SYNDICAT AUTONOME NATIONALDES TECHNICIENS DE L ETAT. Exercice Par les Vérificateurs aux Comptes : Mme Valérie BOYER Mme Jacqueline LAVERGNE

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1 SYNDICAT AUTONOME NATIONALDES TECHNICIENS DE L ETAT RAPPORTDEVERIFICATION Par les Vérificateurs aux Comptes : Mme Valérie BOYER Mme Jacqueline LAVERGNE

2 PREAMBULE : La vérification des comptes du SANTE a eu lieu les 11 et 12 avril à La Défense en présence de S. REMORINI (trésorière nationale adjointe), de G. HAEVERMANS (trésorier national) et de C. ALAIN (chargée des encaissements des cotisations). Cette année encore, un expert-comptable a été mandaté pour l arrêt des comptes au 31/12/2011. Trois rencontres ont eu lieu les 3 novembre 2011, 2 mars 2012 et 2 avril Les derniers contacts avec l'expert-comptable ont permis de finaliser les dernières écritures comptables avant la validation des comptes. Le rôle des vérificateurs aux comptes est de vérifier la nature des dépenses et la justification de celles-ci. Le nouveau logiciel comptable, ATALANTE, a été mis en place afin de pouvoir répondre aisément aux exigences liées à la future publication des comptes des syndicats. Toutes les écritures 2011 ont été saisies sur ATALANTE.

3 Une délégation de signature sur les comptes a été accordée à : Jusqu en mai 2011 M. Gérard TRIBOUT Trésorier national M. Gérard HAEVERMANS Trésorier national adjoint Mme Valérie NAVARRO Agent comptable M. Jean-Marie BLAVOET Responsable CAP M. Jean-Michel BAILLY Secrétaire National Depuis mai 2011 M. Gérard HAEVERMANS Trésorier national Mme Sophie REMORINI Trésorière nationale adjointe Mme Valérie NAVARRO Agent comptable (jusqu'en septembre 2011) M. Jean-Marie BLAVOET Responsable CAP ( jusqu'en octobre 2011) M. Jean-Michel BAILLY Secrétaire National Depuis octobre 2010, Christine ALAIN assure les encaissements

4 Recommandation L'expert comptable recommande que les délégations de signature ne soient accordées qu'aux trésorier et trésorier adjoint, En effet, même si aucun reproche ne peut lui être fait, le Secrétaire National ne peut pas être juge et partie. L'expert comptable recommande de faire des avances aux élus, ce qui permettrait de simplifier les écritures et ainsi d'avoir un meilleur suivi de la comptabilité, A noter : L'outil comptable recommandé par l'unsa ne donne pas satisfaction : il y a des écarts sur les bilans C'est aussi l'avis de l'expert comptable qui en plus le trouve compliqué et long dans son utilisation.

5 Depuis 1991, les trésoriers ont adopté, conformément au Plan Comptable des Associations, l affectation de chaque recette ou dépense sur un compte propre appartenant à l une des huit classes suivantes : classe 1 : Comptes de capitaux classe 2 : Comptes d immobilisations classe 3 : Comptes de stock classe 4 : Comptes de tiers classe 5 : Comptes financiers classe 6 : Comptes de charges classe 7 : Compte de produits classe 8 : Compte de contributions volontaires

6 1) CLASSE 1 : "comptes de capitaux" Pour le SANTE ces lignes comptables concernent l affectation des recettes et dépenses des sections locales, quelques comptes comme les provisions pour les élections CAP ou pour le congrès. Suite aux recommandations de 2005, les sections locales disposant d une part de cotisation locale, ont fait remonter un "compte de résultat" pour l année N-1, permettant ainsi de leur rembourser la part locale. En 2011, la majorité des sections n ayant pas satisfait à cette règle, n ont donc pas bénéficié de la réversion de leur part locale. Ils peuvent encore le faire. Seulement 4 sections ont fourni leur compte de résultats pour l'année 2010 et demandé leur part locale ; il s'agit des sections 21, 38, 53 et 971. Recommandations Lier le remboursement de la part locale de l année N à la production par la section locale d un compte de résultat pour l année N 1 et ceci au plus tôt pour une saine gestion. (recommandation faite les années antérieures) ; Cette recommandation devra être plus drastique compte tenu de la future obligation de publication des comptes. Fixer au premier trimestre de l année N la fourniture du «compte de résultat» de l année N-1 et procéder à des rappels réguliers aux sections retardataires.

7 2) CLASSE 2 : "comptes d immobilisation«pour le S.A.N.T.E. ces comptes concernent uniquement les amortissements du matériel informatique et des logiciels. Pour l'exercice 2011, le montant des amortissements pour l'achat du logiciel ATALANTE acquis en janvier 2010 est de 5,74. En 2011, un seul ordinateur a été acheté en juillet 2011 pour 269,15. Son amortissement est prévu sur 3 ans. En 2010, 2 ordinateurs avaient été achetés l'un en février pour 533,90, l'autre en septembre pour 259,36. En 2009, 2 ordinateurs avaient été achetés l'un en avril pour 478,30, l'autre en juin pour 798,96, Pour l'exercice 2011, le montant des amortissements restant à courir au 31/12/2011 pour le matériel de bureau et informatique est de 686,25. Pour l'exercice 2011, le cumul de l'ensemble des amortissements (logiciels + matériel informatique) restant à courir au 31/12/2011 est de 691,99. L'amortissement a été calculé par l'expert comptable (le tableau des immobilisations et des amortissements pour 2011 est fourni en annexe) Ordinateur à remplacer Un ordinateur a été volé en 2011 au domicile de l'un des membres du bureau : aucun remboursement ne lui est accordé par son assureur. Cet ordinateur devra être remplacé. Recommandation Limiter le nombre d'années d'amortissement du matériel informatique à des périodes courtes (3 ou 4 ans) afin d'en faciliter financièrement le renouvellement.

8 3) CLASSE 3 : "comptes de stock Le S.A.N.T.E. n est pas concerné par ces comptes. 4) CLASSE 4 : "comptes de tiers" Pour le S.A.N.T.E. ces comptes servent de comptes de transit pour : les avances aux membres du COMDIR les avances aux membres des CAP ( les factures sont réglées par chèque et carte bancaire par M. Jean Marie BLAVOET, jusqu'en octobre 2011) ; Depuis les dernières élections et la prise de fonction des membres de CAP élus, il a été décidé de ne plus leur remettre de chéquier ou de carte bancaire Chaque élu qui fait une demande de remboursement est identifié sous la classe 4, compte 411 usager Ces comptes de tiers servaient aussi de comptes de transit pour les recours ISS : plus aucune écriture concernant le recours ISS n y apparaît. Recommandations Réaliser le bilan définitif sur les recours ISS. (recommandation faite les années antérieures) mettre les soldes à 0 dans les comptes de classe 468 (avances faites aux membres CAP antérieurement à novembre 2011)

9 5) CLASSE 5 : "Comptes financiers" Les comptes du S.A.N.T.E. sont constitués de: Un Compte Chèque Postal Un livret A Un portefeuille de placements SICAV Pour information, au 31 décembre 2011 : - le solde du compte CCP était de 8 833, 01 (8 355,08 en 2010) - le solde du Livret A se montait à ,57 (34 856,90 en 2010) - le portefeuille de placements SICAV était valorisé à ,02 (valeur au 10/04/2012) (16 865,22 en 2010) En 2011, - Le Livret A a rapporté 738,67 d intérêts (486,93 en 2010). - Le portefeuille de placements SICAV a progressé en valeur de 175,80 (41,37 en 2010). ( Nota : Ces montants sont inclus dans les soldes des comptes précédemment énumérés.)

10 6) CLASSE 6 : "comptes de charge" Pour le S.A.N.T.E. ces comptes concernent l ensemble des dépenses (fournitures, documentation, honoraires d avocat, expert-comptable, déplacements, congrès, affranchissements, frais bancaires, provisions campagne électorale, ) Ces comptes enregistrent aussi les avances aux membres CAP et au SN. Ces avances réapparaissent dans les comptes de classe 7 «comptes de produits» lors des remboursements par les bénéficiaires suite aux remboursements nominatifs de l administration principalement. 6.1 Déplacement Chaque traitement de remboursement fait l objet d un contrôle vérifiant que le mode de transport est adéquat (le mieux adapté et le moins onéreux) pour justifier les choix retenus. 6.2 Nuitée Repas Les frais de repas et de nuitée sont remboursés (écrêtés) sur la base des taux administratifs (exemple en 2011 : 15,25 pour les repas, 60 pour les nuitées). 6.3 Congrès 2011 Le COMDIR de novembre 2007 a validé le principe qu à compter du 01 janvier 2008, les remboursements des congrès n étaient désormais possibles que jusqu en décembre de l année du congrès. 6.4 Cotisations : Part UNSA La part UNSA est de 16 pour une cotisation nationale de adhérents ont été déclarés pour 2011 (806 en 2010)

11 La contribution à l UNSA d'un montant total de a fait l objet de 3 versements pièce = 3787 pièce = 3786 pièce = 3787 Le chèque de 3787 qui avait été envoyé le 12 août 2011 n'a pas été reçu et a donc fait l'objet d 'une opposition avant de l'envoyer une nouvelle fois au mois de décembre. 6.5 Assurance : L assurance obligatoire d'un montant total de 220,24 a fait l objet de 2 versements : pièce = 113,12 pièce = 107, : Prise en charge des assemblées régionales Il a été décidé en COMDIR la prise en charge financière des déplacements régionaux à hauteur de 50 par an par département Cette proposition a été faite pendant le séminaire de septembre 2011 et validée en COMDIR du 15/11/2011 (voir Contact 248 décembre 2011).

12 7) CLASSE 7 : «comptes de produits» Pour le S.A.N.T.E. ces comptes concernent les ressources du S.A.N.T.E. et notamment : 596 cotisations à 65 ( 68 pour pour 2011 dont 2 primos adhésions à 44 ) ont été encaissées, soit sur l exercice 2011.(pm : en 2010). L objectif des 750 cotisations 2011 n est pas atteint. Recommandations Attention à la baisse du nombre d'adhérents : les cotisations sont les seules ressources du syndicat Relancer la communication autour du syndicat pour trouver de nouveaux adhérents Ne devrait-on pas essayer de trouver d'autres ressources financières?

13 8) CLASSE 8 : "comptes de contributions volontaires ". Le S.A.N.T.E. n est pas concerné par ces comptes. 9) FACTURIERS : La comptabilité 2011 du S.A.N.T.E. comporte 5 classeurs regroupant les différentes pièces comptables. Recommandation La recommandation faite pour l'exercice 2010 «Identifier et numéroter les classeurs» a bien été suivie 1 classeur «relevés de comptes» comprenant: 2 virements inter comptes 36 relevés CCP 3 relevés Livret A 1 relevé SICAV

14 3 classeurs «dépenses» (paiements factures, remboursements et avances). Les différentes pièces ont une numérotation de type aaaa mm nnn où : aaaa : correspond à l année mm : correspond au numéro du mois nnn : correspond au numéro d ordre de la pièce dans le mois Le tableau ci-après indique les numéros des pièces mois par mois : Mois N des pièces Janvier de à Février de à Mars de à Avril de à Mai de à Juin de à Juillet de à Août de à Septembre de à Octobre de à Novembre de à Décembre de à

15 + une opération comptable de solde du compte de transit 706 vers les comptes des parts locales des sections (1219 ) une opposition sur le chèque n E d'un mont ant de 3787 (à l'ordre de l'unsa) du 12 aout 2011) a été faite le 9 décembre, Les documents sont joints à la pièce comptable n nouveau versement en rempla cement de celui qui a fait l'objet de l'opposition. 1 classeur «recettes» comprenant : - les encaissements des cotisations, - les remboursements des avances, - les inscriptions au congrès Recommandations générales faites au dernier congrès :Agrafer tous les justificatifs aux pièces comptables afférentes. Faire des photocopies des justificatifs à encre «sympathique». Les justificatifs sont à conserver 10 ans. Renseigner toutes les cases du tampon «suivi comptable» (notamment la date de prélèvement )Utiliser un formulaire commun «d enregistrement» des pièces, Identifier clairement la désignation de la dépense. Sur l'ensemble des pièces contrôlées, toutes ces recommandations faites au dernier congrès ont été suivies. Par contre, les frais bancaires font l'objet d'un simple bordereau (on retrouve les frais bancaires sur les relevés de comptes).

16 Registre chéquiers Il n'y a pas de «registre chéquiers» contrairement à la recommandation qui avait été faite lors du dernier congrès. 2 chéquiers étaient en possession des membres de la CAP et ont été rendus en octobre 2011 à la Trésorière Adjointe, 1 chéquier était en possession de Hervé MIRMAND et a été rendu fin 2011 A ce jour : 1 chéquier est en possession du Secrétaire National Jean-Michel BAILLY, 1 chéquier est en possession de la Trésorière Adjointe Sophie REMORINI Recommandations Tenir un registre de suivi des chéquiers avec date de remise, signataire, plage des chèques, date de restitution de la souche Sur les souches de chéquiers doivent figurer les indications suivantes : année de remise signataire, année d utilisation et dates de début et fin d utilisation,

17 9.1 Remboursements des frais engagés Pour les remboursements des frais engagés, les pièces justificatives suivantes doivent être fournies : imprimé de demande de remboursement de frais, billets de train (2ème classe), de métro, de bus notes d'hôtel et de restauration convocation. Pour les remboursements des frais engagés avec son véhicule personnel ou un véhicule de location en cas de co-voiturage, les pièces justificatives suivantes doivent être fournies en plus des pièces énumérées au paragraphe précédent (hors billet de train) : justification de l'utilisation de son véhicule personnel, facture des coûts réels (carburant, péages) éventuellement facture de location du véhicule et liste des personnes co-voiturées, photocopie de la carte grise du véhicule, évaluation du calculateur via Michelin ou Mappy, Recommandations (déjà formulées les années précédentes)toutes les pièces doivent être accompagnées des justificatifs demandés. Les demandes de remboursement doivent être faites au plus près de la dépense

18 9.3 - Divers Sophie Remorini a perdu deux chèques : le F de 62,06 et le G de 118,90 en date du 10 août Le remboursement de ces 2 chèques se fera après un délai d'attente d'un an et huit jours et après décision du Comdir. 10) MATELAS : Le matelas est constitué d'un portefeuille de placements SICAV et du Livret A. Celui-ci retrouve un niveau correct à ,59 au 31 décembre 2011 (51722,12 au 31 décembre 2010 ) et se rapproche des recommandations antérieures d'un objectif correspondant à une année budgétaire. Recommandation Réfléchir au niveau opportun du matelas financier. (recommandation faite les années antérieures) CONCLUSION : Pour l exercice budgétaire de 2011 nous n avons pas détecté d anomalie comptable. Fait à Paris le 11 avril 2012