7 VOS ADRESSES. Afin de faciliter la saisie des envois, ChronoShip OnLine vous permet de gérer votre carnet d adresses.

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1 VOS ADRESSES 7 VOS ADRESSES Afin de faciliter la saisie des envois, ChronoShip OnLine vous permet de gérer votre carnet d adresses. Diverses options permettent d enrichir ce carnet d adresses : la saisie directe dans le carnet d adresses ; l enregistrement d une adresse lors de la saisie d une expédition via l option Ajouter au carnet d adresses de l écran de saisie des envois ; l importation d un fichier d adresses via l outil d importation. Chaque destinataire doit être identifié par un code unique de type alphanumérique. Pour ouvrir la page de recherche d une adresse. Pour supprimer une adresse. Pour ouvrir la page de préparation d un envoi, en reprenant l adresse sélectionnée ici comme destinataire. Pour enregistrer une nouvelle adresse. Pour accéder à la fiche suivante ou précédente. Pour valider et enregistrer les informations saisies. Toutes les opérations de gestion d un carnet d adresses sont possibles : Consultation, Recherche, Création, Modification, Suppression d une adresse, comme le détaillent les chapitres 7.1 à 7.5. Nota: ce menu ou certaines fonctionnalités de ce menu peuvent ne pas être accessibles. Si un administrateur est déclaré dans votre entreprise, il a la possibilité de préciser le type d accès au carnet d adresses auquel vous êtes autorisé(e). 17

2 VOS ADRESSES 7.1 Consulter le carnet d adresses ChronoShip OnLine affiche automatiquement la première adresse de votre carnet. Les liens Précédent et Suivant vous permettent ensuite de naviguer. Vous pouvez accéder directement à une fiche destinataire en saisissant le code destinataire puis en validant avec la touche Entrée. 7.2 Rechercher une adresse Cliquez sur le lien Rechercher une adresse pour ouvrir le carnet d adresses : Cette page présente le contenu de votre carnet par page de 10 adresses. Il vous est possible de naviguer en utilisant les liens Suivant et Précédent mais il est plus simple d effectuer une recherche en utilisant les options Contient et Commence. La recherche Commence consiste à sélectionner les adresses dont la raison sociale ou la ville ou le code postal est supérieur ou égal au critère saisi dans une logique de tri-croissant de la zone de recherche sélectionnée. Dans notre exemple, nous avons demandé au système d afficher tous les codes destinataires à partir des chiffres

3 VOS ADRESSES La recherche Contient consiste à sélectionner les adresses dont la raison sociale ou la ville ou le code postal contient le critère saisi. Dans notre exemple, nous avons demandé au système d afficher toutes les adresses dont le code destinataire contient la chaîne de caractères 00. Pour effectuer une recherche, il suffit de sélectionner un critère de recherche dans la liste déroulante (raison sociale, ville, ), de sélectionner une option de recherche Commence ou Contient, de saisir le critère de recherche, de cliquer sur le bouton Lancer la recherche. La saisie du critère de recherche n impose pas le respect des lettres majuscules/minuscules. Pour consulter, modifier ou supprimer une adresse, sélectionnez-la puis cliquez sur continuer, le système sortira de la page de recherche et affichera l adresse dans la page principale. 19

4 VOS ADRESSES 7.3 Créer une adresse Pour créer une adresse, cliquez sur le bouton Nouveau, les champs de saisie s initialisent vous permettant de saisir une nouvelle adresse : Liste des informations contenues dans la fiche Adresse : Code destinataire Destinataire (nom ou raison sociale) Adresse Code porte Pays Région/Département Ville et Code postal Nom du contact Téléphone, portable, fax Il identifie le destinataire de façon unique et permet de sélectionner sa fiche complète lors de la saisie des expéditions, vous pouvez saisir des chiffres et des lettres. Il vous est possible de saisir une raison sociale et un complément (direction, service, département, entité, ). 2 lignes d adresses sont disponibles. Le code porte est utile pour la livraison de votre envoi. Sélectionnez le pays dans la liste déroulante, il est possible de se positionner dans la liste en tapant la 1 re lettre du pays. Cette zone vous permet de rentrer les informations concernant la région de votre destinataire. Cette zone vous permet de rentrer les informations concernant la ville et le code postal. Saisissez un nom de contact Vous disposez de 25 caractères pour définir un numéro de téléphone fixe, un numéro de mobile et un numéro de fax. La structure de l adresse doit respecter la syntaxe Votre saisie terminée, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la fiche adresse. 20

5 VOS ADRESSES 7.4 Modifier une adresse Pour modifier une adresse, il suffit de la sélectionner dans la liste (elle s affiche dans la page principale), de réaliser les modifications nécessaires, puis de cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la fiche ainsi modifiée. 7.5 Supprimer une adresse Pour supprimer une adresse, il suffit de la sélectionner dans la liste (elle s affiche dans la page principale), puis de cliquez sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation apparaît, cliquez sur OK pour opérer la suppression, sur Annuler sinon. Toute suppression d une adresse est irréversible et définitive. 7.6 Sélection directe d une adresse pour la création d un envoi La page principale du carnet d adresses comprend un lien permettant de créer directement un envoi pour l adresse en cours. Pour réaliser cette opération, il suffit d afficher l adresse sur l écran principal et de cliquer sur le lien Préparer un envoi pour ce destinataire. La page Préparer un envoi s ouvre pour permettre la sélection du service avec les informations pré-remplies pour l adresse sélectionnée. L adresse n apparaîtra que lorsque vous aurez choisi le service à utiliser. Un contrôle est effectué par ChronoShip OnLine afin de vérifier que la destination sélectionnée est bien couverte par le service sélectionné. Pour accéder au chapitre 8, cliquez ici 21

6 8 IMPORTER/EXPORTER UN FICHIER D ADRESSES 8.1 Importation ChronoShip OnLine intègre un outil d importation d adresses. Cet outil est accessible à partir du sous-menu Importer du menu Vos adresses. Il permet d importer un carnet d adresses dans un format prédéfini ou bien de créer son propre format d importation. Il est possible de : définir si le carnet d adresses doit être entièrement remplacé par le nouveau carnet importé ou au contraire enrichi des nouvelles fiches destinataires contenues dans le carnet importé ; de mettre à jour des fiches existantes en se basant sur le code destinataire. A partir de cette page, vous pouvez effectuer 3 actions distinctes : utiliser le format d importation de ChronoShip OnLine ; définir un format d importation afin de l utiliser ; utiliser un format d importation déjà existant. Cliquez sur ce lien pour accéder à l importation simplifiée. Cliquez sur ce lien pour accéder à la création d un nouveau format d importation. Cliquez sur ce lien pour visualiser le format correspondant à cette importation. Cliquez sur ce bouton après avoir sélectionné un format existant et pour accéder à la page d importation. Nota: ce menu peut ne pas être accessible. Si un administrateur est déclaré dans votre entreprise, il a la possibilité de restreindre vos droits d accès en vous empêchant d importer un carnet d adresses. 22

7 8.1.1 Importation simplifiée L importation simplifiée consiste à utiliser le format d importation standard de ChronoShip OnLine. Afin de vous aider dans votre importation, ChronoShip OnLine vous affiche son format standard avec quelques explications. 23

8 8.1.2 Sélection du fichier et importation A partir de cet écran, vous allez pouvoir sélectionner un fichier à importer, et définir quelles sont les conditions de cette importation à savoir : ChronoShip OnLine doit-il : remplacer le carnet d adresse existant ; ajouter les nouvelles adresses au carnet d adresse existant. En cas de doublons dans les codes destinataires, ChronoShip OnLine doit : ignorer la nouvelle adresse ; mettre à jour l ancienne adresse avec la nouvelle. 24

9 8.1.3 Définir son propre format d importation Si le format par défaut ne vous convient pas, il vous est possible de définir votre propre format d importation. Pour cela, cliquez sur le bouton définir un nouveau format d importation, vous serez alors dirigé vers l assistant de création d un format propre décrit ci-dessous. Selon le format de votre 1 fichier, sélectionnez Champs de longueur fixe ou Séparateur de champs. Spécifiez si le nom 2 du contact est dans un ou deux champs. 3 Votre sélection faite, Cliquez sur Suivant. 25

10 Importation d un fichier d adresses avec champs de longueur fixe 1 Commencez par spécifier la taille de chaque champ constituant votre fichier. 2 Puis, dans l ordre de leur disposition dans le fichier, sélectionnez les champs en cliquant sur chaque nom. Vous noterez que les champs sélectionnés apparaissent en bas de la page. Pour ignorer des champs dans votre fichier source, utilisez le champ Colonne à ignorer. Les champs en gras sont des champs obligatoires. 3 Si vous avez oublié un champ ou vous êtes trompé dans l ordre des champs, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer le dernier élément, il annulera votre dernière sélection, et ainsi de suite. Sinon, cliquez sur le bouton Continuer. 26

11 Votre format défini, cliquez sur le bouton Continuer pour accéder à l étape d enregistrement. Le système vous rappelle la structure définie et vous propose d enregistrer votre format sous un nom de votre choix. Saisissez un nom explicite puis cliquez sur le bouton Continuer. La fenêtre de confirmation apparaît et vous propose d utiliser l assistant pour opérer le traitement d importation. 27

12 Importation d un fichier d adresses avec champs séparés par un caractère 1 Commencez par définir le caractère séparant chaque champ ; par exemple la virgule. Puis, si nécessaire, saisissez le caractère encadrant les données de chaque champ ; par exemple, la double quote. 3 Si vous avez oublié un champ ou vous êtes trompé dans l ordre des champs, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer le dernier élément, il annulera votre dernière sélection, et ainsi de suite. Sinon, cliquez sur le bouton Continuer. 2 Puis, dans l ordre de leur disposition dans le fichier, sélectionnez les champs en cliquant sur chaque nom. Vous noterez que les champs sélectionnés apparaissent en bas de la page. Pour ignorer des champs dans votre fichier source, utiliser le champ Colonne à ignorer. Les champs en gras sont des champs obligatoires. 28

13 Votre format défini, cliquez sur le bouton Continuer pour accéder à l étape d enregistrement. Le système vous rappelle la structure définie et vous propose d enregistrer votre format sous un nom de votre choix. Saisissez un nom explicite puis cliquez sur le bouton Continuer. La fenêtre de confirmation apparaît et vous propose d utiliser l assistant pour opérer le traitement d importation. 29

14 8.2 Exporter le carnet d adresses Afin de récupérer ou de corriger l ensemble de votre carnet d adresses, ChronoShip OnLine vous permet d exporter son contenu complet sous la forme d un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules). Pour cela, cliquez sur le sous-menu Exporter du menu Vos adresses, une boite de dialogue suivante apparaît vous proposant d enregistrer le fichier sur un disque ou de l ouvrir directement. Si vous choisissez de l enregistrer sur un disque, il vous faudra sélectionner le répertoire de copie, modifiez le nom par défaut si nécessaire (exported_ab.csv) et validez le traitement en cliquant sur Enregistrer. Si vous choisissez d ouvrir le carnet d adresses à partir de son emplacement, votre navigateur Internet lancera automatiquement l application bureautique associée au format de fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules) et y affichera les adresses en ligne ; pour information, les fichiers CSV sont très souvent associés aux logiciels de type tableur comme Microsoft Excel. Si vous opérez directement des modifications sur le fichier ouvert, nous vous conseillons de le sauvegarder sur le disque dur de votre odinateur. Retour au sommaire, cliquez ici Pour accéder au chapitre 9, cliquez ici 30

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