Kofax Livre blanc. Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs. Résumé exécutif.

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1 Kofax Livre blanc Résumé exécutif Les services de Comptabilité Fournisseurs doivent mener de front de nombreuses missions : réduire les coûts, améliorer la performance, être conforme aux réglementations, augmenter la visibilité et contribuer aux actions stratégiques du groupe. Le problème fondamental n est pas de savoir si une entreprise doit chercher à atteindre ces objectifs mais comment elle peut les atteindre. Ce livre blanc passe en revue les dix principales raisons d automatiser votre Comptabilité Fournisseurs et examine les solutions adaptées pour réduire les coûts, renforcer les contrôles, améliorer la qualité de service et augmenter la visibilité. Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Présentation Les services financiers ont de nombreuses missions : réduire les coûts, améliorer la performance, être conforme à la réglementation, augmenter la visibilité et contribuer aux actions stratégiques du groupe. Le problème fondamental n est pas de savoir si une entreprise doit chercher à atteindre ces objectifs mais dans quelle mesure elle peut y arriver. Une transformation stratégique des processus permettant d atteindre ces objectifs réduire les coûts de fonctionnement et les risques financiers nécessite de toute évidence une analyse sérieuse. Ce livre blanc examine en détail et avec pertinence les avantages et les inconvénients de la transformation de la Comptabilité Fournisseurs, et présente les études récentes du secteur et les meilleures pratiques observées autour de ces projets. Il est prouvé que la principale solution à la problématique financière consiste à optimiser les processus des workflows pour améliorer globalement la vitesse, l efficacité, le contrôle et la visibilité des opérations. L optimisation résulte d une automatisation parfaitement coordonnée et de workflows inspirés des meilleures pratiques, puis appliqués de façon experte à l ensemble des processus. L automatisation répond avec efficacité aux défis auxquels doit faire face la Comptabilité Fournisseurs : la gestion de la trésorerie, le manque de transparence, l inefficacité des processus, les clôtures comptables retardées, la faible productivité et les risques de non conformité liés à la fraude et aux erreurs.

2 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 2 Les services financiers qui maitrisent tous ces Processus type n'offrant aucune visibilité sujets peuvent concentrer leur attention sur des problématiques plus stratégiques que doivent résoudre l entreprise. Bureau A Voici un décompte des dix principales raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Bureau B? Comptabilité Fournisseurs ERP Paiement Fournisseurs et d explorer les solutions permettant de réduire les coûts, renforcer les contrôles, améliorer les niveaux de service et augmenter la visibilité. Bureau C Figure 1 : Les factures sont envoyées partout et personne n en fait le suivi. Raison numéro 10 Une visibilité claire et complète Lorsque les services de comptabilité fournisseurs La problématique : manque d une visibilité claire et risque persiste de ne pas comptabiliser un ensemble complète ou une quantité importante de dettes. Des exercices La visibilité est un point essentiel dans la plupart des comptables incomplets peuvent sous estimer les services de comptabilité fournisseurs car ils travaillent dépenses et donc sur estimer les revenus, laissant encore très souvent avec du papier. En fait, l étude l entreprise s exposer aux fraudes liées à la clôture de réalisée par Aberdeen Group en 2011 sur la facturation ses comptes d exploitation «faux profits», ce qui se et les workflows a conclu que 77% des factures sont produit lorsque l entreprise souhaite laisser apparaitre encore sur papier, générant de multiples problèmes de un bénéfice ou minimiser ses perte. Le processus visibilité. «pré-approuvé» représente un sérieux risque de sont régulièrement en retard en période de clôture, un fraude à la clôture des comptes si l on demande aux Ce manque de visibilité peut apparaitre dès la responsables sur le terrain de conserver les factures réception des factures. En général, les factures sont de façon délibérée afin qu elles ne soient pas prises adressées à différents destinataires opérationnels en compte dans la période comptable en cours. Les plutôt qu à un membre de la Comptabilité Fournisseurs factures papier perdues ne font qu accroitre le manque (voir Figure 1). Ces factures pré-approuvées sont de visibilité d une entreprise sur le montant de ses ensuite renvoyées (manuellement) à la Comptabilité dettes. Les conséquences de ce processus archaïque Fournisseurs et saisies dans l ERP. Ce système ne décentralisé dépendant du papier ne plaident pas en donne pas de visibilité sur les activités des services faveur de son maintien. opérationnels. Les factures peuvent traîner sur le bureau d un responsable pendant des jours, si ce n est La Solution : une visibilité claire et complète des semaines, ce qui crée des retards et des urgences Pour obtenir une visibilité claire et complète sur qui pourraient être évitées, notamment les demandes l ensemble des flux de la Comptabilité Fournisseurs, de paiement rapide des responsables de centres de les entreprises doivent limiter le papier et intégrer profit souhaitant conserver de bonnes relations avec étroitement les processus de Comptabilité son fournisseur. Fournisseurs à leur ERP. L automatisation de la capture de documents et l intégration des workflows à l ERP constituent les pré-requis d une visibilité claire et

3 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 3 complète. Les solutions idéales d automatisation de la Comptabilité Fournisseurs comportent : Une visibilité précoce grâce à une capture centralisée de toutes les factures (quel que soit le format) dans l ERP, permettant d accélérer ainsi l identification des dettes ; Une utilisation optimisée des ressources ; identifier et gérer les goulots d étranglement pour réduire les cycles de traitement ; Des historiques d audit complets pour chaque étape et chaque participant d un processus ; et Une identification proactive des problèmes par un système d alertes permettant au responsable de résoudre rapidement les problèmes potentiels. Raison numéro 9 Accélérer la clôture en fin de période comptable avec une plus grande précision La problématique : le service juridique exige des clôtures plus précises dans des délais plus courts L une des nombreuses obligations de la loi Sarbanes- Oxley (SOX) aux Etats Unis est la soumission accélérée des dossiers comptables. Toute erreur trouvée après la soumission des dossiers (par des auditeurs internes ou externes) doit être signalée en tant qu erreur ou défaillance de déclaration. Les entreprises doivent donc maintenant clore leurs livres de comptes avec plus de rapidité et de précision. Bien qu il y ait des avantages (fournir rapidement des informations pertinentes à la direction permettant des décisions tactiques plus rapides et plus précises, afin de libérer des ressources pour se concentrer sur les actions stratégiques), la clôture des livres de comptes de la Comptabilité Fournisseurs peut créer un point de blocage. Comme mentionné précédemment, les processus habituels de la Comptabilité Fournisseurs font courir le risque de fournir un état incomplet des dettes, ce qui peut entraîner des retards et des imprécisions de clôture en raison d une sous-évaluation des dépenses et d une surévaluation des résultats. Avec SOX, les erreurs de déclaration peuvent faire l objet d une information publique une sanction qu aucune entreprise ne souhaite subir. La Solution : un programme en trois étapes pour les clôtures de Comptabilité Fournisseurs plus rapides et plus précises On peut réussir une clôture de Comptabilité Fournisseurs de manière plus rapide et précise : En automatisant la Comptabilité fournisseurs, En effectuant une consolidation comptable précoce, et En comptabilisant les dettes avec précision. Une bonne mise en place de l automatisation de la Comptabilité Fournisseurs comprenant la capture des facture, l intégration à l ERP, la codification comptable, les approbations et les paiements, reposant sur des workflows permet de faire un pas vers des clôtures précises. Les factures et toutes les informations justificatives sont automatiquement saisies dans l ERP, les workflows réutilisent les codes comptables et la structure d approbation de l ERP pour créer un enregistrement permanent de chaque transaction. Cela simplifie toutes les étapes de la clôture et permet aux entreprises d accomplir cette tâche plus rapidement et plus précisément. Empêcher les erreurs de déclaration avant que les rapports ne soient envoyés à la SEC (Securities and Exchange Commission, équivalent de la COB en France) implique d effectuer les consolidations comptables avant la clôture comptable. Le défi consiste à effectuer une consolidation fiable sans mettre en danger l échéance de clôture. Le système doit donc : Avoir tous les justificatifs de chaque transaction, parfaitement mis à jour et à disposition, afin de

4 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 4 faciliter la résolution des écarts, Exiger une documentation justificative du grand livre pour toutes les saisies non standard, Maintenir un historique d audit des transactions pour fournir tous les détails de chaque transaction, Avoir un «auditeur virtuel» en place afin que les violations des règles de gestion déclenchent des notifications au niveau des responsables avec toutes les informations justificatives nécessaires pour une résolution rapide. En plus des avantages d une visibilité claire et complète, l identification précise et rapide des dettes accélère les clôtures comptables. Avec une maîtrise solide des dettes, les entreprises peuvent précisément faire apparaître ces informations dans leurs exercices et supprimer entièrement les erreurs de déclaration. Mais une image fidèle des dettes est le résultat d une automatisation de la Comptabilité Fournisseurs comprenant la réception et la capture centralisée des factures et une intégration dans l ERP. Raison numéro 8 Booster la productivité La problématique : faible productivité de la Comptabilité Fournisseurs Les services de comptabilité fournisseurs sont submergés de papiers, ce qui leur fait perdre du temps en classification, récupération, envoi par télécopie et courrier, en recherche de papiers mal rangés, mal classés ou perdus. Les faibles niveaux d automatisation ralentissent également l activité des services de comptabilité fournisseurs. Selon l étude de l IOMA, AP Department Benchmarks & Analysis (Analyse et référenciation des services de comptabilité fournisseurs), 30% seulement des entreprises ont adopté une forme de capture de documents et environ 25% ont adopté la facturation électronique. Combinez le volume de papier avec de faibles niveaux d automatisation et le résultat peut complètement figer la productivité. La productivité est encore plus limitée par des processus de Comptabilité Fournisseurs souvent trop complexes trop de systèmes financiers disparates, trop peu de standardisation et trop de contrôles internes manuels. Ajoutez les interruptions résultant des demandes urgentes/de vérification, les questions du type «où en est le règlement de ma facture» et les autres problèmes nécessitant une résolution rapide, il n est alors pas étonnant que la productivité de la Comptabilité Fournisseurs soit mise à mal. La solution : augmenter la productivité de la Comptabilité Fournisseurs L augmentation de la productivité est un concept si vaste qu il a presque perdu toute signification à moins d être associé à trois étapes concrètes : Automatiser. Réduire la complexité/améliorer les processus métiers. Surveiller la productivité. L étude de l IOMA indique que les personnels de la Comptabilité Fournisseurs disposant de hauts niveaux d automatisation traitent deux fois plus de factures par rapport à un faible niveau d automatisation. Les améliorations des technologies et des processus qui permettent l automatisation comprennent : La capture (numérisation, OCR, facturation électronique, EDI), La résolution des écarts et des approbations, L intégration à l ERP, Les fonctionnalités de libre service. Mais l ajout de technologies ne suffit pas à accroître la productivité si l équipe travaille de façon inefficace. Il est nécessaire en complément de simplifier le processus. L étude du Hackett Group a établi que les meilleures entreprises réalisaient beaucoup moins de

5 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 5 contrôles clés que les entreprises moyennes et 61% moins de contrôles au total. Malgré le nombre élevé de contrôles, les entreprises moyennes avaient des systèmes de contrôles moins performants. Exploiter intelligemment l automatisation pour réduire le nombre de contrôles clés tout en simplifiant et en optimisant les processus permet aux entreprises de stimuler leur productivité. Des processus moins complexes incluent la réception centralisée des factures dès leur arrivée et des étapes bien conçues et documentées pour la capture des factures, leur saisie dans l ERP, la résolution des écarts, la codification comptable, l approbation et le paiement. besoin d informations détaillées sur les indicateurs de performance du service afin de déterminer la productivité avec précision et d identifier les points de blocage. Les indicateurs d évaluation incluent le coût et la durée de traitement d une facture avec ou sans bon de commande, la rapidité des utilisateurs, la rapidité des workflows, la rapidité des files d attente, quels utilisateurs sont les plus productifs et lesquels le sont le moins (et peuvent avoir besoin de formations supplémentaires). Enfin, l évaluation de la productivité de la Comptabilité Fournisseurs est essentielle pour une gestion performante. Les responsables financiers ont Processus d achat Produits/services réceptionnés par le demandeur Information du reçu ajoutée à la copie du bon de commande Bon de commande avec reçu Bon de commande avec reçu faxé/envoyé au centre de traitement Le service achat reçoit/saisit le reçu dans le système de Comptabilité Fournisseurs Facture réceptionnée? Oui Non Reçu en attente de facture Facture reçue Facture avec bon de commande Réception et vérification de la facture. La TVA est ajustée si nécessaire Facture envoyée pour saisie dans le système de Comptabilité Fournisseurs Reçu réceptionné? Non Oui Concordance facture/reçu Traitement de la facture mis en attente Problème de concordance? Non Oui Le service achat identifie et corrige les anomalies Courrier décrivant l anomalie Préparation d un courrier décrivant l anomalie et envoi au service achat Processus de règlement Figure 2 : Ce processus inefficace d approbation et de paiement des factures n est pas évolutif.

6 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 6 Raison numéro 7 Exploiter votre investissement dans l ERP La problématique : les services financiers ne tirent pas tous les avantages possibles de l implémentation d un ERP Sans aucun doute, les plates-formes d ERP comme Oracle, PeopleSoft et SAP ont de puissantes fonctionnalités pour aider une entreprise à exploiter pleinement ses ressources les plus précieuses, telles que son personnel, son capital et ses actifs. Mais la plupart des ERP ont des difficultés à répondre aux attentes ou à donner les résultats escomptés. Comme le souligne David Hebert, du Hackett Group, dans un rapport spécial destiné aux cadres internationaux de la finance, «D après nos données, seul un petit nombre d entreprises ont exploité le potentiel de leurs implémentations ERP L exploitation complète, pour l entreprise moyenne, n est atteinte qu au bout de quelque années.» Et selon un sondage de PricewaterhouseCoopers, 36% seulement des cadres financiers sont certains d avoir un ROI optimisé de leur investissement. Dans la plupart des cas, le manque de rendement des implémentations ERP particulièrement pour les services financiers est dû à l utilisation d anciens processus manuels qui pertubent le fonctionnement du système. Bien que l ERP soit un excellent référentiel pour toutes les données financières, il n est pas conçu pour gérer les processus périphériques de chaque transaction. Le stockage d une facture originale dans l ERP fournit un accès à ce document, mais aucune information sur la manière dont il a été approuvé, s il Processus d achat Données de la commande capturées dans l ERP via création d un bon de commande Réception des produits Reçu des produits saisi dans l ERP Facture reçue Facture capturée depuis le document papier ou électronique d origine Données de la facture livrées dans l ERP Vérification sur 2 ou 3 niveaux dans l ERP Problème de concordance? Non Oui Ajustement dans l ERP du bon de commande, du reçu et/ou de la facture Paiement en attente/ bloqué? Non Oui Routage en fonction du rôle pour la résolution des factures en attente Processus de règlement Figure 3 : L élimination des étapes inutiles ou redondantes est la clé de la simplification et de la standardisation du processus.

7 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 7 a bien reçus les signatures requises ou s il respecte correctement les règles de gestion. La solution : simplifier, standardiser et optimiser les processus métiers Le secret pour valoriser l ERP d une entreprise est de mettre en place des processus simplifiés et standardisés pour les tâches répétitives telles que la réception, la vérification et l approbation des factures. La plupart des entreprises ont dépensé des montants importants pour des implémentations ERP sophistiquées, mais les anciens processus sont simplement transférés ou adaptés pour fonctionner avec le nouveau système. La Figure 2 décrit un exemple de processus inefficace de paiement des factures d une entreprise réelle, qui n a pas été réévalué suite à l implémentation de l ERP. Le mauvais fonctionnement provenait essentiellement d une mauvaise gestion des informations critiques, entraînant une communication et une collaboration coûteuses et inefficaces avec de nombreux échanges de courriers électroniques, télécopies, photocopies, etc. La solution nécessitait de simplifier et de standardiser les processus, en éliminant les nombreuses étapes inutiles et en optimisant l efficacité des étapes restantes (reportez-vous à la Figure 3). En tirant parti de l ERP pour intégrer étroitement les informations capturées permet de créer un ensemble cohérent de processus, de maximiser l efficacité, la vitesse et la visibilité, de réduire les coûts et le nombre de contrôles. Un processus simplifié nécessite également que tous les intervenants, quel que soit leur poste ou leur expérience, aient accès à toutes les informations appropriées pour intervenir de manière fluide et intelligente dans la transaction. Par exemple, dans le processus amélioré, un membre d une unité commerciale qui doit approuver une facture reçoit un courrier électronique avec un lien, il clique dessus et affiche la facture avec toutes les informations justificatives concernées. Pour approuver la facture, il suffit de cliquer sur un bouton «approuvé» pour envoyer en temps réel la facture dans une file d attente de l ERP pour paiement. Il n est pas nécessaire d accéder à l interface de l ERP, de consulter un autre système ou de rechercher et de vérifier un document papier. Raison numéro 6 Améliorer la qualité La problématique : les erreurs de la Comptabilité Fournisseurs compromettent la qualité et augmentent les coûts Les erreurs de la Comptabilité Fournisseurs sont coûteuses dans toutes les «devises», qu il s agisse de dollars, de la productivité du service ou de la réputation de l entreprise. Le défi est de comprendre où et pourquoi se produisent les erreurs, et les corriger et les éliminer systématiquement pour améliorer la qualité et réduire les coûts. Pour évaluer les coûts, il est nécessaire de reprendre toutes les étapes d une erreur de Comptabilité Fournisseurs pour la corriger. Par exemple, pour une erreur de paiement partiel, un fournisseur exige d une entreprise qu elle : Enquête sur l erreur ; Émette une reconnaissance de dette ou démarre le traitement d un nouveau paiement ; Approuve le nouveau paiement et si nécessaire le rapproche avec le bon de commande ; Envoie le paiement ; Comptabilise cette nouvelle dette ; Gère la satisfaction du fournisseur ; et Gère les conséquences des produits retardés ou bloqués par le fournisseur (ce qui peut impacter les plannings de production).

8 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 8 Chaque étape nécessite une disponibilité de la Comptabilité Fournisseurs et du personnel du centre de profit, et le coût d une erreur peut être significatif. Il est intéressant de noter que les processus basés sur papier sont connus pour leurs taux d erreur élevés erreurs de frappe, erreurs de correspondance, documents perdus ou mal classés, etc. Les erreurs nuisent également à la qualité du service car elles irritent souvent les fournisseurs et frustrent les clients internes. La solution : établir une culture de l amélioration continue avec de bonnes bases techniques Un programme qualité est la pierre angulaire pour développer la «culture de l amélioration continue». Des programmes comme Six Sigma, LEAN et le tableau de bord prospectif (Balanced Scorecards) peuvent repérer les problèmes de qualité et identifier les causes, ce qui permet de mener des actions correctives. Le principe commun dans le domaine de l amélioration des processus réside dans les indicateurs de suivi de la performance et avoir une connaissance minimum des délais et des ressources nécessaires pour effectuer une tâche afin de suivre l efficacité des actions correctives mises en place. En général, les démarches qualité apportent des avantages directs. Mais elles doivent être accompagnées d une mise en œuvre de solutions techniques appropriées pour assurer l accès en libre-service et la capture, la mesure et le reporting des indicateurs de performance du processus. L automatisation des workflows effectue un suivi de chaque étape du processus (par qui où et quand une tâche a été effectuée). Des workflows étroitement intégrés à l ERP fournissent des données sur les processus qui peuvent être exploitées pour mettre en évidence un mode de fonctionnement et des indicateurs plus pertinents que les données standard de l ERP. L ajout d une «d un processus» est un complément naturel aux systèmes d intelligence économique existants. Les meilleures solutions techniques intègrent les objectifs d amélioration d une démarche qualité et permettent aux responsables financiers de contrôler et d agir sur les différentes composantes de leur périmètre d activité, comptabilité, rapports financiers, la détection des fraudes et la performance de l entreprise. L accès en libre service est une base technologique qui répond à un autre principe de la démarche qualité. Il peut être adopté sur l ensemble du processus de Comptabilité Fournisseurs pour réduire les demandes chronophages des fournisseurs et des employés. L accès en libre service au cycle des transactions de la Comptabilité Fournisseurs réduit les délais de traitement et élimine la double saisie des données des factures, diminuant ainsi les erreurs de saisie et de paiement. Les ressources peuvent être affectées à des tâches à plus grande valeur ajoutée telles que la conformité des dépenses, la budgétisation, la planification et les prévisions. Raison numéro 5 Faciliter l analyse des dépenses, la planification et les prévisions La problématique : les problèmes de transparence et la mauvaise gestion du fichier fournisseurs nuisent à la budgétisation, à la planification et aux prévisions, ce qui affecte les performances de l entreprise Pour maximiser la performance de l entreprise, les entreprises doivent budgétiser, planifier et prévoir avec précision. Si les grands groupes ne sont pas capables d analyser avec précision la tendance des dépenses passées ou présentes, leur capacité à planifier et prévoir correctement est gravement pénalisée, ce qui les empêche de :

9 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 9 Contrôler les coûts, Prévoir les résultats futurs à partir des coûts passés, Réduire les frais généraux et améliorer leurs modes de répartition, Identifier les activités et processus avec ou sans valeur ajoutée, et Cibler et éliminer le gaspillage et l inefficacité. La principale cause de l incapacité d une entreprise à analyser ses dépenses avec précision est due à la mauvaise gestion du fichier fournisseurs. Cela empêche les analystes financiers de déterminer combien dépense l entreprise dans diverses catégories (fournisseur, matières premières, montant, volume des transactions, etc.). Avec le temps, le fichier fournisseurs grossit rapidement et devient ingérable en raison de la croissance de l entreprise, des achats et de la création de copies de ce fichier. D autres facteurs pertubent la gestion du fichier des fournisseurs, tels que les changements de nom des fournisseurs ou les modifications d attribution de marché. Avec des milliers de fournisseurs, maintenir à jour le fichier devient une tâche complexe, surtout s il est impossible d identifier le service responsable de sa gestion ou si plusieurs services gèrent leur propre fichier. Le manque de visibilité détaillée sur les coûts constitue un frein important pour réaliser avec précision la budgétisation, la planification et les prévisions. Ce manque de transparence rend impossible les analyses permettant de planifier les activités et de réaliser des économies de sur les coûts. La solution : mettre en place un fichier fournisseurs bien structuré pour améliorer la visibilité et la performance de l entreprise Dans de nombreuses entreprises, les services de Comptabilité Fournisseurs et des Approvisionnements se partagent la gestion du fichier fournisseurs. Cela génère des doublons et une perception incomplète ou imprécise des coûts. La solution est de désigner responsable unique pour la gestion du fichier et des processus associés. La mise en place d un workflow inspiré des meilleures pratiques est une bonne manière de garantir l intégrité du fichier. Des approbations et des autorisations standards doivent être définies pour la création et la mise à jour des fournisseurs, ainsi qu une répartition des tâches pour limiter les risques de fraude. Idéalement, la mise à jour des fournisseurs doit être dissociée du traitement des factures afin que la personne qui crée le fournisseur ne puisse pas ensuite traiter des factures. Quel que soit le volume ou le montant des factures, tous les fournisseurs doivent être ajoutés au fichier. Maintenir correctement une documentation complète des fournisseurs (comprenant les mises à jour du fournisseur et des lettres à en-tête comme pièce justificative) est essentiel pour garantir l intégrité du fichier. Des données fournisseurs bien structurées améliorent la capacité d une entreprise à analyser de quelle manière l argent est dépensé et peut considérablement faciliter les opérations de budgétisation, de planification et de prévisions. La Comptabilité Fournisseurs possède généralement l essentiel des données nécessaires à l analyse des dépenses, qui doit être étudiée par fournisseur, matière première, montant et volume de transactions. La connaissance les dépenses de matières premières peut considérablement améliorer la gestion des fournisseurs en regroupant les contrats de matières premières sur moins de fournisseurs afin obtenir des conditions plus avantageuses. L analyse des dépenses en terme de volume montre généralement que la multitude de petits fournisseurs tels que la climatisation, les transports, les communications,

10 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 10 l intérim ou les fournitures de bureau sont des catégories qui génèrent le plus de factures. Une bonne codification des factures est également essentielle. La codification rend complexe les opérations de budgétisation, de planification et de prévisions car elle est à la source de nombreuses erreurs. Résoudre et ressaisir les erreurs de codification peut être fastidieux et inefficace, mais nécessaire, afin d éviter de reproduire ces mêmes erreurs et de créer des décalages importants rendant impossible une analyse fiable des dépenses passées. Raison numéro 4 Adopter les meilleures pratiques La problématique : des règles de gestion et des procédures floues rendent, dans le meilleur des cas, les meilleures pratiques précaires Sans règles et procédures d entreprise claires, la plupart des services de comptabilité fournisseurs ne sont pas en mesure de mettre en place les meilleures pratiques. L absence d une approche standardisée et codifiée du processus de paiement crée de nombreux problèmes en Comptabilité Fournisseurs : Les coûts pour assurer la conformité et les risques de non-conformité. L inefficacité et la mauvaise organisation entraine des retards de paiement et la perte des remises. Une plus grande vulnérabilité à la fraude. Des décisions nécessitant un arbitrage du personnel de la Comptabilité Fournisseurs qui n a pas l expérience ou l expertise requises. Des processus dépendant du personnel; les départs des employés et les congés deviennent pour l entreprise les causes de son incapacité à régler les fournisseurs. Des erreurs. La définition de procédures claires pour la Comptabilité Fournisseurs est le moyen le plus direct d optimiser la mise en place des meilleures pratiques. Dans un récent rapport de l IOMA, Transforming AP Management: Taking Your Department to the Next Level (Transformer la gestion de la Comptabilité Fournisseurs : comment faire passer votre service au niveau supérieur), plus de 60% des participants ont cité des procédures de Comptabilité Fournisseurs claires comme étant la principale stratégie d amélioration de la performance du service. Leurs suggestions préconisent l utilisation d un manuel de Comptabilité Fournisseurs, de workflows, de règles pour les commandes et des contrôles internes renforcés pour la Comptabilité Fournisseurs. La solution : automatiser l application des règles de gestion et des procédures Le moyen le plus efficace et le plus rapide pour accéder aux meilleures pratiques de la Comptabilité Fournisseurs est d automatiser l application des règles de gestion et des procédures avec des workflows intégrant les meilleures pratiques en termes de règles de gestion. L automatisation des workflows, en conformité avec les règles de gestions de l entreprise en matière de Comptabilité Fournisseurs garantie que toutes les transactions : Adhèrent à un processus standard, Suivent les politiques d approbation et d autorisation établies, et Comportent les justificatifs nécessaires en pièce jointe. Automatiser l application des règles de gestion et des procédures repose sur les principes fondamentaux comprenant : Un ensemble unique de processus standards et cohérents ; Des technologies de workflow et de capture de documents ; Une structure solide d approbation avec l envoi automatisé des approbations, la réutilisation de

11 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 11 l ERP et des objectifs clairs pour le responsable d approbation; Des approbations rapides avec des rappels et des remontées automatisés ainsi qu une gestion des priorités pour les factures urgentes ; et L application des contrôles (telle que la répartition des tâches). Automatiser la Comptabilité Fournisseurs grâce à la capture de documents et les workflows contribue à effectuer des approbations précises et rapides. Lorsque l automatisation du processus d approbation est en place, les utilisateurs constatent qu il est obligatoire, contrôlé et suivi, ce qui entraîne des répercutions si les approbations ne sont pas effectuées dans les délais. Raison numéro 3 Jeter les bases de la mondialisation La problématique : la mondialisation exerce une pression supplémentaire sur les services financiers Dans un marché mondialisé, plus concurrentiel que jamais, les services financiers subissent une pression constante pour réduire les coûts de fonctionnement et renforcer les contrôles internes, alors que les centres de profits exigent une amélioration du niveau de service et une réduction des délais de traitement. Les responsables financiers constatent souvent que les opérations financières internationales fonctionnent de manière décentralisées et doivent faire face à des demandes en apparence contradictoires. Cela est particulièrement vrai des entreprises qui ont : Plusieurs unités opérationnelles, De gros volumes de transactions, Des services support indépendants fournissant des niveaux de service inégaux ou inférieurs à la moyenne, Des processus manuels dépendants des documents papier, Des coûts de transactions supérieurs à la moyenne. La solution : les services partagés Au fur et à mesure de la croissance des entreprises, les services partagés servent de «Voie Royale» vers des opérations financières plus efficaces. Ils fournissent des bases solides pour accompagner la croissance en permettant aux entreprises d affecter des technologies et des ressources en personnel sur le site géographique de leur choix. La mise en place d un centre de services partagés permet de modifier la gestion des opérations financières en passant d un modèle d organisation constitué de plusieurs sites utilisant des processus hétérogènes vers un centre de services partagés international, beaucoup plus efficace, avec des coûts réduits, une qualité de service amélioré et de meilleurs contrôles. Des opérations financières essentielles telle que la Comptabilité Fournisseurs sont centralisées dans un ou plusieurs sites de centres de services partagés avec un ensemble homogène de processus simplifiés et une solution technique unique pour un secteur géographique ou l ensemble d un grand groupe. La première étape de la migration vers des services partagés est la standardisation des processus. Pour être efficaces, les services partagés doivent générer en permanence de la valeur ajoutée, au-delà des économies de coûts attendus, par l amélioration de ses niveaux de service. Ils doivent également simplifier les processus et améliorer la qualité des données de gestion, particulièrement pour la Comptabilité Fournisseurs. Dans un contexte économique exigeant le respect des réglementations et les services partagés contribuent à améliorer la fiabilité et la précision des rapports financiers. Pour s orienter vers un modèle de services partagés, il est important d avoir à l esprit les éléments suivants : La standardisation et l amélioration des processus (simplifiés, évolutifs avec de solides contrôles internes) doivent être les principaux moteurs.

12 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 12 Des systèmes et des technologies performants et évolutifs sont essentiels. Une analyse permanente de l automatisation contribue à réduire les coûts et à améliorer le niveau de service. La bascule vers une plate forme de services partagés offre à l entreprise une opportunité unique de rénover ses processus, pour mieux répondre à ses objectifs et aux besoins de sa croissance future. Raison numéro 2 Renforcer les contrôles internes La problématique : la fraude constitue une menace permanente et réelle pour la conformité et les services financiers des sociétés Tous les responsables financiers sont conscients des risques de fraude auxquels leur entreprise est exposée. Le sondage de PricewaterhouseCoopers Global Economic Crime Survey (Sondage sur le crime économique international) estime que 45% des entreprises à travers le monde sont victimes de fraude. Au delà de la perte de revenus (y compris les coûts de conformité), la fraude engendre des dommages collatéraux tels que la perte de notoriété, la baisse de la motivation du personnel et la dégradation des relations commerciales. La fraude peut être divisée en trois catégories principales la corruption, le détournement de fonds et les déclarations frauduleuses. Les dépenses frauduleuses (un type de détournement de fonds) représentaient les deux tiers des cas (voir Figure 4). L étude détaillée de cette catégorie montre que les trois principaux problèmes sont liés à la Comptabilité Fournisseurs : les systèmes de facturation malhonnête, la falsification de chèques et le remboursement des dépenses. Depuis la loi Sarbanes-Oxley Act de 2002, près de 25% des grands groupes américains ont déclarés que les données financières qu ils ont communiquées comportaient des erreurs et que les processus mis en cause devaient être corrigés. Dans beaucoup de ces cas, les dirigeants estimaient que les contrôles internes étaient suffisants. La solution : utiliser les technologies pour simplifier les processus et automatiser les contrôles Quel que soit le but, la prévention de la fraude ou la conformité à la réglementation, l utilisation des meilleures pratiques est une manière efficace pour maitriser et créer les bases solides d un environnement de contrôles. Selon The Hackett Group, les meilleures pratiques suivantes sont essentielles pour gérer les risques et garder la maîtrise des coûts : La simplification et la centralisation des processus. La réutilisation des technologies. Des contrôles automatisés et préventifs. Simplification et centralisation des processus Selon The Hackett Group, les entreprises leader ont 20% moins de contrôles clés par milliards de dollars de chiffre d affaires que les entreprises moyennes. Elles développent des processus standardisés, pour les tâches couramment effectuées, et simplifient les processus, pour réduire les coûts et les opportunités de fraude. La centralisation, des personnes et des équipes opérationnelles occupant les mêmes fonctions, permettant de réduire la complexité, de nombreuses entreprises implémentent des centres de services partagés financiers, soit au niveau mondial, soit au niveau national. Les travaux de Hackett montrent que 20% des entreprises qui ont mis en place des services financiers partagés ont obtenu des économies de plus de 40%. Exploiter la technologie La centralisation et la simplification peuvent être effectuées en rassemblant les opérations sur des plates-formes techniques communes, idéalement une

13 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 13 instance unique de l ERP. Les recherches de Hackett indiquent que les meilleures entreprises ont un seul ERP contre deux pour les entreprises moyennes. Une implémentation ERP unique garantit un minimum de données dupliquées, et des bases de données partagées pour les services d achats et de paiement. Il n existe idéalement qu un seul fichier fournisseurs et un seul plan comptable. Les technologies peuvent également faciliter les approbations avec une gestion en ligne. Ainsi que nous l avons mentionné précédemment, les entreprises qui fonctionnent encore avec le papier utilisent des processus lents et inefficaces, vulnérables aux fraudes potentielles. Contrôles automatisés et préventifs. Le rapport de l IOMA intitulé Numérisation et workflow pour les services de comptabilité fournisseurs précise que : «Les technologies de workflow permettent aux services de comptabilité fournisseurs d être en conformité avec les règles de gestion de l entreprise, particulièrement dans des domaines tels que l autorisation des factures avant paiement». Il est plus rentable d utiliser un système efficace de prévention des fraudes que de les détecter après les faits. Les audits internes et externes sont de puissants moyens pour détecter les fraudes et les fausses déclarations financières, mais pour assister les audits internes et externes de manière adaptée, les entreprises ont besoin d un système de capture automatique des documents justificatifs utilisés dans le cadre du processus métier. Les transactions et toute la documentation doivent être accessibles et disponibles aux auditeurs à l aide un portail en libre service sécurisé leur permettant d accéder uniquement aux transactions qu ils ont demandées. Raison numéro 1 Optimiser le bien le plus important de votre entreprise : les liquidités La problématique : le coût élevé du paiement d une facture La fonction essentielle de la Comptabilité Fournisseurs est de régler les factures, mais pour la plupart des entreprises le processus est coûteux et nécessite beaucoup de papiers et de temps. Selon The Hackett Group, «les entreprises les plus performantes traitent leur processus de Comptabilité Fournisseurs pour à peine le dixième du coût de celles qui le sont le moins. L économie représente en moyenne par an par milliard de chiffre d affaires». Une étude de PricewaterhouseCoopers indique qu un service de comptabilité fournisseurs effectue en moyenne 19 copies de chaque document, dépense 14 en main d œuvre pour classer chaque document, perd 1 document sur 20, dépense 86 en main d œuvre pour chercher chaque document mal classé et passe 25 heures à recréer chaque document perdu. Les autres coûts liés au papier incluent le stockage, le transport des documents, la résolution des litiges avec les fournisseurs, les audits internes et externes, les doubles paiements, les pénalités de retard de paiement et bien sûr les erreurs. Les entreprises sont encore plongées dans des processus manuels envahis de papier, source d un gaspillage de temps et d argent. Identifier, quantifier et réduire les pertes, puis déterminer comment mieux utiliser ces sommes, est une opportunité considérable d améliorer les résultats de l entreprise. La solution : exploiter les workflows et la capture existantes pour créer des processus de Comptabilité Fournisseurs plus efficaces et moins coûteux Les meilleures pratiques de workflow garantissent des processus simples et standardisés dans lesquels

14 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 14 les documents sont mis en ligne dès leur arrivée (avec un système de capture adapté pour les gros volumes de documents), puis intégrés à l ERP (pour éviter la duplication des données) et sont ensuite distribués à tous les participants d un processus métier, même ceux qui ne sont pas utilisateurs de l ERP. Le workflow permet des contrôles internes renforcés (raison numéro 2), une qualité améliorée (raison numéro 6) avec la réduction considérable des erreurs entraînant des pertes d argent (paiements dupliqués, dépassements de paiement) et des paiements frauduleux ; il permet également de bénéficier des remises. Par ailleurs, l historique d audit auto-documenté simplifie les audits et les litiges ; le processus réduit le temps de traitement de chaque tâche, permettant aux factures d être approuvées rapidement. Les litiges de paiement sont plus vite résolus, évitant ainsi les pénalités de retards de paiement. Les workflows doivent être couplés avec des systèmes de capture de document pour atteindre les objectifs de réduction de coûts et de papier d une société. Certaines entreprises tentent d utiliser les systèmes de capture pour l archivage des factures (après traitement et paiement de la facture). L utilisation de la capture en fin de processus n apporte qu une efficacité limitée. Il est préférable, dans un nouveau système, de capturer les documents en début de processus puis de les envoyer pour la codification, l approbation ou la résolution des blocages. Cela comporte des avantages : Réduction des coûts de stockage et de transmission des documents. Diminution des coûts de fournitures de bureau (papier, photocopies, dossiers et cartons, etc.). Moins de main d œuvre pour la saisie des données (particulièrement avec l OCR ou la facturation électronique). Une main d œuvre plus productive pour la Comptabilité Fournisseurs, capable de réaliser plus traitement avec moins d effectif : Une recherche et une récupération de documents plus efficaces sur tout le cycle de vie de la facture. Un libre service en ligne pour les demandes de documents des auditeurs. Un libre service en ligne pour une résolution simplifiée des litiges fournisseurs MarkView for Accounts Payable MarkView for Accounts Payable, le cœur de MarkView Financial Suite, a prouvé sa capacité à générer des processus de Comptabilité Fournisseurs rationnels et efficaces dans les plus grandes entreprises à travers le monde. Il permet la mutation complète des services de comptabilité fournisseurs. Markview for Accounts Payable est conçu avec des workflows inspirés des meilleures pratiques dans le domaine de la Comptabilité Fournisseurs et s intègre parfaitement à l ERP. Il apporte des réponses aux différentes problématiques abordées dans ce livre blanc pour aider les entreprises à réduire leurs coûts d exploitation, améliorer la visibilité et les délais de paiement, renforcer les contrôles et optimiser les flux de trésorerie. Processus optimisés / inspirés des meilleures pratiques Avec MarkView for Accounts Payable, toutes les factures (quel que soit leur format original papier, Capture Papier Fax XML Réseau de fournisseurs Facture en libre service Métriques, analyses, rapports Saisie Vérification /Résolution Saisie manuelle Saisie automatisée Image jointe automatiquement Environnement PGI Codage Approbations Interface utilisateur en libre service Paiement Flux de travail dépendant du contexte Basées sur BC Sans BC Pré-approuvées En libre service Maintenance des fournisseurs Figure 5 : Avec MarkView Financial Suite, les processus sont standardisés et simplifiés.

15 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 15 fax, EDI, factures électroniques) sont gérées par un processus unique, cohérent et inspiré des meilleures pratiques. Entièrement intégré à l ERP, il fournit une visibilité claire et complète et contribue à la rapidité et la précision des clôtures comptables. MarkView for Accounts Payable automatise la capture de la facture originale grâce à la numérisation, l OCR ou l intégration de la facture électronique (réduisant ainsi le papier et les coûts induits), l associe à l enregistrement de l ERP, puis gère automatiquement la transaction avec des workflows très efficaces qui redirigent chaque facture (ainsi que les informations justificatives concernées) vers les personnes chargées de la vérifier et conserve à jour un historique détaillé des audits. Cette approche, conçue de façon experte, réussit à gérer, optimiser et dynamiser de bout en bout les processus financiers tout en facilitant la conformité aux réglementations et la prise en charge des audits en libre service. Contrôles renforcés Kofax augmente de manière significative l environnement de contrôle de la comptabilité fournisseurs à travers la simplification, la standardisation et la centralisation des processus et en s appuyant sur les technologies des ERP et des workflows pour mettre en place des actions préventives. L utilisation d un référenciel unique (l ERP) pour toutes les factures et leurs justificatifs améliore le contrôle financier d une entreprise et réduit considérablement le risque des doubles paiements, de surpaiements, d erreurs et de fraudes. Les processus des workflows de Kofax, issus des meilleures pratiques, assurent le respect des règles de gestion de l entreprise et une plus grande efficacité à appliquer le principe de la séparation des tâches pour chaque transaction. Ils utilisent des processus différents pour chaque collaborateurs de l équipe d une Comptabilité Fournisseurs. La capacité avérée de Kofax à renforcer les contrôles par une utilisation optimisée des workflows et des technologies de capture est reconnue à travers le monde. Avec plus de 16 ans d expérience de collaboration avec plus de entreprises, les solutions Kofax ont permis aux plus grandes sociétés mondiales de déployer, à travers leurs entreprises étendues, des centres de services financiers partagés, intégrant les centres de profit avec les plates formes géographiques, prenant en charge des milliers d utilisateurs et des volumes considérables de transactions tout en améliorant les contrôles internes et en facilitant les audits. Gestion optimisée des liquidités Les solutions Kofax d automatisation des meilleures pratiques sont reconnues à travers le monde pour optimiser la gestion de la trésorerie et réduire les coûts opérationnels. Selon une étude indépendante effectuée par The Gantry Group, les clients Kofax bénéficient d un retour sur investissement rapide grâce à une meilleure productivité de la Comptabilité Fournisseurs, une gestion optimisée de la trésorerie, l obtention des remises et une diminution des retards et des doubles paiements. Pour conclure L analyse de rentabilité de la transformation des processus de Comptabilité Fournisseurs de votre entreprise est résumée comme suit par l IOMA : «Les professionnels de la Comptabilité Fournisseurs qui utilisent une solution de numérisation et de workflow s accordent à dire qu ils autofinancent leur système dans un délai court grâce aux économies réalisées sur les coûts de main d œuvre et de stockage. Dans les grands services de comptabilité fournisseurs, les effectifs peuvent être réduit en remplaçant la saisie manuelle des données par la capture de données électroniques. Des économies substantielles peuvent être également réalisées avec des recherches et des récupérations d informations plus rapides, des diminutions d erreurs et une

16 Livre blanc Les 10 meilleures raisons d automatiser vos processus de Comptabilité Fournisseurs Page 16 automatisation de la gestion des approbations. N importe quel responsable de la Comptabilité Fournisseurs peut être assuré d un retour sur investissement dès la conception d un projet de numérisation et de workflow.» Kofax distribue ses solutions à travers ses propres services de vente et un réseau mondial de plus de partenaires agréés dans plus de 60 pays en Amérique, en Europe, au Moyen Orient et en Asie- Pacifique. Bilan : En faisant le bon choix d investir dans Markview For Accounts Payable, les entreprises sont en mesure de transformer complètement les processus de leur Comptabilité Fournisseurs afin de réduire les coûts, augmenter la visibilité, renforcer les contrôles, optimiser la trésorerie et s assurer de cette façon d un retour sur investissement performant. Pour en savoir plus, consultez À propos de Kofax Kofax plc (LSE : KFX) est le principal fournisseur de solutions d automatisation des processus d entreprise à base de documents. Depuis plus de 20 ans, Kofax fournit des solutions primées qui rationalisent le flux d informations d une organisation en gérant la capture, la transformation et l échange des données d entreprise, qu il s agisse de documents papier, de fax ou de formats électroniques, d une façon plus rentable, plus rapide et plus précise. Ces solutions fournissent un retour sur investissement rapide à des milliers de clients dans les services financiers, les gouvernements, les sous-traitants de processus d entreprise, la santé, les chaînes d approvisionnement et d autres marchés. Kofax s adapte à toutes les échelles, des systèmes de divisions d entreprises aux systèmes d entreprises, des déploiements locaux aux déploiements globaux, des applications front office aux applications back office. Notre technologie, première sur le marché, offre une plate-forme solide à l échelle de l entreprise sur laquelle il est possible de standardiser l ensemble des processus de capture de documents et de formulaires d une organisation Kofax, Inc. Tous droits réservés. Kofax et le logo Kofax sont des marques commerciales ou déposées de Kofax, Inc. aux Etats-Unis et dans d autres pays. ( )