AUTONOMIE Autonomie, le plaisir de gérer. Un progiciel de gestion dédié aux CAE

Transcription

1 AUTONOMIE Autonomie, le plaisir de gérer Un progiciel de gestion dédié aux CAE

2 Chapitrage Page de connexion Page d'accueil Mes congés Mon compte Mes clients Mes projets Mes devis Mes factures Mes règlements...

3 Page de connexion Indiquez l'identifiant et le mot de passe communiqué par la coopérative TOUJOURS CLIQUER SUR «Rester connecté» Quel est l objectif du site? Autonomie est mis en place pour vous permettre d'élaborer notamment les devis et les factures, afin de faciliter le traitement et la rapidité de nos échanges. Vous y trouverez aussi dans ses améliorations ultérieures d autres services indispensables à votre entreprise. Autonomie est votre seul moyen de réaliser vos devis et factures.

4 Page d'accueil Vous retrouverez à cet endroit les derniers mouvements de votre activité. A la première connexion, cette page est vierge. La page d'accueil fait apparaître : Vos derniers devis et factures en cours de validation ; Les dernières actions sur vos projets ; Vos factures non réglées depuis 45 jours ; Vos rendez-vous prévus avec un accompagnateur de la coopérative Vos dernières communications avec la coopérative.

5 Mes congés (pour les salariés) Les congés doivent être renseignés au minimum deux semaines avant le départ.

6 Mon compte Accéder et créer votre identité sur Autonomie Dés votre première connexion, veuillez changer votre mot de passe dans la rubrique mon compte afin qu il soit confidentiel (voir diapo suivante).

7 Mon compte Gérer et modifier votre identité 1. Modifier le mot de passe 2. Modifier les identifiants 3. Créer et modifier mon entité commerciale

8 Mon compte Modifier vos identifiants 2. Modifier les identifiants Dans l'onglet précédent : «Éditer» Vous pouvez, ici, modifier votre nom, prénom et adresse mail.

9 Mon compte Créer et modifier votre entité commerciale 3. Créer et modifier mon entité commerciale Dans l onglet «Modifier» Puis, (diapo suivante)

10 Mon compte Créer et modifier votre entité commerciale Entrer vos coordonnées, et Indiquer votre adresse mail afin d'être informé de toute activité sur votre compte. Il faut obligatoirement joindre votre entête de facturation, sans cela vos factures et devis ne seront pas validés. Appuyez sur parcourir à droite de «Entête des fichiers PDF» Votre entête doit comporter vos coordonnées obligatoirement, et si possible votre logo. Vous devez créer votre entête grâce à un logiciel de dessin (Paint, Gimp,...), avec une extension de type.png,.jpeg,.jpg,... Le fichier est idéalement au format 20/4 cm (par exemple 1000px x 200 px). Le logo sert à vous identifier sur le site, l espace en-tête permet de personnaliser vos devis et factures.

11 Mes clients Créer et gérer votre fichier «clients» 1. cliquez d'abord sur «client» 2. Puis cliquez sur «ajouter un client» Le client est indispensable à la création d un devis ou d une facture. Grâce à cet onglet vous pouvez créer votre fichier clients, c est une base de données pour faciliter la création de vos factures et devis.

12 Mes clients Renseigner votre fiche «client» Vous devez créer le code client afin d organiser votre fichier clients. Code : choisir une codification pour votre client, quatre chiffres et/ou lettres (Ex : GR01) Veuillez ensuite renseigner toutes les informations exigées, car elles apparaîtront dans les devis et factures, puis validez. TVA Intracommunautaire : à remplir si votre client est dans la Communauté Européenne (obligatoire).

13 Mes projets Créer et rattacher un projet à un «client» 1. cliquez d'abord sur «projet» 2. Puis cliquez sur «ajouter un projet» Le projet est nécessaire à la création d un devis ou d une facture.

14 Mes projets Créer et rattacher un projet à un «client» Après avoir appuyé sur «Ajouter un projet», renseignez : Le code que vous attribuez afin d organiser vos projets ; Le type et commentaire de votre projet ; Date de début et fin de votre prestation ; Sélectionner le client associé à ce projet, que vous avez crée au préalable

15 Mes projets Créer et rattacher un projet à un «client» Vous pouvez si vous le souhaitez créer des «sous-projets» en ajoutant une PHASE. Cela vous permettra d affiner ensuite le classement de vos devis et factures. Vous pouvez, également, attacher un fichier. Dés lors que votre client et projet sont créés dans la base de donnée, vous pouvez établir vos devis et factures.

16 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Création d un devis À l aide de votre projet précédemment édité, appuyez sur «Devis» pour commencer la création du devis. diapositive suivante

17 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Dans la rubrique «Détails des prestations» : Pour chaque nouvelle prestation appuyez sur «ajouter une ligne» ; Indiquez le prix unitaire et la quantité facturée ; Unité (indiquer «forfait» par défaut, l usage des notions de temps est interdit) ; Indiquez le taux de TVA appliqué (20% par défaut) diapositive suivante

18 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Dans la rubrique «Notes» : Indiquez la durée de validité du devis ; Indiquez le calendrier d'exécution des prestations proposées ; Indiquez n'importe quelle spécificité importante à l'élaboration du devis. diapositive suivante

19 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Dans la rubrique «Conditions de paiement» : Indiquez si vous avez demandé un acompte à votre client ; Indiquez le mode de paiement, le nombre de mensualités ; Sélectionnez «Le résumé des paiements apparaît dans le PDF» ; Vous devez préciser les conditions de paiement. diapositive suivante

20 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Dans la rubrique «Communication Entrepreneur/ CAE» : Vous pouvez rajouter des commentaires, ils n apparaîtront pas dans le devis, seule l équipe d'appui de la coopérative peut y accéder ; Pour finaliser l étape, appuyer sur «ENREGISTER ET DEMANDER LA VALIDATION»

21 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Le devis est affiché dans le projet en demande de validation : «Validation demandée par...» Le devis arrive en demande de validation à l'accompagnateur.

22 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Le devis a été validé par l'accompagnateur. Vous pouvez dès à présent le proposer à votre client.

23 Mes devis Créer, gérer et demander la validation d'un devis Les commandes «Voir/Modifier», «PDF», «Supprimer» permettent respectivement de : Voir et modifier les devis/factures ; D'éditer les devis/factures en PDF ; Supprimer les devis/factures inutiles.

24 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture Sur ma page d'accueil, apparition du devis venant d'être validé : Cliquez dessus pour l'ouvrir

25 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture C'est à partir d'un devis validé exclusivement qu'il est possible de générer des factures : Cliquez sur «Générer des factures» Il sera alors créé autant de factures que de situations demandées par le devis. Exemple : le devis prévoit un acompte et un solde => 2 factures seront automatiquement générées.

26 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture La facture «en brouillon» apparaît dans le projet : cliquez sur la facture pour l'ouvrir

27 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture La facture est éditée et reprend les information stipulées dans le devis. Il est possible d'y associer des fichiers (comme un PV de réception de travaux) en cliquant sur «Attacher un fichier»

28 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture Les conditions de paiement sont obligatoires, vous devez donc renseigner le mode de paiement (chèques, virements, espèces...) et l'échéance ( exemple 30 jours fin de mois). Pour finaliser, cliquez sur «Enregistrer et demandez la validation»

29 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture La facture apparaît «validation demandée» dans le projet.

30 Mes factures Gérer et demander la validation de ma facture La facture a été validée par l'accompagnateur. La validation apparait aussi, à l'instar du devis, dans le projet. Vous pouvez dès à présent la proposer à votre client.

31 Mes règlements Consulter mes règlements Cliquez sur «Gestion» et «Factures» Vous pouvez vérifier l'état des paiements grâce au code couleur.