Comment optimiser ma participation à un salon? Christine Destexhe Gosselies 10 février f

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1 Comment optimiser ma participation à un salon? Christine Destexhe Gosselies 10 février f

2 Les salons professionnels constituent un outil incontournable de votre stratégie marketing 2

3 Pourquoi participer à un salon professionnel? Pour les entreprises déjà connues sur le marché Rencontrer de nouveaux prospects Fidéliser vos clients existants Se donner l occasion de relancer d anciens clients Faire connaître vos nouveaux produits Promouvoir une certaine image de réussite et de dynamisme Connaître l avis «à vif» des visiteurs face à vos produits Rencontrer ou sélectionner des agents ou des distributeurs Rencontrer ou sélectionner vos fournisseurs et sous-traitants 3

4 Pourquoi participer à un salon professionnel? Pour les nouveaux entrants sur le marché Faire connaître votre entreprise et vos produits Connaître l avis «à vif» des visiteurs face à vos produits Créer une première base de données de prospects Rencontrer ou sélectionner des agents ou distributeurs Rencontrer ou sélectionner vos fournisseurs et sous-traitants 4

5 Pourquoi participer à un salon professionnel? Les objectifs «annexes» Organiser sur place idéalement juste avant la foire une réunion de formation ou de remise à niveau, pour les commerciaux, agents, distributeurs, partenaires, preneurs de licences, Organiser une rencontre amicale entre vos collaborateurs et les partenaires de votre entreprise Inaugurer, par un drink, un nouveau produit ou une nouvelle marque commerciale Organiser une conférence de presse (presse spécialisée) 5

6 Les limites et dangers d un salon professionnel? Ce n est pas l endroit idéal pour conclure des contrats (sauf pour les foires grand public) Une participation trop précoce peut générer des frustrations sur le marché Une présentation inappropriée peut créer une mauvaise image Danger de susciter l intérêt des concurrents, avant celui des visiteurs Risque d être un gouffre financier sans retour satisfaisant 6

7 Pourquoi visiter un salon professionnel? Connaître les nouveaux produits et les nouvelles tendances Observer la concurrence Se montrer Rencontrer des partenaires potentiels (agents, distributeurs, ) Prospecter les exposants Repérer les lieux et sélectionner les meilleurs emplacements si vous désirez exposer l année d après 7

8 Les avantages? Tous les acheteurs et prospects se retrouvent au même endroit Tous les acteurs d un même secteur d activité sont présents Les rendez-vous peuvent être courts Les visiteurs sont «demandeurs» L ambiance générale suscite l envie de faire des contacts et des affaires Vous vous confondez dans la masse pour observer Vous montrez que vous êtes proactifs en vous déplaçant vers vos interlocuteurs commerciaux (sentiment de proximité) L environnement est neutre et professionnel 8

9 Une autre forme : Les Match Meetings ou Business Speed Dating Le concept ne repose pas sur la présence de stands mais sur des rendez-vous préfixés Les acheteurs et vendeurs établissent le profil des interlocuteurs qu ils souhaitent rencontrer Les rendez-vous sont programmés par les organisateurs Les réunions sont minutées (en général à une demi heure) Tous les participants sont mis sur pied d égalité Il existe une certitude de rencontrer les bonnes personnes 9

10 Les critères de sélection? Les salons sélectionnés devraient idéalement : attirer votre clientèle-cible comme visiteurs Le critère de la clientèle est plus important que le thème du salon! n attirer que des acheteurs sérieux et non de simples curieux La qualité des visiteurs est plus importante que leur quantité concerner des secteurs limités, plutôt qu être trop généraux (sauf pour les foires grand public) profiter d une bonne réputation correspondre à votre budget (dépendant du # de salons/an) concerner un territoire que vous êtes capable de satisfaire (capacité de production, produits adaptés, suivi, service après-vente connaissance des langues) 10

11 Comment et où trouver l information utile pour bien sélectionner les salons? Voyez les liens dans l annexe des meilleurs sites Lisez la presse spécialisée Enquêtez auprès d entreprises du même secteur d activité Déterminez les salons que vos clients/prospects aiment visiter Demandez des infos auprès des organisateurs, sur les salons précédents et futurs: # de visiteurs, profils, liste des exposants Visitez vous-même les salons, l année qui précède votre participation Toutes les foires et leurs organisateurs disposent d un site web Informez-vous auprès d organismes de promotion de l export 11

12 Quel emplacement choisir? Dans un couloir de grand passage Face à l arrivée du trafic des visiteurs Proche d entreprises connues, offrant des produits complémentaires Proche des concurrents, mais sans être visibles de votre stand Dans le bon hall (Les halls sont organisés par thème) Faisant un coin, avec des ouvertures de deux côtés (ou plus) Dans un endroit éclairé 12

13 Quel emplacement? Exemple Fédération professionelle Bar & restaurant Votre stand Concurrent Mauvais Emplac. Toilettes Entrée Trafic des visiteurs 13

14 Quelle surface de stand choisir? Le choix de la surface de votre stand dépendra : de votre budget de l image que vous voulez créer de votre entreprise des concurrents de l importance de la foire de l importance du trafic escompté des besoins nécessaires pour exposer vos modèles/échantillons et votre matériel d exposition 14

15 Quel aménagement? Votre stand devrait idéalement être : avenant : attirant et sobre accueillant : espace dégagé pour susciter les visiteurs à y entrer très bien éclairé animé : modèles en fonctionnement, films ou diapos en boucle, projections sur sol, visible de loin : logo surélevé, messages clairs disposant d endroits pour discuter ou patienter disposant de locaux pour ranger le matériel d exposition et kitchinette 15

16 Quel aménagement? Exemple Ouvert, sobre et très éclairé 16

17 Quel aménagement? Contre-exemple Stand 20 m² 17

18 Quels messages? Vos messages (posters, slogans) doivent : permettre aux visiteurs de comprendre en 5 secondes quelle est votre société et quels sont les produits/services qu elle offre être très courts être convaincants être adaptés aux besoins du public ciblé dans le salon Aller droit au but (pas de blabla commun) 18

19 Quels messages? L activité de l entreprise doit être compris au premier regard 19

20 Quels messages? Contre-exemple Trop de messages tuent le message 20

21 Quels messages? Contre-exemple Mais pas de messages. 21

22 Quels messages?. Mais certains préfèrent la discrétion totale 22

23 Au-delà des frontières : les aspects interculturels Donnez un sentiment de proximité aux visiteurs Mettez vos références-clients locales en avant Adaptez vos photos (par exemple, environnement que les visiteurs connaissent) Faites traduire vos messages, brochures, folders dans la langue du lieu et des visiteurs + éventuellement en anglais Adaptez votre vocabulaire Les belges et les français ne parlent pas toujours la même langue (Exemple: septante, nonante, chemise, sacoche, jatte, etc.) Adaptez vos comportements à la culture locale (distance, manière de saluer, titres, familiarité, rituel des cadeaux, sujets tabous, présentation des produits, ) 23

24 Comment créer du trafic sur votre stand? Faites savoir à l avance que vous exposez : mailing et invitations à vos clients/prospects et partenaires Donnez l envie de venir vous voir (incentives) Sélectionnez un emplacement stratégique et aménagez idéalement votre stand Publiez un article dans la presse spécialisée Participez aux business match meetings, forum de rencontres, Participez aux concours de la foire (Awards, médailles) 24

25 Quelle attitude sur votre stand? Ayez un comportement avenant : Debout, souriant, devant, disponible Préparez à l avance la manière dont vous allez présenter vos produits/services en moins de 30 secondes Questionnez d abord sur l identité et les besoins de vos interlocuteurs avant de dévoiler ou de donner la moindre information N «agressez» pas tous les visiteurs avec un «puis-je vous aider?» Portez des vêtements très professionnels mais légers Soyez suffisamment nombreux sur le stand 25

26 Comportement dans le stand? Contre-exemple Soyez plutôt disponible, avenant, souriant, sans être agressif 26

27 Comment créer un listing de prospects optimal? Préparez à l avance des fiches-contacts à remplir sur le stand, avec les informations que vous devez connaître de chaque visiteur Ex: coordonnées complètes, personnes de contact, decision-makers, langue des interlocuteurs, caractéristiques, besoins, intérêts, sensibilités personnelles, enjeux, remarques, demandes spécifiques, fournisseurs actuels, budget, deadlines, date prévue pour achat Ne laissez partir aucun visiteur sérieux sans avoir rempli une fiche-contact Ne laissez s impatienter aucun visiteur en attente, sans avoir, au moins, pris sa carte et fixé un rendez-vous ultérieur Visitez les autres stands: ce sont aussi des prospects Participez à toutes les animations publiques de la foire : cocktails d inauguration, drinks, forums, séminaires 27

28 Exemple : Mini-bar et vidéo sur les produits pour faire patienter les visiteurs 28

29 TO DO LIST : Plus d un an à l avance Déterminer votre budget annuel «salons» et sélectionner le(s) salon(s) auxquel(s) vous allez participer Désigner un coordinateur interne pour l organisation et le suivi du salon S inscrire comme exposant au salon et choisir son emplacement Sélectionner votre fournisseur, concepteur ou/et monteur de stand Déterminer le design de votre stand Prévoir une publicité dans le catalogue du salon Réserver les chambres d hôtel (si nécessaire) 29

30 TO DO LIST : 3 mois àl avance Organiser les animations sur place : drinks pour les clients, visites de sites, Annoncer votre participation sur votre site web, sur vos factures et courriers Faire traduire tous les documents commerciaux (brochures, posters, ) Faire imprimer un nombre suffisant de brochures, cartes de visite, Confirmer les chambres d hôtel Réserver les billets d avion et les voitures de location S assurer que les passeports soient encore valides et demander les visas Préparer un communiqué de presse, et prendre contact avec la presse spécialisée S inscrire aux concours prévus par les organisateurs de la foire Engager du personnel supplémentaire (hôtesses, interprètes, animateurs) Demander les carnets ATA si du matériel d expo est expédié temporairement 30hors UE

31 TO DO LIST : 1 mois àl avance Envoyer un mailing d invitation à tous vos clients et prospects Expédier tous les colis sur place (stand, pop-ups, brochures, échantillons, modèles, vidéos, CDRoms, cartes de visite, cadeaux, premiums, ) Préparer les fiches-clients S assurer d avoir bien reçu les badges d accès Réserver des salles de réunion, si rendez-vous pris ou si formations prévues pour les clients, agents, distributeurs et commerciaux Briefing des commerciaux qui seront présents sur le stand Prévoir pour les commerciaux : monnaie locale, plans, adresses, check-list des intervenants (transporteur, constructeur de stand, électricien, ) 31

32 Le plus important : Faites savoir à tous vos prospects que vous exposez et poussez-les à venir vous voir! 32

33 TO DO LIST : Après le salon Organiser un débriefing (chaque soir durant le salon, et un débriefing général après le salon) Envoyer un mailing de remerciement à tous les visiteurs Répondre aux demandes d offres Prendre des rendez-vous avec les visiteurs les plus intéressés Encoder tous les contacts Vérifier les dépenses faites par rapport au budget Procéder à la récupération de la TVA des dépenses faites à l étranger Vérifier que tous les colis soient bien revenus et que rien n ait été détérioré 33

34 Le plus important : Bloquez directement dans votre agenda au minimum 2 jours dans les 2 semaines qui suivent le salon pour le suivi de vos contacts 34

35 Coûts : Que faut-il commander pour un stand? - Les murs (panneaux décoratifs, dimensions, matériaux, couleurs, ) - L impression des logos et noms commerciaux sur support - L éclairage et les prises électriques (types, nombres, endroits d emplacement) - Un branchement d eau - Une ligne téléphonique et une ligne ADSL - Les meubles : chaises, tables, comptoirs, supports, display, présentoires, plantes - Un écran géant, téléviseur, ordinateurs, bornes multimédia, projecteurs, - Un encodeur de badges - Les lieux privatifs, placards et kitchinette - Le revêtement du sol (couleur, texture, dimensions, ) - Le service catering - Le service nettoyage - Le service gardiennage pour surveiller votre matériel la nuit - L assurance vol et détérioration 35

36 Fourchettes des coûts d un salon à l étranger (HTVA) - Location de l emplacement : Entre 50 /m² et 700 /m² - Stand (transport et aménagement): Entre et Documentation commerciale : Entre 500 et Publicité dans le catalogue de la foire: Entre et Personnel (voyage et frais de séjour) : Entre et Invitations clients (entrées, restaurants, drinks) : Entre et Échantillons et premiums : Entre et Mailings : Entre 500 et Varia :.. TOTAL : Entre et Les prix minimum valent pour un stand de 12 m² avec 3 personnes Les prix maximum valent pour un stand de 100 m² avec 10 personnes 36

37 Comment limiter les coûts? Inscriptions précoces permettant de bénéficier de réductions allant jusqu à - 20% Space sharing avec des entreprises complémentaires Stand Packages proposés par les organisateurs, souvent très intéressants Stands mobiles : pop-ups, display, etc. Négociation des prix avec les organisateurs Délocalisation du stand (méthode américaine) Participation au stand ou appel aux aides d organismes de promotion à l export ou de développement économique 37

38 Exemple de pop-up 38

39 Quelles sont les villes les plus connues pour ses salons? - Plus d 1/3 des salons européens se déroulent en Allemagne : Exemple : L Allemagne dispose 9 parcs d exposition de plus de m², alors que la France ne dispose que de 2 parcs de plus de m². - L Italie arrive en 2ème position, la France en 3ème et l Espagne en 4ème, en Europe - Hors Europe : Chicago, Boston, Hong Kong, Singapour, 39

40 Merci pour votre attention 40

41 Questions - Réponses 41