Gestion des dossiers - la base Mercredi 1 février h 15 à 12 h Local 404

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1 Gestion des dossiers - la base Mercredi 1 février h 15 à 12 h Local 404 Résumé : Conseils, démarche et ressources visant à améliorer sa gestion documentaire. Questions : Comment mieux gérer ses dossiers? Comment en arriver à établir un véritable cadre de classification? Objectifs : Fournir des conseils de base en matière de gestion documentaire, notamment en matière de gestion des dossiers. Montrer les étapes ultérieures à suivre afin d'établir un cadre de classification. Identifier des ressources permettant d'améliorer sa gestion documentaire. Contenu : 1) Gestion des dossiers : premiers pas Principe de base : intervention dès création de l information 1.1 Attribution d un nom de fichier 1.2 Propriétés des fichiers 1.3 Dossier : titre significatif 1.4 Dossier correspondance papier et électronique 2) Étapes ultérieures : élaboration d'un cadre de classification 2.1 Regroupement des dossiers en sous-séries 2.2 Regroupement des sous-séries en séries 2.3 Courrier électronique 3) Récapitulation Du nom de fichier au cadre de classification : un ensemble 4) Ressources Trois principaux types : 4.1 Documentation de base 4.2 Documents plus spécifiques 4.3 Pour en savoir davantage

2 1) Gestion des dossiers : premiers pas Dossier : Regroupement de documents portant sur un même sujet Principe de base en gestion documentaire : Bien gérer son information implique d intervenir dès la création ou la réception des fichiers. 1.1 Attribution d un nom de fichier Choisir des noms courts, préférablement des abréviations. Éviter les accents et les espaces. Respecter l extension composée d un point et de trois caractères. Utiliser au besoin une combinaison d éléments afin de bien exprimer le contenu du document : Auteur Destinataire Date Type de document (ex. : avis, mémo, etc.) Version (ex. : préliminaire, finale) Etc. 2

3 N.B. : Il est primordial de documenter sa démarche en élaborant, par exemple, une liste des abréviations utilisées. Avantages : Plus facile de repérer les fichiers. L uniformisation qui en résulte permet une meilleure organisation de ceux-ci. Cours : GEIN1000 : A04module6enbref A04module7enbref A04TP3eva A04TP4eva A04TR1eva A04TR2eva A05module6_enbref A05module7_enbref A05_TP3_Zeva A05_TP4_Zeva A05_TR1_Zeva A05_TR2_Zeva 1.2 Propriétés des fichiers Autre geste simple, mais tout aussi déterminant, est l ajout d éléments d information sur les fichiers. Savez-vous que l'explorateur Windows permet d'inclure des propriétés et ensuite de les visualiser, un peu comme une étiquette sur un produit? Pour accéder à cette option, vous devez activer les propriétés du document en passant par le menu contextuel (le bouton droit de la souris). Ensuite, vous devez sélectionner l'onglet «Résumé» et remplir ou modifier l'information qui est déjà inscrite par défaut dans les différents champs. 3

4 Un des avantages d'inclure des propriétés aux fichiers est qu il est ensuite possible de les visualiser lorsque le pointeur de la souris se retrouve sur le document en question. 4

5 1.3 Dossier : Titre significatif Nom de fichier, Propriétés des fichiers, Autre geste simple : donner un titre significatif au dossier qui les contient. Titre qui traduit le contenu, le sujet des documents. Dossier : Titre significatif qui traduit le contenu, le sujet des documents Ex. : GEIN1000 GEIN1010 CRUMCS GEIN1000 : Fichiers du cours GEIN1010 : Fichiers du cours CRUMCS : Fichiers du Conseil de recherche de l Université de Moncton, campus de Shippagan 1.4 Dossier : correspondance papier et électronique Il est essentiel d établir une correspondance entre les documents qui sont dans les tiroirs de vos classeurs et ceux qui sont stockés dans la mémoire de votre ordinateur ou sur d'autres supports. Dossier électronique Ex. : Dossier papier Ex. : CRUMCS 5

6 2) Étapes ultérieures : élaboration d'un cadre de classification Bilan : Nom de fichier Propriétés Titre significatif Correspondance des dossiers : papier et électronique Prochaines étapes (en vue de la mise en place d un cadre de classification) : - Regroupement des dossiers : sous-séries (sous-fonctions) - Regroupement des sous-séries : séries (fonctions) (définition : classification : structure hiérachique et logique) 2.1 Regroupement des dossiers en sous-séries Dossier : Regroupement de documents sur un même sujet (Activités) Sous-série : Regoupement de dossiers de même nature (Sous-fonction) GEIN1000 : A04module6enbref A04module7enbref A04TP3eva A04TP4eva A04TR1eva A04TR2eva A05module6_enbref A05module7_enbref A05_TP3_Zeva A05_TP4_Zeva A05_TR1_Zeva A05_TR2_Zeva Cours : GEIN1000 GEIN1010 GEIN2010 GEIN2100 Etc. 6

7 2.2 Regroupement des sous-séries en séries Série : Regroupement de sous-séries appartenant à une même fonction (ex. : enseignement, recherche, service à la collectivité, etc.) Séries : Traduisent les différentes fonctions exercées par un individu, un service ou une organisation. Activités d enseignement : Cours BGI (Programme) Direction d étudiant(e)s Professeur : 01 DOSSIER PROFESSIONNEL 02 GÉNÉRAL 03 ACTIVITÉS D'ENSEIGNEMENT 04 ACTIVITÉS DE RECHERCHE 05 RAYONNEMENT INTERNE 06 RAYONNEMENT EXTERNE 07 DOCUMENTATION Cadre de classification Mes documents (Modèle : Université de Montréal, Division des archives) 7

8 Deux Remarques : 1) Niveaux : Idéalement, il est préférable de ne pas dépasser trois ou quatre niveaux. Série (Sous-répertoire) : Activités d enseignement Sous-série (Sous-sous-répertoire) : Cours Dossier : GEIN1000 Fichier : A04tp3eva 2) Numérotation : Il existe différentes options : numérique, alphabétique, alphanumérique. Mais, dans un environnement informatique, l option numérique est la plus intéressante. 03 Activités d enseignement BGI Cours Direction d étudiant(e)s 2.3 Courrier électronique Pour faciliter la gestion de vos courriers électroniques, vous pouvez reprendre le premier niveau de la structure de Mes documents (ou plus, selon vos besoins) et l insérer dans votre système de messagerie électronique. 8

9 3) Récapitulation Cadre de classification : Nom de fichier Propriétés Titre dossier Sous-séries Séries Correspondance : Papier Électronique Courrier 4) Ressources Trois principaux types de ressources : 4.1 Documentation de base Lemay, Yvon (sous la direction de) Guide de gestion des documents des professeur(e)s. Document réalisé par les étudiant(e)s du cours GEIN4010, Université de Moncton, campus de Shippagan, 28 p. (Disponible sur demande) Sections : 1.0 Créer 2.0 Organiser 4.2 Documents plus spécifiques Nom de fichier : Archives publiques de l'ontario Fiche de renseignements no 6 : L'ABC du classement des documents électroniques. En ligne. < >. Consulté le 16 janvier

10 Liste des types d'abréviations : École Polytechnique Montréal Directive concernant la gestion des documents numériques. En ligne. < >.Consulté le 16 janvier Classification : Bibliothèque et Archives Canada Classification des documents selon les fonctions. En ligne. < Consulté le 16 janvier Plan de classification (Universités) : École Polytechnique Montréal Guide de classification uniforme. En ligne. < >. Consulté le 16 janvier Université Laval, Division des archives Manuel de classification et de classement des documents administratifs. En ligne. < cumentsbractifs/manuel_de_classification_et_de_classement_des_documents_administ ratifs/ >. Consulté le 16 janvier Structure de base : professeurs : Université de Montréal, Division des archives Structure de base pour les répertoires de documents des professeurs. En ligne. < >. Consulté le 3 janvier Aide à l identification de séries et de sous-séries : Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois. En ligne. < >. Consulté le 16 janvier Pour en savoir davantage Lemay, Yvon et Isabelle Dion Répertoire de ressources en gestion des archives. En ligne. < Consulté le 16 janvier

11 Comprend plus de 1000 ressources en ligne Offre différents modes d accès : Liste par fonction : classification Recherche simple Recherche avancée : qui permet de rechercher par type : ex. : plan de classification Exemples : Recherche avancée > Sujet : classification : Résultats : 55 fiches Recherche avancée > Type : plan de classification : Résultats : 9 fiches Recherche avancée > Type : plan et calendrier : Résultats : 6 fiches 11

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