LIGNES INTERNES DE CONDUITE CONCERNANT LA GESTION DES CONTRATS D APPROVISIONNEMENT ET DE SERVICES. NO: POL-005 DATE: 18 mars DATE : 18 mars 2016

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1 SIGMASANTÉ NO: POL-005 DATE: 18 mars 2016 APPROUVÉE PAR: Cmité de directin : 26 janvier 2016 Cnseil d administratin : 18 mars 2016 Plitique LIGNES INTERNES DE CONDUITE CONCERNANT LA GESTION DES CONTRATS D APPROVISIONNEMENT ET DE SERVICES DATE : 18 mars 2016 Françis Lemyne, Secrétaire du cnseil d administratin Table des matières 1. OBJET ET CHAMP D APPLICATION CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES DOCUMENTS CONFLIT D INTÉRÊTS DÉLÉGATION DE POUVOIRS DISPOSITIONS DE CONTRÔLE RELATIVES AU MONTANT DU CONTRAT ET DES SUPPLÉMENTS RESPONSABLE DE L OBSERVATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES OUVERTURE À LA CONCURRENCE CONSULTANTS DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES... 5 Rev : PROP

2 1. OBJET ET CHAMP D APPLICATION Le présent dcument a pur but d établir certaines lignes internes de cnduite cncernant la gestin des cntrats de SIGMASANTÉ. Elle s applique aux cntrats d apprvisinnement et aux cntrats de service visés aux paragraphes 1 et 3 du premier alinéa de l article 3 de la Li sur les cntrats des rganismes publics (chapitre C 65.1) (LCOP) et à ceux qui y snt assimilés, que SIGMASANTÉ peut cnclure avec une persnne u une sciété visée à l article 1 de la Li u avec une persnne physique qui n explite pas une entreprise individuelle. À titre de regrupement d achats pur le réseau de la santé et des services sciaux, SIGMASANTÉ met en place ces lignes directrices, lesquelles snt cmmuniquées via sn site internet. 2. CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES DOCUMENTS Afin de s assurer que, tant qu ils ne snt pas rendus publics, un dcument d appel d ffres u tut autre dcument u infrmatin qui y est relatif snt traités cmme des dcuments cnfidentiels, les mesures suivantes s appliquent : L accès aux dcuments et aux répertires infrmatiques ù ils snt entrepsés est limité aux persnnes habilitées, et ce, sus le cntrôle du gestinnaire respnsable. Le persnnel qui a accès à ces dcuments est sensibilisé au caractère cnfidentiel des dcuments de la façn suivante : Le persnnel a accès uniquement aux dssiers qui les cncernent dans le répertire infrmatisé; Les frmulaires de cnfidentialité snt signés par le respnsable du dssier ainsi que tus les intervenants au dssier tels que le cmité des utilisateurs, cmité expert, etc.; Les emplyés de SigmaSanté et tute persnne qui exerce des fnctins au sein de SigmaSanté u qui œuvre au bénéfice de celui-ci, sans exceptin, divent s abstenir de rencntrer de façn individuelle un u des représentants de furnisseurs ptentiels durant le prcessus d appel aux marchés; Si une rencntre avec un u des représentants de furnisseurs ptentiels durant le prcessus d appel aux marchés est requise, le directeur des pératins de SigmaSanté dit en être avisé au préalable et y cnsentir. De plus, cette rencntre dit, préférablement, se tenir en présence de 2 emplyés de SigmaSanté; Afin d assurer la cnfidentialité essentielle aux travaux de SigmaSanté, tute persnne qui exerce des fnctins au sein de SigmaSanté u qui œuvre au bénéfice de celui-ci, sans exceptin dit accueillir leurs invités à la réceptin et les y cnduire à la fin de l entretien. Les rencntres divent avir lieu aux lieux désignés à cet effet (salle de réunin). Les rencntres avec les furnisseurs divent être cnsignées auprès de la réceptin. 3. CONFLIT D INTÉRÊTS Déclaratin Afin de s assurer que les emplyés impliqués dans la gestin des cntrats publics ne sient pas en cnflit d intérêts, ceux-ci sernt sensibilisés aux lis, règlements et autres règles encadrant l éthique et la discipline de la façn suivante : L bligatin de discrétin implique ntamment de ne pas cmmuniquer une infrmatin cnfidentielle, s étend également à ce dnt il prend cnnaissance à l ccasin de l exercice de ses fnctins; L emplyé ne peut prendre cnnaissance d une infrmatin cnfidentielle qui n est pas requise dans l exercice de ses fnctins ni tenter de prendre cnnaissance d une telle infrmatin; L emplyé dit éviter de se placer dans une situatin ù il y a cnflit entre sn intérêt persnnel et les devirs de ses fnctins; L emplyé ne peut accepter aucun cadeau, marque d hspitalité u autre avantage que ceux d usage et d une valeur mdeste; L emplyé ne peut cnfndre les biens de SigmaSanté avec les siens. Il ne peut nn plus utiliser au prfit d un tiers les biens u une infrmatin dnt il a pris cnnaissance dans l exercice u à l ccasin de l exercice de ses fnctins; vf 2

3 L emplyé qui a cessé ses fnctins au sein de SigmaSanté dit se cmprter de façn à ne pas tirer d avantages indus de ses fnctins antérieures; L emplyé qui a cessé d exercer ses fnctins au sein de SigmaSanté ne dit pas cmmuniquer une infrmatin cnfidentielle. Il ne peut nn plus dnner à quicnque des cnseils fndés sur de l infrmatin nn dispnible au public cncernant SigmaSanté u un tiers avec lequel il avait des rapprts directs imprtants au curs de l année qui a précédé la cessatin de ses fnctins; L emplyé qui a agi relativement à une prcédure, une négciatin u une autre pératin particulière ne peut, après qu il ait cessé d exercer ses fnctins au sein de SigmaSanté, agir au nm u pur le cmpte d autrui à l égard de la même prcédure, négciatin u autre pératin. Les emplyés de SigmaSanté divent signer annuellement le cde de déntlgie à l égard de leurs fnctins cuvrant les éléments suivants : 4. DÉLÉGATION DE POUVOIRS Divulgatin d intérêt Caractère cnfidentiel et exactitude de l infrmatin Cncurrence Cadeaux/Hspitalité À titre de regrupement d apprvisinnement en cmmun, Sigma Santé agit cmme mandataire de ses membres afin de cnclure un appel aux marchés. Pur ce faire, il sllicite les membres qui recnnait qu il agit dans le cadre du prcessus d appel d ffres à titre d rganisme public et, qu à ce titre, elle exerce, ainsi que sn plus haut dirigeant, tus les drits et bligatins prévus à la Li sur les cntrats des rganismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) et ce jusqu à la cnclusin du cntrat avec un u des furnisseurs. Le niveau d autrisatin vise à désigner les gestinnaires de Sigma Santé qui détiennent une autrisatin déléguée nécessaire à l initiatin d'une démarche en vue de la sllicitatin d'un cntrat. Sus réserve des directives internes de Sigma Santé cncernant l apprbatin des fiches synthèses et smmaires de dssier par le directeur des pératins et le directeur général, les respnsables de dssier de Sigma Santé nt l autrisatin déléguée nécessaire pur initier une prcédure de sllicitatin uniquement dans le cadre de leurs fnctins. Le directeur général de Sigma Santé autrise l adjudicatin des cntrats suite à la recmmandatin du Directeur des pératins. 5. DISPOSITIONS DE CONTRÔLE RELATIVES AU MONTANT DU CONTRAT ET DES SUPPLÉMENTS Mntant des cntrats Les dispsitins de cntrôle suivantes s appliquent au mntant du cntrat : Les dcuments d appel d ffres précisent la pssibilité de n accepter aucune des sumissins reçues ntamment lrsqu il juge que les prix snt trp élevés u disprprtinnés u ne reflètent pas un juste prix; Les cnditins des dcuments d appels d ffres permettent de réclamer à tut sumissinnaire une smme d argent représentant la différence entre le mntant de sa sumissin et celle subséquemment retenue s il est en défaut de dnner suite à sa sumissin, et ce, afin d éviter qu il y ait cllusin entre les sumissinnaires; Les cnditins des dcuments d appels d ffres permettent le dépôt d une seule ffre, une seule marque et un seul frmat et un seul prix pur un bien dans le cadre de l appel d ffres, en cas de défaut, le sumissinnaire est cnsidéré nn-cnfrme; Les cnditins cntractuelles prévient qu un furnisseur est respnsable de tute différence de prix lrs de situatin ù celui-ci est en incapacité u en défaut en vertu du cntrat; Cntrôle des suppléments À titre de regrupement d apprvisinnement en cmmun, SigmaSanté met en place un mécanisme de suivi des achats effectués pur les cntrats cnclus au nm des établissements participants, et ce à la fin de chacune des années cntractuelles. Au terme du cntrat, SigmaSanté assure la redditin de cmpte seln les dispsitins prévues aux règlements vf 3

4 6. RESPONSABLE DE L OBSERVATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES Cnfrmément au chapitre V.0.1 de la LCOP, le respnsable de l bservatin des règles cntractuelles (RORC) assume les fnctins suivantes : de veiller à l applicatin des règles cntractuelles prévues par la LCOP, ses Règlements, ses plitiques et ses directives; de cnseiller le dirigeant de l rganisme et frmule des recmmandatins u des avis sur leur applicatin; de veiller à la mise en place de mesures au sein de Sigma Santé afin de vir à l intégrité des prcessus internes; de s assurer de la qualité du persnnel qui exerce des activités de gestin cntractuelles; d exercer tute autre fnctin que le Dirigeant d rganisme peut requérir pur vir à l bservatin des règles cntractuelles. 7. OUVERTURE À LA CONCURRENCE Afin de s assurer une uverture à la cncurrence et une définitin des exigences réalistes par rapprt aux besins des membres de SigmaSanté, les mesures suivantes snt mises en place : SigmaSanté adresse les besins et les prirités de ses membres en s appuyant sur une structure de cmités qui favrise leur participatin afin de : Prmuvir l apprvisinnement regrupé; Recmmander les prirités annuelles de négciatin en cmmun; Analyser l ffre de service des furnisseurs et les tendances du marché; Sutenir les utilisateurs dans la définitin des besins et la stratégie d appel au marché; Évaluer les sumissins et recmmander l adjudicatin des cntrats; Assurer le respect des ententes; Sutenir l adptin des meilleures pratiques dans le dmaine de l apprvisinnement et de la lgistique; Recmmander les ajustements à l ffre de service de SigmaSanté. SigmaSanté recurt à la cncurrence afin d btenir les meilleurs prix pssible, tut en tenant cmpte ntamment de la qualité des biens et services fferts, des délais de livraisn et de la fiabilité des Furnisseurs. Afin de s assurer d uvrir les marchés à un maximum de cncurrents qualifiés, SigmaSanté définit des exigences réalistes en lien avec les besins. Les cnditins d admissibilité, les cnditins de cnfrmité et les critères d évaluatin de la qualité des sumissins, le cas échéant, ne divent pas être définis et rédigés de façn à exclure des cncurrents qui purraient très bien répndre aux besins de l rganisme public. SigmaSanté peut avir recurs à un avis d appel d intérêt afin d explrer un nuveau marché et btenir de l infrmatin de l industrie à cet égard. L avis d appel d intérêt lance un signal qu un appel d ffres serait éventuellement lancé pur répndre à des besins exprimés par ses membres. L appel d intérêt identifie les exigences et les attentes et permet aux entreprises intéressées de répndre aux questins de SigmaSanté et, le cas échéant, présenter leur slutin ptentielle permettant d avir une meilleure idée du marché qui existe pur répndre aux besins à cmbler. SigmaSanté s assure que les spécificatins d un prduit ne devraient pas limiter la cncurrence indûment u les critères d évaluatin liés à l expérience ne devraient pas avir des attentes minimales trp élevées qui nt pur effet d éliminer des entreprises u des ressurces puvant répndre adéquatement aux besins. SigmaSanté lrsque cela est pssible et pprtun, peut avir recurs à des appels d ffres par lts u par décupage gégraphique pur des appels d ffres d une plus grande envergure et cmplexité, en particulier en lien avec la prestatin de services. SigmaSanté rend dispnibles sur sn site internet les dates de fins de cntrat pur le cmpte de ses membres. Une telle apprche permet aux furnisseurs ptentiels de faire part des slutins existantes qui peuvent répndre au besin en ttalité u partiellement vf 4

5 8. CONSULTANTS Afin de s assurer que l ensemble des emplyés et cadres sit infrmé de la présence d un cnsultant sur les lieux de travail, le supérieur infrme les emplyés par curriel des crdnnées ainsi que la nature du mandat par curriel. L accès aux dcuments est limité à ceux requis dans le cadre du mandat et les dispsitins de cntrôles d accès aux dssiers électrniques snt appliquées. De plus, SigmaSanté blige les cntractants à se dter d un cde de cnduite qui fera partie des dcuments cntractuels. Ce cde traite de l bligatin pur le cnsultant externe de ne pas divulguer u utiliser à sn avantage, sans limites de temps, tut élément d infrmatin auquel il aurait eu accès dans le cadre de l exécutin de sn mandat, de tujurs s identifier cmme cnsultant externe dans le cadre des diverses situatins dnnées, de ne pas tenter d btenir u accepter tut avantage, gratificatin u faveur, et de ne pas tenter d accrder tut avantage, gratificatin u faveur à un emplyé, membres u intervenant lié au mandat. 9. DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES Les présentes lignes internes de cnduite cmplètent l rientatin et les dispsitins de la Plitique de gestin cntractuelle de SigmaSanté. Les présentes lignes internes de cnduite entrent en vigueur le 1er avril 2016 étant entendu que les dispsitins relatives au cnflit d intérêts, en particulier la mise en place d une attestatin annuelle pur tus les emplyés de SigmaSanté vf 5