Pour le groupe programmes régionaux : 6 sous-groupes et 11 réunions de travail réunissant 30 participants,

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 POLE EUROPE ET INTERNATIONAL PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION EUROPE APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS 1. Le contexte : La préfiguration de la direction Europe s inscrit dans un cadre pluriannuel européen : les programmes régionaux, de coopération et européens ont été élaborés jusqu en Des descriptifs de gestion et de contrôle ont été validés au niveau national et européen pour la période de programmation Mais même si des programmes régionaux distincts coexisteront jusqu en 2020, le rapprochement et l harmonisation des pratiques, l élaboration de procédures communes ainsi qu une complémentarité et fluidité des échanges avec un grand nombre d acteurs régionaux, nationaux et européens est un enjeu central pour la nouvelle organisation. Parallèlement, la volonté de l exécutif est d assurer une animation européenne et un accompagnement des porteurs de projet profitant d une ingénierie disponible sur l ensemble du territoire. Cette dynamique doit tenir compte, dans un contexte d antennes territoriales en cours de constitution, de la spécificité et des outils et relais existants sur chaque territoire. 2. La méthode : La préfiguration a été menée en quatre grandes étapes avec l objectif de co-construire avec l ensemble des agents la future organisation de l équipe Europe. Suite à la validation par le DGA de la démarche et des enjeux, la première étape était le séminaire de lancement de la préfiguration Europe le 13 octobre 2016 à Amiens pendant lequel la démarche et les enjeux ont été posés. Avec l ensemble des agents, le travail en trois ateliers animés par des référents en binômes Amiens/Lille a été mis en place. Les trois enjeux centraux retenus pour structurer le travail étaient : les programmes régionaux, la coopération, l animation. Suite à l élaboration des feuilles de route pour chaque groupe de travail et l identification des participants par atelier, les groupes de travail se sont réunis du 14 octobre au 7 novembre Afin de rendre possible la participation du plus grand nombre d agents et approfondir certaines thématiques, les différents groupes ont travaillé en sous-groupes en présentiel et en visio-conférences. Ces groupes ont été élargis, en fonction du sujet traité, à des personnes ressources d autres directions. Pour le groupe programmes régionaux : 6 sous-groupes et 11 réunions de travail réunissant 30 participants, Le groupe coopération a approfondi l enjeu en 3 sous-groupes et 5 réunions de travail avec 12 participants, 1

2 Le groupe, animation, a travaillé en 3 sous-groupes, 5 réunions de travail, 10 participants, avec l élaboration d un questionnaire individuel. Les agents n ayant pu se rendre physiquement aux réunions des groupes de travail avaient la possibilité de contribuer par écrit, et les comptes rendus des groupes ont été diffusés à tous les agents. Parallèlement à cette démarche, et sous le pilotage du DGA, des réunions de lignes de partages entre les différentes directions du pôle et des réunions avec tous les pôles opérationnels et fonctionnels impliqués dans la gestion des fonds européens ont eu lieu. Un groupe projet composé d encadrants élargi à d autres personnes «ressources» n exerçant pas de responsabilités managériales (binômes Lille/Amiens) s est réuni tous les 8 à 15 jours, afin de suivre l avancement des travaux, d aborder des questions transversales et de donner des orientations. Des entretiens individuels entre la directrice préfiguratrice et les agents ont eu lieu. Pendant le séminaire de restitution du 12 décembre à Lille qui a clos le travail des groupes, les pistes de réflexion et les propositions issues des groupes de travail ont été présentées sous forme de synthèses par les binômes Lille/Amiens. Les synthèses et pistes de réflexion ont ainsi alimenté la quatrième étape, l élaboration de la future organisation avec un organigramme cible présenté à l ensemble des agents et discuté le 30 janvier 2017 en séminaire de clôture de la préfiguration. Le 7 mars, une réunion du groupe projet a permis de proposer des évolutions d organigramme suite aux remarques faites par les organisations syndicales. Celles-ci sont reprises dans ce rapport. Elles ont été approuvées à l unanimité par l ensemble des participants. Un séminaire le 10 mars avec l ensemble des agents a permis de débattre des évolutions proposées pour les prendre en compte dans la nouvelle version de l organigramme. Les propositions figurant dans ce rapport ont fait consensus lors du séminaire. Nouvelle organisation proposée : La nouvelle organisation proposée est structurée autour des grands enjeux identifiés, des propositions émanant des ateliers thématiques, des discussions émanant du groupe projet et du projet politique de notre institution. L équipe de direction est composée de : - Un directeur/trice - Un directeur/trice adjoint/e par redéploiement - deux assistant/e/s de direction - un responsable de projet actions urbaines innovatrices - un conseiller/ère Elle est positionnée sur les sites de Lille et d Amiens. Le binôme directeur/trice et directeur/trice adjoint/e a comme mission générale de créer une vision commune du pilotage des fonds européens en mobilisant les compétences internes et externes nécessaires et en assurant un pilotage stratégique de la préparation de la future politique de cohésion. Il s appuiera sur le service animation et montage de projets européens qui travaillera en mode projet sur cet enjeu clé. 2

3 Dans un objectif de pilotage commun, le directeur adjoint basé à Amiens est le garant de l harmonisation des procédures et du fonctionnement commun entre les deux sites et les programmes régionaux des deux territoires. Facilitateur, il assure une veille nationale et européenne et s assure de la bonne circulation de l information. Cinq services structurent par ailleurs la Direction Europe : - Un service pilotage des programmes régionaux Picardie qui a pour mission de piloter et d animer le PO régional FEDER/FSE/IEJ Picardie et le PDR Picardie (FEADER), d instruire les dossiers FSE/IEJ, de conseiller et d appuyer les services dans l instruction du FEDER et du FEADER, d instruire les dossiers FEDER dont la Région est maître d ouvrage ainsi que les dossiers d assistance technique, d assurer une coordination générale par fonds et un suivi stratégique des programmes y compris du dégagement d office, du cadre de performance et de la piste d audit, de préparer les instances décisionnelles des programmes. Composé de 18 postes et structuré en deux secteurs, ce service comprend : 1 responsable de service par redéploiement et un/e assistant/e de mission (mutualisé avec le poste à l équipe de direction), 1 responsable de secteur gestion des opérations FSE/IEJ (par redéploiement interne au service), 3 chargé/e/s de mission et 3 assistant/e/s fonds européens, 1 responsable de secteur coordination et appui aux services instructeurs FESI (par redéploiement interne au service), 1 coordinateur/trice FEADER, 6 chargé/e/s de mission dont 1 par redéploiement, 1 animateur/trice «Système d information Europe Synergie» et 1 assistant/e de mission. Ce service est positionné sur le site d Amiens. - Un service pilotage des programmes régionaux Nord-Pas de Calais qui a pour mission de piloter et d animer le PO régional FEDER, FSE/IEJ NPDC et le PDR NPDC (FEADER), de piloter la subvention globale FEAMP, d instruire les dossiers FSE/IEJ dont la Région est maître d ouvrage (PRF) ; de conseiller et d appuyer les services dans l instruction du FEDER, FSE, IEJ et FEADER, d assurer une coordination générale par fonds et un suivi stratégique des programmes y compris du dégagement d office, du cadre de performance et de la piste d audit, de préparer les instances décisionnelles des programmes. Composé de 19 postes et structuré en deux secteurs, ce service comprend 1 responsable de service, un/e assistant/e de mission, 1 responsable de secteur instruction FSE/IEJ, 4 contrôleurs FSE, 2 assistant/e/s de gestion administratif/ves FSE/IEJ, 1 responsable de secteur coordination et appui aux services instructeurs FESI (par redéploiement interne au service), 8 chargé/e/s de mission dont 3 par rédéploiement et 1 animateur/trice «Système d information Europe Synergie». Ce service est positionné sur le site de Lille. Un service coopération européenne qui incarne l autorité de gestion de trois programmes de coopération, représente l autorité nationale dans quatre programmes de coopération, assure le contrôle qualité 1 er niveau de quatre programmes de coopération, agit en tant qu animateur/point de contact de quatre programmes et représente la Région dans un cinquième programme en tant que partenaire. Il s agit d une équipe qui travaille au quotidien avec 80 personnes (de 16 nationalités) du groupement européen d intérêt économique (GEIE), structure porteuse des secrétariats communs chargés de la gestion de programmes de coopération européenne dont la Région est autorité de gestion. 3

4 Composé de 21 postes, structuré en deux secteurs, ce service comprend 1 responsable de service par rédéploiement, un/e assistant/e de mission, 2 chargé/e/s de mission autorité de gestion, 1 responsable de secteur autorité nationale et contrôle (par redéploiement interne au service), 5 chargé/e/s de mission dont 1 par rédéploiement, 2 gestionnaires administratif/ve/s, 1 responsable de secteur animateurs programmes et coopération institutionnelle (par redéploiement interne au service), 7 chargé/e/s de mission et 1 assistant/e/s de mission. Ce service est positionné sur les sites de Lille, d Amiens et d Aulnoy-lez-Valenciennes. - Un service contrôle interne et gestion administrative et financière qui doit assurer le contrôle de cohérence (conventions et CSF) pour les programmes régionaux NPDC et le contrôle qualité gestion du FEDER, FSE, IEJ et FEAMP, suivre les appels de fonds, instruire les dossiers d assistance technique des programmes régionaux NPDC. Il analyse l ensemble des constats d irrégularités suites aux contrôles. Ce service est l interlocuteur privilégié de l autorité de certification pour les programmes NPDC. Il a également en charge la gestion administrative et financière de la direction. Composé de 12 postes, ce service comprend 1 responsable de service, 1 cadre administratif/ve et financier/ere, 3 gestionnaires administratifs/ves et financier/ère/s, 2 assistant/e/s de gestion fonds européens, 3 contrôleurs qualité gestion dont 2 par redéploiement, 1 chargé/e de mission et 1 assistant/e de mission. Ce service est positionné sur les sites de Lille et d Amiens. - Un service animation et montage des projets européens dont les missions principales sont l information générale sur l Europe auprès des citoyens et notamment des jeunes, l information des porteurs de projets sur les opportunités des programmes européens, leur orientation vers les programmes et les interlocuteurs pertinents, leur accompagnement lors du montage de projets notamment sectoriels tout en s appuyant sur les outils tels que des aides financières ou des prestations de conseil externe ou interne, l appui administratif et financier des dossiers européens de la Région. L animation de réseaux thématiques et territoriaux fait également partie des missions de ce service. La préparation de l après 2020 en transversalité avec tous les autres services de la direction est également assurée par cette équipe qui mène ce travail d expertise et d animation en lien avec la Mission auprès de l Union européenne. Composé de 13 postes, ce service comprend 1 responsable de service, 1 responsable de service adjoint, 2 assistant/e/s de mission, 8 chargé/e/s de mission dont 1 par redéploiement, et 1 animateur/trice de programmes européens. Le service est positionné sur les sites de Lille et d Amiens. 4. Les modalités de management de la direction Europe en bi-sites basées sur: - le binôme de Direction (Directeur/trice et directeur/trice adjoint/e) avec une présence bi-sites et une vision d ensemble de l activité sur les deux sites, - le binôme assistant/e de direction avec une présence sur les deux sites assurant la fluidité de l information et des échanges, 4

5 - le binôme chef de service/chef de service adjoint avec une représentation sur les deux sites du service animation et montage des projets européens, assurant un encadrement de proximité et un pilotage de l activité sur les deux sites, - deux services distincts par programmes régionaux, situés au plus proche du territoire et des porteurs de projets avec un management de proximité avec la mise en place de groupe projets en fonction des chantiers et enjeux transversaux et communs identifiés. Le travail en transversalité est un enjeu majeur pour la direction, que ce soit en interne sur des sujets comme par exemple la préparation de la future période de programmation ou en lien avec l ensemble des directions opérationnelles et fonctionnelles en charge des fonds européens. Il sera fait appel au mode projet pour les enjeux identifiés. 5

6 PÔLE «ECONOMIE, FORMATION, RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT» NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 20 Dont 7 postes concernés par la Direction Europe GESTION ET CONTRÔLE FSE 1 Chef de service (A) 1 Cadre administratif/ive (A) 4 Contrôleurs (B) 1 Gestionnaire des Fonds Européens (B) 2 Assistant/e/s de gestion administratif/ives (B) 1 RESPONSABLE DE POLE (A) 1 Délégué/e à la Gestion Administrative et Financière (A) 2 Assistant/e/s de direction (B) 1 Conseiller/ère/ Technique (A) 1 Conseiller/ère/ Technique (A) Poste à pourvoir par redéploiement MISSION PLATEFORMES TERRITORIALES JEUNES 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Conseiller/ère Technique (A) 1 Chargé/e de mission (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) MEDIATION ECONOMIQUE ET SOCIALE 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Chargé/e de mission médiation économique (A) 1 Chargé/e de mission médiation sociale (A) poste à pourvoir par redéploiement 6

7 DIRECTION EUROPE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Chef de Service (A) 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (B) 3 Gestionnaire/s Administratif/ve/s et Financier/e/s «Fonds Européens» (B) 2 Assistant/e/s de Gestion Fonds Européens (B) 1 Consultant/e Interne «Contrôle, Qualité, Gestion» (A) 1 Consultant/e Interne «Contrôle, Qualité, Gestion» (A) (4ème vague recrutement FE) 1 Directeur/trice (A) 1 Conseiller/e Technique «Expert/e Qualité» (A) 1 Directeur/rice de Projet «Actions innovatrices» (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Assistant/e de Mission (B) NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 47 Dont 43 postes concernés par la Direction Europe DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DES PROGRAMMES OPÉRATIONNELS 1 Directeur/trice Adjoint/e en charge des Programmes Opérationnels (A) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE AUX PROGRAMMES INTERREG 6 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 6 Chargé/e/s de Mission (A) 2 Gestionnaire/s Administratif/ve/s (B) 2 Assistant/e/s de Mission (B) SERVICE DÉVELOPPEMENT ET PROJETS 1 Chef de Service (A) 4 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) «ANTENNE DE BRUXELLES» 1 Responsable de Secteur (A) 2 Chargé/e/s de Mission «Coordination et Suivi des Fonds Européens» (A) 1 Chargé/e de Mission «FEDER-FEADER» (A) 1 Chargé/e de Mission «Instances» (A) 1 Animateur/rice «Système d Information Europe SYNERGIE» (A) 1 Chargé/e de Promotion «Programmes Européens» (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) 1 Gestionnaire de Données «Système Financier et de Contrôle» (B) 7

8 DIRECTION DE L'INFORMATION ET DE L'ACCUEIL POLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Cadre administratif/ive et financier/ière (A) 1 Directeur/trice (A) 1 Chargé/e des relations extérieures (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Assistant/e technique mur d images (B) NORD-PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 59 * 1 agent sur deux ½ postes Dont 3 postes concernés par la Direction de l Europe 1 Assistant/e administratif/ive et financier/ière (B) 1 Agent/e/s d accueil et de sécurité (C) DIRECTION ADJOINTE DELEGUEE INFORMATION-DOCUMENTATION 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) * DIRECTION ADJOINTE DELEGUEE ACCUEIL 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Assistant/e de gestion (B) RESSOURCES DOCUMENTAIRES 1 Chef de Service (A) PRESSE ET INFORMATION EUROPEENNE 1 Chef de Service (A) * 1 Adjoint/e au Chef de Service (A) 2 Documentalistes "Presse" (A) ACCUEIL ET GESTION DES MANIFESTATIONS 1 Adjoint/e au Chef de Service (A) 3 Assistant/e/s de gestion «réservation de salles» (B) NOUVEAU SIECLE 1 régisseur général (A) 1 cadre administratif/ve et financier/e en charge de la coordination (A) 1 cadre administratif/ve et financier/ère (A) 1 Documentaliste expert (A) 5 Documentalistes (A) 3 Assistant/e/s documentalistes (B) 2 Documentalistes "Information européenne" (A) 1 Documentalistes "Information européenne" (A) 4 Assistant/e/s documentalistes (B) 6 Agent/e/s d'intendance (C) 1 Assistant/e de gestion «visites guidées» (B) 4 Agent/e/s d'accueil et d'information physique (C) 5 Agent/e/s d'accueil et d'information téléphonique (C) 1 Adjoint au Régisseur Général (B) 1 Secrétaire-assistant/e (C) 1 Gestionnaire de programmation, promotion et communication «Nouveau Siècle» (B) 1 Magasinier/ière (C) 1 Gestionnaire des relations publiques (B) 8

9 DIRECTION AFFAIRES EUROPEENNES PICARDIE CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE 1 Directeur/rice (A) Total des postes autorisés : Dont 25 postes concernés par la Direction Europe 1 Animateur/rice adjoint/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Animateur/rice inter programmes (A) DELEGATION DE LA PICARDIE AUPRES DE L UNION EUROPEENNE DEPARTEMENT COOPERATION EUROPEENNE DEPARTEMENT GESTION Cellule FEDER DEPARTEMENT PILOTAGE 1 Responsable (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 3 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 1 Responsable (A) 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) Cellule FSE 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) 1 Animateur/rice Presage/ Synergie/Osiris/isis (A) 1 Responsable (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 3 Assistant/e/s de mission 1 Coordonnatrice FEADER(A) 1 Chargé/e de mission (A) 9

10 DIRECTION EUROPE SERVICE CONTROLE INTERNE ET GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE 1 Responsable de service (A) 1 Cadre administratif/ive et financier/ère (A) 3 Gestionnaire/s Administratif/ive/s et Financier/ère/s (B) 2 Assistant/e/s de Gestion Fonds Européens (B) 3 Contrôleurs Qualité Gestion (A) dont 2 par redéploiement 1 Chargé/e de mission (A) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) Par redéploiement 1 Conseiller/e (A) 1 Responsable de projet (A) 2 Assistant/e de Direction (B) dont 1 poste mutualisé* HAUTS-DE- France CT DU 27/03/2017 PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 78 (versant Nord : 53, versant Sud : 25 ) Postes par redéploiement : 11 (versant Nord ou Sud ) Poste mis en réserve : 0 (versant Nord : 0,versant Sud : 0) * Fonctions mutualisées SERVICE ANIMATION ET MONTAGE DE PROJETS EUROPEENS 1 Responsable de service (A) 1 Responsable de service adjoint/e (A) 2 Assistant/e/s de mission (B) 8 Chargé/e/s de mission (A) dont 1 par redéploiement 1 Animateur/rice des Programmes Européens (A) SERVICE COOPERATION EUROPEENNE 1 Responsable de service (A) Par redéploiement Autorité de gestion 2 Chargé/e/s de mission (A) Secteur autorité nationale et contrôle 5 Chargé/e/s de mission (A) dont 1 par redéploiement 2 Gestionnaire/s Administratif/ive/s (B) Secteur animateurs programmes et coopération institutionnelle 7 Chargé/e/s de mission (A) SERVICE PILOTAGE PROGRAMMES REGIONAUX PICARDIE 1 Responsable de service (A) Par redéploiement * Secteur gestion des opérations FSE/IEJ 3 Chargé/e/s de mission (A) 3 Assistant/e/s Fonds Européens (B) Secteur coordination et appui aux services instructeurs FESI 1 Coordinateur/rice FEADER (A) 6 Chargé/e/s de mission (A) dont 1 par redéploiement 1 Animateur/rice «Système d Information Europe Synergie» (A) SERVICE PILOTAGE PROGRAMMES REGIONAUX NORD PAS DE CALAIS 1 Responsable de service (A) Secteur instruction FSE/IEJ 4 Contrôleurs «FSE» (B) 2 Assistant/e/s de gestion administratif/ives «FSE» (B) Secteur coordination et appui aux services instructeurs FESI 1 Coordinateur/rice FEADER (A) par redéploiement 7 Chargé/e/s de mission (A) dont 2 par redéploiement 1 Animateur/rice «Système d Information Europe Synergie» (A) Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes. 10