Commission scolaire des Premières-Seigneuries Comité exécutif

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1 Le 26 août 2014 Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire des Premières-Seigneuries tenue le mardi 26 août 2014, à 19 h 50, au siège social, 643, avenue du Cénacle, Québec, sous la présidence de monsieur Jean- Marc Laflamme, à laquelle sont présentes les personnes suivantes : BÉDARD, Nancy BILODEAU, François CHABOT, Hélène LAFLAMME, Jean-Marc NAPERT, Hélène PAINCHAUD, Marie-France PARENT, Huguette L. TURCOTTE, Clément VILLENEUVE, Lyne ASSELIN, Marie-Claude PELLETIER, Serge PARENT, Jean-François représentant des parents (primaire) représentant des parents (secondaire) Directrice générale adjointe aux affaires administratives Directeur général Secrétaire général 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE Un moment de réflexion est observé, au terme duquel, le président, monsieur Jean-Marc Laflamme, déclare la séance ouverte. 2. VÉRIFICATION DU QUORUM Le président constate que le quorum requis par la Loi est atteint. 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR CE-14/ IL EST PROPOSÉ par monsieur Clément Turcotte et résolu d adopter l ordre du jour suivant : 1. Ouverture de la séance. 2. Vérification du quorum. 3. Adoption de l ordre du jour. 4. Approbation du procès-verbal de la séance ordinaire du 10 juin Approbation du procès-verbal de la séance extraordinaire du 8 juillet Suivis au procès-verbal de la séance ordinaire du 10 juin 2014 et au procès-verbal de la séance extraordinaire du 8 juillet Correspondance et dépôt de documents. 8. Mandat de l appel d offres pour l acquisition de tablettes numériques, outils techno-pédagogiques. 9. Octroi d un contrat construction d un gymnase double école du Petit-Prince. 10. Octroi d un contrat - construction d une nouvelle école Municipalité de Sainte-Brigitte-de-Laval. 11. Répartition des mandats aux architectes et aux ingénieurs pour la mesure de maintien des bâtiments (mesure 50620). 12. Protocole d entente pour l utilisation du terrain sportif à surface synthétique de l école de la Courvilloise. 1367

2 13. Protocole d entente portant sur les conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. prêtés en dehors des périodes d activités scolaires et municipales dans le cadre d un échange de services entre l école du Harfang-des-Neiges 1 et 2 et la Municipalité des cantons unis de Stoneham-et-Tewkesbury. 14. Protocole d entente avec la municipalité de Boischatel portant sur les conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries et la Municipalité de Boischatel. 15. Approbation du compte de dépenses du président. 16. Communication du président. 17. Communication de la Direction générale. 18. Questions et commentaires des commissaires. 19. Levée de la séance. 4. APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 10 JUIN 2014 CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 10 juin 2014 est parvenu aux membres du comité exécutif dans les délais prescrits par la Loi; CE-14/ IL EST PROPOSÉ par madame Hélène Chabot et résolu que le procès-verbal de la séance ordinaire du 10 juin 2014 soit approuvé tel que déposé. 5. APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 8 JUILLET 2014 CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance extraordinaire du 8 juillet 2014 est parvenu aux membres du comité exécutif dans les délais prescrits par la Loi; CE-14/ IL EST PROPOSÉ par madame Hélène Napert et résolu que le procès-verbal de la séance extraordinaire du 8 juillet 2014 soit approuvé tel que déposé. 6. SUIVIS AU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 10 JUIN ET DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 8 JUILLET 2014 Le secrétaire général dépose un bilan des suivis aux résolutions adoptées lors de la séance ordinaire du 10 juin et du 8 juillet Tous les suivis ont été faits. 7. CORRESPONDANCE ET DÉPÔT DE DOCUMENTS Il n y a aucune correspondance. 8. MANDAT DE L APPEL D OFFRES POUR L ACQUISITION DE TABLETTES NUMÉRIQUES, OUTILS TECHNO-PÉDAGOGIQUES CONSIDÉRANT que le Centre collégial des services regroupés - CCSR - a pour mission de favoriser la mise en commun de services, notamment des 1368

3 regroupements d achats, dans le but de permettre aux maisons d enseignement de réaliser des économies de volume et des économies de temps, en plus de faciliter les processus d acquisition; CONSIDÉRANT que le CCSR est actuellement le plus important regroupement d achats du réseau de l éducation négociant des dossiers de nature technologique; CONSIDÉRANT que le CCSR réalisera un appel d offres regroupé pour l acquisition de tablettes dès septembre pour une mise en place des nouveaux contrats pour décembre 2014 ; CONSIDÉRANT la réalisation de bancs d essai qui ont eu lieu en avril et mai derniers dans une dizaine de commissions scolaires sous la coordination du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS); CONSIDÉRANT que la Loi sur les contrats des organismes publics (L.Q. C65.1) oblige dorénavant les organismes publics à signifier leur intérêt à faire partie d une négociation en confiant un mandat au regroupement avant la réalisation de l appel d offres; CONSIDÉRANT que le CCSR a l intention de conclure un contrat à commande avec un ou plusieurs fabricants pour une durée initiale de 12 mois avec possibilité d être renouvelé pour un maximum de 12 mois additionnels; CONSIDÉRANT que la période de collecte des mandats est en cours et que les montants consacrés à ce type de dépense requièrent généralement des approbations financières de la plus haute instance; CONSIDÉRANT les économies potentielles à réaliser en temps et en argent dans le cadre de ce dossier; CONSIDÉRANT la quantité de tablettes à acquérir; CONSIDÉRANT la recommandation du RORC (responsable de l observation des règles contractuelles); CONSIDÉRANT la recommandation de la direction du service des technologies de l information; IL EST PROPOSÉ par madame Lyne Villeneuve et résolu : d autoriser la participation de la CSDPS au mandat d achat du Centre collégial des services regroupés (CCSR) pour l acquisition de tablettes numériques pour un montant évalué à $. CE-14/ d autoriser la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer le mandat d achats. 1369

4 9. OCTROI D UN CONTRAT CONSTRUCTION D UN GYMNASE DOUBLE ÉCOLE DU PETIT-PRINCE CONSIDÉRANT les travaux confiés à la firme «CCM2, Côté Chabot Morel, architectes»; CONSIDÉRANT les analyses effectuées avec la direction de l établissement concernée; CONSIDÉRANT la participation financière du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport dans le cadre de la mesure «Ajout d espace» pour la réalisation de ce projet ; CONSIDÉRANT la résolution # de la Municipalité de L Ange- Gardien qui confirme sa participation financière pour la construction d un gymnase double à l école du Petit-Prince; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; CONSIDÉRANT que la soumission suivante est la plus basse soumission conforme : Les Constructions Pierre Blouin inc $ (avant taxes) CONSIDÉRANT la recommandation de la firme «CCM2, Côté Chabot Morel, architectes»; IL EST PROPOSÉ par monsieur Jean-Marc Laflamme et résolu : De retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux de construction d un gymnase double à l école du Petit-Prince : Les Constructions Pierre Blouin inc $ (avant taxes) D autoriser la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer les documents à cet effet. CE-14/ OCTROI D UN CONTRAT - CONSTRUCTION D UNE NOUVELLE ÉCOLE MUNICIPALITÉ DE SAINTE-BRIGITTE-DE-LAVAL CONSIDÉRANT que les travaux confiés au consortium «Brainbox Architecture + Lemay architectes»; CONSIDÉRANT les analyses effectuées avec la direction de l établissement concernée; CONSIDÉRANT la participation financière du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport dans le cadre de la mesure «Ajout d espace» pour la réalisation de ce projet; 1370

5 CONSIDÉRANT la nécessité de débuter les travaux le plus rapidement possible; CONSIDÉRANT la résolution # CE-14/ du 8 juillet 2014, relativement à l octroi du contrat pour la construction d une nouvelle école primaire à Sainte-Brigitte-de-Laval; CONSIDÉRANT que la mise en application de la résolution était conditionnelle à ce que la Municipalité de Sainte-Brigitte-de-Laval obtienne l autorisation des propriétaires des lots , et , afin de permettre à la Commission scolaire de débuter les travaux de construction de l école au plus tard le 8 août 2014; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire n a pas obtenu l autorisation de la Municipalité de Sainte-Brigitte-de-Laval le 8 août 2014, lui permettant de débuter les travaux; CONSIDÉRANT toutefois la résolution # de la Municipalité de Sainte-Brigitte-de-Laval laquelle confirme les ententes de cession de terrains des propriétaires des lots , et , pour la construction de l école; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; CONSIDÉRANT que la soumission suivante est la plus basse soumission conforme : Construction Citadelle inc $ (avant taxes); CONSIDÉRANT la recommandation du consortium «Brainbox Architecture + Lemay, architectes»; IL EST PROPOSÉ par madame Hélène Chabot et résolu : de retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux de construction d une école primaire dans la Municipalité de Sainte-Brigittede-Laval: Construction Citadelle inc $ (avant taxes); CE-14/ d autoriser la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer les documents à cet effet. 11. RÉPARTITION DES MANDATS AUX ARCHITECTES ET AUX INGÉNIEURS POUR LA MESURE DE MAINTIEN DES BÂTIMENTS (MESURE 50620) CONSIDÉRANT que le comité exécutif lors de la séance du 19 février 2013 (CE-12/13-051) a sélectionné des firmes de professionnels pour une période de cinq ans dans les domaines suivants : architecture, ingénierie (mécanique 1371

6 et électricité), ingénierie (structure et génie civil), arpenteurs-géomètres, laboratoires d expertises et évaluateurs agréés; CONSIDÉRANT l autorisation reçue du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport permettant à la Commission scolaire des Premières-Seigneuries d utiliser les sommes résiduelles qui se sont dégagées dans la mesure Maintien des bâtiments à , pour un montant de $; CONSIDÉRANT les mandats à octroyer dans les domaines de l architecture et de l ingénierie (mécanique et électricité) et de l ingénierie (structure et génie civil); CONSIDÉRANT que le comité exécutif souhaite répartir équitablement les différents mandats auprès des firmes oeuvrant dans le secteur de l architecture, de l ingénierie (mécanique et électricité) et de l ingénierie (structure et génie civil); IL EST PROPOSÉ par madame Huguette L. Parent et résolu : de répartir les mandats d une part, pour le projet de démolition des locaux préfabriqués de l école de l Escale et du Plateau (du Plateau) et d autre part, pour la reconstruction de locaux permanents aux firmes suivantes : Architecture : Ingénierie (mécanique et électricité) : Ingénierie (structure et génie civil) : Bouchard et Laflamme architectes Les Services EXP inc. Les Services EXP inc. d autoriser la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer les documents à cet effet. CE-14/ PROTOCOLE D ENTENTE POUR L UTILISATION DU TERRAIN SPORTIF À SURFACE SYNTHÉTIQUE DE L ÉCOLE DE LA COURVILLOISE CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Premières-Seigneuries désire conclure une entente relative aux conditions d utilisation du terrain sportif à surface synthétique de l école de la Courvilloise; CONSIDÉRANT les discussions tenues entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries, l école de la Courvilloise et la Ville de Québec; IL EST PROPOSÉ par monsieur Clément Turcotte et résolu : 1372

7 De conclure l entente entre la Commission scolaire des Premières- Seigneuries et la Ville de Québec concernant les conditions d utilisation du terrain sportif à surface synthétique de l école de la Courvilloise; D autoriser le président et la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer ladite entente. CE-14/ PROTOCOLE D ENTENTE PORTANT SUR LES CONDITIONS D UTILISATION MUTUELLE DE MATÉRIELS, LOCAUX, TERRAINS, JEUX, ETC. PRÊTÉS EN DEHORS DES PÉRIODES D ACTIVITÉS SCOLAIRES ET MUNICIPALES DANS LE CADRE D UN ÉCHANGE DE SERVICES ENTRE L ÉCOLE DU HARFANG-DES-NEIGES 1 ET 2 ET LA MUNICIPALITÉ DES CANTONS UNIS DE STONEHAM-ET- TEWKESBURY CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Premières-Seigneuries désire conclure une entente relative aux conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. prêtés en dehors des périodes d activités scolaires et municipales dans le cadre d un échange de services entre l école du Harfang-des-Neiges 1 et 2 et la Municipalité des cantons unis de Stoneham-et-Tewkesbury; CONSIDÉRANT les discussions tenues entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries, l école du Harfang-des-Neiges et la Municipalité des cantons unis de Stoneham-et-Tewkesbury; CONSIDÉRANT la résolution # de la Municipalité des cantons unis de Stoneham-et-Tewkesbury, laquelle a pour objet l acceptation de l entente proposée par la Commission scolaire des Premières-Seigneuries; IL EST PROPOSÉ par madame Hélène Napert et résolu : De conclure l entente entre la Commission scolaire des Premières- Seigneuries et la Municipalité des cantons unis de Stoneham-et- Tewkesbury, relative aux conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. prêtés en dehors des périodes d activités scolaires et municipales; CE-14/ D autoriser le président et la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer ladite entente. 1373

8 14. PROTOCOLE D ENTENTE AVEC LA MUNICIPALITÉ DE BOISCHATEL PORTANT SUR LES CONDITIONS D UTILISATION MUTUELLE DE MATÉRIELS, LOCAUX, TERRAINS, JEUX, ETC. ENTRE LA COMMISSION SCOLAIRE DES PREMIÈRES-SEIGNEURIES ET LA MUNICIPALITÉ DE BOISCHATEL CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Premières-Seigneuries désire conclure une entente relative aux conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries et la Municipalité de Boischatel; CONSIDÉRANT les discussions tenues entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries, l école de Boischatel et la Municipalité de Boischatel; CONSIDÉRANT la résolution # de la Municipalité de Boischatel, laquelle a pour objet l acceptation de l entente proposée par la Commission scolaire des Premières-Seigneuries; IL EST PROPOSÉ par madame Marie-France Painchaud et résolu : De conclure l entente entre la Commission scolaire des Premières- Seigneuries et la Municipalité de Boischatel relative aux conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc.; CE-14/ D autoriser le président et la directrice générale adjointe aux affaires administratives à signer ladite entente. 15. APPROBATION DU COMPTE DE DÉPENSES DU PRÉSIDENT Le président n a pas présenté de compte de déplacement. 16. COMMUNICATION DU PRÉSIDENT Le président indique qu il a participé au conseil général de la FCSQ les 22 et 23 août derniers. Il indique d une part, que les montants investis en publicité pour les élections par le Directeur général des élections seront diminuées et d autre part, que la masse salariale des commissaires sera elle aussi diminuée. Monsieur Laflamme ajoute qu il a participé à l accueil des cadres le 13 août dernier et à la distribution des tablettes pour les élèves de 1 re secondaire de l école le Sommet, le 26 août. Le président rappelle les événements à venir : o o L inauguration de la nouvelle école de Boischatel qui aura lieu en octobre prochain; L inauguration du terrain sportif de la Courvilloise qui aura lieu en septembre. 1374

9 17. COMMUNICATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Il n y a aucune communication. 18. QUESTIONS ET COMMENTAIRES DES COMMISSAIRES Il n y a aucune question ni aucun commentaire. 19. LEVÉE DE LA SÉANCE L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20 h 35. LE PRÉSIDENT, LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL, Jean-Marc Laflamme Jean-François Parent 1375

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