Analyse des besoins du Projet N :

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1 Leads-logiciel.com Analyse des besoins du Projet N : Réalisée le 17/09/ :06:00 Lieu : 38 Nb Postes/Utilisateurs : Entre 10 et 30 Démarrage du Projet : 3 mois Prix de vente : 80 HT Périmètre du Projet Gestion commerciale ( Ventes ) La gestion commerciale gère les articles/produits de vente, les devis, la facturation, les contrats/abonnements, les réglements & impayés, la prospection, les chargés d'affaires, les encours clients, la vente au comptoir, des interfaces avec la comptabilité, les stocks, l'e commerce, le CRM... Campagnes de Prospection Organisation de la prospection, des campagnes, suivi et affectation des actions commerciales, normalisation des processus, optimisation du ROI, intégration de fichiers marketing,... Page 1 / 8

2 Contexte La solution recherchée va t elle gérer votre activité principale Quel est votre code NAF 7112B Existant Déclencheur Disposez vous actuellement d'un logiciel qui sera remplacé par la future solution Le changement de logiciel est il motivé par son budget de fonctionnement trop élevé Le changement de logiciel est il provoqué par son obsolescence fonctionnelle Le changement de logiciel est il provoqué par l'incapacité du prestataire initial Etude(s) disponible(s) Avez vous effectué un audit préalable pour ce projet Avez vous effectué ou fait effectuer une maquette pour ce projet Risques et motivation Quel adjectif qualifie le mieux la motivation du personnel concerné par le logiciel ( Ex : bonne, inconnue, plutôt mauvaise,... ) Considérez vous qu'il existe un risque interne au mauvais déroulement de ce projet ( conflit d'intérêt, turn over, paternité, indisponibilité du personnel,.. ) mauvaise Profils utilisateur Le système doit il gérer des permissions (création, modification, suppression, accès) en fonctions de profils utilisateurs Le logiciel doit il permettre l'accès (à certaines informations) à des utilisateurs non authentifié (Invité Anonyme) Un invité peut il lui même créer son compte utilisateur dans un profil prévu à cet effet Pouvez vous préciser ci dessous les différents profils utilisateurs concernés par le logiciel. admin, direction, chargé d'affaires, utilisateur Volumétrie Combien de fiches prospects allez vous traiter par an 100 Combien de clients sont actuellement à gérer 150 Combien prévoyez vous de campagnes marketing par an 5 Prestations attendues Souhaitez vous la Réalisation du cahier des charges détaillé Souhaitez-vous la formation des futurs utilisateurs Souhaitez vous un support téléphonique pour des utilisateurs privilégiés Souhaitez vous bénéficier d'une Assistance 24h/24 et 7j/7 Souhaitez vous la fourniture d'une documentation utilisateur spécifique à vos processus de travail Souhaitez vous la reprise des données de l'existant Souhaitez vous un accompagnement pour faciliter le changement auprès des futurs utilisateurs Page 2 / 8

3 Prestations attendues Souhaitez vous obtenir un moyen de tester l'application avant de prendre votre décision Souhaitez vous un système de sauvegarde de vos données externalisé par Internet Souhaitez vous l'hébergement de votre solution ( serveur + données+logiciel) en externe Souhaitez vous faire effectuer un audit préalable au lancement de votre projet Selon vous, combien de JOURS faut il à un prestataire pour observer sur site tous vos modes opératoires ( en rapport avec ce projet ) Souhaitez vous une assurance qualité sur la reprise des données de votre logiciel existant lors de la mise en exploitation de la nouvelle solution Imposez vous que l'hébergement de la solution se fasse sur un matériel serveur que vous allez fournir Combien d'interlocuteurs (MOA) de votre entreprise doivent ils participer à l'établissement du cahier des charges La rédaction du cahier des charges détaillée implique t elle des descriptions d'interface avec d'autres logiciels Le principal objectif de l'audit est il de valider la capacité du service informatique à gérer ou maintenir le futur projet Le principal objectif de l'audit est il de normaliser les échanges et les méthodes entre les différents services de l'enteprise Le principal objectif de l'audit est il de valider les compétences du personnel impliqué dans le projet Le principal objectif de l'audit concerne t-il la mise en oeuvre de politiques, de normes et de procédures spécifiques au projet Le principal objectif de l'audit est il lié au ROI, aux investissements ou la rentabilité du futur projet par rapport à l'existant Le principal objectif de l'audit est il de valider l'implication réelle ou la motivation du personnel visé par le projet Le principal objectif de l'audit est il une évaluation des risques, des difficultés, des failles liées au projet S'agit il d'un audit de la sécurité La documentation attendue doit elle être fournie dans toutes les langues concernées 5 4 Critères d'appréciation La facilité de prise en main ( ergonomie ) est elle un critère principal d'appréciation du logiciel Le Coût global d'acquisition est il un critère principal d'appréciation de la solution Le délai de mise en oeuvre opérationnelle est il un critère principal d'appréciation du futur logiciel Le budget annuel de fonctionnement (maintenance,... ) est il un critère principal d'appréciation de la future solution La politique de sécurité du logiciel proposé est elle un critère principal d'appréciation de la future solution La capacité d'accessibilité externe ( Internet/Nomade/Extranet ) est elle un critère principal d'appréciation de la solution Les temps de réponse ( disponibilité ) du logiciel sont ils un critère principal d'appréciation de la future solution Votre autonomie est elle un critère principal d'appréciation de la solution proposée L'évolutivité est elle un critère principal d'appréciation du logiciel La réactivité du prestataire est elle un critère important d'appréciation La capacité de personnalisation visuelle du logiciel est elle un critère d'appréciation majeure La puissance et la capacité de l'outil de recherche multi critères intégré sont ils des critères importants d'appréciation du logiciel La traçabilité est elle un critère principal d'appréciation de la solution Réponse demandée Souhaitez vous une estimation du budget annuel de fonctionnement de la solution proposée Le fournisseur de la solution doit il justifier de sa capacité technique et humaine Le fournisseur doit il justifier d'une expérience similaire Page 3 / 8

4 Réponse demandée Imposez vous que le prestataire précise les tarifs des prestations qui pourraient survenir après la mise en oeuvre Contraintes générales Le logiciel doit il être multilingue Imposez-vous que le poste Serveur du logiciel soit un serveur PC Imposez-vous un applicatif full web ou Web 2.0 Le logiciel doit il permettre l'export d'écritures vers une comptabilité générale Le logiciel doit il gérer un ensemble d'entités indépendantes ( Filiales, Etablissements, franchises, boutiques, services, agences... ) Imposez vous l'affichage d'un tableau de bord pour l'utilisateur lors du démarrage de l'application Le logiciel recherché doit il s'interfacer (ou communiquer) avec un autre logiciel ou une autre plateforme Souhaitez vous réaliser vous même la personnalisation de vos impressions ( rapports, pdf,... ) Souhaitez vous imposer l'utilisation d'un moteur de base données précis Votre projet d'acquisition logiciel est il fictif Combien de pays seront ils connectés à votre logiciel 3 Quelles sont les principales langues attendues anglais, espagnol Quelle serait la langue souhaitée pour l'administration de l'application. ( BackOffice ) français Infrastructure technique Disposez-vous d'une DSI ou d'un service informatique Les postes de travail prévus dans le cadre de ce projet sont ils sous Windows Votre service informatique (ou DSI) est il impliqué dans ce projet Moyens humains Avez vous sélectionné les personnes clefs qui seront en charge des différentes étapes qui constituent la mise en oeuvre de votre projet (Tests, Pilotes, MOA, Administrateur, DSI, Compta...) Avez vous prévu de vous faire assister par un tiers de confiance dans la maitrise de l'ouvrage (AMO) Normes et Contraintes juridiques Le fournisseur de la future solution nécessite il un une habilitation/accréditation particulière Coûts et Budget Avez vous déjà alloué un budget pour l'acquisition de votre logiciel Souhaitez vous une location logiciel (Cloud/Fah/Asp) plutôt qu'une acquisition par achat de licence Attendez vous les réponses de votre appel d'offres pour déterminer le budget à allouer à votre projet Page 4 / 8

5 Besoins fonctionnelles détaillées Facturation Gestion commerciale ( Ventes ) Le logiciel doit il gérer des grilles de remises lors de la facturation Le logiciel doit il gérer les escomptes sur règlements anticipés Au moment de la facturation, l'utilisateur peut il effectuer une remise sur une ligne de facturation Dans votre organisation, une facture peut elle comporter différents taux de TVA Le logiciel doit il gérer les réglements, les soldes de vos factures Souhaitez vous pouvoir gérer différentes unités de mesures dans vos factures ou devis Vos propositions ou factures sont elles établies sous forme d'ouvrages, sous ouvrage, de module... Souhaitez vous gérer l'obsolescence de vos produits ou prestations Le logiciel doit il pouvoir créer une facture (ou devis...) depuis une facture, un devis ou un modèle prééxistant Le logiciel doit il permettre d'intégrer un échéancier multi réglements sur une facture Le logiciel doit il gérer les IBAN de vos clients pour traites, prélèvements ou autres opérations bancaires Souhaitez vous gérer les équivalences de vos produits ou prestations Proposez vous des bons à consommer (coupons, tickets, carnets, crédits...) pour lesquels vous souhaitez un suivi par le logiciel Contrats renouvelables Souhaitez vous gérer des facturations récurrentes/renouvelables de services ( garantie, contrat, licence, support, location,.. ) pour vos clients Encours clients Le logiciel doit il gérer les encours clients Les montants d'encours de vos clients sont-ils fournis par un Tiers de confiance En cas d'encours atteint par un client, souhaitez-vous bloquer la chaine de traitement des nouvelles commandes En cas d'encours atteint par un compte client, le logiciel doit il attendre une autorisation de déblocage auprès du responsable de service En cas d'encours atteint par un compte client, souhaitez-vous bloquer la chaine de traitement des livraisons Souhaitez vous disposer d'un outil de contrôle de la situation des encours clients Relances impayés Le logiciel doit il gérer les relances d'impayés Combien de niveaux de relances souhaitez gérer avant la mise en contentieux 2 Souhaitez vous effectuer également des relances par s Complément d'informations Le logiciel doit il gérer la notion de vendeur, commercial ou chargé d'affaires Souhaitez vous que la solution intègre une gestion des retours en recyclage ou en destruction Le logiciel doit il permettre d'attacher un Tiers à chaque client ( Maison mère, Collectif, Syndicat, Fédération, Revendeur, Collectivité,... ) Les articles que vous commercialisez sont ils parfois ou souvent déclinés en couleurs Les articles que vous commercialisez sont ils parfois ou souvent déclinés en taille Souhaitez vous pouvoir préparer et imprimer vos remises en banque depuis le logiciel Le logiciel doit il gérer la notion de secteur géographique Livraisons / Commande (Client ) Le logiciel doit il permettre l'enregistrement des commandes Client Le logiciel doit il gérer des bons de livraison client Gestion de caisse - Vente au comptoir Le logiciel doit-il permettre la facturation au comptoir Code à Barres Souhaitez vous gérer la notion de fabricant/marque de vos articles de vente Souhaitez-vous utiliser vos propres code barres sur vos marchandises pour une lecture optique VPC Le logiciel doit il gérer une activité de Ventes par correspondance Page 5 / 8

6 Dématérialisation GED Stockage & plan de classement & publication CMS La plateforme doit elle permettre un accès externe au réseau de l entreprise La solution permet elle d intervenir sur les documents à l extérieur de l entité Campagnes de Prospection Intégration Prospects Le logiciel doit il permettre l'intégration de fiches prospects L'outil doit il éviter les doublons lors des imports en fonction de critères paramétrables L'application doit elle permettre la création de zones de données supplémentaires Le logiciel doit il permettre de réaliser des captures de données via le web Les captures de données web doivent elles s effectuer sur des réseaux sociaux professionnels (linkedin, viadeo, etc ) Le logiciel doit il intégrer un outil de correspondance des champs lors de l'intégration de fiches prospects L'outil doit il proposer un moyen de pré filtrer les données avant l importation du fichier Le logiciel permet il de personnaliser la fiche prospect par ajout d'informations complémenaires L'outil doit il importer des fiches prospects depuis une base de données ( Oracle, SQL Server, Access, Lotus... ) L'outil doit il permettre de compléter une fiche prospect à partir d une prise photo de carte de visite (OCR) L'application doit elle récupérer les données provenant des formulaires de contact de votre site internet (WebToLead) Outils de prospection Quels sont les canaux de prospections attendus (Sms, Fax, , lettres, phoning,...) Vos campagnes de prospection ont elles pour premier objectif de concrétiser un RDV (Téléphonique, Physique.. ) Un prospect sur une campagne en cours peut il faire l'objet d'une autre campagne dans le même temps Le système de prospection doit il gérer un module de newsletters Le logiciel doit il permettre un ciblage sur n'importe quelle donnée des fiches prospects L'application doit elle intégrer un outil de création de modèles de publipostage (champ de fusion, date,... ) Les s générés par l'outil doivent il être tracés en réception, lecture, ouverture, clics Le logiciel doit il produire un identifiant (Code, Code barres, flashcode,...) lors de chaque publication pour en faciliter le retour L'outil doit il se conformer à la gestion d' s opt in (consentement) Organisation commerciale Les RDV obtenus suite à vos campagnes doivent ils être automatiquement dispatchés aux commerciaux L'outil de prospection doit il gérer les tâches des commerciaux L'outil doit il permettre l émission de proposition commerciale selon différents tarifs en fonction de la cible Quelles sont les différents statuts que peut prendre une opportunité Les raisons de refus évoquées par le destinataire sont elles à paramétrer, suivre et étudier Le système de prospection doit il gérer la notion de probabilté de réussite Le logiciel doit il historiser chaque évènement lié à une prospection (campagne, appel, , devis, rendez vous, etc ) L'application doit elle préserver tous les documents transmis au prospect (devis, plaquettes, proposition, etc.) L'outil de prospection doit il continuer à traiter un prospect devenu client Le logiciel doit il gérer des droits d'accès aux fiches prospects en fonction des utilisateurs Le logiciel doit il prévoir un nombre de relances et une fréquence spécifique en fonction du canal de prospection Les relances de prospection peuvent elles être automatiquement générées par le logiciel Le système de prospection doit il afficher un tableau de bord de l activité de prospection , lettre a a a Page 6 / 8

7 L'application doit elle déclencher des alarmes auprès des commerciaux pour des actions de prospection L'outil doit il savoir limiter les produits/services proposés en fonction de la cible prospectée Le logiciel doit il mettre en avant les actions de prospection à faire par l'utilisateur connecté L'outil doit il vous permettre de gérer des scénarios de prospection (processus normalisés selon avancement, évènement déclencheur, délai, affectation.. ) L'application doit elle présenter les actions à effectuer dans un calendrier synchronisé (Google Calendar, ical, Outlook, smartphone,..) Le système de prospection doit il prévoir des guides d'entretiens personnalisés pour les appels téléphoniques Analyse & Optimisation du ROI Souhaitez vous gérer/optimiser le ROI (ou la performance) de vos campagnes (coûts, budgets, ressources, durée,... ) Page 7 / 8

8 Conditions générales de Vente Leads logiciel.com Objet L'utilisation du site leads logiciel est soumis à l'acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales de Vente (CGV). Dans le cas où le Prestataire ne souhaite pas accepter les CGV, il lui est demandé de renoncer à tout usage du site. L'Exploitant se réserve le droit de modifier les termes, conditions et mentions des présentes CGV à tout moment. Mentions légales Leads logiciel.com (Déclaration CNIL numéro ) est exploité par : Sarl K-ALL,595 route des Milles Aix en Provence RCS Aix en Provence , TVA Intra : FR Ci après désigné comme l'exploitant Accès Leads logiciels.com Leads logiciel.com est un service gratuit de consultation de cahiers des charges publiés par le service CDCAO et destiné à des Prestataires à la recherche de nouveaux leads à exploiter. Le site leads logiciel est accessible gratuitement à tout Prestataire disposant d'un accès à internet. L'Exploitant se réserve le droit de refuser l'accès au Service, unilatéralement et sans notification préalable, à tout Prestataire ne respectant pas les présentes CGV. L'Exploitant se réserve la possibilité d'interrompre, de suspendre momentanément ou de modifier sans préavis l'accès à tout ou partie du Service, afin d'en assurer la maintenance, ou pour toute autre raison, sans que l'interruption n'ouvre droit à aucune obligation ni indemnisation. Limites de responsabilité L'utilisation du cahier des charges, ne saurait en aucun cas engager la responsabilité de l'exploitant, à quelque titre que ce soit. L'Utilisateur est seul maître de la bonne utilisation, avec discernement, des informations mises à sa disposition. L'Exploitant met en œuvre tous les moyens raisonnables à sa disposition pour assurer un accès de qualité au Service, mais n'est tenu à aucune obligation d'y parvenir. L'Exploitant ne pourra en aucun cas, dans la limite du droit applicable, être tenu responsable des dommages et/ou préjudices, directs ou indirects, matériels ou immatériels, ou de quelque nature que ce soit, résultant d'une indisponibilité du Service ou de toute utilisation du Service. Obligations du Prestataire et du Partenaire Le Prestataire est tenu d'agir pour son propre compte dans le but d'acquérir des leads qualifiés par le service CDCAO. Les qualifications du Prestataire doivent correspondre avec un besoin exprimé dans le cahier des charges acquis. Il s'interdit formellement de vendre, céder ou communiquer tout lead à un Tiers. Le Partenaire veillera à obtenir une bonne visibilité au service CDCAO depuis son site web pour optimiser le nombre de leads gratuits qu'il obtiendra. Le Partenaire s'assurera que les coordonnées du lead privé qu'il rend public soit correctes ( Entreprise, Interlocuteur, Fonction, Adresse, Téléphone, ). Toute transformation de lead en client doit être signifiée sur leads logiciel.com dans les 24 heures. Propriété intellectuelle CDCAO est une marque déposé de l'exploitant. Toute reproduction non autorisée de la marque, logos et signes distinctifs constitue une contrefaçon passible de sanctions pénales. Le contrevenant s'expose à des sanctions civiles et pénales et notamment aux peines prévues aux articles L et L du code de la Propriété Intellectuelle. Le Service est fondé sur un questionnaire réalisé par plusieurs experts IT qui ont cédé un droit d'exploitation dans le cadre du Service. L'Utilisateur est autorisé à modifier, reproduire et diffuser, en tout ou partie, le document reçu sans en demander l'autorisation dans le seul but de réaliser et diffuser son propre cahier des charges. Données personnelles Dans une logique de respect de la vie privée des Utilisateurs, l'exploitant s'engage à ce que la collecte et le traitement d'informations personnelles, du Contenu Utilisateur, soient effectués conformément à la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dite Loi «Informatique et Libertés». Ainsi, l'exploitant garantit à l'utilisateur un droit d'opposition, d'accès et de rectification sur les données nominatives le concernant. L'Utilisateur a la possibilité d'exercer ce droit par simple Tarification et Crédit Achat Lead Tous les tarifs de vente sont affichés Hors Taxes. Un Partenaire bénéficie de 20% de remise sur tous les prix de vente affichés. Tout Prestataire qui devient Partenaire obtient des leads privés gratuitement qu'il peut rendre public aux autres Prestataires. Dans ce cas, le partenaire acquière une commission de 20% sur les ventes réalisées sous forme de Crédits Achats Leads (CAL). Les CAL se cumulent au crédit du compte Partenaire et sont utilisables à tout moment uniquement pour ses achats de leads et ne peuvent faire l'objet d'un remboursement en numéraire. Litiges Attribution de Compétences En cas de litige, qui n'a pas trouvé de solution amiable, il est fait attribution de juridiction exclusive au tribunal de commerce d'aix en Provence, dans les termes de l'article 48 du nouveau code de procédure civile. Page 8 / 8