ÉVÉ NE MENT A. C / 2014RE : CLARAPHIQUN G FR ES EN IG S DE

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1 ÉVÉ NE MENT FR ES EN DESIGN GRAPHIQUE : CLARA. C / 2014

2 Guide pratique à l attention des administrateurs / élus Ce guide a pour objectif d informer et de récapituler des aspects organisationnels et financiers afin de faciliter les démarches des administrateurs / élus tout en garantissant une approche cohérente et transparente. Aspects organisationnels Comment s organise l hébergement au bâtiment commun Emmaüs de Montreuil? Le bâtiment commun de Montreuil, situé au 47 avenue de la Résistance à Montreuil, offre la possibilité d un hébergement sur place. A cette fin, 7 chambres doubles sont à votre disposition, dont 2 sont réservées pour le président d Emmaüs France et le président d Emmaüs International. Les chambres sont partagées entre les 3 instances : Emmaüs France, Europe et International. Elles se situent à l arrière du bâtiment, dans l aile droite, au premier étage. Chacune dispose d une salle de bain individuelle ; les toilettes sont partagées. Face à l importante demande d hébergement sur place, il est recommandé de nous informer de vos souhaits le plus rapidement possible. Quelques informations essentielles concernant l espace hébergement : A partir de 19h00 l entrée principale est fermée. Vous devez accéder à l espace hébergement par l arrière du bâtiment, côté cour. Pour cela, des digicodes sont présents sur les portes ouvrant sur l espace hébergement (dernière porte à droite, vitrée donnant sur un escalier) et sur le réfectoire : Le code d entrée à l espace hébergement : A Le code d entrée au réfectoire : 15912# La clé de votre chambre est située sur la porte. Vous en avez la responsabilité. Concernant le petit-déjeuner, il y a une cafétéria au rez-de-chaussée : en bas de l escalier à votre droite, après avoir traversé la salle de réunion. Page 2

3 Vous êtes invité à utiliser la cafetière, la bouillote, la vaisselle, le petit frigo blanc situé sous le plan de travail tout comme l ensemble des ustensiles présents dans le placard blanc à droite du four collectif. Le reste n est pas mis à votre disposition. À 10h du matin nous vous prions de quitter votre chambre pour permettre aux femmes de ménage d y accéder (sauf les samedis et dimanches). A l issue de votre séjour, merci de bien vouloir défaire votre lit et mettre vos draps dans les corbeilles à linge jaune. Merci de veiller à laisser votre clé de chambre sur la porte. Comment s organise la réservation de salle au bâtiment commun Emmaüs de Montreuil? Dans le cas où vous souhaiteriez réserver une salle de réunion au siège, nous vous prions de nous indiquer la date, l'heure et le nombre de personnes, ainsi que la langue pour pouvoir programmer le nombre d interprètes. Nous vous demandons également de bien vouloir nous informer au plus tôt afin de satisfaire vos attentes. Comment se déplacer vers/du bâtiment commun Emmaüs de Montreuil? Le bâtiment commun Emmaüs est situé au 47 avenue de la Résistance à Montreuil (93). Transports en commun : La station de métro la plus proche est «Croix de chavaux» sur la ligne 9. Des plans des transports en commun de la ville de Paris sont disponibles à l accueil de cette station. Vous pouvez également consulter le site internet de la ratp à l adresse suivante : Taxi : Si vous souhaitez commander un taxi, voici plusieurs numéro : (0) (0) Page 3

4 Où garer sa voiture au bâtiment commun Emmaüs de Montreuil? Le parking du bâtiment commun Emmaüs de Montreuil est à votre disposition. Pour s y rendre, veuillez consulter le plan ci-dessous. Un badge vous sera nécessaire pour y accéder. Vous le trouverez soit à l accueil du bâtiment soit au 4 ème étage au niveau des bureaux d Emmaüs Europe. Il convient de le rapporter entre chaque utilisation. Plan d accès au parking : Quelles sont les coordonnées de l assurance Emmaüs Europe? Lors de vos déplacements à l étranger dans le cadre de vos fonctions au sein de l association Emmaüs Europe, vous bénéficiez de la Mutuelle Saint-Christophe (Union européenne, DOM-TOM, Suisse, Norvège, Islande et principautés d Andorre et de Monaco). A toutes fins utiles, en voici les coordonnées : Mutuelle Saint Christophe Assurances 277, rue Saint-Jacques Paris cedex 05 Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) Page 4

5 Aspects financiers Quels frais sont pris en charge par Emmaüs Europe? Dans le cas où le groupe d'appartenance ne pourrait pas prendre en charge les frais de déplacement / de représentation de son groupe, Emmaüs Europe s'engage à régler le séjour de 2 personnes maximum par organisation membre, la veille et le jour de la réunion (décision du Bureau du 17 décembre 2011). Concernant l'hébergement, Emmaüs Europe effectue les réservations uniquement en chambres doubles. Merci de vous rapprocher du lieu d'hébergement si vous souhaitez réserver une chambre simple à vos frais et d'en informer le secrétariat. Les coordonnées des lieux d'hébergement seront indiqués dans les programmes des évènements. Quels sont les critères de remboursement des frais de déplacement? Emmaüs Europe s engage à régler les dépenses effectuées en échange des factures. Peu importe le moyen de transport utilisé (avion, train, bus, ), les sommes avancées par l administrateur / l élu seront par la suite remboursées. En cas de déplacement au départ du bâtiment commun, Emmaüs Europe fournit des tickets de transports locaux. Contacts utiles Contacts Emmaüs Europe : Concernant le déplacement, l hébergement et la réservation de salle : Marie Tixier, assistante événementielle : Concernant la remise des justificatifs d achat le suivi des remboursements : Veronica Acevedo Caro, assistante administration finances : Mobile Emmaüs Europe : +33 (0) Accueil Emmaüs Europe : +33 (0) Accueil Emmaüs bâtiment commun : +33 (0) Contacts d urgence en France : SAMU : 15 Police-secours : 17 Pompiers: 18 Urgences par mobile : 112 SOS Médecins : 3624 Lors de vos déplacements hors de France, les numéros d urgence du pays d accueil seront indiqués sur le document pratique relatif à chaque événement. Page 5

6 Bâtiment commun Emmaüs Coupon de réservation de chambre Nom : Prénom : Chambre n : Réservation du au La chambre est accessible au jour de la réservation à partir de 17h00. La chambre doit être libérée le jour de départ avant 10h00. Bon séjour! Bâtiment commun Emmaüs Coupon de réservation de salle Nom : Prénom : Nombre de personnes : Salle : Réservation du à h au à h Bonne réunion! Page 6

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