REPUBLIQUE DU BURUNDI PROJET D APPUI A L AMELIORATION DU SYSTEME DES MARCHES PUBLICS

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1 REPUBLIQUE DU BURUNDI PROJET D APPUI A L AMELIORATION DU SYSTEME DES MARCHES PUBLICS AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP) MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE (MFP) RAPPORT D AUDIT SUR LES MARCHES PUBLICS AU TITRE DE L EXERCICE BUDGETAIRE 2013 VERSION DEFINITIVE JUILLET 2015 Le présent rapport a été rédigé à la demande de l ARMP. Il a été établi à l usage exclusif de l ARMP. Son utilisation par un tiers autre que le destinataire est interdite. Il contient 38 pages hors annexes.

2 LISTE DES ABREVIATIONS SIGLE AAO AGPM AC ANO AOO AOR ARMP CCAP CCAG CCTG CCTP CMP CPM COMESA DAO Décret n 100/120 Décret N 100/123 DNCMP GBE IS MFP OI Ord 540/7/2009 Ord 540/2008 PPM PV RPAO TDR DEFINITION Avis d Appel d Offres Avis Général de Passation de Marché Autorité Contractante Avis de Non-Objection Appel d Offres Ouvert Appel d Offres Restreint Autorité de Régulation des Marchés Publics Cahier des Clauses Administratives Particulières Cahier des Clauses Administratives Générales Cahier des Causes Techniques Générales Cahier des Causes Techniques Particulières Code des Marchés Publics Commission de Passation des Marchés Common Market for Eastern and Southern Africa Dossier d Appel d Offres Décret N 100/120 du 08 Juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Décret N 100/123 du 11 Juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la cellule de gestion des marchés publics Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics Garantie de Bonne Exécution Instructions aux Soumissionnaires Mutuelle de Fonction Publique Observateur Indépendant Ordonnance n 540/7/2009 du 05/01/2009 portant mise en place de documents-types de passations des marchés Ordonnance N 540/1035/2008 du 06/10/2008 portant seuil de passation, de contrôle et de publication des marchés publics Plan de Passation de Marchés Procès-Verbal Règlement Particulier de l Appel d Offres Termes De Référence YZAS Baker Tilly Juillet /38

3 SOMMAIRE Pages I. LIMITATIONS GENERALES... 4 II. CONTEXTE, OBJECTIFS, COMPREHENSION ET APPROCHE METHODOLOGIQUE.. 4 II.1. Contexte... 4 II.2. Objectifs... 5 II.3. Compréhension... 6 II.4. Approche méthodologique... 7 III. EXAMEN APPROFONDI ET DETAILLE DES MARCHES PASSES PAR L AUTORITE CONTRACTANTE... 9 YZAS Baker Tilly Juillet /38

4 I. LIMITATIONS GENERALES Avant le démarrage de la mission, l auditeur a insisté auprès du Comité de Pilotage, pour que les pièces soumises à l audit du processus de passation de marchés soient les exemplaires originaux. L auditeur signale que les documents mis à sa disposition par les Autorités Contractantes sont, en quasi-totalité, des photocopies. Conformément au chronogramme d exécution de la mission, après la validation de l échantillon proposé par l auditeur, les Autorités Contractantes disposaient de 21 jours pour rassembler, dans des dossiers par marché sélectionné, toutes les pièces justificatives et les tenir à la disposition de l auditeur dans les locaux de l ARMP. L auditeur a constaté l absence de nombreuses pièces essentielles dans les dossiers mis à sa disposition. II. CONTEXTE, OBJECTIFS, COMPREHENSION ET APPROCHE METHODOLOGIQUE II.1. Contexte Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence, l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance dans un Etat de droit, le Gouvernement du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de gestion des finances publiques. Cette réforme cherche à rationaliser les dépenses publiques et aligner le système de passation des marchés publics sur les meilleures pratiques internationales en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à l'harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle comporte ainsi d'importantes innovations en matière de marchés publics par rapport à la réglementation antérieure en ce qu'elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des procédures au stade de passation de marchés, instaure le contrôle à priori, responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle à posteriori. Plus particulièrement, du point de vue du cadre institutionnel des marchés publics, la République du Burundi s'est dotée depuis 2008 d'un système réformé. Un nouveau Code des marchés publics est entré en vigueur en Octobre 2008 ainsi que les divers décrets d'application portant création, organisation et fonctionnement de différentes structures constituant le cadre institutionnel de ce système. Parmi celles-ci, la réforme a contribué à la création de l'autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sous forme d'autorité administrative indépendante, devenue pleinement fonctionnelle depuis le premier semestre Les missions de l'armp s'articulent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation. Parmi ces missions, l'armp a l'obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la réglementation en matière de passation, d'exécution et de contrôle des marchés et conventions. C'est dans ce cadre que l'armp, en collaboration avec le projet d'appui à l'amélioration du système des marchés publics, cogéré par le Ministère des Finances et de la Planification du Développement Economique et la Coopération Technique Belge (CTB), entendent réaliser l'audit sur les marchés publics relatif à l'exercice budgétaire 2013 et, pour ce faire, recruter un bureau spécialisé indépendant pour la réalisation de cette mission. La présente mission a pour objet la mise en œuvre de cet audit indépendant annuel pour la vérification des conditions de régularité des procédures de passation et d'exécution des marchés publics et délégations de service public (le cas échéant), des avenants et marchés complémentaires conclus au titre de l'exercice budgétaire 2013 sur base d'une liste préalablement établie par l'armp. YZAS Baker Tilly Juillet /38

5 II.2. Objectifs II.2.1. Objectifs principaux de la mission Les objectifs principaux sont ceux-ci : - mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des marchés publics et ses textes d'application, tant dans la passation que dans l'exécution des marchés publics ; - apprécier l'adéquation et la mise en application des procédures de passation des marchés et des modalités de gestion des contrats au regard des principes d'efficience, d'efficacité et d'économie, pour les dépenses effectuées par les autorités contractantes (voir liste infra) sur la base des processus de passation des marchés. II.2.2. Tâches spécifiques du consultant Les tâches spécifiques du consultant se déclinent comme suit : - formuler une opinion sur le respect des procédures de passation et d'exécution telles que prévues par le cadre légal et réglementaire des marchés publics. Une opinion doit être fournie individuellement pour chaque autorité contractante auditée ; - vérifier la mise en application des procédures au regard des principes généraux d'économie, d'efficacité, d'efficience, d'équité et de transparence ; - fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les aspects techniques et économiques ; - identifier les cas de non-conformité des procédures aux directives du Code des marchés publics et/ou des documents du marché, en particulier dans les cas de rejet d'offres moins-disantes, de fractionnement de marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-respect des éléments constitutifs des dossiers d'appel d'offres, de non-respect des seuils fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication, d'attribution à des offres anormalement basses, etc.. Pour chacune des autorités contractantes auditée, le consultant apportera un jugement sur l'acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du Code des Marchés Publics et de ses textes d'application ; - formuler une opinion sur les plaintes des soumissionnaires pour évaluer l'exhaustivité, l'efficacité et la pertinence de leur traitement par l'autorité contractante et établir le pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur. En ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des Différends de l'armp, le consultant examinera aussi le degré d'application (en pourcentage), par l'autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés ; - examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de non objection donnés par la DNCMP ; - dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par rapport au niveau d'exécution et soulever les irrégularités constatées ; - examiner et évaluer les situations d'attributions de marchés par gré à gré et entente directe ; - examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques (manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles qu'elles sont définies dans la réglementation en vigueur ; - formuler des recommandations tant aux niveaux institutionnel et organisationnel, qu'aux niveaux de la passation et de l'exécution des marchés pour une amélioration globale du système. YZAS Baker Tilly Juillet /38

6 Cette liste d'activités n'est pas exhaustive et le consultant devra faire appel à son expérience pour proposer toute autre activité pertinente susceptible de contribuer à l'accomplissement satisfaisant des objectifs de la mission. Enfin, la mission doit être exécutée conformément aux normes d'audit internationalement reconnues. Le consultant accordera une importance particulière aux recommandations que lui inspire la revue effectuée au niveau de chaque autorité contractante. Ces recommandations seront formulées de manière explicite avec des indications précises sur leur mise en œuvre. Dans ses recommandations, le consultant donnera des indications claires sur les marchés dans lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l'armp de poursuivre les investigations appropriées. II.3. Compréhension Selon notre compréhension, l Auditeur devra mettre en œuvre les diligences professionnelles qu il jugera nécessaires, pour s assurer que : Au plan de la passation des marchés : - Tous les marchés publics (fournitures, services et travaux) passés sont inscrits au préalable dans le plan de passation de marchés de chaque autorité contractante régulièrement approuvé par tous les organes compétents ; - Les conditions générales de passation des marchés publics et de délégation des services publics (le cas échéant) ont été correctement respectées : transparence, équité, régularité, utilité, économie et conformité au Code des marchés publics et ses textes d application. A cette fin, une attention particulière sera accordée aux marchés de gré à gré ou entente directe. Les cas de non-conformité identifiés durant de la mission seront examinés au regard des procédures en vigueur. Au plan de l exécution des marchés : - Tous les marchés publics passés par les autorités contractantes ont été exécutés dans le strict respect des dispositions du Code des marchés publics en vigueur dans la République du Burundi et ses textes d application dans un souci d efficacité et d efficience. Une analyse de l état d exécution physique et financière des marchés sélectionnés sera faite en complément ; - Les marchés publics passés (fournitures, services et travaux) ont été réalisés et/ou livrés conformément aux spécifications et prescriptions techniques contenues dans le contrat. Nous apprécierons les conditions et délais de réalisation desdits marchés. Au plan de la gestion des contentieux : - Les plaintes des soumissionnaires soumises aux différentes structures compétentes (Autorité contractante, ARMP) sont traitées conformément à la réglementation en vigueur et sanctionnées par des décisions idoines ; - Les décisions prises sont effectivement mises en œuvre. A cette fin, un échantillon de décisions prises sera passé en revue par autorité contractante pour l appréciation de leur degré d application. YZAS Baker Tilly Juillet /38

7 II.4. Approche méthodologique Pour l atteinte des objectifs rappelés aux paragraphes ci-avant et selon notre compréhension, nous avons mis en œuvre la méthodologie ci-après. II.4.1. Documentation à mettre à la disposition de l Auditeur La mission a démarré par la mise à disposition de l Auditeur des documents et informations nécessaires à la détermination de l échantillon des marchés à auditer le 02 Mars 2015 par le Comité de pilotage. Les documents reçus en version électronique, via Dropbox, étaient constitués des fichiers, objet de l annexe N 1. II.4.2. Prise de connaissance, préparation, proposition et validation de l échantillon de marchés à auditer Nous avons effectué une prise de connaissance approfondie des documents mis à notre disposition. Cette prise de connaissance nous a permis de déterminer, proposer et soumettre à la validation du Comité de pilotage, l échantillon de marchés qui sera couvert par notre audit. L échantillon contient soixante-dix (70) dossiers d appel d offres comprenant quatre-vingt-dix (90) marchés initiés et conclus par vingt une (21) Autorités Contractantes (AC) au cours de l exercice budgétaire L échantillon proposé et validé définitivement par le Comité de pilotage le 12 Mars 2015, est présenté à l annexe N 2. II.4.3. Lancement de la mission Nous avons organisé une réunion de lancement de la mission sur le terrain le 08 Avril 2015 avec le Comité de pilotage de la mission pour : - valider la démarche méthodologique et l organisation de l intervention sur le terrain (exploitation des dossiers mis à disposition, visite des sites et appréciation physique, réunions intermédiaires de validation) ; - identifier, inventorier et réceptionner les dossiers relatifs à tous les marchés sélectionnés (liste préalablement validée) ; - obtenir une description du mode de classement des dossiers des marchés ; - désigner le ou les Point(s) Focal (aux) représentant le Comité de pilotage ; - confirmer et valider avec le Comité de pilotage, le nombre et le format des rapports à émettre. II.4.4. Contrôle documentaire exhaustif des marchés sélectionnés Pour atteindre les objectifs de la mission énoncés au point II.2, nous avons exécuté nos diligences à partir du logiciel EGOUEXPERT APPM qui est un logiciel d audit des procédures de passation et d exécution de marchés conçu et développé par nous. Ce logiciel intègre déjà les directives des principaux bailleurs (IDA, BAD, BID) et les codes de marchés de certains pays d Afrique de l Ouest (Côte d Ivoire, Burkina Faso, Mali). Pour les besoins de la présente mission, nous avons intégré le code des marchés du Burundi, dès la réception des documents nécessaires à la préparation de la mission. Ce logiciel nous permet d exécuter nos diligences d audit dans un cadre harmonisé et structuré comme suit : YZAS Baker Tilly Juillet /38

8 1. Existence d un plan de passation de marchés Nous nous sommes assurés du respect des dispositions préalables à la mise en concurrence (plan prévisionnel annuel de passation de marché, détermination des besoins à satisfaire, contrôle des cumuls et fractionnements des dépenses, examen des seuils de passation des marchés). 2. Présélection des soumissionnaires Nous nous sommes assurés du respect des conditions de présélection et d informations des soumissionnaires (publicité obligatoire, communication, délai de soumission, justification des capacités requises etc.). 3. Conformité du dossier Nous nous sommes assurés de l utilisation des modèles types et des éléments constitutifs des dossiers d appel d offres prévue par le code des marchés publics du Burundi en fonction des types de procédures et de la nature des acquisitions. 4. Ouvertures des offres Nous nous sommes assurés du respect des dispositions relatives à la réception, au délai, au conditionnement et à la procédure d ouverture des offres (techniques et financières). 5. Rapport d analyses techniques et garanties de performances Nous nous sommes assurés du respect des dispositions relatives à la composition et l attribution de la commission de passation de marchés, à l analyse et à l évaluation des offres techniques, au mode de sélection et aux garanties de performances. 6. Rapport d analyses financières Nous nous sommes assurés du respect des dispositions relatives à l examen des offres financières notamment les offres anormalement basses ou celles anormalement élevées. 7. Attribution du contrat Nous nous sommes assurés du respect des formes et pièces constitutives des marchés, des dispositions relatives à la signature et à l approbation des contrats, à l information des soumissionnaires et au démarrage des prestations, travaux ou services. 8. Exécution du contrat Nous nous sommes assurés des procédures relatives à l exécution des prestations, à la gestion des garanties et au règlement des marchés. A la fin de nos contrôles documentaires tels que présentés ci-dessus, nous avons consigné les résultats de nos contrôles dans une fiche récapitulative par marché audité. Chaque fiche présente, de façon détaillée, tous les constats faits, tant sur le plan respect du cadre légal et réglementaire des marchés publics, des procédures de passation de marchés et l application de ces procédures selon les principes d efficience, d efficacité et d économie que sur le plan exécution des contrats conclus (exécution physique et financière). YZAS Baker Tilly Juillet /38

9 III. EXAMEN APPROFONDI ET DETAILLE DES MARCHES PASSES PAR L AUTORITE CONTRACTANTE Pour l atteinte des objectifs de la mission, l auditeur a organisé son examen approfondi selon l ordre logique de déroulement du processus de passation de marchés. L outil de base pour l exécution des diligences permet de comparer les dispositions légales et règlementaires aux opérations telles que réalisées par les AC. Pour la comparabilité des conclusions entre AC, les résultats de l analyse sont présentés sous la forme de fiches reprenant toutes les diligences accomplies par marché et les observations relevées par diligences avec le commentaire de l AC auditée. YZAS Baker Tilly Juillet /38

10 CONTRÔLE DES MARCHES DE BIENS MISSION : AUDIT DES MARCHES PUBLICS DU BURUNDI POUR L EXERCICE 2013 AC : MFP N Contrat : DNCMP/29/F/2013 Bailleur : ETAT BURUNDAIS Titulaires : NIMPAGARITSE Marie Goreth et SPATEC Intitulé : Fourniture du matériel de bureau 15 Détaillé sur le plan de passation de marché Montant Prévisionnel Le marché a été retrouvé au PPM sous l'inscription «Fourn. Matériel bur. à com» FBU 15 et 16 Publicité du PPM Le PPM n'a pas été publié et 72 CMP et 2 ord. n 540/103 5/ décret n 100/ et 37 décret n 100/120 Revue à priori ou à posteriori Date de transmission du projet de DAO à la DNCMP (si contrôle à priori) Non objection sur les projets de DAO (si contrôle à priori) (préciser la date) La procédure de passation est soumise au contrôle à priori de la DNCMP. ne contient pas de document portant transmission du projet de DAO à la DNCMP. ne contient pas d'ano de la DNCMP sur le projet de DAO. Correcte c était un marché à commande. Elle a été validée par la DNCMP. Oui, le marché a eu l autorisation préalable de publication de la part de la DNCMP qui a donné le numéro de publication. La demande existe et porte le n 574/CGMP/435/2013 du 16 janvier La non objection se concrétise par l octroi du numéro de publication par la DNCMP. 44 Numéro du DAO DNCMP/29/F/2013 Vrai Devise FBU La monnaie de soumission et de paiement est locale car c est un marché national. Méthode de passation AOO AOO à commande Type de contrat Marché à prix unitaire Vrai ne contient pas la preuve de la publication Publication de l'avis de l'aao dans un journal à audience La publication a été faite au 47 d'appel d'offres (Date et nationale. Un AAO figure au DAO. Il Support) indique que la publication a été faite le Renouveau du 18/2/ /02/2013 et la date limite de dépôt des offres le 18/03/2013. ord n 540/7/ et 45 Conformité du DAO au modèle arrêté Contenu du DAO (y compris le Règlement particulier) 43 Modification du DAO Nombre de candidats ayant acheté le DAO (contrôler la liste d'achat) Date limite de réception des offres Délai de préparation des offres Le modèle type de DAO n'a pas été communiqué à l'auditeur. Le DAO contient un CCAT mais ne contient pas le CCAG. ne contient pas de pièces signalant une modification du DAO. ne contient pas de registre d achat des offres. L'AAO figurant dans le DAO indique une date limite de dépôt fixée au 18/03/2013 à 10 h. Sur la base des informations extraites de l'aao figurant au DAO, le délai de préparation est de 30 jours. Le modèle est disponible à la DNCMP et à l ARMP. Le CCAG existe. Vrai, le DAO n a pas été modifié. Vrai et seuls deux soumissionnaires inscrits au PV d ouverture ont acheté le DAO. YZAS Baker Tilly Juillet /38

11 67 91, 92, 93, 94 Délai de validité des offres (a) Contrôle des garanties d'offre 60 Nombre de postulants à 19 décret n 100/123 Liste de présence à l'ouverture des offres Existence d'une souscommission d'ouverture des offres (vérification des actes de nomination) Identité et Présence de l'observateur indépendant Informations sur les offres Examen du PV d'ouverture des offres (date, identité des signataires, contenu) Preuve de publication du PV d'ouverture des offres Existence et conformité de la composition de la sous-commission d'analyse des offres 90 jours à compter de l'ouverture, soit le 15 Juin Le montant de la garantie d offre de FBU est supérieur au maximum exigé par le CMP qui indique que : «le montant de la garantie est compris entre 1% et 2% du montant prévisionnel du Acte pris. marché». En l espèce, le montant de la garantie d offre ne doit pas être supérieur à FBU. ne contient pas de registre de dépôt des offres. Selon le PV d'ouverture, il y avait 2 soumissionnaires. Conformément aux dispositions de l'article 60 du CMP «la liste signée des personnes présentes" doit être annexée au PV d'ouverture». ne contient pas de liste de présence annexée au PV d'ouverture des offres. Une commission de passation des marchés a été désignée par un courrier en date du 15/05/2013 du DG de la Mutuelle. Les justificatifs de nomination des membres de la sous-commission ouverture des offres n'ont pas été produits à l'auditeur. ne contient pas de pièces relatives à la désignation de l O.I. de l ARMP. Le PV d'ouverture ne fait pas mention de sa présence. Les informations contenues dans les offres sont contenues dans le PV d'ouverture. Dans le fond, le PV d'ouverture des offres est pour l'essentiel conforme aux dispositions du DAO. Les modalités de la publication du PV d ouverture ne sont pas définies par le CMP. Le dossier communiqué à l'auditeur ne contient pas la preuve de publication du PV d'ouverture des offres. Une commission de passation des marchés a été mise en place par courrier du 15/03/2013 dont la photocopie ne porte pas d accusé de réception des destinataires. Les pièces justificatives de la désignation des membres de la sous-commission d'analyse n'ont pas été communiquées à l'auditeur. Le PV d'analyse indique que la souscommission d'analyse des offres est composée de 3 membres au lieu de 5 prévus par les textes. Le modèle de registre a été rendu disponible en 2014 par l ARMP. La liste existe sur l original. Le Président de la Commission de passation a nommé à son tour les sous commissions d ouverture et d analyse des offres respectivement n 574/CGMP/520/2013 du 15/3/2013 et n 574/CGMP/554/2013 du 27/3/2013. Mr Roger NDIKUMAGENGE était désigné par la DNCMP pour participer à l ouverture des offres par correspondance n 549/429/CSO/2013. Les courriers internes sont transmis dans un registre avec accusé de réception par signature. Cfr supra. Acte pris. YZAS Baker Tilly Juillet /38

12 et 37 décret n 100/ Examen du rapport d'analyse (date, conformité du rapport) Existence d'offres anormalement basses (appréciation des critères de détermination de l'offre anormalement basse) Délai accordé pour l'analyse et l'évaluation des offres Existence et date du PV d'attribution provisoire Date de demande de l'ano sur le rapport d'analyse et le PV d'attribution provisoire Avis de non objection sur le rapport d'analyse et le PV d'attribution provisoire (si contrôle à priori) (date, support) L'auditeur relève qu'un PV d'analyse non daté a été rédigé en lieu et place d'un rapport d analyse. L auditeur a fait les constats ci-après : - Le marché à lot unique a été réparti entre 2 soumissionnaires différents ; - La sous-commission d analyse a proposé de relancer les articles sur lesquels les soumissionnaires n'ont pas porté leur choix. En effet, le PV d analyse indique "sur 101 articles, il a été décidé de passer commande de 33 articles auprès de Mme NIMPAGARISTE Marie Goreth et 36 auprès de SPATEC. Les 32 articles restant feront l'objet d'une relance par le biais d une consultation restreinte.» La proposition de la sous-commission d'analyse a été validée par la CPM ad hoc, en sa séance du 07/05/2013, et entérinée par la DNCMP par courrier du 05/06/2013. Ce fractionnement d'un marché unique entre plusieurs attributaires est contraire aux principes du CMP. Les modalités de détermination de l offre anormalement basse ne sont pas définies dans le DAO. ne contient pas de documents faisant mention d'offre anormalement basse. Le PV d'ouverture des offres ne fait pas mention de délai accordé à la souscommission d'analyse des offres pour produire le rapport. ne contient pas de PV d'attribution provisoire. Un rapport de la CPM du marché en date du 08/05/2013 a validé le PV d'analyse de la sous-commission d'analyse des offres. La CPM du marché était composée de 4 membres dont 2 ayant participé à l'analyse des offres. ne contient pas de document justificatif de la demande de validation du rapport d'analyse et du PV d'attribution provisoire. Une photocopie ne portant pas d accusé de réception d'un courrier du 16/05/2013 adressé à la DNCMP porte demande de la non objection pour l'attribution du marché. La DNCMP a donné son ANO pour l'attribution du marché le 05/06/2013, malgré le fractionnement du marché unique entre deux soumissionnaires et la signature du contrat hors délai de validité des offres. Le PV d analyse signé a été transmis au Président de la CPM sous forme de rapport en date du 25 avril 2013 par correspondance n 574/CGMP/613/2013. Le marché était à gagner par items et à commande. On ne pourrait pas attribuer des items auxquels on n a pas soumissionné. Acte pris mais on se réfère aux prix courant du marché. C est le rapport de la CPM qui est le PV d attribution provisoire une fois agréé par la PRMP et obtenu la non objection. C est à cette date du 16/5/2013 que l on a demandé la non objection à l attribution provisoire à la DNCMP qui s est prononcé favorablement. Marché étaient à commande et par items gagnés. YZAS Baker Tilly Juillet /38

13 et et 73 décret CPM 12 Validation du PV d'attribution provisoire Date et support de publication du PV d'attribution provisoire (b) Date et support de notification d'attribution provisoire Information des soumissionnaires non retenus (date et support) et restitution des garanties de soumission Demande d'information par les soumissionnaires non retenus Traitement de la demande d'information par les soumissionnaires non retenus Recours exercés par les soumissionnaires non retenus Décision de l'autorité contractante en cas de recours Adoption du projet de marché par la CPM Transmission du dossier de marché à la DNCMP (date et support) Numéro de contrat Identité de l'attributaire Date de signature par l'attributaire (c) Date de signature par le représentant de l'autorité contractante ((c) + 7j maxi, (b) + 15j min) La forme de la validation du PV d'attribution provisoire par la DNCMP n'est pas définie par les textes. En pratique, la DNCMP se contente de se prononcer sur la proposition d attribution qui lui est soumise, et ce quelle que soit la nature du document (PV d'analyse, rapport d'analyse, PV de séance de la CPM). Le modèle type de présentation du PV d'attribution provisoire n a pas été communiqué à l'auditeur. L'attribution du marché n'a pas fait l'objet de publication. Les notifications de l'attribution du marché aux deux soumissionnaires retenus ont été faites les 31/07/2013 et 01/08/2013. ne contient pas de document portant information des soumissionnaires non retenus. Le marché a été partiellement scindé entre les deux candidats ayant soumissionné. Non applicable. Non applicable. Le dossier mis à la disposition de l'auditeur ne contient pas de recours exercés par les soumissionnaires non retenus. Non applicable. La forme d'adoption du projet de marché par la CPM n'est pas mentionnée dans le CMP. Les pièces examinées ne font pas mention d'adoption de projet de marché par la CPM. Le dossier communiqué ne contient pas de document portant transmission de dossier de marché à la DNCMP. Le contrat n est pas numéroté par la DNCMP. Les contrats se présentent sous forme de lettres de marchés référencées 574/D.G./742/2013 : NIMPAGARITSE Marie Goreth. 574/D.G./743/2013 : SPATEC. NIMPAGARITSE Marie Goreth et la société SPATEC. La société SPATEC a signé le contrat le 25/06/2013, la date de signature par NIMPAGARISTE MARIE GORETH n'est pas mentionnée. Les dates de signature par l'autorité contractante ne sont pas mentionnées pour les deux lettres de marché. Il y a eu les 2 soumissionnaires seulement qui ont été notifiés. Il n y a pas eu d autres soumissionnaires à informer. Non applicable. Non applicable. Non applicable. Non applicable. Les parties contractantes adoptent le projet de contrat de marché par signatures. On demande le visa de contrôle à la DNCMP. Vrai, la DNCMP donne le visa de contrôle adressé au Ministre des Finances. Vrai Elle est mentionnée mais la date du contrat est celle du dernier signataire càd le ministre des Finances. la date du contrat est celle du dernier signataire càd le ministre des Finances. YZAS Baker Tilly Juillet /38

14 Date d'approbation du marché par l'autorité compétente (tenir compte de la durée de validité de l'offre (a)) Les lettres de marché ont été approuvées le 29/07/2013, soit en ce qui concerne SPATEC, plus d'un mois après la signature par l attributaire. Les lettres de commande ont été approuvées après les délais de validité, ce qui est contraire aux dispositions du CMP. Date d'enregistrement du Les lettres de commande n ont pas fait contrat l objet d enregistrement. Date de notification du Les lettres de commande ont été contrat (date de réception notifiées aux deux soumissionnaires les par le titulaire) (comparer 31/07/2013 et 01/08/2013. Les offres ont avec le délai de validité cessé d être valides depuis le de l'offre) 15/06/ Date d'entrée en vigueur 76 Date de publication de l'avis d'attribution définitive Contenu du contrat 88 95, 96, 97, à 104 Contenu des documents particuliers du marché Montant du marché (FBU) (comparer avec montant prévisionnel) Garantie de bonne exécution Autres garanties (Remboursement d'avance de démarrage, remboursement de l'avance à la commande, acomptes sur approvisionnements, retenue de garantie) L'article 8 des lettres de commande indiquent qu'elles entrent en vigueur à compter de la réception de la lettre de commande dûment signée par les parties. Cette disposition est contraire aux dispositions du CMP, aux termes desquelles le contrat ne peut être exécuté avant sa notification définitive. ne contient pas de document portant publication de l'avis d'attribution définitive de marché. La lettre de commande ne contient pas de façon exhaustive, tous les éléments exigés par le CMP, tels que les documents devant y être annexés, la mention de la domiciliation bancaire du règlement, le numéro du marché, l'indication des moyens de financement de la dépense et de la rubrique budgétaire d imputation, le service comptable chargé du paiement. Les documents particuliers, ne sont pas annexés au marché FBU TVAC dont : - Pour NIMPAGARISTE Marie Goreth : FBU ; - Pour SPATEC : FBU. Le montant du marché excède de près de moitié le montant inscrit au PPM. La lettre de commande exige la délivrance de garantie de bonne exécution d'un montant de 5% du montant global. Les copies de garanties de bonne exécution des soumissionnaires retenus ne figurent pas au dossier. Les lettres de commande n'exigent pas d'autres garanties. Les lettres de marché passent par la direction du budget même en cas de gestion autonome ce qui explique une lourdeur administrative. La non objection à l attribution provisoire sans recours clôture pratiquement la validité des offres. Elles sont enregistrées dans les registres de transmission. La procédure de signature des lettres de marché a duré. Les lettres de commandes entrent en vigueur dès leurs notifications aux attributaires. Cela a été notifié aux deux seuls concernés en l absence des autres candidats. La MFP a une gestion autonome selon le budget. Les éléments essentiels sont dans le contrat sauf l adresse de paiement qui est sur la facture. Acte pris car il y a eu révision budgétaire. Elles existent et sont souvent gardées au coffre-fort. YZAS Baker Tilly Juillet /38

15 109 Délai de livraison contractuel Date de livraison contractuelle Date et support de livraison provisoire (PV de réception provisoire) Date et support de livraison définitive (PV de réception définitive) Respect des délais contractuels (pénalités) modalité de règlement Montant effectivement payé Domiciliation bancaire prévue au contrat Domiciliation bancaire du règlement 108 Signature d'avenant Conclusions de l audit : Selon les lettres de commande, le délai de livraison est de : 30 jours à compter de la notification pour la 1 ère tranche et 2 mois après la 1ere livraison pour la seconde tranche. Ce délai ne correspond pas à celui indiqué au DAO qui fixe la 1ère livraison à 10 jours dès réception de la lettre de commande et le reste selon un calendrier annexé à la lettre de commande. Pour NIMPAGARIST Marie Goreth : - 1ere tranche : 30/08/2013-2ème tranche : 29/10/2013 Pour SPATEC : - 1ere tranche : 31/08/2013-2ème tranche : 30/10/2013 Le délai de livraison était de 30 jours au moins. Non applicable. Il n'y a pas de livraison Non applicable. provisoire. - Pour NIMPAGARISTE Marie Goreth : PV de réception de matériel 1ere tranche : 29/08/2013, 2ème tranche : 10/09/2013, - Pour SPATEC : 1ere tranche : 02/09/2013, 2ème tranche : 17/09/2013. Dans l'ensemble, les délais ont été respectés. Les règlements doivent être effectués 15 jours après les livraisons. Pour NIMPAGARISTE Marie Goreth : FBU Pour SPATEC : FBU. Les domiciliations bancaires ne sont pas Elles sont sur les factures. prévues au contrat. Compte BCB /83 BIF Pour NIMPAGARISTE Marie Goreth et BBCI OUI, selon la facture présentée Pour SPATEC Le dossier communiqué à l auditeur ne contient pas de document évoquant une signature d avenant. D'une manière générale, les pièces examinées sont des photocopies. Comme constat général, l'auditeur note un non-respect des dispositions légales et réglementaires. En effet, certaines étapes majeures susceptibles de garantir la transparence, l'égalité de traitement des candidats et l'efficacité de la procédure de passation des marchés publics ont été exécutées sans la preuve formelle du respect des dispositions du code des marchés publics et de ses textes d'application. Pour illustration, on relève les faiblesses suivantes : 1. La mise en place d une CPM ad hoc ; 2. La non-conformité des contrats, dans la forme et dans le contenu aux exigences du CMP ; 3. L absence de publication des résultats de l'appel d'offres ; 4. L approbation des contrats en dehors de la période de validité ; 5. La confusion entre les documents d analyse et d attribution provisoire ; 6. Les contradictions entre le DAO et la lettre de commande ; et 7. L attribution d un lot unique à deux soumissionnaires. YZAS Baker Tilly Juillet /38

16 Observations de l audité : 1. La mise en place d une CPM a été toujours faite et comprenaient des sous-commissions d ouverture et d analyse des offres. A la fin de l évaluation, la même Commission de Passation se réunissait pour proposer l attribution provisoire après avoir validé les deux rapports (Crt Décret sur la CGMP). 2. Les contrats (lettres de commande) sont conformes au CMP et elles sont validées par la DNCMP par la délivrance des visas de contrôle avant d être transmises au Ministre des Finances par elle-même pour approbation. 3. La publication a été faite par notification aux soumissionnaires et le site web de l ARMP pour les publications est ouvert avec Les procédures de passation des marchés (les délais à respecter ) et de signature des lettres de commande ne permettent pas le respect des délais de validité des offres de 90 jours (ouverture et transmission du rapport, les délais d évaluation des offres et transmission du PV, les délais de demande de non objection, les délais de notification du marché avec recours éventuels, la procédure de préparation et de signature de la lettre de commande par les parties, par le ministre de tutelle, la demande de visa de contrôle à la DNCMP, les délais au niveau de la direction du Budget et chez le Cabinet ministériel des finances, la notification du contrat ). 5. L attribution provisoire est proposée par toute la CPM à la fin de l évaluation des offres. Cette dernière peut être rectifiée en dernière réunion avant que l attribution provisoire soit proposée au Président de la CGMP, ce dernier à la PRMP et finalement proposée à la DNCMP pour non objection. 6. Il n y a pas eu de contradiction entre le DAO et le contrat sauf en cas de sou estimation de budget qui a exigé la révision budgétaire. 7. Ce marché de fourniture à commande du matériel de bureau était attribué par items gagnés. YZAS Baker Tilly Juillet /38

17 CONTRÔLE DES MARCHES DE BIENS MISSION : AUDIT DES MARCHES PUBLICS DU BURUNDI POUR L EXERCICE 2013 AC : MFP N Contrat : DNCMP/70/F/2013 Bailleur : ETAT BURUNDAIS Titulaires : ALCHEM/CHIMIO/MULTIPHAR Intitulé : Fourniture des spécialités pharmaceutiques 15 et 16 Inscription et publicité du PPM Le marché a été retrouvé au PPM sous l'inscription "Gré à Gré MED. SPECIALITES". Montant prévisionnel FBU 40 Justification du recours à la procédure de gré à gré 41 Condition du marché Rapport spécial de la CPM de l'autorité Rapport de l'observateur indépendant Autorisation de la DNCMP Transmission des rapports à l'armp contient la photocopie sans accusé de réception d'un courrier du 22/02/2013 adressé à la DNCMP évoquant la crainte de rupture de stock et un délai assez long pour la passation de la procédure d'aoi. Les lettres de commande ne contiennent pas les exigences du CMP liées au contrôle des prix ainsi qu à la précision des obligations comptables auxquelles les candidats sont assujettis. ne contient pas de rapport spécial de la Commission des marchés publics de l AC. ne contient pas de rapport de l'observateur indépendant de la DNCMP. Malgré l'absence des rapports exigés par le CMP, la DNCMP a donné son autorisation par courrier en date du 26/02/2013 à la passation du marché par la voie du gré à gré. ne contient pas de documents portant transmission des rapports à l'armp. La réponse de la DNCMP a été concrétisée par l octroi du numéro de publication. Voir réponse citée en 42 soit le 22/2/2013 Il y a toujours un article qui montre les documents régissant le marché y compris le CMP et le DAO. Le rapport est toujours donné après l évaluation des offres et la passation des maarchés. L observateur indépendant de la DNCMP contresigne sur le PV d ouverture et de réception. Le marché a été autorisé. Les rapports de passation des marchés sont transmis à la DNCMP pour demande de non objection. YZAS Baker Tilly Juillet /38

18 42 67 et et 73 Liste des candidats consultés (au moins trois) Date de notification d'attribution définitive Information des soumissionnaires non retenus (date et support) Demande d'information par les soumissionnaires non retenus Traitement de la demande d'information par les soumissionnaires non retenus Recours exercés par les soumissionnaires non retenus Décision de l'autorité contractante en cas de recours Adoption du projet de marché par la CPM Le dossier communiqué à l auditeur contient un avis dit «avis d'appel d'offre gré à gré». Le point 3 de cet avis indique que la participation au marché est ouverte à 5 candidats (ABACUS, ALCHEM, CHIMIO, MULTIPHAR, LIFE PHARMA). La preuve de sa transmission aux candidats visés n'est pas fournie à l'auditeur. Une CPM de 6 membres a été mise en place par courrier du 06 /03/2013 fixant la date d ouverture des offres au 11/03/2013. La sous-commission d'ouverture de 3 membres, réunie en séance du 11/03/2013, indique dans son PV d'ouverture non daté, que 3 candidats ont répondu et que les dossiers sont conformes aux exigences de l'avis dit avis d'appel d'offre gré de gré. La sous-commission d'analyse de 2 membres, réunie pour la circonstance le 12/03/2013, a proposé dans son rapport non daté, d'attribuer le marché aux 3 soumissionnaires ALCHEM, CHIMIO et MULTIPHAR. Le rapport de la souscommission a été validé par la CPM et soumis à la validation de la DNCMP le 15/03/2013. L'auditeur fait remarquer que la répartition d'un marché à lot unique entre plusieurs soumissionnaires n est pas prévue par le CMP. ne contient pas de pièces justificatives de la notification de l'attribution définitive. Selon les pièces du dossier communiqué à l'auditeur, les 3 soumissionnaires ont été retenus. Non applicable. Non applicable. Non applicable. Non applicable. La forme d'adoption du projet de marché par la CPM n'est pas spécifiée dans le Code des Marchés Publics. Les pièces examinées ne font pas mention d'adoption de projet de marché par la CPM. Le DAO de gré à gré a été donné aux soumissionnaires indiqué au DAO qui dépasse le nombre de 5 exigé par la loi. La transmission s est faite par registre de transmission ordinaire des courriers. Les dates sont mentionnées au début des PV en commençant par «l an deux mil.» L attribution du marché de médicaments est par items gagnés et selon les valeurs réelles du marché des médicaments. Après le délai de recours suivant la notification provisoire, cette dernière devient définitive. Non applicable. Non applicable. Non applicable. Non applicable. Cela se fait au niveau des réunions de la CGMP. YZAS Baker Tilly Juillet /38

19 12 Transmission du dossier de marché à la DNCMP (date et support) Numéro de contrat Identité de l'attributaire Date de signature par l'attributaire (c) Date de signature par le représentant de l'autorité contractante ((c) + 7j maxi, (b) + 15j min) Date d'approbation du marché par l'autorité compétente (tenir compte de la durée de validité de l'offre (a)) Date d'enregistrement du contrat Information de l'armp de la conclusion du marché de gré à gré Date de notification du contrat (date de réception par le titulaire) (comparer avec le délai de validité de l'offre) Date d'entrée en vigueur Date de publication de l'avis d'attribution définitive ne contient pas de documents portant transmission de dossier de marché à la DNCMP. Les contrats ne sont pas numérotés par la DNCMP. Ils se présentent sous forme de lettres de commande référencées : CHIMIO : N 574/539/DG/2013 ; ALCHEM : N 574/538/DG/2013 ; MULTIPHAR : N 574/537/DG/2013. CHIMIO, ALCHEM, MULTIPHAR. CHIMIO : pas de mention de date ALCHEM : pas de mention de date MULTIPHAR : pas de mention de date. CHIMIO : pas de mention de date ALCHEM : pas de mention de date MULTIPHAR : pas de mention de date. CHIMIO : date illisible ALCHEM : 29/03/2013 MULTIPHAR : 29/03/2013 Les lettres de commandes ne sont pas enregistrées. ne contient pas de pièces justificatives de la transmission des marchés signés à l'armp. ne contient pas les preuves de notification des lettres de commande aux attributaires. Selon les lettres de commande, la date d'entrée en vigueur est la date de réception de la lettre de commande. Cette date ne peut être déterminée compte tenu de l'absence d'information sur la notification de la lettre de commande aux attributaires. L'attribution définitive du contrat n'a pas fait l'objet de publication. La transmission porte le numéro n 574/ CGMP/507/2013 du 15 mars Les numéros sont attribués par l Autorité Contractante et la DNCMP donne le visa de contrôle C est la date à la première page. C est la date à la première page. Cfr original. Elles sont enregistrées. Elles sont transmises à la DNCMP en demande de visa de contrôle et à la réception pour approbation, l ARMP est copiée. Les attributaires ont contresigné dans les registres de transmission appropriés aux courriers externes. Les attributaires ont contresigné dans les registres de transmission appropriés aux courriers externes et la date de réception marque le début des délais. Après les délais de notification d attribution provisoire et de recours, la notification du contrat est valable. YZAS Baker Tilly Juillet /38

20 Contenu du contrat 88 95, 96, 97, à Contenu des documents particuliers du marché Montant du marché (FBU) (comparer avec Montant Prévisionnel) Garantie de bonne exécution Autres garanties (Remboursement d'avance de démarrage, remboursement de l'avance à la commande, acomptes sur approvisionnements, retenue de garantie) Délai de livraison contractuel Date de livraison contractuelle Date de livraison effective Respect des délais contractuels (pénalités) Modalité de règlement Montant effectivement payé Domiciliation bancaire prévue au contrat Le contrat se présente sous forme de lettre de commande adressée à l'attributaire et soumise à la signature des parties et à l'approbation de l'autorité compétente. Les lettres de marché ne contiennent pas de numéro de contrat, et de date de notification, des pièces constitutifs du marché comprenant notamment : la soumission ou l'acte d'engagement, le cahier des clauses administratives particulières, le devis ou le détail estimatif le sous détail des prix et le cahier des clauses administratives générales auquel il est spécifiquement assujetti. Les lettres de marché ne satisfont pas aux exigences du CMP. Elles ne contiennent pas les documents particuliers du marché. - CHIMIO : FBU ; - ALCHEM : FBU ; et - MULTIPHAR : FBU. soit un total de FBU. ce montant est supérieur à celui prévu au PPM Les lettres de commande n'exigent pas de garantie de bonne exécution. La lettre de commande communiquée à l auditeur ne contient pas la mention de l exigence d autres garanties. Selon les lettres de commande, le délai de livraison est de 7 jours à compter de la réception de la lettre de commande. Cette date ne peut être déterminée compte tenu de l'absence d informations sur la notification de la lettre de commande aux attributaires. Selon les PV de réception, les réceptions ont été faites le 08/04/2013. En l'absence d'information sur la date de démarrage des prestations, l'auditeur ne peut vérifier le respect des délais contractuels. Selon la lettre de commande, les règlements sont effectués après réception conforme. ne contient pas de pièces relatives au règlement. La lettre de commande n'indique pas la domiciliation bancaire de l'attributaire. Un article de la lettre de commande fait aux documents régissant le marché y compris le CMP, le DAO et les offres. On a fait aux documents régissant le marché y compris le CMP dans un article du contrat. Acte pris. Elles ont été données. Elles n ont pas été exigées et demandées. Dès réception du contrat, les délais coulent. Les PV de Réception mentionnent les retards éventuels et pénalités. Elles sont classées à la comptabilité avec les originaux de PV de réception. Elle est sur sa facture. YZAS Baker Tilly Juillet /38

21 Domiciliation bancaire du règlement 108 Signature d'avenant Conclusions de l audit : ne contient pas de pièces relatives au règlement. ne contient pas de pièces mentionnant une signature d'avenant. D'une manière générale, les pièces examinées sont des photocopies. Elles sont classées à la comptabilité avec les originaux de PV de réception. Non existante. Comme constat général, l'auditeur note un non-respect des dispositions légales et réglementaires. En effet, certaines étapes majeures susceptibles de garantir la transparence, l'égalité de traitement des candidats et l'efficacité de la procédure de passation des marchés publics ont été exécutées sans la preuve formelle du respect des dispositions du code des marchés publics et de ses textes d'application. Pour illustration, on relève les faiblesses suivantes : 1. La confusion entre les procédures de gré à gré et celle d AOR (lancement d une procédure d appel d offres gré à gré) ; 2. L absence des rapports spéciaux exigés de la CPM et l Observateur indépendant dans les procédures de gré à gré ; 3. L autorisation de la DNCMP pour le recours à la procédure de gré à gré en dépit de l absence des rapports ; 4. La non-information de l ARMP de la conclusion d un rapport de gré à gré ; 5. La mise en place d une CPM ad hoc ; 6. La non-conformité des contrats, dans la forme et dans le contenu aux exigences du CMP ; 7. L absence de publication des résultats de l'appel d'offres ; et 8. L attribution d un lot unique à trois soumissionnaires. Observations de l audité : 1. L autorisation a été demandée sur motivation et le DAO validée à la DNCMP avec copie à l ARMP 2. Idem 3. Idem 4. L ARMP a été copiée en toute correspondance adressée à l ARMP 5. Idem 6. Le contrat contient des articles de renvoi aux documents régissant le marché et doit obtenir le visa de contrôle de la DNCMP après vérification 7. Cela se fait par notification+ annexe de la non objection qui est complète 8. Ce marché était par items gagnés. YZAS Baker Tilly Juillet /38