Management par objectifs (MPO): définition, programme MPO, définition des objectifs des collaborateurs
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- Pierre-Yves Beaudoin
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1 MERCREDI 20 OCOTBRE 2010 MNG 100/ CHAPITRE 4 1 ère ère année francophone LA PLANIFICATION STRATEGIQUE Mme. Zineb El Hammoumi
2 SOMMAIRE Définition Avantages et inconvénients Types de plans Phases de planification Management par objectifs (MPO): définition, programme MPO, définition des objectifs des collaborateurs La stratégie: définition, rôles, types de stratégie Business plan 2
3 DEFINITION La planification n'est pas une idée neuve : en 1916, H. Fayol la définit sous le terme de " prévoyance " comme étant l'une des cinq missions de l'administration des entreprises. " Prévoir ", c'est à la fois estimer l'avenir et le préparer ; prévoir, c'est déjà agir. La planification: passe par la définition des objectifs de l organisation, l élaboration d une stratégie globale pour les atteindre et la création d une hiérarchie complète de plans pour intégrer et coordonner les activités. Elle concerne donc autant les fins (ce qu il faut faire) que les moyens (la façon de procéder). 3
4 DEFINITION Les raisons de planifier: à cause de l environnement incertain. Définir des normes pour faciliter le contrôle Suivre une direction Les managers se lancent dans la planification pour: Limiter les pertes et les actions superflues Réduire l impact des changements 4
5 DEFINITION La planification d'entreprise est donc une démarche explicite, qui s'appuie sur une méthode et qui se déroule dans le temps et dans l'espace selon un programme préalablement déterminé. Elle aboutit à des choix stratégiques et à des programmes d'action visant à assurer la mise en œuvre de ces choix. 5
6 DEFINITION La planification stratégique est le processus qui fixe les grandes orientations permettant à l'entreprise de modifier, d'améliorer ou de conforter sa position face à la concurrence. La planification opérationnelle traduit les orientations stratégiques en programmes applicables par tous les services, départements et unités de l'entreprise dans le cadre de leurs activités courantes. 6
7 OBJECTIFS La fonction planification a quatre objectifs importants : Faire contrepoids à l incertitude et au changement; Diriger l attention sur les objectifs; Réaliser des économies; Faciliter le contrôle; 7
8 AVANTAGES ET INCONVENIENTS Avantages potentiels de la planification La planification oblige à proposer des solutions critiques, sous contraintes de temps, des moyens avec une démarche rationnelle et réaliste. La planification donne une vision globale de l'entreprise. La planification oblige l'entreprise à s'interroger sur ses interactions avec l'environnement. 8
9 AVANTAGES ET INCONVENIENTS La planification permet de clarifier les grands objectifs en les formalisant. La planification permet l'identification des choix, justifie les options retenues et facilite leur réalisation. La planification permet aussi la motivation des équipes. 9
10 AVANTAGES ET INCONVENIENTS Inconvénients potentiels de la planification Le contexte économique imprévisible peut mettre en question le bien fondé des projets et la planification peut créer une certaine rigidité; La planification est un processus long et difficile; La planification mobilise des hommes, des moyens matériels qu'il faut financer au détriment de la production surtout que le coût de sa mise en œuvre est très élevé; 10
11 AVANTAGES ET INCONVENIENTS La planification diminue l'initiative et la créativité des personnes; Un excès de formalisation. Le souci d employer des modèles sophistiqués nuit à la flexibilité. Malgré les critiques formulées à l égard de la planification, il ressort que les organisations doivent se prêter à ce jeu, sans pour autant y voir une garantie de performances accrues. 11
12 TYPES DE PLANS Portée Durée Spécificité Fréquence d application Stratégique Long terme Directionnel Ponctuel Opérationnel Court terme Spécifique Permanent 12
13 TYPES DE PLANS Plans stratégiques: plans s adressant à l organisation dans son ensemble, la positionnant par rapport à son environnement et lui fixant des objectifs globaux. Plans opérationnels: plans tactiques exposant en détail comment parvenir aux objectifs généraux de l organisation. Plans à court terme: plans couvrant une période inférieure à un an. Plans à long terme: plans couvrant une période supérieure à cinq ans. 13
14 TYPES DE PLANS Plans spécifiques: plans énonçant des objectifs concis, sans ambiguïté ou risque de malentendus. Plans directionnels: plans flexibles définissant les grands lignes. Les plans directionnels sont préférables aux plans spécifiques lorsque les managers doivent gérer une dose d incertitude dans l environnement et souhaitent conserver une certaine flexibilité pour répondre aux changements imprévus. 14
15 TYPES DE PLANS Plans ponctuels: plans répondant à une situation unique, peu susceptible de se reproduire. Plans permanents: plans concernant des actions qui se répètent dans l organisation. 15
16 PHASES DE PLANIFICATION Les méthodes de planification d une entreprise doivent être adaptées à sa structure et son organisation. Globalement le processus de planification comprend cinq étapes : Le diagnostic ou analyse de la situation Élaboration du plan stratégique Formulation des plans opérationnels Détermination du budget Évaluation de la planification 16
17 PHASES DE PLANIFICATION Le diagnostic ou analyse de la situation: analyse SWOT C est un examen préalable qui permet à l entreprise de déterminer la situation à laquelle elle est confrontée. Il porte sur l analyse de l environnement et l analyse interne. L analyse de l environnement : l entreprise est un système ouvert entretenant des relations avec son environnement dont l analyse lui procure des informations importantes concernant : Les composantes économiques de l environnement (le marché, la technologie, la réglementation économique); 17
18 PHASES DE PLANIFICATION Les composantes politiques (la nature et la stabilité du système politique et des institutions, l attitude à l égard des entreprises étrangères, nature de la relation de l état et des entreprises privées); Les composantes sociales (droit du travail et législations sociale, qualification de la main d œuvre, le pouvoir syndical, le taux de syndication, l influence de la culture et des valeurs de la société). 18
19 PHASES DE PLANIFICATION L analyse interne : son but est de bien connaître l entreprise et de contrôler sa capacité opérationnel pour cela il faut examiner : Les caractéristiques générales de l entreprise (nature, activité place au niveau national et international, structure); Les critères de performances (critères commerciaux, financiers, industriels et sociaux). 19
20 PHASES DE PLANIFICATION L ANALYSE SWOT: permet de comprendre le contexte dans lequel on évolue. INTERNES EXTERNES STRENGTHS (FORCES) - Qualité - Prix - Notoriété - Ressources OPPORTUNITIES (OPPORTUNITES) - Position - Accueil productif - Concurrence WEAKNESSES (FAIBLESSES) - Qualité - Prix - Notorièté - Structure THREATS (MENACES) - Concurrence - Etat du marché - Etat du segment 20
21 PHASES DE PLANIFICATION L élaboration du plan stratégique : La direction générale, en se basant sur la connaissance de l entreprise et de son environnement, recherche à élaborer sa stratégie en déterminant les grandes orientations de l entreprise. Le plan stratégique est un document qui résulte du processus de la planification stratégique, il permet de décrire le futur de l organisation à long terme (3 à 5ans). Les phases de l élaboration du plan stratégique traduisent les réponses aux six questions suivantes : 21
22 PHASES DE PLANIFICATION Quelle entreprise voulons-nous devenir? FINALITE Où sommes-nous? Quelle quantification de la finalité? Quels moyens généraux? Quelles actions? DIAGNOSTIC OBJECTIFS GENERAUX STRATEGIE PLAN D ACTION Quelle variation des actions? BUDGETS 22
23 PHASES DE PLANIFICATION La formulation des plans opérationnels : La planification opérationnelle consiste à définir les activités à accomplir en respectant la stratégie choisie, en effet les plans opérationnels font transformer le plan stratégique en un programme d action à moyen et à court terme (1 à 3 ans). Les buts de la planification opérationnelle sont : Dresser les étapes pour réaliser ces objectifs. Déterminer les étapes pour réaliser ces objectifs. Définir les actions nécessaires. Evaluer le temps lié à chaque action. 23
24 PHASES DE PLANIFICATION Détermination du budget : C est une action à court terme qui vise à réaliser les actions déterminer lors des étapes précédentes. Le budget est au début un élément de concrétisation puisqu il permet de formuler les objectifs et les moyens indispensable et inscrits dans le plan ensuite de coordination et de contrôle. Son inconvénient est son caractère quantifié qui peut produire un risque de rigidité et d inflexibilité. 24
25 PHASES DE PLANIFICATION Evaluation de la planification : L évaluation de la planification consiste à mesurer les écarts entre ce qui est réalisé et ce qui a été prévu, en utilisant les méthodes de contrôle. Le contrôle s effectue par rapport à quatre points : Les écarts par rapport aux objectifs. Les écarts par rapport aux moyens. Les écarts par rapport à l environnement. Les écarts par rapport au temps prédéterminé. Le but de la révision est de minimiser ces écarts par un rattrapage ou une révision du plan. 25
26 MANAGEMENT PAR OBJECTIFS Définition C est le processus selon lequel les managers et leurs collaborateurs fixent des objectifs de performances précis: les résultats sont régulièrement analysés et des récompenses sont attribués en conséquence. Son intérêt tient dans la transformation d objectifs collectifs en objectifs spécifiques, tant pour des unités organisationnelles que pour des individus. Les objectifs deviennent opérationnels car ils sont distribués tout au long de la ligne hiérarchique. 26
27 MANAGEMENT PAR OBJECTIFS Ainsi, les objectifs globaux de l organisation sont traduits en objectifs propres à chaque sous-niveau (objectifs en cascade) : division, service, individu. Sachant que les responsables d unités inférieurs définissent leurs propres objectifs, le MPO fonctionne aussi bien dans le sens ascendant que descendant, d où une hiérarchie dans laquelle les objectifs d un niveau sont liés à ceux du niveau suivant. De cela, l individu tire des objectifs personnels et connaît ainsi sa contribution à la réussite de son unité. Si tous les employés atteignent leurs buts, l unité en fait de même et les objectifs plus généraux deviennent réalité. 27
28 MANAGEMENT PAR OBJECTIFS Programme MPO Ce type de programme comprend 4 ingrédients essentiels: Spécificité des objectifs; Prise de décisions participative; Durée d application explicite; Feedback sur les performances et les objectifs. 28
29 MANAGEMENT PAR OBJECTIFS Comment définir les objectifs des collaborateurs? La fixation d objectifs constitue une compétence managériale essentielle, que tout responsable se doit de perfectionner. Ce processus peut être facilité si le manager s efforce de respecter les étapes suivantes: Identifier les tâches clés d un salarié (description de poste); Définir les objectifs spécifiques et stimulants pour chaque tâche clé; Permettre à l employé de participer activement; Définir des priorités pour les objectifs; 29
30 MANAGEMENT PAR OBJECTIFS Instaurer des mécanismes de feedback afin d évaluer la progression; Attribuer des récompenses. Il ne faut pas que les employés concentrent tous leurs efforts sur ce qui sert d indicateurs de leur travail et cherchent davantage la quantité que la qualité de rendement. Les managers doivent aborder le MPO comme une activité continue en révisant régulièrement les objectifs et mettre en œuvre des changements dés lors qu ils sont justifiés. 30
31 LA STRATEGIE La stratégie consiste à déterminer les objectifs et les buts fondamentaux à long terme d une organisation puis à choisir les modes d action et d allocation des ressources qui permettront d atteindre ces buts et objectifs. Il ressort de cette définition que : La stratégie engage l ensemble des ressources détenues par l entreprise sur une longue période. La stratégie concerne en premier lieu la détermination des objectifs de l entreprise qui se déclinent alors en actions propres à remplir ces objectifs. 31
32 LE ROLE DE LA STRATEGIE La stratégie enfin détermine le niveau des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs définis. Le rôle de la stratégie L existence d un univers concurrentiel où l affrontement est la règle, la stratégie paraît indispensable. Ainsi, entre deux entreprises d égale dimension et de caractéristiques équivalentes, la croissance de l une par rapport à l autre ne peut provenir que d une supériorité de sa stratégie, si elles sont au départ également dotées de moyens; 32
33 LE ROLE DE LA STRATEGIE En raison de l évolution des marchés et des techniques qui imposent une révision permanente de la conception de l entreprise, de façon à maintenir son adaptation à la demande. Face à une demande changeante, la stratégie permet à l entreprise de suivre et de croître : Soit en s adaptant aux changement de son environnement qui lui sont imposés de l extérieur : évolution des besoins, des goûts des consommateurs, liée au développement économique général; modification des caractéristiques du milieu concurrentiel par suite d innovations de concurrents (produits, procédés de fabrication ou de commercialisation ) ; 33
34 LE ROLE DE LA STRATEGIE Soit en modifiant son environnement par des nouveautés techniques ou commerciales. Par exemple, les créateurs de supermarchés et d hypermarchés ont bouleversé leur environnement en provoquant un changement dans les habitudes d achat des consommateurs. Dans un autre domaine, les créateurs de la formule de transport par avion à la demande (charter) ont modifié leur environnement en créant une demande nouvelle inexistante auparavant. La stratégie consiste donc à faire des choix d axes de développement constitués de couples de produits et de marchés, ou plus exactement de besoins, en fonction de l évolution de l environnement et des ressources dont dispose la firme. 34
35 TYPES DE STRATEGIE Le management élabore plusieurs stratégies avant de choisir celle s adressant à chaque niveau et annonçant la meilleure exploitation des ressources et opportunités à disposition dans l environnement. Ainsi, quatre stratégies fondamentales sont possibles: Stratégie de croissance: stratégie dans laquelle l organisation tente d augmenter le niveau de ses opérations, autant par une hausse des recettes et des ventes que grâce à un personnel plus important ou une meilleure part de marché; Stratégie de stabilité: stratégie caractérisée par l absence de changements significatifs. 35
36 TYPES DE STRATEGIE Stratégie de repli: stratégie caractérisée par la réduction de la taille de la compagnie qui l applique généralement dans un contexte de perte; Stratégie combinée: adoption simultanée d au moins deux des stratégies de croissance, de stabilité et de réduction des dépenses. Choisir une stratégie concurrentielle Le choix d une stratégie fondamentale est déterminant pour l entreprise dans son ensemble et chaque unité doit en tirer des sous-stratégies afin de dégager un avantage concurrentiel. 36
37 TYPES DE STRATEGIE Stratégie concurrentielle: stratégie visant à positionner une organisation de façon à dégager un avantage différent des concurrents. Ainsi, Michael Porter distingue trois stratégies compétitives génériques: Stratégie de domination par les coûts: stratégie suivie pour devenir le fabricant le moins cher du secteur; Stratégie de différenciation: stratégie suivie pour se démarquer des autres dans un marché large; 37
38 TYPES DE STRATEGIE Stratégie de focalisation: stratégie suivie dégager un avantage dans un segment de marché réduit. Le choix de la stratégie est donc surtout fonction des forces de l organisation et des faiblesses de la concurrence. Mais pour une réussite à long terme via des stratégies de Porter, l avantage doit être durable, c est-à-dire résister aux actions des concurrents autant qu à l évolution du secteur. Telle est toute la difficulté, notamment dans des environnements dynamiques comme aujourd'hui. 38
39 BUSINESS PLAN L analyse stratégique Le processus de l analyse et de la formulation stratégique prend en compte l entreprise dans son environnement interne et externe pour la mise en relief d options stratégiques possibles, afin de permettre au dirigeant de décider de son choix stratégique, selon ses finalités. Le choix stratégique d actions retenues trouve son expression dans un business plan. Ce dernier aide non seulement à organiser les actions à entreprendre et à préciser la façon de procéder, mais aussi à partir d une base solide permettant d obtenir un financement et des ressources pour l organisation. 39
40 BUSINESS PLAN Points de repère pour le business plan Décrire le point de départ et l intention de l organisation: description de l historique, des produits ou services offerts, le caractère unique de ce que l entreprise offre, de la commercialisation et des moyens (ce dont vous avez besoin pour la mise sur le marché); Identifier les objectifs à court et long terme: trois objectifs génériques sont essentiels: la création, la survie et la rentabilité. Les objectifs spécifiques peuvent relever des ventes, de la part de marché, de la qualité des produits Réflechissez comment atteindre chaque objectif, comment savoir si vous y êtes parvenu et quelle est l échéance à respecter; 40
41 BUSINESS PLAN Effectuer une analyse rigoureuse du marché: vous devez décrire les tendances globales, le segment spécifique à exploiter et l identité de vos concurrents (analyse SWOT); Décrire l importance du développement et de la production: description du processus de fabrication, du coût total nécessaire. Décrivez les difficultés pouvant se présenter à cette étape et évaluez le coût approximatif des activités. Détaillez les décisions que vous devrez prendre (par exemple acheter ou vendre) ainsi que vos intentions; 41
42 BUSINESS PLAN Décrire la commercialisation du produit ou service: stratégie de vente et de communication. Décrivez votre produit en termes d avantage concurrentiel et expliquez comme vous allez tirer parti des faiblesses de vos concurrents. Donnez les prévisions de vente concernant la taille du marché, la partie qui peut, de façon réaliste, vous revenir et la manière de fixer les prix. Exposer votre état financier: prévision du compte de résultats (profits et pertes) sur 3 à 5 ans, stratégie financière; 42
43 BUSINESS PLAN Fournir une présentation générale de l organisation et de son management: présentez les dirigeants (CV), les autres éléments liés au management (comptable, avocat, comité de direction); expliquez aussi la rémunération des salariés, les avantages offerts, comment seront évaluées leurs performances. Décrire la forme légale de l organisation: s agit-t-il d une EURL, SARL, SA..? En fonction de la constitution légale, vous devez apporter des informations sur la participation, l émission de titres.. 43
44 BUSINESS PLAN Identifier les risques et aléas majeurs auxquels l organisation doit faire face: vous devez anticiper les difficultés potentiels et établir des plans d intervention (si les prévisions de vente ne se réalisent pas, quelles mesures prendrez-vous?). Comment allez-vous gérer les problèmes avec les fournisseurs, l incapacité de recruter des employés qualifiés 44
45 BUSINESS PLAN Élaborer le business plan: Page de garde (nom, adresse et logo de l entreprise, personne de contact, n de téléphone utiles, date); Table des matières répertoriant les principales sections et soussections du plan; Présentation sommaire des dirigeants; 45
46 BUSINESS PLAN En 2 ou 3 pages, soulignez les données propres à l entreprise, à son management, à son marché et à sa concurrence, les fonds requis et leur utilisation, l historique financier (s il est disponible), les prévisions financières et la date à laquelle les investisseurs doivent récupérer leur argent; Toutes les informations recueillies durant les précédentes étapes; Conclusion: synthèse des points clés abordés; Annexes: graphiques, illustrations, tableaux, photographies 46
47 EXERCICES «Les entreprises qui échouent dans leur planification sont entrain de planifier leur échec». Que pensez-vous de cette affirmation? Expliquez votre position. 47
48 EXERCICES Répartissez-vous en sous-groupe. Chaque groupe doit répondre aux questions suivantes et exposer ses idées à l assemblée. Quelle est la mission de PIIMT? De quelles ressources disposent-elle pour parvenir à ses fins? Comment décrire l environnement de PIIMT en terme de technologie et de réglementations? Quelles sont les principales forces et faiblesses de PIIMT? Quelle grande stratégie est-elle suivie par notre école? (stratégie de Porter) Quel semble être l avantage concurrentiel de notre école? Quelle doit être la démarche pour le conserver? 48
49 EXERCICES Vous devez constituer un business plan à destination de votre banque. Choisissez l un des produits ou services ci-après et ébauchez la partie du plan exposant comment fixer son prix et le commercialiser. Coupe de cheveux à domicile. Base de locations d appartements en ligne. Alarmes de maison à commande vocale. Chaussure de courses personnalisées. Choisissez un autre produit ou service de cette liste et identifier les risques et aléas majeurs qu il représente. 49
50 MERCI DE VOTRE ATTENTION ET A LA SEMAINE PROCHAINE ;) 50
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