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1 Business Sharepoint Contenu Comment ajouter un utilisateur BlackBerry? (Business Sharepoint)... 2 Comment démarrer avec Business Sharepoint? Comment se connecter à son site personnel Business SharePoint? Comment ajouter un utilisateur SharePoint? Comment créer un nouveau site dans votre SharePoint existant? Comment mapper votre bibliothèque Business SharePoint avec votre Windows Explorer? Comment gérer vos utilisateurs dans un Business SharePoint?

2 Comment ajouter un utilisateur BlackBerry? (Business Sharepoint) TRES IMPORTANT : pour que l'utilisateur puisse accéder à sa boîte aux lettres via son BlackBerry, il doit d'abord être activé par son opérateur mobile sur le "BlackBerry Enterprise Server" (BES). Pour les clients Proximus, il est possible de demander l'activation d'un utilisateur sur le BlackBerry Entreprise Server en appelant le service Clientèle au numéro gratuit , du lundi au samedi, de 8h00 à 18h00. Connectez-vous à l'interface administrateur : https://www.communicationtoolsadmin.belgacom.be Introduisez votre "login" et votre "mot de passe". Cliquez sur "Add user". Pour créer un utilisateur final, introduisez les détails le concernant. Par exemple : 2

3 nom d'utilisateur : le nom d'utilisateur défini deviendra également le login de l'utilisateur ; nom et prénom ; mot de passe ; droits d'administrateur de l'organisation : s'il est sélectionné, l'utilisateur se verra attribuer des droits d'administrateur pour l'organisation : à partir de ce moment, il pourra ajouter, supprimer et modifier n'importe quel utilisateur. accès au panneau de configuration activé : doit être activé pour permettre à l'utilisateur d'accéder à sa propre gestion de comptes via le panneau de configuration (si cette case est cochée, l'utilisateur final peut accéder au panneau de configuration via le site administrateur afin de gérer son propre compte) ; expiration du mot de passe : si vous avez du personnel temporaire, vous pouvez désactiver le mot de passe après une période définie. adresse externe : utilisée par le système afin d'envoyer une confirmation du mot de passe et du login à une adresse externe. Cliquez ensuite sur "Next". En fonction du service activé, plusieurs options vous seront proposées : Remarquez que pour activer un service BlackBerry, vous DEVEZ activer l'option Exchange

4 Hosted Exchange 2007 : à cocher pour activer la boîte aux lettres d'un utilisateur. SharePoint : à cocher pour permettre à l'utilisateur d'accéder à Business SharePoint. Service BlackBerry : à cocher si vous souhaitez que votre utilisateur puisse accéder à sa boîte aux lettres via un BlackBerry. Cliquez sur "Next". Cochez la case "Hosted Exchange 2007" et cliquez sur la flèche bleue (à gauche) afin de configurer le type de boîte aux lettres que vous souhaitez créer. 4

5 Cochez la case "BlackBerry service" et cliquez sur la flèche bleue pour ouvrir la fenêtre. Introduisez les éléments suivants : code PIN : attribuez un code PIN à l'appareil que vous souhaitez utiliser. Ce code PIN est nécessaire pour le protéger contre tout accès non autorisé (le mot de passe reste valable aussi longtemps que vous ne le modifiez pas). mot de passe : le mot de passe doit être communiqué à l'utilisateur final pour permettre la première activation du service (le mot de passe reste valable aussi longtemps que vous ne le modifiez pas). Lors de l'enregistrement sur le BlackBerry Enterprise Server (BES), l'utilisateur final sera invité à introduire un nouveau mot de passe après avoir introduit celui-ci. 5

6 L'écran vous présentera une confirmation des fonctionnalités demandées. Cliquez sur "Finish" pour les activer. 6

7 Le système lancera le processus de création de la boîte aux lettres et activera le service BlackBerry. Une fois ces opérations terminées, vous obtiendrez un écran qui vous présentera l'état d'avancement : "Terminé". 7

8 Une fois le service activé, l'état d'avancement affichera "Terminé". A partir de maintenant, le service de messagerie de l'utilisateur et de Blackberry est activé. L'utilisateur peut configurer son Outlook 2007 Client et activer pour la première fois son BlackBerry. Pour ce faire, sélectionnez sur votre BlackBerry : "Options" - "Advanced Options" - "Enterprise activation". Introduisez votre "adresse ", votre "mot de passe" et le "code PIN" fournis par votre administrateur. Attendez quelques instants, car l'activation peut prendre quelques minutes. 8

9 Une fois l'activation terminée, vous devriez obtenir le message "Activation Completed". TRES IMPORTANT : pour que l'utilisateur puisse accéder à sa boîte aux lettres via son BlackBerry, il doit d'abord être activé par son opérateur mobile sur le "BlackBerry Enterprise Server" (BES). Pour les clients Proximus, il est possible de demander l'activation d'un utilisateur sur le BlackBerry Entreprise Server en appelant le service Clientèle au numéro gratuit , du lundi au samedi, de 8h00 à 18h00. 9

10 Comment démarrer avec Business Sharepoint? Etape 1 Vous avez souscrit au service et avez reçu de Belgacom votre login et mot de passe Administrateur. Important! Il faut avant tout distinguer deux accès: L interface administrateur qui vous permet de créer les accès Users https://www.businessoutlook.belgacom.be L interface d accès à votre site Sharepoint https://yourdomain.mysharepoint.be Etape 2 Pour accéder à votre site Sharepoint, vous devez AVANT TOUT créer un accès User via le site Admin https://www.businessoutlook.belgacom.be Une fois le login et mot de passe User créé, dirigez-vous alors sur le site https://yourdomain.mysharepoint.be Introduisez votre login et mot de passe d accès User et vous pouvez démarrer. Important! Lors de votre première connexion à Business Sharepoint,, il vous sera demandé de faire vote choix de Template. Il est impératif que le user qui se connecte possède des droits d accès de type FULL CONTROL pour pouvoir définir le template. Si vous ne disposez pas de ces droits, l opération de création échouera. Veuillez contacter la personne définie comme administrateur dans ce cas. 10

11 Comment se connecter à son site personnel Business SharePoint? Pour accéder à votre site personnel Business SharePoint, rendez-vous sur https://yourdomain.mysharepoint.be Par exemple : si votre domaine est tapez https://company.mysharepoint.be Utilisez le login (adresse ) et le mot de passe fournis par votre administrateur. Vous pouvez également accéder à votre SharePoint via votre interface administrateur https://www.communicationtoolsadmin.belgacom.be Introduisez le login/ et le mot de passe fournis par votre administrateur et cliquez sur l'icone Sharepoint access. Dans une fenêtre de connexion Windows, vous serez invité à introduire votre login et votre mot de passe. 11

12 Si le login et mot de passe sont corrects, vous serez dirigé vers votre site. 12

13 Comment ajouter un utilisateur SharePoint? Connectez-vous à l'interface administrateur : https://www.businessoutlook.belgacom.be Introduisez votre "login" et votre "mot de passe". Cliquez sur "Add user". Introduisez les données utilisateur: Username: le nom d'utilisateur défini deviendra également le login de l'utilisateur first name, Last name: nom et prénom. password: mot de passe. 13

14 organisation administrator s privilege: si cette case est cochée, l'utilisateur se verra attribuer des droits d'administrateur pour l'organisation : à partir de ce moment, il pourra ajouter, supprimer et modifier n'importe quel utilisateur. control panel access enabled: doit être activé pour permettre à l'utilisateur d'accéder à sa propre gestion de comptes via le panneau de configuration (si cette case est cochée, l'utilisateur final peut accéder au panneau de configuration via le site administrateur afin de gérer son propre compte). Password expiration: si vous avez du personnel temporaire, vous pouvez désactiver le mot de passe après une période définie. External address: utilisé par le système pour envoyer une confirmation du mot de passe et du login à une adresse externe. Cliquez ensuite sur "Next". En fonction du service activé, plusieurs options vous seront proposées : Hosted Exchange 2007: à cocher pour activer la boîte aux lettres de votre utilisateur SharePoint: à cocher pour permettre à l'utilisateur qui vient d'être créé d'accéder à SharePoint BlackBerry service: à cocher si vous souhaitez donner un accès via un BlackBerry à l'utilisateur qui vient d'être créé Cliquez sur "Next". 14

15 Cochez la case "windows sharepoint service" et cliquez sur la flèche bleue pour ouvrir la fenêtre. Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à l'utilisateur qui vient d'être créé : Read. l'utilisateur dispose de droits lui permettant de visualiser des éléments et des pages et de créer un site web de qualité à l'aide de la fonction "Self-Service Site Creation". Les utilisateurs disposant de droits "Read" peuvent uniquement lire le contenu d'un site, mais ne peuvent pas en ajouter. Veuillez noter que lorsque ces utilisateurs créent un site à l'aide de la fonction "Self-Service Site Creation", ils deviennent administrateurs du site et membres du "Full Control Site Group" du nouveau site. Contribute. l'utilisateur dispose de droits "Read" ainsi que de droits lui permettant d'ajouter, d'éditer et de supprimer des éléments, de naviguer dans des répertoires, de gérer des vues personnelles, d'ajouter, de supprimer ou de mettre à jour des parties web personnelles et de créer des groupes intersites. Les utilisateurs disposant de droits "Contribution" ne peuvent pas créer de nouvelles listes ou bibliothèques de documents, mais peuvent ajouter du contenu aux listes et bibliothèques de documents existantes. Design. l'utilisateur dispose de droits "Contribute" ainsi que de droits lui permettant d'annuler les check-outs, de gérer des listes, d'ajouter et de personnaliser des pages, de définir et d'appliquer des thèmes et des bordures et d'appliquer des feuilles de style. Les utilisateurs disposant de droits "Design" peuvent modifier la structure du site et créer de nouvelles listes ou bibliothèques de documents. 15

16 Full Control. l'utilisateur dispose de tous les droits des autres "site groups", ainsi que des droits lui permettant de gérer des "site groups", de gérer des "list permissions", de créer des sites et des "workspace sites" et de visualiser des données d'analyse relatives à l'utilisation. Les utilisateurs disposant de droits "Full Control" ont accès ou peuvent s'octroyer eux-mêmes l'accès à n'importe quel élément du site web. Cliquez sur "Next". L'application vous montrera une récapitulation de votre demande. Si tout est "correct", cliquez sur "Finish". 16

17 L'application lancera et activera les fonctions demandées. Le statut "Running" sera imprimé et passera en "Completed" une fois le service activé. 17

18 Une fois le service activé, le statut passera en "Completed". 18

19 L'utilisateur sera désormais actif et pourra se connecter à l'aide de son login et de son mot de passe fournis par l'administrateur. Pour accéder à son site Business SharePoint, il devra se rendre à l'adresse https://yourdomain.mysharepoint.be Par exemple, si votre domaine est tapez https://company.mysharepoint.be. 19

20 Comment créer un nouveau site dans votre SharePoint existant? Dans "Site Settings", choisissez l'option "Sites and workspaces". Cliquez sur Create. 20

21 omplétez les différents champs vierges du formulaire: Title: nom du site Description: pour quelle utilisation le site est-il prévu? (espace de travail pour l'équipe marketing p. ex.) URL Name: adresse à introduire pour accéder au site. La dénomination du site parent sera utilisée : https://yourdomaine.mysharepoint.be/nametodefine 21

22 Template Selection:différents modèles sont proposés, en fonction de la mise en page que vous souhaitez obtenir. Permissions : définissez ici les droits que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir les mêmes droits que le site parent ou en définir de nouveaux. Si vous optez pour la 2e possibilité, vous devrez ajouter des utilisateurs dans le nouveau site et définir leurs droits. Navigation: définit la présentation que vous souhaitez donner au site. Navigation Inheritance : précisez ici si ce site a la même barre supérieure de liens que le site parent. Ce paramètre peut également déterminer l'élément de début du breadcrumb. Cliquez sur Create pour terminer. 22

23 Si vous sélectionnez "Use unique permission", vous serez invité, une fois votre site créé, à y ajouter des utilisateurs. Vous pouvez les sélectionner dans le carnet d'adresses. Cliquez pour ce faire sur l'icone représentant un livre Visiteurs sur ce site Les visiteurs peuvent lire le contenu du site web. Créez un groupe de visiteurs. Ajoutez des utilisateurs au groupe en introduisant leurs noms d'utilisateur, séparés par des points-virgules. Membres de ce site Les administrateurs ont le contrôle total du site web. Créez un groupe d'administrateurs. Ajoutez les utilisateurs au groupe en introduisant leurs noms d'utilisateur, séparés par des points-virgules. Administrateurs de ce site Les administrateurs ont le contrôle total du site web. Créez un groupe d'administrateurs. Ajoutez les utilisateurs au groupe en introduisant leurs noms d'utilisateur, séparés par des points-virgules. Cliquez sur OK pour terminer. Vous serez alors réorienté vers le nouveau site. 23

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25 Comment mapper votre bibliothèque Business SharePoint avec votre Windows Explorer? L'objectif est de vous permettre d'accéder à vos documents SharePoint sur votre page Windows Explorer, en vue d'accéder facilement à vos documents et de les copier aisément. Rendez-vous tout d'abord sur votre site web SharePoint. Copiez l'adresse de la bibliothèque à laquelle vous souhaitez accéder à partir d'explorer : Ex. : https://ouioui.mysharepoint.be/default.aspx Ouvrez vos pages Windows Explorer. Cliquez sur Tools -> Map Network Drives 25

26 Sélectionnez un disque (dans cet exemple W:) ; vous pouvez choisir n'importe quelle disque disponible. Dans l'onglet «Folder», introduisez l'adresse de la bibliothèque que vous souhaitez mapper. Dans notre exemple : https://ouioui.mysharepoint.be/default.aspx Laissez la case "Reconnect at logon" cochée pour que le mappage soit disponible en permanence. Cliquez sur le bouton "Finish". Après un bref instant, vous recevrez un message vous indiquant que le mappage est terminé. 26

27 Vous pouvez à présent accéder à votre bibliothèque de documents SharePoint en utilisant Windows Explorer. 27

28 Comment gérer vos utilisateurs dans un Business SharePoint? Connectez-vous à votre site en introduisant votre nom de domaine suivi de "mysharepoint.be". Par exemple, si votre nom de domaine est mycompany.be, tapez https://mycompany.mysharepoint.be Introduisez votre login admin et votre mot de passe. En haut de la page, rendez-vous dans Site Settings. Cliquez sur People and groups. Cliquez sur Add user ou cochez la case en regard du nom que vous souhaitez supprimer et cliquez sur "Remove selected users". 28

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