ADMINISTRATION ECOLEDIRECTE

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1 ADMINISTRATION ECOLEDIRECTE admin.ecoledirecte.com MAJ 08/2017 Site d administration des sites EcoleDirecte 1

2 SOMMAIRE A. PRESENTATION DU SITE Préambule Connexion Mot de passe perdu Accueil... 5 B. PARAMETRAGES GENERAUX Accès sites Page contact Mot de passe utilisateurs Alerte transferts Règlement en ligne Comptabilité Messagerie ENT (Environnement Numérique de Travail) Activation de l'ent Administration des espaces de travail Documents Connecteurs E-SIDOC CATER SCOLA CONCEPT Manuels scolaires Paramètrage administrateur Distribution des manuels scolaires par vos enseignants Site inscription C. PARAMETRAGES FAMILLES Vie scolaire Cahier de texte Emploi du temps Périodes Notes LSUN/Compétences Moyennes Appréciations Administratif Comptabilité D. PARAMETRAGES ELEVES Vie scolaire Restauration scolaire Cahier de texte Emploi du temps Périodes Notes LSUN/Compétences Site d administration des sites EcoleDirecte 2

3 8. Moyennes Appréciations E. PARAMETRAGES PROFESSEURS Administratif Comptabilité Cahier de texte Emploi du temps Feuille d'appel Notes LSUN/Compétences LSL/Compétences Appréciations F. PARAMETRAGES PERSONNELS ADMINISTRATIFS Feuille d'appel Comptabilité Notes G. SUPERVISION H. STATISTIQUES Statistiques EcoleDirecte Statistiques inscriptions Site d administration des sites EcoleDirecte 3

4 A. PRESENTATION DU SITE 1. PREAMBULE Le site centralise le paramétrage des différents sites Familles, Elèves, Professeurs et Personnels Administratifs. 2. CONNEXION Lorsque vous vous connectez sur le Site admin.ecoledirecte.com un Code OGEC et un mot de passe vous sera demandé. Il est également possible de se connecter en utilisant un compte EcoleDirecte d un personnel ayant le droit d administration EcoleDirecte (Fiche personnel onglet EcoleDirecte Administration EcoleDirecte). 4

5 3. MOT DE PASSE PERDU En cas de perte de votre mot de passe administrateur, vous avez 2 possibilités : 1) Récupérer vos identifiants via le lien Mot de passe oublié? 2) Contacter l assistance afin de réinitialiser vos identifiants Nous contacter par téléphone au et nous vous demanderons un numéro de portable, pour l envoi de votre mot de passe temporaire, qui devra être envoyé dans un mail afin de justifier de votre identité. 4. ACCUEIL Le menu accueil permet de vérifier l état de vos transferts sur EcoleDirecte la date et l heure de la dernière synchronisation par module Charlemagne. ainsi que La synchronisation s est correctement déroulée La synchronisation est en cours de traitement Un incident est intervenu pendant la synchronisation La synchronisation a échouée En passant la souris sur les différentes icônes, vous aurez des précisions sur l état du transfert 5

6 B. PARAMETRAGES GENERAUX 1. ACCES SITES Cet écran vous permet de : Faire votre déclaration à la C.N.I.L Ouvrir ou fermer les sites EcoleDirecte Remarque : En décochant un site, il devient inaccessible pour tous les utilisateurs concernés (Un lien pour chaque RNE) Permet à vos utilisateurs d associer différents comptes EcoleDirecte lorsqu ils ont des enfants dans différents établissements ou lorsqu ils ont plusieurs fonctions comme professeur et parent d élève. Cela leur permettra de se connecter avec un seul identifiant Ce champ vous permet de programmer la date d ouverture de votre EcoleDirecte pour la prochaine rentrée Espace Partenaires Cet espace fournit un moyen de financement en proposant à des annonceurs d apparaitre sur la page d accueil famille de votre EcoleDirecte. Il vous suffit d envoyer le lien à vos prestataires et/ou parents d élèves entrepreneurs afin de leur proposer de faire partie de vos annonceurs. A travers ce lien ils pourront en toute autonomie créer et payer leurs annonces. Remarque : vous percevez 50% du Chiffre d Affaire généré par votre espace partenaire. Affiner vos paramétrages par établissement. (Pour les portails Familles, Elèves et messagerie ED et Saisie des compétences pour les Enseignants) 6

7 2. PAGE CONTACT Permet de personnaliser vos pages de contact des Sites EcoleDirecte : Insérer le logo de l établissement qui sera affiché sur la page d accueil Personnaliser un texte de présentation de votre établissement Intégrer des photos, coordonnées établissement 3. MOT DE PASSE UTILISATEURS Vous avez la possibilité de : Définir le niveau de sécurité exigé pour les mots de passe utilisateurs Autoriser la récupération du mot de passe par SMS pour les Familles et Professeurs. L option SMS doit avoir été activée auprès de nos services pour que cette option soit possible Réinitialiser les identifiants de connexion pour : les Enseignants/Personnels les Elèves les Familles 4. ALERTES TRANSFERTS Remarque : les mots de passe ne sont dorénavant plus réinitialisés chaque année. Si vous décidez de le faire aucun retour en arrière ne sera possible. Il vous faudra alors rééditer tous les mots de passe (SMS, courrier) Vous permet de paramétrer des alertes par Mail ou SMS afin d être prévenu de l état de vos transferts pour : Les messages importants uniquement Les Erreurs uniquement (Transferts non finalisés) Les transferts depuis Charlemagne Outils et autres modules 5. REGLEMENT EN LIGNE Pour l activation des paiements en ligne, veuillez contacter le service assistance de Statim et ne pas procéder seul. 7

8 6. COMPTABILITE Ce menu vous permet de paramétrer l affichage des Porte-Monnaie créés et paramétrés dans Charlemagne Passage afin de permettre aux familles de consulter le solde des porte-monnaie affichés ou de procéder aux règlements en ligne. 7. MESSAGERIE Il vous est possible : D activer la messagerie De paramétrer les possibilités d échanges entre les Enseignants, Familles, Elèves et Personnels administratifs : De donner la possibilité aux parents de lire les messages de leurs enfants : D activer les notifications d arrivée de message par Remarque : les familles et les élèves ne pourront jamais communiquer entre eux via la messagerie Remarque : ils pourront lire les messages de leurs enfants mais ne pourront pas écrire en leur nom. Le paramétrage global autorise les notifications de manière générale. Vous pouvez modifier individuellement cette fonctionnalité sur le profil personnel utilisateur. Vous pouvez paramétrer l insertion du message pour le voir dans le mail de notification. 8

9 De personnaliser le lien de connexion présent dans la notification d arrivée de message sur EcoleDirecte : De purger les anciens messages EcoleDirecte : 8. E.N.T (ENVIRONNEMENT NUMERIQUE DE TRAVAIL) Lorsque vous cliquez sur ENT un menu déroulant apparaît. Il vous permet : 1. De paramétrer vos quotas de stockage et la création des espaces classes et de la salle des profs (configuration) 2. De gérer, d administrer vos espaces de travail après leur création (administration des espaces) 8.1 ACTIVATION DE L E.N.T. Pour information, l E.N.T est une option payante sur EcoleDirecte. Le tarif est variable selon votre choix, ce prix s entend par élève et par an (les enseignants bénéficient de l option mise en place pour les élèves, ce n est donc pas facturé pour eux). Pour activer l E.N.T aller dans les menus : 1- Paramétrages généraux 2- E.N.T./Configuration 9

10 1 2 Capacité de stockage voulue par établissement. Sélectionner pour générer la salle des profs virtuelle ainsi que les espaces de travail dynamiques (un espace de travail par classe), en cliquant sur le bouton et /ou Rappel : L E.N.T. est une option payante, pour les tarifs, voir ci-dessus. 8.2 ADMINISTRATION DES ESPACES de TRAVAIL. Dès lors que l E.N.T. est activé, la salle des professeurs, les espaces de travail organisationnels et les espaces de travail libres vont pouvoir être utilisés. Pour gérer ces espaces collaboratifs, voici le menu : 10

11 Lorsque vous sélectionnez un type d espace de travail parmi les trois menus ci-dessus, vous allez pouvoir visualiser les membres de ces espaces avec leurs droits (les administrateurs sont identifiés par l icône ) et supprimer des espaces si nécessaire. Pour supprimer un espace de travail. Attention : toute suppression est définitive et son contenu sera perdu. Rappel : D une année scolaire à l autre, l E.N.T. est conservé (salle des professeurs, espaces de travail organisationnels et espaces de travail libres). Permet de modifier les droits de l utilisateur 11

12 9. DOCUMENTS Possibilité d activer la publication de documents depuis les modules de Charlemagne. Exemple : circulaires, certificats de scolarités. Exemple : relevés de notes, bulletins, examen blancs Exemple : récapitulatif d absences, avis de sanction, demande de justificatifs d absences, retards Vous pouvez activer une notification par mail pour prévenir que les documents sont bien arrivés sur le site EcoleDirecte 10. CONNECTEURS 10.1 E-SIDOC Ce menu permet d établir le lien de connexion avec E-sidoc, site utilisé par les CDI. Votre numéro de RNE N de RNE.esidoc.fr 12

13 10.2 CATER Il faut que vous paramétriez, le lien avec CATER afin que vos familles, enseignants et personnels administratifs accèdent directement à leur interface parentdeleve.net depuis le portail EcoleDirecte. Votre nom de domaine 10.3 Scola Concept Même procédure avec Scola Concept afin que vos familles, enseignants et personnels administratifs accèdent directement à leur interface scolaconcept.fr depuis le portail EcoleDirecte. Votre nom de domaine Scola Concept 10. MANUELS SCOLAIRES 11.1 Paramétrage administrateur Ce menu vous permet de mettre vos manuels scolaires et encyclopédies numériques, à disposition des élèves et des enseignants. Lorsque vous avez un contrat pour des licences de manuels numériques vous pouvez faire le lien entre EcoleDirecte et vos manuels afin qu enseignants et élèves aient des accès depuis notre Site. Manuels accessibles pour les contrats: Site TV, KNE, CNS, Encyclopédie Universalis et Junior Souscrire un contrat auprès des fournisseurs d ouvrages numériques 2. Affecter les ressources à vos classes sur les sites d ouvrages numériques Si vous rencontrez des problèmes pour CNS, vous pouvez contacter la plate-forme CNS au Vérifier la licence à partir du site d Administration EcoleDirecte Paramétrage Généraux Manuels scolaires (voir copie d écran page suivante) 4. Si vous disposez d une licence valide, activez-la en cochant la case Activation 13

14 Licence valide Licence invalide Permet d interroger l éditeur pour savoir si un abonnement est disponible 5. Dorénavant vos enseignants pourront distribuer les manuels à partir de leur cahier de textes (cf. : Documentation Espace Enseignant) 11.2 Distribution des manuels scolaires par vos enseignants Si votre établissement possède des licences pour les manuels scolaires numériques, vous pouvez les consulter et les attribuer aux élèves à partir du cahier de textes par le menu puis Manuels scolaires. 1. Cliquez sur Distribution des manuels choisissez une classe et une matière. Visualisation du nombre d ouvrages disponibles toutes matières confondues 14

15 2. Affectez-vous vos manuels en cliquant sur Enseignant et cochez les cases des ouvrages voulus. Chaque attribution décompte une licence. Ne vous affectez donc que vos ouvrages! 3. Affectez-les ensuite aux élèves de la classe et matières sélectionnées en cliquant sur Elèves (en bas de la liste) puis cochez les cases et enregistrez. Attention si des élèves arrivent en cours d année, pensez à leurs distribuer les livres. Vos élèves auront dorénavant accès aux manuels scolaires à partir de leur interface EcoleDirecte Cahier de Textes. 15

16 Ouvrages numériques de toutes matières confondues Ouvrages numériques de la matière 11. SITE INSCRIPTION Vous permet de paramétrer le contenu du mail de confirmation et l en-tête du formulaire d inscription. Vous devez communiquer aux familles le lien du «Site inscription» visible dans «Accès Sites» (voir capture d écran page suivante). Choisissez quelles sont les années scolaires que vous souhaitez mettre à disposition Renseignez le titre du formulaire internet qui vous convient. Exemple : Demande de dossier d inscription Lors de la saisie par une famille d une demande d inscription, un mail de confirmation d envoi de la demande leur est adressé. Ce menu vous permet de rédiger le contenu du mail à la suite duquel seront récapitulées les informations saisies dans la demande. 16

17 Pour récupérer les demandes de préinscriptions sur Internet, il vous suffira d atteindre le menu Administration les préinscriptions les préinscriptions internet depuis Charlemagne Administratif. Cochez les demandes à intégrer A l ouverture de cette fenêtre, apparaissent les demandes d inscriptions sur internet. Lors de la validation, les demandes sont intégrées dans la base des préinscrits. ATTENTION : Si vous décochez, un élève préinscrit, lors de la validation de la fenêtre, le message suivant apparaît : Si vous continuez vous perdrez toutes les informations saisies par les parents sur le site des préinscriptions et vous n aurez plus la possibilité de récupérer l élève dans votre base des préinscrits. 17

18 C. PARAMETRAGES FAMILLES 1. VIE SCOLAIRE Possibilité de paramétrer l affichage de vos évènements de Vie Scolaire : absences, retards, sanctions et de choisir d afficher ou non les informations complémentaires concernant ces événements. 2. CAHIER DE TEXTE 3. EMPLOI DU TEMPS C est l emploi du temps hebdomadaire réel mis en place dans Charlemagne Vie scolaire qui est affiché. 4. PERIODES Affichage des notes et des moyennes en fonctions des périodes paramétrées préalablement dans Charlemagne Notes. 18

19 5. NOTES Définir les paramétrages d affichage des Notes sur EcoleDirecte. Permet de décaler l affichage des notes 6. LSUN / COMPETENCES Possibilité d afficher aux familles les évaluations des éléments de programmes du LSUN et de définir le nombre de jours entre la saisie et l affichage des évaluations. Remarque : Le paramétrage est identique à tous les professeurs 19

20 7. MOYENNES Ce menu permet de paramétrer l affichage des Moyennes pour vos Familles. Même si vous cochez cette option d activation de délai, si les dates de Conseil de classe ne sont pas saisies dans Charlemagne Notes Paramétrage Date conseil de classe, les moyennes ne seront JAMAIS visibles 8. APPRECIATIONS 9. ADMINISTRATIF Possibilité d autoriser ou non les conjoints à visualiser les élèves Activer la demande de modification de coordonnées postales et bancaires par internet (Il vous suffira de les récupérer dans le Module Charlemagne Administratif EcoleDirecte Les demandes EcoleDirecte Modifications de coordonnées famille. Une fois la demande de modification acceptée, la fiche famille sera modifiée instantanément dans Charlemagne Administratif. 20

21 La modification du mode de règlement permet aux familles de demander à passer en prélèvement lorsqu ils payent par chèque. L inverse n est pas possible. 10. COMPTABILITE Remarque : Les paramétrages familles et les paramétrages élèves peuvent être différents. Les droits sont propres à chacun. Notez que les élèves n ont pas accès à la comptabilité. D. PARAMETRAGES ELEVES 1. VIE SCOLAIRE (ABSENCES, RETARDS, SANCTIONS ET ENCOURAGEMENTS) 2. RESTAURATION SCOLAIRE Cette fonction permet aux élèves munis d un smartphone avec l application mobile EcoleDirecte, de se présenter avec leur portable à la restauration ainsi que pour les retards automatiques dans Charlemagne Vie scolaire. 21

22 3. CAHIER DE TEXTE Remarque : Pour modérer, les enseignants peuvent supprimer les commentaires des élèves 4. EMPLOI DU TEMPS C est l emploi du temps hebdomadaire réel mis en place dans Charlemagne Vie scolaire qui est affiché. 5. PERIODES Il s agit de la même fenêtre de paramétrage que pour le menu «Paramétrages Familles». Elle vous permet d affiner l affichage sur les espaces Elèves. 6. NOTES Devoirs : il suffira de survoler l en-tête du devoir avec la souris pour voir les caractéristiques de celui-ci dans une «info bulle» 7. LSUN / COMPETENCES 22

23 8. MOYENNES 9. APPRECIATIONS Si les dates de conseil de classe n ont pas été paramétrées dans Charlemagne Notes alors ce paramétrage ne vous permettra aucun affichage. 23

24 E. PARAMETRAGES PROFESSEURS 1. ADMINISTRATIF Ce menu permet à tous les professeurs de visualiser les coordonnées des responsables principaux des élèves de leurs classes depuis EcoleDirecte. 2. COMPTABILITE Permet l affichage des écritures des Porte- Monnaie des enseignants (cf. Charlemagne Passage ). Les versements se font sur les Porte- Monnaie. 3. CAHIER DE TEXTE 24

25 4. EMPLOI DU TEMPS C est l emploi du temps hebdomadaire réel mis en place dans Charlemagne Vie scolaire qui est affiché. 5. FEUILLE D APPEL Soit grâce à la sélection automatique en fonction de l emploi du temps du professeur Soit par la recherche par classe 6. NOTES 7. LSUN / COMPETENCES Ce menu vous permet : D activer la saisie des compétences Remarque : Si le paramétrage multi-établissement est activé dans les paramètres généraux/accès sites, vous devrez paramétrer chaque établissement. 25

26 8. LSL / COMPETENCES 9. APPRECIATIONS F. PARAMETRAGES PERSONNELS ADMINISTRATIFS Gérer le paramétrage des fonctionnalités autorisées aux Personnels administratifs. 1. FEUILLE D APPEL Les autres paramètres (post-it, agenda ) se gèrent sur les fiches personnelles des Adultes dans Charlemagne Administratif 2. COMPTABILITE 3. NOTES 26

27 G. SUPERVISION Le menu supervision vous permet de voir si les utilisateurs se sont déjà connectés sur EcoleDirecte et d accéder à leur environnement. Ce menu vous permet d accéder aux profils Familles, Elèves, Professeurs et Personnels. Saisir le nom sur lequel vous souhaitez vous connecter. Et lancer la recherche. En cliquant sur, après avoir renseigné au moins les deux premiers caractères du nom, vous accèderez à l espace EcoleDirecte. Remarque : Vous pouvez désormais accèder à l espace mobile du profil souhaité. Pour cela cliquez sur renseignez sur vos applications mobiles smartphone, les indentifiants. 27

28 H. STATISTIQUES Consulter les statistiques relatives à l utilisation de vos Site EcoleDirecte Inscriptions. et Site 1. STATISTIQUES ECOLEDIRECTE Les statistiques de connexions des différents sites EcoleDirecte sont mises à jour en temps réel pour vous permettre d analyser les volumes de connexions par utilisateurs par année, mois, jour, et heure. Vous trouverez des statistiques concernant EcoleDirecte et vos demandes d inscriptions en ligne. 28

29 2. STATISTIQUES INSCRIPTIONS 29