Smartphone 4.0. Manuel de l'administrateur

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1 Smartphone 4.0 Manuel de l'administrateur

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3 Contenus Préface 9 À propos du lot de documentation 9 Conventions du document 9 Conventions typographiques 10 Comment obtenir de l aide pendant votre travail 11 À propos de ce manuel 13 Introduction 15 Qu est-ce que la messagerie unifiée? 17 Messagerie électronique traditionnelle 17 Messageries traditionnelles vocale et par fax 18 Avantages de Messagerie unifiée 19 Fonctionelles 23 Description du standard automatique 25 Configurations minimales 25 Transfert d appel 29 Types d appels entrants 31 Administrateurs du standard automatique 32 Courrier général 32 Liste des numéros brûlés 33 Description technique de Messagerie unifiée 35 Base de données des boîtes aux lettres 35 Equipe de support technique 36 Stockage des messages 36 Protocoles réseaux 38 Interface d utilisateur de la téléphonie 40 Fournir à Smartphone Client l accès à Smartphone Server par le LAN 41 Smart-4-Fax Server 41 Administration à distance de la file de messages de Smartphone 42 Utiliser SMS dans Smartphone Server 43 Configuration et maintenance de Smartphone 45 Connexion à un serveur de messagerie 45 Installation du mode Silencieux 45 Configuration distante 46 Création de boîtes aux lettres 47 Enregistrement de messages vocaux 50 Traitement des messages d une boîte aux lettres 53 Indicatifs de numérotation 55 Paramètres de l opérateur système 55 Paramètres des messages vocaux 56 Réglages de synthèse vocale 57 Notification de message 57 Réglages du Fax 59 Définir le calendrier de travail 60 Notification d alarme 62 Modes 64 3

4 Contenus Conseils aux administrateurs: 65 Technologie de synthèse vocale à partir du texte 67 Statistiques 69 Dialogue Réglages des statistiques 69 Fichiers texte de statistiques 69 Base de données des statistiques de Smartphone Server 70 Créer des rapports de statistiques avec Report Generator 70 Afficher les statistiques en ligne 72 Afficher les statistiques des appels de Smartphone Server 72 Informations de l observateur d événements de Windows NT/2000/XP 72 Désinstaller Smartphone Server 75 Appendices 77 Fichier texte formaté de base de données d utilisateurs 79 Glossaire 81 Index 93 4

5 Smartphone Contrat de licence Les lignes ci-après représentent le contrat de licence du logiciel entre vous, l utilisateur final et NOVAVOX AG, une compagnie publique incorporée sous la loi suisse. Avant d installer ce logiciel, nous vous prions de lire attentivement ce contrat de licence. si vous n êtes pas d accord avec les conditions fixées dans ce contrat de licence, veuillez renvoyer le coffret de CD ROM et ainsi que tout ce qu il contient afin de vous faire rembourser intégralement. Le programme logiciel NOVAVOX AG inclus est licencié par NOVAVOX AG aux clients originaux afin d être utilisé comme spécifié ici. Veuillez lire attentivement ce contrat de licence. Ce contrat contient un avertissement. Garantie de Licence Ce contrat de licence de NOVAVOX AG ("licence") vous garantie, acheteur d'origine, le droit d'utiliser une copie du programme sur un seul ordinateur à un moment donné. Copyright Le programme est la propriété de NOVAVOX AG et est protégé par la loi des droits d auteur du pays dans lequel il est distribué. Vous êtes seulement autorisé à faire une copie de sauvegarde du programme. Vous ne pouvez en aucun cas distribuer ce programme. Le matériel installé et les mécanismes de protection de copie de licence ne peuvent être modifiés en aucun cas. Les matériels inclus dans le progiciel sont soumis aux mêmes régulations de droits d auteurs que le logiciel, et ne peuvent être ni copiés, ni loués ni transmis. Autres restrictions Ce logiciel ne peut être copié, loué ou transmis en aucun cas. Vous ne pouvez trafiquer, désassembler ou décompiler ce programme. Tout transfert de licence doit être inconditionnel et doit inclure le transfert de tous matériels accompagnant le programme. Le nouveau possesseur doit explicitement être mis au courant des conditions du contrat de licence énumérées ci-dessus et les approuver. Le transfert du programme comprend le transfert de tous les droits de l'ancien au nouveau propriétaire après quoi l ancien propriétaire perd la totalité de ses droits. Garantie limitée du logiciel La garantie du programme de NOVAVOX AG est valide pour (90) quatre vingt dix jours après la date d'achat, et couvre la fonctionnalité du produit comme décrit dans la documentation fournie par NOVAVOX AG. Tous les matériels vendus avec le programme sont garantis par NOVAVOX AG contre les défauts de fabrication et de matériels pendant (90) quatre vingt dix jours après la date d'achat. Cette garantie ne couvre pas les dommages causés par une mauvaise utilisation ou un mauvais entretien ou réparation du matériel. Les autorisations, les garanties, les responsabilités légales ou contractuelles des revendeurs et détaillants de ce produit ne sont affectés en aucun cas par cette garantie. Le client a le droit de remplacement ou de préparation en cas de programme ou matériel défectueux couverts par cette garantie. Un remboursement au prix acheté sera autorisée dans des cas exceptionnels. Cette autorisation ne couvre pas les modifications ou utilisation de ce programme et du matériel fournit. Au cas où une réparation ou un remplacement de matériel défectueux soit nécessaire, cette autorisation sera prolongée pour couvrir le temps de réparation ou de remplacement, lorsque celui-ci dépasse une semaine. Tout autre autorisation, explicite ou implicite, non mentionné i-dessus spécifiquement, sont de ce fait exclus par NOVAVOX AG. Responsabilité en cas de dommages NOVAVOX AG ne tient aucune responsabilité envers le licencié ou autre troisième parti pour toute réclamation, perte ou dommages de toute sorte provenant d'une utilisation inadéquate du matériel ou du programme. La responsabilité de NOVAVOX AG est limitée aux termes établis plus haut dans cette garantie. Toute réclamation dirigée à NOVAVOX AG est soumise à la législation Suisse dans d'autres lois péremptoires. En installant ce programme vous acceptez les termes établis ci-dessus dans ce contrat de licence. Copyrights et marques déposées NOVAVOX est une marque déposée de NOVAVOX AG en Suisse et dans d autres pays. ScanSoft et le logo ScanSoft sont des marques déposées de ScanSoft, Inc., aux Etats Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Outlook, Windows, le logo Windows, Windows NT sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats Unis et/ou dans d autres pays. Adobe, Acrobat et le logo Adobe logo sont des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux Etats Unis et/ou dans d autres pays. D autres compagnies, produits, sigles industriels et services peuvent être les marques déposées de leur propriétaire respectif. Copyright NOVAVOX AG Tous droits réservés. Ces informations peuvent être modifiées sans avertissement. Aucune partie de ce manuel ne sera reproduite ou transmise par aucun moyen (électronique, mécanique, photocopies, enregistrement, ou autre) sans autorisation écrite.

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9 Préface Bienvenue sur Smartphone 4.0, logiciel de télphonie informatique ultramoderne et multi-usages. Ce programme intègre à présent des outils faciles à utiliser permettant de créer des applications vocales interactives personnalisées et d accomplir les solutions du bureau: Standard automatique, Messagerie unifiée ou Messagerie vocale pourvues de la messagerie par fax. Messagerie unifiée constitue une étape révolutionnaire dans le monde des systèmes de messagerie. Le système de messagerie unifiée inclut la fonctionnalité de messagerie vocale et de messagerie par fax et les intègre au système de messagerie Microsoft Exchange Server. Les utilisateurs vont pouvoir consulter leurs fax, écouter leurs messages vocaux et lire leurs messages électroniques dans une seule boîte aux lettres. À propos du lot de documentation Le lot de documentation pour Smartphone 4.0 est une collection complète d informations et d instructions destinées à toute personne ayant à faire avec le système de messagerie à chaque niveau d utilisation. Le lot contient les documents suivants: Nouveautés de Smartphone 4.0. Ce document met l accent sur certaines caractéristiques de Smartphone 4.0, qui ont été enrichies ou ajoutées depuis la sortie de la version 3.5. Smartphone 4.0. Manuel de l utilisateur. Destiné aux utilisateur des systèmes de messagerie unifiée ou messagerie vocale construits avec Smartphone. Il s agit d un guide complet conçu pour faciliter la compréhension des concepts élémentaires de la messagerie unifiée ou vocale et l installation du logiciel Smartphone Client sur un PC d utilisateur. Smartphone 4.0. Pense-bête. Il s agit d une petite carte de référence rapide expliquant les fonctionnalités élémentaires de la messagerie vocale pouvant être imprimée et distribuée aux utilisateur. Smartphone 4.0. Guides accompagnateurs d installation de Messagerie unifiée et messagerie vocale. Procédure générale d installation et de mise en route des solutions de messagerie unifiée et vocale dans le bureau du client. Smartphone 4.0. Mise en route. A l intention de la personne qui va installer Smartphone Server et les systèmes MU ou de messagerie vocale. Inclut la description étape par étape du processus d installation. Smartphone 4.0. Manuel de l administrateur. Destiné à l administrateur du système de messagerie unifiée ou vocale construit avec Smartphone. Inclut toutes les informations que l administrateur système doit connaître pour maintenir le système. Conventions du document Toute la documentation technique de Smartphone est disponible en format Adobe Acrobat (PDF) sur le CD-ROM de Smartphone. Tous les documents incluent une table des matières au 9

10 Smartphone 4.0 début du fichier, des signets PDF, un index de mots clé à la fin du fichier et un index de recherche PDF. Pour utiliser l index de recherche PDF: 1. assurez-vous que vous avez installé la version de Adobe Acrobat Reader avec la fonction de recherche qui est livrée avec Smartphone. 2. dans Acrobat Reader, sélectionnez l élément du menu [Edition Recherche dans plusieurs documents Index...]. Le dialogue Sélectionner un index apparaît. 3. cliquez sur Ajouter... et allez à <lettre du lecteur de CD-ROM>:\Server\Docs\French\Index.pdx. 4. cliquez sur OK. L index du serveur est à présent connecté. Utilisez [Edition Recherche dans plusieurs documents Recherche...] pour parcourir instantanément toute la documentation de Smartphone Server. Conventions typographiques Tous les documents du NOVAVOX AG sont régis par les conventions suivantes: 1. Les options sélectionnées à partir du menu et/ou des sous-menus apparaissent entre doubles crochets ( [ ] ) avec une barre verticale ( ) entre les différents niveaux du menu. Par exemple: [ Réglages Lignes téléphoniques ] indique l ouverture du dialogue en cliquant sur Réglages dans le menu principal, puis en sélectionnant Lignes téléphoniques dans le sous-menu. 2. Le nom des fenêtres, des dialogues, des onglets et des champs apparaissent entre guillemets. 3. Le nom des boutons apparaît en gras. Par exemple: OK. 10

11 Comment obtenir de l aide pendant votre travail Aide active Info-bulles L aide active réfère à la capacité de Smartphone Server d afficher de brèves explications concernant un élément d interface de programme (un élément du menu par exemple) par simple clique de la souris sur l élément en question. On appelle ce type d aide actif car Smartphone Server surveille activement la position du pointeur de la souris. Ces courtes explications sont affichées dans la barre d état de Smartphone Server. Les info-bulles sont les appellations courtes des icônes dans la fenêtre du programme. Elles peuvent vous aider à comprendre ce qu il se passe si vous appuyez sur une icône en particulier dans la barre d outils de Smartphone Server. Aide en ligne Smartphone Server supporte les fonctionnalités totales de l aide de Windows NT/2000/XP. Pour accéder à l aide simplement: Pressez la touche F1 à tout moment pour l aide générale de Smartphone Server. Pressez les touches Maj + F1 à tout moment pour l aide en contexte concernant le champs affiché. Sélectionnez [Aide Contenu] à partir de la barre de menu et cherchez par: Table des matières avec les livres et les rubriques à sélectionner. Index des rubriques. Un mot. Sélectionnez [Aide Glossaire] à partir de la barre de menu pour accéder au glossaire des termes utilisés dans Smartphone Server. Cliquez sur le bouton Aide dans n importe quel dialogue. Cliquez sur le bouton Qu est ce que c est? à l aide du bouton gauche de la souris. Puis cliquez sur l élément du dialogue qui vous semble mériter une explication. Une fenêtre automatique contenant les explications recherchées s affiche. Lorsque vous vous trouvez dans une fenêtre d aide en ligne, cliquez simplement sur les motsclé surlignés pour obtenir une explication plus détaillée de la rubrique en question. Fichier Lisez-moi Vous trouverez les informations de dernière minute sur Smartphone dans le fichier readme.txt. 11

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13 À propos de ce manuel Ce document fait la description de tout ce que doit savoir l administrateur système de Smartphone Messagerie unifiée ou Messagerie vocale pour installer Smartphone et utiliser au mieux ses capacités. Une fois que vous aurez acquis une solide connaissance du concept des systèmes de messagerie, il vous sera aisé d apprendre comment réaliser les tâches essentielles de l administrateur système. Ce manuel vous aidera à gérer votre système de messagerie et à devenir un expert dans ses fonctions. Le document inclut les sections suivantes: Concepts de base de la messagerie vocale et de la messagerie unifiée. Cette section décrit les concepts et la terminologie de base qui seront nécessaires à la compréhension du reste de la documentation. Vue d ensemble fonctionelle. Cette section inclut la description technique du système Messagerie unifiée, la description des taches de l administrateur système et une vue d ensemble des statistiques rapportées dans Smartphone Server. Toutes les actions typiques réalisées par l administrateur système jour après jour comme la registration d un nouvel utilisateur par exemple, sont décrites ici. Manuel de référence du programme. Cette section fournit les informations de référence sur Smartphone Server, Mailbox Administrator, Report Generator, PBXplorer et sur l utilitaire de désinstallation. Appendices. Les appendices fournissent les informations techniques nécessaires à la maintenance du système de Smartphone (à propos des fichiers INI, des listes de messages vocaux, du glossaire, etc). 13

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17 Chapitre 1: Qu est-ce que la messagerie unifiée? Cette section présente une vue d ensemble rapide des systèmes de messagerie traditionnels électronique, vocale et par fax ainsi que des avantages de regrouper ces systèmes avec la messagerie unifiée. Messagerie électronique traditionnelle Concept Composants Les systèmes de messagerie électronique typiques possèdent les caractéristiques suivantes : Messages texte Les commandes des fonctions suivantes de messagerie texte par courrier électronique sont entrées via l ordinateur Exchange Client : Créer (envoyer à une adresse électronique) Afficher Imprimer (sur une imprimante) Transférer (vers une adresse électronique) Le diagramme suivant montre les composants typiques d un système de messagerie électronique : LAN Fournisseur internet Exchange Server Exchange Client Le système de messagerie électronique représenté ci-dessus est constitué des composants suivants : Ordinateur Exchange Server. Exchange Server fournit : Tous les services de messagerie à Exchange Client. Ordinateur Exchange Client. Exchange Client (ou Outlook) fournit : L accès à tous les messages électroniques. Une interface de création de messages électroniques. L accès aux paramètres de configuration du logiciel de messagerie électronique. 17

18 Smartphone 4.0 Limites Le système de messagerie électronique n est pas connecté au réseau PSTN. En conséquence : Messagerie vocale et par fax non supportée. Notification d appel par téléphone non supportée. Un ordinateur est indispensable à la création et à l extraction des messages. Messageries traditionnelles vocale et par fax Concept Composants Les systèmes typiques de messagerie vocale et par fax possèdent les caractéristiques suivantes : Messages vocaux Les commandes des fonctions suivantes de messagerie vocale sont entrées par téléphone : Création Lecture Transfert(vers une boîte aux lettres de messagerie vocale) Messages par fax Les commandes des fonctions suivantes de messagerie par fax sont entrées par téléphone : Créer Imprimer(sur un fax) Notification de nouveaux messages Les commandes de notification de nouveaux messages sont entrées par téléphone. Le diagramme suivant montre les composants du système de messagerie vocale et par fax : Site local Site extérieur Serveur de messagerie vocale Téléphone PSTN Téléphone Fax PBX Fax Le système de messagerie vocale et par fax représenté ci-dessus est constitué des composants suivants : 18

19 Qu est-ce que la messagerie unifiée? Limites Ordinateur du serveur de messagerie vocale. Le serveur de messagerie vocale fournit : Tous les services de messagerie au client de messagerie vocale (par téléphone ou par fax). Téléphone. Le téléphone fournit : L accès à tous les messages vocaux et fax. Une interface de création de messages vocaux. L accès aux paramètres de configuration de la boîte aux lettres. Fax. Le fax fournit : Une interface de création de messages vocaux. L impression des messages par fax. Le système de messagerie vocale et par fax n est pas connecté au LAN. En conséquence : Messagerie électronique non supportée. Il est impossible d accéder aux messages vocaux et par fax par ordinateur. Il faut un téléphone pour créer ou extraire des messages. Avantages de Messagerie unifiée Concept La solution Messagerie unifiée (MU) de Smartphone solution offre une approche universelle de la messagerie où il est possible de créer, extraire, éditer ou transférer tous les types de messages (texte, vocaux ou par fax) sur un type d appareil approprié (tel que téléphones, fax, ordinateurs, imprimantes, etc.). Ceci est réalisé grâce aux capacités de messagerie des systèmes vocaux et par fax et de messagerie électronique, ainsi qu aux fonctionnalités supplémentaires existant grâce à l intégration de la messagerie électronique à la messagerie vocale et par fax. La solution Messagerie unifiée de Smartphone possède les fonctions de messagerie suivantes : Messages électroniques : Créer (et envoyer à une adresse électronique) Afficher Imprimer (Sur une imprimante ou un fax) Lecture (sur un téléphone ou sur l ordinateur SPC grâce à la fonction de synthèse vocale à partir du texte) Transférer (vers une adresse électronique ou un utilisateur UM) Messages vocaux : Créer (avec un téléphone ou l ordinateur multimédia SPC, puis envoyer à une adresse électronique ou un utilisateur) Lecture (sur un téléphone ou l ordinateur multimédia SPC) Transférer (vers une adresse électronique ou un utilisateur UM) Messages par fax : Créer (avec un fax ou l ordinateur SPC, puis envoyer à une adresse électronique, un utilisateur ou un fax) 19

20 Smartphone 4.0 Composants Afficher (sur l ordinateur SPC) Imprimer (sur un fax ou une imprimante) Transférer (vers une adresse électronique ou un utilisateur) Notification de nouveaux messages Les commandes pour la notification des nouveaux messages sont entrées par téléphone ou sur l ordinateur SPC. La solution Messagerie unifiée de Smartphone est basée sur l architecture client/serveur. Cette architecture comprend Microsoft Exchange Server (XS) à savoir un serveur de messagerie électronique, et Smartphone Server (SPS) à savoir un serveur vocal/fax qui traite les requêtes de Smartphone Client (SPC) (Microsoft Exchange Client agrémenté des fonctionnalités de Messagerie unifiée). Les requêtes de MS Exchange Client peuvent être de tous les types supportés par le serveur (requêtes pour envoi d informations, pour modifier les informations du profile d utilisateur stockées sur le serveur). Dans l architecture client-serveur de UM, l ordinateur Smartphone Server traite toutes les requêtes de messagerie provenant de l ordinateur SPC. Le diagramme suivant montre les composants du système Messagerie unifiée : Utilisateur externe Site local LAN Téléphone Fax SPS XS Ordinateur(s) serveur PBX Ordinateur SPC PSTN Téléphone Fax Fax Utilisateur interne Le système UM représenté ci-dessus est constitué des composants suivants : Ordinateur XS L ordinateur Microsoft Exchange Server fournit : Tous les services de messagerie à l ordinateur SPC. Ordinateur SPS L ordinateur Smartphone Server fournit : Tous les services de messagerie au téléphone et au fax. La conversion des types de messages (texte, vocaux, par fax) en fonction du besoin. 20

21 Qu est-ce que la messagerie unifiée? Ordinateur SPC L ordinateur Smartphone Client fournit : L accès à tous les messages (texte, vocaux, par fax). Une interface simple pour la création de tous les types de messages (texte, vocaux, par fax). L accès aux paramètres de configuration de l utilisateur. Téléphone Le téléphone d utilisateur fournit : L accès à tous les messages (texte, vocaux, par fax). Une interface simple pour la création de messages vocaux. L accès aux paramètres de configuration de l utilisateur. Fax Le fax d utilisateur fournit : Une interface simple pour la création de messages par fax. L impression des fax. 21

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25 Chapitre 2: Description du standard automatique Cette version de Smartphone comprend un nouveau service: le standard automatique (SA). Le standard automatique permet aux demandeurs de se connecter directement au poste téléphonique de leur choix. Ce service est une extension des systèmes de messagerie vocale et de messagerie unifiée et offre les options de transfert d appel vers le poste de l utilisateur ainsi que l opportunité de lui laisser un message. Le standard automatique est désigné pour recevoir les appels entrants dans votre bureau sans passer par une standardiste réellet. SA suggère aux demandeurs différentes options; être connectés à un utilisateur enregistré, à un véritable opérateur (standardiste) ou d entrer un numéro de poste téléphonique personnalisé. Si le numéro de destination de l utilisateur enregistré est occupé ou ne répond pas, SA offre la possibilité de laisser un message dans la boîte aux lettres de messagerie vocale ou de messagerie unifiée de cet utilisateur. Pour en savoir plus sur la configuration du support de le standard automatique, veuillez consulter le manuel de Miseroute, au chapitre "Initialisation des services. Configurations minimales Configuration 1 Le standard automatique peut être installé dans le réseau téléphonique du bureau et configuré de 4 façons minimales différentes. Dans chaque configuration minimale, on présume la présence d un PBX, d un système de recherche de lignes pour les lignes connectées à Smartphone Server (ou lignes groupées), et d un clavier téléphonique avec une standardiste. Il est possible d exclure une ligne du groupe de lignes, d y désactiver le standard automatique et de configurer le PBX de façon à utiliser cette ligne pour les appels externes entrants des utilisateurs de Messagerie vocale/unifiée. De cette manière, les utilisateurs n auront pas besoin de taper leur code d accès à leur boîte aux lettres à chaque fois. Dans la configuration la plus simple, le téléphone de la standardiste est connecté directement à l une des lignes de Smartphone Server (ligne A, voir Figure 1) de façon à ce qu ils sonnent en même temps. Activez le service SA pour la ligne A. Si la standardiste ne décroche pas le téléphone au delà d un certain nombre de sonneries, SA répond à l appel. Si la standardiste décroche le combiné avant, Smartphone n est pas utilisé. Assurez-vous que la ligne A n est pas sélectionnée pour la notification. Configurez le PBX pour transférer tous les appels entrants vers la ligne A et retirez-là des lignes groupées de Smartphone. Cependant, dans cette configuration, une seule ligne peut être utilisée pour répondre aux appels entrants. Selon la configuration du PBX, si le système ou la standardiste sont occupés avec un correspondant, tous les autres demandeurs entendront un signal occupé ou seront mis en attente. 25

26 Smartphone 4.0 Configuration 2 Figure 1: Configuration la plus simple à effectuer. Les lignes sonnant lorsque l appel entrant apparaît sont représentées en rouge. SA doit être activé pour ces lignes. Sélectionnez les lignes activées pour SA dans le dialogue Paramètres du standard automatique, accessible en choisissant l élément du menu [Messagerie vocale/unifiée Standard automatique...] dans Smartphone Server, onglet Lignes. Le nombre de sonneries que SA attendra avant de prendre un appel est défini dans le même dialogue, dans l onglet Général. Remarque : Smartphone Server patientera le même nombre de sonneries avant de répondre aux appels provenant de postes internes qui ont été transférés d un poste à un autre vers Messagerie vocale/unifiée. Vous pouvez sélectionner les lignes pour la notification dans le dialogue Services sortants, accessible en choisissant l élément du menu [Messagerie vocale/unifiée Services sortants...] dans Smartphone Server, onglet Lignes. Dans cette configuration, la standardiste est connectée à une ligne désignée. Toutes les lignes de Smartphone Server et celle de la standardiste sont encloses en lignes groupées de type Toutes sonneries ensemble. Toutes les lignes de Smartphone Server encloses en lignes groupées doivent avoir activé le standard automatique. Ainsi, toutes les lignes se mettront à sonner ensemble dès l arrivée d un appel entrant. Si la standardiste ne décroche pas le combiné après un certain nombre de sonneries, toutes les lignes disponibles de Smartphone Server décrocheront pour répondre à l appel. Le PBX dirigera l appel vers l une d elles. Les autres lignes se déconnectent après la détection de la tonalité continue (tonalité de numérotation). 26

27 Description du standard automatique Configuration 3 Figure 2: Configuration de Toutes sonneries ensemble. Cette configuration est meilleure que la configuration 1 car de multiples appels entrants peuvent être traités simultanément. Cependant, il existe un risque de retards et de problèmes du fait que toutes les lignes essayent de répondre à l appel. La configuration du matériel est la même que pour la configuration 2. Inclut les lignes de Smartphone Server len un type hiérarchique de lignes groupées. Toutes les lignes de Smartphone Server incluses dans les lignes groupées doivent avoir le standard automatique activé. N incluez pas la ligne de la standardiste à ces lignes groupées. Le PBX doit être configuré pour transférer tous les appels entrants vers le pupitre de la standardiste (téléphone). Si celui-ci est désactivé, que la standardiste est occupée ou ne répond pas, le PBX doit transférer l appel vers les lignes groupées de Smartphone. SA doit être configuré pour répondre aux appels après la première sonnerie. 27

28 Smartphone 4.0 Configuration 4 Figure 3: Configuration recommandée. Certains PBX comme Tenovis/BOSCH et Siemens possède la caractéristique Appel hôte. Lorsque le PBX transfère un appel du pupitre de la standardiste, il assigne à cette connexion le type d appel 9. Smartphone peut alors le reconnaître correctement. L option d appeler la standardiste ne sera pas proposée au demandeur. Le PBX peut être configuré pour transférer directement tous les appels externes entrants aux lignes groupées de Smartphone, sans passer par le pupitre de la standardiste. SA doit être actif sur toutes les lignes de Smartphone Server qui font partie des lignes groupées. Cette configuration est recommandée pour les heures non ouvrables, le mode nuit et les vacances. Smartphone Server répond aux appels sans intervention humaine. Cependant, les demandeurs ont la possibilité d être connectés à l opérateur humain si l un d eux est disponible. 28

29 Description du standard automatique Figure 4: Configuration du mode Nuit. La majorité des PBX peut être configurée pour modifier la configuration à un moment prédéfini. Il est recommandé d utiliser l une des trois premières configurations pour les heures ouvrables (la configuration 3 est recommandée) et la configuration 4 pour les heures non ouvrables. Transfert d appel Un transfert d appel basé sur l impulsion crochet est utilisé par le standard automatique pour la connexion au numéro de téléphone de destination. Ce transfert d appel possède deux modes: en aveugle et supervisé. Dans les deux cas, les appels seront transférés au numéro de destination. Si ce numéro est occupé ou ne répond pas, le demandeur s entendra proposer l option de laisser un message vocal. Transfert d appel en aveugle Le transfert d appel en aveugle est le type de transfert d appel le plus simple. Smartphone Server émet une impulsion crochet, compose le numéro de téléphone de destination puis raccroche la ligne. Le demandeur est alors connecté directement à la ligne de destination et Smartphone ne contrôle plus l appel. Si le numéro de téléphone de destination est occupé ou ne répond pas, le demandeur sera transféré sur Messagerie vocale/unifiée et invité à laisser un message. Le PBX doit être configuré pour transférer les appels sur les lignes groupées de Smartphone pour les connexions occupé et sans réponse. Le transfert d appel en aveugle est disponible avec n importe quel PBX qui supporte l impulsion crochet et le transfert d appel de deux personnes (presque tous les PBX). C est pour cette raison que ce type de transfert d appel est vivement recommandé. 29

30 Smartphone 4.0 Transfert d appel supervisé Le transfert d appel supervisé offre une service plus poussé au demandeur. Il exige des fonctionnalités supplémentaires du PBX et de Smartphone Server: un transfert d appel plus souple, une progression d appel plus soigneusement ajustée et la caractéristique de détection de bouclage. Pour transférer l appel dans ce mode, Smartphone Server émet une impulsion crochet puis compose le numéro de téléphone de destination. Smartphone Server attend une réponse de la partie appelée. Si Smartphone Server détecte que l appel a été pris, il raccroche la ligne et se déconnecte de l appel; le demandeur et la partie appelée sont connectés. Si Smartphone Server détecte que la ligne téléphonique de destination est occupée, que le numéro n est pas valide ou que l appel est resté sans réponse après un certain nombre de sonneries (défini dans Smartphone Server), Smartphone émet une autre impulsion crochet pour récupérer le correspondant d origine. Ce dernier est informé du résultat du transfert d appel et invité soit à laisser un message vocal, soit à être connecté à un autre poste téléphonique. Pour activer le transfert d appel supervisé, le PBX doit fournir les fonctionnalités supplémentaires suivantes: une seconde impulsion crochet de sorte que l appel puisse être transféré au demandeur original, si le numéro de destination n est pas disponible, la seconde impulsion crochet doit abandonner la connexion avec le second numéro de sorte que d autres tentatives de transfert d appel dans SA sont possibles. Le transfert d appel supervisé peut causer des problèmes avec des numéros de destination incorrects. Les numéros ou préfixes non recommandés pouvant causer des problèmes doivent être ajoutés à la liste des numéros brulés du SA. Pour certains PBX tournés vers le transfert d appel entre trois parties (par ex. Matra), il peut être nécessaire de désigner un code de transfert (c est à dire une impulsion crochet supplémentaire:,&, ). Un code de transfert peut être défini dans le dialogue Lignes téléphoniques. Pour ouvrir ce dialogue, choisissez l élément du menu [Réglages Lignes téléphoniques...] dans Smartphone Server. Pour configurer le support du transfert d appel pour le standard automatique, choisissez l élément du menu [Messagerie vocale/unifiée Standard automatique...], onglet Transfert d appel. Pour configurer les paramètres de l impulsion crochet utilisés dans le transfert d appel, ouvrez le dialogue Lignes téléphoniques ou exécutez PBXplorer. Détection de bouclage Dans certaines circonstances, il peut arriver que Smartphone Server retransmette un appel vers lui-même. Par exemple, si un demandeur veut laisser un message pour l utilisateur qui n est pas disponible, l appel sera transféré sur les lignes groupées de Messagerie vocale/unifiée après un certain nombre de sonneries. En conséquence, l appel sera finalement transféré vers Smartphone. Un appel occupera deux lignes ou plus. Smartphone possède une nouvelle caractéristique appelée détection de bouclage conçue pour empêcher les boucles de transfert d appel dans le service de standard automatique. Cela fonctionne uniquement avec les transferts d appels supervisés. Smartphone utilise la signalisation SDA pour déterminer le numéro de la partie appelant. Il utilise la variable DID3 c est pourquoi votre PBX doit supporter DID3. Le processus de création d une routine de découpage SDA est décrit dans le document de mise en route, au chapitre Initialisation des services. En répondant à l appel, Smartphone Server compare le numéro de la partie qui appelle aux numéros de poste des lignes sur lesquelles il est actuellement en exécution. S il trouve une compatibilité, Smartphone Server comprend qu il a reçu l appel d une autre ligne de Smartphone (ligne I, voir Figure 5). Dans ce cas, Smartphone Server compose une séquence DTMF spécifique sur la ligne qui répond (ligne II). Cette séquence doit être défi- 30

31 Description du standard automatique nie par l administrateur système. Si Smartphone Server détecte cette séquence prédéfinie sur la ligne qui appelle, il présume que l appel a été transféré sur une autre ligne de Smartphone. Smartphone Server abandonne la boucle en émettant une impulsion crochet et en revenant au demandeur d origine. Finalement, la ligne II raccroche. Figure 5: Processus de détection de bouclage. Pour définir une séquence DTMF de détection de bouclage, ouvrez le dialogue Paramètres du standard automatique en choisissant l élément du menu [Messagerie vocale/unifiée Standard automatique...], onglet Transfert d appel. Pour définir les numéros de téléphone originaux de du système de Smartphone, allez dans le dialogue [Réglages Lignes téléphoniques] et appuyez sur le bouton Configurer (les numéros de poste de travail).... Types d appels entrants Smartphone Server détermine le type d appel (externe ou interne) en analysant les séquences SDA. Si Smartphone détecte que l appel vient du poste d un utilisateur enregistré, le menu vocal offre à l utilisateur de choisir entre accéder à la boîte aux lettres personnelle ou être commuté au standard automatique. Pendant la lecture du premier message vocal, Smartphone Server détecte les caractéristiques de l appel. S il détecte des tonalités de fax (provenant d un télécopieur automatique), il démarre automatiquement le processus de réception de la télécopie. Si le numéro de destination a été correctement détecté (par SDA), il place le document télécopié dans la boîte de réception de l utilisateur concerné. Autrement, il le place dans la boîte de réception de courrier général. Si la boîte de réception de courrier général n a pas encore été créée, la télécopie n arrivera pas à destination. 31

32 Smartphone 4.0 Depuis l apparition de la version 3.0, le type d appel 9, Appel hôte, est supporté. Les PBX supportent ce type d appel lorsque l appel est transféré du pupitre de la standardiste qui n est pas disponible. Tous les appels de Smartphone Server à la standardiste seront désactivés. Lorsque Smartphone Server détecte un appel transféré du poste de l utilisateur n étant pas disponible et effectué par un autre utilisateur, il attend le nombre de sonneries spécifié puis offre au demandeur d accéder aux services du standard automatique ou de Messagerie vocale/unifiée. Administrateurs du standard automatique Un utilisateur ou plus peuvent être définis comme administrateurs du standard automatique. Ces utilisateurs sont capables d afficher et de modifier à distance les paramètres du standard automatique, dans le logiciel Smartphone Client. Les administrateurs du SA peuvent être définis localement sur l ordinateur de Smartphone Server en démarrant le programme Mailbox Administrator et en ouvrant le dialogue Administration par l élément du menu [Standard automatique Administration...], onglet Administrateurs. La liste des administrateurs de l SA peut être consultée à distance avec le logiciel Smartphone Client depuis Microsoft Outlook. Pour afficher ou éditer les paramètres du SSAA à distance, ouvrez le dialogue Options de Microsoft Outlook, accessible par l élément du menu [Outils Options]. Sélectionnez l onglet Standard automatique, dans lequel figurent tous les paramètres SA de base. Courrier général Le courrier général est une fonction du standard automatique qui permet aux demandeurs de laisser un message pour la compagnie dans la boîte aux lettres pour les questions d ordre général. Si la standardiste n est pas disponible et que le demandeur ne sait pas à qui parler ou qu il veut laisser un message pour la compagnie, il peut laisser un message dans la boîte aux lettres générale. La boîte aux lettres générale doit d abord être créée (veuillez consulter le manuel de mise en route pour en savoir plus). Ensuite, la standardiste qui détient la boîte aux lettre générale peut écouter ces messages. Par ailleurs, il est possible de définir une liste de distribution du courrier générale. Tous les utilisateurs inclus à cette liste recevront une copie de chaque message qui apparaît dans la boîte aux lettres générale. Seuls les administrateurs du SA peuvent éditer la liste de distribution du courrier général, accordant ainsi aux utilisateurs le droit de recevoir des messages de la boîte aux lettres générale. Les administrateurs peuvent également décider du type de messages (fax ou vocal, les deux ou aucun) que recevront les utilisateurs de la liste de distribution du courrier général. Pour créer une boîte aux lettres générale, ouvrez l application Mailbox Administrator. Sélectionnez l élément du menu [Standard automatique Créer une boîte aux lettres générale...]. On suppose que le propriétaire de cette boîte aux lettres générale est une standardiste réelle qui est joignable par les abonnés du standard automatique. Tous les messages pour votre compagnie qui ne sont pas d ordre privé seront stockés dans cette boîte aux lettres. Pour définir une liste de distribution, ouvrez Mailbox Administrator, allez dans l élément du menu [Standard automatique Administration...], onglet Liste de distribution du courrier général. 32

33 Description du standard automatique Liste des numéros brûlés La liste des numéros brûlés est un ensemble de paramètres modifiables qui bloquent l accès à certains numéros (comme par exemple les postes et/ou préfixes non utilisés ou restreints). Cette caractéristique protège votre système téléphonique contre les attaques de phreakers. Il vous est recommandé de désactiver tous appels internationaux et autres indicatifs d appels coûteux. Si le demandeur appelle un numéro qui a été bloqué par la liste des numéros brûlés, il est alors mis au courant de ce fait. L appel est ensuite renvoyé au menu principal prefixes). Les transferts d appels vers les numéros inclus dans la liste des numéros brûlés sont désactivés. Si le demandeur appelle un numéro qui a été bloqué par la liste des numéros brûlés, il est alors mis au courant de ce fait. L appel est ensuite renvoyé au menu principal. Tous numéros commençant par un numéro bloqué seront bloqués, de fait si 9 est inclus dans la liste des numéros brûlés, tout numéro composé qui commence par un 9 ne sera pas possible. Il est impossible de composer des numéros commençant par le chiffre réservé 0 (zéro). Le service Messagerie vocale/unifiée possède une liste indépendante de numéros brûlés et autorisés. Remarque : Le standard automatique ne tiendra pas compte des modifications de la liste des numéros brûlés tant qu il n aura pas été redémarré. 33

34 Smartphone

35 Chapitre 3: Description technique de Messagerie unifiée Pour en savoir plus sur la configuration du support de Messagerie vocale/unifiée, veuillez consulter le manuel de Miseen route, au chapitre "Initialisation des services. Cette section décrit l infrastructure générale de Messagerie unifiée et comprend la description des éléments suivants: Base de données des boîtes aux lettres Stockage des messages Standards de téléphonie Protocoles de réseaux Accès à Smartphone Server par téléphone Possibilité pour les utilisateurs de Smartphone d accéder aux ordinateurs Smartphone Server par le LAN Smart-4-Fax Server Utilitaire de file d attente des messages de Smartphone Base de données des boîtes aux lettres Les informations concernant les boîte aux lettres des utilisateurs ne sont accessibles que de Mailbox Administrator. Pour avoir accès à la base de données d informations des boîte aux lettres, il suffit de cliquer deux fois sur l utilisateur dans la fenêtre principale de Mailbox Administrator. Cela ouvrira la fenêtre Ouvrir la boîte aux lettres comportant les onglets suivants: Réglages: Cet onglet comprend les informations générales relatives à l utilisateur, dont: Type de boîte de réception Le numéro de poste identification d utilisateur Nom et prénom Répertoire pour les messages d accueil (le répertoire affiché pour chaque utilisateur est un sous-répertoire du répertoire C:\Program Files\Smartphone Server\Messaging\Users sur l ordinateur de Smartphone Server) Numéro de téléphone de l assistant Langue de l utilisateur Avancés: Cet onglet comprend les informations générales relatives à l utilisateur, dont: Numéro de fax désigné auquel l utilisateur peut envoyer des fax de façon à les visualiser. Numéro de fax personnel auquel l utilisateur reçoit les fax entrant. Emplacement où sont stockés les messages de l utilisateur. Notification: Cet onglet comprend les paramètres de la fonction de notification d appel, à savoir: Pour la notification par téléphone: Numéro de téléphone et période active de la notification. Pour la notification par courrier électronique: Adresse électronique. Pour la notification par SMS: Numéro de téléphone mobile. Messages d accueil: Nom et messages vocaux de l utilisateur. Messages: Messages se trouvant dans la boîte aux lettres. 35

36 Smartphone 4.0 Permissions: Cet onglet inclut les permissions de l utilisateur, à savoir: La priorité maximum de l utilisateur dans la file d attente de Smart-4-Fax. L option d activer les appels sans cochez la liste des numéros brûlés. Equipe de support technique Plusieurs personnes sont chargées d aider les abonnés et les utilisateurs à utiliser les services de Smartphone: l opérateur système, le(s) assistant(s) personnel(s), les standardistes et l administrateur système. La personne chargée d aider les abonnés et les utilisateurs avec le sytème de Smartphone est l opérateur système. Il ne doit y avoir qu un seul opérateur système pour le bureau. Cette personne doit pouvoir répondre aux questions techniques concernant le standard automatique, la messagerie vocale et la messagerie unifiée. Les paramètres et le numéro de téléphone de l opérateur système sont spécifiés dans Smartphone Server, élément du menu [Messagerie vocale/ unifiée Réglages], onglet Téléphone. Tout utilisateur peut également avoir un assistant personnel. Cet assistant peut être contacté lorsque l utilisateur est disponible. Le numéro de téléphone de l assistant est défini dans Mailbox Administrator, dans l onglet Général des paramètres de la boîte aux lettres. Pour contacter un assistant, appuyez sur 0 0 (zéro zéro) dans le menu vocal. Si le téléphone de l assistant personnel est spécifié, l assistant sera contacté. Sinon, l opérateur système sera connecté. Si le téléphone de l opérateur système n est pas défini non plus, l abonné sera informé que l assistant n est pas disponible. Les assistants sont nécessaires dans deux types de situations: 1. l utilisateur enregistré veut parler en ligne à son assistant personnel pendant qu il lit ses messages. Par exemple, si l utilisateur trouve un message important et veut obtenir des détails d urgence. 2. le demandeur inconnu qui veut être connecté à un utilisateur peut choisir de parler à son assistant au lieu de laisser un message. Si l opérateur automatique a été activé, une boîte aux lettres de Reception spéciale soit être créée. Le demandeur peut appuyer sur 0 pour être connecté à la réception ou pour laisser un message dans la boîte aux lettres général. La boîte aux lettres générale permet au demandeur de laisser un message d ordre général pour la compagnie ou l organisation, sans avoir à sélectionner un utilisateur en particulier. Le demandeur peut également laisser un message dans la boîte aux lettres générale si la standardiste n est pas disponible. Le technicien prenant soin de Smartphone s appelle l administrateur système. En cas de problèmes techniques sur Smartphone Server, cette personne sera contactée automatiquement par le système. Ses numéros de téléphone sont définis dans Smartphone Server, élément du menu [Messagerie vocale/unifiée Notification d alarme...]. Stockage des messages Les messages d utilisateurs sont stockés soit sur Smartphone Server (pour les utilisateurs de la messagerie vocale), soit sur Microsoft Exchange Server (pour les utilisateurs de la messagerie unifiée). Lorsque le serveur qui ne stocke pas les messages reçoit des messages, ceux-ci sont immédiatement transférés sur le serveur qui stocke les messages: Si la base de données de messages se trouve sur Microsoft Exchange Server: Les messages vocaux et fax reçus par Smartphone Server sont immédiatement transférés sur Microsoft Exchange Server. 36

37 Description technique de Messagerie unifiée Si la base de données de messages se trouve sur Smartphone Server: Les messages vocaux et fax reçus par Smartphone Server sont sauvegardés dans la base de données de messages de Smartphone Server. Dans ce cas, la messagerie électronique n est pas prise en charge. Remarque : La notification d appel par courrier électronique des messages vocaux et fax reçus est prise en charge. Smartphone Server communique avec Microsoft Exchange Server sous le compte d un utilisateur virtuel de Microsoft Exchange Server appelé spadmin par défaut. Après que Smartphone Client ait été installé et configuré, les droits de propriété sont accordés à spadmin sur le dossier sélectionné pour la réception des messages vocaux/fax. L utilisateur virtuel n a pas la mai, mise sur toute la boîte aux lettres mais seulement sur le dossier sélectionné. Cela empêche l utilisateur virtuel de parcourir la boîte aux lettres de cet utilisateur. Smartphone Client envoie ensuite l id du dossier MAPI du dossier sélectionné à Smartphone Server. A son tour, Smartphone Server envoie l id du dossier à la base de données de configuration de Smartphone Server et utilise cet identificateur de dossier pour délivrer les messages. Vous pouvez suivre les changements de permission en contrôlant les permissions à ce dossier avant et après l installation et la configuration de Smartphone Client. Ceci peut être effectué uniquement depuis Microsoft Outlook et Microsoft Exchange Client, car l administrateur de Exchange ne fournit pas la permissionadministrator does not provide permission de réglage et de traitement pour chaque dossier. Dans le déroulement du travail, Smartphone Server a besoin de ces paramètres de permissions pour créer de nouveaux messages entrants et les retirer par téléphone (les écouter ou les supprimer). Smartphone utilise la méthode Publier dans le dossier car c est le meilleur moyen de remise des messages. La méthode consistant simplement à envoyer les messages (connue sous le nom de envoyer à une adresse électronique ) occasionne parfois la perte de messages. Cependant, la méthode Publier dans le dossier ne permet pas à l utilisateur d utiliser l assistant Gestion des messages, car les messages ne sont pas délivrés par le mécanisme de distribution de Microsoft Exchange Server mais sont créés à l intérieur de Microsoft Exchange Server. Dans Smartphone 4.0, nous fournissons les deux méthodes de distribution: "Publier dans le dossier" ou "Envoyer à une adresse électronique" à l aide de MAPI. Publier dans le dossier est la méthode par défaut mais il est possible de choisir "Envoyer à une adresse électronique" de façon à ce que l assistant Gestion des messages Outlook puisse être utilisé. Les messages sont transférés grâce aux protocoles MAPI et TCP/IP. Les sections suivantes expliquent comment spécifier le serveur pour stocker les messages depuis : Microsoft Exchange Client ou Outlook Mailbox Administrator Remarque : Smartphone Server est l emplacement de stockage par défaut; pour définir Smartphone Server comme emplacement du stockage des messages, il suffit de laisser le champ réservé au serveur de stockage des messages blanc. Spécifier Smartphone Server comme emplacement de stockage des messages (depuis Microsoft Exchange Client ou Outlook) 1. Dans le menu principal de Microsoft Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 3. Supprimez le contenu du champ de la boîte Localisation des messages vocaux/fax. 4. Click OK. 37

38 Smartphone 4.0 Spécifier Smartphone Server comme emplacement de stockage des messages (depuis Mailbox Administrator) Réalisez les étapes suivantes: 1. Dans la fenêtre principale de Mailbox Administrator, cliquez deux fois sur la boîte aux lettres qui sera déterminée pour le stockage des messages. 2. Le dialogue Ouvrir la boîte aux lettres apparaît. Cliquez sur l onglet Avancés. 3. Dans la boîte Localisation des messages vocaux/fax, supprimez le contenu du champ Dossier. 4. Cliquez sur OK. Spécifier Microsoft Exchange Server comme emplacement de stockage des messages (depuis Microsoft Exchange Client ou Outlook) Réalisez les étapes suivantes: 1. Dans le menu principal de Microsoft Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez Messagerie unifiée. 3. Dans la boîte Localisation des messages vocaux/fax, cliquez sur Répertoire. 4. Le dialogue Choix d un dossier apparaît. Faites apparaître les sous-dossiers de votre boîte aux lettres en cliquant sur la case Cliquez sur boîte aux lettres. 6. Cliquez sur OK. 7. Cliquez sur OK. Spécifier Microsoft Exchange Server comme emplacement de stockage des messages (depuis Mailbox Administrator) Remarque : L exemple suivant montre comment sélectionner un dossier à partir d une boîte aux lettres représentant l emplacement de stockage des messages de l utilisateur utilisant Mailbox Administrator. Cependant, en règle générale Mailbox Administrator n aura pas accès à la boîte aux lettres. En conséquence, la procédure suivante ne sert généralement qu à: Assigner un dossier public comme dossier des messages d un utilisateur défini. Assigner le dossier de messages d un utilisateur qui s avère également être Mailbox Administrator. 1. Dans la fenêtre principale de Mailbox Administrator, cliquez deux fois sur la boîte aux lettres qui sera définie comme emplacement de stockage des messages. 2. Le dialogue Ouvrir la boîte aux lettres apparaît. Cliquez sur l onglet Avancés. 3. Dans la boîte Localisation des messages vocaux/fax, cliquez sur Dossier ( ). Le dialogue Choisir dossier apparaît. 4. Affichez les sous-dossiers de la boîte aux lettres en cliquant sur la case Cliquez sur boîte aux lettres. 6. Cliquez sur OK. 7. Cliquez sur OK. Protocoles réseaux UM utilise les protocoles de messagerie suivants: TCP/IP 38