Adjoint.e de direction à 70% - 80%

Transcription

1 PROFA est une Fondation reconnue d utilité publique par l Etat de Vaud. Elle propose des espaces de parole dans le domaine de l intimité sur tout le territoire du canton (Aigle, Vevey, Lausanne, Renens, Morges, Nyon, Yverdon et Payerne). La Fondation PROFA gère également le Centre de consultation LAVI du Canton de Vaud. Elle regroupe actuellement 207 collaborateurs et collaboratrices répartis dans les centres régionaux. La Fondation PROFA met au concours le poste de : Adjoint.e de direction à 70% - 80% Mission générale du poste : Il/elle épaule, appuie le directeur dans toutes les démarches d organisation et de pilotage du système d information sur les processus «métier». Il/elle facilite l implantation de méthodes et d outils de gestion dans le but d améliorer l efficacité de l organisation, afin de permettre à la Fondation PROFA de remplir ses missions de service public avec efficience. Dans cette fonction d adjoint.e direction, vous assumerez les missions et responsabilités suivantes : Garantir l organisation de la gestion centralisée de la logistique des centres PROFA : intendance, mobilier, économat, en étroite collaboration avec l assistant e de direction et les responsables de centres PROFA. Garantir la gestion de la qualité, la protection des données ainsi que la gestion documentaire. Coordonner et superviser le système d information de PROFA (à l exclusion des outils informatiques RH et Finances d aduna romandie). Coordonner et superviser la gestion globale du portefeuille des assurances de la Fondation, en étroite collaboration avec notre courtier, notre service RH et l assistant e de direction. Etre le/la référent e sur les questions juridiques relatives aux aspects «métier». Formation et expérience requises : Titre universitaire ou Haute école spécialisée dans le domaine de l administration, de la gestion d entreprise ou des sciences économiques, ou autres titres et expériences jugés équivalents. Vous bénéficiez également d une formation post-graduée en management de projet et de la Qualité. Vous disposez d une expérience professionnelle de 10 ans au minimum dans un ou plusieurs domaines de l'entreprise et expérience importante de conduite fonctionnelle. Expériences multiples dans les domaines de la gestion et du management de projets informatiques, systèmes Qualité et des connaissances juridiques théoriques et pratiques en droit du travail et droit administratif en particulier. De par votre parcours professionnel, vous détenez de bonnes connaissances des réseaux cantonaux et nationaux de santé publique et/ou d actions sociales Bonnes connaissances des langues allemande et anglaise pour un usage professionnel. Votre profil : Personnalité dotée des compétences et qualités suivantes : Vision stratégique et prospective. Capacités organisationnelles élevées dans les domaines requis et sens des priorités. Maîtrise des processus complexes. Grande autonomie dans l exécution des tâches. Attitude facilitatrice, orientée solutions. Fort engagement avec la capacité de s identifier aux valeurs et missions de la Fondation. Résistance aux tensions, énergie et ténacité. Aisance dans les relations interpersonnelles et dans la communication. Ouverture d esprit et sens de la coopération. Nous vous offrons : Une activité exigeante et enrichissante dans un environnement en constante évolution et dans un cadre de travail pluridisciplinaire au sein d une Fondation reconnue d utilité publique. Des conditions de travail selon la Convention collective de travail du secteur sanitaire parapublic vaudois. Nos conditions : Entrée en fonction : 1 er juillet 2018 Lieu de travail : Renens Le descriptif du poste est à disposition sur le site internet : Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Monsieur Michel Graf, directeur de la Fondation PROFA au ou au Vous êtes intéressé-e? Envoyez-nous votre dossier de candidature complet, sous format électronique uniquement (lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de travail) jusqu au 10 février 2018 au plus tard à l adresse de messagerie ci-après : recrutement@adunaromandie.ch

2 DESCRIPTION DE POSTE 1. Poste 1.1. Dénomination du poste : Adjoint e de direction 1.2. Fonction : Adjoint e de direction 1.3. Titulaire : Vacant 1.4. Service : Direction Fonctions Supports (DFS) 1.5. Taux d activité en % : 70% à 80% 1.6. Entrée en vigueur : Printemps Classification de la fonction : Relations hiérarchiques et fonctionnelles 2.1. Responsable hiérarchique : - Directeur 2.2. Postes hiérarchiquement directement subordonnés: Néant 2.3. Relations fonctionnelles : - Service Informatique - Chef fe s de service - Assistant.e de direction - Collaborateur trice s direction fonctions support (DFS) 3. Mode de remplacement 3.1. Le/la titulaire remplace : Le directeur pour toute question administrative et/ou organisationnelle 3.2. Le/la titulaire est remplacé par : Le Directeur 4. Mission générale du poste Il/elle épaule, appuie le directeur dans toutes les démarches d organisation et de pilotage du système d information sur les processus «métier». Il/elle facilite l implantation de méthodes et d outils de gestion dans le but d améliorer l efficacité de l organisation, afin de permettre à la Fondation PROFA de remplir ses missions de service public avec efficience. Les missions et responsabilités attribuées à la fonction d adjoint e de direction sont les suivantes : 1. Garantir l organisation de la gestion centralisée de la logistique des centres PROFA : intendance, mobilier, économat, en étroite collaboration avec l assistant e de direction et les responsables de centres PROFA. 2. Garantir la gestion de la qualité, la protection des données ainsi que la gestion documentaire. 3. Coordonner et superviser le système d information de PROFA (à l exclusion des outils informatiques RH et finances d aduna romandie). 4. Coordonner et superviser la gestion globale du portefeuille des assurances de la Fondation, en étroite collaboration avec notre courtier, notre service RH et l assistant e de direction. 5. Etre le/la référent e sur les questions juridiques relatives aux aspects «métier». -1 -

3 5. Missions principales du poste et activités Buts du poste 5.1. Garantir l organisation de la gestion centralisée de la logistique des centres PROFA : intendance, mobilier, économat, en étroite collaboration avec l assistant e de direction et les responsables de centres PROFA 5.2 Garantir la gestion de la qualité, la protection des données ainsi que la gestion documentaire Activités et responsabilités principales Définir et superviser l organisation de l intendance des Centres PROFA, en optimisant le choix des prestataires et du matériel de nettoyage. Organiser et superviser la gestion centralisée de l achat de mobilier, dans le cadre du budget alloué et du concept d ergonomie (à créer = projet délégué par le directeur en priorité) et leur livraison dans les différents Centres PROFA. Organiser et superviser la gestion centralisée des achats de matériel de bureau, papeterie et leur distribution dans les différents Centres PROFA. Récolter les informations nécessaires en vue de la construction du budget annuel pour ces 3 domaines d activités. Appuyer ponctuellement des chef fe s de service responsables de Centres PROFA pour la résolution de problèmes organisationnels. Définir avec le directeur la priorité des mandats/ projets ci-dessous à conduire en premier chef : - Mise en place d un système de management de la Qualité. - Mettre en place et superviser le système de gestion électronique documentaire (GED). - Veiller à la protection des données de la Fondation. Pour chacun de ces mandats/projets : Cadrer les mandats/projets, fixer les objectifs et le périmètre avec les parties prenantes (directeur, chef fe s de service). Etablir un diagnostic, d un projet ou d un processus, sous l angle de l efficacité, de l efficience, de la cohérence et de la pertinence de son organisation, de son fonctionnement et de ses résultats, selon les objectifs préalablement fixés avec les mandant e s. Faire diverses analyses dans la recherche de solutions selon les thématiques traitées, structures, processus, prestations, système de management, etc. Elaborer des propositions d amélioration et recommandations concernant la mise en œuvre des solutions proposées, aider à la décision sur des problématiques spécifiques. Rédiger et présenter un rapport final au directeur. Implémenter et assurer le suivi des mandats/projets validés par le directeur et ou les parties prenantes. % moyen - 2 -

4 5.3 Coordonner et superviser le système d information de PROFA (à l exclusion des outils informatiques RH et finances d aduna romandie) 5.4 Coordonner et superviser la gestion globale du portefeuille des assurances de la Fondation, en étroite collaboration avec notre courtier, notre service RH et l assistant e de direction 5.5 Etre le/la référent e sur les questions juridiques relatives aux aspects «métier» Participer à l élaboration et à la mise à jour à jour du schéma directeur informatique. Définir et faire appliquer les règles de fonctionnement et d utilisation du système d information. Rapporter à la direction de PROFA les activités liées au système d information. Suivi de l'optimisation du système d information en fonction de l évolution des données et des applications, en cohérence avec les stratégies métiers de PROFA. Suivi de la compatibilité et de la cohérence pratique de l interface des systèmes d information de PROFA et d aduna romandie Participer à l élaboration et au suivi du budget du service informatique et en répondre auprès du directeur. Coordonner la gestion globale du portefeuille des assurances de la Fondation. Collaborer avec la DRH et l assistante de direction lors des démarches relatives au renouvellement des contrats d assurances. Rapporter au directeur de PROFA la vision globale des couvertures d assurances. Garantir la validité juridique des contrats institutionnels, conventions et accords signés par PROFA et suivre leur évolution. Apporter soutien et conseils aux chef fe s de service sur les aspects juridiques en lien avec leur activités métiers (hors du domaine RH et droit du travail). TOTAL 70-80% - 3 -

5 6. Missions spécifiques et délégation de compétences particulières (Droit de signature, compétences financières, etc.) 6.1. Missions spécifiques et délégation de compétences particulières : Assumer d autres missions spécifiques et/ou projets ponctuels délégués par le directeur. Remplacer le directeur lors de ses absences pour toutes les questions administratives et organisationnelles. Participer sur demande aux Comités de direction pour rendre compte des aspects administratifs. Participer aux colloques de direction administrative, opérationnelle et élargie Droit de signature et compétences financières : Signatures : se référer à la matrice des responsabilités de l institution Engagements financiers : se référer à la directive interne Les engagements financiers sont en toute circonstance soumis à visa du Directeur. Les engagements financiers issus du budget d exploitation sont soumis à visa du Directeur, les autres décisions engageant la Fondation sur les plans organisationnels ou financiers sont du ressort du Directeur Liens fonctionnels (externes à la Fondation) - Responsable Tebicom (Informatique) - Directeur aduna romandie - Directrice RH aduna romandie - Collaborateurs.trices d aduna romandie 8. Profil du poste Souhaité Exigé Formation de base : 8.1. Titre universitaire ou Haute école spécialisée dans le domaine de l administration, de la gestion d entreprise ou des sciences économiques, ou autres titres et expériences jugés équivalents Formation complémentaire, spécialisation, expérience jugée équivalente : - Management de projets Gestion système Qualité - Techniques de l information et de la communication (TIC) - Informatique Expérience recherchée : Expérience de 10 ans au minimum dans un ou plusieurs domaines de 8.3. l'entreprise et expérience importante de conduite fonctionnelle. Expériences multiples dans les domaines de la gestion et du management de projets informatiques, systèmes Qualité Connaissances particulières : - Connaissances du fonctionnement des institutions parapubliques. - Connaissances juridiques théoriques et pratiques en droit du travail et droit administratif en particulier Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Internet, Outlook, Powerpoint 8.6. Maîtrise des langues : Allemand et anglais bonnes connaissances pour un usage professionnel

6 8.7. Compétences personnelles : - Engagement et adhésion aux valeurs de la Fondation. - Ouverture d esprit, énergie et ténacité, résistance aux tensions, créativité. Compétences relationnelles : - Capacité d écoute ; aisance dans les relations interpersonnelles et dans la communication. Compétences managériales : - Approche globale et sens de la perspective, vision stratégique et prospective. - Analyse et synthèse, capacité à l action, sens de la coopération. Attitude facilitatrice, orientée solutions. Compétences organisationnelles et administratives : - Capacités organisationnelles élevées dans des domaines variés et sens des priorités. Maîtrise des processus complexes. Grande autonomie dans l exécution des tâches. 9. Remarques Le/la titulaire est lié par le secret de fonction pendant et après la durée de son mandat. Le présent descriptif de poste n'est pas exhaustif. Il est susceptible d évoluer en fonction des besoins de l institution. Ce descriptif de poste fait partie intégrante du contrat de travail. 10. Pris connaissance et approuvé: La présidente : Le directeur : Nom et prénom Signature Date Viviane Prats Michel Graf Le/la titulaire du poste : - 5 -