Section 3 : Préparation d'un site STEPS

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1 Présentation générale Introduction Cette section traite de toutes les tâches nécessaires à l'organisation et à la préparation d'un site STEPS. A qui s'adresset-elle? Cette section est destinée aux personnes remplissant les fonctions suivantes : coordinateur de site STEPS, superviseur de l'équipe de collecte des données, superviseur de l'équipe de gestion des données. Tâches et délais Le tableau ci-dessous établit une liste des tâches principales dont il est question dans cette section et montre les délais (indicatifs) qui leur sont impartis. Tâche Recruter le personnel Se procurer le matériel nécessaire Durée 2 wks 2 wks Se procurer les fournitures pour le bureau STEPS 2 wks Organiser le bureau STEPS 2 days Month 1 Month 2 Month 3 Dans cette section Cette section traite des thèmes suivants : Thème Voir page Recrutement du personnel Enquête dans les ménages (Step 1 & 2) Enquête en centre de soins (uniquement Step 3) Le bureau de saisie des données (Step 1, 2 & 3) Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-1

2 Recrutement du personnel Introduction Le nombre de personnes recrutées et leurs compétences dépendront du champ de l'enquête STEPS et de la taille de l'échantillon ainsi que du type, ou des types, de données à collecter (par exemple Step 1, Step 2 et/ou Step 3 et/ou des modules optionnels). Équipe de collecte des données L'équipe de collecte des données regroupe des personnes remplissant toutes ou certaines des fonctions essentielles suivantes : superviseurs, enquêteurs, professionnels de santé en centre de soins collaborant à l'enquête, techniciens de laboratoire, personnel administratif. Pour de plus amples détails sur ces différentes fonctions et les responsabilités qu'elles impliquent, voir Partie 1, Section 2. Équipe de saisie des données L'équipe de saisie des données regroupe des personnes remplissant les fonctions essentielles suivantes : superviseurs, personnel pour la saisie des données. Pour de plus amples détails sur ces différentes fonctions et les responsabilités qu'elles impliquent, voir Partie 1, Section 2. Équipe d'analyse des données L'équipe d'analyse des données regroupe des personnes remplissant les fonctions essentielles suivantes : analystes de données, conseiller en statistiques. Pour de plus amples détails sur ces différentes fonctions et les responsabilités qu'elles impliquent, voir Partie 1, Section 2. Enquêteurs et enquêtrices Au sein de l'équipe de collecte des données, il peut se révéler nécessaire de mélanger enquêteurs et enquêtrices afin de répondre aux situations ou de s'adapter aux communautés au sein desquelles : les contacts entre personnes des deux sexes sont strictement réglementés, le participant exprime une préférence. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-2

3 Recrutement du personnel, suite Questions linguistiques, ethniques et religieuses Il peut se révéler très positif de mélanger au sein de l'équipe de collecte des données des enquêteurs parlant plusieurs langues et représentant plusieurs groupes culturels, ethniques et religieux. Estimation des nombres Le nombre de personnes à recruter et à mélanger au sein des équipes doit être soigneusement calculé. Pour la collecte de données, plusieurs équipes doivent être recrutées et formées pour permettre de terminer les entretiens dans le délai imparti. Toutes les équipes devraient avoir à disposition des remplaçants pour couvrir les absences pour cause de maladie ou autres. Pour de plus amples détails pour estimer le nombre de personnes nécessaires, voir Partie 2, Section 1 : "Définition du champ de l'enquête STEPS". Où trouver le personnel à recruter? Dans de nombreux pays, le recrutement se résumera certainement à un processus informel au cours duquel les équipes de collecte et de saisie des données seront "détachées" d'autres services du Ministère de la Santé ou d'une autre administration chargée de mettre en place la surveillance STEPS. Dans ce cas, les modalités de leur mise à disposition et de leur participation devront être négociées et convenues de façon explicite. Si le personnel à disposition n'est pas suffisant ou si des compétences particulières sont nécessaires (par exemple pour la saisie et l'analyse des données), une procédure formelle de recrutement peut s'imposer. Délais nécessaires Nous recommandons que le recrutement du personnel se déroule si possible sur 2 à 3 semaines afin que toutes les personnes recrutées prennent part à la formation initiale. Cela contribue à créer rapidement un bon esprit d'équipe. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-3

4 Enquête dans les ménages (Step 1 & 2) Introduction Dans la plupart des sites, Step 1 et Step 2 seront menés à bien directement chez les ménages. Dans quelques rares cas, les sites peuvent décider d'inviter les participants à se présenter dans une salle communale ou dans un centre de soins. Matériel général nécessaire pour Step 1 & Step 2 Pour Step 1 et Step 2, vous devrez préparer le matériel général énuméré cidessous, en quantité suffisante pour l'ensemble de l'enquête : Instrument STEPS, Guide de précision sur les questions, Cartes, Formulaires de consentement (voir Partie 6, Section 2), Formulaire d'information aux participants (voir Partie 6, Section 2), Formulaire de suivi des entretiens, registres de terrain pour enregistrer les activités quotidiennes de chaque équipe de collecte de données, blocs notes, stylos, crayons, plans du district et de la zone, listes des foyers. Matériel nécessaire pour Step 2 Pour Step 2, vous aurez besoin du matériel spécifique énuméré ci-dessous : toises portables pour adultes, pèse-personnes, rubans à tension constante (par exemple : Figure Finder), tensiomètres numériques automatiques (nous recommandons l'appareil OMRON), avec des brassards petit, moyen, grand et très grand. Note : L'utilisation d'un sphygmomanomètre au mercure n'est en général pas recommandée. Celui-ci peut néanmoins être utilisé si le tensiomètre numérique automatique : ne fonctionne pas correctement, ou doit être paramétré, ou si le plus grand brassard disponible avec l'appareil numérique est trop petit pour le participant. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-4

5 Enquête dans les ménages (Step 1 & 2), suite Endroit pour les mesures de Step 2 Lorsque STEPS est mené à bien directement chez les ménages, le matériel et l'ensemble des fournitures doivent être transportés et installés de la meilleure façon possible au sein de chaque maison. Chaque équipe de collecte des données transportera l'ensemble du matériel dont elle aura besoin. S'il n'est pas possible de mener à bien l'enquête dans chaque ménage, vous pourrez sûrement trouver une salle communale et attribuer des heures de rendezvous aux participants Organisation de la salle pour les mesures de Step 2 Lorsqu'une salle communale ou publique sont disponibles pour prendre les mesures de Step 2, placez les tables, les chaises et le matériel de façon à optimiser la circulation des participants à travers les étapes suivantes : Étape Action 1 Enregistrement du participant. 2 Mesure de la taille. 3 Mesure du poids. 4 Mesure du tour de taille. 5 Mesure de la tension artérielle. 6 Procédure de sortie (pour s'assurer avant le départ des participants que toutes les mesures ont été prises et qu'on les a remercié de leur participation). Note : Prévoyez des chaises près de l'endroit où la tension artérielle est mesurée pour permettre aux participants de se reposer 15 minutes avant la mesure. Autres facteurs à examiner Il existe d'autres facteurs à examiner, entre autres : Thème Disponibilité du matériel Éclairage Pèse-personnes Confidentialité Facteurs à examiner Le matériel nécessaire à la collecte des mesures physiques doit être disponible facilement et il doit être en bon état pour assurer que les résultats sont aussi exacts que possible. L'éclairage doit être approprié pour pouvoir lire les mètres rubans, les pèse-personnes et les tensiomètres. Les pèse-personnes doivent être installés sur une surface plane et dure. Certaines maisons peuvent avoir un sol irrégulier ; dans ce cas, il faut trouver un autre endroit pour prendre la mesure ou installer une planche rigide sous le pèse-personne. Les zones utilisées pour prendre les mesures devraient être entourées de paravents ou délimitées d'une certaine façon pour respecter la confidentialité. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-5

6 Enquête dans les ménages (Step 1 & 2), suite Visites du site avant l'enquête Nous recommandons que toutes les grappes /tous les sites de collecte de données soient visités avant le début de l'enquête. Cela permet une compréhension approfondie des problèmes opérationnels qui pourraient avoir un impact sur l'enquête. Cela permet également d'engager la stratégie de communication avec les communautés locales et les autres parties concernées. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-6

7 Enquête en centre de soins (uniquement Step 3) Introduction Pour procéder aux prélèvements sanguins nécessaires aux mesures biochimiques de Step 3 de l'instrument STEPS, il faut se trouver dans un centre de soins. Caractéristiques de la salle et du centre de soins Le tableau ci-dessous établit une liste des caractéristiques générales et de l'organisation de la salle et du lieu choisis pour prendre les mesures biochimiques. Élément Description 1 La salle doit être assez grande pour pouvoir contenir le personnel et le flux des participants attendus (avec leurs accompagnateurs). 2 Prévoyez différentes zones (si possible) pour : l'attente, la procédure d'entrée, les prélèvements sanguins, la procédure de sortie. 3 Soyez vigilants aux exigences de confidentialité lors des prises de sang. 4 Mettez à disposition des participants et du personnel des installations pour se laver les mains et des toilettes. 5 Signalisez correctement la route pour atteindre le centre de soins. 6 Prévoyez les emplacements nécessaires pour stationner facilement ou un service de transport pour les participants (si nécessaire). 7 Organisez la pièce en fonction du déroulement des tests. Matériel général Le tableau ci-dessous contient une liste du matériel général nécessaire pour le centre de soins : Élément Fournitures de papeterie Fournitures de bureau Meubles Description Stylos Crayons Papier Étiquettes pour les tubes à échantillons Systèmes de classement Blocs notes Tables Chaises Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-7

8 Enquête en centre de soins (uniquement Step 3), suite Matériel et fournitures Le matériel nécessaire varie en fonction de la méthode d'analyse chimique choisie pour les mesures biochimiques. Pour de plus amples informations sur les types d'analyse, veuillez consulter la Partie 2, Section 1. Le tableau ci-dessous dresse une liste du matériel nécessaire pour les différents appareils recommandés. Type Appareil Matériel Reflotron Single Channel Analyse par voie sèche Analyse par voie humide HemoCue Glucose 201 Hitachi 917, 911 et 747 (recommandé) garrots centrifugeuse Bandelettes réactives en nombre suffisant Autopiqueur Coton Tampons imbibés d'alcool Récipient à jeter Cuvettes jetables Tampons imbibés d'alcool Coton Récipient à jeter Source d'énergie électrique Glacières (et glaçons) pour stocker temporairement les échantillons Moyen de transport pour les échantillons Aiguilles Seringues Tubes à échantillons primaires et secondaires Pipettes Gants, voire également lunettes de protection Installations pour l'évacuation en toute sécurité du matériel usagé, en particulier des aiguilles pointues et des tampons tâchés de sang, etc. Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-8

9 Le bureau de saisie des données (Step 1, 2 & 3) Introduction Le bureau de saisie des données devra abriter l'équipe de gestion des données. Caractéristiques de la pièce Le tableau ci-dessous établit une liste des questions générales et d'organisation auxquelles il faut penser pour aménager l'espace consacré à la saisie des données : Élément Description 1 La pièce (ou les pièces) doit être assez grande pour contenir l'ensemble des ordinateurs et le personnel de saisie des données. 2 Placez les tables de façon à optimiser physiquement le flux du travail. 3 Créez un cadre agréable pour le personnel, qui passera souvent de longues heures assis dans cette pièce. 4 Prévoyez des boîtes ou des dossiers pour les Instruments en attente de traitement. 5 Prévoyez de la place pour empiler les documents à différentes étapes de leur traitement. 6 Prévoyez un espace de stockage temporaire pour les Instruments posant des problèmes en attente de résolution. 7 Mettez en place un système de classement pour les Instruments une fois que la saisie des données et la vérification sont terminées. 8 Installez les ordinateurs de façon ergonomique afin de réduire au maximum les reflets sur l'écran et d'éviter une augmentation de la température générée par les machines. Matériel général Le bureau de saisie des données devra contenir, entre autres, le matériel général suivant : un endroit pour les tables et les chaises, une photocopieuse, des étagères, des meubles d'archivage ou des cartons, un téléphone, au moins un ordinateur connecté à internet, des fournitures de papeterie (papier, stylos, enveloppes, agrafeuses, etc.). Partie 2 : Planification et mise en place 2-3-9

10 Le bureau de saisie des données (Step 1, 2 & 3), suite Ordinateurs Vous trouverez ci-dessous des conseils généraux pour choisir, si vous le pouvez, les ordinateurs : Choisissez des ordinateurs et des systèmes d'exploitation courants, par exemple des PC compatibles IBM fonctionnant avec Microsoft Windows'98 ou une version plus récente. Les machines doivent pouvoir transférer des informations (c'est à dire avoir un graveur de CD, un lecteur de disquette, un port USB (disque à mémorisation instantanée) ou être en réseau). Achetez-les à des fournisseurs dignes de confiance. Si vous achetez des ordinateurs neufs, choisissez les meilleures caractéristiques techniques que vous puissiez vous permettre. La rapidité de traitement, la capacité de la mémoire et la taille du disque dur sont importantes pour l'analyse des données, mais des machines avec moins de mémoire peuvent suffire pour la saisie des données. Les ordinateurs de bureau sont habituellement moins chers et plus faciles à entretenir que les ordinateurs portables. Ayez au moins deux ordinateurs à disposition pour assurer la sauvegarde en cas de panne. Imprimantes La qualité de l'imprimante dont vous avez besoin est déterminée par la quantité et le type d'impressions nécessaires pour les documents de l'enquête et l'équipe de saisie des données. Utilisez le tableau ci-dessous pour vous aider à choisir l'imprimante à utiliser : Si l'imprimante sert à Produire des listes, vérifier les erreurs, retracer l'évolution. Produire des lettres de grande qualité Produire les principaux résultats, rapports, tableaux et graphiques. Alors choisissez Une imprimante simple à encre noire. Une imprimante hautement spécialisée ; si possible imprimante couleur. Note : Si vous achetez une nouvelle imprimante, achetez une machine et des accessoires courants à un fournisseur digne de confiance. Partie 2 : Planification et mise en place

11 Le bureau de saisie des données (Step 1, 2 & 3), suite Autre matériel En fonction du lieu et des équipements disponibles, vous pourrez avoir besoin du matériel suivant : Utilisation Sauvegarde des données Alimentation électrique Matériel en option lecteurs de bandes magnétiques, bandes de sauvegarde CD vierges clés USB coffre-fort résistant au feu Système d'alimentation sans coupure Logiciels Voici une liste de logiciels dont vous aurez besoin et qui devront être installés sur les ordinateurs du bureau : Microsoft Office '98 ou version plus récente, recommandé pour les rapports, la correspondance et le traitement de texte en général, logiciel de détection de virus (si l'ordinateur est connecté à Internet et/ou échange des fichiers avec des ordinateurs extérieurs au Bureau), EpiData 3.1 (ou version plus récente) pour la saisie des données, Epi Info 3.3 (ou version plus récente) pour l'analyse des données. Veuillez consulter la Partie 2, Section 4 pour de plus amples informations sur les logiciels. Logiciels et utilitaires EpiData et Epi Info EpiData et Epi Info sont disponibles sur le CD STEPS de l'oms. Vous pouvez également télécharger ces logiciels à partir du site Web de STEPS à l'adresse suivante: Note : De plus amples informations sur EpiData et Epi Info sont disponibles dans la Partie 2, Section 4. Partie 2 : Planification et mise en place