Le référentiel qualité de l'aeres

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1 Le référentiel qualité de l'aeres Décembre 2009

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3 Le référentiel qualité de l AERES version 1.1

4 Version 1.1 du 16/12/2009 2

5 SOMMAIRE Introduction au référentiel Élaboration et contenu... 5 Structure du référentiel... 6 PARTIE 1 Système de management de la qualité de l'aeres Activités de l AERES Statut officiel de l AERES Ressources Déclaration de la mission de l AERES Indépendance Critères et processus d évaluation externe utilisés par l AERES Procédures permettant de rendre compte des missions PARTIE 2 Evaluation du management de la qualité des établissements par l AERES Evaluation par l AERES de l efficacité du système qualité mis en œuvre par les établissements Mise au point des processus d évaluation externe des systèmes qualité des établissements Critères de décision Adéquation des processus d évaluation aux objectifs de l AERES Communication des résultats des évaluations aux évalués Procédures de suivi Périodicité des évaluations Analyses de portée générale ANNEXE Système de management de la qualité des établissements Politique et procédures pour le management de la qualité Approbation, suivi et revue périodique des programmes et des diplômes Évaluation des étudiants Management de la qualité du corps enseignant Ressources pédagogiques et soutien des étudiants Gestion de l information concernant les résultats de l activité Information du public sur l offre de formation Version 1.1 du 16/12/2009 3

6 Version 1.1 du 16/12/2009 4

7 Introduction au référentiel 1.1 L'AERES a élaboré un référentiel spécifique qui rassemble les exigences qu elle s impose pour garantir le respect de la mission qui lui a été confiée ainsi que la qualité et l efficacité de son activité. Ces exigences sont conformes aux Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG) 1 et intègrent les obligations légales et réglementaires applicables à l AERES. Elles sont déclinées sous forme de références et de critères, fournissant ainsi un outil d autoévaluation adapté. Elles ont pour objectif de garantir : l adéquation de l activité de l AERES aux attentes des parties prenantes (étudiants, établissements, employeurs, ministères ) ; l efficacité de son organisation ; l'amélioration continue de ses évaluations. E LABORATION ET CONTENU Le travail d'élaboration a été mené à partir du texte originel des ESG. Ce référentiel prend en compte les principes de management de la qualité tels qu ils sont définis dans les normes de la série ISO 9000 et dans le modèle European Foundation for Quality Management (EFQM). Les exigences de chaque référence des ESG, de même que les lignes directrices qui les illustrent, ont été interprétées dans le contexte de l AERES et de sa mission, pour déterminer les critères du référentiel. Le référentiel a, de plus, pris appui sur trois référentiels de management de la qualité concernant des activités proches de celles de l AERES : le référentiel d autoévaluation de la fonction publique, CAF Ce référentiel est construit sur la base du modèle européen de management par la qualité totale, fondé principalement sur l identification et la prise en compte des attentes des parties prenantes, le leadership et l implication du personnel, l approche processus et l amélioration continue ; la norme NF EN ISO/CEI : "Exigences pour les organismes procédant à l'audit et à la certification de systèmes de management" ; la norme NF X : "Prescriptions générales de compétence pour une expertise". Ce référentiel 1.1 est la première révision. Il est en relation avec le contexte international. En effet, le 29 mai 2009, l ENQA publiait sur son site un nouveau formulaire intitulé Application form for membership qui réorganisait les ESG 3. Compte tenu de cette modification valable pour la constitution des documents pour le renouvellement de l appartenance effective de l agence à l ENQA, le référentiel a été modifié en conséquence et devient la version Quality assurance procedures a été traduit, dans l ensemble du document, par système management de la qualité, en accord avec la terminologie ISO Version 1.1 du 16/12/2009 5

8 S TRUCTURE DU REFERENTIEL Ce référentiel sert de support à l'autoévaluation de l'aeres préalablement à son évaluation externe. La partie 1 rassemble les caractéristiques du système de management de la qualité de l AERES. Elle sert également de guide pour la mise en œuvre, l'évaluation et l'amélioration continue du système de management de la qualité de l'aeres. La partie 2 rassemble les critères utilisés lors de l évaluation du management de la qualité des établissements par l AERES. Elle servira également d appui pour la conduite des évaluations externes. L annexe rassemble les caractéristiques du système de management de la qualité des établissements qui seront évalués par l'aeres. Elle peut être utilisée comme document ressource par les établissements pour la réalisation de leur autoévaluation. La consolidation de la méthodologie de l évaluation se fera à partir des exigences définies dans ce référentiel. Ce référentiel sera révisé périodiquement à la lumière des retours d expérience, de l évolution de l AERES et du contexte national et international de l enseignement supérieur et de la recherche. Version 1.1 du 16/12/2009 6

9 PARTIE 1 Système de management de la qualité de l'aeres Version 1.1 du 16/12/2009 7

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11 Activités de l AERES Référence ESG 3.1: L évaluation du système de management de la qualité des agences doit prendre en compte l'existence et l'efficacité des processus d évaluation du management de la qualité décrits dans la partie 2 des ESG. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L AERES a défini ses processus d évaluation et les moyens de suivi de leur efficacité en se fondant sur l ensemble des références des parties 1 et 2 des ESG concernant les points à évaluer dans les établissements (annexe du référentiel) et la conduite des évaluations (partie 2 du référentiel). Le référentiel AERES intègre, outre les ESG, des critères spécifiques correspondant à son statut et à ses missions. Pour assurer l efficacité de ses évaluations, l AERES a construit son système de management de la qualité (SMQ) intégrant l ensemble de ses processus. CRITÈRES Les processus d évaluation définis et mis en œuvre par l AERES intègrent la totalité des critères de la partie 2 et de l annexe du référentiel de l AERES construit à partir des ESG 1 et 2. Les procédures d évaluation sont diffusées et effectives. Leur efficacité est évaluée Le système de management de la qualité (SMQ) de l agence est déployé : 1) Responsabilité du président de l AERES La politique définie en cohérence avec le plan stratégique est diffusée et connue par tous les personnels de l agence. Elle est rendue publique. Le président s engage à développer, à mettre en œuvre et à améliorer le SMQ. Les responsabilités pour assurer que l approche processus est déployée dans toute l AERES sont confiées à la cellule qualité de l agence. Celle-ci rend compte au président du fonctionnement du SMQ et des besoins d amélioration au cours de «revues de direction». 2) Déploiement de l approche processus La cartographie des processus est définie et rendue publique. Les processus opérationnels, de support et de management, sont décrits et analysés sous la responsabilité d un pilote identifié. Des objectifs cohérents avec la politique de l agence sont définis pour chaque processus et leur suivi permet d évaluer leur efficacité. 4) La démarche d amélioration continue est structurée par : - le pilotage des processus, - le recueil et l analyse des retours d information, - le processus de traitement des plaintes et des réclamations, - les processus d actions correctives et préventives, - le processus d audit interne. 5) Le système de management de la qualité est documenté et décrit dans le manuel qualité Les processus de maîtrise des documents et enregistrements sont opérationnels. Version 1.1 du 16/12/2009 9

12 Référence ESG 3.3 : Les agences doivent effectuer des activités d évaluation du système de management de la qualité (au niveau de l'établissement ou des programmes) sur une base régulière. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L'AERES évalue les programmes de formation et les diplômes, les unités de recherche, les établissements d enseignement supérieur et les organismes de recherche de façon régulière. Ses évaluations sont planifiées tous les 4 ans suivant le rythme contractuel. CRITERES Les activités d'évaluation constituent le cœur des missions de l'agence. Elles concernent les formations et diplômes, les unités de recherche, les établissements d enseignement supérieur et de recherche et les organismes de recherche Ces activités sont programmées par campagne suivant le rythme contractuel. Elles sont organisées pour permettre une évaluation globale et intégrée par établissement et éventuellement par site. Le programme pluriannuel est validé par le conseil de l agence L AERES valide les procédures d évaluation des personnels des établissements et des organismes et donne son avis sur les conditions dans lesquelles elles sont mises en œuvre. Version 1.1 du 16/12/

13 3.2 Statut officiel de l AERES Référence ESG 3.2 : Les agences doivent être officiellement reconnues par des autorités publiques compétentes dans l espace européen de l enseignement supérieur (EEES) comme des agences responsables de l évaluation des systèmes de management de la qualité et doivent être dotées d'un statut légal. Elles doivent respecter les exigences des législations dans le cadre desquelles elles opèrent. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L AERES agit dans le cadre légal français. CRITERES L AERES a été créée par la loi de programme du pour la recherche. Elle a le statut d autorité administrative indépendante. Ses missions sont définies par la loi. Son organisation est fixée par décret. Version 1.1 du 16/12/

14 3.4 Ressources Référence ESG 3.4 : Les agences doivent disposer de ressources adéquates, tant au plan humain que financier, qui leur permettent d'organiser et de mener leurs évaluations externes de façon efficace et efficiente, avec des moyens appropriés pour le développement de leurs processus, de leurs procédures et de leurs ressources humaines. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Les processus support sont définis, mis en œuvre et pilotés afin de s assurer de l adéquation des ressources aux besoins des activités opérationnelles de l AERES et au développement de ses méthodes et procédures. CRITERES Ressources financières L origine du financement de l AERES est essentiellement publique, son budget est prévu dans la loi de finances de l Etat Les établissements, n ayant pas le ministère de l enseignement supérieur et de la recherche pour tutelle et sollicitant une évaluation, participent financièrement au coût de l évaluation. Les règles de financement sont définies L'AERES dispose des ressources financières suffisantes pour conduire ses évaluations en toute indépendance. Ressources humaines L AERES s'assure de la compétence de ses personnels. Les critères de nomination et de recrutement sont définis Les processus de recrutement et de formation continue sont définis, appliqués et revus. Ils permettent d assurer le maintien et le développement des compétences des personnels de l'agence et l adaptation à leurs fonctions Les différentes fonctions des personnels de l'agence sont décrites et mises à jour. Un organigramme est élaboré. Les différentes catégories de personnel, permanent et contractuel, auquel il est fait appel sont définies et décrites La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est opérationnelle L AERES planifie ses actions de communication interne au sujet de ses missions, de ses objectifs et de ses activités au moment de l intégration des nouveaux arrivants et lors des réunions internes. Elle s assure aussi de la bonne compréhension de ses messages La motivation et la satisfaction globale des collaborateurs sont évaluées Des indicateurs de management des ressources humaines sont en place Les processus de recrutement et de formation des experts sont définis, appliqués et évalués. Le vivier des experts permet d assurer que les ressources en experts sont suffisantes quantitativement et qualitativement pour couvrir l activité. Le degré de satisfaction des experts est évalué. (Cf. 2.4) Version 1.1 du 16/12/

15 Système d'information L'AERES organise la sécurité et la confidentialité des données non validées Le système d information de l AERES est développé en cohérence avec les orientations stratégiques, les objectifs opérationnels et les besoins de l agence afin : - d assurer la fiabilité, la confidentialité et l accessibilité des données de l évaluation ; - de faciliter les échanges d information avec les parties prenantes ; - de capitaliser les informations émanant des différents collaborateurs ; - de respecter les délais de communication des conclusions. Ressources matérielles L'AERES s est donné les infrastructures nécessaires pour obtenir que les rapports d'expertises soient conformes aux exigences qu elle a définies et qu elles s imposent. Elle détermine et gère l'environnement de travail nécessaire à la réalisation de l expertise L AERES consacre les ressources nécessaires pour maintenir et améliorer sa compétence et son efficacité dans ses travaux d évaluation en se basant sur l analyse des différents retours d information. Version 1.1 du 16/12/

16 3.5 Déclaration de la mission de l AERES Référence ESG 3.5 : Les agences doivent avoir des missions et des objectifs clairs et explicites, présentés dans une déclaration publique. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Existence d un plan stratégique. La politique qualité est déclinée. CRITÈRES Le plan stratégique est décliné en objectifs stratégiques et opérationnels. Il tient compte des besoins et des demandes des parties prenantes. Il est revu régulièrement La politique qualité est définie, diffusée et revue Des indicateurs sont mis en place et analysés sur une base régulière afin d identifier des axes d amélioration Les niveaux de concertation avec les parties prenantes sont définis et rendus publics La participation des étudiants à l activité de l AERES et aux évaluations est définie. Version 1.1 du 16/12/

17 3.6 Indépendance Référence ESG 3.6 : Les agences doivent être indépendantes à un double titre afin que la responsabilité de leurs actions s exerce en toute autonomie et que les conclusions et recommandations avancées dans leurs rapports d'évaluation ne puissent être influencées par des tierces parties, tels les établissements d'enseignement supérieur, les ministères ou autres parties prenantes. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L indépendance de l AERES est érigée en principe dans les textes législatifs et réglementaires la concernant. L AERES a défini les modalités de préservation de son indépendance via les processus d évaluation et le processus de management «prévention des conflits d intérêts». CRITERES La préservation de l indépendance de l AERES est déclinée en objectifs opérationnels pour les processus d évaluation, le processus de recrutement des experts et le processus de prévention des conflits d intérêts Ce principe est exprimé de façon explicite dans des règles de déontologie que l AERES a établies et rendues publiques Le manquement à ces règles est pris en charge. Un processus identifié définit les modalités de traitement des plaintes et des réclamations. Version 1.1 du 16/12/

18 3.7 Critères et processus d évaluation externe utilisés par l AERES Référence ESG 3.7 : Les processus, critères et procédures utilisés par les agences doivent être prédéfinis et rendus publics. Ces processus doivent inclure : une autoévaluation, ou procédure équivalente concernant la démarche qualité ; une évaluation externe par un groupe d'experts, incluant, en tant que de besoin, un ou plusieurs étudiants, et des visites sur site décidées par l'agence ; la publication d'un rapport intégrant toutes les décisions, recommandations ou autres résultats ; une procédure de suivi des actions entreprises par les évalués à la lumière des recommandations contenues dans le rapport. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES L évaluation externe s appuie sur les résultats de l autoévaluation des établissements qu il convient de favoriser. Le recrutement des experts et la maîtrise des processus d évaluation garantissent la qualité des évaluations externes. Les rapports sont élaborés sous la responsabilité de l AERES et les constats sont étayés par des preuves tangibles. Ils sont publiés sur le site de l agence et comprennent les observations des évalués. Le suivi des actions entreprises par les évalués à la suite des constats contenus dans le rapport est une étape indispensable pour que l évaluation soit génératrice d amélioration continue des évalués. CRITERES L AERES organise des actions de sensibilisation/formation des établissements à la démarche qualité et, pour les unités de recherche, à l autoévaluation, et l AERES leur fournit des informations. (Cf. 2.4) L évaluation externe des établissements s appuie sur l analyse des résultats de l autoévaluation des établissements. (Cf. 2.4) Les évaluations sont conduites par un comité d experts. (Cf. 2.4) Les différentes procédures d évaluation déterminent les types d interlocuteurs sollicités (évaluations sur dossier) ou rencontrés lors des visites sur site. (Cf. 2.4) La participation des étudiants aux évaluations est définie. (Cf. 2.4) Les rapports sont rédigés selon des procédures visant à assurer leur objectivité, leur homogénéité et leur équité. Ils contiennent des constats et des recommandations non prescriptives. Ils sont rendus publics avec les observations des évalués. (Cf. 2.4) Le suivi des recommandations est effectué lors de l évaluation suivante. (Cf. 2.6 et cf. 2.7) L évaluation des activités de recherche est conduite selon des modalités comparables à celles de l enseignement supérieur et à partir de critères spécifiques élaborés par l AERES après concertation avec les parties prenantes Les référents internes de l AERES sont les garants du respect des principes et des procédures au cours des évaluations Le respect des procédures et des principes fait l objet d un suivi interne La compétence des évaluateurs et le respect des procédures permettent d assurer la cohérence des pratiques avec les principes. 16

19 L équité des évaluations et la cohérence des rapports sont assurés par : - la compétence des experts et des référents internes de l AERES ; - la connaissance et le respect des principes fixés par l AERES ; - l utilisation de critères et d outils communs établis par l AERES ; - le recueil de preuves ; - les règles de rédaction des rapports. 17

20 3.8 Procédures permettant de rendre compte des missions Référence ESG 3.8 : Les agences doivent disposer des procédures leur permettant de rendre compte de l'exercice de leur mission. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Le système de management de la qualité (SMQ) mis en place et entretenu par l AERES lui permet de satisfaire à l obligation de rendre compte. CRITERES La politique qualité de l AERES est rendue publique Le SMQ est opérationnel, il est décrit dans le manuel qualité et est documenté. Il fait l objet d un suivi lors de la revue de direction Tous les processus sont décrits et pilotés dans une démarche d amélioration continue Les retours d information de différentes sources sont identifiés, traités et revus : non-conformité, dysfonctionnements, plaintes, degré de satisfaction des évalués et des experts, actions correctives et préventives, revue de direction, audits internes Le retour d expérience est analysé après chaque campagne d évaluation Les résultats de l analyse de l activité sont synthétisés dans un rapport annuel d activité rendu public Le processus "réalisation d études, veille et recherche en évaluation" a pour finalité : - l exploitation des données de l évaluation pour identifier des axes d amélioration et de développement, - et la rédaction d analyses de portée générale L AERES a décidé de se soumettre à l évaluation externe d un comité international d experts, en vue de son maintien au sein de l ENQA (en qualité de membre de plein droit) et de son inscription au registre EQAR. 18

21 PARTIE 2 Evaluation du management de la qualité des établissements par l AERES 19

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23 2.1 Evaluation par l AERES de l efficacité du système qualité mis en œuvre par les établissements Référence ESG 2.1 : Les procédures d évaluation du système qualité des établissements doivent apprécier l'efficacité des processus qualité interne décrits dans la première partie des ESG. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L évaluation des établissements doit prendre en compte l ensemble des caractéristiques du système de management de la qualité des établissements définis dans l annexe du référentiel AERES. CRITERES L AERES promeut auprès des établissements les ESG partie 1 et leur fournit des informations sur leur interprétation Les procédures d évaluation conduites par l AERES intègrent la totalité des critères de l annexe de son référentiel, reprenant les ESG partie Lors de l évaluation externe des établissements, des éléments factuels sont recueillis concernant : - les politiques et les procédures internes des établissements ; - la satisfaction aux critères de l annexe du référentiel AERES ; - la conformité des résultats et des pratiques avec les politiques et avec les procédures internes ; - l efficacité de l activité (atteinte des objectifs) L AERES recueille les données de l autoévaluation des établissements. Elle prend en compte les mécanismes de garantie de la qualité mis en place par l établissement. 21

24 2.2 Mise au point des processus d évaluation externe des systèmes qualité des établissements Référence ESG 2.2 : Les buts et objectifs des processus d évaluation externe de la qualité doivent être définis avant qu ils ne soient mis en œuvre, avec la participation de tous ceux qui en sont responsables (y compris les établissements d enseignement supérieur) et doivent être publiés avec la description des procédures qui seront utilisées. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Les objectifs de l évaluation sont définis : - L AERES conduit une évaluation qui tient compte de la diversité des établissements d enseignement supérieur et de recherche et des organismes de recherche et qui s inscrit dans une démarche visant à favoriser leur évolution. - L instauration d une évaluation périodique, en phase avec le calendrier contractuel, doit encourager les établissements à adopter des procédures permanentes d autoévaluation leur permettant de mieux maîtriser leur pilotage et d améliorer ainsi leur fonctionnement. - L AERES a aussi pour vocation, en livrant publiquement les résultats de ses expertises, de fournir aux établissements, à leur tutelle et plus largement à l environnement économique, social et culturel les informations propres à favoriser leur prise de décision. La participation des parties prenantes à la définition des processus est effective. Les buts et objectifs sont rendus publics ainsi que les procédures utilisées. CRITERES Les processus d évaluation sont décrits, appliqués et évalués Les procédures d évaluation sont élaborées en concertation avec les parties prenantes, en particulier avec les établissements d'enseignement supérieur et de recherche, les organismes de recherche et leurs ministères de tutelle Un plan de communication externe concernant les procédures d évaluation et leurs objectifs est élaboré, appliqué, revu et actualisé. Les procédures ainsi que les objectifs poursuivis sont rendus publics avant leur mise en œuvre Les procédures d évaluation sont revues à périodicité définie, à la fin de chaque campagne. 22

25 2.3 Critères de décision Référence ESG 2.3 : Les décisions résultant d'une activité d évaluation externe de la qualité doivent être fondées sur des critères explicites, rendus publics et appliqués de façon constante. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Les conclusions des évaluations, consignées dans les rapports, mentionnent des points forts, des points faibles et des recommandations qui ne sont pas prescriptives parce que l agence ne procède à aucune accréditation. Les critères d évaluation et de notation sont explicites et diffusés. CRITERES La méthodologie de l'évaluation et de la notation est clairement explicitée, diffusée, évaluée, mise à jour à périodicité définie. Les critères d évaluation et de notation sont publiés et portés à la connaissance des évalués Les critères d évaluation et l interprétation des constats au regard de ces critères font l objet d actions de formation et d information des référents internes de l AERES et des comités d experts La recherche d éléments de preuves tangibles est affirmée comme un des principes de l évaluation dans la politique de l AERES Les procédures d évaluation définissent les types de preuves à rechercher Les référents de l AERES et les experts ont été formés au recueil de preuves tangibles Les outils d évaluation sont adaptés au recueil de preuves Les responsables de l élaboration des rapports vérifient l existence de preuves tangibles à l appui des constats L insuffisance de preuves dans une évaluation est analysée Les processus d élaboration des rapports assurant la cohérence de l interprétation des données sont décrits, appliqués et évalués. 23

26 2.4 Adéquation des processus d évaluation aux objectifs de l AERES Référence ESG 2.4 : Les processus d évaluation externe de la qualité doivent être conçus spécifiquement pour garantir l atteinte des buts et objectifs définis. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Le plan stratégique et le système de management de la qualité ont été élaborés par l AERES pour garantir l atteinte des objectifs qu elle s est fixés dans le cadre de sa mission. L atteinte des objectifs est régulièrement vérifiée. CRITERES Méthodes L AERES adapte ses méthodes aux différents types d évaluation conformément à ses missions L'AERES réalise une évaluation intégrée. La programmation et l organisation des évaluations permettent la prise en compte des résultats des évaluations des formations et de la recherche lors des évaluations des établissements. Les processus de communication interne des informations entre les sections sont définis, mis en œuvre et évalués Les différents processus d évaluation sont décrits et les responsabilités des acteurs sont définies Les procédures d évaluation et les documents associés sont élaborés en concertation avec les parties prenantes et validés par le conseil de l agence Les finalités et la description exhaustive des procédures d évaluation sont rendues publiques Le suivi global de l efficacité des processus d évaluation est assuré ; il intègre l évaluation de la cohérence des objectifs, des données et des critères utilisés par chaque section. Autoévaluation : L AERES sensibilise les établissements à la nécessité de mettre en place une politique et des procédures d évaluation interne. Elle leur demande un rapport d évaluation interne qui concerne : - la démarche qualité interne de l établissement et son efficacité ; - le degré d atteinte par l établissement des objectifs qu il s est fixé, ou qui lui sont assignés par la loi ou ses engagements contractuels. (Cf. A.1) L AERES fournit aux établissements des informations pour les aider dans cette démarche d autoévaluation. Visite : Les visites de toutes les évaluations externes et les évaluations s appuient sur les résultats des autoévaluations. Rapport : Pour l'ensemble des évaluations : - un projet de rapport est rédigé par le président du comité d experts ; - ce projet de rapport est soumis à un comité de lecture interne ; - le rapport est validé par le directeur de section ; - ce rapport est ensuite adressé à l entité évaluée, aux responsables d établissement et/ou organismes concernés pour les unités de recherche et les écoles doctorales- pour observations ; - le rapport, auquel sont annexées les observations des évalués et les notations éventuelles est rendu public. 24

27 Suivi des entités évaluées : Le suivi est planifié tous les 4 ans sur la base des rapports précédents Le suivi de l amélioration continue de la qualité des établissements et des organismes comporte les points suivants : - élaboration et revue régulière de la politique par la direction de l établissement et des organismes ; - déclinaison de la politique en objectifs mesurables ; - communication de cette politique et des objectifs qui en découlent à l ensemble du personnel et diffusion au public ; - suivi de l atteinte des objectifs ; - si les objectifs ne sont pas atteints, mise en place de plans d action et évaluation de leur efficacité Le suivi concerne également les actions conduites faisant suite aux conclusions des évaluations. Experts Une politique de sélection des experts est définie. Elle est portée à la connaissance du public. Le processus et les critères de recrutement des experts sont définis et diffusés en interne aux personnels concernés. Les critères sont accessibles au public Des documents définissant les exigences de l AERES concernant les évaluations sont rédigés et actualisés, diffusés aux personnels et aux experts et portés à la connaissance du public Les experts sont informés de la politique de l AERES, des règles de déontologie, de la charte de l'évaluation et des procédures d évaluation Leur engagement à les respecter est formalisé avant leur intervention Les experts peuvent être confirmés après avoir participé à au moins une évaluation La liste des experts et leurs CV sont rendus publics L évaluation de l efficacité du processus de recrutement et de suivi des experts est en place. Ressources humaines La gestion des ressources humaines permet de garantir la compétence du personnel intervenant dans l ensemble des processus d évaluation Les processus de recrutement et d intégration des personnels de l'agence sont définis, mis en œuvre et évalués L adéquation des compétences des personnels à leur mission est évaluée Les besoins en ressources humaines sont régulièrement évalués au regard de la charge de travail (Cf 1.4) Les missions et responsabilités respectives des personnels de l agence et des experts dans le processus d évaluation sont définies, formalisées et communiquées. 25

28 Formation Le processus de formation à l évaluation permet : - d identifier les besoins de formation des intervenants de l AERES et des experts ; - d assurer l adéquation de leurs compétences aux besoins des évaluations Les besoins identifiés constituent la base d un plan de formation adapté L information des experts sur les objectifs de l AERES et leur formation à ses méthodes sont assurées de manière régulière La réalisation de ce plan de formation et son efficacité sont suivies régulièrement. Amélioration continue des évaluations Le degré de satisfaction des experts est régulièrement mesuré Le suivi des évaluations est défini et opérationnel. Pour chaque évaluation, une revue du déroulement est réalisée par les référents internes de l agence Le respect des objectifs et des procédures par les experts et les personnels de l AERES font l objet d un retour d information et d une analyse Des actions correctives sont éventuellement définies et mises en œuvre en fonction des constats Le retour d'information des évalués est organisé. 26

29 2.5 Communication des résultats des évaluations aux évalués Référence ESG 2.5 : Les rapports doivent être publiés et écrits dans un style clair et adapté au lectorat visé. Toutes les décisions et recommandations contenues dans les rapports doivent être facilement accessibles au lecteur. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Le lectorat visé (les parties prenantes et les différentes catégories de public) est clairement identifié. Les besoins et/ou attentes du lectorat sont identifiés. Les processus de rédaction et de restitution des rapports sont définis, diffusés et revus afin de garantir le respect des critères et des modalités de rédaction par tous les comités d experts. CRITERES L agence a identifié les différents destinataires de ses rapports, de ses publications de résultats et de ses différents produits d évaluation Le contenu et le format des rapports sont formalisés pour l ensemble des évaluations Le processus d élaboration des rapports est défini et mis en œuvre. La procédure d élaboration des rapports prend en compte la multiplicité des lecteurs et la nécessité de la clarté dans l énoncé des objectifs, des constats et des conclusions Les critères de qualité des rapports sont portés à la connaissance des rédacteurs et ceux-ci sont sensibilisés à la nécessité de les respecter Les référents internes sont les garants du respect des règles et des critères de rédaction des rapports L adéquation entre le rapport et la notation est vérifiée Un retour sur la satisfaction des parties prenantes concernant la qualité rédactionnelle des rapports (clarté, concision, précision ) est mis en place et les retours d information sont analysés. Des actions correctives sont entreprises si nécessaire La qualité des rapports est régulièrement évaluée selon une procédure interne à l AERES Une charte de présentation et de diffusion des rapports est définie, appliquée et mise à jour Les procédures d évaluation sont communiquées aux évalués avant le début des évaluations. Les rôles respectifs des différentes parties prenantes y sont définis. 27

30 2.6 Procédures de suivi Référence ESG 2.6 : Les processus d évaluation, qui contiennent des recommandations ou des demandes de plans d action, doivent inclure une procédure prédéterminée de suivi mise en œuvre de manière systématique. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L AERES ne formule pas de recommandations prescriptives ; néanmoins un processus de suivi des résultats des évaluations est prévu selon un calendrier d évaluation compatible avec la politique contractuelle de l Etat (évaluation tous les 4 ans). CRITERES Les rapports comportent des recommandations, sur lesquelles les établissements peuvent s appuyer pour mettre en œuvre des actions d amélioration. Le suivi prendra en compte les résultats de l'université et la dynamique de sa démarche d'amélioration, ainsi que les décisions des autorités de tutelle Les évaluations prennent appui sur les conclusions de l évaluation précédente et le suivi prend en compte les résultats obtenus et la dynamique d amélioration continue L efficacité des recommandations mises en œuvre est analysée. 28

31 2.7 Périodicité des évaluations Référence ESG 2.7 : Les évaluations des établissements et/ou des programmes doivent être réalisées de manière cyclique. La longueur du cycle et les procédures d'évaluation à suivre doivent être clairement définies et publiées au préalable. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : Les évaluations externes conduites par l'aeres sont liées au processus contractuel (cycle de 4 ans). CRITERES La périodicité des évaluations des organismes et des établissements est définie et publiée Les processus d'évaluation définissent les modalités : - d analyse des résultats de l autoévaluation ; - de prise en compte des constats précédents ; - d'appréciation des progrès réalisés pendant la période antérieure. 29

32 2.8 Analyses de portée générale Référence ESG 2.8 : Les agences d'évaluation doivent produire des rapports de synthèse qui décrivent et analysent les données générales issues des revues, évaluations, appréciations, etc. Interprétation des points clés de la référence dans le contexte de l AERES : L AERES établit une synthèse annuelle de son activité dans un rapport d activité rendu public. CRITERES Des analyses de portée générale sont entreprises sous la responsabilité du président Les sections rédigent, après chaque campagne d'évaluation, des synthèses par type d'évaluation L AERES remet chaque année au Gouvernement un rapport sur ses travaux. Ce rapport est transmis au Parlement et au Haut Conseil de la science et de la technologie. Il est rendu public Le processus d élaboration de ces différents rapports de synthèse est défini, mis en œuvre et revu Le processus "réalisation d études, veille et recherche en évaluation" est défini, mis en œuvre et revu. 30

33 ANNEXE Système de management de la qualité des établissements 31

34 32

35 1.1 Politique et procédures pour le management de la qualité Référence ESG 1.1 : Les établissements doivent avoir une politique et des procédures associées pour garantir la qualité et les niveaux de leurs formations et de leurs diplômes. Ils doivent également s'engager explicitement dans l'instauration d'une culture qui reconnaisse l'importance de la qualité et de son management. Pour y parvenir, les établissements doivent développer et mettre en œuvre une stratégie d'amélioration continue de la qualité. La stratégie, la politique et les procédures doivent être formalisées et rendues publiques. Elles doivent prévoir un rôle pour les étudiants et les autres parties prenantes. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d une politique garantissant la qualité des formations et des diplômes et déclinée en procédures opérationnelles. Définition et mise en œuvre d une stratégie d amélioration continue de la qualité. Publication de la politique, de la stratégie et des procédures. Rôle effectif des étudiants et des parties intéressées dans la démarche qualité. CRITERES L établissement a défini sa politique, les objectifs qui en découlent et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre Il a mis en œuvre un système de management de la qualité, il en mesure et analyse l efficacité (atteinte des objectifs) La politique et les procédures sont formalisées : elles sont validées par les instances, communiquées à l ensemble des personnels et rendues publiques L établissement élabore un guide dans lequel sont détaillées les procédures opérationnelles La déclaration de politique qualité inclut : - la stratégie de l'établissement pour garantir la qualité et le niveau des formations et des diplômes ; - l'organisation du système de management de la qualité de l établissement ; - la définition des responsabilités respectives des différentes structures et des différents acteurs concernant le management de la qualité ; - la définition du rôle des étudiants dans le management de la qualité ; - les modalités de mise en œuvre, de suivi et d évaluation de la politique Les objectifs de chacune des formations sont clairement définis et accessibles à tous La gestion des ressources humaines permet d assurer la compétence et l implication des enseignantschercheurs, des personnels administratifs techniques, de bibliothèque et de santé en vue d atteindre les objectifs des formations Les axes de développement et d amélioration de l enseignement sont clairement définis. 33

36 1.2 Approbation, suivi et revue périodique des programmes et des diplômes Référence ESG 1.2 : Les établissements doivent disposer de mécanismes formalisés pour l'approbation, le suivi et la revue périodique de leurs programmes et de leurs diplômes. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d un processus décrivant la conception, la réalisation et la révision des formations et des diplômes, diffusé, mis en œuvre et évalué. CRITÈRES La fiabilité et la pertinence des formations sont évaluées régulièrement et selon des modalités prédéfinies Un processus opérationnel "formations et diplômes" est décrit et inclut les actions suivantes : - définition précise et diffusion des résultats attendus en termes d apprentissage ; - description du processus de conception du contenu des cursus et des programmes ; - prise en compte des spécificités des différentes modalités d enseignement (par exemple, formation initiale, formation continue, enseignement à distance, apprentissage en ligne) et des différents types (académique, technique et professionnel) d enseignements supérieurs ; - identification des besoins et mise à disposition des ressources pédagogiques adéquates ; - description du processus de validation de chaque programme par une instance différente des enseignants chargés de la formation ; - suivi de la progression et de la réussite des étudiants ; - évaluation régulière des programmes (avec la participation de parties externes identifiées) ; - prise en compte régulière des retours d information issus des employeurs, représentants du marché du travail et autres organismes compétents. 34

37 1.3 Évaluation des étudiants Référence ESG 1.3 : Les étudiants doivent être évalués en fonction de critères, de règlements et de procédures publics, appliqués de manière systématique et constante. Points clés à évaluer par l AERES : Existence de processus et critères d évaluation des étudiants décrits, rendus publics et régulièrement évalués par l établissement. Vérification par l établissement de l application systématique et constante des procédures et du respect des critères. CRITERES Les procédures et les critères d évaluation des étudiants sont définis et mis à jour régulièrement L établissement utilise les résultats de l évaluation des étudiants comme un des moyens de mesurer l efficacité de ses enseignements et du soutien qu il apporte aux étudiants Les processus opérationnels d "évaluation des étudiants" sont décrits : - ils sont conçus pour mesurer l atteinte des objectifs d apprentissage ; - ils sont adaptés aux différentes finalités : bilan, résultats intermédiaires ou évaluation finale ; - ils fournissent des critères de notation clairs et publiés ; - ils prennent en compte la réglementation en vigueur ; - ils établissent des règles claires concernant la prise en compte des absences, des maladies ou d autres cas particuliers Les évaluations des étudiants sont conduites par des examinateurs dont la compétence pour la qualification concernée est attestée La conformité des évaluations des étudiants avec les règles en vigueur et les procédures définies est vérifiée régulièrement L établissement définit et met en œuvre des moyens d information des étudiants sur les modalités de contrôle des connaissances et les critères appliqués. 35

38 1.4 Management de la qualité du corps enseignant Référence ESG 1.4 : Les établissements doivent avoir des moyens de s'assurer de la qualité et de la compétence de leur corps enseignant. Ces moyens doivent être à la disposition des équipes d'évaluation externe et faire l'objet de commentaires dans les rapports d'évaluation. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d un processus garantissant la qualité et la compétence du corps enseignant décrit, mis en œuvre et évalué. CRITERES Un processus "gestion des enseignants chercheurs" est décrit et intègre : - l évaluation des compétences disciplinaire et pédagogique des enseignants-chercheurs lors de leur recrutement ; - l évaluation de la qualité des activités d enseignement par les étudiants ; - le retour vers les enseignants chercheurs de l appréciation sur la qualité de leurs activités d enseignement ; - l évaluation des besoins de formation des enseignants-chercheurs ; - l élaboration et la réalisation de plans de formation pour les enseignants-chercheurs ; - le suivi de l efficacité des actions de formation des enseignants-chercheurs. - la prise en compte de l implication des enseignants-chercheurs dans l activité de l établissement. 36

39 1.5 Ressources pédagogiques et soutien des étudiants Référence ESG 1.5 : Les établissements doivent s'assurer que les moyens affectés aux ressources pédagogiques et au soutien des étudiants sont adéquats et adaptés à chaque programme proposé. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d un processus de management des ressources pédagogiques et pour le soutien aux étudiants décrit et appliqué. Evaluation régulière de l efficacité de ce processus. CRITERES Un processus de "management des ressources pédagogiques et de soutien aux étudiants" est décrit et intègre : - l identification des besoins des étudiants ; - la mise en adéquation des moyens aux besoins exprimés ; - l évaluation régulière de l adéquation des ressources pédagogiques et de l efficacité des activités de soutien et leur amélioration. 37

40 1.6 Gestion de l'information concernant les résultats de l activité Référence ESG 1.6 : Les établissements doivent garantir qu'ils collectent, analysent et exploitent les informations pertinentes pour le pilotage efficace de leurs programmes de formation et de leurs autres activités. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d un processus de pilotage permettant d évaluer l efficacité des programmes de formation et des autres activités incluant : - la collecte de données (indicateurs et tableaux de bord de suivi) ; - l analyse des résultats et la mise en œuvre d actions d amélioration. CRITERES Un processus de «collecte des informations sur les activités d enseignement et d analyse de leurs résultats» est décrit et mis en œuvre Les indicateurs de suivi concernent au minimum : - la progression des étudiants et les taux de réussite ; - l employabilité des diplômés ; - le niveau de satisfaction des étudiants vis-à-vis des programmes ; - l atteinte des objectifs d enseignement ; - les ressources pédagogiques disponibles et leurs coûts ; - des indicateurs de performance propres à l'établissement L établissement compare ses performances avec les données d autres établissements européens (benchmarking). 38

41 1.7 Information du public sur l offre de formation Référence ESG 1.7 : Les établissements doivent régulièrement rendre publiques des informations actualisées, impartiales et objectives, à la fois quantitatives et qualitatives, concernant les programmes et les diplômes qu'ils proposent. Points clés à évaluer par l AERES : Existence d un processus de communication externe (concernant les programmes et les diplômes) décrit, appliqué, actualisé et évalué. Contenu et accessibilité des informations diffusées au public. CRITERES Les informations rendues publiques par l établissement sont aisément accessibles, précises, impartiales et objectives Elles concernent : - l offre de formation ; - les programmes de formation ; - les objectifs ; - les résultats attendus en termes d apprentissage ; - les diplômes délivrés ; - les procédures d enseignement et d évaluation ; - des informations recueillies auprès des anciens étudiants : satisfaction et domaines d emploi ; - les profils des étudiants en cours de formation L établissement actualise les informations qu il publie et en vérifie l objectivité et l impartialité. 39

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