Outlook. Apprenez exactement ce dont vous avez besoin Progressez à votre rythme Téléchargez les exercices. Joan Lambert et Joyce Cox

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1 Outook Microsoft 2010 Maîtrisez rapidement Outook 2010 avec e ivre officie de Microsoft Press Apprenez exactement ce dont vous avez besoin Progressez à votre rythme Tééchargez es exercices Joan Lambert et Joyce Cox

2 Sommaire Introduction à Microsoft Outook i Pour commencer ii Modifier affichage du ruban ii Ééments dynamiques du ruban iii Modifier a argeur du ruban iv Adapter es étapes des exercices vi Conventions utiisées dans ce ivre vii Utiiser es fichiers d exercices ix Obtenir de aide x Obtenir de aide sur ce ivre xi Obtenir de aide avec Outook xi Pus d information xv Partie 1 Les fondamentaux 1 Débuter avec Outook Connexion aux comptes de messagerie Résoudre es probèmes de connexion Connexion à des comptes Exchange Connexion à des comptes de messagerie Internet En résumé La fenêtre d Outook La fenêtre d Outook La fenêtre de programme Modues Outook Le ruban et e mode Backstage Le mode Backstage Les ongets de modues et d ééments

3 Sommaire Le modue Courrier Contenu du voet de navigation Affichages du modue Courrier Le ruban Fenêtre de message Le modue Caendrier Contenu du modue Caendrier Fenêtre d éément de caendrier Le modue Contacts Contenu du modue Contacts Fenêtre d enregistrement de contact Le modue Tâches Contenu du modue Tâches Fenêtre de tâche En résumé Envoyer et recevoir des messages éectroniques Créer et envoyer des messages Adresser des messages Résoudre es probèmes d adressage d un message Saisir du contenu Enregistrer et envoyer des messages Joindre des fichiers aux messages Afficher es messages et eurs pièces jointes Configurer e voet de ecture Visuaiser e contenu du voet de ecture Marquer es messages comme us Lecture par touche unique Afficher es informations reatives aux destinataires d un message Icônes de présence Cartes de contact Le voet Personnes

4 Sommaire Répondre aux messages En résumé Gérer es contacts Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts Créer des enregistrements de contacts Carnets d adresses Communiquer avec des contacts Initier une communication à partir des enregistrements de contacts Séectionner es destinataires d un message à partir des carnets d adresses Les différents affichages des contacts En résumé Gérer es empois du temps Panifier et modifier des rendez-vous Panifier et modifier des événements Les différents affichages d un caendrier Affichages Organisations Le navigateur de dates En résumé Gérer es tâches Créer des tâches Créer des tâches à partir de rien Options d une tâche Créer des tâches à partir d ééments Outook Actuaiser des tâches Supprimer des tâches et des ééments de a iste des tâches Les différents affichages des tâches En résumé

5 Sommaire Partie 2 Gestion du contenu 7 Gérer a Boîte de réception Utiiser affichage Conversation Conversations scindées Afficher des conversations Paramètres de affichage Conversation Gérer es conversations Organiser es messages de différentes manières Organiser es ééments Outook avec des catégories de coueurs Organiser es messages dans des dossiers Gérer es messages avec es actions rapides Locaiser rapidement des messages Supprimer des messages Créer des règes de traitement des messages Boquer e courrier indésirabe Gérer es messages non soicités Configurer es options du courrier indésirabe En résumé Gérer a iste de contacts Créer d autres carnets d adresses Importer et exporter des enregistrements de contacts Créer des groupes de contacts Locaiser rapidement des informations reatives aux contacts En résumé Index

6 4 Gérer es contacts Au sommaire de ce chapitre : 4 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts. 4 Communiquer avec des contacts. 4 Les différents affichages des contacts. Pour une communication opportune et efficace, i est important de disposer d un accès immédiat à des informations à jour et précises concernant es personnes avec esquees vous interagissez, que ce soit par courrier éectronique, tééphone, courrier posta ou autre. I est très facie de créer et de maintenir une iste de contacts détaiée, ou carnet d adresses, à aide du modue Contacts de Microsoft Outook À partir du carnet d adresses, vous recherchez des informations, créez des messages et partagez des informations avec d autres personnes. Vous suivez égaement vos interactions avec une personne dont es informations sont enregistrées dans Outook. Si vous devez emmener avec vous, sous une forme non éectronique, es informations reatives à vos contacts, vous pouvez imprimer, dans différents formats, un carnet d adresses ou des enregistrements de contact choisis. Dans ce chapitre, vous aez créer et modifier des enregistrements de contacts, puis vous es afficherez de différentes manières. 127

7 128 Chapitre 4 Gérer es contacts Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts Les informations reatives à des personnes ou à des sociétés peuvent être conservées en créant des enregistrements de contacts dans un carnet d adresses. Exempe d enregistrement type pour un contact professionne. Astuce Vous pouvez créer une carte de visite éectronique personnaisée pour vous ou pour un de vos contacts. Voici es types d informations que vous pouvez enregistrer pour chaque contact : nom, nom de a société et fonction dans entreprise ; adresses professionnee, personnee ou autres ; numéros de tééphone professionne, personne, mobie, de radiomessagerie ou autres ; numéros de téécopie professionnee, personnee ou autres ; adresse de page web (URL), adresse de messagerie instantanée et jusqu à trois adresses de messagerie ; photographie ou autre image d identification ;

8 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 129 notes généraes, qui peuvent incure du texte et des iustrations comme des photos, des images cipart, des diagrammes SmartArt, des graphiques et des formes. Pour chaque contact, vous pouvez égaement ajouter des détais personnes ou spécifiques à entreprise : informations professionnees, y compris e service, empacement du bureau, a profession, e nom du supérieure et de assistant ; informations personnees, y compris e surnom, e nom du conjoint, a date de naissance et e titre (comme Me, Mme ou M.) et e suffixe (comme Jr. ou Sr.) à empoyer dans a correspondance. Créer des enregistrements de contacts La création d un enregistrement de contact se fait normaement en affichant e modue Contacts et en ciquant sur e bouton Nouveau contact dans e groupe Nouveau de onget Accuei. Dans a fenêtre qui s affiche, vous saisissez es informations reatives au contact. Après avoir enregistré ces informations, ees sont affichées dans e voet Contacts. Vous pouvez créer un enregistrement qui contient uniquement un éément d information (par exempe, un nom ou une société) ou autant d informations que nécessaires. Pour créer rapidement es enregistrements de pusieurs personnes qui travaient dans a même entreprise, dupiquez es informations reatives à entreprise entre un enregistrement existant et un nouve enregistrement. Libre à vous, bien sûr, d ajouter ou de modifier à tout moment es informations stockées dans un enregistrement de contact. Dans e voet Contacts, Outook affiche es enregistrements en fonction du paramètre Casser sous. Par défaut, i es casse seon e nom (ordre nom, prénom). Si vous préférez, optez pour un des ordres de cassement des nouveaux contacts suivants : prénom, nom ; société ; nom, prénom (société) ; société (nom, prénom). Pour définir ordre de cassement de tous vos contacts, passez en mode Backstage, choisissez Options et, dans a page Contacts de a boîte de diaogue Options Outook, ciquez sur a fèche de a iste Ordre de cassement par défaut afin de séectionner ordre de votre choix. Vous pouvez modifier ordre de cassement

9 130 Chapitre 4 Gérer es contacts d un contact individue en séectionnant cet ordre dans a iste Casser sous dans enregistrement correspondant. Astuce Outre es enregistrements de contacts individues, vous pouvez égaement créer des groupes de contacts afin d envoyer des courriers éectroniques à pusieurs personnes au travers d une seue adresse de messagerie. Pour de pus ampes informations, consutez a section «Créer des groupes de contacts» au chapitre 8, «Gérer a iste de contacts». Carnets d adresses Outook conserve es informations de contacts provenant de différentes sources dans des carnets d adresses distincts. Certains sont créés par Outook, d autres, par administrateur du serveur de messagerie, et d autres encore, par vous-même. Carnets d adresses Contacts et Contacts suggérés Outook crée automatiquement es carnets d adresses Contacts et Contacts suggérés pour chaque compte auque vous vous connectez. Is sont disponibes dans a iste Mes contacts du voet de navigation du modue Contacts. Le voet de navigation par défaut du modue Contacts. Le carnet d adresses Contacts de votre compte de messagerie par défaut correspond à votre carnet d adresses principa affiché initiaement par e modue Contacts. I est vide jusqu à ce que vous y ajoutiez des enregistrements de contacts.

10 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 131 Si vous communiquez avec une personne qui ne se trouve pas dans votre carnet d adresses Contacts, Outook ajoute automatiquement cette personne dans e carnet d adresses Contacts suggérés. Vous pouvez utiiser es informations de contact enregistrées dans ce carnet d adresses ou es dépacer dans un carnet d adresses différent afin d y créer un enregistrement de contact officie pour cette personne. Astuce Si vous possédez un compte Service Outook Mobie, Outook crée automatiquement un carnet d adresses de tééphone mobie qui comprend tous es contacts de votre carnet d adresses principa pour esques vous disposez du numéro de tééphone mobie. Pour de pus ampes informations, consutez ouvrage Microsoft Outook 2010 and Office Communications Server Inside Out de Jim Boyce (Microsoft Press, 2010). Carnets d adresses personnes Vous pouvez créer des carnets d adresses suppémentaires, par exempe pour conserver es informations reatives aux membres de votre famie ou vos amis dans un carnet d adresses distinct de ceui de vos cients ou pour gérer un carnet d adresses réservé aux membres d une équipe qui travaie sur un projet particuier. Pour définir ce nouveau carnet d adresses, créez un dossier et précisez qu i va contenir des ééments Contact. Un carnet d adresses est un dossier destiné à contenir des enregistrements de contacts et des groupes de contacts.

11 132 Chapitre 4 Gérer es contacts Lorsque vous ouvrez a iste des dossiers dans e voet de navigation, vos carnets d adresses personnes s affichent au côté des autres dossiers créés et vous pouvez es organiser de a même manière, par exempe au même niveau que a Boîte de réception, comme sous-dossier du carnet d adresses Contacts ou dans e dossier d un projet. Tous es carnets d adresses sont disponibes depuis a iste Mes contacts dans e voet de navigation du modue Contacts. Voir aussi Pour de pus ampes informations sur a création des carnets d adresses, consutez a section «Organiser es messages dans des dossiers» au chapitre 7, «Gérer a Boîte de réception». Astuce Si votre entreprise conserve es informations reatives aux contacts dans une iste SharePoint, vous pouvez importer e contenu de cette iste depuis SharePoint vers un carnet d adresses Outook. Liste d adresses gobae Si vous disposez d un compte Exchange, vous avez égaement accès à un carnet d adresses officie appeé Liste d adresses gobae (GAL, Goba Address List). La GAL est sous a responsabiité de administrateur Exchange de entreprise et peut contenir des informations sur e personne de entreprise, es istes de distribution et es ressources (comme es saes de conférence et e matérie vidéo) que vous pouvez réserver ors de a panification des réunions. Ee peut égaement accueiir des informations organisationnees (e nom du supérieur et des subordonnés directs de chaque personne) et d appartenance à des groupes (istes de distribution auxquees est inscrite chaque personne). La GAL ne s affiche pas dans a iste Mes contacts du voet de navigation du modue Contacts. Pour a consuter, ciquez sur e bouton Carnet d adresses du groupe Rechercher de onget Accuei du modue Contacts ou sur e bouton Carnet d adresses du groupe Noms de onget Message dans une fenêtre de composition d un message. Les utiisateurs peuvent consuter a GAL mais ne peuvent pas en modifier e contenu. Règes de numérotation La première fois que vous saisissez un numéro de tééphone dans un enregistrement de contact, a boîte de diaogue Information concernant votre empacement s ouvre et vous invite à préciser votre pays, votre indicatif régiona et es autres informations de numérotation requises, comme e code d opérateur.

12 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 133 Les boîtes de diaogue Information concernant votre empacement et Tééphone et modem coectent es informations nécessaires aux ogicies de tééphonie et de téécopie. Outook fixe es règes de numérotation en fonction des informations indiquées. Vous devez saisir au moins votre pays, puis ciquez sur OK. Vous ne pouvez pas fermer a boîte de diaogue sans que es informations requises ne soient précisées. Dans exercice suivant, vous aez créer et modifier un enregistrement de contact dans votre carnet d adresses principa. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n avez besoin d aucun fichier particuier. Ouvrez e modue Contacts, puis suivez es étapes indiquées. 1. e groupe Nouveau de onget Accuei, ciquez sur e bouton Nouveau contact. Une nouvee fenêtre de création d un enregistrement de contact s ouvre aors. Voir aussi Pour de pus ampes informations sur es caractéristiques et es fonctions de a fenêtre d enregistrement de contact, consutez a section «Utiiser e modue Contacts» au chapitre 2, «La fenêtre d Outook».

13 134 Chapitre 4 Gérer es contacts 2. Dans e champ Nom compet, saisissez Sara Davis, puis appuyez sur a touche Tab pour passer au champ Société. Outook transfère e nom vers e champ Casser sous et e présente seon ordre de cassement par défaut (nom, prénom). Le nom apparaît égaement dans a barre de titre de a fenêtre et dans aperçu de a carte de visite. La saisie du nom du contact dans e champ Nom compet décenche son ajout en pusieurs endroits de enregistrement de contact. Dépannage L aspect des boutons et des groupes du ruban varie seon a argeur de a fenêtre du programme ou de a fenêtre de éément. Pour de pus ampes informations sur a modification de aspect du ruban en fonction de écran, consutez a section «Modifier affichage du ruban» au début de cet ouvrage. 3. Dans e champ Société, saisissez Wingtip Toys. 4. Dans e champ Fonction, saisissez Responsabe de a chaîne de montage. 5. Dans e champ Adresse de messagerie de a rubrique Internet, saisissez puis appuyez sur a touche Tab. Outook présente automatiquement adresse de messagerie sous forme d un ien hypertexte et ajoute dans e champ Afficher comme e nom du contact suivi de adresse de messagerie entre parenthèses. Ce champ représente a forme que prendra e contact dans es en-têtes des messages échangés avec ui. 6. Dans e champ Afficher comme, séectionnez adresse de messagerie qui se trouve entre es parenthèses et saisissez Bureau. 7. Ciquez sur a fèche, non e bouton, Adresse de messagerie. Une iste affiche es champs d adresse de messagerie disponibes dans enregistrement de contact.

14 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 135 Les groupes de champs d informations connexes sont indiqués par un bouton en forme de fèche pacé à droite du nom du champ. 8. Dans a iste, séectionnez Adresse de messagerie 2. Le champ Adresse de messagerie 2 rempace e champ Adresse de messagerie. L adresse saisie dans e champ Adresse de messagerie et e texte associé présent dans e champ Afficher comme disparaissent. 9. Dans e champ Adresse de messagerie 2, saisissez puis appuyez sur a touche Tab. Outook ajoute e nom d origine et a seconde adresse de messagerie dans e champ Afficher comme. Bien que e nom de ce champ n ait pas changé, cette information est spécifique au champ Adresse de messagerie Dans e champ Afficher comme, séectionnez adresse de messagerie qui se trouve entre es parenthèses et saisissez Personnee. L aperçu de a carte de visite présente es deux adresses de messagerie. 11. Dans e champ Page Web, saisissez Outook formate automatiquement e texte en tant que ien hypertexte. 12. Dans e champ Bureau de a rubrique Numéros de tééphone, saisissez et appuyez sur a touche Entrée. Si a boîte de diaogue Information concernant votre empacement apparaît, indiquez au moins votre pays et ciquez sur OK. Ensuite, dans a boîte de diaogue Tééphone et modem, empacement de votre région étant séectionné, ciquez sur OK. Voir aussi Pour de pus ampes informations sur a boîte de diaogue Information concernant votre empacement, consutez encadré «Règes de numérotation». Outook formate a série de chiffres comme un numéro de tééphone, en se fondant sur es paramètres régionaux définis par Windows. 13. Ciquez dans a zone de texte située à droite du champ Bureau de a rubrique Adresses et saisissez 78, avenue du Champ de Mars, appuyez sur a touche Entrée et saisissez Paris.

15 136 Chapitre 4 Gérer es contacts Astuce Dans un nouve enregistrement de contact, si a case située à gauche du champ d adresse Bureau est cochée, ee indique qu i s agit de adresse postae par défaut du contact. 14. Ciquez sur a fèche du champ Bureau pour afficher a iste des adresses et séectionnez Domicie. Le ibeé du bouton change pour indiquer qu i s agit de adresse personnee de Sara. 15. Dans a zone de texte, saisissez 11, aée des Peupiers, appuyez sur Entrée et saisissez Mont Feuri. L enregistrement de contact comprend à présent des informations professionnee et personnee. Astuce Si vous enregistrez pusieurs adresses pour un même contact et souhaitez indiquer cee empoyée par défaut dans es istes de distribution, affichez cette adresse et cochez a case Adresse postae. Le formuaire de contact rempi. 16. Dans e groupe Actions de onget Contact, ciquez sur e bouton Enregistrer & Fermer. La fenêtre de contact se ferme. Le voet Contacts accueie à présent e nouve enregistrement de Sara Davis.

16 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 137 Une carte de visite pour e nouveau contact est affichée dans e voet Contacts. 17. Dans e voet Contacts, doube-ciquez sur enregistrement de Sara Davis. 18. Dans e groupe Afficher (ou dans a iste Afficher si e groupe est réduit) de onget Contact, ciquez sur e bouton Détais. Outook affiche a page Détais de enregistrement. Astuce I est possibe d assigner des indicateurs aux contacts et de ier es entrées des contacts à des messages, des rendez-vous, des tâches ou d autres ééments Outook. Pour de pus ampes informations, consutez a section «Créer des tâches à partir d ééments Outook» au chapitre 6, «Gérer es tâches». Pour afficher tous es ééments iés à un contact, ouvrez a page Activités. 19. Dans e champ Conjoint(e), saisissez Andrew. 20. Ciquez sur a fèche du champ Anniversaire, faites défier e caendrier jusqu au mois de juiet et ciquez sur 31. Le champ Anniversaire affiche es informations de date qui correspondent au 31 juiet de année en cours.

17 138 Chapitre 4 Gérer es contacts La page Détais de enregistrement de contact permet d ajouter des informations professionnees et personnees. Astuce La date de naissance ou d anniversaire séectionnée dans e caendrier correspond par défaut à année caendaire en cours. Vous pouvez modifier année en a séectionnant dans e champ et en saisissant cee que vous souhaitez. 21. Dans e groupe Actions, ciquez sur a fèche, non e bouton, Enregistrer & Nouveau et, dans a iste, choisissez Nouveau contact dans a même société. Dépannage Si vous ciquez sur e bouton Enregistrer & Nouveau à a pace de a fèche Enregistrer & Nouveau, un nouve enregistrement de contact vierge s ouvre. Si cea se produit, fermer a fenêtre du nouveau contact pour revenir à enregistrement de Sara Davis et recommencez étape 21. Outook crée un nouve enregistrement qui contient déjà e nom de a société, son adresse de page web, son numéro de tééphone et son adresse obtenus depuis enregistrement de Sara Davis.

18 Enregistrer et actuaiser es informations reatives aux contacts 139 Sans aucune modification, e nouve enregistrement de contact peut être enregistré comme un contact pour a société à a pace d une personne précise. Puisque aucun nom de personne n a été précisé, e champ Casser sous contient e nom de a société 22. Dans e champ Nom compet, saisissez Andrea Dunker et dans e champ Fonction, saisissez Directrice des ventes. 23. Dans e champ Adresse de messagerie, saisissez Conservez e texte par défaut dans e champ Afficher comme. 24. Enregistrez et fermez es enregistrements ouverts. 25. Servez-vous des techniques décrites dans cet exercice pour créer des enregistrements de contacts pour es personnes suivantes : Nom compet Société Fonction Adresse de messagerie Andrew Davis Trey Research Directeur de cientèe Idan Rubin Trey Research Associé de recherche Nancy Anderson Trey Research Associé de recherche Le voet Contacts affiche à présent es cinq enregistrements que vous venez de créer.

19 140 Chapitre 4 Gérer es contacts Les cinq enregistrements de contacts dans e voet Contacts. NETTOYAGE Enregistrez et fermez tout enregistrement de contact ouvert pour revenir au voet Contacts. Conservez es enregistrements de Nancy Anderson, Andrew Davis, Sara Davis, Andrea Dunker et Idan Rubin pour es exercices utérieurs. Astuce Vous pouvez créer un enregistrement de contact pour expéditeur d un message que vous avez reçu. Pour cea, ciquez du bouton droit sur e nom de expéditeur dans en-tête du message, que ce soit dans e voet de ecture ou dans éément de message ouvert, puis ciquez sur Ajouter aux contacts Outook. Le nom et adresse de messagerie sont automatiquement ajoutés au nouve enregistrement de contact. À vous de e compéter par es informations que vous souhaitez conserver, puis enregistrez e contact. Utiiser des adresses standard Lorsque vous avez terminé a saisie des informations dans a rubrique Adresses, Outook vérifie que adresse est conforme à un modèe standard. Si Outook détecte des irréguarités dans adresse saisie, a boîte de diaogue Vérifier adresse s affiche et vous demande de saisir a rue, a vie, e département ou a région, e code posta et e pays dans des champs séparés qu i rassembe pour créer adresse.

20 Communiquer avec des contacts 141 La boîte de diaogue Vérifier adresse compare adresse à des modèes standard. L objet de cette fonctionnaité est de vérifier que vous avez saisi es informations nécessaires à envoi de courrier posta au contact. Si vous estimez que es informations saisies dans a boîte de diaogue Vérifier adresse sont correctes, ciquez sur Annuer pour a fermer sans effectuer de changement. Communiquer avec des contacts L ajout d informations de contact dans un carnet d adresses physique ou éectronique permet de es centraiser et de ne pus avoir à es mémoriser ni à se rappeer où ees ont été mises. Par aieurs, eur enregistrement dans un carnet d adresses Outook rend a procédure de communication avec es contacts beaucoup pus efficace. Initier une communication à partir des enregistrements de contacts L intérêt des enregistrements de contacts ne se imite pas à a conservation d informations ; vous pouvez égaement initier différentes actions propres au contact séectionné. Les commandes qui permettent de démarrer une communication sont disponibes dans e groupe Communiquer de onget Contact de a fenêtre d un enregistrement.

21 142 Chapitre 4 Gérer es contacts Les commandes disponibes dans e groupe Communiquer varient seon a configuration d Outook. Depuis un enregistrement de contact, vous pouvez effectuer de nombreuses opérations à partir des commandes du groupe Communiquer de onget Contact : Créer un message éectronique adressé au contact en ciquant sur e bouton Message éectronique. Créer une demande de réunion qui incut e contact en ciquant sur e bouton Réunion. Démarrer une session de chat avec e contact en ciquant sur e bouton Répondre par un message instantané (Office Communicator est requis). Appeer e contact en ciquant sur a fèche de artice Appe et, dans a iste présentée, en ciquant sur e numéro de tééphone qu Outook doit composer (des fonctionnaités de tééphonie Internet sont requises). Afficher e site web du contact en ciquant sur e bouton Page Web. Créer une tâche attribuée au contact en ciquant sur e bouton Affecter une tâche. Créer une entrée du journa attribuée au contact en ciquant sur e bouton Entrée du journa. Afficher adresse du contact sur une carte en ciquant sur e bouton Carte du groupe ou sur e bouton Mapper dans a rubrique Adresses. Si Microsoft OneNote 2010 est instaé sur ordinateur, vous pouvez créer une entrée OneNote iée à enregistrement de contact en ciquant sur e bouton One- Note dans e groupe Actions de onget Contact. Séectionner es destinataires d un message à partir des carnets d adresses Si vous souhaitez envoyer un courrier éectronique à une personne dont es informations de contact sont enregistrées dans un de vos carnets d adresses, saisissez simpement son nom te qu i apparaît dans e carnet d adresses et aissez Outook

22 Communiquer avec des contacts 143 retrouver adresse de a personne à aquee e message est destiné. Si vous ne connaissez pas orthographe exacte du nom, procédez de a manière suivante : 1. Dans a fenêtre de composition du message, ciquez sur e bouton Carnet d adresses qui se trouve dans e groupe Noms de onget Message. La boîte de diaogue Choisir des noms s ouvre aors. Pour insérer des noms enregistrés dans un carnet d adresses, ceui-ci doit tout d abord être ouvert à partir de a fenêtre de composition d un message. 2. Dans a iste Carnet d adresses, choisissez e carnet d adresses qui convient. 3. Examinez a iste des noms afin de trouver ceui du destinataire recherché. Astuce Vous pouvez taper es premières ettres du nom de a personne afin d aer aux entrées qui commencent par ces ettres. 4. Pour ajouter a personne au champ À qui correspond au destinataire principa du message, doube-ciquez sur e nom ou séectionnez-e et appuyez sur a touche Entrée. Pour ajouter a personne en tant que destinataire secondaire ou privé, ciquez dans e champ Cc ou Cci situé en partie inférieure de a boîte de diaogue, puis doube-ciquez sur e nom ou séectionnez-e et appuyez sur a touche Entrée. Astuce Si vous pacez e curseur dans e champ À, Cc ou Cci de en-tête du message avant de ciquer sur e bouton Carnet d adresses, doube-ciquez sur e nom pour ajouter a personne au champ correspondant. Vous pouvez égaement activer e champ Cc ou Cci et ciquer ensuite sur e bouton en regard pour ouvrir a boîte de diaogue Choisir des noms et garder ce champ actif.

23 144 Chapitre 4 Gérer es contacts 5. Après avoir séectionné tous es destinataires du message depuis e carnet d adresses, ciquez sur OK pour fermer a boîte de diaogue Choisir des noms et revenir à a fenêtre de composition du message. Voir aussi Pour de pus ampes informations sur a création des messages éectroniques, consutez a section «Créer et envoyer des messages» au chapitre 3, «Envoyer et recevoir des messages éectroniques». Les différents affichages des contacts L ensembe des carnets d adresses peut être affiché dans e modue Contacts. Voici égaement deux manières d afficher a iste des contacts présents dans un carnet d adresses : Ciquez sur e bouton Carnet d adresses qui se trouve dans e groupe Rechercher de onget Accuei de tous es modues d Outook. Ciquez sur e bouton Carnet d adresses qui se trouve dans e groupe Noms de onget Contact de a fenêtre d un contact de manière à ouvrir a boîte de diaogue Séectionner un nom. Dans es deux cas, déveoppez a iste Carnet d adresses et ciquez sur e nom du carnet d adresses que vous souhaitez afficher. Depuis a boîte de diaogue Séectionner un nom, i est possibe de consuter tous es carnets d adresses existants.

24 Les différents affichages des contacts 145 Un carnet d adresses peut être affiché dans différents formats. La gaerie Affichage actue de onget Accuei du modue Contacts propose différentes présentations standard. La gaerie Affichage actue du modue Contacts. Chaque affichage présente es informations reatives aux contacts sous forme de cartes ou d une iste : L affichage Carte de visite présente a carte de visite associée à chaque enregistrement de contact, soit a carte par défaut créée par Outook, soit une carte personnaisée. Les cartes de visite s affichent par ordre aphabétique du prénom ou du nom, seon option choisie dans a iste Casser sous. L affichage Carte présente es données des contacts sous forme de cartes réduites qui ne comprennent que certaines informations, comme a fonction et e nom de a société. L affichage Tééphone présente une iste en coonnes qui contient e nom du contact, sa société et ses numéros de tééphone. L affichage Liste présente une iste en coonnes des contacts organisés dans des groupes. Vous pouvez choisir a méthode de regroupement dans a gaerie Réorganisation de onget Affichage. Les boutons de a gaerie Réorganisation du modue Contacts sont disponibes uniquement orsque es enregistrements de contacts sont présentés sous forme d une iste. Dans es affichages en iste, i est possibe de déveopper ou de réduire es groupes, de séectionner et d entreprendre une action sur un groupe de contacts. Vous pouvez égaement saisir des informations directement dans es champs affichés au début de a iste.

25 146 Chapitre 4 Gérer es contacts La fonctionnaité de recherche instantanée vous permet de rechercher et de fitrer es enregistrements depuis n importe que mode d affichage. Pour trier es enregistrements en fonction d une coonne présente dans un affichage en iste, ciquez sur son en-tête. Vous pouvez aussi changer es champs incus dans chaque affichage, a manière dont es enregistrements sont regroupés, triés et fitrés, a poice d affichage, a taie des cartes de visite, ainsi que d autres paramètres, seon vos préférences. La personnaisation d un affichage se fait depuis a boîte de diaogue Paramètres d affichage avancés, accessibe en ciquant sur Paramètres d affichage dans e groupe Affichage actue de onget Affichage. Les options disponibes dans a boîte de diaogue Paramètres d affichage avancés dépendent de affichage actue.

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