AGENCE POUR LA PROMOTION ET L'APPUI AUX PME - PAPME

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1 AGENCE POUR LA PROMOTION ET L'APPUI AUX PME - PAPME 08 BP 1155 Cotonou R. BENIN RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES DESTINE A AMELIORER LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE ET DE GESTION ADMINISTRATIVE EXERCICE DU 01/01/2004 AU 31/12/2004 JUIN 2005 Cabinet STATECO - BUREAU D Etudes STATECO Cabinet d Audit - d Expertise Comptable et de Conseils 08 B.P.319 Tél. (229) Fax : (229) INSAE : Cotonou (BENIN)

2 SOMMAIRE Pages Première partie : Revue de la mise en application des recommandations antérieures 4 Gestion des Crédits 5 Sauvegarde des fichiers informatiques 5 Gestion des Immobilisations 5 Gestion du Personnel 6 Gestion des bons provisoires 6 Etablissement des Bons de commandes 6 Déclarations sociales et fiscales 6 Quotité cessible sur salaire 7 Respect du manuel de procédure 7 Classification des crédits 7 Deuxième partie : Nouvelles observations et recommandations 8 Respect de la règle de non compensation 9 Convention de mise à disposition des motos 11 Négociation de la facturation des fournisseurs 12 Responsabilité des services initiateurs de correspondances soumises à la signature du D.G. 13 1

3 Cabinet STATECO - BUREAU D Etudes STATECO Cabinet d Audit - d Expertise Comptable et de Conseils 08 B.P.319 Tél. (229) Fax : (229) INSAE : Cotonou (BENIN) MONSIEUR LE DIRECTEUR GENERAL DE L'AGENCE PAPME COTONOU (R. BENIN) RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES DESTINE A AMELIORER LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE ET DE GESTION ADMINISTRATIVE Monsieur le Directeur Général, Dans le cadre de l'exécution de la mission de commissariat aux comptes de l'agence pour la Promotion et l'appui aux PME (PAPME) au titre de la période du 01/01/2004 au 31/12/2004 et parallèlement à la révision proprement dite des comptes, nous avons procédé à une revue des procédures administratives, comptables et financières. Notre intervention a surtout pour objet de nous assurer de l'application effective des précédentes recommandations, de faire ressortir les faiblesses éventuelles du contrôle interne et de vous soumettre nos recommandations. Qu'il nous soit permis de préciser que de par sa nature, ce contrôle contient surtout des observations critiques, en ce sens qu'il vise uniquement à exposer les faiblesses constatées au cours de notre mission. Il ne fait, par conséquent pas référence aux nombreux points forts du dispositif de contrôle interne en vigueur à PAPME. Nous présentons ci-après l'état d'exécution au cours de l'année 2004, des recommandations antérieures, ainsi que les nouvelles insuffisances ou faiblesses identifiées par nos soins. 2

4 Vous serez aimable de bien vouloir transmettre nos remerciements au personnel de PAPME pour la totale disponibilité et la coopération dont il a fait preuve à notre égard durant toute notre intervention. Restant à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire ou d'éventuelles précisions que vous souhaiteriez obtenir, nous vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur Général, l'expression de nos sentiments distingués. Cotonou, le 1 er Juin Ramanou BADAROU Expert Comptable Diplômé Commissaire aux Comptes 3

5 PREMIERE PARTIE : Revue de la mise en application des recommandations antérieures. 4

6 Ière PARTIE Revue de la mise en application des recommandations antérieures 1 GESTION DES CREDITS RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé que la conception du logiciel soit revue pour lui permettre d être fiable et performant EXECUTION EN 2004 Le logiciel relatif à la gestion des crédits a été amélioré en Toutefois le calcul automatique des intérêts courus à la date d arrêté des comptes n est toujours pas prise en compte par ce logiciel. Nous renouvelons notre recommandation en ce qui concerne ce point. 2 SAUVEGARDE DES FICHIERS INFORMATIQUES RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé que les disquettes de sauvegarde soient conservées hors des bureaux EXECUTION EN 2004 Les destinations de conservation des sauvegardes se sont accrues en Le système actuel de sauvegarde paraît assez satisfaisant. 3 GESTION DES IMMOBILISATIONS 3.1- RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé qu'il soit inscrit dans le manuel de procédures un montant à partir duquel les petits matériels et outillages doivent être immobilisés EXECUTION EN 2004 Le manuel de procédure de PAPME en vigueur en 2004 est resté muet sur cette disposition. Toutefois une note de service a été prise en juin 2004 portant fixation du montant minimum à immobiliser. 5

7 4 - GESTION DU PERSONNEL RECOMMANDATIONS ANTERIEURES Nous avions recommandé que PAPME se conforme aux textes en vigueur en ce qui concerne la visite médicale annuelle du personnel EXECUTION EN 2004 Cette recommandation n a pas été exécutée en Toutefois, un médecin du travail a été recruté par PAPME et reçoit actuellement en consultation une certaine catégorie du personnel pour des visites médicales. Nous reconduisons la recommandation. 5 LA GESTION DES BONS PROVISOIRES 5.1 RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé qu il soit observé plus de rigueur dans la gestion des bons provisoires surtout en ce qui concerne leur régularisation dans les délais. 5.2 EXECUTION EN 2004 Nous avons constaté que des bons relatifs aux dépenses courantes de 2004 ont été régularisés dans un délai excédant largement celui prévu dans le manuel de procédure, soit 48 heures. Nous reconduisons la recommandation. 6 ETABLISSEMENT DES BONS DE COMMANDES 6.1 RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé que toute acquisition de biens soit précédée de l établissement d un bon de commande dûment signé par l ordonnateur de PAPME. 6.2 EXECUTION EN 2004 Cette recommandation a été exécutée. 7 DECLARATIONS SOCIALES ET FISCALES 7.1 RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé que toutes les rémunérations versées soient déclarées à la DGID pour imposition et prélèvement des cotisations sociales 6

8 7.2 EXECUTION EN 2004 A l occasion de nos contrôles, nous avons relevé que les salaires des stagiaires n ont pas subi de prélèvement de l IPTS. Nous reconduisons cette recommandation. 8 QUOTITE CESSIBLE SUR SALAIRE RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé que les textes en vigueur en matière de quotité cessible dans le cadre du recouvrement des avances, acomptes et prêts au personnel soient respectés EXECUTION EN 2004 Cette recommandation n a pas été respecté en 2004.Nous la renouvelons. 9 RESPECT DU MANUEL DE PROCEDURE 9.1 RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé qu il est nécessaire de : - soit revoir les dispositifs du manuel de procédures pour relever le niveau de l encaisse prévu - soit se conformer strictement aux normes prévues dans le manuel de procédures 9.2 EXECUTION EN 2004 Cette recommandation a été exécutée en CLASSIFICATION DES CREDITS 10.1 RECOMMANDATION ANTERIEURE Nous avions recommandé la bonne classification de tous les crédits selon leur durée conformément a la loi PARMEC en crédit à court terme, moyen terme et long terme EXECUTION EN 2004 Cette recommandation a été exécutée en 2004, hormis quelques erreurs d importance peu significative. 7

9 DEUXIEME PARTIE : Nouvelles observations et recommandations. 8

10 II ème PARTIE : Nouvelles observations et recommandations 1 RESPECT DE LA REGLE DE NON COMPENSATION FONCTIONNEMENT OU SITUATION SOUHAITABLE Aux termes de l article 1 er de l instruction n 2 de la loi PARMEC, la compensation (fusion) entre créances et dettes sur un même bénéficiaire ne doit être réalisée qu aux conditions suivantes : Les créances et dettes doivent être de même nature ; La dette envers le bénéficiaire doit être un dépôt à vue ; L institution doit disposer d une lettre de fusion émanant du bénéficiaire. L application de la règle de non compensation oblige l institution à inscrire distinctement à l actif, ses créances et au passif, ses dettes ; ce qui permet d apprécier l importance réelle de chaque masse et non la valeur nette qui fournit une information peu pertinente ANOMALIES ET / OU DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES A l occasion de nos contrôles, nous avons observé que les comptes d encours de crédits en souffrance font l objet d une compensation comptable systématique avec les épargnes des bénéficiaires. Cette compensation concerne un encours de crédit et un dépôt à terme (épargne), et ne fait pas suite à une lettre de fusion émanant du client. C est la convention de prêt signée avant l octroi du crédit qui en tiendrait lieu. L examen du contenu du modèle de convention de prêt que PAPME fait signer aux bénéficiaires de crédit fait ressortir ce qui suit : L article 4.2 indique que l emprunteur s engage à épargner 10% du montant du prêt et que le fonds ainsi épargné sera logé en compte d épargne ouvert dans les livres de PAPME jusqu'à extinction de la créance. L article 3 stipule que PAPME ouvre un compte (de dépôt à vue) au nom de l emprunteur pour la mise à disposition du prêt ; ce compte reçoit également les dépôts à vue du bénéficiaire destinés au remboursement du prêt. Quant à l article 4.3, il indique que «pour garantir le remboursement du prêt, 9

11 l emprunteur autorise irrévocablement PAPME à prélever automatiquement toutes sommes nécessaires au règlement des échéances sur son compte ouvert auprès du PAPME et cela, jusqu'à complet remboursement des sommes dues au titre des présentes. L emprunteur ayant un compte de dépôt à vue et un compte d épargne (dépôt à terme) auprès de PAPME, le compte objet de la clause de l article 4.3 ne peut être assimilé qu au compte de dépôt à vue et non au compte d épargne. Par conséquent, cette clause ne peut se substituer à la lettre de fusion INCONVENIENTS OU IMPACTS POSSIBLES La compensation entre comptes de dépôt à vue et de dépôt à terme des emprunteurs en difficulté de paiement sans au préalable une autorisation sans équivoque présente les impacts suivants : Non respect de l instruction n 2 de la loi PARMEC relative à la non compensation entre créances et dettes. L annulation constatée dans les livres comptables d une dette envers un tiers sans base juridique valable affecte l image fidèle du patrimoine d une part, et expose l institution à des poursuites judiciaires de la part du tiers à l occasion de la réclamation de ses avoirs, d autre part RECOMMANDATIONS Nous recommandons au PAPME de se conformer à l instruction n 2 de la loi PARMEC relative à la non compensation et d obtenir au préalable auprès du client une lettre de fusion qui autorise d une part la conversion du compte d épargne en compte de dépôt à vue et d autre part la compensation entre ses comptes de même nature (comptes de dépôts à vue créditeur et débiteur) ouverts dans les livres de PAPME. Les clauses de la convention de prêt pourraient être modifiées pour prendre en compte ces exigences car le contrat de prêt en l état actuel n est pas opposable COMMENTAIRE DES RESPONSABLES DU PAPME Nous avons pris bonne note et nous promettons corriger les articles y afférant dans notre contrat de prêt. 10

12 2 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DES MOTOS 2.1 FONCTIONNEMENT OU SITUATION SOUHAITABLE Avant toute transmission de moto à un employé de PAPME, il faudrait au préalable une convention de mise à disposition de la moto, signée par PAPME et l agent utilisateur. Par ailleurs PAPME s engage à assurer à son nom les motos en responsabilité civile, vol et incendie. 2.2 ANOMALIES ET / OU DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES Nous avons constaté qu il existe des conventions de mise à disposition de moto non signées. De même, aucune des motos n a fait l objet d une assurance par PAPME. 2.3 INCONVENIENTS OU IMPACTS POSSIBLES Les clauses de la convention de mise à disposition de moto ne sont pas opposables à l utilisateur puisqu il n a pas signé la convention. PAPME n aurait droit à aucune indemnisation en cas de sinistre du fait de l absence d assurance. 2.4 RECOMMANDATIONS Nous recommandons que toutes les conventions de mise à disposition de moto soient signées par l agent utilisateur et PAPME, et que PAPME assure toutes les motos avant leur mise en utilisation. 2.5 COMMENTAIRE DES RESPONSABLES DU PAPME Les conventions non signées sont pour les nouvelles motos reçues du PADSP. Ces conventions seront signées dès réception des cartes grises des motos, lorsque lesdites cartes grises auraient confirmé que les motos appartiennent à PAPME. Quant à la question liée à l assurance, des démarches sont déjà en cours. 11

13 3 NEGOCIATION DE LA FACTURATION DES FOURNISSEURS 3.1 FONCTIONNEMENT OU SITUATION SOUHAITABLE Le montant inscrit sur la facture définitive envoyée par un fournisseur et enregistrée en comptabilité ne doit pas faire l objet de ratures ni de surcharge puisqu il a été arrêté d accord parties. C est la facture pro forma qui fait l objet de négociation. 3.2 ANOMALIES ET / OU DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES Nous avons constaté qu il existe des factures fournisseurs dont le montant arrêté initialement par le fournisseur a été surchargé à la main. Le montant définitivement enregistré constitue le montant inscrit à la main et non visé par le fournisseur. 3.3 INCONVENIENTS OU IMPACTS POSSIBLES La valeur probante de ces pièces comptables est remise en cause. 3.4 RECOMMANDATIONS Nous recommandons que les factures enregistrées en comptabilité ne fassent pas l objet de surcharge et qu elles soient reprises au besoin par le fournisseur si le prix arrêté a fait à nouveau l objet de négociations. 3.5 COMMENTAIRE DES RESPONSABLES DU PAPME Nous avons pris bonne note et promettons nous conformer à cette recommandation. 12

14 4 RESPONSABILITE DES SERVICES INITIATEURS DE CORRESPONDANCES SOUMISES A LA SIGNATURE DU DIRECTEUR GENERAL 4.1 FONCTIONNEMENT OU SITUATION SOUHAITABLE Le visa de l agent initiateur de correspondance et celui du supérieur hiérarchique présentent une grande utilité pour l autorité responsable chargée de signer le courrier à adresser à un tiers. Intervient donc ici, la notion de responsabilité vis-à-vis du supérieur hiérarchique. 4.2 ANOMALIES ET / OU DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES Dans le cadre de nos contrôles, nous avons constaté qu il existe des lettres, a priori initiées par les services techniques de PAPME mais ne comportant pas le visa des responsables devant matérialiser la revue desdits courriers avant transmission au Directeur Général pour signature. Aussi, les initiales des services techniques sont inscrites dans les références des courriers alors que ceux ci n ont même pas eu connaissance du contenu des correspondances avant leur transmission aux destinataires. 4.3 INCONVENIENTS OU IMPACTS POSSIBLES Risque d engager la responsabilité de PAPME sans étude préalable par les services techniques. Impossibilité de situer les responsabilités en cas d irrégularité constatées. 4.4 RECOMMANDATIONS Nous recommandons l inscription sur les projets de lettres, de visa des responsables des services techniques initiateurs et d autres ayant assuré la revue de ces lettres avant la signature du Directeur Général. 4.5 COMMENTAIRE DES RESPONSABLES DU PAPME Nous avons pris bonne note et promettons nous conformer à cette recommandation. 13