifi cation de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception Résiliation de plein droit Kalivia pourra résilier le Contrat de conventionnement de plein droit, sans préavis ni mise en demeure et sans indemnité de quelque nature que ce soit, à l encontre de tout Opticien partenaire qui ferait l objet : d une mesure d interdiction de l exercice de sa profession ; d une condamnation civile ou pénale sanctionnant un comportement se rattachant à l exercice de sa profession ou à la réglementation en vigueur, notamment les dispositions du Code de la Santé publique et du Code de la Consommation. La résiliation sera automatiquement et rétroactivement effective à compter de la date d effet de la mesure d interdiction ou de la condamnation. 16 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

17 4.3.5 Résiliation en cas d évolution légale et/ou réglementaire Kalivia pourra également résilier le Contrat de conventionnement de plein droit, sans préavis, sans mise en demeure et sans indemnité, en cas d évolution légale et/ou réglementaire rendant impossible ou nuisant à l exécution du Contrat de conventionnement. La résiliation prendra effet à compter de la date d entrée en vigueur de la nouvelle loi ou réglementation et fera l objet de l envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception adressée par Kalivia à l Opticien partenaire motivant l évolution légale et/ou réglementaire Conséquence de la résiliation À compter de la date de la résiliation quelle qu en soit la cause, le Contrat de conventionnement cesse de plein droit dans tous ses effets, notamment pour les demandes de prise en charge et les actes de vente réalisés auprès des Bénéfi ciaires du Réseau d opticiens Kalivia par l Opticien partenaire concerné. L Opticien accepte expressément que, dans les cas de résiliation à sa demande (article ci-dessus), ou en raison d un manquement de sa part (article ci-dessus), ou encore en cas de résiliation de plein droit (article ci-dessus), il ne pourra postuler aux prochains appels à propositions mis en œuvre, le cas échéant, par Kalivia, que pour un appel à propositions intervenant au moins après une période écoulée d un an depuis la résiliation de son Contrat de conventionnement. 4.4 Modification du Contrat de conventionnement et évolution du Réseau d opticiens Kalivia Toute modifi cation ou évolution du Réseau d opticiens Kalivia et/ou des documents contractuels formant le Contrat de Conventionnement sera portée régulièrement à la connaissance des Opticiens partenaires et donnera lieu à l acceptation en ligne d un avenant ou d une nouvelle version du ou des documents contractuels concernés sur le site Extranet du Réseau d opticiens Kalivia. Les Parties acceptent expressément que toutes évolutions des éléments visés ci-dessous, constituent des documents contractuels opposables entre elles, sur simple notifi cation de leur mise à jour par Kalivia aux Opticiens partenaires par message électronique : le contenu du Référentiel tarifaire calculé ; la liste des Organismes membres du Réseau d opticiens Kalivia. 4.5 Assurance L Opticien partenaire déclare avoir souscrit un contrat d assurance auprès d un organisme d assurance solvable afi n d être couvert pour la totalité des risques qui lui incombe dans le cadre de l exécution du Contrat de Conventionnement et ce pendant toute la durée de son exécution. 4.6 Non-cessibilité Le Contrat de Conventionnement est conclu intuitu personæ de la personne de l Opticien partenaire et engage chacune des deux parties, et ne peut être cédé à un tiers en aucun cas. Cependant, un avenant pourra être conclu entre Kalivia et l Opticien cessionnaire ou la nouvelle société en cas : de cession par l Opticien partenaire de son fonds de commerce, ou de toute opération de reprise de la société exploitant le fonds de commerce de l Opticien partenaire, notamment, en cas : - de décès de l Opticien partenaire, - ou de cession sociale des parts et si l Opticien cessionnaire ou la nouvelle société exploitant le fonds de commerce souhaite reprendre à son compte l ensemble des droits et obligations prévus au Contrat de Conventionnement. La conclusion de cet avenant s effectue de manière dématérialisée va la procédure dédiée à cet effet accessible via l Extranet. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

18 4.7 Clause de propriété Dans l objectif de permettre l exécution du Contrat de Conventionnement dans les meilleures conditions, Kalivia pourra être conduit à mettre à la disposition des Opticiens partenaires des documents, logiciels, biens ou matériels. Cette mise à disposition de moyens n équivaut en aucun cas à un transfert de propriété. Tous les documents, logiciels, biens ou matériels, mis à la disposition des Opticiens partenaires par Kalivia, y compris les documents constituant le Contrat de Conventionnement, devront lui être restitués dans leur intégralité et sans avoir fait l objet d une quelconque copie ou contrefaçon. Chaque Partie demeure propriétaire de sa clientèle et de ses fi chiers clients. 4.8 Absence d exclusivité Le Contrat de conventionnement n impose aucune clause d exclusivité : l Opticien partenaire peut en toute liberté signer un ou plusieurs contrats avec tout autre Organisme d assurance maladie complémentaire ou tout autre prestataire de son choix. Il est également rappelé que le Contrat de Conventionnement ne contrevient pas au principe de liberté de choix de son opticien par le Bénéfi ciaire, comme stipulé à l article «Information des Bénéfi ciaires du Réseau d opticiens Kalivia» des Conditions générales. Le Bénéfi ciaire n est en aucune sorte contraint de s adresser aux Opticiens partenaires. 4.9 Loi Informatique et Libertés Les Parties signataires s engagent à avoir effectué les démarches nécessaires auprès de la Cnil afi n d être en conformité avec leurs obligations légales respectives de protection et de conservation des données à caractère personnel, et de garantir la bonne exécution du Contrat de Conventionnement. En particulier, il est rappelé que Kalivia est le responsable du traitement mis en œuvre au titre du Conventionnement de l Opticien partenaire et qu une déclaration a été effectuée à la Cnil à ce titre, l Opticien partenaire s engageant à respecter rigoureusement l ensemble des précautions et instructions notamment de sécurité communiquées à ce titre par Kalivia et s engageant à informer ses clients des droits dont ils disposent en application de la loi relative à l Informatique, aux Fichiers et aux Libertés. À ce titre, l Opticien partenaire s engage à informer chaque Bénéfi ciaire de la collecte et du traitement de données à caractère personnel le concernant pour les besoins de la mise en œuvre à son bénéfi ce du tiers payant (dispense d avance de frais) et à recueillir à ce titre son consentement dans les formes requises. L Opticien partenaire reconnaît avoir été informé que les données à caractère personnel le concernant sont collectées par Kalivia pour les besoins du traitement de sa proposition et de sa participation au Réseau Kalivia. Toutes ces données sont transmises aux Organismes d assurance maladie complémentaire membres de Kalivia et aux prestataires de tiers payant à qui ces derniers ont confi é la gestion du tiers payant. Les données d identifi cation et les données tarifaires selon les modalités exposées à l article 3.2 peuvent également être transmises aux Bénéfi ciaires via l outil de géolocalisation mis à leur disposition à ce titre. Le traitement est mis en œuvre conformément aux dispositions de la loi Informatique, Fichier et Libertés du 6 janvier 1978 modifi ée. Il se reconnaît informé de disposer d un droit d accès, de modifi cation, de suppression et d opposition qu il peut exercer à tous moments en s adressant à Kalivia. 18 CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA 2013

19 5. Annexes aux Conditions générales 5.1 Annexe 1 - Liste des Organismes membres ayant accès aux services du Réseau d opticiens Kalivia Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité en cours d agrément, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren , dont le siège social est situé au143, rue Blomet Paris, issue de la fusion, sous réserve de l approbation de l Autorité de contrôle prudentiel et de l avis de l Autorité de la concurrence, des mutuelles suivantes : Harmonie Mutualité, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren Siège social : 143, rue Blomet Paris. Mutuelle Existence, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren , APE 651.2Z. Siège social : 60, rue Domer Lyon. Prévadiès, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren Siège social : 143, rue Blomet Paris. Mutuelle Santévie, mutuelle régie par le livre II du Code de la Mutualité, inscrite au répertoire Sirène sous le numéro Siren , dont le siège social est situé au 9 rue de Metz Toulouse. Mutuelle Santévie-MP, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren Siège social : 9, rue de Metz Toulouse. Sphéria Val de France, mutuelle régie par le livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren Siège social : 23, boulevard Jean-Jaurès Orléans Cedex 1. Mutuelle Nationale Aviation Marine (MNAM), mutuelle régie par le livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren dont le siège social est situé au 122 rue de Javel Paris. Union Harmonie Mutualité (la mutuelle BNP Paribas, et progressivement dans le temps l'ensemble de ses composantes), union de mutuelles régie par le Livre II du Code de la Mutualité, immatriculée au répertoire SIRENE sous le numéro Siren et dont le siège social est situé au 143, rue Blomet Paris. CAPREVAL : institution de prévoyance régie par le titre III du livre IX du Code de la Sécurité sociale dont le siège est fi xé au 21 rue Laffi tte à Paris IX e. Malakoff-Médéric : groupe paritaire de protection sociale complémentaire dont le siège social est fi xé au 21 rue Lafi tte à Paris. Malakoff-Médéric Prévoyance : institution de prévoyance régie par le titre III du livre IX du Code de la Sécurité sociale dont le siège est fi xé au 21 rue Laffi tte à Paris IX e. MUT2M : mutuelle régie par le livre II du Code de la mutualité dont le siège est fi xé au 21 rue Laffi tte à Paris IX e. Quatrem : société anonyme à directoire et conseil de surveillance au capital de RCS Paris dont le siège social est situé au 45-47, rue Le Peletier à Paris IX e. CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONVENTIONNEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU OPTIQUE KALIVIA

20 DirCom - 10/12 - Stockbyte Kalivia 122, rue de Javel Paris Tél (0,118 /min) Fax (0,118 /min) contact@kalivia-sante.fr Kalivia, société par actions simplifi ée au capital de , ayant son siège social : 122, rue de Javel Paris - RCS Paris