CONTRAT DE PRESTATIONS DE SERVICES

Transcription

1 CONTRAT DE PRESTATIONS DE SERVICES D ASSISTANCE GENERALE A LA DIRECTION ET A LA GESTION DE LA SOCIETE CAHIER DES CHARGES

2 SOMMAIRE 1. ADHESION A UN RESEAU PROFESSIONNEL VEILLE ET TRANSFERT D'INFORMATIONS ECHANGES D'EXPERIENCE OUTILS PRATIQUES CONSEIL ET ASSISTANCE EN LIGNE ANIMATION DU BASSIN D'EMPLOI ACTIONS DE NOTORIETE ET DE COMMUNICATION OBLIGATIONS DU CANDIDAT AVIS ET CONSEILS D EXPERTS PRESTATIONS RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DE LA SOCIETE APPUI AU MANAGEMENT DE L ENTREPRISE, CONSEIL EN GESTION FINANCIERE, CONTROLE ET STRATEGIE, CONSEIL JURIDIQUE ET FISCAL, VIE SOCIALE DE LA SOCIETE, CONSEIL EN MATIERE D'ASSURANCES, DROIT DU TRAVAIL, RESSOURCES HUMAINES, FORMATION PRESTATIONS RELATIVES AUX OPERATIONS CONFIEES A LA SOCIETE CONSEIL TECHNIQUE CONSEIL JURIDIQUE ET FISCAL CONSEIL FINANCIER CONSEIL EN MATIERE DE MARCHES PUBLICS ET PRIVES CONSEIL EN ASSURANCES LIEES A LA REALISATION DES OPERATIONS CONSEIL ET APPUI EN MATIERE DE FONCIER MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES PRESTATIONS GESTION DES ASSURANCES DESCRIPTION DES BESOINS OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE GESTION DES ADHESIONS RECUEIL DES BASES DE CALCUL DES PRIMES FACTURATION ET GESTION INSTRUCTION DES DEMANDES DE DECLARATION DES SINISTRES DISPOSITIONS COMMUNES A L'ENSEMBLE DES PRESTATIONS MODIFICATION REVISION... 7 Cahier des Charges 2

3 PREAMBULE La Société est une structure généraliste, à vocation fortement opérationnelle qui évolue dans les domaines de l aménagement et du développement économique du territoire de la Communauté d Agglomération Marne et Chantereine. Cela lui permet de conjuguer l'efficacité économique et la souplesse de fonctionnement. Pour accomplir au mieux les missions qui lui sont confiées, il lui est nécessaire d'assembler un certain nombre de compétences conjuguées en plus de celles dont elle dispose en interne. Elle souhaite pour cela bénéficier d'un dispositif d'assistance dans les domaines suivants : l'accès de manière permanente à un environnement professionnel d'échanges de références, d'expériences, et de données mutualisées dans ses domaines d'intervention, à des formations, ainsi qu'à un bassin d'emplois, les conseils d'experts et l'assistance, tant pour sa gestion propre que dans ses domaines d'intervention au titre des opérations, la couverture des risques inhérents au fonctionnement de la Société et de ses activités par les contrats d'assurances correspondants, l'accès à un ensemble de prestations de formation du personnel, soit sur la base d'un catalogue couvrant tous les aspects de son activité, soit sous la forme de formations sur mesure en "intra société" ; Ces cinq types de prestations sont les éléments indissociables d'un même marché. La Société doit en effet s'assurer de la permanence, de la fiabilité et de la cohérence du dispositif d'assistance que représentent ces prestations. Le marché pourra être conclu, soit avec une entreprise, soit avec un groupement d'entreprises. Mais, s il est conclu avec un groupement d'entreprises, la forme juridique du groupement sera le groupement conjoint. Le présent CAHIER DES CHARGES décrit le détail des besoins de la Société et fixe les obligations du candidat pour chacune des prestations demandées. Le délai global du marché toutes prestations confondues est fixé à 1 an ferme renouvelable 3 fois. Cahier des Charges 3

4 1. ADHESION A UN RESEAU PROFESSIONNEL La Société souhaite adhérer à un réseau professionnel d'entreprises publiques locales exerçant leur activité dans des domaines de l aménagement, de la construction et du développement économique du territoire. Dans ce cadre, le prestataire devra être en capacité de présenter une offre portant sur les points suivants VEILLE ET TRANSFERT D'INFORMATIONS La Société attend que le prestataire assure une veille permanente et diffuse de manière régulière des informations sur ses activités et son environnement professionnel. Elle entend en outre pouvoir s'évaluer par rapport à des entités comparables (benchmarking) ECHANGES D'EXPERIENCE La Société souhaite pouvoir s'appuyer sur les expériences de l'ensemble des membres du réseau animé par le prestataire OUTILS PRATIQUES La Société souhaite avoir accès à des outils méthodologiques et pratiques facilitant le travail de ses collaborateurs dans le cadre de leur activité quotidienne CONSEIL ET ASSISTANCE EN LIGNE Le prestataire devra proposer des dispositifs permettant à la Société d'avoir un accès rapide et commode à des conseils et une assistance dite de «premier niveau», notamment dans le domaine juridique ANIMATION DU BASSIN D'EMPLOI La Société attend du prestataire qu'il propose la mise en œuvre d'actions, d'une part permettant d'accéder à un vivier de personnel et, d'autre part, facilitant la mobilité de son personnel au sein du réseau auquel elle souhaite adhérer ACTIONS DE NOTORIETE ET DE COMMUNICATION Le prestataire devra présenter les actions qu'il met en œuvre pour faire connaître le réseau qu'il anime et les activités développées par ses membres dans les domaines de l ' aménagement, et du développement économique du territoire OBLIGATIONS DU CANDIDAT Pour cette mission, le candidat devra décrire : Les dispositifs qu'il met en place. Les domaines couverts. Les éléments qui assurent la fiabilité de son offre. Les modalités d'accès aux diverses informations, notamment depuis la Société. Il devra fournir une note méthodologique, définissant les moyens et outils dont il dispose pour l'accomplissement de ses missions. Cahier des Charges 4

5 2. AVIS ET CONSEILS D EXPERTS La Société souhaite pouvoir bénéficier de prestations d'assistance et de conseil à la demande dans les domaines suivants : 2.1. PRESTATIONS RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DE LA SOCIETE APPUI AU MANAGEMENT DE L ENTREPRISE, CONSEIL EN GESTION FINANCIERE, CONTROLE ET STRATEGIE, CONSEIL JURIDIQUE ET FISCAL, VIE SOCIALE DE LA SOCIETE, CONSEIL EN MATIERE D'ASSURANCES, DROIT DU TRAVAIL, RESSOURCES HUMAINES, FORMATION. La formation doit permettre au personnel de renforcer ses connaissances dans les domaines d activité de la société. Un budget annuel est établi et les collaborateurs doivent pouvoir choisir dans un panel de formations proposées. Le prestataire doit pouvoir fournir régulièrement les opportunités de formation en adéquation avec les activités de la société. Il doit aussi pouvoir proposer à la société des actions de formation "sur mesure" PRESTATIONS RELATIVES AUX OPERATIONS CONFIEES A LA SOCIETE CONSEIL TECHNIQUE CONSEIL JURIDIQUE ET FISCAL CONSEIL FINANCIER CONSEIL EN MATIERE DE MARCHES PUBLICS ET PRIVES CONSEIL EN ASSURANCES LIEES A LA REALISATION DES OPERATIONS CONSEIL ET APPUI EN MATIERE DE FONCIER. La Société se réserve cependant la possibilité de demander des prestations particulières dans ces domaines à d'autres prestataires que le titulaire du présent marché, qui ne pourra prétendre à aucune exclusivité MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES PRESTATIONS Les prestations définies ci-dessus pourront être, en fonction de leur importance, orales (téléphoniques) ou écrites (courriers, fax, courriels, etc.). Il faut distinguer des prestations de courte durée d'autres prestations, plus longues et complexes. Les premières devront permettre une assistance expresse au jour le jour. Elles devront cependant faire l'objet d'un accord préalable de la Société dès que le temps prévisionnel d'intervention dépasse 1 journée d'intervention. Cahier des Charges 5

6 Le prestataire devra indiquer les moyens qu'il compte mettre en place et les délais de réponse auxquels il s'engage, suivant la nature et l'importance des questions posées ainsi que les limites de ses prestations. Il devra fournir les éléments définissant les moyens et outils dont il dispose pour l'accomplissement de sa mission. Les prestations ci-dessus, lorsqu'elles présentent un caractère complexe nécessitant des recherches ou démarches particulières et lorsqu'elles dépassent 2 jours d'intervention ou s'agissant de prestations de formation, pourront faire l'objet de bons de commande. Chaque bon de commande précisera : les quantités des prestations à réaliser, le contenu détaillé des prestations à réaliser, - les conditions particulières d'exécution, - les conditions de remise, les délais de remise, le montant du bon de commande, éventuellement, les documents à fournir à la livraison. Chaque bon de commande sera notifié au prestataire par écrit. La Société estime ses besoins prévisionnels de prestations de courte durée (a) à environ 100 heures par an. Le montant prévisionnel qui résultera des prix unitaires proposés par le candidat fera l'objet d'un règlement par acomptes provisoires mensuels avec ajustement annuel sur les prestations effectivement réalisées. Les besoins de prestations sur bons de commande (b) peuvent être estimés à 25 jours par an environ, sans que soit fixé de minimum ni de maximum. Elles seront réglées individuellement après remise des travaux selon les modalités fixées par le bon de commande. 3. GESTION DES ASSURANCES La Société doit veiller à assurer dans des conditions satisfaisantes les risques liés à son activité. L'annexe 2 au présent cahier des charges présente la solution de base. Il est permis au prestataire de présenter également des variantes DESCRIPTION DES BESOINS Contrat d'assurance destiné à couvrir les risques en responsabilité civile professionnelle de la Société. Contrat d'assurance destiné à couvrir la responsabilité civile de ses dirigeants. Contrat d'assurance «défense-recours» de protection juridique, pour la Société et ses dirigeants OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE Il devra fournir une note méthodologique définissant les moyens et outils dont il dispose pour l'accomplissement de sa mission. Le prestataire fournira les services suivants : GESTION DES ADHESIONS RECUEIL DES BASES DE CALCUL DES PRIMES FACTURATION ET GESTION INSTRUCTION DES DEMANDES DE DECLARATION DES SINISTRES. Cahier des Charges 6

7 4. DISPOSITIONS COMMUNES A L'ENSEMBLE DES PRESTATIONS 4.1. MODIFICATION Si, au cours de l'exécution des prestations, il apparaît que les dispositifs proposés doivent être revus, les modifications devront faire l'objet d'un avenant REVISION La résiliation du contrat pourra être demandée par l'une des parties à la fin de chaque année d'exécution du contrat, à l'exception de la première. La demande devra être notifiée à l'autre partie par lettre recommandée avec demande d'avis de réception avec un préavis minimum de six mois. Dans ce cas, chaque partie reste tenue de respecter ses obligations jusqu'à la fin de la période de validité du contrat ; notamment, le titulaire du contrat aura droit au paiement de l'intégralité des sommes dues jusqu'à la fin de cette période. En outre, en cas de résiliation demandée par la société, le prestataire aura droit à une indemnité égale à 20 % de la rémunération forfaitaire dont il se trouve privé du fait de la résiliation anticipée au titre des prestations prévues au point 1 du présent cahier des charges. Par ailleurs, en cas de manquement grave de l'une ou l'autre des parties dans l'exécution du contrat, chacune d'elles pourra demander sa résiliation pour faute, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, après mise en demeure d'exécuter restée infructueuse pendant un délai d'un mois. Dans ce cas, la résiliation prendra effet après un délai de deux mois suivant sa notification ; le titulaire n'aura pas droit à l'indemnité prévue à l'alinéa précédent. En outre, le contrat sera résilié sans mise en demeure préalable ni préavis - en cas d'inexactitude des renseignements fournis par le titulaire, soit au stade de sa candidature, soit au stade de l'attribution du marché, - en cas de non transmission des documents visés aux articles D ou D et du code du travail. * * * * * * * Cahier des Charges 7