Association des Étudiants de l École de Technologie Supérieure. 1 e assemblée du 31 e Conseil d administration PROCÈS-VERBAL

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1 Association des Étudiants de l École de Technologie Supérieure 1 e assemblée du 31 e Conseil d administration PROCÈS-VERBAL Tenu le Jeudi 13 mai

2 ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE L ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE 1 e assemblée du 31 e CONSEIL D ADMINISTRATION Le jeudi 13 mai 2010, à 18h, à la rotonde de l École de technologie supérieure. 1. Ouverture de l assemblée 2. Vérification du quorum 3. Élection du président d assemblée 4. Élection d un (e) secrétaire d assemblée 5. Adoption de l ordre du jour 6. Points de discussion ou vote ORDRE DU JOUR 1. Entérinement de Marie-Pier Gosselin au poste de chef de la délégation des jeux de génie. 2. Entérinement de François Bizier au poste de trésorier de la délégation des jeux de génie. 3. Entérinement de Marc-Etienne M. Léveillé au poste de directeur de la DCI 4. Entérinement de Pablo Beauregard au poste de VPX adjoint 5. RnD automne Renouvellement de l assurance à l ASEQ 7. Création d un fonds de réserve pour l ASEQ 8. Création d un fonds de réserve 7. Point d information 1. Ce que l on attend de vous 8. Rapport du comité exécutif 9. Rapport des représentants par programme 10. Rapport des représentants étudiants 11. Rapport des conseillers 12. Rapport des officiers 13. Rapport des comités et services 14. Varia 15. Levée de l assemblée 2

3 ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE L ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE 1 e assemblée du 31 e CONSEIL D ADMINISTRATION PROCÈS-VERBAL PROCÈS-VERBAL de la 1 e assemblée du 31 e conseil d administration de l Association des étudiants de l École de technologie supérieure tenue au 1100 rue Notre-Dame Ouest, à Montréal, le 13 mai 2010, à 18h, à la rotonde de l'école de technologie supérieure. ÉTAIENT PRÉSENTS (18) : ÉTAIENT ABSENTS (3) : ÉTAIENT INVITÉS (2) : Gabrielle Cyr Maxime Vaudeville Michel Brassard Simon Desrosiers Bienvenue Thierry Mbog Towada Raymond Tcheugoue Djeuga Jean-Bernard Ratté Philippe-André Hébert Ian Langlois Alexandre Proulx Karen Fitzpatrick Hugo Gateau Christelle Hobeika Karim Ouellet Sebastien Rompré Alexandre Robert Yoann Valla Louis-Philippe Vallée Guy Ayissi-Eyebe Pablo Beauregard Alexandre Lebœuf Aude Monteil Francois Bizier Simon Robert 1 Ouverture de l assemblée Le président de l assemblée, Alexandre Lebœuf, déclare la première séance du 31 e conseil d administration ouverte à 18h13. 2 Vérification du quorum Le président d assemblée, Alexandre Lebœuf constate que le quorum à douze membres est présent à l ouverture. 3 Élection d un président d assemblée Il est proposé par Gabrielle Cyr appuyé par Maxime Vaudeville d élire Alexandre Lebœuf à titre de président d assemblée. 4 Élection d une secrétaire d assemblée Il est proposé par Simon Desrosiers appuyé par Yoann Valla d élire Aude Monteil à titre de secrétaire d assemblée. 5 Adoption de l ordre du jour Gabrielle Cyr demande à ajouter le point 6.4 : Entérinement de Pablo Beauregard au poste de VPX adjoint. 3

4 Le représentant d AthlETSique demande l ajout du rapport AthlETSique au point 13. Alexandre Leboeuf demande un omnibus pour faire voter l ensemble des propositions 6.1 et 6.2. L omnibus est donc : Entérinement de Marie-Pier Gosselin au poste de chef et de François Bizier au poste de trésorier de la délégation des jeux de génie. Gabrielle Cyr propose et Jean-Bernard Ratté appuie la demande. L amendement est accepté et adopté à l unanimité. 6 Point(s) discussion ou vote Omnibus de la proposition 6 : 6.1 Entérinement de Marie-Pier Gosselin au poste de chef de la délégation Jeux de génie 2010/2011 Ladite personne s est dite intéressée. Ladite personne a été choisie au sein des JDG. Il est proposé par Gabrielle Cyr et appuyé par Jean-Bernard Ratté d entériner Marie-Pier Gosselin au poste de chef de la délégation Jeux de génie pour un mandat, soit jusqu au 30 avril Entérinement de François Bizier au poste de trésorier de la délégation des jeux de génie. Ladite personne s est dite intéressée. Ladite personne a été choisie au sein des JDG. Il est proposé par Gabrielle Cyr et appuyé par Jean-Bernard Ratté d entériner François Bizier au poste de trésorier de la délégation des jeux de génie pour un mandat, soit jusqu au 30 avril Gabrielle Cyr explique que c est une élection régulière pour la nouvelle année et demande à Marie-Pier Gosselin de présenter l équipe. Marie-Pier Gosselin spécifie que l équipe est composée de membres déjà présents l année passée. Proposition adoptée à l unanimité 6.3 Entérinement de Marc-Etienne M. Léveillé au poste de directeur de la DCI Ladite personne s est dite intéressée. Ladite personne a été choisie au sein des DCI. Il est proposé par Jean-Bernard Ratté et appuyé par Gabrielle Cyr d entériner Marc-Etienne M. Léveillé au poste de directeur de la DCI pour un mandat, soit jusqu au 30 avril Le proposeur est Jean-Bernard Ratté et est appuyé par Gabrielle Cyr Raymond Tcheugoué Djeuga demande la signification de DCI. Réponse : Délégation de Compétition Informatique Proposition adoptée à l unanimité 6.4 Entérinement de Pablo Beauregard comme VPX adjoint 4

5 Ladite personne s est dite intéressée. Ladite personne a été nominée par Jean-Bernard Ratté, VP externe. Il est proposé par le comité exécutif d entériner Pablo Beauregard au poste d adjoint à l externe pour un mandat, soit jusqu au 30 avril Proposition adoptée à l unanimité 6.5 RnD automne 2010 Point de discussion Michel Brassard explique que 3 budgets ont été préparés pour l événement et sont présentés au CA. Ils sont basés sur les années précédentes avec une marge laissée sur le nombre d entrées vendues par rapport à la capacité. Budget si RnD dans le bloc A : - Capacité=2000, estimation réalisée sur 1600 personnes Budget si RnD dans les blocs A et B : - Capacité=2700 personnes, estimation réalisée sur 2100 personnes Budget si RnD dans les blocs A et B (2) : - Ce budget prévisionnel a été fait par Gilles, un des organisateurs de l événement l an passé - Capacité=2700 personnes, estimation sur 2700 personnes Philippe André demande d où vient le surplus au niveau du staff du pub. Michel répond que cela vient du nombre de bars qui a été élevé cette année-là. Karim Ouellet suggère de laisser plus de marge de manœuvre sur les 2 premiers budgets. Michel Brassard précise qu une grosse marge a déjà été prévue et qu il s est basé sur le nombre d entrées des années précédentes. Simon Desrosiers et Maxime Vaudeville ajoutent que le budget de Gilles très optimiste car basé sur 2700 personnes. Michel Brassard donne les dépassements de coûts possibles : la sono, le band et la lumière, le reste est stable. Le représentant d AthlETSique estime que le budget de 500$ réservé à la publicité est trop élevé et demande ce que cela représente. Michel Brassard explique qu il est prévu d imprimer de grandes affiches et des flyers. Philippe-André Hébert demande ce qui arrive quand il y a un surplus de boisson à la fin de l événement. Réponse : la bière non consommée est renvoyée à Molson. Sebastien Rompré conseille de penser au budget pour la sécurité et aux compteurs de personnes. Karim Ouellet demande comment est gérée la circulation dans le tunnel entre les bâtiments A et B dans le cas où l événement serait organisé dans les 2 blocs. Michel Brassard répond que la circulation n est pas libre, les déplacements sont gérés par la sécurité. Michel Brassard demande au CA si l avis général est de faire l événement juste dans le bloc B ou dans les 2 blocs? Karim Ouellet se demande comment assurer la sécurité des personnes qui traversent à l extérieur pour aller d un bâtiment à l autre. Yoann Valla suggère de ne garder q un seul pavillon car le comptage et la circulation sont compliqués. Gabrielle Cyr conseille de n ouvrir qu un bloc pour éliminer la logistique entrée-sortie quitte à augmenter la capacité en ouvrant un niveau supplémentaire. Karim Ouellet rejoint l avis de Gabrielle Cyr. François préfère 2 blocs pour avoir 2 ambiances différentes. 5

6 Marie Pier Gosselin demande si la capacité de 2700 personnes peut être dépassée ou non. Réponse : Non, il s agit du maximum pour la sécurité. Christelle Hobeika voudrait savoir si les organisateurs ont déjà une opinion sur le sujet. Michel Brassard propose de faire un tour rapide de l assemblée pour que chacun donne son avis. Philippe-André Hébert pense que la qualité sonore au Pub 100 génies est médiocre car les sons se mélangent donc il serait plutôt pour les 2 blocs pour bien séparer les ambiances et augmenter l espace d accueil étant donné la réputation de l événement. Simon Desrosiers pense qu il faut essayer d agrandir la capacité par l intérieur du bloc et éviter surcoûts. Maxime Vaudeville dit que les 2 budgets sont pessimistes et rentrent bien dans leur frais donc on peut essayer d agrandir la capacité car il y a de la demande : A+B MPG est d accord avec Maxime Vaudeville pour la rentabilité mais faut-il prendre le risque de casser la réputation de l événement si le test se passe mal? Le représentant d AthlETSique suggère de ne pas prendre de risque en voyant trop grand : un bloc. Le président d assemblée Alexandre Lebœuf propose un vote à main levée (Tumbs up) - En faveur d un pavillon (A) : 18 - En faveur des 2 pavillons : 1 - Sans opinion : Renouvellement de l assurance à l ASEQ Gabrielle Cyr propose de scinder la proposition initiale 6.6 en deux (6.6 et 6.7) pour plus de clarté. Elle est appuyée par Philippe André AthESTique. Proposition 6.6 finale : Il y a une baisse importante dans l offre de Desjardins pour la première année. Le montant pour la deuxième année respecte les prix du marché actuel. Il est proposé Michel Brassard et appuyé par Gabrielle Cyr de renouveler l entente d assurance de l ASEQ avec Desjardins. Michel Brassard explique que l ASEQ est l assurance dentaire et santé des étudiants de l ETS. L entente devant être renouvelée chaque année, les accords à revoir et il s agirait depasser de Sunlife à Desjardins. Le coût actuel est de 195$/an/étudiant. La proposition de Sunlife est de 190$ et celle de Desjardins de 175$. Desjardins est partenaire de l AEETS pour d autres projets. Le bas prix de la première année est une remise pour gagner le contrat. La compagnie Sunlife ne souhaite pas baisser le prix de la cotisation de son côté. Desjardins propose un prix intéressant pour la 1 e année mais il faudra se méfier des fluctuations de prix les années suivantes. Sunlife fait des prix élevés mais qui restent stables d année en année. La proposition est donc la suivante : essayer avec Desjardins en faisant payer aux étudiants la cotisation de l année précédente. Mettre de côté l argent de trop et réguler la réserve des cotisations si le tarif de l année suivante augmente. Le but étant d éviter les fluctuations et les plaintes des étudiants. Karim Ouellet pense que cela est une bonne idée pour éviter les complications. Philippe-André Hébert veut savoir pourquoi l assurance n est pas un choix volontaire. Simon Desrosiers et le président d assemblée répondent qu il vaut mieux que les gens se désinscrivent volontairement car sinon, le montant de la cotisation demandée par les compagnies augmente. C est plus difficile à gérer puisque le nombre d inscription serait alors beaucoup plus incertain. Hugo Gâteau demande si il y a une différence de prix pour les étudiants étrangers? Réponse : Sûrement mais c est l école qui gère ça, l AEETS n a pas plus de détails là-dessus. 6

7 Le président d assemblée demande pourquoi faire une réserve et ne pas faire profiter de l occasion tout de suite. Alexandre Robert pense que ce sera sûrement déroutant si le montant change chaque année. Autant rester stable avec la même compagnie. Le président d assemblée demande si ça vaut le coup d aller ailleurs et de risquer des augmentations imprévues. Simon Desrosiers dit que Desjardins va augmenter les prix et que cela reviendra au même. Gabrielle Cyr voudrait savoir quels sont les statistiques dentaire/santé. Réponse : le dentaire est plus utilisé. Alexandre Robert demande alors si on peut-on séparer les cotisations santé et dentaire. Réponse : non car c est un prix spécial groupé. Hugo Gâteau pense qu il n est pas utile faire le fonds de réserve, afin que les gens qui sont des passage profitent de la réduction. Gabrielle Cyr propose Desjardins pour le point 6.6. Proposition approuvée à l unanimité. 6.7 Création d un fonds de réserve afin de lisser les augmentations possibles avec Desjardins Proposition 6.7 finale : Il y a une baisse importante dans l offre de Desjardins pour la première année. Le montant pour la deuxième année respecte les prix du marché actuel. Il est proposé Michel Brassard et appuyé par Philippe-André Hébert de créer un fonds de réserve dans le cas où le renouvellement de l ASEQ serait avec Desjardins. Francois pense que si l on met de l argent de côté, c est penser à long terme et donc il serait peut-être judicieux de négocier avec Desjardins sur plus d un an pour obtenir des tarifs au rabais. Réponse : les montants proposés sont des contrats annuels donc cela n est pas possible. Gabrielle Cyr ajoute qu il n y a pas besoin de réserve selon elle car les étudiants ne verront pas la différence lors de l inscription ou alors ils se désinscriront. Le vote est demandé. - Pour la proposition : 2 - Contre : 13 - Neutre : 0 7 Point d information 7.1. Ce qu on attend de vous Gabrielle Cyr tient à rappeler le rôle du CA et de ses membres. Tout d abord, il faut que chacun lise la charte de l AEETS. Les CA seront au mois cet été donc il faut éviter les absences. Penser à envoyer les rapports à la secrétaire. Ne pas hésiter à laisser ses documents de travail en partage sur le site de l association pour transmettre les connaissances. Essayer d être le plus présent possible lors des événements. Ne pas hésiter à poser des questions en CA pour éviter les incompréhensions, même si cela prends plus de temps. Ne pas hésiter à venir au local associatif pour travailler sur son mandat. Vérifier régulièrement son pigeonnier. Les 2 mots les plus importants : présence et communication. Simon Desrosiers ajoute à l attention des RPP (=représentants par programme) de faire leur planning prévisionnel pour l année. 7

8 Raymond Tcheugoue Djeuga demande au CE quelles sont les orientations stratégiques de l AEETS cette année. Le CE répond qu elles ont été demandées lors du dernier camp de l association à chaque administrateur. Il est demandé à chacun de fixer son propre objectif. Maxime Vaudeville précise qu il faut donner les informations sur les événements organisés afin que l on puisse contacter les responsables. 8 Rapport du CE Gabrielle Cyr explique que le mandat a commencé le 1/05. Les réunions du CE ont lieu tous les 2 lundis. Simon Desrosiers signale la mise à jour du budget au retour de la comptable la semaine prochaine. Maxime Vaudeville dit que la 1 e réunion RPP a eu lieu et la 2 e est à venir. Il est en train de préparer le comité de rentrée. Il a rencontré une compagnie pour voir les possibilités de vente et de location de livres usagers. Michel Brassard annonce que la transition avec le nouveau directeur de la rentrée a eu lieu. Il y a eu une rencontre sur le développement durable et une prochaine est à venir. Bienvenue Thierry Mbog Towada a rencontré plusieurs personnes depuis le début de son mandat. Jean-Bernard Ratté s occupe des Jeux de génie et de la DCI. Questions : Philippe-André Hébert aimerait savoir si il pourrait avoir une réponse de la part du CE par rapport au courriel qu il a envoyé 1 et demi plus tôt. Cette question concernait un refus de paiement. Simon Desrosiers répond que son compte était techniquement vide d où le blocage du paiement. Philippe-André Hébert pense qu il s agit d une erreur de comptabilité. Alexandre Proulx demande à avoir le Compte-Rendu de la 1e réunion avec les RPP. 9 Rapport des RPP Hugo Gâteau prépare la semaine des cycles supérieurs avec Christelle Hobeika. Il s occupe aussi d un questionnaire sur les attentes des étudiants en maîtrise. Karen Fitzpatrick (LOG-TI) parle d une rencontre à venir pour les orientations du département. Philippe-André Hébert (CTN) annonce que le party qu il avait prévu a été annulé. Ian Langlois (MEC) a réalisé un sondage pour récolter l avis des étudiants sur les orientations à suivre et leurs attentes. Alexandre Proulx (ELE) annonce le party Elemental Blast en automne. Christelle Hobeika (cycles supérieurs) a participé à un événement sur les cycles supérieurs à Laval. Elle aimerait mettre en vente des tasses pour les cycles supérieurs. Elle a accueilli des nouveaux étudiants aujourd hui. Une visite industrielle est programmée pour jeudi 27 mai à 14h donc elle demande des autos et des conducteurs. Questions Gabrielle Cyr demande à Karen Fitzpatrick comment il va s y prendre pour organiser le party Elemental Blast Karen Fitzpatrick demande au prez d ass si des élections sont prévues pour représenter les TI et les LOG à la fois. Réponse : Oui, lors des prochaines élections partielles mais si personne ne se présente, elle sera désignée représentante des deux. Michel Brassard informe les membres du CA qu ils peuvent emprunter les véhicules de l école et suivre les formations de l ETS pour les déplacements ds le cadre des mandats. 8

9 Gabrielle Cyr demande à Alexandre Proulx ce qui est prévu pour le party Elemental Blast si il part juste avant le début de l événement. Réponse : Alexandre Proulx va effectivement quitter son poste avant l événement mais il va tout de même le préparer puis transmettre son travail au reste de l équipe organisatrice. 10 Rapport représentants étudiants Karim Ouellet, (au CA de l ETS) signale un problème avec un étudiant en cycle supérieur concernant du plagiat. Yoann Valla n a rien de particulier à dire pour le moment. 11 Rapport conseillers Raymond Tcheugoue Djeuga n a rien de particulier à dire pour le moment. Il est encore en stage pour l instant et sera plus disponible dès que cela sera terminé. Michel Brassard aimerait savoir la date de fin de son stage. Réponse : fin mai. 12 Rapport comités/services Alexandre Proulx parle de l album des finissants qui coûtera au final $. Jeux de Génie n a rien de particulier à signaler, les prochains événements à venir seront pour l automne. Rapport du prez ass qui est aussi directeur de la promotion : Les photos pour les mosaïques dans l ETS et les photos pour l album des promotions sont à venir chercher maintenant. Le représentant d AthlETSique fait un rapport du rallye des bars de la rentrée Evénements prévus : le tournoi mécanique, un tournoi de volley ball. Bilans : le ski au Mont Sainte Anne a été un gros succès sauf cet hiver et le tournoi de hockey a bien marché aussi avec 11 équipes d inscrites. Avenir cet été : un tournoi balle molle (en juillet), le précédent n avait pas marché. Le Comité de rentrée est en cours de création. Le thème sera : Alerte à Malobu. Le thème des olympiades sera «On the beach». Il a aussi fait part de sa volonté de faire une rentrée éco-responsable. Il demande comment s inscrire sur la liste des véhicules de l ETS à conduire. Questions : Le représentant d AthlETSique a oublié de mentionne qu une rando vélo sera organisée dans Montréal. Le prez ass aimerait avoir des précisions sur le club de vélo. Réponse du représentant d AthlETSique répond qu un groupe de personnes à demandé à rajouter une branche vélo (club) au comité AthlETSique. 13 Rapport des officiers Aucun officier n est présent lors de ce CA. 14 Varia Simon Desrosiers informe l assemblée qu il suit un cours de gestion dans lequel un groupe d étudiantes étudie l AEETS sur la capitalisation des connaissances entre clubs. Il a été nommé responsable étudiant au centraide. Il souhaite monter une formation avec le SAE sur les responsabilités des administrateurs du CA. Il annonce aussi les 24h de l innovation du 11 au 12 mai à l ETS. Alexandre Proulx est en train de monter un document de commandite. Sebastien Rompré suggère d inclure guide de survie pour la rentrée en complément. Yoann Valla demande pourquoi le responsable du RACE n est pas renouvelé en même temps que tout le monde. Ce dernier a terminé son mandat en février. Réponse : c est pour le synchroniser avec la rentrée des clubs. Yoann Valla demande tout de même à être changé pour les élections de septembre. 9

10 15 Levée L ordre du jour étant épuisé, le président d assemblée Alexandre Lebœuf déclare la séance levée à 20h30. Alexandre Lebœuf Président d assemblée Aude Monteil Secrétaire d assemblée 10