Soutien aux projets des organismes culturels professionnels

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1 Soutien aux projets des s culturels professionnels Renseignements généraux L Entente de développement culturel fait partie des moyens mis en œuvre par la Ville de Québec et le ministère de la Culture et des Communications afin de soutenir les projets visant le développement culturel de Québec. Issu de cette entente, ce programme d aide s adresse aux s artistiques et culturels professionnels dont les initiatives correspondent aux objectifs de la Politique culturelle de la Ville de Québec et du Cadre de référence pour un partenariat durable avec le milieu municipal du ministère de la Culture et des Communications. Conditions d admissibilité Ce programme d aide financière s adresse aux s artistiques et culturels professionnels de la ville de Québec. On entend par artistique et culturel professionnel tout qui œuvre, dans un contexte professionnel, dans le domaine de la création, de la production ou de la diffusion des arts et de la culture et qui fait appel à des artistes et des intervenants professionnels reconnus. L rémunère les artistes et les intervenants qui collaborent au projet. Les s dont la mission première est d offrir des services au milieu culturel professionnel sont également admissibles à ce programme. L doit respecter la Loi sur le statut professionnel et les conditions d engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d art et de la littérature (L.R.Q., c. S-32.01). Les s des disciplines ou des secteurs d activité suivants sont admissibles : théâtre; danse; musique; cirque; diffusion pluridisciplinaire et spécialisée; arts visuels; arts médiatiques et numériques; arts multidisciplinaires; métiers d art; arts littéraires; médias communautaires; diffusion du patrimoine. 1

2 Pour être admissibles, les s doivent : être légalement constitués à but non lucratif; avoir leur siège dans la ville de Québec; présenter des activités artistiques et culturelles professionnelles de façon régulière; avoir trois ans d existence légale, démontrer leur professionnalisme et avoir un niveau de compétence reconnu par les pairs. Si un n a pas trois ans d existence, un parrainage par un professionnel de Québec, de même discipline et soutenu par la Ville, est exigé. L parrain s engage à offrir de l encadrement, assurer un soutien, se porter garant de la réalisation du projet et de la reddition de comptes; faire preuve d une saine gouvernance et d une gestion administrative et financière rigoureuse. Les projets doivent concorder avec la mission de l et contribuer à son développement. Ils doivent être réalisés par des artistes et des intervenants professionnels rémunérés. L aide consentie dans ce programme ne peut servir à soutenir les activités courantes d un ou se substituer à d autres programmes existants. Pour certaines actions, l aide financière accordée en vertu de ce programme doit être complémentaire à celle provenant d autres programmes et partenaires. La Ville de Québec et le ministère de la Culture et des Communications se réservent le droit d accueillir ou de refuser toute demande, s ils le jugent opportun. Inadmissibilité Dans le cadre de ce programme, les s ou les entreprises à but lucratif, les s de loisir et de loisir culturel, les corporations professionnelles, les artistes individuels, les sociétés en nom collectif, les associations étudiantes, les établissements d enseignement publics ou privés ainsi que les s publics ou parapublics mandataires des gouvernements ne sont pas admissibles. Les demandes soumises pour des projets déjà réalisés ou visant à assumer des déficits ne sont pas admissibles. Un qui a déjà reçu une subvention provenant de ce programme et qui n a pas déposé de rapport d activité pour le projet soutenu ne peut déposer de nouvelle demande dans l action concernée. 2

3 Délais Voici les délais pour déposer une demande, selon les différents volets Produire : dates de dépôt : 1 er avril et 1 er octobre. Les projets doivent se réaliser au moins trois (3) mois suivants la date de dépôt. Rejoindre : dates de dépôt : 15 avril et 15 novembre. Les projets doivent se réaliser au moins trois (3) mois suivants la date de dépôt. Organiser et Rayonner : Les demandes peuvent être déposées en tout temps, mais doivent obligatoirement nous parvenir au moins deux (2) mois avant la date de diffusion ou de réalisation du projet. Notez que les demandes concernant l acquisition d équipements spécialisés mineurs ou la participation à des marchés de spectacles, peuvent profiter d un délai minimal d un mois, lorsque les circonstances le justifient. Dépôt d une demande Les demandes doivent être déposées par courriel à l adresse suivante : entente.mcc@ville.quebec.qc.ca Renseignements : (418) Pour être soumises à l évaluation du comité, les demandes doivent être : déposées dans les délais prescrits; complètes; jugées admissibles; compréhensibles. Sinon, il appartient au demandeur d en corriger les lacunes identifiées par le responsable de dossier. La demande d aide financière doit obligatoirement comprendre les documents suivants : le formulaire de demande dûment rempli et signé; la description du projet (maximum de 5 pages), y inclus les objectifs poursuivis, l intérêt du projet, les étapes de réalisation, les artistes et intervenants concernés, les retombées prévisibles sur l, la discipline et le milieu; une brève présentation de l, de sa mission et de ses principales réalisations; le formulaire de budget (revenus et dépenses reliés au projet déposé); 3

4 o o Formulaire de budget - Arts Formulaire de budget - Patrimoine (XLS : 166 Ko) les états financiers du dernier exercice de l ; les lettres patentes, s il s agit d une première demande d aide ou dans le cas d un changement de statut juridique; la liste à jour des membres du conseil d administration; le formulaire d attestation de parrainage (DOC : 75 Ko), pour les s de moins de trois ans d existence légale; tout autre document pertinent en lien avec l action concernée (soumissions, curriculum vitæ abrégés des artistes et intervenants concernés, lettres d appui ou d engagement, échéanciers, plans de travail, programmation, etc.). Analyse des demandes Si la demande déposée est admissible, complète et conforme, le responsable de votre demande soumet le projet à un comité composé de représentants de la Ville de Québec et du ministère de la Culture et des Communications. Pour les demandes dans les volets Produire et Rejoindre, des pairs font également partis de ce comité. Les recommandations du comité d analyse sont soumises pour approbation au comité exécutif de la Ville de Québec ou, le cas échéant, au conseil municipal. Les décisions sont finales et sans appel. L analyse du projet tient compte des priorités établies par la Ville et le ministère et des crédits disponibles. Toute demande jugée admissible dans le cadre de ce programme fait l objet d une analyse qui repose sur ces critères : articulation du projet en regard de la clarté de ses objectifs et de son réalisme; capacité de l à mener à terme ses projets et à bien gérer ses activités; réalisme et équilibre des prévisions budgétaires liées au projet, notamment : contribution financière de l, participation financière d autres partenaires publics et privés, aide consentie en services, ventilation détaillée des dépenses; pertinence de la demande et des retombées pour l, la discipline et le milieu. Des critères d analyse spécifiques aux volets Produire et Rejoindre ont également été développés (voir pages 6-7). 4

5 de versement La subvention est versée selon les modalités suivantes : un premier versement de 90 % suite à l approbation du projet par les autorités municipales et un second de 10 % sur réception du rapport d activité et du bilan financier. Advenant que le rapport de projet ne soit pas déposé dans les délais requis, la dernière tranche de 10 % de la subvention ne sera pas versée. De plus, aucune nouvelle demande de subvention ne sera acceptée tant que l n aura pas remis son rapport final. Attribution Tout artistique et culturel professionnel qui reçoit un soutien financier est tenu de : réaliser le projet tel que déposé et pour lequel il obtient la subvention. Si, pour une raison quelconque, il ne peut remplir son engagement, il doit dans les plus brefs délais en aviser officiellement le Service de la culture; aviser sans délai le Service de la culture de toute modification quant à la nature et aux objectifs du projet ainsi qu à l échéancier et au budget; au plus tard deux mois après la fin du projet, produire un rapport d activité présentant les actions entreprises, les retombées pour l, un bilan de fréquentation s il y a lieu, la visibilité accordée à l Entente ainsi que le bilan financier du projet; si l est parrainé, l aide financière sera versée à l parrain. Aide-mémoire pour le rapport final (PDF : 156 Ko) Communications Tout artistique et culturel professionnel bénéficiant d une aide financière en vertu de ce programme doit faire état de l apport de l Entente de développement culturel intervenue entre le ministère de la Culture et des Communications et la Ville de Québec : sur les supports d information, de promotion et de publicité relatifs au projet (affiche, dépliant, brochure, publicité, site Internet, etc.); à l occasion des opérations menées auprès des médias; sur les lieux de la tenue des activités. L utilisation de la signature de l Entente de développement culturel doit se conformer aux normes préétablies. Ces normes sont transmises lors de l envoi du premier versement de l aide financière et sont disponibles, ainsi que le logo de l Entente. 5

6 VOLET 1 - PRODUIRE 1.1 Soutien aux projets de production et de diffusion réalisés à Québec par des s de moins de 15 ans d existence légale Financement possible : jusqu au tiers du coût du projet Maximum : $ Doit s inscrire dans la programmation d un professionnel (diffuseur, festival,etc.) Analyse par un comité intégrant des pairs Critères d analyse Impact sur les artistes et artisans de Québec Le caractère exceptionnel, novateur et inédit du produit Le potentiel de rejoindre de nouveaux publics à Québec (communications, actions de développement de public) La mise en commun de ressources avec d autres s culturels professionnels (coproduction, mutualisation) La diversité des sources de financement et le réalisme des prévisions budgétaires 2 dates de dépôt / an : 1 er avril & 1 er octobre 1.2 Soutien aux projets novateurs de production et de diffusion réalisés à Québec par des s de 15 ans et plus d existence légale Financement possible : jusqu au tiers du coût du projet Maximum : $ Participation d un autre partenaire public : exigée Doit s inscrire dans la programmation d un professionnel (diffuseur, festival,etc.) Analyse par un comité intégrant des pairs 2 dates de dépôt / an : 1 er avril & 1 er octobre Critères d analyse Le soutien et le mentorat des créateurs de la relève ou intermédiaires Renouvellement de la ou des disciplines Le caractère exceptionnel, novateur et inédit du produit par rapport aux activités régulières de l Le potentiel de rejoindre de nouveaux publics à Québec (communications, actions de développement de public) La mise en commun de ressources avec d autres s culturels professionnels (coproduction, mutualisation) La diversité des sources de financement et le réalisme des prévisions budgétaires 6

7 VOLET 2 - REJOINDRE 2.1 Soutien aux projets visant la croissance et la fidélisation des publics Définition retenue aux fins du programme 1 : La croissance et la fidélisation des publics est un processus à long terme qui vise à encourager et à aider les membres de votre communauté à s intéresser aux arts et à y participer davantage. Ce terme décrit les activités qui sont entreprises : Pour engager les membres de votre communauté qui ne sont pas initiés aux expériences artistiques; Pour approfondir l engagement du public existant Financement possible : jusqu à 80 % du coût du projet Maximum : $ Volet offert aux diffuseurs et aux producteursdiffuseurs 2 dates de dépôt / an : 15 avril & 15 novembre Analyse par un comité intégrant des pairs Possibilité de déposer une demande sur un horizon triennal : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d aide initiale. Critères d analyse L identification d indicateurs mesurables pour évaluer les résultats du projet Les types d approches et de partenariats pour rejoindre de nouveaux publics ou fidéliser le public existant Les effets structurants pour l et la discipline Le potentiel de pérennisation du projet Le projet s inscrit dans une démarche évolutive et dans une stratégie de croissance et de fidélisation des publics Le réalisme des prévisions budgétaires 2.2 Soutien aux projets de médiation culturelle et d éducation des publics Définition retenue aux fins du programme 2 : La médiation culturelle a pour but de développer un projet culturel commun entre un public cible et les professionnels en arts, en lettres et en patrimoine. Elle s adresse à un public éloigné de la culture par des facteurs sociaux, économiques ou géographiques. Financement possible : jusqu à 80 % du coût du projet Maximum : $ 2 dates de dépôt / an : 15 avril & 15 novembre Analyse par un comité intégrant des pairs Possibilité de déposer une demande sur un horizon triennal : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d aide initiale. Critères d analyse Le public cible est bien identifié et répond à la définition du programme; Les actions envisagées sont adaptées à cette clientèle Le projet s appuiera sur des médiateurs professionnels compétents et expérimentés Le potentiel de pérennisation du projet Les effets structurants pour l et la clientèle ciblée Le réalisme des prévisions budgétaires 1 Tiré du Conseil des arts du Canada : 2 Définition du Service de la culture de la Ville de Québec 7

8 VOLET 3 - ORGANISER 3.1 Soutien à la réalisation d études portant sur une ou plusieurs disciplines Financement possible : jusqu à 80 % du coût de la facture (honoraires avant taxes) Maximum : $ Trois soumissions exigées Ces études devront être rendues publiques Dépenses admissibles / exclusions Admissibles : Plans de redressement, de développement, diagnostic Études de marché, de clientèle, d impacts, de besoins, de positionnement Exclusions : Études de faisabilité de projets d immobilisation Plans d affaires / plans stratégique reliés au fonctionnement d un 3.2 Soutien à de l accompagnement organisationnel, artistique ou technique (coaching, mentorat) À partir du 15 janvier 2016, vous êtes invités à vous prévaloir gratuitement des services de Bénévoles d'expertise pour du coaching sur diverses questions touchant la gouvernance, la gestion financière, la recherche de financement, le marketing, les communications, etc. Les experts de Bénévoles d expertise pourront vous accompagner aussi longtemps que nécessaire. Si, après analyse de votre besoin, Bénévoles d expertise est dans l impossibilité de vous venir en aide, vous pourrez contacter votre agent au Service de la culture et des relations internationales. Financement possible : jusqu à 80 % du coût de la facture (honoraires avant taxes) Maximum : $ CV de la ressource, lettre d intention, plan de travail et échéancier exigés Dépenses admissibles / exclusions Mandats admissibles : Gouvernance, gestion, transfert de connaissance, redressement Exclusions : Recherche de financement privé Positionnement / communication 8

9 3.3 Soutien à l acquisition d équipements spécialisés mineurs Dépenses admissibles / exclusions 3 Financement possible : jusqu à 80 % du coût des factures (avant taxes) Maximum : $ Deux soumissions exigées Une seule subvention par année par Admissibles : Les biens à usage collectif ayant une pérennité (ex. sonorisation, éclairage, numérique, vidéo, ainsi que leurs caisses de transport); Les équipements de scène pour les s disposant de lieux de diffusion ou de répétition (ex : planchers, gril, tapis, etc. ) Les équipements liés à l offre de services auprès de la clientèle et inhérents à la mission de l (ex. machines-outils, outillage d atelier); Les frais d installation et de formation, lorsqu inclus dans les factures. Exclusions : Les consommables (ex : piles, batteries); Les équipements liés à l administration, à l accueil du public et aux activités de promotion/communication, mobiliers de scène, décors et instruments de pratique artistique; Les équipements à usage unique ou temporaire. 3.4 Soutien à la production d outils de développement de marchés Financement possible : jusqu à 80 % du coût des factures (avant taxes) Maximum : $ Deux soumissions exigées Une seule subvention par année par Dépenses admissibles / exclusions Exemples : Production d extraits audio/video, pavoisement, traduction, etc. Exclusions : Outils réalisés dans le cadre des activités régulières de l (programmes, affiches, etc.) Création ou mise à jour du site internet Placement médiatique 3.5 Soutien aux projets favorisant l accessibilité universelle aux produits culturels professionnels permettant la pleine intégration des citoyens qui ont des incapacités. Financement possible : jusqu à 80 % du coût des factures (avant taxes) Maximum : $ Deux soumissions exigées Exemples : acquisition d équipements mineurs, adaptation d outils de communication, formation du personnel d accueil, adaptation de spectacles, mise en place de séances spéciales, etc. NOTE : Les projets déposés dans un autre volet du programme, qui comportent une dimension d accessibilité universelle pourront inscrire ces dépenses dans leur budget en tant que dépenses admissibles. 3 L Entente se réserve le droit de soutenir toute autre demande d acquisition d équipement spécialisé mineur qui sera jugée opportune pour l ensemble du milieu. 9

10 VOLET 4 - RAYONNER 4.1 Soutien aux projets avec les villes partenaires de Québec (ententes de coopération, pactes d amitié, missions politiques) ou avec les villes créatives de littérature UNESCO Financement possible : jusqu au tiers du coût du projet Maximum : $ Participation d autres partenaires : exigée (lettre de confirmation) Consulter le site de la Ville adresse : Soutien aux projets d échange impliquant une réciprocité entre s de Québec et de l extérieur du Québec Réciprocité obligatoire Invitations / lettres d intention fermes requises Financement possible : jusqu au tiers du coût du projet Maximum : $ Participation d autres partenaires : exigée (lettre de confirmation) Possibilité de déposer une demande pour une même destination ou un même événement pendant 3 ans : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d aide initiale. Les projets déposés pendant 3 ans, devront montrer une évolution 4.3 Soutien aux missions de prospection dans le cadre de manifestations importantes et spécialisées qui ont pour but de développer de nouveaux marchés Maximum selon la destination : o Le Québec, l Ontario et les Maritimes : 750 $ o -Autres provinces canadiennes : $ o -États-Unis, Europe et Mexique : $ o Afrique, Asie, Océanie, Amérique centrale et Amérique du Sud : $ Possibilité de deux subventions par année par Possibilité de déposer une demande pour une même destination ou un même événement pendant 3 ans : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d aide initiale. Les projets déposés pendant 3 ans, devront montrer une évolution 4.4 Soutien à la participation à des marchés de spectacles reconnus pour la présentation de spectacles-démonstrations Invitations / lettres d intention fermes requises Financement possible : jusqu à 50% du coût du projet Maximum : $ Possibilité de deux subventions par année par 10

11 4.5 Soutien aux projets de diffusion dans des manifestations importantes à grand rayonnement ou spécialisées, à l extérieur du Québec Invitations / lettres d intention fermes requises Financement possible : jusqu au tiers du coût du projet Maximum : $ Participation d autres partenaires : exigée (lettre de confirmation) 11