Guide de l utilisateur MYBEE

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1 Guide de l utilisateur MYBEE Version 1.2 R. Beerschot T.H.C. Groeningenlei Kontich Tel info@beerschot.org Contenu Aide générale... 2 Joueurs... 2 Mon account... 2 Photos... 2 Photo personnelle... 2 Photo d équipe sur la page d équipe... 3 Albums photos... 3 Le choix de la langue... 3 Déconvocations aux entraînements et matchs... 4 Communication intra équipe... 4 Oranges et voitures... 5 Vous recherchez les coordonnées de quelqu un?... 6 Adresse d un club... 7 Comment gérer les activités de vos enfants?... 7 Fans?... 8 Que devez-vous faire pour devenir fan d une équipe?... 8 Premièrement... 8 Deuxièmement... 8 Troisièmement... 8 Coaches, capitaines and managers... 9 Heure de rendez-vous... 9 Fans... 9 Paramètres de configuration des entraînements et matchs... 9 Communication intra équipe Comment gérer les oranges, voitures, diners d équipes? Créer une nouvelle liste MYBEE: Guide de l utilisateur Page 1

2 Exemple de liste Comment gérer vos enfants? Entraîneurs Aide générale L application MYBEE contient un bouton d aide pour presque tous les modules. N hésitez pas à vous en servir. Joueurs Mon account Vérifiez vos données dans «Mon account». Si elles ne sont pas exactes, changez-les. Vous ne pouvez pas modifier toutes vos données. Dans ce cas, envoyez un mail à secretariat@beerschot.org. Veuillez également à respecter le formatage ; ceci est particulièrement important pour les numéros de téléphone et GSM, qui doivent respecter le format : 0032xxxxxxxxx. Photos Photo personnelle Placez une de vos meilleures photos, pour que tout le monde vous reconnaisse. Allez dans «Mon account» et appuyez sur le bouton «Changer photo» MYBEE: Guide de l utilisateur Page 2

3 Photo d équipe sur la page d équipe Attention, uniquement les managers, coaches et capitaines ont la possibilité de placer et changer leur photo d équipe. Allez dans «Mon équipe» et appuyez sur «Changer photo» (un joueur normal ne verra pas le bouton). Albums photos Tous les joueurs ont la possibilité de créer un album photos. Allez dans «Mon équipe» sur le tab «Photos». Lorsque vous créez l album, vous pouvez décider de le garder privé à l équipe ou de le rendre public. Dans ce cas, il apparaîtra dans la liste des albums sur le site. Attention : Nous vous demandons de respecter une certaine éthique des photos et albums que vous placerez sur le site. Nous vous demandons également d appliquer le formatage suivant pour le nom de vos albums : Année/Mois/Jour + Courte description Ex : 2011/05/30 Cadets Filles Bee-Brax Le choix de la langue Vous pouvez changer votre langue dans «Mon account». Lorsque vous êtes logué sur le site, ce sera la langue par défaut. Les Newsletters vous seront aussi envoyées dans votre langue (si les articles sont traduits dans les différentes langues bien évidemment). MYBEE: Guide de l utilisateur Page 3

4 Déconvocations aux entraînements et matchs Rien de plus simple que de se déconvoquer via l application MYBEE. Il est à présent obligatoire d utiliser MYBEE pour se déconvoquer et plus par mail aux managers ou autres personnes (sauf hors délai). Allez dans «Mon équipe», Matchs ou Entraînements, sélectionnez le jour où vous ne savez pas être présent, voilà, c est tout. Tout le monde aura un aperçu complet des présences aux matchs et entraînements. Un mentionnant le changement de statut sera envoyé automatiquement au coach et manager de l équipe. Attention, respectez bien les délais, vous ne pourrez pas vous déconvoquer à la dernière minute ; vous devrez alors prévenir votre capitaine ou manager par téléphone ou SMS. Communication intra équipe Vous pouvez utiliser directement l application MYBEE pour envoyer des messages à vos coéquipiers. Vous ne devez plus maintenir vous-même une liste de distribution dans votre messagerie. Si l équipe change ou si une personne change d adresse (chaque personne enregistrée a la possibilité de mettre à jour certaines données, dont l adresse , via «Mon Account»), tout reste à jour. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 4

5 Attention : Vous ne pouvez pas répondre directement de votre mailbox à un mail que vous recevez de cette manière. Votre réponse n arrivera pas à l envoyeur, car le mail est envoyé par «noreply@beerschot.org». Pour envoyer une réponse, vous devez utiliser la fonction «Réagir» qui se trouve sous le tab Message de votre équipe (ou de l équipe dont vous êtes fan). Oranges et voitures Tout est prévu dans MYBEE pour gérer cela. Si votre manager utilise MYBEE pour gérer cela (voir le paragraphe consacré aux managers), vous trouverez toute cette information dans «Mon équipe» sous le tab «Listes». MYBEE: Guide de l utilisateur Page 5

6 Vous recherchez les coordonnées de quelqu un? Facile : vous allez dans MYBEE et sous Administration, vous utilisez «ADMINISTRATION\RECHERCHER». Si vous rechercher le numéro de GSM de Patrick Goldberg, ou son adresse , vous tapez Goldberg sous le «Nom» puis cliquez sur «Rechercher». Ensuite sélectionnez la bonne personne et vous avez les informations recherchées. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 6

7 Adresse d un club Vous recherchez l adresse d un club? Vous allez dans «Hockey Les adresses des clubs» et vous faites une recherche sur le nom (ou une partie) du club. Comment gérer les activités de vos enfants? Pour gérer les activités de vos enfants (présences, déconvocations, etc ) sans devoir utiliser le login de vos enfants, vous pouvez utiliser la fonction < Accounts>. Vous devez cliquer sur le tab < Accounts> en haut à gauche de votre écran dans MyBee et ensuite cliquer sur la photo d un de vos enfants [ 1 ]. N oubliez pas de recliquer sur votre photo [ 2 ] lorsque vous aurez terminé pour réutiliser votre compte. Si vous n avez pas encore de login et mot de passe, veuillez utiliser la fonction < Devenir Membre > sur la home page du site. Vous trouverez la procédure pour demander un login sous la rubrique <Home/FAQ>. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 7

8 Fans? Vous vous demandez ce qu est un Fan? Un Fan est une personne que le manager, coach ou capitaine peut rajouter à son équipe, simplement en allant dans le tab «Fans». Un fan peut visualiser les données d une équipe ainsi que participer à la communication intra équipe. Il peut être très intéressant pour un parent de demander d être Fan de toutes les équipes où jouent leurs enfants. Si vous êtes chauffeur de temps en temps, il est également intéressant d être un fan dans cette équipe. Que devez-vous faire pour devenir fan d une équipe? Premièrement Vous devez avoir un login, donc être défini dans MYBEE. Ce n est pas encore le cas? Ce n est pas grave. Demandez simplement de devenir membre du Bee en utilisant le site et en allant sous HOME Devenir membre. Remplissez tous les champs correctement mais ne cochez rien pour Hockey ou Tennis et indiquez dans les Informations supplémentaires que c est uniquement pour devenir fan d une équipe. Deuxièmement Ensuite, vous pourrez vous créer un login. Troisièmement Vous devez demander au manager, coach ou capitaine de vous faire fan de cette équipe. Seuls les managers, coaches ou capitaines ont la possibilité de vous définir comme fan, vous ne pouvez pas le faire vous-même. Vous pourrez alors participer à la communication de cette équipe. Sympa n est-ce pas? MYBEE: Guide de l utilisateur Page 8

9 Coaches, capitaines and managers Heure de rendez-vous Les heures de rendez-vous sont calculées automatiquement dans l application MYBEE. Elles sont basées sur 2 paramètres : le temps pour aller du Beerschot au club adverse et le nombre de minutes où les joueurs doivent être présents avant le match (défini par le coach). Ce temps est configurable par équipe mais uniquement par l administrateur du système. Ce temps est généralement configuré sur 30 minutes pour la plupart des équipes et de 60 minutes pour d autres. Si vous voyez que le temps de rendez-vous calculé par l application ne vous convient pas, envoyez un mail à patricia.vanderelst@telenet.be pour demander d adapter le nombre de minutes de présence avant le match. Fans Si un parent ou autre joueur vous demande d être fan de votre équipe pour participer à la communication intra-équipe, vous devrez rajouter cette personne comme fan. Paramètres de configuration des entraînements et matchs Les coaches, capitaines et managers ont la possibilité de configurer certains paramètres pour leur équipe. Configuration par défaut : normalement le défaut devrait être «present», les joueurs doivent donc se déconvoquer s ils ne savent pas venir jouer. Mais il arrive que certaines équipes préfèrent mettre le défaut sur «Absent». Dans ce cas, les joueurs devront indiquer s ils seront présents, et ceci pour chaque match. Les 4 statuts sont: present, absent, too late, not yet decided. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 9

10 Le nombre d heures où il est possible de se déconvoquer indique la période durant laquelle les joueurs ne pourront plus se déconvoquer en utilisant l application. Ils devront alors impérativement informer leur capitaine ou manager d une autre manière (téléphone ou SMS). Communication intra équipe Il est vivement conseillé d utiliser directement l application MYBEE pour toute communication avec votre équipe car toute cette communication est faite d une manière centralisée. Vous ne devez plus vous soucier de garder à jour les adresses , MYBEE le fait pour vous. Comment gérer les oranges, voitures, diners d équipes? Tout est prévu dans MYBEE. Dans «Mon équipe», vous trouverez le tab «Listes». Il est hautement recommandé de créer une liste pour chaque activité. Créez-vous une liste pour les responsables oranges, une pour les voitures, une pour un diner d équipe. De telle manière, tous les managers, joueurs, autres équipes utiliseront MYBEE de la même manière. Voici une explication détaillée : Créer une nouvelle liste Dans «Mon équipe», sous le tab «Listes», appuyez sur le bouton «+». Ensuite, remplissez les champs, le titre de la liste, cochez la case Liste Publique pour que tous vos coéquipiers puissent la voir ; les autres champs parlent d eux-mêmes. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 10

11 Exemple de liste Voici quelques exemples. Oranges Voitures MYBEE: Guide de l utilisateur Page 11

12 Diner d équipe Comme vous pouvez le constater, cette liste est alphanumérique pour avoir la possibilité d indiquer les nombres de personnes, et le total vous est directement indiqué. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 12

13 Comment gérer vos enfants? Si vous gérez les déconvocations, réponses aux messages, etc de plusieurs de vos enfants, voici la fonction «Accounts» qui peut vous faciliter la vie. En effet, grâce à cette fonction, vous pouvez en un clic endosser le login de votre enfant sans devoir entrer son login et mot de passe. Pour ce faire, vous cliquez sur le tab «Accounts» en haut à gauche et puis sur la photo de votre enfant [ 1 ]. Vous pouvez alors le déconvoquer ou faire toute autre manipulation en son nom. N oubliez pas de recliquer sur votre photo [ 2 ] pour à nouveau être vous-même Si vous n avez pas encore de login et mot de passe pour vous, en tant que parent, demandez-en un en utilisant la fonction «Devenir membre» sur la home page du site en indiquant en remarques que c est uniquement pour gérer vos enfants. Ensuite, vous devrez vous demander un login en suivant la procédure qui est décrite dans Home\FAQ. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 13

14 Entraîneurs Doit encore être complété. MYBEE: Guide de l utilisateur Page 14