Envoyer un courrier électronique et autres fonctions associées

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1 19 février 2013 p 1 Envoyer un courrier électronique et autres fonctions associées Ce tutoriel vient compléter celui présenté le 5 février 2013, portant sur les généralités du courrier électronique. Nous allons maintenant voir concrètement comment faire pour envoyer un courrier électronique. 1. Pour réaliser notre recette, vous aurez besoin ;-) 1. d un appareil vous permettant de vous connecter à internet (ordinateur ou smartphone), 2. d une connexion internet en état de fonctionnement, 3. d un logiciel : navigateur internet ou logiciel de messagerie, 4. de votre adresse de courrier électronique. 2. Que peut-on faire avec le courrier électronique? 1. écrire un nouveau message, 2. lire un message, 3. effacer un message, 4. copier un message dans un endroit plus sûr, ou en archiver un exemplaire, 5. imprimer un message, 6. envoyer un message de réponse à l expéditeur, 7. faire suivre le message à quelqu un d autre, 8. ajouter des pièces jointes, 9. enregistrer des pièces jointes, 10. filtrer les messages, 11. organiser les messages dans des dossiers. Dans ce cours, nous allons voir l écriture, l envoi d un message et la réception d un message, avec ou sans pièce jointe, afin que vous puissiez commencer à utiliser la messagerie. 3. Écrire un message Pour commencer, il faut se rendre sur le portail de votre fournisseur d accès internet (GMail, Free, SFR, Orange Windows Live Mail,...) ou ouvrir le logiciel de messagerie que

2 19 février 2013 p 2 vous souhaitez utiliser (Thunderbird, Windows Mail,...). Reportez-vous éventuellement au point 2.4 de notre tutoriel sur les généralités. Pour créer un message électronique, il vous faudra trouver le bouton «Nouveau» («New» en anglais) ou un synonyme de cette fonction. Ainsi, sur le portail SFR, la fonction s appelle tout simplement Écrire un mail, et chez Orange, elle s appelle Écrire un message. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s ouvre. Vous allez devoir remplir des champs obligatoires avant de pouvoir envoyer votre message. Exemple avec Gmail (voir Figure 1). Figure 1 L écriture d un nouveau mail dans Gmail 1. Le champ De se remplit automatiquement avec votre adresse mail. 2. Le champ A sert à entrer l adresse de votre destinataire. Suivant les logiciels, vous pouvez le choisir dans la liste de vos contacts (appelée aussi «Carnet d adresses»), ou commencer à saisir l adresse, qui se complétera automatiquement en puisant dans votre carnet d adresses enregistrées. Vous pouvez mettre autant de destinataires que vous le souhaitez, les uns à la suite des autres. Il faut parfois séparer les adresses par un ; ou une,. 3. Les champs Cc et Cci servent également à entrer des adresses de destinataires. Je vous explique ci-dessous quelle est leur utilité. 4. Indiquez dans le champ Objet ou Sujet quelques mots pour résumer le message.

3 19 février 2013 p À quoi servent les champs Cc et Cci? Le champ Cc, qui est également utilisé dans les courriers papier, sert à envoyer une copie du courrier conforme (donc «à l identique») à un autre destinataire, qui n est pas le destinataire principal du courrier. Généralement, on y met une personne qui doit être informée du courrier, mais qui n est pas celle qui va résoudre le problème ou gérer le dossier. Le destinataire principal du courrier voit quelle autre personne en a eu une copie, et peut répondre à tous les protagonistes en utilisant la fonction Répondre à tous. Le champ Cci ou Bcc (version anglaise) sert à masquer l identité de destinataires au destinataire principal. Ce terme signifie Copie Carbone Invisible : les différents destinataires placés ici ne savent pas quelle autre personne a reçu le courrier, si aucun nom n est indiqué dans le champ À ou dans le champ Cc. Quel est l intérêt du champ Cci? Souci de discrétion : le destinataire du courrier n est pas informé que vous avez fait suivre le document à quelqu un d autre (réclamation, suivi de dossier,...). L adresse des contacts placés en Cci ne peut pas être récupérée, puisqu elle est invisible de toute autre personne que l expéditeur. À noter : Il n est pas obligatoire de mettre un destinataire visible. Vous pouvez mettre tous les destinataires de votre mail en Cci. Il ne vous reste plus qu à écrire le texte de votre mail dans la partie basse de votre fenêtre, en respectant ces quelques règles : La politesse et la courtoisie sont de mise, comme pour tout courrier. N écrivez pas tout votre message en majuscules. En effet, en langage électronique, cela s apparente à crier. De même, si vous n écrivez pas à un proche, éviter le langage SMS. N envoyez pas de publicité. Rappelez dans le corps du message les principales lignes du message auquel vous répondez et évitez de rapporter le message en entier. Utilisez les smileys, qu on appelle aussi émoticônes, pour mettre des nuances dans votre propos (voir Figure 2). Une fonction d insertion automatique est peut-être disponible dans votre logiciel. Ou alors, insérez manuellement les caractères dessinant le smiley. Par exemple, pour exprimer votre contentement, tapez : pour figurer les yeux, - pour figurer le nez, et ) pour figurer une bouche qui sourit. Et voilà! Il ne vous reste plus qu à envoyer votre message en cliquant sur le bouton Envoyer Et si je veux mettre une pièce jointe? Le seul point délicat de cette fonction, est d aller chercher le fichier à joindre sur votre disque dur. Pour commencer, trouvez la fonction généralement signalée par simplement par un trombone., ou

4 19 février 2013 p 4 Figure 2 Un exemple d émoticônes Nous prendrons ici l exemple du logiciel libre de messagerie Thunderbird, téléchargeable sur ce lien En cliquant sur le trombone, on vous demande de choisir le type d élément que vous souhaitez joindre (voir Figure 3). Si on veut joindre une photo, par exemple, il faut choisir Fichier(s). Figure 3 Joindre un fichier dans Thunderbird Il vous faut maintenant choisir le fichier à joindre grâce à la fenêtre qui s ouvre (voir Figure 4), de la façon suivante : 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le dossier où se trouve le fichier à joindre (généralement le dossier Images pour des photos). Et, si nécessaire, doublecliquez sur les dossiers et sous-dossiers, dans la partie droite de la fenêtre, jusqu à arriver au fichier qui vous intéresse. 2. Cliquez une fois sur le fichier à joindre : il se met en surbrillance et son nom se met dans le champ Nom du fichier :. 3. Cliquez sur Ouvrir pour valider votre choix.

5 19 février 2013 p 5 Figure 4 Choisir le fichier à joindre, dans Thunderbird Et voilà! Votre fichier est joint à votre mail, comme vous pouvez le constater sur la Figure Prendre connaissance d un mail reçu Ça peut paraître simple, mais il y a tout de même quelques choses utiles à connaître, et notamment : Sauf modification spécifique, les mails arrivent dans un dossier qui s appelle «boîte de réception», «reçus», ou «inbox» (pour une version anglaise). Dans la liste qui présente tous les mails, ceux qui viennent d arriver sont en caractères gras, quand les messages que vous avez déjà lus sont en caractères normaux (voir Figure 6). Les messages qui contiennent des pièces jointes, présentent un trombone dans la marge (voir Figure 7).

6 19 février 2013 p 6 Figure 5 Un fichier est joint au mail que vous allez envoyer Figure 6 Boîte de réception de Windows Mail

7 19 février 2013 p 7 Figure 7 Le message est accompagné d une pièce jointe 5. Détacher une pièce jointe pour la conserver sur son ordinateur Lorsqu un message que vous avez reçu contient une pièce jointe, deux choix s offrent à vous : 1. vous en prenez connaissance immédiatement, 2. vous en enregistrez une copie sur votre ordinateur par plaisir ou pour un besoin futur Lire une pièce jointe Pour lire une pièce jointe, il suffit simplement de double cliquer sur le fichier joint pour l ouvrir. À ce moment là, une nouvelle fenêtre s ouvre, qui vous demande ce que vous voulez faire avec ce fichier (voir Figure 8). Vérifiez qu Ouvrir avec est bien coché, et cliquez sur OK pour valider Enregistrer la pièce jointe Vous avez deux solutions : 1. soit, en utilisant la méthode précédente, vous cochez Enregistrer le fichier plutôt qu «Ouvrir avec»,

8 19 février 2013 p 8 Figure 8 Ouvrir une pièce jointe présente dans un mail, avec Thunderbird 2. soit, en bas de votre mail, au niveau des pièces jointes, vous cliquez sur Enregistrer. Une nouvelle fenêtre s ouvre (voir Figure 9). Que vous choisissiez l une ou l autre méthode, il faudra ensuite procéder de la manière suivante : 1. choisir le dossier dans lequel vous voulez stocker la pièce jointe, dans la partie gauche de votre fenêtre, 2. vérifier le nom de la pièce jointe, le conserver ou en donner un autre (à votre choix), 3. cliquer sur le bouton Enregistrer pour finaliser l enregistrement. 6. Pour aller plus loin 6.1. Supprimer Une fonction simple et très utile, vu le grand nombre de mails publicitaires qu on peut recevoir. Les mots anglais correspondant à cette fonction sont Erase, Delete ou encore Remove. Pour supprimer un mail, il faut : soit être placé dessus dans la boîte de réception, c est-à-dire l avoir sélectionné, soit être placé «dedans», c est-à-dire en situation d en prendre connaissance,

9 19 février 2013 p 9 Figure 9 Enregistrer une pièce jointe présente dans un mail, avec Thunderbird pour pouvoir cliquer sur le bouton de suppression du message, qui peut avoir plusieurs aspects. Voici quelques exemples : Gmail, Thunderbird, Windows Live Mail Imprimer Le courrier numérique nous donne l occasion de diminuer la quantité de papier stockée. Cependant, si vous avez besoin de conserver un exemplaire papier de votre message, il vous faudra trouver la fonction d impression, qui parfois peut être bien cachée. Notons que la terminologie anglaise est «Print». Pour pouvoir imprimer un mail, il faut être dessus. Voici quelques exemples, pour vous aider dans votre cas particulier : Gmail, Windows Live Mail : la fonction n est pas directement accessible. Pour y accéder, il faut cliquer sur le menu d accueil et choisir la fonction Imprimer (voir Figure 10). Même problème dans Thunderbird, où il faut cliquer sur Autres actions pour pouvoir

10 19 février 2013 p 10 Figure 10 Imprimer un mail dans Windows Live Mail accéder à la fonction Imprimer (voir Figure 11). Figure 11 Imprimer un mail dans Mozilla Thunderbird Dans le webmail Orange, la fonction Imprimer est inscrite simplement, mais est placée tout au bout de la ligne, à droite, ce qui qui la rend difficile à trouver pour certains. Sources :

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