BFC-GOP-TRV-Extraction de données d'états vers Excel- V1.1 23/10/2014. Référence Date de la dernière mise à jour Rédigé par

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1 Infogérance des SI BFC et Sirhus Procédure d extraction des données d états vers Excel Référence Date de la dernière mise à jour Rédigé par Objet BFC-GOP-TRV-Extraction de données d'états vers Excel- V1.1 23/10/2014 CNRS Guide opératoire BFC : extraction des données d états vers Excel

2 Table de mise à jour du document Version Date Objet de la mise à jour /03/2013 Version initiale. BFC-Extraction de données vers Excel Id modèle : BFC-MOD-GOP-V1.0.doc /10/2014 Mise à jour suite à la montée de socle technique (octobre 2014) Page : 2/36

3 SOMMAIRE BFC-Extraction de données vers Excel 1 OBJET DU DOCUMENT. 4 2 TYPOLOGIE DES EXTRACTIONS ANALYSEES DANS CE DOCUMENT. 5 3 EXTRACTION DE QUERY PRESENTATION DE LA QUERY EXTRACTION NON FORMATEE VERS EXCEL PROCEDURE DE DECHARGEMENT CLASSIQUE FORMAT OBTENUE AVEC UN EXPORT CLASSIQUE EXTRACTION DE QUERY FORMATEE POUR EXCEL ACCES PAR LES MENUS ACCES PAR CLIC DROIT ET MENU CONTEXTUEL FORMAT OBTENU APRES EXPORT EXTRACTION DE REPORT PAINTER PRESENTATION DU REPORT-PAINTER EXTRACTION AVEC MISE AU FORMAT DIFFERE (PAS D EXTRACTION DIRECTE DANS CE CAS) EXTRACTION D ETAT DE LISTE PRESENTATION DE L ETAT DE LISTE FORMATE EXTRACTION D ETAT DE LISTE FORMATE POUR EXCEL ACCES PAR LES MENUS ACCES PAR CLIC DROIT MENU CONTEXTUEL FORMAT OBTENU APRES EXPORT 27 6 EXTRACTION D ETAT DE LISTE STANDARD PRESENTATION DE L ETAT DE LISTE STANDARD EXTRACTION D ETAT DE LISTE STANDARD FORMATE POUR EXCEL ACCES PAR LES MENUS ACCES PAR CLIC DROIT MENU CONTEXTUEL FORMAT OBTENU APRES EXPORT 35 7 RESUME DES ETATS PRESENTES. 36 Page : 3/36

4 1 OBJET DU DOCUMENT. Lors des différentes consultations des MOA auprès des utilisateurs et dans le cadre du chantier BFC- Rénovations, les procédures d exports d états BFC vers Excel ont été signalées comme axe d amélioration. Le but de ce document est d initier une typologie et, de définir une procédure d extraction permettant d exporter des états au format Excel, en autorisant les calculs, sans retraitements des données. Cette procédure pourra varier selon la typologie d états de BFC concernés et devra donc être mise à jour et alimentée au fur et à mesure des cas rencontrés. Information complémentaire : En fonction de la configuration du poste de travail, dans les différentes étapes indiquées ci-dessous : après la saisie du nom de fichier dans lequel les données sont extraites, une demande de validation Java peut-être demandée. Cette validation permet de passer à l étape suivante. Page : 4/36

5 2 TYPOLOGIE DES EXTRACTIONS ANALYSEES DANS CE DOCUMENT. Type d état Etat exemple utilisé Description de la pratique à améliorer Description de la bonne pratique Query (chapitre 3) Journal de réservation des crédits 3.1 Présentation de la query. 3.2 Extraction non formatée vers Excel. 3.3 Extraction de query formatée pour Excel. Report -painter (chapitre 4) Disponible des AE mis en place NB 4.1 Présentation du reportpainter. 4.2 Extraction avec mise au format différé (pas d extraction directe dans ce cas). Etat de liste (chapitre 5) Détail pièces de saisie de budget 5.1 Extraction d état de liste formaté pour Excel 5.2 Extraction d état de liste formaté pour Excel Etat de liste standard (chapitre 6) Engagement et ré-imputation de fonds 6.1 Présentation de l état de liste standard. 6.2 Extraction d état de liste standard formaté pour Excel. Page : 5/36

6 3 EXTRACTION DE QUERY. Dans un premier temps nous allons analyser le cas des extractions Excel, provenant de query. 3.1 PRESENTATION DE LA QUERY. L extraction utilisée, ici, affiche les montants réservés sur des engagements individuels. Le chemin d accès en est : Gestion des engagements individuels/journal des réservations de crédits. - Lancement de la requête : Page : 6/36

7 - Le résultat de la requête s affiche comme suit : Page : 7/36

8 3.2 EXTRACTION NON FORMATEE VERS EXCEL. Dans le cadre d un export classique, la procédure utilisée est la suivante : PROCEDURE DE DECHARGEMENT CLASSIQUE. Chemin d accès : Liste/Exporter/Fichier local Page : 8/36

9 Choix du format de sauvegarde FORMAT OBTENUE AVEC UN EXPORT CLASSIQUE Les formats des montants obtenus sont les suivants. Ils demandent un retraitement pour être exploitable (remplacer les «.» par des espaces, les «,» par des «.» (par recherche dans Excel et echange des valeurs). Page : 9/36

10 3.3 EXTRACTION DE QUERY FORMATEE POUR EXCEL. En utilisant un mode d export adéquat, le fichier peut être exporté avec un format directement exploitable. Deux des modes d accès existants sont présentés ici ACCES PAR LES MENUS. L accès à l export se fait au travers du menu suivant : Menu/Liste/Exporter/Calcul avec tableur : Page : 10/36

11 Puis choisir «Excel (en format HTML)» : Page : 11/36

12 3.3.2 ACCES PAR CLIC DROIT ET MENU CONTEXTUEL. L accès à l export, ici, se fait au travers des menus contextuels en se positionnant n importe où dans l état et par clic droit de la souris : Page : 12/36

13 Choix du dossier ou sera stocké le document et choix du nom du document. Remarque : Dans le cas du menu contextuel (4.2), le tableau Excel s ouvre immédiatement et peut ensuite être enregistré sur le disque dur. Dans le cas du menu BFC (4.1), le tableau Excel exporté crée un fichier sur le disque dur. Page : 13/36

14 3.3.3 FORMAT OBTENU APRES EXPORT. Les formats obtenus sont les suivants et sont utilisablesdans Excel sans retraitement : Page : 14/36

15 4 EXTRACTION DE REPORT PAINTER. Nous allons analyser l extraction vers Excel d un report-painter. 4.1 PRESENTATION DU REPORT-PAINTER. L extraction utilisée, ici, affiche le disponible des AE mis en place NB. Le chemin d accès est :Budget/Reporting/Disponible sur AE mis en place en dotation globale (NB) - Lancement de la requête : Page : 15/36

16 - Le résultat de la requête s affiche comme suit : Attention : Dans le cas de cet état seul le déchargement au format excel classique est possible. Page : 16/36

17 4.2 EXTRACTION AVEC MISE AU FORMAT DIFFERE (PAS D EXTRACTION DIRECTE DANS CE CAS). Pour information le déchargement classique avec mise à jour dans le tableau Excel final est présentée ici : Pour obtenir le fichier qui nous intéresse, nous devons changer dans Excel, les «,» par des (espaces). Page : 17/36

18 Document à mettre au format : Page : 18/36

19 Description de l opération de modification du format (CTRL+ F): Remplacement des «.» par des (espace). Page : 19/36

20 Format modifié, mis à jour : Page : 20/36

21 5 EXTRACTION D ETAT DE LISTE. Nous allons analyser l extraction vers Excel d un état de liste. 5.1 PRESENTATION DE L ETAT DE LISTE FORMATE. L extraction utilisée, ici, affiche les pièces de saisie Le chemin d accès est : Budget/Reporting/Détail pièces de saisie de budget - Lancement de la requête : Page : 21/36

22 - Le résultat de la requête s affiche comme suit : Page : 22/36

23 5.2 EXTRACTION D ETAT DE LISTE FORMATE POUR EXCEL ACCES PAR LES MENUS. L accès à l export se fait au travers du menu suivant : Menu/Liste/Exporter/Calcul avec tableur : Page : 23/36

24 5.2.2 ACCES PAR CLIC DROIT MENU CONTEXTUEL. Le menu contextuel (clic droit) Page : 24/36

25 Choix du format du document à extraire (Excel (en format MHTML)). BFC-Extraction de données vers Excel Page : 25/36

26 Sauvegarde du ficher créé Page : 26/36

27 5.2.3 FORMAT OBTENU APRES EXPORT Le format obtenus sont les suivants et sont utilisable dans Excel sans retraitement. Page : 27/36

28 6 EXTRACTION D ETAT DE LISTE STANDARD. Nous allons analyser l extraction vers Excel d un état de liste standard. L extraction utilisée, ici, affiche les pièces de saisie 6.1 PRESENTATION DE L ETAT DE LISTE STANDARD. Le chemin d accès est : Budget/Reporting/engagement et ré imputation de fonds - Lancement de la requête : Page : 28/36

29 - Le résultat de la requête s affiche comme suit : Page : 29/36

30 6.2 EXTRACTION D ETAT DE LISTE STANDARD FORMATE POUR EXCEL ACCES PAR LES MENUS. L accès à l export se fait au travers du menu suivant : Menu/Liste/Exporter/Calcul avec tableur : Page : 30/36

31 Choix du format du document à extraire (Excel (en format MHTML)). Page : 31/36

32 6.2.2 ACCES PAR CLIC DROIT MENU CONTEXTUEL. Par le menu contextuel (clic droit) Page : 32/36

33 Choix du format du document à extraire (Excel (en format MHTML)). Page : 33/36

34 Sauvegarde du ficher créé Page : 34/36

35 6.2.3 FORMAT OBTENU APRES EXPORT Le format obtenus sont les suivants et sont utilisable dans Excel sans retraitement. Page : 35/36

36 7 RESUME DES ETATS PRESENTES. Type d état Etat exemple utilisé Description de la pratique à améliorer Description de la bonne pratique Query (chapitre 3) Report -painter (chapitre 4) Etat de liste (chapitre 5) Etat de liste standard (chapitre 6) Journal de réservation des crédits Disponible des AE mis en place NB Détail pièces de saisie de budget Engagement et ré-imputation de fonds 3.1 Présentation de la query. 3.2 Extraction non formatée vers Excel. 3.3 Extraction de query formatée pour Excel. 4.1 Présentation du report-painter. 4.2 Extraction avec mise au format différé (pas d extraction directe dans ce cas). 5.1 Extraction d état de liste formaté pour Excel 6.1 Présentation de l état de liste standard. 5.2 Extraction d état de liste formaté pour Excel 6.2 Extraction d état de liste standard formaté pour Excel. Type d état Transaction Query SQ01 report -painter Transaction ZFMTB17 état de liste formaté ZBFC_E161 état de liste standard FMRP_RFFMEP1OX Page : 36/36