Mailing. Les étapes de conception d un mailing. Créer un mailing

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1 Malng Malng Word 2011 pour Mac Les étapes de concepton d un malng Le malng ou publpostage permet l envo en nombre de documents à des destnatares répertorés dans un fcher de données. Cette technque sous-entend l utlsaton de deux fchers : - un document de base qu content le texte fxe et les champs qu servront de lens avec le fcher de données, - un fcher de données qu content les nformatons varables ; ce fcher est appelé dans Word 2011, lste de destnatares. Un fcher de données est composé de champs et d enregstrements. Exemple : Nom Prénom Adresse CP Vlle DUPONT Maurce Rue des Apôtres NANTES VINCENT Anne Bd de la Lberté VANNES Toutes les nformatons sur DUPONT et VINCENT consttuent les enregstrements. Chaque type d nformaton (Nom, Prénom...) est un champ. Les champs sont appelés espaces réservés dans Word Créez le document de base. Assocez le fcher de données au document de base (éventuellement, créez le fcher de données). Insérez les champs du fcher de données dans le document de base, à l endrot adéquat. Lancez l exécuton du malng. Créer un malng Défnr le document de base Pour utlser un nouveau document verge comme document de base, créez-le en utlsant le raccourc-claver p N. Pour utlser un modèle prédéfn comme document de base, clquez sur l'onglet Fcher pus sur l opton Nouveau à partr d un modèle. Fates un double clc sur le modèle de Lettre de publpostage à utlser. Pour utlser un de vos modèles personnalsés, clquez dans ce cas sur le bouton Mes modèles pus fates un double clc sur le modèle à utlser. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 339

2 Word 2011 pour Mac Publpostage Pour utlser un document exstant, ouvrez ce document : ce peut être un document ordnare ou un document de base créé et utlsé lors d un publpostage précédent. Outls - Gestonnare de publpostage Le volet Gestonnare de publpostage apparaît, l content sx volets correspondant aux sx étapes de créaton du malng. Clquez sur le bouton Nouvel objet du volet 1 pour sélectonner le type de document à créer ; pour un publpostage classque, chosssez Lettres types. Le nom du document (Document1 s c est un nouveau document) apparaît dans le volet. Assocer une lste de destnatares au document de base Dans le volet Gestonnare de publpostage, clquez sur le bouton Sélectonner la lste des destnatares pour ouvrr le volet correspondant pus clquez sur le bouton Obtenr la lste. Clquez sur une des optons proposées : Nouvelle source de données : pour sasr le contenu d une nouvelle lste de destnatares (cf. Créer une lste de destnatares du chaptre Malng). Ouvrr la lste de données : ouvre la boîte de dalogue Sélectonner un fcher vous permettant de sélectonner un fcher ou une base de données contenant la lste des destnatares. S la lste sélectonnée ne vous convent pas, sélectonnez une autre lste en clquant de nouveau sur cette opton. S vous sélectonnez comme lste de données, un classeur Excel (.xlsx), à l ouverture du fcher, Word affche une boîte de dalogue vous permettant de chosr la feulle du classeur contenant la lste de destnatares à utlser pour le malng : 340 Carnet d adresses Offce : pour utlser le carnet d adresses Outlook comme lste de destnatares.

3 Malng Carnet d adresses Apple : pour utlser le carnet d adresses de votre Mac. FleMaker Pro : pour utlser une base de données FleMaker Pro. m S vous ne souhatez plus qu une lste de destnatares sot assocée au document de base actf, dans le volet Gestonnare de publpostage, clquez sur le bouton Nouvel objet vsble dans le volet 1 pus clquez sur l opton Rétablr en document Word normal. Insérer des espaces réservés dans le document de base Sasssez ou modfez, s beson est, le contenu du document de base (texte fxe). Postonnez le pont d nserton à l endrot où dot être mprmé le contenu du premer champ (par exemple, le nom du destnatare). Pour nsérer un espace réservé, fates-le glsser du volet Gestonnare de publpostage dans le document. Les champs dsponbles dépendent ben évdemment de la source de données sélectonnée. permet- Chaque espace réservé apparaît sur fond grs et est encadré de chevrons tant ans de le dstnguer du texte fxe. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 341

4 Word 2011 pour Mac Publpostage Vérfer le malng Il est ntéressant d affcher un aperçu afn, s beson, d apporter des modfcatons au document de base avant de lancer l exécuton du malng. Clquez sur le bouton Mode publpostage vsble dans le volet Vsonner les résultats. Dans le document de base, vous vsualsez un aperçu de la lettre correspondant au premer enregstrement de la lste des destnatares. Utlsez les boutons suvants, vsbles dans le volet Vsonner les résultats, pour affcher l aperçu correspondant aux autres enregstrements : 342

5 Malng Vous pouvez également sasr le numéro de l enregstrement à attendre dans la zone de sase pus appuyer sur la touche E. Pour vsualser de nouveau les espaces réservés dans le document de base, clquez sur le bouton Mode publpostage pour le désactver. m Le bouton Affcher tous les espaces réservés du volet Vsonner les résultats permet d affcher les codes de champ relatfs aux espaces réservés, par exemple : {MERGEFIELD Nom}. Exécuter le malng Dans le volet Achever la fuson, clquez sur le bouton : Spécfez quels enregstrements dovent être fusonnés : Pour fusonner tous les enregstrements sélectonnés dans la lste des destnatares, actvez l opton Tout. Pour fusonner l Enregstrement courant, actvez l opton correspondante. Pour lmter la fuson à certans enregstrements, sélectonnez l opton Personnalsé pus précsez le numéro du premer enregstrement concerné dans la zone de sase De pus celu du derner dans la zone de sase À. la fuson se fat vers l mprmante. la fuson se fat dans un nouveau document ; un saut de page s nsère automatquement entre chaque lettre de malng. la fuson permet l envo du document aux destnatares par messagere électronque. S le malng a été exécuté dans un nouveau document, les dfférentes lettres apparassent dans ce document, elles sont séparées par un saut de page. S beson est, modfez, mprmez et/ou enregstrez ce document pus fermez-le. Enregstrez le document de base pus fermez-le. Lors de l enregstrement du document de base, vous enregstrez auss la connexon au fcher de données. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 343

6 Word 2011 pour Mac Publpostage Créer une lste de destnatares S le document de base est créé, ouvrez-le, snon défnssez un nouveau document de base dans lequel vous sasrez le texte fxe du malng. Affchez le volet Gestonnare de publpostage (Outls - Gestonnare de publpostage) pus utlsez le bouton Nouvel objet pour sélectonner le type de document de publpostage. Dans le volet Sélectonner la lste des destnatares, clquez sur le bouton Obtenr la lste pus clquez sur l opton Nouvelle source de données. La boîte de dalogue Créer une source de données apparaît à l écran. Une lste de champs proposés par défaut apparaît dans la lste Champs de la lgne d en-tête. Pour supprmer un champ, sélectonnez le champ correspondant pus clquez sur le bouton Supprmer le champ. 344

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